يسمح برنامج التوقيع الإلكتروني بإرسال المستندات واستلامها وتوقيعها إلكترونيًا. هذا يلغي الحاجة إلى التوزيع المادي. على سبيل المثال ، يجعل برنامج التوقيع الإلكتروني إرسال عقد أو مستند يتطلب توقيعات إلكترونية أمرًا سهلاً. ينشئ برنامج التوقيع الإلكتروني مكان عمل بلا أوراق. كما أنه يلغي الحاجة إلى انتظار المستلم لتوقيع العقد وإرساله دون التحقق مما إذا كان قد تم استلامه.
التوقيع الإلكتروني هو وسيلة رقمية لوضع القلم على الورق. يمكن أن يكون صوتًا أو رمزًا ، بالإضافة إلى عملية ، وفقًا لجمعية السجلات والتوقيع الإلكتروني. يتم التقاط التوقيعات الإلكترونية بسهولة على جهاز لوحي أو هاتف محمول أو كمبيوتر. تتحقق التوقيعات الإلكترونية من نية الموقّع وتتحقق منها مع الاحتفاظ بالسجلات أيضًا. يعمل موفرو التوقيع الإلكتروني باستمرار على تحسين وظائف منتجاتهم عبر تطبيقات iOS و Android الأصلية أو متصفحات الأجهزة المحمولة.
يوفر برنامج التوقيع الإلكتروني طريقة أكثر فاعلية لإعداد وإرسال وتوقيع والتحقق من المستندات والاتفاقيات والعقود من الطرق التقليدية. يوفر برنامج التوقيع الإلكتروني تجربة أفضل للعملاء ، وزيادة كفاءة سير العمل ، وطريقة للوقوف في مواجهة المتطلبات القانونية. ومع ذلك ، نظرًا للطبيعة الحساسة للوثائق التي يتم تبادلها وتوقيعها باستخدام برنامج التوقيع الإلكتروني ، فإن معظم المنتجات تتوافق مع معايير الصناعة الصارمة للمصادقة والأمان والتشفير.
تم سن قانون المعاملات الإلكترونية الموحد في عام 1999. وقد أدى هذا ، إلى جانب التوقيعات الإلكترونية في قوانين التجارة العالمية والوطنية (E-SIGN Act) ، إلى اعتماد أكبر لبرمجيات التوقيع الإلكتروني. شهد يونيو 2000 الكونجرس الأمريكي يمرر قانون E-SIGN. ينص هذا القانون على أنه لا يمكن إنكار صحة التوقيعات والعقود الإلكترونية أو قابليتها للتنفيذ لمجرد أنها في شكل إلكتروني.
أنشأ الاتحاد الأوروبي (EU) ، 2014 ، التعريف الإلكتروني ، والمصادقة ، وتنظيم خدمات الثقة (لائحة eIDAS). تنص هذه اللائحة ، على غرار قانون التوقيع الإلكتروني ، على أنه لا يمكن إنكار الأثر القانوني للتوقيعات الإلكترونية لأنها إلكترونية. ومع ذلك ، فإن الاتحاد الأوروبي يصنف التوقيعات الإلكترونية. التوقيع الإلكتروني المؤهل (QES) ، التوقيع الإلكتروني الوحيد الذي له نفس الوزن القانوني للتوقيع بخط اليد ، هو التمييز الحاسم بين المواقع المختلفة.
يمكن دمج بعض حلول التوقيع الإلكتروني (أو تسهيلها) مع الحلول التي توفر وظائف كاتب العدل الإلكتروني. تم تصميم كلا الحلين لحماية سلامة بيانات المستندات الحساسة. ومع ذلك ، فإن التوثيق الإلكتروني يفعل أكثر من تشفير التوقيعات الإلكترونية وتوقيعها. توفر منصات التوقيع الإلكتروني أيضًا إمكانات إنشاء المستندات ، والتي يمكن أن تسرع عملية إنشاء المستندات. كلا الخيارين يسمحان بمشاركة المستندات وتخزينها.
ومع ذلك ، يتيح إنشاء المستندات للمستخدمين إنشاء أنواع مستندات أكثر تعقيدًا ، بما في ذلك الإصدارات المستندة إلى النص والرسومات. بالإضافة إلى ذلك ، يمكن دمج العديد من منتجات التوقيع الإلكتروني مع أدوات إدارة علاقات العملاء وإدارة المستندات الأكثر شيوعًا. يمكن أن يؤدي دمج منتج التوقيع الإلكتروني في برنامج CRM أو نظام إدارة المحتوى إلى تحسين كفاءة وإدارة توقيع العقد.
ما هي التوقيعات الالكترونية؟
يجب أن تتوافق التوقيعات الإلكترونية مع متطلبات قوانين ولوائح التوقيع بناءً على الموقع. التوقيعات الإلكترونية متاحة للأغراض الشخصية والتجارية. على سبيل المثال ، يمكن استخدامها في أوامر الشراء وعقود البيع واتفاقيات الإيجار. ستوفر هذه النقاط تفاصيل حول الأنواع المختلفة للتوقيعات الإلكترونية واختلافها.
يمكن استخدام "التوقيع الإلكتروني" للإشارة إلى أي طريقة مصادقة إلكترونية تسمح لك بقبول أو رفض عقد أو اتفاقية. يمكن استخدام هذه الطريقة للتحقق من هوية الموقعين ، من معرفات الشركة إلى حسابات البريد الإلكتروني التي تم التحقق منها. بالإضافة إلى ذلك ، يمكن استخدام المصادقة متعددة العوامل لضمان أن التوقيعات الإلكترونية آمنة وقابلة للتدقيق.
ما هي التوقيعات الرقمية؟
التوقيعات الرقمية هي أحد أنواع التوقيع الإلكتروني. يمكن وصف التوقيعات الرقمية بأنها نسخة محسّنة من التوقيع الإلكتروني مع ميزات أمان إضافية. مطلوب تعريف رقمي قائم على الشهادة للتوقيعات الرقمية. هذا يضيف طبقة إضافية من التشفير لطرق التحقق من الهوية. يتم بعد ذلك التحقق من صحة التوقيع الرقمي بواسطة موفر خدمة الثقة ، عادةً عبر المراجع المصدقة (CAs). لأغراض تجارية مختلفة ، يمكن للشركات استخدام كل من التوقيعات الرقمية والتوقيعات الإلكترونية. غالبًا ما تستخدم التوقيعات الرقمية للعمليات عالية المخاطر. تتضمن بعض العمليات التجارية شديدة التنظيم الموافقات على القروض والمعاملات المصرفية وعمليات إدارة الموارد البشرية.
التوقيعات الإلكترونية القياسية
يعد SES ، المعروف أيضًا باسم التوقيع الإلكتروني البسيط (أو التوقيع الإلكتروني) ، هو النوع الأساسي الذي يتعرف عليه الاتحاد الأوروبي. هذه التواقيع غير مطلوبة لاستخدام تشفير محسّن أو طلب مصادقة. كما أنها لا تتطلب مصادقة صارمة ولا تتطلب من الطرف الموقّع تأكيد الاتفاقية. على الرغم من أن SES لا يزال بإمكانه دعم المتطلبات القانونية ، فمن المرجح أن يكون الاحتيال أكثر إذا تم تسهيل هوية الموقع.
التوقيعات الإلكترونية المتقدمة (AES)
يوفر التوقيع الإلكتروني تدابير أمنية إضافية مقارنة بـ SES. الاختلاف الجوهري بين AES و SES هو مطلب التحقق من هوية الموقع. تنص لائحة eIDAS على أن التوقيعات يجب أن تكون مرتبطة بشكل فريد بالموقع وأن تكون قادرة على التعرف عليها. يمكن استخدامه أيضًا لإنشاء بيانات التوقيع الإلكتروني التي يتحكمون فيها وحدهم.
يمكن ربط هذه البيانات بأي بيانات موقعة لاكتشاف التغييرات اللاحقة. تقلل هذه المتطلبات من مخاطر الاحتيال وتزيد من قانونية الاتفاقية. بالإضافة إلى ذلك ، يمكن استخدام AES لتقديم عروض عمل أو لإنشاء كلمة مرور فريدة لتأكيد الهوية قبل تسجيل الدخول إلى الأنظمة الأساسية. على الرغم من أن هذا التوقيع الإلكتروني يوفر أمانًا أكبر من SES ، إلا أنه لا يعادل التوقيع بخط اليد.
التوقيعات الإلكترونية المؤهلة (QES)
يوفر هذا النوع من التوقيع الإلكتروني أعلى مستوى من المصادقة. يعترف الاتحاد الأوروبي به على أنه معادل للتوقيع بخط اليد. QES متاح فقط في الاتحاد الأوروبي. لا يوجد ما يعادلها في الولايات المتحدة. لكي يتم التعرف على QES ، يجب تلبية متطلبات AES و SES. مطلوب أيضًا أحكام إضافية تتعلق بالجهاز الذي وقع على المستند.
تخضع QES للتحقق من قبل مزودي خدمة Trust المؤهلين (QTSP). يتم إنشاؤه باستخدام جهاز التوقيع الإلكتروني. لدى QES متطلبات إضافية تزيد من الموثوقية وتقلل من مخاطر الاحتيال أو العبث. لا يعترف الاتحاد الأوروبي إلا بـ QES كتوقيع إلكتروني. يجب استخدام هذا في العقود أو الاتفاقات التي تتطلب مستويات عالية من التدقيق.
ما هي أنواع برامج التوقيع الإلكتروني المتوفرة؟
تحدد هذه النقاط النقطية الأنواع المختلفة المتاحة من برامج التوقيع الإلكتروني .
سحاب
تتيح لك أدوات التوقيع الإلكتروني السحابي استخدام نموذج تسعير البرامج كخدمة (SaaS) والعمل ضمن مستعرض. الحوسبة السحابية هي المكان الذي تم فيه إنشاء معظم منصات التوقيع الإلكتروني الجديدة. عادةً ما يكون تسعير السحابة سعرًا ثابتًا لكل مستخدم شهريًا. أدوات السحابة سهلة الاستخدام ، ولا تتطلب استثمارات في الأجهزة ، وتسمح بمدفوعات العمل الإضافي بناءً على الاستخدام.
في مكان العمل
يمتلك العميل الأجهزة المستخدمة في أدوات التوقيع الإلكتروني المحلية ويحتفظ بها. يدفع العملاء الذين يستخدمون الأدوات المحلية رسومًا سنوية وترخيصًا دائمًا بناءً على عدد المستخدمين لديهم. يمكن أن تكون الأدوات المحلية أدوات خادم العميل أو قائمة على المستعرض. ستحتاج إلى الاستثمار في الأجهزة ودعم تكنولوجيا المعلومات لتثبيت الأدوات المحلية وصيانتها.
ما هي فوائد برنامج التوقيع الإلكتروني؟
برنامج التوقيع الإلكتروني له مميزاته.
تحسين كفاءة سير العمل
تتيح حلول التوقيع الإلكتروني للمستخدمين إنشاء المستندات ومشاركتها رقميًا مع الموقع. هذا يسمح للقوى العاملة بالتركيز على مهام أكثر تعقيدًا. تتيح أدوات التوقيع الإلكتروني للمستخدمين استخدام قوالب مصممة بالفعل وإرسال المستندات إلكترونيًا. يتم إخطارهم أيضًا عند إعادة المستندات وتوقيعها ورؤيتها. هذا يوفر الوقت والجهد.
تعزيز تجربة العملاء
بدلاً من التحقق باستمرار من صناديق البريد والاجتماع بالموقع للتحقق من الاستلام ، تسمح هذه الحلول للموقّع باستلام المستند ومراجعته والتوقيع عليه إلكترونيًا. يوفر هذا تجربة مستخدم أفضل لجميع الأطراف. بالإضافة إلى ذلك ، يتكامل العديد من برامج التوقيع الإلكتروني مع CRM للسماح لفرق المبيعات بتلقي الإشعارات عند استلام الاتفاقيات ومراجعتها وتوقيعها.
توفير مسار الامتثال والتدقيق
تسمح أدوات التوقيع الإلكتروني للشركات بتتبع حركة المستندات واكتشاف التغييرات. توفر هذه الأداة مسار تدقيق يتيح للشركات معرفة من وقع على أي مستند ومتى. كما يظهر مكان التوقيع عليه. كما يسمح لهم بمعرفة من يشاركونه. تعزز هذه الأداة إدارة عقود العمل وتضمن الامتثال لمعايير الصناعة المختلفة.
تحسين كفاءة التكلفة
حلول Esignature تقضي على الآثار الورقية في العقود. هذا يقلل من الحاجة إلى حفظ الملفات والطباعة. هذا يقلل من التأثير البيئي للشركات ويوفر أموال الشركات على النفقات الإدارية والمكتبية مثل الورق والطابعات وأجهزة الفاكس والأقلام.
زيادة الإنتاجية
من المزايا الرئيسية الأخرى لبرمجيات التوقيع الإلكتروني تقليل الوقت المستغرق لتوقيع الاتفاقيات أو العقود وإرسالها ومعالجتها. ونتيجة لذلك ، تسمح منصات التوقيع الإلكتروني للشركات بتقليل التكاليف الإدارية وتمكين الموظفين من التركيز على أولويات العمل بدلاً من إرسال العقود واستلامها.
قابلية التوسع
يمكن للشركات توسيع استخدام برامجها بسرعة لتشمل موظفين إضافيين وفرق والشركة بأكملها. يمكن للشركات زيادة إنتاجيتها من خلال زيادة استخدام برامجها. من الأسهل بكثير تدريب المستخدمين من البرامج الأكثر تعقيدًا. يسمح برنامج التوقيع الإلكتروني للشركات باستخدام نفس العلامة التجارية والوثائق عبر مؤسساتهم. بدلاً من إنشاء أقسام مختلفة للمستندات وفقًا لاحتياجاتهم ،
التحديات باستخدام برنامج التوقيع الإلكتروني
يأتي برنامج التوقيع الإلكتروني مع مجموعة التحديات الخاصة به. في الأسفل يوجد بعض الأمثلة.
حماية
يمكن لأدوات التوقيع الإلكتروني توقيع المستندات الحساسة وتبادلها إلكترونيًا. هذا يجعل من الصعب ضمان السلامة. قد تحتاج الشركات إلى مساعدة للتحكم في بيئة السحابة أو تأمينها حيث يتم استضافة برنامج التوقيع الإلكتروني. بالإضافة إلى ذلك ، قد تشعر الشركات بالقلق بشأن أمان الأدوات المخزنة على الخوادم الخاصة بالبائعين وعدم قدرتها على قياس نقاط الضعف المحتملة.
متطلبات التوافق
يمكن استخدام برنامج التوقيع الإلكتروني لتوقيع ومراجعة ومشاركة المستندات والاتفاقيات عبر العديد من الصناعات والمواقع. هناك العديد من المتطلبات القانونية والتنظيمية التي يجب على الشركات اتباعها. لتقليل مخاطر عدم الامتثال ، يجب على الشركات التأكد من استخدام أي أدوات لتلبية احتياجات صناعتها أو منطقتها.
البرمجيات الاحتكارية
قد تتسبب البرامج الاحتكارية في قلق المستخدمين من أنه يجب عليهم البقاء مع بائع واحد للتوقيع الإلكتروني لتجنب فقدان أو المساومة على أي مستندات أرسلوها من خلال الحل. يجب أن يكون البائعون على دراية بقدرة النظام الأساسي على تخزين المستندات وتنزيلها في حالة الحاجة إليها.
عملية التحقق
للمصادقة على شرعية التوقيعات الإلكترونية ، يجب على الموقّع المصادقة ، وإعطاء الإفصاح القانوني والموافقة ، وحماية المستندات من القرصنة والعبث ، والاحتفاظ بسجل تدقيق طوال دورة حياة المستند. تولي الشركات أهمية كبيرة للمصادقة والتحقق من الموقعين.
تخزين
على الرغم من إمكانية استضافة العديد من حلول التوقيع الإلكتروني في بيئة سحابية ، إلا أن الشركات لا تزال لديها مخاوف بشأن حجم التخزين. تقيد بعض الأنظمة الأساسية عدد المستندات التي يمكن للشركات تخزينها. يجب على الشركات تحديد عدد المستندات التي تحتاجها لاختيار البرنامج المناسب.
ما هي الشركات التي يجب أن تشتري برامج التوقيع الإلكتروني؟
يمكن لأي عمل مطلوب لتوقيع المستندات أو الاتفاقيات القانونية استخدام هذا البرنامج. هذا يعني أنه يمكن لأي صناعة أو عمل تقريبًا الاستفادة من برنامج التوقيع الإلكتروني. لقد قمنا بإدراج الأنواع التالية من الشركات وفقًا لحجمها. يمكنهم الاستفادة من برنامج التوقيع الإلكتروني وفقًا لاحتياجاتهم المستقبلية.
تجارة صغيرة
العديد من الشركات الصغيرة لديها شخص واحد يدير عملية العقد. وهذا يجعلهم في وضع جيد للاشتراك في برامج التوقيع الإلكتروني ذات المستوى الأدنى. بالإضافة إلى ذلك ، اعتمادًا على صناعتها ، قد تحتاج الشركات الصغيرة فقط إلى عدد قليل من التوقيعات الإلكترونية. يوضح هذا أيضًا كيف يمكن أن يلبي ترخيص المستخدم الفردي متطلبات أعمالهم.
الشركات المتوسطة الحجم
يقدم العديد من بائعي برامج التوقيع الإلكتروني خططًا متدرجة قد تجذب الشركات الصغيرة التي لديها عدد قليل من الموظفين الذين يتعاملون مع معظم عمليات توقيع المستندات وإدارة المستندات. يمكن لهذه الشركات إرسال المزيد من المستندات المعيارية والمصممة مسبقًا والتي لا تتطلب التحرير أو العلامة التجارية. وهذا يسمح لهم بالتركيز على عدد المستندات التي يرسلونها بدلاً من الميزات الإضافية لبرنامج التوقيع الإلكتروني.
الشركات
مصمم للشركات التي لديها العديد من أصحاب المصلحة وتحتاج إلى إدارة العمليات المعقدة المتعلقة بالمستندات ، مثل الشركات الكبيرة التي لديها أقسام المبيعات والقسم القانوني والموارد البشرية. من المحتمل أن يتطلب هذا النوع من الأعمال مستندات غير محدودة ، والمزيد من أعضاء الفريق المرخصين ، وقوالب إضافية ، وعلامات تجارية مخصصة ، وميزات أخرى مثل القوالب المختلفة.
نصائح لاختيار برنامج التوقيع الإلكتروني
ضع في اعتبارك ما يلي قبل أن تقرر برنامج التوقيع الإلكتروني:
حدد فريقًا
يتوفر برنامج التوقيع الإلكتروني على نطاق واسع عبر المؤسسات ، من الموارد البشرية إلى الأقسام القانونية والتسويقية والمبيعات. يمكن لكل مجموعة من الموظفين المساهمة بمدخلات لأن كل مجموعة قد يكون لها احتياجات وتطبيقات برمجية مختلفة. لضمان التوافق ، يجب أن يضم فريق الاختيار أعضاءً كبارًا من جميع الإدارات ، بما في ذلك الممثلين القانونيين وكبار موظفي المبيعات وموظفي الموارد البشرية ومتخصصي تكنولوجيا المعلومات. سيقوم هذا الفريق بتقييم جميع استخدامات البرامج الممكنة والتأكد من الامتثال لحلول التوقيع الإلكتروني المحتملة.
تفاوض
يعد تقليل المخاطر وتقييم متطلبات عملك عند التفاوض على عقود البرامج أمرًا ضروريًا. تحتاج الشركات إلى تحديد عدد التراخيص التي ستحتاج إليها ، حيث يتم تسعير معظم الحلول البرمجية وفقًا لعدد التراخيص. إذا كان لدى الشركة تدفق نقدي ، فقد يكون طلب خصم على دفعة مقدمة سنوية بدلاً من الرسوم الشهرية فكرة جيدة.
يجب على المشترين تحديد ما إذا كانوا بحاجة إلى مساعدة في تنفيذ برنامج التوقيع الإلكتروني أو دمجه مع نظام آخر. بالإضافة إلى ذلك ، يجب أن تقرر الشركات المدة التي سيحتاجون فيها إلى هذا البرنامج ليكونوا قادرين على التفاوض بشأن العقود طويلة الأجل.
قرار نهائي
يجب مراعاة جميع المعلومات التي تم جمعها عند اتخاذ القرار النهائي. يعد تحديد أولويات الاحتياجات أمرًا بالغ الأهمية للشركات لضمان اختيار الأداة المناسبة. لا يوجد برنامج مثالي. ومع ذلك ، من المحتمل أن يكون هناك واحد يلبي احتياجاتهم.
ما هي تكلفة برنامج التوقيع الإلكتروني؟
يمكن تسعير برنامج التوقيع الإلكتروني في طبقات. توفر خيارات المستوى الأدنى عددًا أقل من المستخدمين ، وفي بعض الحالات ، وصولًا محدودًا إلى الأدوات. عادةً ما يتم تنظيم الطبقات بحيث يسمح المستوى الأدنى بترخيص مستخدم واحد وتحميل وتوقيع حجم معين من المستندات. مع ارتفاع المستويات ، غالبًا ما يتم تقديم تراخيص وميزات إضافية للشركات التي يمكن الاستفادة منها ، مثل العلامات التجارية المخصصة وخيارات التكامل والقوالب الإضافية والعلامات التجارية.
رسوم الاشتراك لاستخدام برنامج التوقيع الإلكتروني هي تكلفة مستمرة. عادة ما يكون نموذج الاشتراك في هذه الأدوات شهريًا أو سنويًا. يفرض بعض البائعين رسومًا إضافية على ميزات مثل إمكانات مستندات واجهة برمجة التطبيقات أو توقيعات المستندات المجمعة. يجب أن تستفيد الشركات أيضًا من العروض التجريبية المجانية للموردين عند تنفيذ برنامج التوقيع الإلكتروني قبل الشراء.
تختلف أسعار برنامج eSignature اعتمادًا على عدد المستخدمين الذين يستخدمونه والميزات التي يقدمونها. يقدم بعض مقدمي الخدمة خطة أساسية مقابل 10 دولارات لكل مستخدم ، بينما يقدم البعض الآخر خطة خالية من الوظائف محدودة. يزيد تسعير الخطط المتدرجة في الوظائف والمستخدمين. يمكن أن تصل قيمة المشاريع إلى 80 دولارًا - 140 دولارًا شهريًا ، مع إمكانية فرض رسوم إضافية حسب احتياجات العمل أو عدد المستخدمين. عند التفاوض على خطط التسعير ، يجب على الشركات مراعاة عدد المستخدمين الذين ينوون استخدام التوقيع الإلكتروني. قد يكون هذا أداة تفاوض مفيدة.
عائد الاستثمار (ROI
تؤثر العديد من العوامل على عائد الاستثمار لبرمجيات التوقيع الإلكتروني ، بما في ذلك توفير الوقت ، والنفقات الإدارية ، والإنتاجية المكتسبة ، وتحسين تجربة المستخدم.
فيما يلي تفاصيل الوقت المقدر لعائد الاستثمار استنادًا إلى بيانات المراجعة من G2 اعتبارًا من 21 ديسمبر 2020:
- 67.09٪ من المشترين يحصلون على عائد استثمار في غضون 6 أشهر أو أقل
- 17.5٪ من المشترين يتوقعون عائد استثمار في غضون 7-12 شهرًا
- يتوقع 4.7٪ من المشترين عائد استثمار في غضون 13-24 شهرًا
- يتوقع 1.58٪ من المشترين عائد استثمار في غضون 24-36 شهرًا
- يتوقع 0.2٪ من المشترين عائدًا على استثماراتهم في غضون 37-48 شهرًا.
- لا يزال 8.84٪ من المشترين بحاجة إلى رؤية عائد على استثماراتهم بعد 49 شهرًا.
كيف يعمل برنامج التوقيع الإلكتروني؟
تُظهر بيانات G2 أن 83.77٪ من المستخدمين يمكنهم التنفيذ والبدء في العمل في أقل من شهر. يمكن لـ 7.66٪ أخرى التنفيذ والاتصال بالإنترنت في غضون شهر إلى ثلاثة أشهر. تُظهر هذه البيانات الاستخدام الواسع النطاق لتطبيق برامج التوقيع الإلكتروني ، وربما يرجع ذلك إلى جوانب الامتثال التنظيمي الخاصة به. يتوفر برنامج التوقيع الإلكتروني بعدة طرق. يمكن تنفيذه من قبل فريق داخلي أو فريق خدمات البائع. يمكن أيضًا الاستعانة بمستشار خارجي. غالبًا ما يقوم البائعون بتطبيق برنامج eSignature من خلال فريقهم نظرًا لسرعة التنفيذ والتشغيل السريع.
من هو المسؤول عن تنفيذ برنامج التوقيع الإلكتروني
اختارت العديد من الشركات استخدام برنامج التوقيع الإلكتروني داخليًا بدلاً من الاستعانة بمصادر خارجية لطرف ثالث أو استخدام خدمات فريق البائع. يمكن لقادة الأعمال أيضًا استخدام برنامج التوقيع الإلكتروني مباشرةً ، مع بعض المساعدة من متخصصي تكنولوجيا المعلومات ، لضمان الامتثال والأمان والتوافق.
كيف تبحث عملية التنفيذ عن برنامج التوقيع الإلكتروني؟
تتمثل الخطوة الأولى في عملية التنفيذ في تقييم الأنظمة والعمليات التي سيتم دمجها والتفاعل مع حل التوقيع الإلكتروني. تتمثل الخطوة الأولى في تنفيذ برنامج التوقيع الإلكتروني في تقييم الأنظمة والعمليات التي سيتفاعل معها الحل.
متى يجب تطبيق برنامج التوقيع الإلكتروني؟
يجب على الشركات أن تقدم حالة عمل مقنعة للحصول على برنامج التوقيع الإلكتروني ، نظرًا لسرعة تنفيذها وقصر الوقت اللازم لبدء البث المباشر. بعد إثبات الحاجة إلى تقنية التوقيع الإلكتروني ، يمكن للشركات تنفيذها بعد اتباع الخطوات المذكورة أعلاه. يجب أن تتوقع الشركات أن يستغرق التنفيذ أقل من شهر وربما حتى ثلاثة أشهر ، اعتمادًا على متطلبات الامتثال. من المهم تقديم الموارد والمواد التدريبية للمستخدمين حتى بعد التنفيذ لتقليل مخاطر مشكلات الامتثال أو منحنيات التعلم أو عمليات التكامل الأخرى المرغوبة.
اتجاهات برنامج ESignature التي يجب الانتباه إليها في عام 2023
هذه هي الاتجاهات التي ستحكم السوق في السنوات القادمة ، بفضل الاستخدام المتزايد لبرمجيات التوقيع الإلكتروني
زيادة التركيز على الأمن والامتثال
يسعى العديد من البائعين إلى تلبية معايير أمان الصناعة أو تجاوزها ، مثل خوارزمية التوقيع الرقمي المعتمدة في 1993 بواسطة معيار معالجة المعلومات الفيدرالية (FIPS) للتوقيعات الرقمية. توفر هذه التدابير إرشادات للتوقيع الآمن ونقل العقود باستخدام تقنية التشفير الحديثة.
هناك العديد من متطلبات الامتثال للشركات التي تستخدم برامج التوقيع الإلكتروني. على سبيل المثال ، يجب على المؤسسات المالية الاحتفاظ بسجلات إلكترونية للمستندات يمكن الوصول إليها لفترة محددة بموجب قانون التوقيع الإلكتروني. يجب أن تضمن أقسام الموارد البشرية أيضًا أن التواقيع الإلكترونية المجانية للموظفين على متن الطائرة تتوافق مع قانون التأمين الصحي لقابلية النقل والمساءلة لعام 1996.
توفر العديد من منتجات التوقيع الإلكتروني معلومات مفصلة حول معايير الأمن والتكنولوجيا. إذا كان الأمان هو شاغلك الأساسي ، فيجب عليك اختيار منتج يتمتع بإمكانيات تشفير متقدمة للمستندات ، ووصول آمن ، وميزات المصادقة. يمكنك مقارنة خصائص كل حل من حلول التوقيع الإلكتروني للتأكد من اختيارك للمنتج المناسب لك.
الذكاء الاصطناعي ، تكامل التطبيقات
يستخدم العديد من بائعي برامج التوقيع الإلكتروني الآن تقنيات مبتكرة مثل الذكاء الاصطناعي لتحليل عملية توقيع المستندات. نتيجة لذلك ، يمكن للشركات جمع البيانات حول تجارب توقيع المستندات واستكشاف المجالات التي تم فحصها أو مراجعتها عن كثب.
يمكن استخدام هذه التقنية أيضًا في العديد من التطبيقات التي يمكن دمجها في حلول التوقيع الإلكتروني. يعمل هذا على تبسيط توقيع المستندات وإضفاء الطابع المركزي على إدارة المستندات. يمكن أن يؤدي دمج برامج التوقيع الإلكتروني في تطبيقات الأعمال الأخرى إلى تحسين رؤية العميل. على سبيل المثال ، يمكن للشركات تتبع الصفقات التي تم توقيعها بشكل أسرع وإحالة ذلك إلى تجربة العميل طوال عملية البيع.
المصادقة المحسنة
أصبح العالم أكثر قلقًا بشأن الأمن والانتهاكات المحتملة. نتيجة لذلك ، يستكشف برنامج التوقيع الإلكتروني أيضًا طرقًا لتأمين العملية بشكل أكبر ومنع المستندات الموقعة غير الأصلية. بالإضافة إلى ذلك ، يستكشف البائعون التوقيعات الإلكترونية البيومترية لمنع المستخدم من تقليد توقيع آخر.
التوقيعات الإلكترونية البيومترية المكتوبة بخط اليد هي شكل واحد. هذا يعني أن المستخدم سيرسم توقيعه يدويًا على شاشة تعمل باللمس أو يستخدم قلمًا. أصبح النموذج المستند إلى بصمات الأصابع أكثر شيوعًا أيضًا. في هذه الحالة ، قد يستخدم القارئ قارئ بصمات الأصابع للتحقق من هويته وتوقيع المستندات. ومع ذلك ، فإن أساليب المصادقة البيومترية هذه لها عيوبها. على سبيل المثال ، لا توجد ماسحات ضوئية لبصمات الأصابع أو شاشات تعمل باللمس عند التوقيع.
يستخدم جهاز البصمة الأكثر سهولة ، وهو الهاتف الذكي ، مسحًا ثنائي الأبعاد للتعرف على بصمة الإصبع. هذه التكنولوجيا سهلة التصنيع وتثير بعض التساؤلات حول هذه التقنية. تستخدم قارئات بصمات الأصابع المتقدمة المسح ثلاثي الأبعاد. هذه أقل شيوعًا وأقل احتمالًا لاستخدامها أثناء عملية التوقيع. ومع ذلك ، لا تزال التطورات التكنولوجية والتهديدات الأمنية قائمة. نتيجة لذلك ، قد يستكشف بائعو برامج التوقيع الإلكتروني تقنيات المصادقة المتقدمة لتأمين المستندات الرقمية والتحقق منها.
يسمح برنامج التوقيع الإلكتروني بإرسال المستندات واستلامها وتوقيعها إلكترونيًا. هذا يلغي الحاجة إلى التوزيع المادي. على سبيل المثال ، يجعل برنامج التوقيع الإلكتروني إرسال عقد أو مستند يتطلب توقيعات إلكترونية أمرًا سهلاً. ينشئ برنامج التوقيع الإلكتروني مكان عمل بلا أوراق. كما أنه يلغي الحاجة إلى انتظار المستلم لتوقيع العقد وإرساله دون التحقق مما إذا كان قد تم استلامه.
التوقيع الإلكتروني هو وسيلة رقمية لوضع القلم على الورق. يمكن أن يكون صوتًا أو رمزًا ، بالإضافة إلى عملية ، وفقًا لجمعية السجلات والتوقيع الإلكتروني. يتم التقاط التوقيعات الإلكترونية بسهولة على جهاز لوحي أو هاتف محمول أو كمبيوتر. تتحقق التوقيعات الإلكترونية من نية الموقّع وتتحقق منها مع الاحتفاظ بالسجلات أيضًا. يعمل موفرو التوقيع الإلكتروني باستمرار على تحسين وظائف منتجاتهم عبر تطبيقات iOS و Android الأصلية أو متصفحات الأجهزة المحمولة.
يوفر برنامج التوقيع الإلكتروني طريقة أكثر فاعلية لإعداد وإرسال وتوقيع والتحقق من المستندات والاتفاقيات والعقود من الطرق التقليدية. يوفر برنامج التوقيع الإلكتروني تجربة أفضل للعملاء ، وزيادة كفاءة سير العمل ، وطريقة للوقوف في مواجهة المتطلبات القانونية. ومع ذلك ، نظرًا للطبيعة الحساسة للوثائق التي يتم تبادلها وتوقيعها باستخدام برنامج التوقيع الإلكتروني ، فإن معظم المنتجات تتوافق مع معايير الصناعة الصارمة للمصادقة والأمان والتشفير.
تم سن قانون المعاملات الإلكترونية الموحد في عام 1999. وقد أدى هذا ، إلى جانب التوقيعات الإلكترونية في قوانين التجارة العالمية والوطنية (E-SIGN Act) ، إلى اعتماد أكبر لبرمجيات التوقيع الإلكتروني. شهد يونيو 2000 الكونجرس الأمريكي يمرر قانون E-SIGN. ينص هذا القانون على أنه لا يمكن إنكار صحة التوقيعات والعقود الإلكترونية أو قابليتها للتنفيذ لمجرد أنها في شكل إلكتروني.
أنشأ الاتحاد الأوروبي (EU) ، 2014 ، التعريف الإلكتروني ، والمصادقة ، وتنظيم خدمات الثقة (لائحة eIDAS). تنص هذه اللائحة ، على غرار قانون التوقيع الإلكتروني ، على أنه لا يمكن إنكار الأثر القانوني للتوقيعات الإلكترونية لأنها إلكترونية. ومع ذلك ، فإن الاتحاد الأوروبي يصنف التوقيعات الإلكترونية. التوقيع الإلكتروني المؤهل (QES) ، التوقيع الإلكتروني الوحيد الذي له نفس الوزن القانوني للتوقيع بخط اليد ، هو التمييز الحاسم بين المواقع المختلفة.
يمكن دمج بعض حلول التوقيع الإلكتروني (أو تسهيلها) مع الحلول التي توفر وظائف كاتب العدل الإلكتروني. تم تصميم كلا الحلين لحماية سلامة بيانات المستندات الحساسة. ومع ذلك ، فإن التوثيق الإلكتروني يفعل أكثر من تشفير التوقيعات الإلكترونية وتوقيعها. توفر منصات التوقيع الإلكتروني أيضًا إمكانات إنشاء المستندات ، والتي يمكن أن تسرع عملية إنشاء المستندات. كلا الخيارين يسمحان بمشاركة المستندات وتخزينها.
ومع ذلك ، يتيح إنشاء المستندات للمستخدمين إنشاء أنواع مستندات أكثر تعقيدًا ، بما في ذلك الإصدارات المستندة إلى النص والرسومات. بالإضافة إلى ذلك ، يمكن دمج العديد من منتجات التوقيع الإلكتروني مع أدوات إدارة علاقات العملاء وإدارة المستندات الأكثر شيوعًا. يمكن أن يؤدي دمج منتج التوقيع الإلكتروني في برنامج CRM أو نظام إدارة المحتوى إلى تحسين كفاءة وإدارة توقيع العقد.
ما هي التوقيعات الالكترونية؟
يجب أن تتوافق التوقيعات الإلكترونية مع متطلبات قوانين ولوائح التوقيع بناءً على الموقع. التوقيعات الإلكترونية متاحة للأغراض الشخصية والتجارية. على سبيل المثال ، يمكن استخدامها في أوامر الشراء وعقود البيع واتفاقيات الإيجار. ستوفر هذه النقاط تفاصيل حول الأنواع المختلفة للتوقيعات الإلكترونية واختلافها.
يمكن استخدام "التوقيع الإلكتروني" للإشارة إلى أي طريقة مصادقة إلكترونية تسمح لك بقبول أو رفض عقد أو اتفاقية. يمكن استخدام هذه الطريقة للتحقق من هوية الموقعين ، من معرفات الشركة إلى حسابات البريد الإلكتروني التي تم التحقق منها. بالإضافة إلى ذلك ، يمكن استخدام المصادقة متعددة العوامل لضمان أن التوقيعات الإلكترونية آمنة وقابلة للتدقيق.
ما هي التوقيعات الرقمية؟
التوقيعات الرقمية هي أحد أنواع التوقيع الإلكتروني. يمكن وصف التوقيعات الرقمية بأنها نسخة محسّنة من التوقيع الإلكتروني مع ميزات أمان إضافية. مطلوب تعريف رقمي قائم على الشهادة للتوقيعات الرقمية. هذا يضيف طبقة إضافية من التشفير لطرق التحقق من الهوية. يتم بعد ذلك التحقق من صحة التوقيع الرقمي بواسطة موفر خدمة الثقة ، عادةً عبر المراجع المصدقة (CAs). لأغراض تجارية مختلفة ، يمكن للشركات استخدام كل من التوقيعات الرقمية والتوقيعات الإلكترونية. غالبًا ما تستخدم التوقيعات الرقمية للعمليات عالية المخاطر. تتضمن بعض العمليات التجارية شديدة التنظيم الموافقات على القروض والمعاملات المصرفية وعمليات إدارة الموارد البشرية.
التوقيعات الإلكترونية القياسية
يعد SES ، المعروف أيضًا باسم التوقيع الإلكتروني البسيط (أو التوقيع الإلكتروني) ، هو النوع الأساسي الذي يتعرف عليه الاتحاد الأوروبي. هذه التواقيع غير مطلوبة لاستخدام تشفير محسّن أو طلب مصادقة. كما أنها لا تتطلب مصادقة صارمة ولا تتطلب من الطرف الموقّع تأكيد الاتفاقية. على الرغم من أن SES لا يزال بإمكانه دعم المتطلبات القانونية ، فمن المرجح أن يكون الاحتيال أكثر إذا تم تسهيل هوية الموقع.
التوقيعات الإلكترونية المتقدمة (AES)
يوفر التوقيع الإلكتروني تدابير أمنية إضافية مقارنة بـ SES. الاختلاف الجوهري بين AES و SES هو مطلب التحقق من هوية الموقع. تنص لائحة eIDAS على أن التوقيعات يجب أن تكون مرتبطة بشكل فريد بالموقع وأن تكون قادرة على التعرف عليها. يمكن استخدامه أيضًا لإنشاء بيانات التوقيع الإلكتروني التي يتحكمون فيها وحدهم.
يمكن ربط هذه البيانات بأي بيانات موقعة لاكتشاف التغييرات اللاحقة. تقلل هذه المتطلبات من مخاطر الاحتيال وتزيد من قانونية الاتفاقية. بالإضافة إلى ذلك ، يمكن استخدام AES لتقديم عروض عمل أو لإنشاء كلمة مرور فريدة لتأكيد الهوية قبل تسجيل الدخول إلى الأنظمة الأساسية. على الرغم من أن هذا التوقيع الإلكتروني يوفر أمانًا أكبر من SES ، إلا أنه لا يعادل التوقيع بخط اليد.
التوقيعات الإلكترونية المؤهلة (QES)
يوفر هذا النوع من التوقيع الإلكتروني أعلى مستوى من المصادقة. يعترف الاتحاد الأوروبي به على أنه معادل للتوقيع بخط اليد. QES متاح فقط في الاتحاد الأوروبي. لا يوجد ما يعادلها في الولايات المتحدة. لكي يتم التعرف على QES ، يجب تلبية متطلبات AES و SES. مطلوب أيضًا أحكام إضافية تتعلق بالجهاز الذي وقع على المستند.
تخضع QES للتحقق من قبل مزودي خدمة Trust المؤهلين (QTSP). يتم إنشاؤه باستخدام جهاز التوقيع الإلكتروني. لدى QES متطلبات إضافية تزيد من الموثوقية وتقلل من مخاطر الاحتيال أو العبث. لا يعترف الاتحاد الأوروبي إلا بـ QES كتوقيع إلكتروني. يجب استخدام هذا في العقود أو الاتفاقات التي تتطلب مستويات عالية من التدقيق.
ما هي أنواع برامج التوقيع الإلكتروني المتوفرة؟
تحدد هذه النقاط النقطية الأنواع المختلفة المتاحة من برامج التوقيع الإلكتروني .
سحاب
تتيح لك أدوات التوقيع الإلكتروني السحابي استخدام نموذج تسعير البرامج كخدمة (SaaS) والعمل ضمن مستعرض. الحوسبة السحابية هي المكان الذي تم فيه إنشاء معظم منصات التوقيع الإلكتروني الجديدة. عادةً ما يكون تسعير السحابة سعرًا ثابتًا لكل مستخدم شهريًا. أدوات السحابة سهلة الاستخدام ، ولا تتطلب استثمارات في الأجهزة ، وتسمح بمدفوعات العمل الإضافي بناءً على الاستخدام.
في مكان العمل
يمتلك العميل الأجهزة المستخدمة في أدوات التوقيع الإلكتروني المحلية ويحتفظ بها. يدفع العملاء الذين يستخدمون الأدوات المحلية رسومًا سنوية وترخيصًا دائمًا بناءً على عدد المستخدمين لديهم. يمكن أن تكون الأدوات المحلية أدوات خادم العميل أو قائمة على المستعرض. ستحتاج إلى الاستثمار في الأجهزة ودعم تكنولوجيا المعلومات لتثبيت الأدوات المحلية وصيانتها.
ما هي فوائد برنامج التوقيع الإلكتروني؟
برنامج التوقيع الإلكتروني له مميزاته.
تحسين كفاءة سير العمل
تتيح حلول التوقيع الإلكتروني للمستخدمين إنشاء المستندات ومشاركتها رقميًا مع الموقع. هذا يسمح للقوى العاملة بالتركيز على مهام أكثر تعقيدًا. تتيح أدوات التوقيع الإلكتروني للمستخدمين استخدام قوالب مصممة بالفعل وإرسال المستندات إلكترونيًا. يتم إخطارهم أيضًا عند إعادة المستندات وتوقيعها ورؤيتها. هذا يوفر الوقت والجهد.
تعزيز تجربة العملاء
بدلاً من التحقق باستمرار من صناديق البريد والاجتماع بالموقع للتحقق من الاستلام ، تسمح هذه الحلول للموقّع باستلام المستند ومراجعته والتوقيع عليه إلكترونيًا. يوفر هذا تجربة مستخدم أفضل لجميع الأطراف. بالإضافة إلى ذلك ، يتكامل العديد من برامج التوقيع الإلكتروني مع CRM للسماح لفرق المبيعات بتلقي الإشعارات عند استلام الاتفاقيات ومراجعتها وتوقيعها.
توفير مسار الامتثال والتدقيق
تسمح أدوات التوقيع الإلكتروني للشركات بتتبع حركة المستندات واكتشاف التغييرات. توفر هذه الأداة مسار تدقيق يتيح للشركات معرفة من وقع على أي مستند ومتى. كما يظهر مكان التوقيع عليه. كما يسمح لهم بمعرفة من يشاركونه. تعزز هذه الأداة إدارة عقود العمل وتضمن الامتثال لمعايير الصناعة المختلفة.
تحسين كفاءة التكلفة
حلول Esignature تقضي على الآثار الورقية في العقود. هذا يقلل من الحاجة إلى حفظ الملفات والطباعة. هذا يقلل من التأثير البيئي للشركات ويوفر أموال الشركات على النفقات الإدارية والمكتبية مثل الورق والطابعات وأجهزة الفاكس والأقلام.
زيادة الإنتاجية
من المزايا الرئيسية الأخرى لبرمجيات التوقيع الإلكتروني تقليل الوقت المستغرق لتوقيع الاتفاقيات أو العقود وإرسالها ومعالجتها. ونتيجة لذلك ، تسمح منصات التوقيع الإلكتروني للشركات بتقليل التكاليف الإدارية وتمكين الموظفين من التركيز على أولويات العمل بدلاً من إرسال العقود واستلامها.
قابلية التوسع
يمكن للشركات توسيع استخدام برامجها بسرعة لتشمل موظفين إضافيين وفرق والشركة بأكملها. يمكن للشركات زيادة إنتاجيتها من خلال زيادة استخدام برامجها. من الأسهل بكثير تدريب المستخدمين من البرامج الأكثر تعقيدًا. يسمح برنامج التوقيع الإلكتروني للشركات باستخدام نفس العلامة التجارية والوثائق عبر مؤسساتهم. بدلاً من إنشاء أقسام مختلفة للمستندات وفقًا لاحتياجاتهم ،
التحديات باستخدام برنامج التوقيع الإلكتروني
يأتي برنامج التوقيع الإلكتروني مع مجموعة التحديات الخاصة به. في الأسفل يوجد بعض الأمثلة.
حماية
يمكن لأدوات التوقيع الإلكتروني توقيع المستندات الحساسة وتبادلها إلكترونيًا. هذا يجعل من الصعب ضمان السلامة. قد تحتاج الشركات إلى مساعدة للتحكم في بيئة السحابة أو تأمينها حيث يتم استضافة برنامج التوقيع الإلكتروني. بالإضافة إلى ذلك ، قد تشعر الشركات بالقلق بشأن أمان الأدوات المخزنة على الخوادم الخاصة بالبائعين وعدم قدرتها على قياس نقاط الضعف المحتملة.
متطلبات التوافق
يمكن استخدام برنامج التوقيع الإلكتروني لتوقيع ومراجعة ومشاركة المستندات والاتفاقيات عبر العديد من الصناعات والمواقع. هناك العديد من المتطلبات القانونية والتنظيمية التي يجب على الشركات اتباعها. لتقليل مخاطر عدم الامتثال ، يجب على الشركات التأكد من استخدام أي أدوات لتلبية احتياجات صناعتها أو منطقتها.
البرمجيات الاحتكارية
قد تتسبب البرامج الاحتكارية في قلق المستخدمين من أنه يجب عليهم البقاء مع بائع واحد للتوقيع الإلكتروني لتجنب فقدان أو المساومة على أي مستندات أرسلوها من خلال الحل. يجب أن يكون البائعون على دراية بقدرة النظام الأساسي على تخزين المستندات وتنزيلها في حالة الحاجة إليها.
عملية التحقق
للمصادقة على شرعية التوقيعات الإلكترونية ، يجب على الموقّع المصادقة ، وإعطاء الإفصاح القانوني والموافقة ، وحماية المستندات من القرصنة والعبث ، والاحتفاظ بسجل تدقيق طوال دورة حياة المستند. تولي الشركات أهمية كبيرة للمصادقة والتحقق من الموقعين.
تخزين
على الرغم من إمكانية استضافة العديد من حلول التوقيع الإلكتروني في بيئة سحابية ، إلا أن الشركات لا تزال لديها مخاوف بشأن حجم التخزين. تقيد بعض الأنظمة الأساسية عدد المستندات التي يمكن للشركات تخزينها. يجب على الشركات تحديد عدد المستندات التي تحتاجها لاختيار البرنامج المناسب.
ما هي الشركات التي يجب أن تشتري برامج التوقيع الإلكتروني؟
يمكن لأي عمل مطلوب لتوقيع المستندات أو الاتفاقيات القانونية استخدام هذا البرنامج. هذا يعني أنه يمكن لأي صناعة أو عمل تقريبًا الاستفادة من برنامج التوقيع الإلكتروني. لقد قمنا بإدراج الأنواع التالية من الشركات وفقًا لحجمها. يمكنهم الاستفادة من برنامج التوقيع الإلكتروني وفقًا لاحتياجاتهم المستقبلية.
تجارة صغيرة
العديد من الشركات الصغيرة لديها شخص واحد يدير عملية العقد. وهذا يجعلهم في وضع جيد للاشتراك في برامج التوقيع الإلكتروني ذات المستوى الأدنى. بالإضافة إلى ذلك ، اعتمادًا على صناعتها ، قد تحتاج الشركات الصغيرة فقط إلى عدد قليل من التوقيعات الإلكترونية. يوضح هذا أيضًا كيف يمكن أن يلبي ترخيص المستخدم الفردي متطلبات أعمالهم.
الشركات المتوسطة الحجم
يقدم العديد من بائعي برامج التوقيع الإلكتروني خططًا متدرجة قد تجذب الشركات الصغيرة التي لديها عدد قليل من الموظفين الذين يتعاملون مع معظم عمليات توقيع المستندات وإدارة المستندات. يمكن لهذه الشركات إرسال المزيد من المستندات المعيارية والمصممة مسبقًا والتي لا تتطلب التحرير أو العلامة التجارية. وهذا يسمح لهم بالتركيز على عدد المستندات التي يرسلونها بدلاً من الميزات الإضافية لبرنامج التوقيع الإلكتروني.
الشركات
مصمم للشركات التي لديها العديد من أصحاب المصلحة وتحتاج إلى إدارة العمليات المعقدة المتعلقة بالمستندات ، مثل الشركات الكبيرة التي لديها أقسام المبيعات والقسم القانوني والموارد البشرية. من المحتمل أن يتطلب هذا النوع من الأعمال مستندات غير محدودة ، والمزيد من أعضاء الفريق المرخصين ، وقوالب إضافية ، وعلامات تجارية مخصصة ، وميزات أخرى مثل القوالب المختلفة.
نصائح لاختيار برنامج التوقيع الإلكتروني
ضع في اعتبارك ما يلي قبل أن تقرر برنامج التوقيع الإلكتروني:
حدد فريقًا
يتوفر برنامج التوقيع الإلكتروني على نطاق واسع عبر المؤسسات ، من الموارد البشرية إلى الأقسام القانونية والتسويقية والمبيعات. يمكن لكل مجموعة من الموظفين المساهمة بمدخلات لأن كل مجموعة قد يكون لها احتياجات وتطبيقات برمجية مختلفة. لضمان التوافق ، يجب أن يضم فريق الاختيار أعضاءً كبارًا من جميع الإدارات ، بما في ذلك الممثلين القانونيين وكبار موظفي المبيعات وموظفي الموارد البشرية ومتخصصي تكنولوجيا المعلومات. سيقوم هذا الفريق بتقييم جميع استخدامات البرامج الممكنة والتأكد من الامتثال لحلول التوقيع الإلكتروني المحتملة.
تفاوض
يعد تقليل المخاطر وتقييم متطلبات عملك عند التفاوض على عقود البرامج أمرًا ضروريًا. تحتاج الشركات إلى تحديد عدد التراخيص التي ستحتاج إليها ، حيث يتم تسعير معظم الحلول البرمجية وفقًا لعدد التراخيص. إذا كان لدى الشركة تدفق نقدي ، فقد يكون طلب خصم على دفعة مقدمة سنوية بدلاً من الرسوم الشهرية فكرة جيدة.
يجب على المشترين تحديد ما إذا كانوا بحاجة إلى مساعدة في تنفيذ برنامج التوقيع الإلكتروني أو دمجه مع نظام آخر. بالإضافة إلى ذلك ، يجب أن تقرر الشركات المدة التي سيحتاجون فيها إلى هذا البرنامج ليكونوا قادرين على التفاوض بشأن العقود طويلة الأجل.
قرار نهائي
يجب مراعاة جميع المعلومات التي تم جمعها عند اتخاذ القرار النهائي. يعد تحديد أولويات الاحتياجات أمرًا بالغ الأهمية للشركات لضمان اختيار الأداة المناسبة. لا يوجد برنامج مثالي. ومع ذلك ، من المحتمل أن يكون هناك واحد يلبي احتياجاتهم.
ما هي تكلفة برنامج التوقيع الإلكتروني؟
يمكن تسعير برنامج التوقيع الإلكتروني في طبقات. توفر خيارات المستوى الأدنى عددًا أقل من المستخدمين ، وفي بعض الحالات ، وصولًا محدودًا إلى الأدوات. عادةً ما يتم تنظيم الطبقات بحيث يسمح المستوى الأدنى بترخيص مستخدم واحد وتحميل وتوقيع حجم معين من المستندات. مع ارتفاع المستويات ، غالبًا ما يتم تقديم تراخيص وميزات إضافية للشركات التي يمكن الاستفادة منها ، مثل العلامات التجارية المخصصة وخيارات التكامل والقوالب الإضافية والعلامات التجارية.
رسوم الاشتراك لاستخدام برنامج التوقيع الإلكتروني هي تكلفة مستمرة. عادة ما يكون نموذج الاشتراك في هذه الأدوات شهريًا أو سنويًا. يفرض بعض البائعين رسومًا إضافية على ميزات مثل إمكانات مستندات واجهة برمجة التطبيقات أو توقيعات المستندات المجمعة. يجب أن تستفيد الشركات أيضًا من العروض التجريبية المجانية للموردين عند تنفيذ برنامج التوقيع الإلكتروني قبل الشراء.
تختلف أسعار برنامج eSignature اعتمادًا على عدد المستخدمين الذين يستخدمونه والميزات التي يقدمونها. يقدم بعض مقدمي الخدمة خطة أساسية مقابل 10 دولارات لكل مستخدم ، بينما يقدم البعض الآخر خطة خالية من الوظائف محدودة. يزيد تسعير الخطط المتدرجة في الوظائف والمستخدمين. يمكن أن تصل قيمة المشاريع إلى 80 دولارًا - 140 دولارًا شهريًا ، مع إمكانية فرض رسوم إضافية حسب احتياجات العمل أو عدد المستخدمين. عند التفاوض على خطط التسعير ، يجب على الشركات مراعاة عدد المستخدمين الذين ينوون استخدام التوقيع الإلكتروني. قد يكون هذا أداة تفاوض مفيدة.
عائد الاستثمار (ROI
تؤثر العديد من العوامل على عائد الاستثمار لبرمجيات التوقيع الإلكتروني ، بما في ذلك توفير الوقت ، والنفقات الإدارية ، والإنتاجية المكتسبة ، وتحسين تجربة المستخدم.
فيما يلي تفاصيل الوقت المقدر لعائد الاستثمار استنادًا إلى بيانات المراجعة من G2 اعتبارًا من 21 ديسمبر 2020:
- 67.09٪ من المشترين يحصلون على عائد استثمار في غضون 6 أشهر أو أقل
- 17.5٪ من المشترين يتوقعون عائد استثمار في غضون 7-12 شهرًا
- يتوقع 4.7٪ من المشترين عائد استثمار في غضون 13-24 شهرًا
- يتوقع 1.58٪ من المشترين عائد استثمار في غضون 24-36 شهرًا
- يتوقع 0.2٪ من المشترين عائدًا على استثماراتهم في غضون 37-48 شهرًا.
- لا يزال 8.84٪ من المشترين بحاجة إلى رؤية عائد على استثماراتهم بعد 49 شهرًا.
كيف يعمل برنامج التوقيع الإلكتروني؟
تُظهر بيانات G2 أن 83.77٪ من المستخدمين يمكنهم التنفيذ والبدء في العمل في أقل من شهر. يمكن لـ 7.66٪ أخرى التنفيذ والاتصال بالإنترنت في غضون شهر إلى ثلاثة أشهر. تُظهر هذه البيانات الاستخدام الواسع النطاق لتطبيق برامج التوقيع الإلكتروني ، وربما يرجع ذلك إلى جوانب الامتثال التنظيمي الخاصة به. يتوفر برنامج التوقيع الإلكتروني بعدة طرق. يمكن تنفيذه من قبل فريق داخلي أو فريق خدمات البائع. يمكن أيضًا الاستعانة بمستشار خارجي. غالبًا ما يقوم البائعون بتطبيق برنامج eSignature من خلال فريقهم نظرًا لسرعة التنفيذ والتشغيل السريع.
من هو المسؤول عن تنفيذ برنامج التوقيع الإلكتروني
اختارت العديد من الشركات استخدام برنامج التوقيع الإلكتروني داخليًا بدلاً من الاستعانة بمصادر خارجية لطرف ثالث أو استخدام خدمات فريق البائع. يمكن لقادة الأعمال أيضًا استخدام برنامج التوقيع الإلكتروني مباشرةً ، مع بعض المساعدة من متخصصي تكنولوجيا المعلومات ، لضمان الامتثال والأمان والتوافق.
كيف تبحث عملية التنفيذ عن برنامج التوقيع الإلكتروني؟
تتمثل الخطوة الأولى في عملية التنفيذ في تقييم الأنظمة والعمليات التي سيتم دمجها والتفاعل مع حل التوقيع الإلكتروني. تتمثل الخطوة الأولى في تنفيذ برنامج التوقيع الإلكتروني في تقييم الأنظمة والعمليات التي سيتفاعل معها الحل.
متى يجب تطبيق برنامج التوقيع الإلكتروني؟
يجب على الشركات أن تقدم حالة عمل مقنعة للحصول على برنامج التوقيع الإلكتروني ، نظرًا لسرعة تنفيذها وقصر الوقت اللازم لبدء البث المباشر. بعد إثبات الحاجة إلى تقنية التوقيع الإلكتروني ، يمكن للشركات تنفيذها بعد اتباع الخطوات المذكورة أعلاه. يجب أن تتوقع الشركات أن يستغرق التنفيذ أقل من شهر وربما حتى ثلاثة أشهر ، اعتمادًا على متطلبات الامتثال. من المهم تقديم الموارد والمواد التدريبية للمستخدمين حتى بعد التنفيذ لتقليل مخاطر مشكلات الامتثال أو منحنيات التعلم أو عمليات التكامل الأخرى المرغوبة.
اتجاهات برنامج ESignature التي يجب الانتباه إليها في عام 2023
هذه هي الاتجاهات التي ستحكم السوق في السنوات القادمة ، بفضل الاستخدام المتزايد لبرمجيات التوقيع الإلكتروني
زيادة التركيز على الأمن والامتثال
يسعى العديد من البائعين إلى تلبية معايير أمان الصناعة أو تجاوزها ، مثل خوارزمية التوقيع الرقمي المعتمدة في 1993 بواسطة معيار معالجة المعلومات الفيدرالية (FIPS) للتوقيعات الرقمية. توفر هذه التدابير إرشادات للتوقيع الآمن ونقل العقود باستخدام تقنية التشفير الحديثة.
هناك العديد من متطلبات الامتثال للشركات التي تستخدم برامج التوقيع الإلكتروني. على سبيل المثال ، يجب على المؤسسات المالية الاحتفاظ بسجلات إلكترونية للمستندات يمكن الوصول إليها لفترة محددة بموجب قانون التوقيع الإلكتروني. يجب أن تضمن أقسام الموارد البشرية أيضًا أن التواقيع الإلكترونية المجانية للموظفين على متن الطائرة تتوافق مع قانون التأمين الصحي لقابلية النقل والمساءلة لعام 1996.
توفر العديد من منتجات التوقيع الإلكتروني معلومات مفصلة حول معايير الأمن والتكنولوجيا. إذا كان الأمان هو شاغلك الأساسي ، فيجب عليك اختيار منتج يتمتع بإمكانيات تشفير متقدمة للمستندات ، ووصول آمن ، وميزات المصادقة. يمكنك مقارنة خصائص كل حل من حلول التوقيع الإلكتروني للتأكد من اختيارك للمنتج المناسب لك.
الذكاء الاصطناعي ، تكامل التطبيقات
يستخدم العديد من بائعي برامج التوقيع الإلكتروني الآن تقنيات مبتكرة مثل الذكاء الاصطناعي لتحليل عملية توقيع المستندات. نتيجة لذلك ، يمكن للشركات جمع البيانات حول تجارب توقيع المستندات واستكشاف المجالات التي تم فحصها أو مراجعتها عن كثب.
يمكن استخدام هذه التقنية أيضًا في العديد من التطبيقات التي يمكن دمجها في حلول التوقيع الإلكتروني. يعمل هذا على تبسيط توقيع المستندات وإضفاء الطابع المركزي على إدارة المستندات. يمكن أن يؤدي دمج برامج التوقيع الإلكتروني في تطبيقات الأعمال الأخرى إلى تحسين رؤية العميل. على سبيل المثال ، يمكن للشركات تتبع الصفقات التي تم توقيعها بشكل أسرع وإحالة ذلك إلى تجربة العميل طوال عملية البيع.
المصادقة المحسنة
أصبح العالم أكثر قلقًا بشأن الأمن والانتهاكات المحتملة. نتيجة لذلك ، يستكشف برنامج التوقيع الإلكتروني أيضًا طرقًا لتأمين العملية بشكل أكبر ومنع المستندات الموقعة غير الأصلية. بالإضافة إلى ذلك ، يستكشف البائعون التوقيعات الإلكترونية البيومترية لمنع المستخدم من تقليد توقيع آخر.
التوقيعات الإلكترونية البيومترية المكتوبة بخط اليد هي شكل واحد. هذا يعني أن المستخدم سيرسم توقيعه يدويًا على شاشة تعمل باللمس أو يستخدم قلمًا. أصبح النموذج المستند إلى بصمات الأصابع أكثر شيوعًا أيضًا. في هذه الحالة ، قد يستخدم القارئ قارئ بصمات الأصابع للتحقق من هويته وتوقيع المستندات. ومع ذلك ، فإن أساليب المصادقة البيومترية هذه لها عيوبها. على سبيل المثال ، لا توجد ماسحات ضوئية لبصمات الأصابع أو شاشات تعمل باللمس عند التوقيع.
يستخدم جهاز البصمة الأكثر سهولة ، وهو الهاتف الذكي ، مسحًا ثنائي الأبعاد للتعرف على بصمة الإصبع. هذه التكنولوجيا سهلة التصنيع وتثير بعض التساؤلات حول هذه التقنية. تستخدم قارئات بصمات الأصابع المتقدمة المسح ثلاثي الأبعاد. هذه أقل شيوعًا وأقل احتمالًا لاستخدامها أثناء عملية التوقيع. ومع ذلك ، لا تزال التطورات التكنولوجية والتهديدات الأمنية قائمة. نتيجة لذلك ، قد يستكشف بائعو برامج التوقيع الإلكتروني تقنيات المصادقة المتقدمة لتأمين المستندات الرقمية والتحقق منها.
