Hauptvorteile der Verwendung elektronischer Signaturen im Geschäftsleben

Das digitale Wohnen bietet viele Vorteile. Möglicherweise haben Sie den Druck verspürt, für Ihr Unternehmen auf papierlose Optionen umzusteigen. Wir können heute Dinge schnell erledigen. Unternehmen bewegen sich blitzschnell, Transaktionen sind in Sekundenschnelle abgeschlossen und Banküberweisungen sind im Handumdrehen erledigt. Wie können wir es uns leisten, beim Signieren von Dokumenten zu spät zu kommen, insbesondere bei elektronischen Signaturen ?

Elektronische Signaturen werden im Unternehmensbereich langsam zur Norm. Viele Unternehmen entfernen sich von traditionellen Stift-und-Tinte-Workflows und setzen auf digitale Optionen. Obwohl nicht klar ist, ob die Idee eines papierlosen Büros möglich ist, nähern wir uns dieser Möglichkeit.

Elektronische Signaturen sind das Herzstück des papierlosen Workflows. Ihr Einsatz hat in den letzten Jahren stark zugenommen.

Elektronische Signaturen sind eine großartige Option für Unternehmen, die den Papierkram reduzieren, die Papierkosten senken und die Produktivität und Effizienz steigern möchten. In den meisten Fällen bringt die Investition in Dokumentenverwaltungsprogramme eine positive Rendite.

Die sechs Vorteile elektronischer Signaturen für Ihre geschäftliche E-Mail sollten Sie davon überzeugen, sie zu nutzen.

Was ist eine elektronische Signatur?

Obwohl elektronische Signatur oder E-Signatur unterschiedliche Bedeutungen haben können, ist die Bedeutung des Begriffs dieselbe: eine elektronische Signatur, die es einer Person ermöglicht, dem Inhalt eines Dokuments zuzustimmen.

• Wörterbuch bezieht sich auf Symbole und andere Daten, die in der digitalen Form eines elektronisch übermittelten Dokuments als Beweis für die Absicht des Absenders enthalten sind.
• Wikipedia definiert eine elektronische Signatur (oder E-Signatur) als Daten, die logisch mit anderen Daten verknüpft werden können und die der Unterzeichner verwendet, um die verknüpften Daten zu signieren.
• Adobe definiert die E-Signatur (oder elektronische Signatur) als eine legale und effiziente Möglichkeit, elektronische Dokumente zu genehmigen. Es ist sicher und überprüfbar. Es kann in fast jedem Prozess eine handschriftliche Unterschrift ersetzen.
• Die Europäische Kommission definiert eine elektronische Signatur als eine elektronische Anzeige, dass eine Person bereit ist, den Inhalt eines Dokuments oder Datensatzes zu akzeptieren. Eine elektronische Signatur ist, wie ihr Gegenstück in der Offline-Welt, die handschriftliche, ein rechtliches Konzept, das die Absicht des Unterzeichners zum Ausdruck bringt, sich an die Bedingungen des signierten Dokuments zu halten.

Fun Fact: Auch wenn es den Anschein hat, dass digitale Signaturen und elektronische Signaturen gleich sind, sind sie es nicht. "Nicht alle elektronischen Signaturen können als digitale Signaturen betrachtet werden. Alle digitalen Signaturen können jedoch als Typ oder elektronische Signatur bezeichnet werden."

Digitale Signaturen erfordern, dass der Unterzeichner eine zertifikatbasierte Authentifizierung bereitstellt, um seine Identität zu überprüfen.

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Ist es sicher, eine E-Signatur zu verwenden?

Während wir bald auf die Vorteile der elektronischen Signatur eingehen werden, werfen wir zunächst einen Blick auf die Entwicklung der Signatur.

• Das Siegel war das erste. Es war ein Identitätszeichen, das bis ins Jahr 3500 v. Chr. zurückreicht, als die Sumerer damit ihre Qualitätssicherung stempelten. Es wurde im Laufe der Zeit komplizierter, um zu verhindern, dass es dupliziert wird. Der 3D-Druck hat es jedoch ermöglicht, ein Siegel problemlos zu reproduzieren.
• Zweitens, nasse Unterschrift: Dies ist, wenn Sie ein Rechtsdokument auf Papier mit Feder und Tinte unterschreiben. Sie waren vor dem 17. Jahrhundert nicht so beliebt. Dies war auf steigende Alphabetisierungsraten und die mit der Robbenidentität verbundenen Komplikationen zurückzuführen.
• Die dritte E-Signatur wird eingeführt: Mit fortschreitender Technologie und der Etablierung des World Wide Web und des Internets 1995 wurden das PDF und die E-Signatur leichter zugänglich.

Die E-Signatur-Authentifizierung hat Originaldokumente sicherer gemacht als zuvor. Es wird mit einer elektronischen Aufzeichnung geliefert, die als Nachweis und Audit-Trail dient, sowie mit detaillierten Abschlusszertifikaten, die Details zu jedem Unterzeichner enthalten.

Elektronische Signaturen können in vielen Ländern rechtlich anerkannt werden, darunter Australien, Indien und die Europäische Union. Sie sind auch in den Vereinigten Staaten gültig. Es ist daher sicherer.

Was sind die Vorteile elektronischer Signaturen?

Bezahlbar

Dies ist sinnvoll, wenn Sie an die Menge an Papier denken, die für die Verarbeitung benötigt wird. Im Durchschnitt verbraucht ein US-Mitarbeiter 40 Blatt Papier pro Jahr. Nicht enthalten sind Speicherplatz, Druckerreparaturen, Tinte und sonstige Kosten.

Man muss ständig nach Wegen suchen, um Kosten zu senken und Gewinne zu maximieren, wenn man ein Unternehmen führt. Elektronische Signaturen können verwendet werden, um die Kosten für Papier, Stifte und Kopiervorgänge sowie andere verschiedene Kosten zu vermeiden, die mit herkömmlichen Papier- und Tintenmethoden zum Signieren digitaler Dokumente verbunden sind.

Die Menge an Papier, die von einer Organisation verwendet wird, beinhaltet nicht das Papier, das eine elektronische Signatur erfordert. Es sind noch erhebliche Einsparungen möglich. E-Signatur-Software ermöglicht die sichere Online-Archivierung von PDFs, Angeboten und Rechnungen. Ohne die Notwendigkeit einer physischen Lagerung.

Schnellere Dokumentenbearbeitungszeit

Elektronische Signaturen können die Bearbeitungszeiten für die Online-Dokumentenspeicherung um eine erstaunliche Anzahl von Stunden verkürzen.

Eine Studie ergab, dass elektronische Signaturen die durchschnittliche Bearbeitungszeit von Dokumenten um 37 Minuten verkürzten, verglichen mit fünf Tagen bei anderen sicheren Dokumenten. Richtig, 37 Minuten.

Es kann mühsam sein, Dokumente handschriftlich mit Papiertinte zu signieren. Dazu wird das Dokument gescannt, gedruckt, gefaxt und per Kurier versendet. Es ist wichtig zu berücksichtigen, wie lange das Senden und Empfangen bestimmter PDF-Dokumente zur Signatur dauert, die von mehreren Personen signiert werden müssen.

Durch die elektronische Unterzeichnung Ihrer Unterlagen können Sie Zeit und Ärger sparen. Sie können Dokumente schnell und einfach signieren, auch wenn es eine Weile dauert. Elektronische Signaturen können eine schnelle und einfache Option sein, die Ihrem Unternehmen hilft, viel Zeit zu sparen und es Ihnen ermöglicht, diese Zeit effektiver zu nutzen. Sie haben den Vorteil, den Sie benötigen, um Ihre Vertragsgeschwindigkeit zu erhöhen und das Vertrauen der Öffentlichkeit aufrechtzuerhalten.

Genauigkeit

Alle Angaben in Unternehmens- und Organisationsunterlagen sind rechtsverbindlich. Es ist wichtig, dass alle Unterlagen korrekt sind. Wenn das alte Verfahren noch verwendet wird und ein Unterzeichner vergisst, eine oder mehrere Seiten zu unterzeichnen, muss er benachrichtigt und aufgefordert werden, dies zu korrigieren.

Unternehmen und Einzelpersonen verwenden häufig Vertragsverwaltungs-Apps, um elektronische Signaturen auf Papieren hinzuzufügen. Diese Apps bieten viele zusätzliche Vorteile, darunter weniger Fehler in Verträgen, Angeboten, Rechnungen und anderen Dokumenten.

Untersuchungen zeigen, dass E-Signatur-Apps Gesamtfehler um etwa 80 % reduzieren können. Leidenschaftliche Autoren, Rechtsexperten und Manager haben Zugriff auf eine Vielzahl von Tools, die mit elektronischen Signaturen verwendet werden können. Dazu gehören Inhaltsbibliotheken, Vorlagen und automatisierte Genehmigungsworkflows.

Sicher und sicher

Es kann stressig sein sicherzustellen, dass alle offiziellen Unterlagen ordnungsgemäß bearbeitet und an die richtigen Personen gesendet werden. Selbst bei bester Sicherheit besteht immer die Möglichkeit, dass Dokumente verloren gehen, gestohlen, verändert oder verlegt werden.

Sie können Zeit sparen und die Anzahl der Hände reduzieren, die zum elektronischen Signieren Ihres Dokuments erforderlich sind. Es ist auch einfacher, alle erforderlichen Signaturvorgänge nachzuverfolgen, da Hersteller elektronischer Signaturen häufig einen Prüfpfad für digitale Zertifikate enthalten, der E-Mails, signierte Zertifizierungsstellen, Kopien von Verträgen und gespeicherte Kopien enthält.

Eine handschriftliche traditionelle Unterschrift ist viel einfacher zu erstellen als eine elektronische. Digitale Signaturen sind eine sichere Methode zum Unterschreiben im Internet.

Höhere Kundenbindung

E-Signatur-Lösungen sind mehr als nur für interne Geschäftsprozesse. Elektronische Signaturen können auch die Kundenzufriedenheit und -loyalität erhöhen, indem sie das Kundenerlebnis verbessern. Unternehmen, die elektronische Signaturen verwenden, haben einen höheren Net Promoter Score.

Software für elektronische Signaturen bietet Kunden viele Vorteile und benutzerdefiniertes Branding, einschließlich der Beschleunigung des Signaturvorgangs und der Abschaffung des Druckers im Büro.

Erstens können Kunden Dokumente von jedem Gerät aus elektronisch signieren. Dies bringt eine zusätzliche Effizienzstufe. Eine Vertragsmanagementlösung ermöglicht es dem Empfänger, Angebote und Verträge elektronisch zu unterzeichnen. Sie müssen ihre E-Mail-Tracking-App nicht verlassen oder Dateien herunterladen, um sie zu genehmigen.

Kunden werden auch durch die E-Signatur-Technologie beruhigt, die zusätzliche Sicherheit bietet, dass Vertragsmanager nicht verloren gehen oder verlegt werden.

Positiver Return on Investment (ROI).

AIIM-Untersuchungen ergaben, dass 81 % der Teilnehmer nach einjähriger Verwendung von E-Signatur-Software eine positive Kapitalrendite gemeldet hatten. Ein Viertel gab an, dass sich seine Investition innerhalb von drei Monaten nach der Verwendung von E-Signatur-Software amortisiert hatte.

Es ist einfach und kostengünstig, eine Infrastruktur für Aufzeichnungssoftware zu erstellen, die es Kunden und Mitarbeitern ermöglicht, Software für elektronische Signaturen zu verwenden. Es gibt viele Apps für alle Arten von Unternehmen und Privatpersonen. Die meisten von ihnen bieten engagierten Onboarding-Support, um den Übergang zur papierlosen Arbeit so einfach und schmerzlos wie möglich zu gestalten. Elektronische Unterzeichner können für viele Unternehmen eine rentable Option sein, da sie die Papierkosten senken.

Wir dürfen nicht vergessen, dass sie auch der Umwelt zugute kommen.

Elektronische Signaturen sind viel umweltfreundlicher als Alternativen mit Feder und Tinte, also sollte es Sie nicht überraschen. Elektronische Signaturen haben dazu beigetragen, die Verwendung von Hunderten von Tonnen Papier durch ihre Arbeitgeber zu reduzieren.

Es wäre äußerst kostengünstig und praktisch für Ihr Unternehmen, papierlos zu arbeiten. Dies wird auch eine gesündere Umwelt fördern. Außerdem können Sie sich den lästigen Papierkram ersparen.

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Was bewirkt eine elektronische Signatur?

Um die Einheitlichkeit bei der Verwendung elektronischer Aufzeichnungen und elektronischer Zeichen zu gewährleisten, haben mehrere Staaten das UETA-Gesetz verabschiedet. Elektronische Signaturen sind legale Möglichkeiten, Dokumente, Verträge und eine Gruppe von Dokumenten digital zu genehmigen.

Die elektronische Signatur kann verwendet werden, um jedes Dokument zu signieren, das schnell gesperrt werden muss oder eine angemessene Sicherheit erfordert. Es gibt dem Benutzer auch eine rechtliche Bindung und spart ihm Zeit.

Diese Signaturen werden für viele Zwecke verwendet.

• Bearbeitung von Rechnungen, Angeboten und Kaufverträgen
• Onboarding und Rekrutierung
• Arbeitszeittabellen, Pachtverträge und Mietverträge
• Sie können auch Steuererklärungen, Kontoauszüge, Versicherungsformulare und andere Unterlagen erhalten.
• Freigaben von Modell- und Produktmodellen
• Lieferantenvereinbarungen
• Compliance innerhalb der Organisation
• Berechtigungsscheine
• Ausgaben melden

Unternehmen verwenden heute aus vielen Gründen elektronische Signaturen.

• Es ist schneller, PDF-Verträge oder andere Verträge elektronisch zu unterschreiben.
• Es ist möglich, den Papierverbrauch zu reduzieren und Dokumente digital zu speichern. Dies ermöglicht eine elektronische Nachverfolgung während des gesamten Content-Management-Lebenszyklus.
• Diese bieten Rechtsschutz im Falle einer Vertragsverletzung oder NDA-Verletzung.
• Tools für digitale Inhalte ermöglichen es Benutzern, dank der Verfügbarkeit digitaler Personalisierungstools schnell schneller zu signieren, indem sie die elektronische Signatur in verschiedene Formate und Vorlagen integrieren

Elektronische Signaturen können in fast allen Bereichen Ihres Lebens verwendet werden. Es gibt keine Einschränkungen, wo und wann Sie elektronische Signaturen verwenden können, außer im Fall Ihres Wohnsitzlandes.

Welche Dokumente können von elektronischen Signaturen ausgeschlossen werden?

Unter bestimmten Umständen wird eine Unterschrift mit nasser Tinte (oder nicht elektronisch) einer elektronischen Unterschrift vorgezogen. Eine elektronische Signatur wird in diesen Situationen nicht akzeptiert, daher ist es wichtig, Tinte für die Insolvenzanmeldung zu verwenden.

In den folgenden Fällen sind digitale Signaturen und E-Signaturen ebenfalls verboten:

• Abgesehen von Schecks sind auch handgeschriebene Wertpapiere erhältlich
• Eine handschriftliche Vollmacht (POA).
• Schriftliche Treuhandverträge
• Auch schriftliche Testamente und andere letztwillige Verfügungen sind möglich.
• Handschriftliche Vereinbarung zum Verkauf oder zur Übertragung eines beweglichen Gegenstands oder einer Beteiligung daran

Einige Länder müssen elektronische Signaturen noch einführen. In diesen Fällen hat die Nasssignatur Vorrang vor der E-Signatur.

Fazit

Sie brauchen nicht in Panik zu geraten, wenn Sie Dokumente immer noch mit Stift und Papier unterzeichnen. Jetzt ist es jedoch an der Zeit, den Übergang zu vollziehen.
Elektronische Signaturen sind so weit verbreitet, dass die Leute keine Augenbrauen hochziehen oder sich fragen, warum elektronische Signaturen notwendig sind, wenn sie ein Dokument erhalten.

Elektronische Signaturen sparen Ihnen nicht nur Zeit, sondern verbessern auch Ihre finanzielle Situation. Elektronische Signaturersteller ermöglichen es Ihnen, Dokumente schneller, effizienter und effektiver als je zuvor zu unterschreiben.

Sie haben keinen Einfluss auf die Art und Weise, wie Ihr Unternehmen Geschäfte abwickelt. Viele Geschäftsanwendungen, einschließlich PDF, Google Docs und Salesforce sowie Microsoft Word, Microsoft Word, Dropbox, Microsoft Word und andere, können mit spezieller Software für elektronische Signaturen verwendet werden. Es gibt keinen Grund, nicht in Software für digitale Signaturen zu investieren. Jedes Unternehmen, jede Verwaltung oder Organisation profitiert von den gesamten Prozessvorteilen einer guten Investition, basierend auf ihren Bedürfnissen und Präferenzen.

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