La vida digital ofrece muchas ventajas. Es posible que haya sentido la presión de moverse hacia opciones sin papel para su negocio. Hoy podemos hacer las cosas rápido. Las empresas se mueven a la velocidad del rayo, las transacciones se completan en segundos y las transferencias bancarias se realizan en un instante. ¿Cómo podemos darnos el lujo de llegar tarde a la hora de firmar documentos, especialmente las firmas electrónicas ?
Las firmas electrónicas se están convirtiendo lentamente en la norma en el sector corporativo. Muchas empresas se están alejando de los flujos de trabajo tradicionales de pluma y tinta y están adoptando opciones digitales. Aunque no está claro si la idea de una oficina sin papel es posible, nos estamos acercando a esa posibilidad.
Las firmas electrónicas son el núcleo del flujo de trabajo sin papel. Su uso ha aumentado significativamente en los últimos años.
Las firmas electrónicas son una excelente opción para las empresas que desean reducir el papeleo, reducir los costos de papel y aumentar la productividad y la eficiencia. En la mayoría de los casos, invertir en programas de gestión de documentos generará un rendimiento positivo.
Los seis beneficios de las firmas electrónicas para el correo electrónico de su empresa deberían convencerlo de que las use.
¿Qué es una firma electrónica?
Aunque la firma electrónica o firma E puede tener diferentes significados, el significado del término es el mismo: una firma electrónica que permite a una persona dar su consentimiento al contenido de un documento.
- Diccionario se refiere a los símbolos y otros datos que se incluyen en la forma digital de un documento transmitido electrónicamente como prueba de la intención del remitente.
- Wikipedia define una firma electrónica (o firma electrónica) como datos que pueden asociarse lógicamente con otros datos y que el firmante utiliza para firmar los datos asociados.
- Adobe define la firma electrónica (o firma electrónica) como una forma legal y eficiente de aprobar documentos electrónicos. Es seguro y verificable. Se puede usar para reemplazar una firma manuscrita en casi cualquier proceso.
- La Comisión Europea define una firma electrónica como una indicación electrónica de que una persona está dispuesta a aceptar el contenido de un documento o conjunto de datos. Una firma electrónica, como su contraparte en el mundo fuera de línea que es manuscrita, es un concepto legal que captura la intención del firmante de adherirse a los términos del documento firmado.
Dato curioso: si bien puede parecer que las firmas digitales y las firmas electrónicas son lo mismo, no lo son. "No todas las firmas electrónicas pueden considerarse firmas digitales. Sin embargo, todas las firmas digitales pueden describirse como un tipo o firma electrónica".
Las firmas digitales requieren que el firmante proporcione una autenticación basada en certificados para verificar su identidad.
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¿Es seguro usar una firma electrónica?
Si bien pronto discutiremos las ventajas de la firma electrónica, primero echemos un vistazo a cómo evolucionó la firma.
- El sello fue primero. Era una marca de identidad que data del 3500 a. C. cuando los sumerios la usaron para estampar su garantía de calidad. Se hizo más complicado con el tiempo para evitar que se duplicara. Sin embargo, la impresión 3D ha hecho posible reproducir un sello con facilidad.
- Segundo, firma húmeda: esto es cuando firma un documento legal en papel con pluma y tinta. No eran tan populares antes del siglo XVII. Esto se debió al aumento de las tasas de alfabetización y las complicaciones asociadas con la identidad de las focas.
- Se presenta la tercera firma electrónica: a medida que la tecnología progresó y se establecieron la World Wide Web y 1995 Internet, el PDF y la firma electrónica se volvieron más fácilmente accesibles.
La autenticación de firma electrónica ha hecho que los documentos originales sean más seguros que antes. Viene con un registro electrónico que sirve como prueba y seguimiento de auditoría, además de certificados de finalización detallados que incluyen detalles sobre cada firmante.
Las firmas electrónicas se pueden reconocer legalmente en muchos países, incluidos Australia, India y la Unión Europea. También son válidos en los Estados Unidos. Por lo tanto, es más seguro.
¿Cuáles son los beneficios de las firmas electrónicas?
Asequible
Esto tiene sentido cuando se piensa en la cantidad de papel necesaria para procesarlos. En promedio, un empleado estadounidense usa 40 hojas de papel por año. Esto no incluye espacio de almacenamiento, reparaciones de impresoras, tinta y otros gastos.
Uno debe buscar constantemente formas de reducir los costos y maximizar las ganancias al administrar un negocio. Las firmas electrónicas se pueden utilizar para evitar el costo del papel, los bolígrafos y la fotocopia, así como otros costos diversos asociados con los métodos tradicionales de papel y tinta para firmar documentos digitales.
La cantidad de papel que utiliza una organización no incluye el papel que requiere una firma electrónica. Todavía hay ahorros significativos por hacer. El software de firma electrónica permite el archivo seguro en línea, como archivos PDF, propuestas y facturas. Sin necesidad de almacenamiento físico.
Tiempo de procesamiento de documentos más rápido
Las firmas electrónicas pueden reducir los tiempos de respuesta del almacenamiento de documentos en línea en una asombrosa cantidad de horas.
Un estudio encontró que las firmas electrónicas redujeron el tiempo promedio de procesamiento de documentos en 37 minutos, en comparación con los cinco días para otros documentos seguros. Así es, 37 minutos.
Puede ser tedioso usar el método de tinta y papel escrito a mano para firmar documentos. Esto implica escanear el documento, imprimirlo, enviarlo por fax y enviarlo por mensajería. Es importante tener en cuenta cuánto tiempo llevará enviar y recibir ciertos documentos PDF para su firma que deben ser firmados por varias personas.
Firmar electrónicamente su papeleo puede ayudarlo a ahorrar tiempo y molestias. Puede firmar documentos rápida y fácilmente, incluso si lleva un tiempo. Las firmas electrónicas pueden ser una opción rápida y fácil que ayudará a su empresa a ahorrar mucho tiempo y le permitirá utilizar ese tiempo de manera más efectiva. Tendrá la ventaja que necesita para aumentar la velocidad de su contrato y poder mantener la confianza pública.
Precisión
Toda la información en los documentos corporativos y organizacionales es legalmente vinculante. Es vital que toda la documentación sea correcta. Si todavía se utiliza el procedimiento anterior y un firmante se olvida de firmar una o más páginas, se le debe notificar y solicitar que lo corrija.
Las empresas y las personas suelen utilizar aplicaciones de gestión de contratos para agregar firmas electrónicas en documentos. Estas aplicaciones ofrecen muchos beneficios adicionales, incluidos menos errores en contratos, ofertas, facturas y otros documentos.
La investigación muestra que las aplicaciones de firma electrónica pueden reducir los errores generales en alrededor del 80%. Los escritores apasionados, los profesionales del derecho y los gerentes tienen acceso a una variedad de herramientas que se pueden usar con las firmas electrónicas. Estos incluyen bibliotecas de contenido, plantillas y flujos de trabajo de aprobación automatizados.
Seguro y Seguro
Puede ser estresante asegurarse de que todo el papeleo oficial se maneje correctamente y se envíe a las personas correctas. Siempre existe la posibilidad de que los documentos se pierdan, sean robados, alterados o extraviados, incluso con la mejor seguridad.
Puede ahorrar tiempo y reducir el número de manos necesarias para firmar electrónicamente su documento. También es más fácil realizar un seguimiento de todas las operaciones de firma requeridas porque los creadores de firmas electrónicas a menudo incluyen un registro de auditoría de certificado digital que incluye correos electrónicos, autoridad de certificación firmada, copias de contratos y copias guardadas.
Una firma tradicional manuscrita es mucho más fácil de crear que una electrónica. Las firmas digitales son un método seguro para firmar en línea.
Mayor fidelidad de los clientes
Las soluciones de firma electrónica son más que solo para procesos comerciales internos. Las firmas electrónicas también pueden aumentar la satisfacción y la lealtad del cliente al mejorar la experiencia del cliente. Las empresas que utilizan la firma electrónica tienen un Net Promoter Score más alto.
El software de firma electrónica ofrece a los clientes muchos beneficios y marcas personalizadas, incluida la aceleración del proceso de firma y la eliminación de la impresora en la oficina.
Uno, los clientes pueden firmar documentos electrónicamente desde cualquier dispositivo. Esto añade un nivel adicional de eficiencia. Una solución de gestión de contratos permite al destinatario firmar propuestas y contratos electrónicamente. No tienen que salir de su aplicación de seguimiento de correo electrónico ni descargar archivos para aprobarlos.
Los clientes también se tranquilizan con la tecnología de firma electrónica, que ofrece seguridad adicional de que los administradores de contratos no se perderán ni se extraviarán.
Retorno positivo de la inversión (ROI).
La investigación de AIIM encontró que el 81 % de los participantes reportaron un retorno positivo de la inversión después de usar el software de firma electrónica durante un año. Una cuarta parte afirmó que había visto un retorno de su inversión dentro de los tres meses posteriores al uso del software de firma electrónica.
Es fácil y económico crear una infraestructura de software de grabación para permitir que los clientes y empleados utilicen el software de firma electrónica. Hay muchas aplicaciones disponibles para todo tipo de empresas y particulares. La mayoría de ellos ofrecen soporte de incorporación dedicado para ayudar a que la transición al trabajo sin papel sea lo más fácil y sencilla posible. Los firmantes electrónicos pueden ser una opción rentable para muchas empresas, ya que reducen el costo del papel.
Debemos recordar que también son beneficiosas para el medio ambiente.
Las firmas electrónicas son mucho más ecológicas que las alternativas de pluma y tinta, por lo que no debería sorprenderte. Las firmas electrónicas han ayudado a reducir el uso de cientos de toneladas de papel por parte de sus empleadores.
Sería extremadamente rentable y práctico para su negocio dejar de usar papel. Esto también promoverá un medio ambiente más saludable. También podrá evitar la molestia de pasar por montañas de papeleo.
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¿Qué hace una firma electrónica?
Para garantizar la uniformidad en los registros electrónicos y el uso de firmas electrónicas, varios estados adoptaron la Ley UETA. Las firmas electrónicas son formas legales de aprobar digitalmente documentos, contratos y un grupo de documentos.
La firma electrónica se puede utilizar para firmar cualquier documento que deba bloquearse rápidamente o que requiera una seguridad razonable. También le da al usuario un vínculo legal y le ahorra tiempo.
Estas firmas se utilizan para muchos propósitos.
- Procesamiento de facturas, propuestas de venta y acuerdos de compra.
- Incorporación y Reclutamiento
- Hojas de tiempo, arrendamientos y contratos de alquiler
- También puede obtener declaraciones de impuestos, extractos bancarios, formularios de seguros y otra documentación.
- Lanzamientos de modelos y modelos de productos
- Acuerdos de proveedores
- Cumplimiento dentro de la organización
- Boletas de autorización
- Informes de gastos
Las empresas utilizan firmas electrónicas hoy en día por muchas razones.
- Es más rápido firmar electrónicamente contratos en PDF u otros contratos.
- Es posible reducir el uso de papel y guardar documentos digitalmente. Esto permite el seguimiento electrónico a lo largo del ciclo de vida de la gestión de contenido.
- Estos brindan protección legal en caso de una violación de contrato o incumplimiento de NDA.
- Las herramientas de contenido digital permiten a los usuarios firmar rápidamente más rápido al integrar la firma electrónica en diferentes formatos y plantillas gracias a la disponibilidad de herramientas de personalización digital
Las firmas electrónicas se pueden utilizar en casi todos los aspectos de su vida. No hay restricciones sobre dónde y cuándo puede usar firmas electrónicas, excepto en el caso de su país de residencia.
¿Qué documentos se pueden excluir de las firmas electrónicas?
En determinadas circunstancias, se prefiere una firma de tinta húmeda (o no electrónica) a una firma electrónica. No se aceptará una firma electrónica en estas situaciones, por lo que es importante usar tinta para declararse en bancarrota.
En los siguientes casos, las firmas de soluciones digitales y las firmas electrónicas también están prohibidas:
- También se encuentran disponibles instrumentos negociables escritos a mano, además de cheques.
- Un poder notarial (POA) escrito a mano.
- Contratos de fideicomiso por escrito
- También se dispone de testamentos escritos y otras disposiciones testamentarias.
- Acuerdo escrito a mano para vender o transferir cualquier cosa mueble, o interés en una
Algunos países aún no han adoptado las firmas electrónicas. En estos casos, la validez de la firma húmeda prevalece sobre la firma electrónica.
Conclusión
No necesita entrar en pánico si todavía está firmando documentos con lápiz y papel. Sin embargo, ahora es el momento de hacer la transición.
Las firmas electrónicas se han vuelto tan comunes que las personas no se sorprenden ni se preguntan por qué son necesarias las firmas electrónicas cuando reciben un documento.
Las firmas electrónicas no solo le ahorran tiempo, sino que también mejoran su posición financiera. Los creadores de firmas electrónicas le permiten firmar documentos de forma más rápida, eficiente y eficaz que nunca.
No afectarán la forma en que su empresa realiza negocios. Muchas aplicaciones comerciales, incluidos PDF, Google Docs y Salesforce, así como Microsoft Word, Microsoft Word, Dropbox, Microsoft Word y otras, se pueden usar con software especial de firma electrónica. No hay razón para no invertir en software de firma digital. Cada empresa, administración u organización obtendrá durante todo el proceso los beneficios de una buena inversión en función de sus necesidades y preferencias.
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