Estos son los beneficios de la firma electrónica para bufetes de abogados
Muchos bufetes de abogados necesitarán usar firmas digitales debido a la reducción del contacto cara a cara. Muchos bufetes de abogados han formado equipos para abordar los problemas de COVID-19 que pueden afectar su negocio, desde los servicios al cliente hasta las capacidades de TI y la salud. Después de abordar los problemas inmediatos de seguridad y salud, muchosbufetes de abogados quieren asegurarse de que los clientes reciban un servicio rápido y eficiente.
Un equipo puede mejorar la comunicación y comunicar información importante a los clientes y al personal. El silencio puede generar confusión y preocupación. Un equipo centralizado garantiza que los clientes, empleados, socios y empleados reciban información precisa y actualizada. Esto reduce la posibilidad de que se reciba información errónea de fuentes no informadas.
La pandemia de COVID-19 tuvo un profundo impacto en la vida y las prácticas comerciales de las personas. Las empresas no esenciales tuvieron que cerrar y establecer fuerzas de trabajo remotas. Muchas personas han sido puestas en cuarentena, lo que dificulta, si no imposibilita, obtener firmas húmedas en papel. Esto ha llevado a que se preste mayor atención a los formatos de documentos electrónicos. Millones de personas están sujetas a restricciones obligatorias y voluntarias que limitan su interacción en persona para aplanar la curva. También son más dependientes de las reuniones remotas y la tecnología virtual. Esto ha llevado a cuestionar la legalidad de las firmas electrónicas. A medida que los bloqueos relacionados con la salud se vuelven más severos, las firmas físicas o la presencia remota y las certificaciones notariales se vuelven cada vez más necesarias.
La validez y la exigibilidad de la seguridad de un documento con tecnología de firma electrónica dependen de muchos factores, incluido el tipo de transacción involucrada y la ley estatal que rige la ubicación de las partes, y la forma en que se ejecutará el documento físico. Es posible que el software de firma electrónica sea inválido o inaplicable. Por lo tanto, es fundamental que se adhiera estrictamente a todas las leyes aplicables.
Las soluciones de firma electrónica son válidas siempre que se ejecuten correctamente. Dos fuentes de la legislación estadounidense rigen los efectos jurídicos de las firmas electrónicas: la Ley Federal de Firmas Electrónicas en el Comercio Global y Nacional ESIGN y la Ley de Transacciones Electrónicas Uniformes del estado. No se puede negar la ejecutoriedad de un contrato simplemente porque fue firmado electrónicamente. La solución de firma electrónica es la misma en todas las jurisdicciones, lo que debería facilitar la expansión del uso de la tecnología de firma electrónica durante la pandemia.
Casi todo el mundo puede ahora enviar documentos en papel firmados electrónicamente utilizando una tecnología similar a un facsímil. Para hacer esto, utilizan una computadora personal, una tableta o un teléfono inteligente. Toman una foto de la página firmada y la envían a otra parte con un reconocimiento de que es la página de la firma. Una aplicación de iPhone Notes permite a los usuarios tomar varias páginas y guardarlas juntas como un solo archivo.
¡Obtenga una estimación gratuita o hable con nuestro gerente comercial!
Las firmas electrónicas pueden tener muchos beneficios, especialmente en tiempos de distanciamiento social o cuarentena.
- No hay necesidad de buscar personas para firmas en persona (a pesar de los retrasos que esto puede causar).
- Puede firmar contratos en cualquier lugar, en cualquier dispositivo, desde un teléfono inteligente hasta una tableta y una computadora portátil, sin tener que escanear, enviar un fax o pasar la noche. Esto facilita que los departamentos legales hagan su trabajo rápidamente.
- Reduzca o elimine la necesidad de almacenar contratos en almacenamiento físico. Además, ahorre dinero en el envío de documentos PDF
- Es posible configurar un procedimiento de enrutamiento para que las firmas se obtengan en el orden correcto. Una copia completamente ejecutada se devuelve al departamento legal.
- Seguimiento en tiempo real de la ejecución del contrato
- Muchas de estas soluciones son fáciles de entender y fáciles de usar.
- Es la solución ideal para completar contratos durante la actual pandemia de COVID-19.
Aquí hay algunas cosas que debe hacer si su empresa está lista para usar firmas electrónicas:
- Conozca la ley aplicable a su área
- Para hacerlo bien, necesita un equipo multifuncional. Como cualquier gran proyecto tecnológico. Deberá explorar las opciones y crear un plan para implementar el programa.
- Establecer una política de ley de firma electrónica en toda la empresa que incluya reglas y pautas
- Use una herramienta/proveedor de firma electrónica de confianza como Law Ruler
- Debe crear un repositorio de contratos de certificados electrónicos. Además, asegúrese de mantener un registro de auditoría para que pueda probar las firmas en caso de que surja un problema.
Law Ruler Software ofrece una solución flexible de gestión de casos legales que incluye funciones como CRM legal y gestión de contactos, formularios de admisión en línea y plantillas de documentos. Law Ruler Software presenta formularios de admisión en línea fáciles de usar y personalizables. Todos los datos se almacenan automáticamente en el sistema. Los usuarios también pueden crear y personalizar plantillas de documentos digitales confidenciales y automatizar la impresión y la entrega a los clientes. También puede rastrear fuentes de marketing y etiquetar etiquetas.
La firma electrónica es una forma de acelerar el negocio al permitir que los clientes firmen procesos y devuelvan documentos. La firma electrónica le permite a su empresa enviar documentos legales y acuerdos de retención a clientes potenciales, incluso si los viajes están restringidos. Los acuerdos electrónicos que son legalmente vinculantes se pueden almacenar en una ubicación segura, como una red comercial, bases de datos gubernamentales, unidades de respaldo o la nube. Estos tipos de documentos pueden almacenar toda la información relevante en un archivo, que está protegido contra la manipulación una vez que se han completado. Law Ruler es un poderoso CRM legal, disponible como una aplicación independiente que incluye seis aplicaciones, incluida la gestión de la práctica legal. Los usuarios pueden mejorar la productividad, acelerar y ser más precisos, al mismo tiempo que ahorran tiempo y dinero.
