Vergangenheit und Zukunft digitaler Signaturen

Bis vor kurzem verwendeten Führungskräfte Tinte und einen Gummistempel, um Dokumente zu „signieren“. Um den Prozess der elektronischen Signatur zu beschleunigen, würden sie ihr Logo einem anderen „autorisierten Benutzer“ anvertrauen, der Papiere in ihrem Namen stempeln oder „signieren“ könnte. Die Idee war, dass, wenn jemand das Stempelkissen physisch verwenden konnte, dies bedeutete, dass er berechtigt war, es zu verwenden und Verträge zu unterzeichnen. oder andere Rechtsdokumente.

Die fragwürdige Signatur

Schneller Vorlauf in die noch nicht allzu ferne Vergangenheit. Sie finden elektronische Dokumente, die „signiert“ wurden, als jemand dem Datensatz ein Signaturbild hinzugefügt hat. Jeder kann ein JPEG auf einen Vertrag legen. Es wird davon ausgegangen, dass sie berechtigt sein müssen, im Namen der Person zu unterschreiben, wenn sie Zugriff auf die Signaturdatei haben. Hier bricht der Prozess zusammen. Es gibt keinen schnellen und einfachen Weg, um zu bestätigen, dass die Person oder jemand, den sie autorisiert hat, der wahre Unterzeichner eines digitalen Dokuments war, wenn Unterschriftsbilder wie diese verwendet werden. Es gibt keinen Prüfpfad oder Metadaten, um nachzuweisen, dass die Signatur legitim und autorisiert und keine Fälschung war.

Der beunruhigende Teil ist, dass wir diese Verknüpfungen weiterhin ständig im Signaturprozess sehen. Als Anwälte sind wir dafür verantwortlich, vor Gericht angemessen zu argumentieren, warum wir glauben, dass eine Unterschrift gültig ist. Sie finden sich möglicherweise dabei, logische Argumente vorzubringen, wie z. B., dass es von der richtigen E-Mail-Adresse oder Domäne stammt, es der richtige Entwurf war oder eine anscheinend gültige schriftliche Unterschrift enthielt. Es ist schwieriger zu überprüfen, ob die Signatur eines elektronischen Dokuments vom Eigentümer des Dokuments oder von jemandem mit der Erlaubnis dieses Eigentümers hinzugefügt wurde. Lassen Sie mich nicht einmal damit anfangen, wie viele Menschen versucht haben, die Unterzeichnung eines Vertrags zu vermeiden, indem sie argumentierten, dass der Unterzeichner keine Autorisierung hatte.

Digitale Signaturen sind eine andere Art von elektronischen Signaturwerkzeugen; Sie sind jedoch wie ein Fingerabdruck auf einem Papierdokument. Sie sind mit einem Zertifikat verbunden, das immer protokolliert ist, sodass Sie immer sehen können, wann etwas übertragen wurde, wer es empfangen hat, wann es empfangen wurde usw. Außerdem wird die Signatur automatisch mit einem Zeit- und Datumsstempel versehen., die Signatur selbst wird Zeit und Datum automatisch gestempelt. Diese digitale Spur gibt Ihnen etwas, dem Sie folgen können, und beweist, dass der Signor derjenige war, für den er sich ausgab. Diese Spur ist so offensichtlich, dass digitale Signaturen selten angefochten werden. Tatsächlich werden sie von den meisten Gerichten dank der genauen Aufbewahrungskette vom Versand bis zur Unterzeichnung akzeptiert. Wie man in vielen (kleinen) Kreisen sagt, ist es so gut wie unterschrieben, gesiegelt und gestempelt.

6 wesentliche Gründe, einen digitalen Signatur-Fingerabdruck auf Ihrer Seite zu haben

Wie Sie wissen, muss jede Transaktionsdokumentsicherheit, einschließlich Verträgen, die einer Unterschrift bedarf, einer gerichtlichen Prüfung standhalten. Alles, von Immobilientransaktionen und -käufen bis hin zu Testamenten und Trusts, Nachlassrichtlinien usw., muss eine autorisierte Unterschrift enthalten, die vor Gericht beglaubigt oder validiert werden kann.

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Eine Anwaltskanzlei oder ein Rechtsexperte kann aus den folgenden sechs Gründen den Wunsch haben, elektronische Signaturdienste zu verwenden

1. Beruhigende Gewissheit, dass Menschen nichts ändern, duplizieren oder irgendetwas Unerwünschtes tun können, wenn ein Dokument über einen Anbieter elektronischer Dienste gesendet wird, der Protokolle für digitale Signaturen verwendet. Da PDF-Dokumente, die zu einem elektronischen Signaturdienst mit digitalen Signaturen hochgeladen werden, vor Änderungen geschützt sind, können Benutzer den Text nicht direkt ändern oder kopieren und können den Inhalt des Dokuments nicht exportieren oder ändern oder eine neue Version hochladen/importieren. Alles, was sie tun konnten, war zu lesen und zu unterschreiben (oder die Unterschrift zu verweigern). Dies bedeutet, dass die Sicherheit und Inhaltsintegrität des Dokuments nicht in Frage gestellt werden.
2. Signaturen können mit einem Audit-Trail verifiziert werden. Die meisten Anbieter elektronischer Signaturen mit Protokollen für digitale Signaturen bieten Zertifizierungen und Prüfungsversuche für Dokumente an, die über ihre Systeme verarbeitet werden. Gegen solche Signaturen können Zertifikate ausgestellt werden, die in den meisten Rechtsordnungen anerkannt und aufrechterhalten werden. Es funktioniert ähnlich wie ein öffentlicher Notar, ohne dass man tatsächlich einen braucht.
3. Der Zeit- und Kostenaufwand für den Vertragsabschluss wird deutlich reduziert. Sofern Sie nicht an Dokumenten arbeiten, die notariell beglaubigt werden müssen, oder durch das Apostille-Verfahren, müssen Dokumente nicht mehr über Nacht zwischen den Unterzeichnern hin- und hergeschickt werden. Es ist keine persönliche Interaktion erforderlich. YDeals können jetzt landesweit in etwa 30 Sekunden besiegelt werden. Druck- und Versandkosten sowie Softkosten werden durch diese Schnelligkeit beim Abschluss (Scannen und Hochladen) gesenkt. Der automatisierte Workflow und die Gewissheit, dass das Dokument aufbewahrt wird, sobald alle Unterschriften vorhanden sind, erhöhen die Einsparungen.
4. Gewissheit, dass das Dokument sicher ist, sobald es vollständig signiert ist. Es gibt Ihnen die Gewissheit, dass Sie es nirgendwo verlieren werden und dass es innerhalb des Systems durchsuchbar bleibt. Durch die Kombination einer Lösung wie E-Signature-Felder mit der Leistungsfähigkeit von automatisieren Sie den Prozess und reduzieren Ihr Risiko. Sind Sie nicht länger darauf angewiesen, dass jemand physische Dokumente scannt oder Anhänge innerhalb des E-Mail-Systems speichert, wo Fehler passieren oder Leute vergessen, ihre Uploads abzuschließen? Die integrierte Integration mit elektronischer Signatursoftware bedeutet, dass Dokumente automatisch gespeichert, nachverfolgt und zertifiziert werden.
5. Lösungen für elektronische Unterschriften mit Fingerabdrücken für digitale Unterschriften sind intuitiv und bequem. Sie können fast überall auf der Welt mit praktisch jedem Gerät abgeschlossen werden. Jeder sucht nach Wegen, um Produktion und Effizienz zu steigern. Warum sollten Sie also einen Prozess entwerfen, der für Sie oder Ihre Kunden eine Herausforderung darstellt? E-Signaturen sparen Zeit und Geld und sind sicher und einfach. Darüber hinaus widerlegt es die Annahme eines unerreichbaren Kunden oder Unterzeichners. Ob im Auto sitzend, auf dem Telefon, auf dem Laptop von zu Hause oder der Arbeit oder im Urlaub in einer Kabine, die Unterzeichnung kann in weniger als 30 Sekunden erfolgen.
6. Wie bereits erwähnt, ist die Validierung einer Lösung für digitale Signaturen vor Gericht leichter zu verteidigen. Gerichte behandeln die E-Signatur-Lösung mit digitaler Zertifizierung so, wie sie in der Vergangenheit nasse Unterschriften behandelt haben. Wenn Sie einen Zeit- und Datumsstempel mit Unterschrift zusammen mit einer transparenten elektronischen CoC haben, ist es schwierig, dies anzufechten. Der Prüfpfad, der Zeit-/Datumsstempel und der Zertifizierungsprozess ersetzen die Handschriftanalyse oder die Bestätigung der Integrität physischer Unterschriften durch einen Unterzeichner.