El tema de las firmas electrónicas para formularios de impuestos es relativamente nuevo.
Esto se debe a que el IRS requiere firmas en papel en todos los formularios de impuestos.
Sin embargo, algunos formularios de impuestos han visto cambiar sus reglas en los últimos años.
El IRS siempre está buscando formas de mejorar sus operaciones.
El IRS ofrece a los contribuyentes la opción de firmar ciertos formularios de forma electrónica o digital. Esta es una manera de reducir la carga sobre la comunidad fiscal. También permite a los contribuyentes presentar formularios en papel electrónicamente hasta el 31 de diciembre de 2021. La agencia está tratando de equilibrar la opción de firma electrónica y la seguridad crítica y la protección contra el robo de identidad y la actividad fraudulenta. El IRS brinda una descripción general de cómo usar firmas electrónicas en formularios específicos, ya que reconoce la importancia de estas firmas para la comunidad tributaria.
Hay una manera eficiente de hacer su trabajo de impuestos de forma rápida y precisa. Todo comienza con dos programas de software líderes en la industria que lo ayudarán a optimizar y trabajar de manera eficiente en su negocio.
¿Qué es una Firma Electrónica?
Una firma electrónica (también conocida como firma electrónica) es una forma de firmar documentos usando una identificación digital electrónicamente.
Esto se aplica a los formularios de impuestos. Aunque muchos formularios de impuestos ahora se pueden completar electrónicamente, las reglas establecen que deben firmarse por escrito.
El IRS reconoce que llenar, imprimir y enviar formularios de impuestos puede ser una carga y están trabajando para mejorar su sistema.
La ley actual que permite la firma electrónica de documentos fiscales estará en vigor hasta el 31 de octubre de 2023.
Podrá prorrogarse a partir de octubre de 2023.
Una firma electrónica tiene la principal ventaja de ahorrar tiempo cuando se preparan las declaraciones de impuestos para los trabajadores.
También puede aplicar una firma electrónica en su documento para evitar que se edite más. Esto protege contra la manipulación de documentos una vez que el contribuyente ha presentado el formulario.
Puede ahorrar dinero utilizando una firma electrónica. En lugar de imprimir el documento, no tendrá que hacerlo. Esto significa que no gastará tanto dinero en papel y tinta. ).
Agregar una firma electrónica a un formulario .
Se requiere un programa de software que le permita agregar una firma electrónica a sus formularios de impuestos. El IRS reconoce oficialmente la firma electrónica de eSignly.
El IRS acepta dos tipos de firmas electrónicas para documentos fiscales.
- Firmas digitales : esta es una posibilidad si su software le permite firmar documentos digitalmente. Es más seguro que una firma de imagen.
- Firmas en imágenes : esto implica firmar a mano un formulario y escanearlo. Luego, lo guardas como una imagen.
¿Que es una asignatura digital?
A pesar de sus similitudes, existen sutiles diferencias entre la firma digital y la firma electrónica.
Ambos se utilizan para autenticar documentos, pero hacen cosas diferentes.
Las firmas digitales son la tecnología que cifra una firma. Esto asegura que el firmante no esté mintiendo sobre su identidad.
La diferencia es que las firmas electrónicas indican que un signatario está de acuerdo con los términos de un documento en particular.
¿El IRS acepta firmas electrónicas ?
El IRS ha realizado cambios recientes a sus reglas con respecto a las firmas de documentos fiscales.
Los no residentes están sujetos a las formas de impuestos más comunes utilizadas durante la temporada de impuestos.
Beneficios de la firma electrónica
Las firmas electrónicas pueden ayudar a los contadores y las empresas de contabilidad a mejorar la productividad y brindar beneficios para los procesos de todo el día. Este es el por qué:
- Finalización de documentos más rápida: el tiempo es dinero en contabilidad. Particularmente en la contabilidad fiscal, los contadores viven de acuerdo con los plazos. Saltarse los plazos también puede resultar en multas y tarifas costosas. Las firmas y profesionales contables están utilizando firmas electrónicas para obtener rápidamente documentos completos de los clientes. Esto garantiza que los formularios y los pagos se puedan procesar a tiempo.
- Conveniencia mejorada. Los contadores están ocupados y no quieren lidiar con papeleo desordenado. Las firmas electrónicas permiten firmar documentos desde cualquier lugar en segundos. Esto añade comodidad al día de todos.
- Más seguro: los documentos contables a menudo contienen información de identificación personal (PII), como números de cuentas bancarias y números de seguro social. Hay posibilidades de que los documentos físicos se pierdan o sean robados. Con documentos digitales, las empresas de contabilidad pueden ofrecer beneficios adicionales. Pueden garantizar visibilidad limitada, acceso controlado por contraseña, firma digital gratuita y otras características.
- Cumple con la industria: el cumplimiento y los requisitos reglamentarios son esenciales para los profesionales de finanzas y contabilidad. Las pautas de FINRA se pueden cumplir fácilmente y los requisitos de los formularios electrónicos del IRS se pueden cumplir con las opciones de autenticación basada en el conocimiento (KBA) y autenticación multifactor (MFA) a través de firmas electrónicas.
- Pago más rápido: con las firmas electrónicas, los contadores pueden enviar facturas electrónicamente y pagarlas de inmediato. Envíe por correo electrónico las facturas o inserte formularios de firma en su sitio web para su aprobación y pago para acelerar el llenado y el envío.
- Colaboración en equipo mejorada: cuando varias personas o departamentos necesitan trabajar juntos en una cuenta u otro documento, los documentos contables firmados electrónicamente lo hacen más fácil y eficiente. Esto permite que el equipo edite y envíe documentos fácilmente.
- Mayor precisión: la contabilidad es un área crítica de precisión. Varias partes pueden firmar un documento a la vez, o varios campos pueden requerir la firma. Además, es posible que se necesite información diferente. Los documentos electrónicos permiten una mayor precisión y permiten que las cuentas ayuden a los firmantes marcando las áreas que requieren firmas y proporcionando datos. Los creadores de documentos pueden cambiar o corregir errores en minutos y devolverlos a los signatarios.
- Mayores ahorros: al final, los documentos electrónicos y la firma son mucho más baratos que la firma con lápiz y tinta y papel. Al cambiar a firmas digitales, las empresas de contabilidad pueden reducir los gastos generales.
Puede firmar electrónicamente muchos formularios de impuestos
La cantidad de contribuyentes que presentan declaraciones de impuestos electrónicamente ha aumentado drásticamente desde que el IRS comenzó a aceptar firmas electrónicas para los formularios de impuestos. Más del 94% de las declaraciones de impuestos individuales se presentaron electrónicamente en 2020. Los clientes esperan presentar sus declaraciones de impuestos electrónicamente. Tiene sentido digitalizar más de sus procesos de preparación de impuestos.
Las firmas electrónicas se están convirtiendo en una herramienta comercial esencial para los contadores. Ahora puede entregar documentos fiscales y financieros en horas en lugar de días. Esto le permite concentrarse en el trabajo del cliente en lugar de cómo funcionan sus procesos de aprobación.
Sin embargo, no todo el software de firma electrónica es igual. La eficiencia con la que su empresa incorpora esta tecnología puede afectar el éxito general de su empresa. Es importante seleccionar una herramienta de firma electrónica que haya demostrado ser exitosa con los profesionales de impuestos.
La Temporada de Impuestos: Beneficios del uso de firmas electrónicas
La tecnología digital ha hecho que la declaración y presentación de impuestos sea mucho más simple. Para presentar electrónicamente las declaraciones de renta, los contribuyentes solo necesitan adjuntar su firma digital al documento.
Según la Ley de tecnología de la información de 2000, el software de firma digital verifica que el destinatario tenga documentos de declaración de impuestos autenticados y que no haya sido alterado en tránsito.
Con las firmas electrónicas, los preparadores de impuestos pueden eliminar la necesidad de imprimir, enviar por correo electrónico o enviar por fax formularios legales. Aquí hay algunos beneficios que los contadores y los preparadores de impuestos pueden disfrutar de la tecnología de firma electrónica.
Acelere todo el flujo de trabajo
El método tradicional de enviar documentos fiscales por correo puede tardar varias semanas, si no meses, en recibir las declaraciones de impuestos. Sin embargo, ya no es necesario imprimir, firmar y enviar todos los documentos fiscales por correo. Puede firmar sus declaraciones de impuestos electrónicamente.
Las firmas en línea pueden ser una solución rápida y fácil para los dolores de cabeza de la declaración de impuestos. Es más rápido enviar documentos importantes digitalmente que distribuirlos manualmente. Puede administrar el trabajo en solo unas pocas semanas o incluso días. También puede reducir la cantidad de papel que utiliza.
Más conveniencia
Las firmas legalmente vinculantes han mejorado con el desarrollo de la comunicación dentro de las comunidades. La introducción de la presentación electrónica por parte del Servicio de Impuestos Internos en 1986 fue un primer paso. Sin embargo, la cantidad de declaraciones presentadas electrónicamente aumentó a casi 100 millones en 2017 después de agregar firmas electrónicas en 2014.
Tanto los preparadores de impuestos como los consumidores pudieron ver cómo las firmas electrónicas hacen que todo el proceso sea fluido.
Los clientes pueden completar rápidamente sus declaraciones de impuestos utilizando firmas electrónicas. Los preparadores de impuestos también pueden servir a más clientes. Esto les ahorra tiempo y dinero y elimina todas las molestias.
Experiencia del cliente agradable
La mayoría de los clientes usan sus teléfonos inteligentes y esperan que sus contadores sean expertos en tecnología. El 83% de los contadores cree que los clientes de hoy esperan más de ellos. Gracias al proceso de declaración de impuestos sin papel, los profesionales de la contabilidad pueden completar rápidamente formularios de clientes complejos.
Los clientes pueden firmar y enviar electrónicamente declaraciones de impuestos, así como otros formularios, utilizando firmas electrónicas. Mejora la satisfacción del cliente.
Impulse la seguridad de los datos
El IRS ha tomado medidas adicionales para proteger las declaraciones de impuestos firmadas electrónicamente de los ataques cibernéticos. También hay ciertos requisitos que los contribuyentes deben cumplir.
Algunos tipos de firmas en línea ofrecen mayor seguridad. Las firmas digitales, por ejemplo, ofrecen mayor seguridad que una firma electrónica básica.
Tenga en cuenta qué firma electrónica está utilizando para completar sus documentos de declaración de impuestos. Las amenazas cibernéticas no pueden penetrar las firmas digitales. Permite a los contribuyentes enviar y recibir con confianza documentos fiscales que contienen información confidencial, como números de Seguro Social o registros financieros.
El primer requisito legal de presentación electrónica del IRS requiere verificar la identidad del firmante único. Esto se hace vinculando la firma electrónica con el registro electrónico asociado. Estos métodos de autenticación se utilizan para verificar esto:
A) Autenticación basada en el conocimiento
KBA es la autenticación que acredita la identidad de quien la proporciona. El IRS utiliza esta autenticación cuando una persona firma de forma remota los formularios 8878 o 8879.
Antes de acceder a cualquier documento, le pide al firmante que proporcione la información correcta, como fecha de nacimiento. Una vez que toda la información es correcta, se le solicita al firmante que responda preguntas simples basadas en una base de datos de registros públicos.
B) Autenticación basada en correo electrónico
Este tipo de autenticación requiere que el firmante verifique su identidad haciendo clic en un enlace de correo electrónico. Luego se le pedirá al firmante que acepte recibir y firmar electrónicamente los documentos de declaración de impuestos.
Para proteger la integridad y los datos de los documentos fiscales, el IRS exige que estén firmados. Las firmas digitales tienen la función a prueba de manipulaciones.
Esto asegura que ningún intruso tenga acceso o haya modificado el documento. Una pista de auditoría completa también debe acompañar a los documentos firmados. Este registro detalla la fecha y hora de creación, ejecución, la dirección IP del firmante, quién lo vio y otros datos pertinentes.
El IRS requiere que los documentos de declaración de impuestos y el registro de auditoría estén archivados durante al menos dos años. También puede guardarlos en línea para reducir el uso de papel y ahorrar espacio de almacenamiento.
Firmas en declaraciones y formularios
En las declaraciones y formularios presentados en papel, los contribuyentes deben firmar con tinta y con una firma manuscrita. El IRS permite el uso de firmas electrónicas en ciertos formularios y declaraciones. Esto es en respuesta a la pandemia de COVID-19. A fines del año pasado, el IRS anunció que extendería el uso de firmas electrónicas para formularios relevantes hasta el 31 de octubre de 2023.
Tipos de firmas electrónicas aceptadas
El IRS acepta una variedad de firmas electrónicas en los formularios correspondientes. Para crear o capturar una firma electrónica no es necesaria ninguna tecnología específica. Los métodos aceptables son:
- Un bloque de firma que contiene un nombre escrito.
- Una imagen de firma manuscrita escaneada o digitalizada se adjunta a un registro electrónico.
- Se puede ingresar una firma manuscrita en una plataforma de firma electrónica
- Un dispositivo de lápiz óptico que le permite escribir una nota manuscrita, una firma o un comando en una pantalla.
- Una firma que se crea utilizando software de terceros.
El IRS acepta imágenes de firmas, tanto escaneadas como fotografiadas. Esto incluye tipos de archivos compatibles con Microsoft 365 como tiff y jpg, jpeg y pdf, paquete de Microsoft Office o Zip.
Fórmulas relevantes presentadas en papel
El uso temporal de firmas electrónicas solo se aplica a los formularios presentados en papel que se enumeran a continuación. Esto no se aplica a otros formularios en papel, como el Formulario 1040 y el Formulario 1120. Si el formulario no se puede presentar electrónicamente, los contribuyentes o sus representantes aún deben firmar a mano los formularios presentados en papel.
Los siguientes formularios permiten firmas electrónicas temporales:
- Modelo 11-C, Impuesto de Trabajo y Declaración de Registro por Apuestas
- Fórmula 637, Solicitud de Registro (Para Ciertas Actividades de Impuestos Especiales),
- Formulario 706, declaración de impuestos sobre el patrimonio de los EE. UU. (y la transferencia con salto generacional),
- Formulario 706-A, Declaración de impuestos sucesorios adicionales de EE. UU.,
- Formulario 706-GSD(D), Declaración de impuestos de transferencia con salto de generación para distribuciones
- Formulario 706-GS (D-1), Notificación para Distribución de un Fideicomiso de Omisión de Generaciones
- Para terminaciones: Formulario 706-GST(T), declaración de impuestos de transferencia con salto de generación para terminaciones
- Formulario 706-QDT, Declaración de impuestos sucesorios de EE. UU. para fideicomisos nacionales calificados,
- Anejo R-1 Formulario 706 Impuesto de Transferencia con Salto Generacional
- Formulario 706-NA, declaración de impuestos sobre sucesiones de EE. UU. (y transferencia con salto de generación),
- Formulario 709 de EE. UU. Formulario 709, EE. UU.
- Modelo 730, Declaración Mensual del Impuesto por Apuestas
- Formulario 1042 Declaración anual de retención de impuestos a los ingresos de origen estadounidense de personas extranjeras,
- Formulario 1120-C Declaración de impuestos sobre la renta de EE. UU. para organizaciones cooperativas
- Formulario 1120FSC, Declaración de impuestos sobre los ingresos de EE. UU. para una corporación de ventas en el extranjero
- Formulario 1120-H para declaración de impuestos sobre la renta de EE. UU. para asociaciones de propietarios
- Formulario 1120-IC DISC Cargo de intereses Ventas nacionales internacionales - Declaración de sociedades
- Formulario 1120-L Declaración de impuestos sobre la renta de la compañía de seguros de vida de EE. UU.
- Formulario 1120-ND Declaración de Fondos de Desmantelamiento Nuclear y Ciertas Personas Relacionadas
- Formulario de declaración de impuestos sobre la renta de la compañía de seguros de propiedad y accidentes de EE. UU. 1120-PC
- Formulario 1120-REIT, Declaración de impuestos sobre la renta de EE. UU. para fideicomisos de inversión en bienes raíces,
- Formulario 1120-RIC, Declaración de impuestos sobre los ingresos de los EE. UU. para empresas inversionistas reguladas
- Formulario 1120-SF EE. UU.
- Formulario 1127, Solicitud de prórroga del plazo para el pago del impuesto por dificultad excesiva
- Formulario 1128, Solicitud para adoptar, modificar o retener un año fiscal
- Formulario 2678, Designación de empleador/pagador para agente
- Fórmula 3115, Solicitud de cambio de método contable
- Formulario 3520, Declaración Anual para Reportar Transacciones con Fideicomisos Extranjeros y Recibo de Ciertos Regalos Extranjeros
- Formulario 3520-A Declaración informativa anual de fideicomiso extranjero a un propietario estadounidense,
- Formulario 4421, Declaración - Comisiones del albacea y honorarios de abogados
- Formulario 4768, Solicitud para extender el tiempo para presentar una declaración y pagar impuestos sobre sucesiones en EE. UU. (y transferencias con salto generacional)
- Para la declaración de información sobre emisiones de bonos de actividad privada exentas de impuestos, complete el Formulario 8038.
- Formulario 8038-G, Información de declaración de bonos gubernamentales exentos de impuestos
- Formulario 8038-GC Declaración Informativa para Pequeñas Emisiones y Arrendamientos de Bonos Gubernamentales Exentos de Impuestos, así como Ventas a Plazos
- Formulario 8283: Contribuciones benéficas no monetarias
- Para los formularios de autorización de firma de archivos electrónicos del IRS, utilice la serie de formularios 8453, 8878 y 879.
- Fórmula 8802, Solicitud de Certificación de Residencia de EE. UU.
- Formulario 8832 Elección de Clasificación de Entidad
- Información sobre los beneficiarios que adquieren bienes de un difunto. Formulario 8971.
- Formulario 8973, Organización de Empleadores Profesionales Certificados/Acuerdo de Informes de Clientes; y
- Las elecciones siguen la Sección 83(b) del Código de Rentas Internas.
Casos de uso
Hace mucho que los clientes tenían que firmar para sus preparadores de impuestos imprimiéndolos, enviándolos por fax o acercándose a ellos.
eSignly le permite enviar y firmar la mayoría de los documentos necesarios para fines contables y fiscales.
- Acuerdos de compra de activos
- Acuerdos de confidencialidad
- Contratos de trabajo
- Cartas de compromiso
- Acuerdos de contratistas independientes
- Formularios del IRS 8878 y 8879
- Formación de LLC
- Acuerdos de continuación de la práctica
- Acuerdos de otorgamiento de poder
Directrices para el uso de una solución de firma electrónica
Para los formularios 8878 y 8879, las firmas de lápiz sobre papel solo se aceptaban antes de 2014. Estos formularios permiten que un Originador de declaraciones electrónicas presente declaraciones de impuestos al IRS electrónicamente.
Las nuevas reglas del IRS en marzo de 2014 permitieron a los contribuyentes firmar formularios electrónicamente, lo que facilitó la presentación electrónica de declaraciones de impuestos para los clientes.
Los preparadores de impuestos y los contadores deben seguir algunas pautas al crear firmas electrónicas en nombre de los clientes. Deben seleccionar una solución de firma electrónica gratuita segura y confiable que cumpla con los requisitos del IRS para firmas electrónicas.
- Identificación del firmante
- Mantener la integridad de los registros electrónicos.
- Cree un registro en papel digital con la dirección IP del contribuyente y la identificación de inicio de sesión de la computadora.
La conclusión clave
eSignly permite a los preparadores de impuestos firmar digitalmente y transmitir documentos fiscales de forma segura a través de la nube. Esto está protegido por SSL (Secure Sockets Layer). Esto permite a los profesionales de impuestos hacer la transición de su práctica al mundo digital sin problemas.
Las firmas electrónicas son un ahorro de tiempo para su práctica fiscal. Permiten a sus clientes firmar documentos como declaraciones de impuestos electrónicamente desde cualquier lugar. Hay muchos software y aplicaciones de firma electrónica independientes, pero confiar únicamente en ellos puede dificultarle rápidamente la ejecución de su práctica.
Múltiples aplicaciones pueden ser frustrantes para sus clientes y consumir mucho tiempo para usted. Debe elegir una solución todo en uno para garantizar una gestión de la práctica sin problemas. Le permite administrar todo, desde la incorporación de clientes hasta las solicitudes y la firma de documentos. Aquí es donde un software confiable como eSignly puede ayudar.
El tema de las firmas electrónicas para formularios de impuestos es relativamente nuevo.
Esto se debe a que el IRS requiere firmas en papel en todos los formularios de impuestos.
Sin embargo, algunos formularios de impuestos han visto cambiar sus reglas en los últimos años.
El IRS siempre está buscando formas de mejorar sus operaciones.
El IRS ofrece a los contribuyentes la opción de firmar ciertos formularios de forma electrónica o digital. Esta es una manera de reducir la carga sobre la comunidad tributaria. También permite a los contribuyentes presentar formularios en papel electrónicamente hasta el 31 de diciembre de 2021. La agencia está tratando de equilibrar la opción de firma electrónica y la seguridad crítica y la protección contra el robo de identidad y la actividad fraudulenta. El IRS brinda una descripción general de cómo usar firmas electrónicas en formularios específicos, ya que reconoce la importancia de estas firmas para la comunidad tributaria.
Hay una manera eficiente de hacer su trabajo de impuestos de forma rápida y precisa. Todo comienza con dos programas de software líderes en la industria que lo ayudarán a optimizar y trabajar de manera eficiente en su negocio.
¿Qué es una Firma Electrónica?
Una firma electrónica (también conocida como firma electrónica) es una forma de firmar documentos usando una identificación digital electrónicamente.
Esto se aplica a los formularios de impuestos. Aunque muchos formularios de impuestos ahora se pueden completar electrónicamente, las reglas establecen que deben firmarse por escrito.
El IRS reconoce que llenar, imprimir y enviar formularios de impuestos puede ser una carga y están trabajando para mejorar su sistema.
La ley actual que permite la firma electrónica de documentos fiscales estará en vigor hasta el 31 de octubre de 2023.
Podrá prorrogarse a partir de octubre de 2023.
Una firma electrónica tiene la principal ventaja de ahorrar tiempo cuando se preparan las declaraciones de impuestos para los trabajadores.
También puede aplicar una firma electrónica en su documento para evitar que se edite más. Esto protege contra la manipulación de documentos una vez que el contribuyente ha enviado el formulario.
Puede ahorrar dinero utilizando una firma electrónica. En lugar de imprimir el documento, no tendrá que hacerlo. Esto significa que no gastará tanto dinero en papel y tinta. ).
Agregar una firma electrónica a un formulario .
Se requiere un programa de software que le permita agregar una firma electrónica a sus formularios de impuestos. El IRS reconoce oficialmente la firma electrónica de eSignly.
El IRS acepta dos tipos de firmas electrónicas para documentos fiscales.
- Firmas digitales : esta es una posibilidad si su software le permite firmar documentos digitalmente. Es más seguro que una firma de imagen.
- Firmas en imágenes : esto implica firmar a mano un formulario y escanearlo. Luego, lo guardas como una imagen.
¿Que es una asignatura digital?
A pesar de sus similitudes, existen sutiles diferencias entre la firma digital y la firma electrónica.
Ambos se utilizan para autenticar documentos, pero hacen cosas diferentes.
Las firmas digitales son la tecnología que cifra una firma. Esto asegura que el firmante no esté mintiendo sobre su identidad.
La diferencia es que las firmas electrónicas indican que un signatario está de acuerdo con los términos de un documento en particular.
¿El IRS acepta firmas electrónicas ?
El IRS ha realizado cambios recientes a sus reglas con respecto a las firmas de documentos fiscales.
Los no residentes están sujetos a las formas de impuestos más comunes utilizadas durante la temporada de impuestos.
Beneficios de la firma electrónica
Las firmas electrónicas pueden ayudar a los contadores y las empresas de contabilidad a mejorar la productividad y brindar beneficios para los procesos de todo el día. Este es el por qué:
- Finalización de documentos más rápida: el tiempo es dinero en contabilidad. Particularmente en la contabilidad fiscal, los contadores viven de acuerdo con los plazos. Saltarse los plazos también puede resultar en multas y tarifas costosas. Las firmas y profesionales contables están utilizando firmas electrónicas para obtener rápidamente documentos completos de los clientes. Esto garantiza que los formularios y los pagos se puedan procesar a tiempo.
- Conveniencia mejorada. Los contadores están ocupados y no quieren lidiar con papeleo desordenado. Las firmas electrónicas permiten firmar documentos desde cualquier lugar en segundos. Esto añade comodidad al día de todos.
- Más seguro: los documentos contables a menudo contienen información de identificación personal (PII), como números de cuentas bancarias y números de seguro social. Hay posibilidades de que los documentos físicos se pierdan o sean robados. Con documentos digitales, las empresas de contabilidad pueden ofrecer beneficios adicionales. Pueden garantizar visibilidad limitada, acceso controlado por contraseña, firma digital gratuita y otras características.
- Cumple con la industria: el cumplimiento y los requisitos reglamentarios son esenciales para los profesionales de finanzas y contabilidad. Las pautas de FINRA se pueden cumplir fácilmente y los requisitos de los formularios electrónicos del IRS se pueden cumplir con las opciones de autenticación basada en el conocimiento (KBA) y autenticación multifactor (MFA) a través de firmas electrónicas.
- Pago más rápido: con las firmas electrónicas, los contadores pueden enviar facturas electrónicamente y pagarlas de inmediato. Envíe por correo electrónico las facturas o inserte formularios de firma en su sitio web para su aprobación y pago para acelerar el llenado y el envío.
- Colaboración en equipo mejorada: cuando varias personas o departamentos necesitan trabajar juntos en una cuenta u otro documento, los documentos contables firmados electrónicamente lo hacen más fácil y eficiente. Esto permite que el equipo edite y envíe documentos fácilmente.
- Mayor precisión: la contabilidad es un área crítica de precisión. Varias partes pueden firmar un documento a la vez, o varios campos pueden requerir la firma. Además, es posible que se necesite información diferente. Los documentos electrónicos permiten una mayor precisión y permiten que las cuentas ayuden a los firmantes marcando las áreas que requieren firmas y proporcionando datos. Los creadores de documentos pueden cambiar o corregir errores en minutos y devolverlos a los signatarios.
- Mayores ahorros: al final, los documentos electrónicos y la firma son mucho más baratos que la firma con lápiz y tinta y papel. Al cambiar a firmas digitales, las empresas de contabilidad pueden reducir los gastos generales.
Puede firmar electrónicamente muchos formularios de impuestos
La cantidad de contribuyentes que presentan declaraciones de impuestos electrónicamente ha aumentado drásticamente desde que el IRS comenzó a aceptar firmas electrónicas para los formularios de impuestos. Más del 94% de las declaraciones de impuestos individuales se presentaron electrónicamente en 2020. Los clientes esperan presentar sus declaraciones de impuestos electrónicamente. Tiene sentido digitalizar más de sus procesos de preparación de impuestos.
Las firmas electrónicas se están convirtiendo en una herramienta comercial esencial para los contadores. Ahora puede entregar documentos fiscales y financieros en horas en lugar de días. Esto le permite concentrarse en el trabajo del cliente en lugar de cómo funcionan sus procesos de aprobación.
Sin embargo, no todo el software de firma electrónica es igual. La eficiencia con la que su empresa incorpora esta tecnología puede afectar el éxito general de su empresa. Es importante seleccionar una herramienta de firma electrónica que haya demostrado ser exitosa con los profesionales de impuestos.
La Temporada de Impuestos: Beneficios del uso de firmas electrónicas
La tecnología digital ha hecho que la declaración y presentación de impuestos sea mucho más simple. Para presentar electrónicamente las declaraciones de renta, los contribuyentes solo necesitan adjuntar su firma digital al documento.
Según la Ley de tecnología de la información de 2000, el software de firma digital verifica que el destinatario tenga documentos de declaración de impuestos autenticados y que no haya sido alterado en tránsito.
Con las firmas electrónicas, los preparadores de impuestos pueden eliminar la necesidad de imprimir, enviar por correo electrónico o enviar por fax formularios legales. Aquí hay algunos beneficios que los contadores y los preparadores de impuestos pueden disfrutar de la tecnología de firma electrónica.
Acelere todo el flujo de trabajo
El método tradicional de enviar documentos fiscales por correo puede tardar varias semanas, si no meses, en recibir las declaraciones de impuestos. Sin embargo, ya no es necesario imprimir, firmar y enviar todos los documentos fiscales por correo. Puede firmar sus declaraciones de impuestos electrónicamente.
Las firmas en línea pueden ser una solución rápida y fácil para los dolores de cabeza de la declaración de impuestos. Es más rápido enviar documentos importantes digitalmente que distribuirlos manualmente. Puede administrar el trabajo en solo unas pocas semanas o incluso días. También puede reducir la cantidad de papel que utiliza.
Más conveniencia
Las firmas legalmente vinculantes han mejorado con el desarrollo de la comunicación dentro de las comunidades. La introducción de la presentación electrónica por parte del Servicio de Impuestos Internos en 1986 fue un primer paso. Sin embargo, la cantidad de declaraciones presentadas electrónicamente aumentó a casi 100 millones en 2017 después de agregar firmas electrónicas en 2014.
Tanto los preparadores de impuestos como los consumidores pudieron ver cómo las firmas electrónicas hacen que todo el proceso sea fluido.
Los clientes pueden completar rápidamente sus declaraciones de impuestos utilizando firmas electrónicas. Los preparadores de impuestos también pueden servir a más clientes. Esto les ahorra tiempo y dinero y elimina todas las molestias.
Experiencia del cliente agradable
La mayoría de los clientes usan sus teléfonos inteligentes y esperan que sus contadores sean expertos en tecnología. El 83% de los contadores cree que los clientes de hoy esperan más de ellos. Gracias al proceso de declaración de impuestos sin papel, los profesionales de la contabilidad pueden completar rápidamente formularios de clientes complejos.
Los clientes pueden firmar y enviar electrónicamente declaraciones de impuestos, así como otros formularios, utilizando firmas electrónicas. Mejora la satisfacción del cliente.
Impulse la seguridad de los datos
El IRS ha tomado medidas adicionales para proteger las declaraciones de impuestos firmadas electrónicamente de los ataques cibernéticos. También hay ciertos requisitos que los contribuyentes deben cumplir.
Algunos tipos de firmas en línea ofrecen mayor seguridad. Las firmas digitales, por ejemplo, ofrecen mayor seguridad que una firma electrónica básica.
Tenga en cuenta qué firma electrónica está utilizando para completar sus documentos de declaración de impuestos. Las amenazas cibernéticas no pueden penetrar las firmas digitales. Permite a los contribuyentes enviar y recibir con confianza documentos fiscales que contienen información confidencial, como números de Seguro Social o registros financieros.
El primer requisito legal de presentación electrónica del IRS requiere verificar la identidad del firmante único. Esto se hace vinculando la firma electrónica con el registro electrónico asociado. Estos métodos de autenticación se utilizan para verificar esto:
A) Autenticación basada en el conocimiento
KBA es la autenticación que acredita la identidad de quien la proporciona. El IRS utiliza esta autenticación cuando una persona firma de forma remota los formularios 8878 o 8879.
Antes de acceder a cualquier documento, le pide al firmante que proporcione la información correcta, como fecha de nacimiento. Una vez que toda la información es correcta, se le solicita al firmante que responda preguntas simples basadas en una base de datos de registros públicos.
B) Autenticación basada en correo electrónico
Este tipo de autenticación requiere que el firmante verifique su identidad haciendo clic en un enlace de correo electrónico. Luego se le pedirá al firmante que acepte recibir y firmar electrónicamente los documentos de declaración de impuestos.
Para proteger la integridad y los datos de los documentos fiscales, el IRS exige que estén firmados. Las firmas digitales tienen la función a prueba de manipulaciones.
Esto asegura que ningún intruso tenga acceso o haya modificado el documento. Una pista de auditoría completa también debe acompañar a los documentos firmados. Este registro detalla la fecha y hora de creación, ejecución, la dirección IP del firmante, quién lo vio y otros datos pertinentes.
El IRS requiere que los documentos de declaración de impuestos y el registro de auditoría estén archivados durante al menos dos años. También puede guardarlos en línea para reducir el uso de papel y ahorrar espacio de almacenamiento.
Firmas en declaraciones y formularios
En las declaraciones y formularios presentados en papel, los contribuyentes deben firmar con tinta y con una firma manuscrita. El IRS permite el uso de firmas electrónicas en ciertos formularios y declaraciones. Esto es en respuesta a la pandemia de COVID-19. A fines del año pasado, el IRS anunció que extendería el uso de firmas electrónicas para formularios relevantes hasta el 31 de octubre de 2023.
Tipos de firmas electrónicas aceptadas
El IRS acepta una variedad de firmas electrónicas en los formularios correspondientes. Para crear o capturar una firma electrónica no es necesaria ninguna tecnología específica. Los métodos aceptables son:
- Un bloque de firma que contiene un nombre escrito.
- Una imagen de firma manuscrita escaneada o digitalizada se adjunta a un registro electrónico.
- Se puede ingresar una firma manuscrita en una plataforma de firma electrónica
- Un dispositivo de lápiz óptico que le permite escribir una nota manuscrita, una firma o un comando en una pantalla.
- Una firma que se crea utilizando software de terceros.
El IRS acepta imágenes de firmas, tanto escaneadas como fotografiadas. Esto incluye tipos de archivos compatibles con Microsoft 365 como tiff y jpg, jpeg y pdf, paquete de Microsoft Office o Zip.
Fórmulas relevantes presentadas en papel
El uso temporal de firmas electrónicas solo se aplica a los formularios presentados en papel que se enumeran a continuación. Esto no se aplica a otros formularios en papel, como el Formulario 1040 y el Formulario 1120. Si el formulario no se puede presentar electrónicamente, los contribuyentes o sus representantes aún deben firmar a mano los formularios presentados en papel.
Los siguientes formularios permiten firmas electrónicas temporales:
- Modelo 11-C, Impuesto de Trabajo y Declaración de Registro por Apuestas
- Fórmula 637, Solicitud de Registro (Para Ciertas Actividades de Impuestos Especiales),
- Formulario 706, declaración de impuestos sobre el patrimonio de los EE. UU. (y la transferencia con salto generacional),
- Formulario 706-A, Declaración de impuestos sucesorios adicionales de EE. UU.,
- Formulario 706-GSD(D), Declaración de impuestos de transferencia con salto de generación para distribuciones
- Formulario 706-GS (D-1), Notificación para Distribución de un Fideicomiso de Omisión de Generaciones
- Para terminaciones: Formulario 706-GST(T), declaración de impuestos de transferencia con salto de generación para terminaciones
- Formulario 706-QDT, Declaración de impuestos sucesorios de EE. UU. para fideicomisos nacionales calificados,
- Anejo R-1 Formulario 706 Impuesto de Transferencia con Salto Generacional
- Formulario 706-NA, declaración de impuestos sobre sucesiones de EE. UU. (y transferencia con salto de generación),
- Formulario 709 de EE. UU. Formulario 709, EE. UU.
- Modelo 730, Declaración Mensual del Impuesto por Apuestas
- Formulario 1042 Declaración anual de retención de impuestos a los ingresos de origen estadounidense de personas extranjeras,
- Formulario 1120-C Declaración de impuestos sobre la renta de EE. UU. para organizaciones cooperativas
- Formulario 1120FSC, Declaración de impuestos sobre los ingresos de EE. UU. para una corporación de ventas en el extranjero
- Formulario 1120-H para declaración de impuestos sobre la renta de EE. UU. para asociaciones de propietarios
- Formulario 1120-IC DISC Cargo de intereses Ventas nacionales internacionales - Declaración de sociedades
- Formulario 1120-L Declaración de impuestos sobre la renta de la compañía de seguros de vida de EE. UU.
- Formulario 1120-ND Declaración de Fondos de Desmantelamiento Nuclear y Ciertas Personas Relacionadas
- Formulario de declaración de impuestos sobre la renta de la compañía de seguros de propiedad y accidentes de EE. UU. 1120-PC
- Formulario 1120-REIT, Declaración de impuestos sobre la renta de EE. UU. para fideicomisos de inversión en bienes raíces,
- Formulario 1120-RIC, Declaración de impuestos sobre los ingresos de los EE. UU. para empresas inversionistas reguladas
- Formulario 1120-SF EE. UU.
- Formulario 1127, Solicitud de prórroga del plazo para el pago del impuesto por dificultad excesiva
- Formulario 1128, Solicitud para adoptar, modificar o retener un año fiscal
- Formulario 2678, Designación de empleador/pagador para agente
- Fórmula 3115, Solicitud de cambio de método contable
- Formulario 3520, Declaración Anual para Reportar Transacciones con Fideicomisos Extranjeros y Recibo de Ciertos Regalos Extranjeros
- Formulario 3520-A Declaración informativa anual de fideicomiso extranjero a un propietario estadounidense,
- Formulario 4421, Declaración - Comisiones del albacea y honorarios de abogados
- Formulario 4768, Solicitud para extender el tiempo para presentar una declaración y pagar impuestos sobre sucesiones en EE. UU. (y transferencias con salto generacional)
- Para la declaración de información sobre emisiones de bonos de actividad privada exentas de impuestos, complete el Formulario 8038.
- Formulario 8038-G, Información de declaración de bonos gubernamentales exentos de impuestos
- Formulario 8038-GC Declaración Informativa para Pequeñas Emisiones y Arrendamientos de Bonos Gubernamentales Exentos de Impuestos, así como Ventas a Plazos
- Formulario 8283: Contribuciones benéficas no monetarias
- Para los formularios de autorización de firma de archivos electrónicos del IRS, utilice la serie de formularios 8453, 8878 y 879.
- Fórmula 8802, Solicitud de Certificación de Residencia de EE. UU.
- Formulario 8832 Elección de Clasificación de Entidad
- Información sobre los beneficiarios que adquieren bienes de un difunto. Formulario 8971.
- Formulario 8973, Organización de Empleadores Profesionales Certificados/Acuerdo de Informes de Clientes; y
- Las elecciones siguen la Sección 83(b) del Código de Rentas Internas.
Casos de uso
Hace mucho que los clientes tenían que firmar para sus preparadores de impuestos imprimiéndolos, enviándolos por fax o acercándose a ellos.
eSignly le permite enviar y firmar la mayoría de los documentos necesarios para fines contables y fiscales.
- Acuerdos de compra de activos
- Acuerdos de confidencialidad
- Contratos de trabajo
- Cartas de compromiso
- Acuerdos de contratistas independientes
- Formularios del IRS 8878 y 8879
- Formación de LLC
- Acuerdos de continuación de la práctica
- Acuerdos de otorgamiento de poder
Directrices para el uso de una solución de firma electrónica
Para los formularios 8878 y 8879, las firmas de lápiz sobre papel solo se aceptaban antes de 2014. Estos formularios permiten que un Originador de declaraciones electrónicas presente declaraciones de impuestos al IRS electrónicamente.
Las nuevas reglas del IRS en marzo de 2014 permitieron a los contribuyentes firmar formularios electrónicamente, lo que facilitó la presentación electrónica de declaraciones de impuestos para los clientes.
Los preparadores de impuestos y los contadores deben seguir algunas pautas al crear firmas electrónicas en nombre de los clientes. Deben seleccionar una solución de firma electrónica gratuita segura y confiable que cumpla con los requisitos del IRS para firmas electrónicas.
- Identificación del firmante
- Mantener la integridad de los registros electrónicos.
- Cree un registro en papel digital con la dirección IP del contribuyente y la identificación de inicio de sesión de la computadora.
La conclusión clave
eSignly permite a los preparadores de impuestos firmar digitalmente y transmitir documentos fiscales de forma segura a través de la nube. Esto está protegido por SSL (Secure Sockets Layer). Esto permite a los profesionales de impuestos hacer la transición de su práctica al mundo digital sin problemas.
Las firmas electrónicas son un ahorro de tiempo para su práctica fiscal. Permiten a sus clientes firmar documentos como declaraciones de impuestos electrónicamente desde cualquier lugar. Hay muchos software y aplicaciones de firma electrónica independientes, pero confiar únicamente en ellos puede dificultarle rápidamente la ejecución de su práctica.
Múltiples aplicaciones pueden ser frustrantes para sus clientes y consumir mucho tiempo para usted. Debe elegir una solución todo en uno para garantizar una gestión de la práctica sin problemas. Le permite administrar todo, desde la incorporación de clientes hasta las solicitudes y la firma de documentos. Aquí es donde un software confiable como eSignly puede ayudar.
