Met een robuuste esignature-API kunnen bedrijven het ondertekeningsproces automatiseren en versnellen. Meerlaagse verificatie, het downloaden van verzegelde bestanden, realtime tracking en meer is mogelijk met esignature API.
Elk bedrijf wil een technologie implementeren die zijn activiteiten ten goede kan komen en meer winst en inkomsten voor de organisatie kan opleveren. Niet elke technologie is echter winstgevend en soms kan zelfs een winstgevende technologie u niet de verwachte resultaten opleveren, alleen maar omdat u een paar dingen niet hebt gecontroleerd en deze blindelings hebt gekocht of gebruikt bij een leverancier.
Laten we een voorbeeld nemen van een app voor het ondertekenen van documenten . Elke gratis e-handtekeningsoftware kan u de gewenste resultaten geven. Als u echter op zoek bent naar betere functies en geavanceerde veiligheid, moet u een betaalde versie aanschaffen.
Maar voordat u doorgaat en een oplossing voor elektronische handtekeningen implementeert, moet u rekening houden met de volgende factoren:
Zijn elektronisch ondertekende documenten wettelijk beschermd?
In sterk gereguleerde bedrijfssectoren worden hoogwaardige transacties uitgevoerd waar men geen enkel risico mee kan nemen. Elke transactie is cruciaal en de oplossing die u inzet om deze transacties uit te voeren, moet rechtsbescherming hebben. Deze wettelijke bescherming is vereist om eventuele toekomstige geschillen met klanten te voorkomen. Er zijn een paar regels en wetten zoals de ESIGN en UETA Act.
Deze wetten hebben een aantal regels en voorschriften vastgelegd waaraan elke professionele oplossing voor e-handtekeningen moet voldoen. Zorg ervoor dat de oplossing die u kiest te implementeren het procesbewijs heeft dat elke stap van de ondertekenaar en de betrokken partijen vastlegt.
Is de oplossing voor elektronische handtekeningen veilig?
Oplossingen voor digitale handtekeningen worden ingezet voor de veiligheid en beveiliging die ze bieden. U moet er echter voor zorgen dat de oplossing die u van plan bent te implementeren, voldoet aan de normen als het gaat om de veiligheid van de gegevens en gebruikers. Uw oplossing moet de digitale handtekening en de digitale documenten beschermen met een robuuste digitale vingerafdruk en wachtwoord in de vorm van private en publieke sleutels. Deze technologieën of beveiligingsmaatregelen authenticeren de integriteit van het document dat door de specifieke partijen is ondertekend. Zorg ervoor dat uw leverancier dit allemaal aanbiedt.
Zijn digitaal ondertekende documenten veilig in de cloud?
Digitale handtekeningen worden vaak geïmplementeerd als SaaS-oplossingen. Als het gaat om digitale handtekeningen en cloud, moet u een leverancier kiezen die een sterk beveiligde en robuuste cloudinfrastructuur biedt met de mogelijkheid om uw vertrouwelijke gegevens met integriteit en vertrouwen te beschermen. Zoek naar een leverancier die beveiligingscertificaten zoals SOC 2 heeft ontvangen. Een leverancier die de hoogste normen op het gebied van beveiliging en gegevensbescherming biedt, is degene waar u voor moet gaan. Uiteindelijk is het uw verantwoordelijkheid om de gegevens die u van uw klanten hebt verzameld te beschermen en niemand anders dan u bent verantwoordelijk voor de veiligheid ervan. De cloudinfrastructuur die uw leverancier u aanbiedt, moet gegevens kunnen beschermen tegen ongewenste pogingen tot gegevensinbreuk en frauduleuze activiteiten.
Gebruiksgemak
Welke technologie u ook inzet en hoe effectief deze ook is, u heeft er niets aan als deze ingewikkeld te begrijpen en moeilijk te gebruiken is. Implementeer een technologie en kies een leverancier die eenvoudige oplossingen voor elektronische handtekeningen biedt die al uw betrokken medewerkers en afdelingen vanaf de eerste dag gemakkelijk kunnen gebruiken. Als een van de leveranciers u ervan overtuigt dat het implementeren van een oplossing voor digitale handtekeningen training van uw kant vereist, dan is de leverancier zeker niet de juiste persoon voor uw organisatie. Kies de beste software voor elektronische handtekeningen die het toch al ingewikkelde werkproces vereenvoudigt en niet andersom.
Accepteert de e-handtekeningoplossing verschillende vormen van handtekeningen?
Verschillende manieren waarop u een digitale handtekening kunt maken. U kunt ofwel een handtekening zetten op het scherm van uw mobiele apparaat met behulp van een stylus en vinger; u kunt op de knop Ik ga akkoord klikken en uw toestemming tonen; u kunt op het betreffende vak op het document klikken en uw beslissing erdoor overbrengen, u kunt ook een foto van een handgeschreven handtekening en deze in het document plaatsen. Elke app voor het ondertekenen van documenten die u kiest, moet u en uw klanten de vrijheid bieden om op hun manier een handtekening te zetten met een van de bovengenoemde typen.
Controleer of de oplossing aanpasbaar is
Branding is een cruciale activiteit die uw organisatie moet uitvoeren om een positieve klantindruk en een merkimago in de markt te creëren. Controleer of uw leverancier u een aanpasbare en flexibele oplossing voor elektronische handtekeningen aanbiedt die u kunt afstemmen op uw objectieve bedrijfssector en het type klant waarmee u te maken hebt.
Afgezien van de bovengenoemde vragen, moet u ook controleren of de betaalde of gratis e-handtekeningsoftware die u kiest, mobielvriendelijk is op een manier dat de gebruikers deze overal en met elk apparaat kunnen gebruiken. Zorg er ook voor dat de oplossing alles biedt wat uw bedrijf in het heden en de toekomst nodig heeft op het gebied van het maken van handtekeningen en documentatie. Kies de beste software voor elektronische handtekeningen met een positief marktimago en een positieve reputatie.
Conclusie
Als organisatie moet u rekening houden met alle bovengenoemde factoren en andere twijfels en vragen voordat u een oplossing voor elektronische handtekeningen voor uw organisatie kiest.
