Las empresas pueden automatizar y acelerar los procesos de firma con una API de firma electrónica sólida. La API de firma permite la verificación de múltiples capas, la descarga de archivos sellados, el seguimiento en tiempo real y mucho más.
Todas las empresas quieren utilizar la tecnología para mejorar sus operaciones y aumentar los ingresos. Pero no toda la tecnología es económicamente rentable. A veces, incluso la tecnología rentable no da los resultados esperados porque no revisó algunas cosas o las compró a ciegas a un proveedor.
Tomemos como ejemplo una aplicación para firmar documentos. Puede obtener los resultados que necesita con cualquier programa de firma gratuita. Si desea más seguridad y funciones, deberá comprar una versión paga.
Antes de implementar una solución de firma digital para su negocio, asegúrese de considerar estos factores:
¿Son legales los documentos firmados electrónicamente?
Las transacciones de alto valor en industrias altamente reguladas no pueden tomarse a la ligera. Cada transacción es crítica y cada solución que utilice para ejecutar estas transacciones debe tener protección legal. Para evitar posibles disputas con los clientes en el futuro, necesita protección legal. Algunas leyes y normas están disponibles, como la Ley ESIGN y la Ley UETA.
Estos actos establecen algunas pautas que debe seguir cualquier solución de firma profesional. Debe asegurarse de que la evidencia del proceso de la solución que seleccione para implementar capture cada paso tomado tanto por el firmante como por las partes.
¿Es segura la tecnología de firma digital?
Para su seguridad y protección, se utilizan soluciones de firma digital. Debe asegurarse de que su solución sea segura para los usuarios y los datos. La solución debería proteger las firmas digitales y los documentos digitales utilizando una huella digital y una contraseña seguras que se pueden usar con claves privadas o públicas. Estas tecnologías o precauciones de seguridad autentican la integridad y autenticidad de cualquier documento firmado por partes específicas. Verifique si su proveedor ofrece todos estos.
¿La documentación firmada digitalmente está segura en la nube?
Las soluciones SaaS se utilizan a menudo para implementar firmas digitales. Debe elegir un proveedor que ofrezca seguridad en la nube e infraestructura confiable en la nube que pueda proteger sus datos confidenciales con integridad. Se requieren certificados de seguridad SOC 2 para los proveedores. Debe elegir un proveedor que tenga los más altos estándares en seguridad y protección de datos. En última instancia, es su responsabilidad proteger los datos que ha recopilado de los clientes. Nadie más puede hacer esto. Su proveedor debe ofrecer una infraestructura en la nube que pueda proteger los datos de las filtraciones de datos y el fraude.
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Facilidad de uso
No importa cuán eficiente sea una tecnología. Sin embargo, no servirá de nada si es difícil de usar y comprender. Elija un proveedor fácil de usar para soluciones de firma electrónica que todo su personal pueda usar de inmediato. Si un proveedor afirma que necesita aprender a implementar una solución de firma digital, probablemente no sea adecuado para su organización. El mejor software de firma digital simplifica un proceso ya complejo.
¿La solución de firma digital puede aceptar otras formas de firma?
Hay muchas maneras de hacer una señal digital . Puede usar un lápiz óptico o un dedo para iniciar sesión en su dispositivo móvil; haga clic en "Acepto" y dé su consentimiento. También puede hacer clic en la casilla del documento para expresar su decisión. Usted y sus clientes deben poder firmar documentos usando cualquier aplicación que les permita hacerlo.
Averigüe si la solución se puede personalizar
La marca de su organización es una actividad esencial. Le ayudará a crear impresiones positivas de los clientes e imagen de marca en el mercado. Debe verificar si el proveedor ofrece una solución de firma electrónica personalizable y flexible que pueda personalizar de acuerdo con su sector comercial y tipo de cliente.
Debe asegurarse de que el software de firma electrónica pagado que elija implementar sea compatible con dispositivos móviles para que los usuarios puedan acceder a él desde cualquier ubicación y en cualquier dispositivo. También debe asegurarse de que la solución ofrezca todo lo que su empresa pueda necesitar en el futuro y presente en términos de creación de documentos y firmas. El mejor software de firma electrónica debe tener una buena reputación e imagen en el mercado.
Conclusión
Antes de decidirse por una solución de firma electrónica, es importante pensar en todas las inquietudes y preguntas que tiene como organización.
