En los últimos años, las firmas electrónicas han ganado rápidamente la aceptación de las principales agencias reguladoras de todo el mundo. La tecnología de firma electrónica ha evolucionado y madurado para cumplir con el cambiante panorama regulatorio y comercial. ¿Qué has visto recientemente? ¿Cómo afecta esto a su decisión sobre los proveedores de firmas electrónicas?
Las leyes de firma electrónica han experimentado cambios significativos en la última década. Ahora están disponibles en muchos países, lo que facilita la comprensión de lo que debe hacer para garantizar que las firmas electrónicas sigan siendo legales. Muchas agencias gubernamentales y reguladores han permitido firmas electrónicas para transacciones previamente firmadas en tinta y papel. El Banco de la Reserva Federal (SEC), la Comisión de Bolsa y Valores y el Servicio de Impuestos Internos han publicado una guía de firma electrónica. Esto permite que se firmen electrónicamente más formularios, documentos y transacciones. La Agencia de Ingresos de Canadá (CRA) ha publicado medidas similares.
Estos cambios afectan directamente su capacidad para utilizar la tecnología de manera que cumpla con los requisitos actuales y futuros. Este artículo se centrará en las opciones de firma biométrica y la verificación de identidad avanzada. Es importante tenerlos en cuenta porque las firmas electrónicas son cada vez más comunes. Todas las partes involucradas no están físicamente presentes en el mismo lugar y los documentos de identidad no se pueden verificar en persona.
¿Qué es una Firma Electrónica?
Las firmas electrónicas se pueden utilizar para firmar documentos en línea . Esto elimina la necesidad de una firma en papel con una firma húmeda. Una firma electrónica se puede utilizar para documentos legales, contratos, facturas, documentación financiera y muchos otros fines. Puede ser una copia digital de la firma firmada de un individuo. Las firmas electrónicas son evidencia de que el firmante ha aceptado o está de acuerdo con los términos del documento. Las firmas electrónicas pueden ser legales y seguras. Muchos documentos legales se pueden firmar electrónicamente.
¿Cómo funcionan las firmas electrónicas?
Las firmas electrónicas almacenan, autentican y rastrean las firmas en todas las etapas del ciclo de vida del contrato. Las firmas electrónicas, al igual que las firmas manuscritas, son únicas para cada firmante.
Asegúrese de que sus empleados estén capacitados en firmas electrónicas y reciban capacitación de incorporación para garantizar que sigan las mejores prácticas. Si los clientes son nuevos en las firmas electrónicas, pueden apreciar instrucciones breves. Para asegurarse de que la solución de firma electrónica es adecuada para usted, es una buena idea probarla. Es importante asegurarse de que la solución seleccionada cumpla con los estándares de firma electrónica local y de la industria.
Beneficios de usar la firma electrónica
Puede ahorrar tiempo utilizando una firma electrónica. Una firma electrónica es una forma moderna de confirmar la identidad del firmante y facilita la vida diaria.
Las firmas electrónicas PDF están surgiendo hoy en día; como pedidos o contratos. También puede firmar electrónicamente otros documentos, como correos electrónicos y archivos de datos.
La firma electrónica es confiable
La Agencia de Servicios de Datos Digitales y de Población proporciona herramientas para crear firmas electrónicas. Son de confianza. Garantizan la autenticidad, integridad e indiscutibilidad de la información firmada.
Una firma electrónica sofisticada brinda certeza a las partes:
- Sobre quién firmó el documento
- La información firmada no ha sido alterada por nadie más después de firmarla.
- El firmante no puede negar que firmó el documento ni afirmar que se realizaron cambios después de firmarlo.
Independiente de la ubicación y la hora
Las firmas electrónicas se pueden realizar en cualquier lugar y en cualquier momento. El trabajo remoto es cada vez más común. Por lo tanto, es importante que los documentos se puedan firmar de forma remota en lugar de tener que firmarlos en persona.
Es importante tener independencia de ubicación, especialmente cuando varias personas deben firmar el mismo documento. Los signatarios no tienen que reunirse en el mismo lugar. Pueden firmar el documento desde cualquier lugar donde se encuentren.
Rápido y rentable
Las firmas electrónicas son casi tan rápidas como las firmas en papel, pero ahorran tiempo en el manejo del documento.
Es más fácil administrar los asuntos cuando los documentos no se imprimen o escanean y se envían por correo.
Puede guardar el documento donde sea fácilmente accesible para las personas adecuadas.
Enviar un documento electrónico al destinatario lleva solo unos segundos. Debe garantizar la seguridad de los datos cuando envíe el documento firmado por correo electrónico al destinatario. Si es necesario, utilice correo electrónico encriptado.
Menos papel: una opción respetuosa con el medio ambiente
Los documentos firmados electrónicamente también pueden procesarse electrónicamente. No es necesario imprimirlo, por lo que no es necesario almacenarlo en una ubicación física. Se pueden utilizar muchas opciones de espacio de trabajo electrónico para almacenar el documento de forma segura durante mucho tiempo. El consumo reducido de papel es una opción ecológica.
Sin escaneo: el texto sigue siendo legible por máquina
El documento se puede leer con una máquina porque no es necesario escanearlo entre firmas. El contenido del documento se puede leer mediante un software de lectura de pantalla. Esto puede ser útil cuando los documentos se archivan y procesan para que las búsquedas puedan dirigirse al contenido de los documentos.
Método de firma transfronteriza
Las firmas electrónicas también son rápidas y eficientes cuando los documentos deben compartirse a través de las fronteras. Este suele ser el caso de los contratos o los procesos de licitación. El Reglamento eIDAS de la UE rige las firmas electrónicas.
Las firmas electrónicas cualificadas (QES) son válidas en la Unión Europea. Es jurídicamente vinculante sin necesidad de pruebas adicionales.
Varias Aplicaciones
Las firmas electrónicas de documentos PDF, como contratos o decisiones, son un caso de uso común. Una firma electrónica se puede utilizar en muchas situaciones diferentes, como mensajes de correo electrónico y diferentes archivos de datos (por ejemplo, paquetes de instalación y actualizaciones de aplicaciones), seguridad del tráfico en línea o blockchain.
Principales predicciones para la firma electrónica en 2023
Estamos en medio de un boom de firmas. Con las empresas moviéndose rápidamente a la nube y los empleados mudándose a oficinas remotas, la firma electrónica se está convirtiendo rápidamente en una herramienta indispensable en este nuevo espacio de trabajo digital. Es un buen momento para revisar el sistema de gestión de firmas de su empresa y hacer una lluvia de ideas sobre nuevas formas de crecer.
eSignly analizó tendencias y estudió el crecimiento reciente de eSignature. Se han hecho las principales predicciones sobre el futuro de la firma electrónica en 2023.
La firma electrónica se convertirá en una parte esencial del proceso de contratación
Las empresas han realizado cambios significativos en los últimos dos años para garantizar la continuidad y adaptarse a las nuevas necesidades de los clientes. La firma electrónica fue un primer paso simple para muchos equipos que querían cambiarse a negocios amigables con el control remoto. Se realizó una encuesta en 2021 y se encontró que el 95% por ciento de las organizaciones usan la firma electrónica hoy o planean hacerlo en el futuro. Además, dos tercios (63 %) de las empresas que utilizan la firma electrónica solo la han utilizado en los últimos dos años. La firma electrónica es una herramienta popular. Es omnipresente ahora. Las organizaciones que se adhieren a los procesos de firma antiguos perderán una ventaja competitiva significativa.
¿Qué significa esto para los usuarios de firma electrónica? Tus competidores se han puesto al día y la línea de base ha cambiado. Un simple proceso de firma para facilitar la colaboración interna o las transacciones externas ya no es una ventaja. Necesita pensar en grande para recuperar su ventaja operativa. Conecte más herramientas a su pila de firmas para ofrecer mejores experiencias a clientes y empleados. Las integraciones le permiten automatizar el llenado de la información del acuerdo en lugar de ofrecer solo firmas electrónicas. Para reducir la duplicación de trabajo, se pueden usar plantillas en lugar de crear contratos desde cero. Verificar digitalmente la identidad de los firmantes. Se puede habilitar la firma móvil y los clientes pueden recibir alertas por SMS. Una vez que haya eliminado el cuello de botella de la firma de tinta y papel, integre las API y otras API para mejorar la experiencia del usuario.
La firma electrónica pasará de ser una herramienta específica del equipo a un imperativo estratégico para toda la empresa
Las organizaciones modernas de hoy en día tienen tecnología de firma electrónica propiedad de los dos equipos que probablemente participan en los acuerdos digitales: TI y legal. Investigaciones recientes muestran que más del 70 % de las organizaciones confían en uno de estos equipos como líder principal para la expansión interna de la tecnología de firma electrónica. Aunque pueda parecer que los equipos de TI o legales fueron los que inicialmente lideraron los esfuerzos para adoptar las firmas electrónicas, la propiedad del proceso de acuerdo va más allá de un solo equipo.
Cada equipo dentro de una organización estará interesado en la imagen más amplia de la firma electrónica a medida que se generen, negocien, completen y almacenen digitalmente más acuerdos. Recursos humanos buscará simplificar la incorporación y la contratación, especialmente para los empleados remotos. Ventas buscará facilitar la aprobación y creación de contratos. Las adquisiciones deben ser más flexibles en la negociación con proveedores nuevos y existentes. Si bien TI y Legal seguirán siendo los propietarios centrales, otros equipos estarán más involucrados en el éxito de la firma electrónica.
Nuevas leyes ampliarán el uso de servicios de testigos para acuerdos firmados electrónicamente
Algunos aspectos de la transacción todavía se están haciendo en persona. Por ejemplo, si se requiere que un tercero testigo complete o firme un acuerdo, esto es común. Es posible que los firmantes individuales deban someterse a procesos largos e inconvenientes para firmar correctamente documentos que deben ser atestiguados por un notario público (por ejemplo, declaraciones juradas o poderes notariales). Ha habido mucho movimiento en algunas regiones para legalizar la testificación remota en línea como una alternativa a la interacción cara a cara para permitir más transacciones entre múltiples partes. Más de 35 estados en los Estados Unidos ahora permiten servicios notariales remotos en línea. Australia tiene varios estados que han aprobado la testificación electrónica remota en varias aplicaciones.
Esta es una tendencia constante. Estas tendencias solo se mueven en una dirección. Los Estados Unidos y otros países ahora aceptan la testificación electrónica remota. Continuarán desarrollando leyes para cubrir usos adicionales para maximizar los beneficios de una infraestructura digital moderna, segura y eficiente. Aquellos estados y países que aún no han aceptado la testificación electrónica remota estarán atentos a lo que sucede en otras regiones y harán planes para hacerlo pronto. Los servicios de testigos electrónicos remotos, como los notarios en línea remotos, son una evolución que permite que múltiples partes interactúen sólidamente con acuerdos críticos. Las transacciones de múltiples partes son comunes en las organizaciones, especialmente aquellas que trabajan en industrias altamente reguladas. Las organizaciones que necesitan interactuar con testigos de terceros deben conocer las últimas leyes y reglamentos. Para aprovechar las tendencias digitales en evolución, necesitarán plataformas de firma electrónica flexibles que puedan adaptarse a ellas.
La colaboración de acuerdos digitales se expandirá para incluir nuevas funciones
Con demasiada frecuencia, la firma electrónica no está involucrada hasta el final de un proceso de acuerdo. Cada parte puede desarrollar un acuerdo, negociarlo tradicionalmente y luego usar la firma electrónica para completar el último paso. Aunque este proceso sigue siendo una mejora significativa con respecto a los procesos tradicionales basados en papel, no alcanza todo su potencial. Investigaciones recientes han demostrado que las firmas electrónicas son fundamentales para habilitar los flujos de trabajo digitales. Un documento no debe ser impreso, firmado o escaneado. La eficacia de las herramientas digitales ha demostrado que todo el flujo de trabajo de un acuerdo puede mantenerse digital durante los últimos años. A medida que las empresas integran productos digitales, esto mejorará la solidez de su flujo de trabajo.
Los empleados se sienten más cómodos usando herramientas digitales para completar transacciones en el espacio de trabajo híbrido. Estas herramientas se conectarán para crear un flujo de trabajo completo y fluido. La firma digital no se limitará a las firmas. Albergará negociaciones virtuales a través de soluciones de video o chat y permitirá revisiones de contratos cooperativos en tiempo real. El nuevo sistema permitirá a las personas hacer más con las tecnologías que ya conocen. Esto también permitirá a las empresas mejorar sus herramientas digitales para los empleados, lo que se traducirá en un mejor servicio al cliente y una ventaja competitiva.
La transformación digital revolucionará los procesos internos
Las organizaciones de todas las industrias pueden optimizar sus procesos de acuerdos para reducir la frustración y las ineficiencias. La digitalización ha hecho que sea más fácil pasar por alto los errores, los cuellos de botella y los retrasos causados por los flujos de trabajo statu quo. Los empleados se sienten igualmente atraídos por las ganancias de eficiencia en los procesos de cara al cliente. Los equipos que trabajan rápidamente para procesar la información de manera más simple, rápida y conectada experimentarán importantes ahorros de costos y aumentos de ingresos.
Santander UK es un gran banco comercial y minorista que es un gran ejemplo de pionero digital. Santander vio la oportunidad de utilizar nueva tecnología para aliviar los puntos débiles de los clientes y digitalizar el procesamiento de préstamos y los procesos de incorporación. El banco utilizó integraciones y API para crear un proceso de préstamo digital totalmente conectado y reducir los tiempos de solicitud de préstamo en un 83 %. El entorno de prioridad digital de Santander atrajo a clientes modernos, multiplicando por 10 la cantidad de préstamos procesados.
Las experiencias sin contacto se dispararán
El mundo se está moviendo hacia nuevos patrones comerciales posteriores a la pandemia. La tecnología debe usarse para reemplazar los procesos manuales. Las interacciones sin contacto son una opción particularmente atractiva. Esto permite a los consumidores evitar cualquier contacto físico con otras personas o tecnología. McKinsey informó que hubo un aumento del 20% en la preferencia por las operaciones sin contacto en los Estados Unidos. En lugar de usar lápiz y papel para completar el papeleo, los pacientes pueden usar sus dispositivos para identificarse, proporcionar información y completar el proceso electrónicamente.
Para crear estos entornos sin contacto, debe realizar una gran cantidad de trabajo preliminar técnico. Algunos son más difíciles que otros. Debe planificar su viaje para llevar a los clientes en un viaje sin contacto. Luego, cree las herramientas digitales para ayudar a que esto suceda. ¿Investigue y encuentre el proveedor adecuado para usted?
Acuerdo Technologies comenzará a consolidarse
Muchas organizaciones comienzan sus esfuerzos de digitalización con una herramienta de firma electrónica. Este es un primer paso simple y que muchas organizaciones serias han tomado. Sin embargo, los siguientes pasos en el proceso de contratación más amplio no son uniformes. Hay acciones antes (generación, enrutamiento de negociación, autenticación) y después (gestión de búsqueda de activación, notarización, firma). También puede firmar acuerdos sin firmar. Muchos proveedores ofrecen productos que pueden usarse para ayudarlo a administrar cada parte de estos procesos.
Un sistema de acuerdos que incluye varias soluciones puntuales no es sostenible. Cada nuevo producto agregado a la pila de acuerdos crea más incongruencias, demoras y costos. Cada transición de producto es un punto de falla. En lugar de tratar de encontrar la herramienta adecuada para cada paso del acuerdo, dé un paso atrás y diseñe un conjunto de herramientas digitales que brinde la mayor funcionalidad con la menor cantidad de proveedores. Las empresas que ofrecen herramientas de convenio responderán integrándose con otras empresas o ampliando sus funcionalidades.
¿Cómo firmar electrónicamente un PDF?
En siete sencillos pasos, puede firmar electrónicamente un documento PDF.
- Regístrese para obtener una cuenta gratuita de eSignly eSignature. Inicie sesión en su cuenta existente si ya tiene una. Consulte nuestra guía para nuevos usuarios para comenzar con eSignly
- Haga clic en el vínculo Inicio . Seleccione Crear un documento .
- Seleccione Cargar y elija el documento PDF que desea firmar.
- Si corresponde, marque la casilla "Solo soy el firmante".
- Haga clic en Firmar .
- Arrastre y suelte su firma en el lugar deseado de su documento PDF desde el panel de navegación de la izquierda.
- Haga clic en Finalizar.
¿Cómo firmar digitalmente un PDF y enviar un documento PDF?
¿Necesita enviar un documento PDF a otra persona para que lo firme? Puede preparar rápidamente documentos PDF para la firma electrónica con eSignly. ¡Se incluyen tres envíos gratuitos en la cuenta gratuita de eSignly!
Estos son los pasos para enviar un documento que necesita su firma
- Enviar documentos para ser firmados.
- Arrastra y suelta los campos que requieres que complete el firmante: nombre, datos de dirección, iniciales, firma, etc.
- Haga clic en enviar para agregar una dirección de correo electrónico para el firmante
La conclusión clave
Una aplicación dedicada hace que sea mucho más fácil agregar firmas digitales en archivos PDF. Con eSignly, puede cargar, almacenar y rastrear todos sus documentos PDF a través de un tablero seguro. Solo se necesitan unos pocos clics para generar archivos pdf de firma electrónica . Todas las firmas de los destinatarios se almacenan de forma segura en nuestros servidores seguros.
Todos los paquetes premium vienen con una prueba gratuita. Nuestro plan de firma electrónica es el único que ofrece cargas ilimitadas y firmas electrónicas sin ataduras.
En los últimos años, las firmas electrónicas han ganado rápidamente la aceptación de las principales agencias reguladoras de todo el mundo. La tecnología de firma electrónica ha evolucionado y madurado para cumplir con el cambiante panorama regulatorio y comercial. ¿Qué has visto recientemente? ¿Cómo afecta esto a su decisión sobre los proveedores de firmas electrónicas?
Las leyes de firma electrónica han experimentado cambios significativos en la última década. Ahora están disponibles en muchos países, lo que facilita la comprensión de lo que debe hacer para garantizar que las firmas electrónicas sigan siendo legales. Muchas agencias gubernamentales y reguladores han permitido firmas electrónicas para transacciones previamente firmadas en tinta y papel. El Banco de la Reserva Federal (SEC), la Comisión de Bolsa y Valores y el Servicio de Impuestos Internos han publicado una guía de firma electrónica. Esto permite que se firmen electrónicamente más formularios, documentos y transacciones. La Agencia de Ingresos de Canadá (CRA) ha publicado medidas similares.
Estos cambios afectan directamente su capacidad para utilizar la tecnología de manera que cumpla con los requisitos actuales y futuros. Este artículo se centrará en las opciones de firma biométrica y la verificación de identidad avanzada. Es importante tenerlos en cuenta porque las firmas electrónicas son cada vez más comunes. Todas las partes involucradas no están físicamente presentes en el mismo lugar y los documentos de identidad no se pueden verificar en persona.
¿Qué es una Firma Electrónica?
Las firmas electrónicas se pueden utilizar para firmar documentos en línea . Esto elimina la necesidad de una firma en papel con una firma húmeda. Una firma electrónica se puede utilizar para documentos legales, contratos, facturas, documentación financiera y muchos otros fines. Puede ser una copia digital de la firma firmada de un individuo. Las firmas electrónicas son evidencia de que el firmante ha aceptado o está de acuerdo con los términos del documento. Las firmas electrónicas pueden ser legales y seguras. Muchos documentos legales se pueden firmar electrónicamente.
¿Cómo funcionan las firmas electrónicas?
Las firmas electrónicas almacenan, autentican y rastrean las firmas en todas las etapas del ciclo de vida del contrato. Las firmas electrónicas, al igual que las firmas manuscritas, son únicas para cada firmante.
Asegúrese de que sus empleados estén capacitados en firmas electrónicas y reciban capacitación de incorporación para garantizar que sigan las mejores prácticas. Si los clientes son nuevos en las firmas electrónicas, pueden apreciar instrucciones breves. Para asegurarse de que la solución de firma electrónica es adecuada para usted, es una buena idea probarla. Es importante asegurarse de que la solución seleccionada cumpla con los estándares de firma electrónica local y de la industria.
Beneficios de usar la firma electrónica
Puede ahorrar tiempo utilizando una firma electrónica. Una firma electrónica es una forma moderna de confirmar la identidad del firmante y facilita la vida diaria.
Las firmas electrónicas PDF están surgiendo hoy en día; como pedidos o contratos. También puede firmar electrónicamente otros documentos, como correos electrónicos y archivos de datos.
La firma electrónica es confiable
La Agencia de Servicios de Datos Digitales y de Población proporciona herramientas para crear firmas electrónicas. Son de confianza. Garantizan la autenticidad, integridad e indiscutibilidad de la información firmada.
Una firma electrónica sofisticada brinda certeza a las partes:
- Sobre quién firmó el documento
- La información firmada no ha sido alterada por nadie más después de firmarla.
- El firmante no puede negar que firmó el documento ni afirmar que se realizaron cambios después de firmarlo.
Independiente de la ubicación y la hora
Las firmas electrónicas se pueden realizar en cualquier lugar y en cualquier momento. El trabajo remoto es cada vez más común. Por lo tanto, es importante que los documentos se puedan firmar de forma remota en lugar de tener que firmarlos en persona.
Es importante tener independencia de ubicación, especialmente cuando varias personas deben firmar el mismo documento. Los signatarios no tienen que reunirse en el mismo lugar. Pueden firmar el documento desde cualquier lugar donde se encuentren.
Rápido y rentable
Las firmas electrónicas son casi tan rápidas como las firmas en papel, pero ahorran tiempo en el manejo del documento.
Es más fácil administrar los asuntos cuando los documentos no se imprimen o escanean y se envían por correo.
Puede guardar el documento donde sea fácilmente accesible para las personas adecuadas.
Enviar un documento electrónico al destinatario lleva solo unos segundos. Debe garantizar la seguridad de los datos cuando envíe el documento firmado por correo electrónico al destinatario. Si es necesario, utilice correo electrónico encriptado.
Menos papel: una opción respetuosa con el medio ambiente
Los documentos firmados electrónicamente también pueden procesarse electrónicamente. No es necesario imprimirlo, por lo que no es necesario almacenarlo en una ubicación física. Se pueden utilizar muchas opciones de espacio de trabajo electrónico para almacenar el documento de forma segura durante mucho tiempo. El consumo reducido de papel es una opción ecológica.
Sin escaneo: el texto sigue siendo legible por máquina
El documento se puede leer con una máquina porque no es necesario escanearlo entre firmas. El contenido del documento se puede leer mediante un software de lectura de pantalla. Esto puede ser útil cuando los documentos se archivan y procesan para que las búsquedas puedan dirigirse al contenido de los documentos.
Método de firma transfronteriza
Las firmas electrónicas también son rápidas y eficientes cuando los documentos deben compartirse a través de las fronteras. Este suele ser el caso de los contratos o los procesos de licitación. El Reglamento eIDAS de la UE rige las firmas electrónicas.
Las firmas electrónicas cualificadas (QES) son válidas en la Unión Europea. Es jurídicamente vinculante sin necesidad de pruebas adicionales.
Varias Aplicaciones
Las firmas electrónicas de documentos PDF, como contratos o decisiones, son un caso de uso común. Una firma electrónica se puede utilizar en muchas situaciones diferentes, como mensajes de correo electrónico y diferentes archivos de datos (por ejemplo, paquetes de instalación y actualizaciones de aplicaciones), seguridad del tráfico en línea o blockchain.
Principales predicciones para la firma electrónica en 2023
Estamos en medio de un boom de firmas. Con las empresas moviéndose rápidamente a la nube y los empleados mudándose a oficinas remotas, la firma electrónica se está convirtiendo rápidamente en una herramienta indispensable en este nuevo espacio de trabajo digital. Es un buen momento para revisar el sistema de gestión de firmas de su empresa y hacer una lluvia de ideas sobre nuevas formas de crecer.
eSignly analizó tendencias y estudió el crecimiento reciente de eSignature. Se han hecho las principales predicciones sobre el futuro de la firma electrónica en 2023.
La firma electrónica se convertirá en una parte esencial del proceso de contratación
Las empresas han realizado cambios significativos en los últimos dos años para garantizar la continuidad y adaptarse a las nuevas necesidades de los clientes. La firma electrónica fue un primer paso simple para muchos equipos que querían cambiarse a negocios amigables con el control remoto. Se realizó una encuesta en 2021 y se encontró que el 95% por ciento de las organizaciones usan la firma electrónica hoy o planean hacerlo en el futuro. Además, dos tercios (63 %) de las empresas que utilizan la firma electrónica solo la han utilizado en los últimos dos años. La firma electrónica es una herramienta popular. Es omnipresente ahora. Las organizaciones que se adhieren a los procesos de firma antiguos perderán una ventaja competitiva significativa.
¿Qué significa esto para los usuarios de firma electrónica? Tus competidores se han puesto al día y la línea de base ha cambiado. Un simple proceso de firma para facilitar la colaboración interna o las transacciones externas ya no es una ventaja. Necesita pensar en grande para recuperar su ventaja operativa. Conecte más herramientas a su pila de firmas para ofrecer mejores experiencias a clientes y empleados. Las integraciones le permiten automatizar el llenado de la información del acuerdo en lugar de ofrecer solo firmas electrónicas. Para reducir la duplicación de trabajo, se pueden usar plantillas en lugar de crear contratos desde cero. Verificar digitalmente la identidad de los firmantes. Se puede habilitar la firma móvil y los clientes pueden recibir alertas por SMS. Una vez que haya eliminado el cuello de botella de la firma de tinta y papel, integre las API y otras API para mejorar la experiencia del usuario.
La firma electrónica pasará de ser una herramienta específica del equipo a un imperativo estratégico para toda la empresa
Las organizaciones modernas de hoy en día tienen tecnología de firma electrónica propiedad de los dos equipos que probablemente participan en los acuerdos digitales: TI y legal. Investigaciones recientes muestran que más del 70 % de las organizaciones confían en uno de estos equipos como líder principal para la expansión interna de la tecnología de firma electrónica. Aunque pueda parecer que los equipos de TI o legales fueron los que inicialmente lideraron los esfuerzos para adoptar las firmas electrónicas, la propiedad del proceso de acuerdo va más allá de un solo equipo.
Cada equipo dentro de una organización estará interesado en la imagen más amplia de la firma electrónica a medida que se generen, negocien, completen y almacenen digitalmente más acuerdos. Recursos humanos buscará simplificar la incorporación y la contratación, especialmente para los empleados remotos. Ventas buscará facilitar la aprobación y creación de contratos. Las adquisiciones deben ser más flexibles en la negociación con proveedores nuevos y existentes. Si bien TI y Legal seguirán siendo los propietarios centrales, otros equipos estarán más involucrados en el éxito de la firma electrónica.
Nuevas leyes ampliarán el uso de servicios de testigos para acuerdos firmados electrónicamente
Algunos aspectos de la transacción todavía se están haciendo en persona. Por ejemplo, si se requiere que un tercero testigo complete o firme un acuerdo, esto es común. Es posible que los firmantes individuales deban someterse a procesos largos e inconvenientes para firmar correctamente documentos que deben ser atestiguados por un notario público (por ejemplo, declaraciones juradas o poderes notariales). Ha habido mucho movimiento en algunas regiones para legalizar la testificación remota en línea como una alternativa a la interacción cara a cara para permitir más transacciones entre múltiples partes. Más de 35 estados en los Estados Unidos ahora permiten servicios notariales remotos en línea. Australia tiene varios estados que han aprobado la testificación electrónica remota en varias aplicaciones.
Esta es una tendencia constante. Estas tendencias solo se mueven en una dirección. Los Estados Unidos y otros países ahora aceptan la testificación electrónica remota. Continuarán desarrollando leyes para cubrir usos adicionales para maximizar los beneficios de una infraestructura digital moderna, segura y eficiente. Aquellos estados y países que aún no han aceptado la testificación electrónica remota estarán atentos a lo que sucede en otras regiones y harán planes para hacerlo pronto. Los servicios de testigos electrónicos remotos, como los notarios en línea remotos, son una evolución que permite que múltiples partes interactúen sólidamente con acuerdos críticos. Las transacciones de múltiples partes son comunes en las organizaciones, especialmente aquellas que trabajan en industrias altamente reguladas. Las organizaciones que necesitan interactuar con testigos de terceros deben conocer las últimas leyes y reglamentos. Para aprovechar las tendencias digitales en evolución, necesitarán plataformas de firma electrónica flexibles que puedan adaptarse a ellas.
La colaboración de acuerdos digitales se expandirá para incluir nuevas funciones
Con demasiada frecuencia, la firma electrónica no está involucrada hasta el final de un proceso de acuerdo. Cada parte puede desarrollar un acuerdo, negociarlo tradicionalmente y luego usar la firma electrónica para completar el último paso. Aunque este proceso sigue siendo una mejora significativa con respecto a los procesos tradicionales basados en papel, no alcanza todo su potencial. Investigaciones recientes han demostrado que las firmas electrónicas son fundamentales para habilitar los flujos de trabajo digitales. Un documento no debe ser impreso, firmado o escaneado. La eficacia de las herramientas digitales ha demostrado que todo el flujo de trabajo de un acuerdo puede mantenerse digital durante los últimos años. A medida que las empresas integran productos digitales, esto mejorará la solidez de su flujo de trabajo.
Los empleados se sienten más cómodos usando herramientas digitales para completar transacciones en el espacio de trabajo híbrido. Estas herramientas se conectarán para crear un flujo de trabajo completo y fluido. La firma digital no se limitará a las firmas. Albergará negociaciones virtuales a través de soluciones de video o chat y permitirá revisiones de contratos cooperativos en tiempo real. El nuevo sistema permitirá a las personas hacer más con las tecnologías que ya conocen. Esto también permitirá a las empresas mejorar sus herramientas digitales para los empleados, lo que se traducirá en un mejor servicio al cliente y una ventaja competitiva.
La transformación digital revolucionará los procesos internos
Las organizaciones de todas las industrias pueden optimizar sus procesos de acuerdos para reducir la frustración y las ineficiencias. La digitalización ha hecho que sea más fácil pasar por alto los errores, los cuellos de botella y los retrasos causados por los flujos de trabajo statu quo. Los empleados se sienten igualmente atraídos por las ganancias de eficiencia en los procesos de cara al cliente. Los equipos que trabajan rápidamente para procesar la información de manera más simple, rápida y conectada experimentarán importantes ahorros de costos y aumentos de ingresos.
Santander UK es un gran banco comercial y minorista que es un gran ejemplo de pionero digital. Santander vio la oportunidad de utilizar nueva tecnología para aliviar los puntos débiles de los clientes y digitalizar el procesamiento de préstamos y los procesos de incorporación. El banco utilizó integraciones y API para crear un proceso de préstamo digital totalmente conectado y reducir los tiempos de solicitud de préstamo en un 83 %. El entorno de prioridad digital de Santander atrajo a clientes modernos, multiplicando por 10 la cantidad de préstamos procesados.
Las experiencias sin contacto se dispararán
El mundo se está moviendo hacia nuevos patrones comerciales posteriores a la pandemia. La tecnología debe usarse para reemplazar los procesos manuales. Las interacciones sin contacto son una opción particularmente atractiva. Esto permite a los consumidores evitar cualquier contacto físico con otras personas o tecnología. McKinsey informó que hubo un aumento del 20% en la preferencia por las operaciones sin contacto en los Estados Unidos. En lugar de usar lápiz y papel para completar el papeleo, los pacientes pueden usar sus dispositivos para identificarse, proporcionar información y completar el proceso electrónicamente.
Para crear estos entornos sin contacto, debe realizar una gran cantidad de trabajo preliminar técnico. Algunos son más difíciles que otros. Debe planificar su viaje para llevar a los clientes en un viaje sin contacto. Luego, cree las herramientas digitales para ayudar a que esto suceda. ¿Investigue y encuentre el proveedor adecuado para usted?
Acuerdo Technologies comenzará a consolidarse
Muchas organizaciones comienzan sus esfuerzos de digitalización con una herramienta de firma electrónica. Este es un primer paso simple y que muchas organizaciones serias han tomado. Sin embargo, los siguientes pasos en el proceso de contratación más amplio no son uniformes. Hay acciones antes (generación, enrutamiento de negociación, autenticación) y después (gestión de búsqueda de activación, notarización, firma). También puede firmar acuerdos sin firmar. Muchos proveedores ofrecen productos que pueden usarse para ayudarlo a administrar cada parte de estos procesos.
Un sistema de acuerdos que incluye varias soluciones puntuales no es sostenible. Cada nuevo producto agregado a la pila de acuerdos crea más incongruencias, demoras y costos. Cada transición de producto es un punto de falla. En lugar de tratar de encontrar la herramienta adecuada para cada paso del acuerdo, dé un paso atrás y diseñe un conjunto de herramientas digitales que brinde la mayor funcionalidad con la menor cantidad de proveedores. Las empresas que ofrecen herramientas de convenio responderán integrándose con otras empresas o ampliando sus funcionalidades.
¿Cómo firmar electrónicamente un PDF?
En siete sencillos pasos, puede firmar electrónicamente un documento PDF.
- Regístrese para obtener una cuenta gratuita de eSignly eSignature. Inicie sesión en su cuenta existente si ya tiene una. Consulte nuestra guía para nuevos usuarios para comenzar con eSignly
- Haga clic en el vínculo Inicio . Seleccione Crear un documento .
- Seleccione Cargar y elija el documento PDF que desea firmar.
- Si corresponde, marque la casilla "Solo soy el firmante".
- Haga clic en Firmar .
- Arrastre y suelte su firma en el lugar deseado de su documento PDF desde el panel de navegación de la izquierda.
- Haga clic en Finalizar.
¿Cómo firmar digitalmente un PDF y enviar un documento PDF?
¿Necesita enviar un documento PDF a otra persona para que lo firme? Puede preparar rápidamente documentos PDF para la firma electrónica con eSignly. ¡Se incluyen tres envíos gratuitos en la cuenta gratuita de eSignly!
Estos son los pasos para enviar un documento que necesita su firma
- Enviar documentos para ser firmados.
- Arrastra y suelta los campos que requieres que complete el firmante: nombre, datos de dirección, iniciales, firma, etc.
- Haga clic en enviar para agregar una dirección de correo electrónico para el firmante
La conclusión clave
Una aplicación dedicada hace que sea mucho más fácil agregar firmas digitales en archivos PDF. Con eSignly, puede cargar, almacenar y rastrear todos sus documentos PDF a través de un tablero seguro. Solo se necesitan unos pocos clics para generar archivos pdf de firma electrónica . Todas las firmas de los destinatarios se almacenan de forma segura en nuestros servidores seguros.
Todos los paquetes premium vienen con una prueba gratuita. Nuestro plan de firma electrónica es el único que ofrece cargas ilimitadas y firmas electrónicas sin ataduras.
