Quel que soit votre secteur d'activité, la paperasserie fait partie intégrante de toute entreprise. Toutes les choses discutées, essayées et aucune n'est documentée. Au fur et à mesure qu'une entreprise se développe, la paperasserie augmente également. Il est nécessaire de se débarrasser de certains papiers afin de déposer de nouveaux documents. Bien que cela puisse sembler intimidant, la technologie offre davantage de solutions aux problèmes quotidiens des entreprises.
La plupart des industries utilisent désormais un bureau sans papier pour réduire le besoin de stocker des papiers dans des emplacements physiques. La dématérialisation vous aidera non seulement à économiser de l'argent sur la location d'espace, mais vous offrira également plus d'avantages que vous ne pouvez l'imaginer.
Non seulement les entreprises, mais aussi les employés et les clients peuvent bénéficier d'un modèle commercial sans papier. Vous n'êtes pas obligé d'être complètement sans papier. Il est possible de convertir des parties de vos documents en fichiers numériques tout en gardant les autres intactes. Par exemple, vous pouvez fournir des reçus, etc.
Que se passe-t-il si nous passons au sans papier ?
Avenir durable
Les produits en papier sont le type de déchets le plus courant trouvé dans les décharges. S'il n'est pas correctement éliminé, le papier peut provoquer des gaz à effet de serre. La déforestation peut également être causée par la production du nouveau papier, ce qui conduit finalement au réchauffement climatique. Le recyclage est une option, mais ce n'est pas suffisant pour résoudre le problème.
Les entreprises peuvent contribuer à résoudre le problème environnemental en se débarrassant du papier. Les entreprises qui adoptent la technologie et abandonnent les méthodes traditionnelles peuvent facilement passer à l'avenir.
La jeune génération est plus encline à soutenir les entreprises qui partagent les mêmes valeurs qu'elle. La dématérialisation est un excellent moyen d'attirer des clients et de vous aider à trouver des candidats qualifiés pour des emplois qui soutiennent des pratiques durables.
Sécurité supérieure
La sécurité des données est un élément important de la gestion d'une entreprise. Ce n'est pas seulement pour éviter que leur entreprise ne soit perdue, mais aussi pour maintenir la crédibilité et la confiance avec leurs clients.
Les entreprises possédant des documents physiques doivent verrouiller leurs bureaux et fournir une sécurité supplémentaire pour les protéger. C'est une option plus coûteuse qu'une option numérique. Il sera également plus difficile de suivre les fichiers perdus.
Vous pouvez accéder à vos fichiers de n'importe où, n'importe quand en les déplaçant vers le cloud. Le serveur cloud fournit également une sécurité au niveau de la banque, qui empêche le piratage des fichiers. La maintenance de la sécurité n'est pas quelque chose dont vous devez vous soucier.
Les documents numériques sont également sûrs en cas de catastrophe naturelle car ils peuvent être récupérés à tout moment, en ligne.
Gain de temps
Les entreprises peuvent créer une culture de productivité pour accomplir des tâches en peu de temps et obtenir d'excellents résultats. Cela peut nuire à la productivité de vos employés si vous prenez l'habitude de rechercher des documents, de les classer, de les organiser et de les rechercher.
Un bureau sans papier donne aux employés plus de temps pour générer des revenus, partager des idées ou même se détendre. Il est plus facile de trouver et de classer des documents numériques. Les documents numériques sont plus faciles à localiser et à classer. Vos employés n'auront pas besoin de se déplacer au bureau pour rechercher le document qu'ils recherchent. La collaboration sur un document est plus facile car tout le monde peut voir le fichier et personne n'a besoin d'attendre pour avoir terminé.
Améliore la relation client/client
Cela donne non seulement à vos clients l'impression que vous vous souciez de l'environnement, mais cela aide également à réduire la quantité de documents qu'ils doivent remplir.
Les clients apprécient la facilité de remplir des formulaires depuis chez eux. Ils ne peuvent signer qu'un seul formulaire, ce qui leur permet de gagner du temps et d'éviter de répéter le processus.
Des clients satisfaits sont plus susceptibles qu'improbables de faire fonctionner votre entreprise en douceur.
Accepter un paiement plus rapide
Vous devez fournir une facture si votre entreprise accepte les paiements par carte de crédit. Vous pouvez envoyer des factures numériques à la place si vous vous convertissez à un lieu de travail sans papier. C'est moins cher et plus pratique pour vous et vos clients. Cela signifie également que les clients seront tenus de payer leurs factures dès leur réception.
Des factures par e-mail peuvent être envoyées ou un logiciel peut être utilisé pour créer, suivre et envoyer des factures. Cela vous facilite la tâche, car vous pouvez recevoir des paiements en ligne et transférer de l'argent à votre banque dans le confort de votre foyer.
Vous devez cependant vous rappeler que tous les clients ne préfèrent pas les factures électroniques. Par conséquent, soyez flexible pour répondre à leurs besoins.
Moindre coût
La numérisation des documents physiques ne se limite pas à économiser de l'argent sur le papier. Vous pouvez économiser de l'argent sur les cartouches d'encre et les classeurs.
Votre entreprise grandira et vous aurez besoin de plus d'espace de stockage. Cela peut représenter une dépense supplémentaire. Vous n'avez pas à dépenser d'argent supplémentaire pour le stockage ou les matériaux si vous optez pour la dématérialisation.
Vous n'avez pas à vous soucier d'atteindre les clients ou les clients. Ils peuvent simplement remplir un formulaire en ligne et vous pouvez le partager avec eux. Le formulaire peut être rempli par le client et il le recontactera à tout moment. Vous économisez également de l'argent sur les frais d'expédition.
Vous rend plus professionnel
Les clients attendent le meilleur des entreprises qu'ils soutiennent. Les clients n'aimeront pas être obligés d'attendre pour accéder à leurs dossiers ou pour remplir plusieurs formulaires.
Ce sentiment de professionnalisme est créé lorsque vous faites passer votre entreprise à une stratégie numérique. Cela donne l'impression que vous êtes un excellent fournisseur de services pour vos clients.
Sauvegardes
Parfois, des documents papier peuvent être accidentellement jetés. Si vous le faites, il n'y a pas de copie de sauvegarde. Les documents numériques sont différents car vous pouvez toujours accéder à une copie de sauvegarde, que vous supprimiez votre fichier ou qu'il y ait un problème avec votre ordinateur.
Vous pouvez facilement créer plusieurs copies de documents numériques sans avoir à repartir de zéro. Vous pouvez copier et coller ou synchroniser des documents dans le cloud.
Les copies de sauvegarde fournissent non seulement une copie supplémentaire lorsque vous les supprimez accidentellement, mais elles sont également utiles en cas d'attaques de ransomwares.
Transfert d'informations plus rapide
La collaboration n'est possible que si les membres du personnel partagent des informations. Il sera difficile de partager des idées, des informations ou des notes si elles ne sont pas au même endroit.
Un logiciel de gestion numérique permet aux employés de travailler plus facilement ensemble et de partager des informations. Tout le monde peut travailler ensemble sur un document au lieu d'attendre.
Le bureau sans papier présente de nombreux avantages qui peuvent augmenter la productivité des employés et contribuer à la croissance de l'entreprise. Cela rationalise le processus sans avoir besoin d'espace supplémentaire ni d'utilisation de matériaux. Vous n'avez pas besoin d'être 100% sans papier. Votre entreprise doit s'adapter aux besoins de vos clients et proposer les meilleurs produits.
Logiciel pour votre bureau sans papier
Vous devrez trouver un programme qui peut vous aider à passer aux documents numériques maintenant que vous avez pris la décision de le faire. Ce sont les meilleurs logiciels de gestion de documents.
Adobe Acrobat Pro
Adobe ne nécessite aucune introduction. Acrobat est un spécialiste de la documentation numérique qui existe depuis de nombreuses années. La série Acrobat Pro d'Adobe inclut Acrobat Pro. Acrobat Standard est également disponible.
Bien que la version Pro ressemble à celle de Pro DC, les plans de paiement sont assez différents. Adobe Acrobat Pro est plus cher que Pro DC. Pro DC est un programme d'abonnement. Les deux prennent en charge les formulaires à remplir et l'édition de documents. Ils peuvent également convertir des documents numérisés en formats modifiables.
Evernote
Evernote est le meilleur outil pour tous ceux qui ont besoin de suivre leurs notes ou qui ont une idée brillante. Evernote vous permet de synchroniser des notes sur plusieurs comptes, d'enregistrer des images et de numériser des reçus, d'en organiser autant que vous le souhaitez et de créer un lien vers votre calendrier Google. Vous pouvez également exporter des notes vers des fichiers PDF.
Kofax Energy PDF
PowerPDF a des fonctionnalités similaires à Adobe Acrobat. Les deux partagent de nombreuses fonctionnalités, notamment l'édition de fichiers dans n'importe quel format et leur signature, la conversion de documents numérisés en formulaires modifiables, ainsi que la possibilité de convertir des documents numérisés en formulaires modifiables. Power PDF n'est pas disponible sous forme d'abonnement et est donc plus abordable qu'Acrobat.
Transformateur PDF Pro
PDF Transformer Pro vous permet de modifier et de convertir des documents numérisés à partir d'ordinateurs Windows. Le convertisseur PDF pro vous permet d'importer des documents numérisés et de les éditer. Il propose également de nombreuses options pour convertir ou extraire certaines parties d'un fichier PDF. Bien qu'il offre l'OCR, l'outil manque de fonctionnalités professionnelles telles que la possibilité de télécharger immédiatement des documents vers des services cloud. Il n'y a pas non plus de version Mac.
PDFelement aux entreprises
Il offre des fonctionnalités illimitées, notamment la possibilité de créer des fichiers PDF tels que Word, de convertir des documents numérisés, de traiter par lots, de fusionner des fichiers et de nombreuses autres fonctionnalités.
Vous pouvez modifier les fichiers numérisés et rechercher ce que vous recherchez dans le contenu. Les membres ayant accès peuvent simultanément annoter et ajouter des commentaires aux fichiers PDF. Un logiciel de gestion de documents flexible peut être utilisé dans une variété d'industries, y compris l'édition et les soins de santé.
Esignly
Esignly est un logiciel de signature électronique de confiance qui automatise votre processus de gestion de fichiers, malgré les nombreux logiciels de gestion de documents disponibles. Le logiciel permet uniquement aux utilisateurs autorisés d'accéder à certains documents. Vous pouvez configurer un système de niveaux d'employés, ajouter des balises à chaque document et déterminer qui a le droit de les consulter ou de les télécharger. Esignly peut être adapté quelle que soit la taille et la complexité de votre entreprise. Utilisez les fonctionnalités répertoriées ci-dessus pour choisir ce qui convient le mieux à votre entreprise. Le logiciel de gestion de documents Esignly est maintenant disponible.
Conclusion
Le bureau sans papier offre une nouvelle façon de faire des affaires. Cela permet aux entreprises de réduire les coûts, d'augmenter la productivité et d'offrir une commodité aux clients, ce qui à son tour génère plus de revenus. Votre entreprise peut également réduire les déchets d'enfouissement, qui sont l'un des gaz à effet de serre les plus courants.
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