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Comment signer et envoyer électroniquement un PDF en 2023 ?

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Ces dernières années, les signatures électroniques ont rapidement été acceptées par les principaux organismes de réglementation du monde entier. La technologie de signature électronique a évolué et mûri pour répondre à l'évolution du paysage réglementaire et commercial. Qu'avez-vous vu récemment ? Comment cela affecte-t-il votre décision concernant les fournisseurs de signature électronique ?

Les lois sur les signatures électroniques ont connu des changements importants au cours de la dernière décennie. Ils sont désormais disponibles dans de nombreux pays, ce qui facilite la compréhension de ce que vous devez faire pour vous assurer que les signatures électroniques restent légales. De nombreux organismes gouvernementaux et régulateurs ont autorisé les signatures électroniques pour les transactions précédemment signées à l'encre et sur papier. La Federal Reserve Bank (SEC), la Securities and Exchange Commission et l'Internal Revenue Service ont tous publié des directives sur la signature électronique. Cela permet à davantage de formulaires, de documents et de transactions d'être signés électroniquement. Des mesures similaires ont été annoncées par l'Agence du revenu du Canada (ARC).

Ces changements ont un impact direct sur votre capacité à utiliser la technologie d'une manière conforme aux exigences actuelles et futures. Cet article se concentrera sur les options de signature biométrique et la vérification d'identité avancée. Il est important d'en tenir compte car les signatures électroniques sont de plus en plus courantes. Toutes les parties concernées ne sont pas physiquement présentes au même endroit et les documents d'identité ne peuvent pas être vérifiés en personne.

Qu'est-ce qu'une signature électronique ?

Les signatures électroniques peuvent être utilisées pour signer des documents en ligne . Cela élimine le besoin d'une signature papier avec une signature humide. Une signature électronique peut être utilisée pour les documents juridiques, les contrats, les factures, les documents de financement et à de nombreuses autres fins. Il peut s'agir d'une copie numérique de la signature signée d'un individu. Les signatures électroniques sont la preuve que le signataire a accepté ou accepté les termes du document. Les signatures électroniques peuvent être légales et sécurisées. De nombreux documents juridiques peuvent être signés électroniquement.

Comment fonctionnent les signatures électroniques ?

Les signatures électroniques stockent, authentifient et suivent les signatures à toutes les étapes du cycle de vie du contrat. Les signatures électroniques, tout comme les signatures manuscrites, sont uniques pour chaque signataire.

Assurez-vous que vos employés sont formés sur les signatures électroniques et reçoivent une formation d'intégration pour s'assurer qu'ils suivent les meilleures pratiques. Si les clients découvrent les signatures électroniques, ils apprécieront peut-être de brèves instructions. Pour vous assurer que la solution de signature électronique vous convient, c'est une bonne idée de l'essayer. Il est important de s'assurer que la solution que vous avez choisie est conforme aux normes de signature électronique de l'industrie et locales.

Avantages de l'utilisation de la signature électronique

Vous pouvez gagner du temps en utilisant une signature électronique. La signature électronique est un moyen moderne de confirmer l'identité du signataire et facilite la vie quotidienne.

Les signatures électroniques PDF émergent de nos jours ; tels que des commandes ou des contrats. Vous pouvez également signer électroniquement d'autres documents, tels que des e-mails et des fichiers de données.

La signature électronique est fiable

L'Agence des services du numérique et des données démographiques met à disposition des outils de création de signatures électroniques. Ils sont dignes de confiance. Ils garantissent l'authenticité, l'intégrité et le caractère incontestable des informations signées.

Une signature électronique sophistiquée apporte une certitude aux parties :

  • A propos de qui a signé le document
  • Les informations signées n'ont été modifiées par personne d'autre après leur signature.
  • Le signataire ne peut pas nier avoir signé le document ou prétendre que des modifications ont été apportées après sa signature.

Indépendant du lieu et de l'heure

Les signatures électroniques peuvent être faites n'importe où, à tout moment. Le travail à distance devient de plus en plus courant. Il est donc important que les documents puissent être signés à distance plutôt que de devoir être signés en personne.

Il est important d'avoir une indépendance géographique, en particulier lorsque plusieurs personnes doivent signer le même document. Les signataires n'ont pas à se réunir au même endroit. Ils peuvent signer le document où qu'ils se trouvent.

Rapide et rentable

Les signatures électroniques sont presque aussi rapides que la signature papier, mais cela permet de gagner du temps lors de la manipulation du document.

Il est plus facile de gérer les affaires lorsque les documents ne sont pas imprimés ou scannés et envoyés par la poste.

Vous pouvez enregistrer le document là où il est facilement accessible par les personnes appropriées.

L'envoi d'un document électronique au destinataire ne prend que quelques secondes. Vous devez assurer la sécurité des données lorsque vous envoyez le document signé par e-mail au destinataire. Si nécessaire, utilisez un e-mail crypté.

Moins de papier – un choix respectueux de l'environnement

Les documents signés électroniquement peuvent également être traités électroniquement. Il n'a pas besoin d'être imprimé, il n'est donc pas nécessaire de le stocker dans un emplacement physique. De nombreuses options d'espace de travail électronique peuvent être utilisées pour stocker le document en toute sécurité pendant une longue période. La réduction de la consommation de papier est une option écologique.

Pas de numérisation - le texte reste lisible par machine

Le document peut être lu par machine car il n'a pas besoin d'être scanné entre les signatures. Le contenu du document peut être lu à l'aide d'un logiciel de lecture d'écran. Cela peut être utile lorsque les documents sont archivés et traités afin que les recherches puissent être ciblées sur le contenu des documents.

Méthode de signature à travers les frontières

Les signatures électroniques sont également rapides et efficaces lorsque les documents doivent être partagés au-delà des frontières. C'est souvent le cas avec les contrats ou les processus d'appel d'offres. Le règlement eIDAS de l'UE régit les signatures électroniques.

Les signatures électroniques qualifiées (SEQ) sont valables dans l'Union européenne. Il est juridiquement contraignant sans qu'il soit nécessaire de fournir des preuves supplémentaires.

Plusieurs applications

Les signatures électroniques de documents PDF tels que des contrats ou des décisions sont un cas d'utilisation courant. Une signature électronique peut être utilisée dans de nombreuses situations différentes, telles que les messages électroniques et différents fichiers de données (par exemple, les packages d'installation et les mises à jour d'applications), la sécurité du trafic en ligne ou la blockchain.

Meilleures prédictions pour la signature électronique en 2023

Nous sommes en plein boom des signatures. Alors que les entreprises migrent rapidement vers le cloud et que les employés se déplacent vers des bureaux distants, la signature électronique devient rapidement un outil indispensable dans ce nouvel espace de travail numérique. C'est le moment idéal pour revoir le système de gestion des signatures de votre entreprise et réfléchir à de nouvelles façons de se développer.

eSignly a analysé les tendances et étudié la croissance récente d'eSignature. Les meilleures prédictions ont été faites sur l'avenir de la signature électronique en 2023.

La signature électronique deviendra un élément essentiel du processus contractuel

Les entreprises ont opéré des changements importants au cours des deux dernières années pour assurer la continuité et s'adapter aux nouveaux besoins des clients. La signature électronique était une première étape simple pour de nombreuses équipes qui souhaitaient passer à des entreprises accessibles à distance. Une enquête a été menée en 2021 et a révélé que 95 % des organisations utilisent la signature électronique aujourd'hui ou prévoient de le faire à l'avenir. De plus, les deux tiers (63 %) des entreprises qui utilisent la signature électronique ne l'ont utilisée qu'au cours des deux dernières années. La signature électronique est un outil populaire. C'est omniprésent maintenant. Les organisations qui adhèrent aux anciens processus de signature perdront un avantage concurrentiel significatif.

Qu'est-ce que cela signifie pour les utilisateurs d'eSignature ? Vos concurrents ont rattrapé votre retard et la ligne de base a changé. Un processus de signature simple pour faciliter la collaboration interne ou les transactions externes n'est plus un avantage. Vous devez voir plus grand pour retrouver votre avantage opérationnel. Connectez plus d'outils à votre pile de signatures pour offrir une meilleure expérience client et employé. Les intégrations vous permettent d'automatiser le remplissage des informations d'accord au lieu de proposer uniquement des signatures électroniques. Pour réduire la duplication du travail, des modèles peuvent être utilisés au lieu de créer des contrats à partir de zéro. Vérifiez numériquement l'identité des signataires. La signature mobile peut être activée et les clients peuvent recevoir des alertes SMS. Après avoir supprimé le goulot d'étranglement des signatures à l'encre et au papier, intégrez des API et d'autres API pour améliorer l'expérience utilisateur.

La signature électronique passera d'un outil spécifique à l'équipe à un impératif stratégique à l'échelle de l'entreprise

Les organisations modernes d'aujourd'hui disposent d'une technologie de signature électronique détenue par les deux équipes les plus susceptibles d'être impliquées dans les accords numériques : informatique et juridique. Des recherches récentes montrent que plus de 70 % des organisations comptent sur l'une de ces équipes en tant que principal responsable de l'expansion interne de la technologie de signature électronique. Bien qu'il puisse sembler que ce sont les équipes informatiques ou juridiques qui ont initialement mené les efforts pour adopter les signatures électroniques, la propriété du processus d'accord va au-delà d'une seule équipe.

Chaque équipe au sein d'une organisation sera intéressée par l'image plus large de la signature électronique, car de plus en plus d'accords sont générés numériquement, négociés, complétés et stockés. Les RH chercheront à simplifier l'intégration et l'embauche, en particulier pour les employés distants. Les ventes chercheront à faciliter l'approbation et la création des contrats. L'approvisionnement doit être plus flexible dans la négociation avec les fournisseurs existants et nouveaux. Alors que l'informatique et le juridique resteront propriétaires centraux, d'autres équipes seront plus investies dans le succès de la signature électronique.

De nouvelles lois élargiront l'utilisation des services de témoignage pour les accords signés électroniquement

Certains aspects de la transaction se font encore en personne. Par exemple, si un tiers témoin est tenu de remplir ou de signer un arrangement, cela est courant. Les signataires individuels peuvent avoir besoin de suivre des processus longs et peu pratiques pour signer correctement des documents qui doivent être attestés par un notaire public (par exemple : affidavits ou procurations). Il y a eu beaucoup de mouvement dans certaines régions pour légaliser le témoignage en ligne à distance comme alternative à l'interaction en face à face pour permettre davantage de transactions multipartites. Plus de 35 États des États-Unis autorisent désormais les services notariaux en ligne à distance. L'Australie compte plusieurs États qui ont approuvé le témoignage électronique à distance dans diverses applications.

C'est une tendance constante. Ces tendances n'évoluent que dans une seule direction. Les États-Unis et d'autres pays acceptent désormais le témoignage électronique à distance. Ils continueront à élaborer des lois pour couvrir des utilisations supplémentaires afin de maximiser les avantages d'une infrastructure numérique moderne, sécurisée et efficace. Les États et pays qui n'ont pas encore accepté le témoignage électronique à distance surveilleront ce qui se passe dans d'autres régions et feront des plans pour le faire bientôt. Les services de témoignage électronique à distance tels que les notaires en ligne à distance sont une évolution qui permet à plusieurs parties d'interagir de manière robuste avec des accords critiques. Les transactions multipartites sont courantes dans les organisations, en particulier celles qui travaillent dans des secteurs hautement réglementés. Les organisations qui doivent interagir avec des tiers témoins doivent être au courant des dernières lois et réglementations. Pour tirer parti de l'évolution des tendances numériques, ils auront besoin de plateformes de signature électronique flexibles capables de s'y adapter.

La collaboration sur les accords numériques s'étendra pour inclure de nouvelles fonctionnalités

Trop souvent, la signature électronique n'est pas impliquée avant la fin d'un processus d'accord. Chaque partie peut développer un accord, le négocier de manière traditionnelle, puis utiliser la signature électronique pour terminer la dernière étape. Bien que ce processus soit encore une amélioration significative par rapport aux processus papier traditionnels, il ne réalise pas pleinement son plein potentiel. Des recherches récentes ont montré que les signatures électroniques sont essentielles pour permettre les flux de travail numériques. Un document ne doit pas être imprimé, signé ou numérisé. L'efficacité des outils numériques a montré qu'un flux de travail d'accord entier peut être maintenu numérique au cours des dernières années. Au fur et à mesure que les entreprises intègrent des produits numériques, cela améliorera la robustesse de leur flux de travail.

Les employés sont devenus plus à l'aise avec les outils numériques pour effectuer des transactions dans l'espace de travail hybride. Ces outils seront connectés pour créer un flux de travail transparent de bout en bout. La signature numérique ne se limitera pas aux signatures. Il hébergera des négociations virtuelles via des solutions vidéo ou de chat et permettra des révisions de contrats coopératifs en temps réel. Le nouveau système permettra aux gens d'en faire plus avec les technologies qu'ils connaissent déjà. Cela permettra également aux entreprises d'améliorer leurs outils numériques pour les employés, ce qui se traduira par un meilleur service client et un avantage concurrentiel.

La transformation numérique va révolutionner les processus internes

Les organisations de tous les secteurs peuvent rationaliser leurs processus d'accord pour réduire les frustrations et les inefficacités. La numérisation a permis d'ignorer plus facilement les erreurs, les goulots d'étranglement et les retards causés par les workflows de statu quo. Les employés sont également attirés par les gains d'efficacité dans les processus en contact avec les clients. Les équipes qui travaillent rapidement pour traiter les informations de manière plus simple, plus rapide et plus connectée réaliseront des économies de coûts et des augmentations de revenus significatives.

Santander UK est une grande banque commerciale et de détail qui est un excellent exemple de pionnier numérique. Santander a vu une opportunité d'utiliser une nouvelle technologie pour atténuer les points faibles des clients et numériser le traitement des prêts et les processus d'intégration. La banque a utilisé des intégrations et des API pour créer un processus de prêt numérique entièrement connecté et réduire les délais de demande de prêt de 83 %. L'environnement numérique de Santander a attiré des clients modernes, multipliant par 10 le nombre de prêts traités.

Les expériences sans contact vont monter en flèche

Le monde évolue vers de nouveaux modèles commerciaux post-pandémiques. La technologie doit être utilisée pour remplacer les processus manuels. Les interactions sans contact sont une option particulièrement attrayante. Cela permet aux consommateurs d'éviter tout contact physique avec d'autres personnes ou avec la technologie. McKinsey a signalé qu'il y avait eu une augmentation de 20 % de la préférence pour les opérations sans contact aux États-Unis. Au lieu d'utiliser un stylo et du papier pour remplir des documents, les patients peuvent utiliser leurs appareils pour s'identifier, fournir des informations et terminer le processus par voie électronique.

Pour créer ces environnements sans contact, vous devez faire beaucoup de travail technique de base. Certains sont plus difficiles que d'autres. Vous devez planifier votre voyage pour emmener les clients dans un voyage sans contact. Ensuite, créez les outils numériques pour y parvenir. Faites vos recherches et trouvez le bon fournisseur pour vous?

Les technologies d'accord commenceront à se consolider

De nombreuses organisations commencent leurs efforts de numérisation avec un outil de signature électronique. Il s'agit d'une première étape simple et de celle que de nombreuses organisations sérieuses ont franchie. Cependant, les prochaines étapes du processus global de passation de marchés ne sont pas uniformes. Il y a des actions avant (génération, routage de négociation, authentification) et après (gestion de la recherche d'activation, notarisation, signature). Vous pouvez également signer des accords sans signer. De nombreux fournisseurs proposent des produits qui peuvent être utilisés pour vous aider à gérer chaque partie de ces processus.

Un système d'accords qui comprend plusieurs solutions ponctuelles n'est pas durable. Chaque nouveau produit ajouté à la pile d'accords crée plus d'incongruités, de retards et de coûts. Chaque transition de produit est un point de défaillance. Au lieu d'essayer de trouver le bon outil pour chaque étape de l'accord, prenez du recul et concevez une boîte à outils numérique qui offre le plus de fonctionnalités à partir du plus petit nombre de fournisseurs. Les entreprises qui proposent des outils d'accord réagiront en s'intégrant à d'autres entreprises ou en élargissant leurs fonctionnalités.

Comment signer électroniquement un PDF ?

En sept étapes simples, vous pouvez signer électroniquement un document PDF.

  1. Inscrivez-vous pour un compte de signature électronique eSignly gratuit. Connectez-vous à votre compte existant si vous en avez déjà un. Consultez notre guide pour les nouveaux utilisateurs pour démarrer avec eSignly
  2. Cliquez sur le lien Démarrer . Sélectionnez Créer un document .
  3. Sélectionnez Télécharger et choisissez le document PDF que vous souhaitez signer.
  4. Le cas échéant, cochez la case "Je ne suis que le signataire".
  5. Cliquez sur Signer .
  6. Faites glisser et déposez votre signature à l'endroit souhaité sur votre document PDF à partir du panneau de navigation de gauche.
  7. Cliquez sur Terminer.

Comment signer numériquement un PDF et envoyer un document PDF ?

Vous avez besoin d'envoyer un document PDF à une autre personne pour signature ? Vous pouvez rapidement préparer des documents PDF pour signature électronique avec eSignly. Trois envois gratuits sont inclus dans le compte gratuit d'eSignly !

Voici les étapes pour envoyer un document nécessitant votre signature

  1. Envoyez les documents à signer.
  2. Faites glisser et déposez les champs que vous demandez au signataire de remplir : nom, adresse, initiales, signature, etc.
  3. Cliquez sur envoyer pour ajouter une adresse e-mail au signataire

La clé à emporter

Une application dédiée facilite grandement l'ajout de signatures numériques sur les PDF. En utilisant eSignly, vous pouvez télécharger, stocker et suivre tous vos documents PDF via un tableau de bord sécurisé. Il suffit de quelques clics pour générer des fichiers pdf de signature électronique . Toutes les signatures des destinataires sont stockées en toute sécurité sur nos serveurs sécurisés.

Tous les forfaits premium sont accompagnés d'un essai gratuit. Notre plan de signature électronique est le seul qui offre des téléchargements illimités et des signatures électroniques sans conditions.

Ces dernières années, les signatures électroniques ont rapidement été acceptées par les principaux organismes de réglementation du monde entier. La technologie de signature électronique a évolué et mûri pour répondre à l'évolution du paysage réglementaire et commercial. Qu'avez-vous vu récemment ? Comment cela affecte-t-il votre décision concernant les fournisseurs de signature électronique ?

Les lois sur les signatures électroniques ont connu des changements importants au cours de la dernière décennie. Ils sont désormais disponibles dans de nombreux pays, ce qui facilite la compréhension de ce que vous devez faire pour vous assurer que les signatures électroniques restent légales. De nombreux organismes gouvernementaux et régulateurs ont autorisé les signatures électroniques pour les transactions précédemment signées à l'encre et sur papier. La Federal Reserve Bank (SEC), la Securities and Exchange Commission et l'Internal Revenue Service ont tous publié des directives sur la signature électronique. Cela permet à davantage de formulaires, de documents et de transactions d'être signés électroniquement. Des mesures similaires ont été annoncées par l'Agence du revenu du Canada (ARC).

Ces changements ont un impact direct sur votre capacité à utiliser la technologie d'une manière conforme aux exigences actuelles et futures. Cet article se concentrera sur les options de signature biométrique et la vérification d'identité avancée. Il est important d'en tenir compte car les signatures électroniques sont de plus en plus courantes. Toutes les parties concernées ne sont pas physiquement présentes au même endroit et les documents d'identité ne peuvent pas être vérifiés en personne.

Qu'est-ce qu'une signature électronique ?

Les signatures électroniques peuvent être utilisées pour signer des documents en ligne . Cela élimine le besoin d'une signature papier avec une signature humide. Une signature électronique peut être utilisée pour les documents juridiques, les contrats, les factures, les documents de financement et à de nombreuses autres fins. Il peut s'agir d'une copie numérique de la signature signée d'un individu. Les signatures électroniques sont la preuve que le signataire a accepté ou accepté les termes du document. Les signatures électroniques peuvent être légales et sécurisées. De nombreux documents juridiques peuvent être signés électroniquement.

Comment fonctionnent les signatures électroniques ?

Les signatures électroniques stockent, authentifient et suivent les signatures à toutes les étapes du cycle de vie du contrat. Les signatures électroniques, tout comme les signatures manuscrites, sont uniques pour chaque signataire.

Assurez-vous que vos employés sont formés sur les signatures électroniques et reçoivent une formation d'intégration pour s'assurer qu'ils suivent les meilleures pratiques. Si les clients découvrent les signatures électroniques, ils apprécieront peut-être de brèves instructions. Pour vous assurer que la solution de signature électronique vous convient, c'est une bonne idée de l'essayer. Il est important de s'assurer que la solution que vous avez choisie est conforme aux normes de signature électronique de l'industrie et locales.

Avantages de l'utilisation de la signature électronique

Vous pouvez gagner du temps en utilisant une signature électronique. La signature électronique est un moyen moderne de confirmer l'identité du signataire et facilite la vie quotidienne.

Les signatures électroniques PDF émergent de nos jours ; tels que des commandes ou des contrats. Vous pouvez également signer électroniquement d'autres documents, tels que des e-mails et des fichiers de données.

La signature électronique est fiable

L'Agence des services du numérique et des données démographiques met à disposition des outils de création de signatures électroniques. Ils sont dignes de confiance. Ils garantissent l'authenticité, l'intégrité et le caractère incontestable des informations signées.

Une signature électronique sophistiquée apporte une certitude aux parties :

  • A propos de qui a signé le document
  • Les informations signées n'ont été modifiées par personne d'autre après leur signature.
  • Le signataire ne peut pas nier avoir signé le document ou prétendre que des modifications ont été apportées après sa signature.

Indépendant du lieu et de l'heure

Les signatures électroniques peuvent être faites n'importe où, à tout moment. Le travail à distance devient de plus en plus courant. Il est donc important que les documents puissent être signés à distance plutôt que de devoir être signés en personne.

Il est important d'avoir une indépendance géographique, en particulier lorsque plusieurs personnes doivent signer le même document. Les signataires n'ont pas à se réunir au même endroit. Ils peuvent signer le document où qu'ils se trouvent.

Rapide et rentable

Les signatures électroniques sont presque aussi rapides que la signature papier, mais cela permet de gagner du temps lors de la manipulation du document.

Il est plus facile de gérer les affaires lorsque les documents ne sont pas imprimés ou scannés et envoyés par la poste.

Vous pouvez enregistrer le document là où il est facilement accessible par les personnes appropriées.

L'envoi d'un document électronique au destinataire ne prend que quelques secondes. Vous devez assurer la sécurité des données lorsque vous envoyez le document signé par e-mail au destinataire. Si nécessaire, utilisez un e-mail crypté.

Moins de papier – un choix respectueux de l'environnement

Les documents signés électroniquement peuvent également être traités électroniquement. Il n'a pas besoin d'être imprimé, il n'est donc pas nécessaire de le stocker dans un emplacement physique. De nombreuses options d'espace de travail électronique peuvent être utilisées pour stocker le document en toute sécurité pendant une longue période. La réduction de la consommation de papier est une option écologique.

Pas de numérisation - le texte reste lisible par machine

Le document peut être lu par machine car il n'a pas besoin d'être scanné entre les signatures. Le contenu du document peut être lu à l'aide d'un logiciel de lecture d'écran. Cela peut être utile lorsque les documents sont archivés et traités afin que les recherches puissent être ciblées sur le contenu des documents.

Méthode de signature à travers les frontières

Les signatures électroniques sont également rapides et efficaces lorsque les documents doivent être partagés au-delà des frontières. C'est souvent le cas avec les contrats ou les processus d'appel d'offres. Le règlement eIDAS de l'UE régit les signatures électroniques.

Les signatures électroniques qualifiées (SEQ) sont valables dans l'Union européenne. Il est juridiquement contraignant sans qu'il soit nécessaire de fournir des preuves supplémentaires.

Plusieurs applications

Les signatures électroniques de documents PDF tels que des contrats ou des décisions sont un cas d'utilisation courant. Une signature électronique peut être utilisée dans de nombreuses situations différentes, telles que les messages électroniques et différents fichiers de données (par exemple, les packages d'installation et les mises à jour d'applications), la sécurité du trafic en ligne ou la blockchain.

Meilleures prédictions pour la signature électronique en 2023

Nous sommes en plein boom des signatures. Alors que les entreprises migrent rapidement vers le cloud et que les employés se déplacent vers des bureaux distants, la signature électronique devient rapidement un outil indispensable dans ce nouvel espace de travail numérique. C'est le moment idéal pour revoir le système de gestion des signatures de votre entreprise et réfléchir à de nouvelles façons de se développer.

eSignly a analysé les tendances et étudié la croissance récente d'eSignature. Les meilleures prédictions ont été faites sur l'avenir de la signature électronique en 2023.

La signature électronique deviendra un élément essentiel du processus contractuel

Les entreprises ont opéré des changements importants au cours des deux dernières années pour assurer la continuité et s'adapter aux nouveaux besoins des clients. La signature électronique était une première étape simple pour de nombreuses équipes qui souhaitaient passer à des entreprises accessibles à distance. Une enquête a été menée en 2021 et a révélé que 95 % des organisations utilisent la signature électronique aujourd'hui ou prévoient de le faire à l'avenir. De plus, les deux tiers (63 %) des entreprises qui utilisent la signature électronique ne l'ont utilisée qu'au cours des deux dernières années. La signature électronique est un outil populaire. C'est omniprésent maintenant. Les organisations qui adhèrent aux anciens processus de signature perdront un avantage concurrentiel significatif.

Qu'est-ce que cela signifie pour les utilisateurs d'eSignature ? Vos concurrents ont rattrapé votre retard et la ligne de base a changé. Un processus de signature simple pour faciliter la collaboration interne ou les transactions externes n'est plus un avantage. Vous devez voir plus grand pour retrouver votre avantage opérationnel. Connectez plus d'outils à votre pile de signatures pour offrir une meilleure expérience client et employé. Les intégrations vous permettent d'automatiser le remplissage des informations d'accord au lieu de proposer uniquement des signatures électroniques. Pour réduire la duplication du travail, des modèles peuvent être utilisés au lieu de créer des contrats à partir de rien. Vérifiez numériquement l'identité des signataires. La signature mobile peut être activée et les clients peuvent recevoir des alertes SMS. Après avoir supprimé le goulot d'étranglement des signatures à l'encre et au papier, intégrez des API et d'autres API pour améliorer l'expérience utilisateur.

La signature électronique passera d'un outil spécifique à l'équipe à un impératif stratégique à l'échelle de l'entreprise

Les organisations modernes d'aujourd'hui disposent d'une technologie de signature électronique détenue par les deux équipes les plus susceptibles d'être impliquées dans les accords numériques : informatique et juridique. Des recherches récentes montrent que plus de 70 % des organisations comptent sur l'une de ces équipes en tant que principal responsable de l'expansion interne de la technologie de signature électronique. Bien qu'il puisse sembler que ce sont les équipes informatiques ou juridiques qui ont initialement mené les efforts pour adopter les signatures électroniques, la propriété du processus d'accord va au-delà d'une seule équipe.

Chaque équipe au sein d'une organisation sera intéressée par l'image plus large de la signature électronique, car de plus en plus d'accords sont générés numériquement, négociés, complétés et stockés. Les RH chercheront à simplifier l'intégration et l'embauche, en particulier pour les employés distants. Les ventes chercheront à faciliter l'approbation et la création des contrats. L'approvisionnement doit être plus flexible dans la négociation avec les fournisseurs existants et nouveaux. Alors que l'informatique et le juridique resteront propriétaires centraux, d'autres équipes seront plus investies dans le succès de la signature électronique.

De nouvelles lois élargiront l'utilisation des services de témoignage pour les accords signés électroniquement

Certains aspects de la transaction se font encore en personne. Par exemple, si un tiers témoin est tenu de remplir ou de signer un arrangement, cela est courant. Les signataires individuels peuvent avoir besoin de suivre des processus longs et peu pratiques pour signer correctement des documents qui doivent être attestés par un notaire public (par exemple : affidavits ou procurations). Il y a eu beaucoup de mouvement dans certaines régions pour légaliser le témoignage en ligne à distance comme alternative à l'interaction en face à face pour permettre davantage de transactions multipartites. Plus de 35 États des États-Unis autorisent désormais les services notariaux en ligne à distance. L'Australie compte plusieurs États qui ont approuvé le témoignage électronique à distance dans diverses applications.

C'est une tendance constante. Ces tendances n'évoluent que dans une seule direction. Les États-Unis et d'autres pays acceptent désormais le témoignage électronique à distance. Ils continueront à élaborer des lois pour couvrir des utilisations supplémentaires afin de maximiser les avantages d'une infrastructure numérique moderne, sécurisée et efficace. Les États et pays qui n'ont pas encore accepté le témoignage électronique à distance surveilleront ce qui se passe dans d'autres régions et feront des plans pour le faire bientôt. Les services de témoignage électronique à distance tels que les notaires en ligne à distance sont une évolution qui permet à plusieurs parties d'interagir de manière robuste avec des accords critiques. Les transactions multipartites sont courantes dans les organisations, en particulier celles qui travaillent dans des secteurs hautement réglementés. Les organisations qui doivent interagir avec des tiers témoins doivent être au courant des dernières lois et réglementations. Pour tirer parti de l'évolution des tendances numériques, ils auront besoin de plateformes de signature électronique flexibles capables de s'y adapter.

La collaboration sur les accords numériques s'étendra pour inclure de nouvelles fonctionnalités

Trop souvent, la signature électronique n'est pas impliquée avant la fin d'un processus d'accord. Chaque partie peut développer un accord, le négocier de manière traditionnelle, puis utiliser la signature électronique pour terminer la dernière étape. Bien que ce processus soit encore une amélioration significative par rapport aux processus papier traditionnels, il ne réalise pas pleinement son plein potentiel. Des recherches récentes ont montré que les signatures électroniques sont essentielles pour permettre les flux de travail numériques. Un document ne doit pas être imprimé, signé ou numérisé. L'efficacité des outils numériques a montré qu'un flux de travail d'accord entier peut être maintenu numérique au cours des dernières années. Au fur et à mesure que les entreprises intègrent des produits numériques, cela améliorera la robustesse de leur flux de travail.

Les employés sont devenus plus à l'aise avec les outils numériques pour effectuer des transactions dans l'espace de travail hybride. Ces outils seront connectés pour créer un flux de travail transparent de bout en bout. La signature numérique ne se limitera pas aux signatures. Il hébergera des négociations virtuelles via des solutions vidéo ou de chat et permettra des révisions de contrats coopératifs en temps réel. Le nouveau système permettra aux gens d'en faire plus avec les technologies qu'ils connaissent déjà. Cela permettra également aux entreprises d'améliorer leurs outils numériques pour les employés, ce qui se traduira par un meilleur service client et un avantage concurrentiel.

La transformation numérique va révolutionner les processus internes

Les organisations de tous les secteurs peuvent rationaliser leurs processus d'accord pour réduire les frustrations et les inefficacités. La numérisation a permis d'ignorer plus facilement les erreurs, les goulots d'étranglement et les retards causés par les workflows de statu quo. Les employés sont également attirés par les gains d'efficacité dans les processus en contact avec les clients. Les équipes qui travaillent rapidement pour traiter les informations de manière plus simple, plus rapide et plus connectée réaliseront des économies de coûts et des augmentations de revenus significatives.

Santander UK est une grande banque commerciale et de détail qui est un excellent exemple de pionnier numérique. Santander a vu une opportunité d'utiliser une nouvelle technologie pour atténuer les points faibles des clients et numériser le traitement des prêts et les processus d'intégration. La banque a utilisé des intégrations et des API pour créer un processus de prêt numérique entièrement connecté et réduire les délais de demande de prêt de 83 %. L'environnement numérique de Santander a attiré des clients modernes, multipliant par 10 le nombre de prêts traités.

Les expériences sans contact vont monter en flèche

Le monde évolue vers de nouveaux modèles commerciaux post-pandémiques. La technologie doit être utilisée pour remplacer les processus manuels. Les interactions sans contact sont une option particulièrement attrayante. Cela permet aux consommateurs d'éviter tout contact physique avec d'autres personnes ou avec la technologie. McKinsey a signalé qu'il y avait eu une augmentation de 20 % de la préférence pour les opérations sans contact aux États-Unis. Au lieu d'utiliser un stylo et du papier pour remplir des documents, les patients peuvent utiliser leurs appareils pour s'identifier, fournir des informations et terminer le processus par voie électronique.

Pour créer ces environnements sans contact, vous devez faire beaucoup de travail technique de base. Certains sont plus difficiles que d'autres. Vous devez planifier votre voyage pour emmener les clients dans un voyage sans contact. Ensuite, créez les outils numériques pour y parvenir. Faites vos recherches et trouvez le bon fournisseur pour vous?

Les technologies d'accord commenceront à se consolider

De nombreuses organisations commencent leurs efforts de numérisation avec un outil de signature électronique. Il s'agit d'une première étape simple et de celle que de nombreuses organisations sérieuses ont franchie. Cependant, les prochaines étapes du processus global de passation de marchés ne sont pas uniformes. Il y a des actions avant (génération, routage de négociation, authentification) et après (gestion de la recherche d'activation, notarisation, signature). Vous pouvez également signer des accords sans signer. De nombreux fournisseurs proposent des produits qui peuvent être utilisés pour vous aider à gérer chaque partie de ces processus.

Un système d'accords qui comprend plusieurs solutions ponctuelles n'est pas durable. Chaque nouveau produit ajouté à la pile d'accords crée plus d'incongruités, de retards et de coûts. Chaque transition de produit est un point de défaillance. Au lieu d'essayer de trouver le bon outil pour chaque étape de l'accord, prenez du recul et concevez une boîte à outils numérique qui offre le plus de fonctionnalités à partir du plus petit nombre de fournisseurs. Les entreprises qui proposent des outils d'accord réagiront en s'intégrant à d'autres entreprises ou en élargissant leurs fonctionnalités.

Comment signer électroniquement un PDF ?

En sept étapes simples, vous pouvez signer électroniquement un document PDF.

  1. Inscrivez-vous pour un compte de signature électronique eSignly gratuit. Connectez-vous à votre compte existant si vous en avez déjà un. Consultez notre guide pour les nouveaux utilisateurs pour démarrer avec eSignly
  2. Cliquez sur le lien Démarrer . Sélectionnez Créer un document .
  3. Sélectionnez Télécharger et choisissez le document PDF que vous souhaitez signer.
  4. Le cas échéant, cochez la case "Je ne suis que le signataire".
  5. Cliquez sur Signer .
  6. Faites glisser et déposez votre signature à l'endroit souhaité sur votre document PDF à partir du panneau de navigation de gauche.
  7. Cliquez sur Terminer.

Comment signer numériquement un PDF et envoyer un document PDF ?

Vous avez besoin d'envoyer un document PDF à une autre personne pour signature ? Vous pouvez rapidement préparer des documents PDF pour signature électronique avec eSignly. Trois envois gratuits sont inclus dans le compte gratuit d'eSignly !

Voici les étapes pour envoyer un document nécessitant votre signature

  1. Envoyez les documents à signer.
  2. Faites glisser et déposez les champs que vous demandez au signataire de remplir : nom, adresse, initiales, signature, etc.
  3. Cliquez sur envoyer pour ajouter une adresse e-mail au signataire

La clé à emporter

Une application dédiée facilite grandement l'ajout de signatures numériques sur les PDF. En utilisant eSignly, vous pouvez télécharger, stocker et suivre tous vos documents PDF via un tableau de bord sécurisé. Il suffit de quelques clics pour générer des fichiers pdf de signature électronique . Toutes les signatures des destinataires sont stockées en toute sécurité sur nos serveurs sécurisés.

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