Ongeacht hun branche hebben IT-professionals dezelfde cruciale rol: het bouwen, implementeren en onderhouden van informatietechnologiebronnen om de werknemers van een organisatie te ondersteunen, de productiviteit te maximaliseren en de winst te maximaliseren. Dit wordt gedaan door softwaretoepassingen te gebruiken die bedrijven helpen hun bedrijfsprocessen te vereenvoudigen en te verbeteren.
Wereldwijd gebruiken IT-personeel technologie voor elektronische handtekeningen om hun collega's te helpen. In plaats daarvan zal de eSignature-markt naar verwachting toenemen tot meer dan 10 miljard in 2022. Dit is een teken dat de technologie voor digitale documenthandtekening een aanzienlijke invloed heeft op de manier waarop organisaties hun dagelijkse activiteiten beheren en hun werk organiseren.
Elektronisch ondertekenen biedt veel voordelen voor bedrijven. Ze moeten echter op een veilige, gebruiksvriendelijke en gebruiksvriendelijke manier in de workflow worden geïntegreerd. IT-professionals en IT-leiders moeten de mogelijkheden identificeren voor een intern proces voor e-handtekeningen dat geautomatiseerd en beveiligd kan worden en een snelle onboarding mogelijk maakt. We presenteren de beste praktijken van IT-professionals en beheerders om het gebruik van e-handtekeningen te stroomlijnen.
Ondersteun verkopers met IT-leiders via het automatiseren van e-handtekeningen
Cloudgebaseerde E-Signature-software speelt een cruciale rol in de verkoop van vandaag. Met deze oplossingen kunnen aankooptransacties binnen enkele seconden worden goedgekeurd en voltooid, waardoor alles mogelijk is, van online verkopen tot een beter gebruik van verkoopcontracten.
IT-leiders kunnen klanten helpen de verkoop sneller af te ronden door E-Signature-technologie rechtstreeks in hun bedrijf in te bedden. IT-leiders kunnen hun zakelijke winstdoelen ondersteunen door digitale certificaatcontracten te creëren en snelle voorbereiding, verzending en ondertekening mogelijk te maken.
Hiërarchieën om contracten effectief te beheren
Elk bedrijf heeft unieke vereisten en niet iedereen kan e-handtekeningen op dezelfde manier gebruiken. Stel dat IT-leiders en beheerders hun rollen en capaciteiten duidelijk hebben gedefinieerd. In dat geval is het cruciaal dat medewerkers gemakkelijk toegang hebben tot de rollen van de E-Signature-oplossing. U kunt in de oplossing beveiliging op gebruikers- en teamniveau instellen om te ondersteunen wie elk contract kan zien en welke elektronische documenten ze kunnen bekijken. Deze beveiligingsmaatregel is van cruciaal belang omdat het verifieert dat de organisatie gebruikersinformatie veilig en identificeerbaar houdt. Het is vaak nodig voor nalevingswerkzaamheden in de branche.
Verbind en integreer een bestaande applicatie
IT-leiders zijn helden als ze het gebruik van E-Signature-software van het bedrijf kunnen koppelen aan andere populaire tools die door personeel en klanten worden gebruikt. Een eSignature-oplossing kan worden geïntegreerd met meerdere native tools. Zapier, een hefboomplatform dat een gemakkelijke integratie van eSignature-oplossingen mogelijk maakt, maakt het mogelijk om gemakkelijk te combineren.
eSignature-gebruikers kunnen contracten opslaan en opslaan in de cloud met behulp van slimme integraties. Dit maakt het gemakkelijk om toegang te krijgen tot de voltooide contracten. Er kunnen ook triggers worden ingesteld om snelle interacties tussen het e-Sign-systeem en andere gebruikers mogelijk te maken.
Vraag een gratis schatting aan of praat met onze Business Manager!
De belangrijkste stap om uw huis te beveiligen
Voordat er gebruik wordt gemaakt van een systeem voor elektronische handtekeningen, is beveiliging een cruciaal aspect. Alle papieren documenten en ondertekende contracten kunnen veilig worden opgeslagen en verzonden.
Zichtcontroles moeten ook worden afgedwongen. IT-leiders zouden alleen E-Signature-oplossingen moeten kiezen die diverse, allesomvattende beveiligingsfuncties mogelijk maken met de nodige functies, zoals:
- Sterke 256-bits codering
- Veilige opslag in datacenters in de VS
- Ondertekeningsprocessen voor Tamper Evident
- Auditvaardigheden zodat elke ondertekening kan worden gevolgd
- UETA-conformiteitsnormen voor HIPAA, ESIGN en ESIGN
- Flexibele inzichtsfuncties die strikte controle mogelijk maken over wie kritieke contracten kan zien
Effectief zakelijk gebruik en contractwinkelbeleid schetsen
Betrouwbaarheid is van cruciaal belang voor het inzetten en benutten van een oplossing voor elektronische handtekeningen in een bedrijf. De IT-leiders moeten nauw samenwerken met alle afdelingen om te bepalen wanneer en hoe de software zal worden gebruikt. Het implementeren van eSignature-oplossingen in de handleidingen, standaard operationele procedures en het beleid van uw organisatie is uitstekend.
Opslag is ook een cruciaal onderdeel van het gebruik van e-handtekeningen. Certificaten voor digitale handtekeningen moeten veilig worden opgeslagen, zodat ze in de toekomst toegankelijk zijn. U moet vaststellen waar alle afspraken worden bewaard en begeleiding en toegangsbeperkingen geven. Geautomatiseerde archivering kan worden gebruikt om voltooide contracten automatisch in de cloud op te slaan.
IT-leiders die kiezen voor software voor elektronische handtekeningen, geven hun werknemers een krachtig hulpmiddel in handen. Met deze oplossing kunnen organisaties hun methoden en winstgevendheid maximaliseren door middel van intuïtief ontworpen functies die efficiënte implementatie en beheer ondersteunen.
