كيف يمكنني التوقيع الإلكتروني وإرسال ملف PDF في عام 2023؟

في السنوات الأخيرة ، حظيت التوقيعات الإلكترونية بقبول سريع من قبل الوكالات التنظيمية الكبرى في جميع أنحاء العالم. تطورت تكنولوجيا التوقيع الإلكتروني ونضجت لتلبي تطور التنظيم والأعمال. ماذا رأيت مؤخرا؟ كيف يؤثر ذلك على قرارك بشأن موفري التوقيع الإلكتروني؟

شهدت قوانين التوقيع الإلكتروني تغييرات كبيرة خلال العقد الماضي. وهي متوفرة الآن في العديد من البلدان ، مما يسهل فهم ما تحتاج إلى القيام به لضمان بقاء التوقيعات الإلكترونية قانونية. سمحت العديد من الهيئات الحكومية والهيئات التنظيمية بالتوقيعات الإلكترونية للمعاملات الموقعة مسبقًا بالحبر والورق. قام كل من البنك الاحتياطي الفيدرالي (SEC) ، ولجنة الأوراق المالية والبورصات ، وخدمة الإيرادات الداخلية بنشر إرشادات التوقيع الإلكتروني. يسمح هذا بتوقيع المزيد من النماذج والمستندات والمعاملات إلكترونيًا. تم إصدار تدابير مماثلة من قبل وكالة الإيرادات الكندية (CRA).

تؤثر هذه التغييرات بشكل مباشر على قدرتك على استخدام التكنولوجيا بطريقة تتوافق مع المتطلبات الحالية والمستقبلية. ستركز هذه المقالة على خيارات التوقيع البيومترية والتحقق المتقدم من الهوية. من المهم أخذها في الاعتبار لأن التوقيعات الإلكترونية أصبحت أكثر شيوعًا. جميع الأطراف المعنية ليست موجودة فعليًا في نفس المكان ، ولا يمكن التحقق من وثائق الهوية شخصيًا.

ما هو التوقيع الالكتروني؟

يمكن استخدام التوقيعات الإلكترونية لتوقيع المستندات عبر الإنترنت . هذا يلغي الحاجة إلى توقيع ورقي بتوقيع مبلل. يمكن استخدام التوقيع الإلكتروني للوثائق القانونية والعقود والفواتير ووثائق التمويل والعديد من الأغراض الأخرى. يمكن أن يكون نسخة رقمية من توقيع شخص ما. التوقيعات الإلكترونية هي دليل على أن الموقع قد قبل أو وافق على شروط الوثيقة. يمكن أن تكون التوقيعات الإلكترونية قانونية وآمنة. يمكن توقيع العديد من المستندات القانونية إلكترونيًا.

كيف تعمل التوقيعات الإلكترونية؟

تقوم التوقيعات الإلكترونية بتخزين التوقيعات والمصادقة عليها وتتبعها في جميع مراحل دورة حياة العقد. التوقيعات الإلكترونية ، تمامًا مثل التوقيعات المكتوبة بخط اليد ، فريدة لكل موقع.

تأكد من تدريب موظفيك على التوقيعات الإلكترونية ومن إعطائهم تدريبًا داخليًا للتأكد من أنهم يتبعون أفضل الممارسات. إذا كان العملاء حديثي العهد بالتوقيعات الإلكترونية ، فقد يقدرون التعليمات الموجزة. للتأكد من أن حل التوقيع الإلكتروني مناسب لك ، من الجيد تجربته. من المهم التأكد من أن الحل الذي اخترته يتوافق مع معايير التوقيع الإلكتروني الصناعية والمحلية.

فوائد استخدام التوقيع الالكتروني

يمكنك توفير الوقت باستخدام التوقيع الإلكتروني. التوقيع الإلكتروني هو وسيلة حديثة لتأكيد هوية الموقع ويجعل الحياة اليومية أسهل.

التوقيعات الإلكترونية بتنسيق PDF آخذة في الظهور في الوقت الحاضر ؛ مثل الأوامر أو العقود. يمكنك أيضًا توقيع مستندات أخرى إلكترونيًا ، مثل رسائل البريد الإلكتروني وملفات البيانات.

التوقيع الإلكتروني موثوق

توفر وكالة خدمات البيانات الرقمية والسكان أدوات لإنشاء التوقيعات الإلكترونية. هم موثوق بهم. إنها تضمن صحة المعلومات الموقعة وسلامتها ولا جدال فيها.

يوفر التوقيع الإلكتروني المعقد اليقين للأطراف:

• حول من وقع الوثيقة
• لم يتم تغيير المعلومات الموقعة من قبل أي شخص آخر بعد التوقيع عليها.
• لا يمكن للموقِّع أن ينكر أنه وقع على المستند أو يدعي أنه تم إجراء أي تغييرات بعد التوقيع عليه.

بغض النظر عن الموقع والوقت

يمكن عمل التوقيعات الإلكترونية في أي مكان وفي أي وقت. أصبح العمل عن بعد أكثر شيوعًا. لذلك ، من المهم أن يتم التوقيع على المستندات عن بُعد بدلاً من الحاجة إلى توقيعها شخصيًا.

من المهم أن يكون لديك استقلالية عن الموقع ، خاصةً عندما يتعين على عدة أشخاص توقيع نفس المستند. لا يتعين على الموقعين الاجتماع في نفس الموقع. يمكنهم التوقيع على الوثيقة من أي مكان قد يكونون فيه.

سريع وفعال من حيث التكلفة

تكون التوقيعات الإلكترونية بنفس سرعة التوقيع الورقي تقريبًا ، ولكنها توفر الوقت في التعامل مع المستند.

من الأسهل إدارة الشؤون عندما لا تتم طباعة المستندات أو مسحها ضوئيًا وإرسالها بالبريد.

يمكنك حفظ المستند حيث يسهل على الأشخاص المناسبين الوصول إليه.

يستغرق إرسال مستند إلكتروني إلى المستلم بضع ثوانٍ فقط. يجب عليك ضمان أمان البيانات عند إرسال المستند الموقع عبر البريد الإلكتروني إلى المستلم. إذا لزم الأمر ، استخدم البريد الإلكتروني المشفر.

ورق أقل - اختيار صديق للبيئة

يمكن أيضًا معالجة المستندات الموقعة إلكترونيًا إلكترونيًا. لا تحتاج إلى طباعتها ، لذا فإن تخزينها في مكان مادي ليس ضروريًا. يمكن استخدام العديد من خيارات مساحات العمل الإلكترونية لتخزين المستند بأمان لفترة طويلة. يعد تقليل استهلاك الورق خيارًا صديقًا للبيئة.

لا يوجد مسح ضوئي - يظل النص قابلاً للقراءة آليًا

يمكن للجهاز قراءة المستند لأنه لا يحتاج إلى مسحه ضوئيًا بين التوقيعات. يمكن قراءة محتوى المستند باستخدام برنامج قراءة الشاشة. يمكن أن يكون هذا مفيدًا عند أرشفة المستندات ومعالجتها بحيث يمكن استهداف عمليات البحث في محتويات المستندات.

طريقة التوقيع عبر الحدود

كما أن التوقيعات الإلكترونية سريعة وفعالة عندما يجب مشاركة المستندات عبر الحدود. هذا هو الحال في كثير من الأحيان مع العقود أو عمليات المناقصات. تنظم لائحة eIDAS الخاصة بالاتحاد الأوروبي التوقيعات الإلكترونية.

التوقيعات الإلكترونية المؤهلة (QES) صالحة في الاتحاد الأوروبي. إنه ملزم قانونًا دون الحاجة إلى أدلة إضافية.

عدة تطبيقات

تعد التوقيعات الإلكترونية لوثائق PDF مثل العقود أو القرارات حالة استخدام شائعة. يمكن استخدام التوقيع الإلكتروني في العديد من المواقف المختلفة ، مثل رسائل البريد الإلكتروني وملفات البيانات المختلفة (على سبيل المثال ، حزم التثبيت وتحديثات التطبيق) ، أو أمان حركة المرور عبر الإنترنت ، أو blockchain.

أهم التوقعات الخاصة بالتوقيع الإلكتروني في عام 2023

نحن في خضم طفرة مميزة. مع انتقال الشركات إلى السحابة بسرعة وانتقال الموظفين إلى المكاتب البعيدة ، أصبح التوقيع الإلكتروني سريعًا أداة لا غنى عنها في مساحة العمل الرقمية الجديدة هذه. إنه وقت رائع لمراجعة نظام إدارة التوقيع في شركتك وطرح الأفكار حول طرق جديدة للنمو.

قام eSignly بتحليل الاتجاهات ودرس النمو الأخير للتوقيع الإلكتروني. تم وضع أعلى التوقعات حول مستقبل التوقيع الإلكتروني في عام 2023.

سيصبح التوقيع الإلكتروني جزءًا أساسيًا من عملية العقد

قامت الشركات بإجراء تغييرات كبيرة على مدار العامين الماضيين لضمان الاستمرارية والتكيف مع احتياجات العملاء الجديدة. كان التوقيع الإلكتروني خطوة أولى بسيطة للعديد من الفرق التي أرادت الانتقال إلى أعمال صديقة عن بُعد. تم إجراء استطلاع في عام 2021 ووجد أن 95٪ من المؤسسات تستخدم التوقيع الإلكتروني اليوم أو تخطط للقيام بذلك في المستقبل. بالإضافة إلى ذلك ، فإن ثلثي الشركات التي تستخدم التوقيع الإلكتروني (63٪) قد استخدمته فقط خلال العامين الماضيين. التوقيع الإلكتروني أداة شائعة. إنه موجود في كل مكان الآن. ستفقد المنظمات التي تلتزم بعمليات التوقيع القديمة ميزة تنافسية كبيرة.

ماذا يعني هذا لمستخدمي التوقيع الإلكتروني؟ لقد نجح منافسوك في اللحاق بالركب ، وتغير خط الأساس. لم تعد عملية التوقيع البسيطة لتسهيل التعاون الداخلي أو المعاملات الخارجية ميزة. تحتاج إلى التفكير بشكل أكبر لاستعادة ميزتك التشغيلية. قم بتوصيل المزيد من الأدوات بمكدس التوقيع الخاص بك لتقديم تجارب أفضل للعملاء والموظفين. تسمح لك عمليات الدمج بأتمتة تعبئة معلومات الاتفاقية بدلاً من تقديم التوقيعات الإلكترونية فقط. لتقليل ازدواجية العمل ، يمكن استخدام القوالب بدلاً من إنشاء عقود من البداية. تحقق رقميا من هوية الموقعين. يمكن تمكين توقيع الهاتف المحمول ، ويمكن للعملاء تلقي تنبيهات عبر الرسائل القصيرة. بعد إزالة عنق زجاجة التوقيع بالحبر والورق ، قم بدمج واجهات برمجة التطبيقات (API) وواجهات برمجة التطبيقات الأخرى لتحسين تجربة المستخدم.

سينمو التوقيع الإلكتروني من أداة خاصة بالفريق إلى ضرورة استراتيجية على مستوى الشركة

تمتلك المنظمات الحديثة اليوم تقنية التوقيع الإلكتروني التي يملكها فريقان على الأرجح مشتركان في الاتفاقيات الرقمية: تكنولوجيا المعلومات والقانونية. تظهر الأبحاث الحديثة أن أكثر من 70٪ من المؤسسات تعتمد على أحد هذه الفرق كقائد أساسي للتوسع الداخلي لتكنولوجيا التوقيع الإلكتروني. على الرغم من أنه قد يبدو أن فريق تكنولوجيا المعلومات أو الفرق القانونية هم الذين قادوا الجهود في البداية لاعتماد التوقيعات الإلكترونية ، فإن ملكية عملية الاتفاقية تتجاوز أي فريق واحد.

سيهتم كل فريق داخل المؤسسة بصورة أكبر للتوقيع الإلكتروني حيث يتم إنشاء المزيد من الاتفاقيات رقميًا والتفاوض بشأنها واستكمالها وتخزينها. سيبحث قسم الموارد البشرية في تبسيط عملية الإعداد والتوظيف ، خاصة للموظفين عن بُعد. سوف تسعى المبيعات إلى جعل الموافقة على العقد والإنشاء أسهل. يجب أن تكون المشتريات أكثر مرونة في التفاوض مع البائعين الحاليين والجدد. في حين أن IT و Legal سيظلان مالكين مركزيين ، سيتم استثمار الفرق الأخرى بشكل أكبر في نجاح التوقيع الإلكتروني.

ستعمل القوانين الجديدة على توسيع نطاق استخدام خدمات الشهادة للاتفاقيات الموقعة إلكترونيًا

لا تزال بعض جوانب الصفقة تتم بشكل شخصي. على سبيل المثال ، إذا طُلب من شاهد طرف ثالث إكمال أو توقيع ترتيب ، فهذا أمر شائع. قد يحتاج الموقعون الأفراد إلى الخضوع لعمليات طويلة وغير مريحة للتوقيع بشكل صحيح على المستندات التي يجب أن يشهدها كاتب عدل (على سبيل المثال: الإقرارات أو التوكيلات). كان هناك الكثير من الحركة في بعض المناطق لإضفاء الشرعية على المشاهدة عن بعد عبر الإنترنت كبديل للتفاعل وجهًا لوجه للسماح بمزيد من المعاملات متعددة الأطراف. تسمح الآن أكثر من 35 ولاية في الولايات المتحدة بخدمات التوثيق عبر الإنترنت عن بُعد. أستراليا لديها العديد من الدول التي وافقت على المشاهدة الإلكترونية عن بعد في تطبيقات مختلفة.

هذا اتجاه ثابت. هذه الاتجاهات تتحرك في اتجاه واحد فقط. تقبل الولايات المتحدة ودول أخرى الآن الشهادة الإلكترونية عن بعد. وسيواصلون تطوير القوانين لتغطية الاستخدامات الإضافية لتعظيم فوائد البنية التحتية الرقمية الحديثة والآمنة والفعالة. تلك الدول والدول التي لم تقبل بعد المراقبة الإلكترونية عن بعد ستراقب ما يحدث في مناطق أخرى وتضع خططًا للقيام بذلك قريبًا. تُعد خدمات المشاهدة الإلكترونية عن بُعد ، مثل الموثقين عبر الإنترنت عن بُعد ، تطورًا يسمح للعديد من الأطراف بالتفاعل بقوة مع الاتفاقيات الهامة. تعد المعاملات متعددة الأطراف شائعة في المنظمات ، خاصة تلك التي تعمل في الصناعات شديدة التنظيم. يجب أن تكون المنظمات التي تحتاج إلى التفاعل مع الشهود من الأطراف الثالثة على دراية بأحدث القوانين واللوائح. للاستفادة من الاتجاهات الرقمية المتطورة ، سيحتاجون إلى منصات توقيع إلكترونية مرنة يمكنها التكيف معها.

سوف يتوسع التعاون في الاتفاقية الرقمية ليشمل وظائف جديدة

في كثير من الأحيان ، لا يتم تضمين التوقيع الإلكتروني حتى نهاية عملية الاتفاقية. قد يطور كل طرف اتفاقية ، ويتفاوض بشأنها تقليديًا ، ثم يستخدم التوقيع الإلكتروني لإكمال الخطوة الأخيرة. على الرغم من أن هذه العملية لا تزال تمثل تحسنًا كبيرًا في العمليات الورقية التقليدية ، إلا أنها لا تدرك إمكاناتها الكاملة. أظهرت الأبحاث الحديثة أن التوقيعات الإلكترونية ضرورية لتمكين تدفقات العمل الرقمية. يجب عدم طباعة المستند أو توقيعه أو مسحه ضوئيًا. أظهرت فعالية الأدوات الرقمية أنه يمكن الاحتفاظ بسير عمل الاتفاقية بالكامل رقميًا خلال السنوات القليلة الماضية. نظرًا لأن الشركات تدمج المنتجات الرقمية ، سيؤدي ذلك إلى تحسين متانة سير عملها.

أصبح الموظفون أكثر راحة في استخدام الأدوات الرقمية لإكمال المعاملات في مساحة العمل المختلطة. سيتم توصيل هذه الأدوات لإنشاء سير عمل سلس وشامل. لن يقتصر التوقيع الرقمي على التوقيعات. ستستضيف مفاوضات افتراضية عبر حلول الفيديو أو الدردشة وتسمح بمراجعات العقد التعاوني في الوقت الفعلي. سيمكن النظام الجديد الأشخاص من فعل المزيد باستخدام التقنيات التي يعرفونها بالفعل. سيسمح هذا أيضًا للشركات بتحسين أدواتها الرقمية للموظفين ، والتي ستترجم إلى خدمة عملاء أفضل وميزة تنافسية.

سيحدث التحول الرقمي ثورة في العمليات الداخلية

يمكن للمنظمات في جميع الصناعات تبسيط عمليات الاتفاقية لتقليل الإحباط وعدم الكفاءة. جعلت الرقمنة من السهل التغاضي عن الأخطاء والاختناقات والتأخيرات الناجمة عن تدفقات العمل في الوضع الراهن. ينجذب الموظفون بنفس القدر إلى مكاسب الكفاءة في العمليات التي تواجه العملاء. الفرق التي تعمل بسرعة لمعالجة المعلومات بطرق أبسط وأسرع وأكثر اتصالاً ستشهد وفورات كبيرة في التكاليف وزيادة في الإيرادات.

Santander UK هو بنك تجاري وتجزئة كبير يُعد مثالًا رائعًا على الرائد الرقمي. رأى سانتاندر فرصة للاستفادة من التكنولوجيا الجديدة لتخفيف معاناة العملاء وإضفاء الطابع الرقمي على معالجة القروض وعمليات الإعداد. استخدم البنك عمليات الدمج وواجهات برمجة التطبيقات لإنشاء عملية قرض رقمي متصلة بالكامل وتقليل أوقات طلب القرض بنسبة 83٪. اجتذبت بيئة Santander الرقمية الأولى عملاء حديثين ، مما أدى إلى زيادة عدد القروض التي تمت معالجتها بمقدار 10x.

التجارب التي لا تعمل باللمس ستنطلق بسرعة صاروخية

ينتقل العالم إلى أنماط أعمال جديدة في مرحلة ما بعد الوباء. يجب استخدام التكنولوجيا لتحل محل العمليات اليدوية. تعد التفاعلات التي لا تعمل باللمس خيارًا جذابًا بشكل خاص. هذا يسمح للمستهلكين بتجنب أي اتصال جسدي مع الآخرين أو التكنولوجيا. ذكرت شركة ماكينزي أن هناك زيادة بنسبة 20٪ في تفضيل العمليات اللاتلامسية في الولايات المتحدة. بدلاً من استخدام قلم وورقة لملء الأوراق ، يمكن للمرضى استخدام أجهزتهم لتعريف أنفسهم وتقديم المعلومات وإكمال العملية إلكترونيًا.

لإنشاء هذه البيئات الخالية من اللمس ، تحتاج إلى القيام بالكثير من الأعمال الأساسية التقنية. بعضها أصعب من البعض الآخر. يجب أن تخطط لرحلتك لأخذ العملاء في رحلة بدون لمس. بعد ذلك ، قم بإنشاء الأدوات الرقمية للمساعدة في تحقيق ذلك. قم بالبحث والعثور على البائع المناسب لك؟

تقنيات الاتفاقية سوف تبدأ في التوحيد

تبدأ العديد من المنظمات جهود الرقمنة بأداة التوقيع الإلكتروني. هذه خطوة أولى بسيطة وخطوة اتخذتها العديد من المنظمات الجادة. ومع ذلك ، فإن الخطوات التالية في عملية التعاقد الأكبر ليست موحدة. توجد إجراءات قبل (الإنشاء ، توجيه التفاوض ، المصادقة) وبعد (إدارة بحث التنشيط ، التوثيق ، التوقيع). يمكنك أيضًا توقيع اتفاقيات بدون توقيع. يقدم العديد من البائعين منتجات يمكن استخدامها لمساعدتك في إدارة كل جزء من هذه العمليات.

إن نظام الاتفاقات الذي يتضمن حلولاً متعددة النقاط غير مستدام. يؤدي كل منتج جديد يضاف إلى حزمة الاتفاقية إلى مزيد من التناقض والتأخير والتكاليف. كل انتقال منتج هو نقطة فشل. بدلاً من محاولة العثور على الأداة المناسبة لكل خطوة من خطوات الاتفاقية ، اتخذ خطوة إلى الوراء وصمم مجموعة أدوات رقمية توفر معظم الوظائف من أصغر عدد من البائعين. ستستجيب الشركات التي تقدم أدوات الاتفاقية من خلال التكامل مع الشركات الأخرى أو توسيع ميزاتها.

كيف أوقع ملف PDF إلكترونيًا؟

في سبع خطوات بسيطة ، يمكنك توقيع مستند PDF إلكترونيًا.

1. سجل للحصول على حساب التوقيع الإلكتروني المجاني. قم بتسجيل الدخول إلى حسابك الحالي إذا كان لديك حساب بالفعل. راجع دليلنا للمستخدمين الجدد لبدء استخدام eSignly
2. انقر فوق الارتباط ابدأ . حدد إنشاء مستند .
3. حدد تحميل ، واختر مستند PDF الذي ترغب في التوقيع عليه.
4. إذا كان ذلك ممكنًا ، فحدد المربع "أنا الموقّع فقط".
5. انقر فوق تسجيل .
6. اسحب توقيعك وأفلته في المكان المطلوب في مستند PDF الخاص بك من لوحة التنقل اليسرى.
7. انقر فوق "إنهاء".

كيف يمكنني التوقيع رقميًا على ملف PDF وإرسال مستند PDF؟

هل تحتاج إلى إرسال مستند PDF إلى شخص آخر للتوقيع؟ يمكنك إعداد مستندات PDF بسرعة للتوقيع الإلكتروني باستخدام eSignly. يتم تضمين ثلاث عمليات إرسال مجانية في حساب eSignly المجاني!

فيما يلي خطوات إرسال مستند يحتاج إلى توقيعك

1. إرسال المستندات للتوقيع.
2. قم بسحب وإسقاط الحقول التي تطلب من الموقّع إكمالها: الاسم ، وبيانات العنوان ، والأحرف الأولى من الاسم ، والتوقيع ، وما إلى ذلك.
3. انقر فوق إرسال لإضافة عنوان بريد إلكتروني للموقّع

الوجبات الجاهزة الرئيسية

يسهّل التطبيق المخصص إضافة التوقيعات الرقمية على ملفات PDF. باستخدام eSignly ، يمكنك تحميل وتخزين وتتبع جميع مستندات PDF الخاصة بك من خلال لوحة تحكم واحدة آمنة. لا يتطلب الأمر سوى بضع نقرات لإنشاء ملفات PDF للتوقيع الإلكتروني . يتم تخزين جميع تواقيع المستلمين بشكل آمن على خوادمنا الآمنة.

جميع الحزم المميزة تأتي مع نسخة تجريبية مجانية. خطة التوقيع الإلكتروني الخاصة بنا هي الوحيدة التي تقدم تحميلات وتوقيعات إلكترونية غير محدودة بدون قيود.

في السنوات الأخيرة ، حظيت التوقيعات الإلكترونية بقبول سريع من قبل الوكالات التنظيمية الكبرى في جميع أنحاء العالم. تطورت تكنولوجيا التوقيع الإلكتروني ونضجت لتلبي تطور التنظيم والأعمال. ماذا رأيت مؤخرا؟ كيف يؤثر ذلك على قرارك بشأن موفري التوقيع الإلكتروني؟

شهدت قوانين التوقيع الإلكتروني تغييرات كبيرة خلال العقد الماضي. وهي متوفرة الآن في العديد من البلدان ، مما يسهل فهم ما تحتاج إلى القيام به لضمان بقاء التوقيعات الإلكترونية قانونية. سمحت العديد من الهيئات الحكومية والهيئات التنظيمية بالتوقيعات الإلكترونية للمعاملات الموقعة مسبقًا بالحبر والورق. قام كل من البنك الاحتياطي الفيدرالي (SEC) ، ولجنة الأوراق المالية والبورصات ، وخدمة الإيرادات الداخلية بنشر إرشادات التوقيع الإلكتروني. يسمح هذا بتوقيع المزيد من النماذج والمستندات والمعاملات إلكترونيًا. تم إصدار تدابير مماثلة من قبل وكالة الإيرادات الكندية (CRA).

تؤثر هذه التغييرات بشكل مباشر على قدرتك على استخدام التكنولوجيا بطريقة تتوافق مع المتطلبات الحالية والمستقبلية. ستركز هذه المقالة على خيارات التوقيع البيومترية والتحقق المتقدم من الهوية. من المهم أخذها في الاعتبار لأن التوقيعات الإلكترونية أصبحت أكثر شيوعًا. جميع الأطراف المعنية ليست موجودة فعليًا في نفس المكان ، ولا يمكن التحقق من وثائق الهوية شخصيًا.

ما هو التوقيع الالكتروني؟

يمكن استخدام التوقيعات الإلكترونية لتوقيع المستندات عبر الإنترنت . هذا يلغي الحاجة إلى توقيع ورقي بتوقيع مبلل. يمكن استخدام التوقيع الإلكتروني للوثائق القانونية والعقود والفواتير ووثائق التمويل والعديد من الأغراض الأخرى. يمكن أن يكون نسخة رقمية من توقيع شخص ما. التوقيعات الإلكترونية هي دليل على أن الموقع قد قبل أو وافق على شروط الوثيقة. يمكن أن تكون التوقيعات الإلكترونية قانونية وآمنة. يمكن توقيع العديد من المستندات القانونية إلكترونيًا.

كيف تعمل التوقيعات الإلكترونية؟

تقوم التوقيعات الإلكترونية بتخزين التوقيعات والمصادقة عليها وتتبعها في جميع مراحل دورة حياة العقد. التوقيعات الإلكترونية ، تمامًا مثل التوقيعات المكتوبة بخط اليد ، فريدة لكل موقع.

تأكد من تدريب موظفيك على التوقيعات الإلكترونية ومن إعطائهم تدريبًا داخليًا للتأكد من أنهم يتبعون أفضل الممارسات. إذا كان العملاء حديثي العهد بالتوقيعات الإلكترونية ، فقد يقدرون التعليمات الموجزة. للتأكد من أن حل التوقيع الإلكتروني مناسب لك ، من الجيد تجربته. من المهم التأكد من أن الحل الذي اخترته يتوافق مع معايير التوقيع الإلكتروني الصناعية والمحلية.

فوائد استخدام التوقيع الالكتروني

يمكنك توفير الوقت باستخدام التوقيع الإلكتروني. التوقيع الإلكتروني هو وسيلة حديثة لتأكيد هوية الموقع ويجعل الحياة اليومية أسهل.

التوقيعات الإلكترونية بتنسيق PDF آخذة في الظهور في الوقت الحاضر ؛ مثل الأوامر أو العقود. يمكنك أيضًا توقيع مستندات أخرى إلكترونيًا ، مثل رسائل البريد الإلكتروني وملفات البيانات.

التوقيع الإلكتروني موثوق

توفر وكالة خدمات البيانات الرقمية والسكان أدوات لإنشاء التوقيعات الإلكترونية. هم موثوق بهم. إنها تضمن صحة المعلومات الموقعة وسلامتها ولا جدال فيها.

يوفر التوقيع الإلكتروني المعقد اليقين للأطراف:

• حول من وقع الوثيقة
• لم يتم تغيير المعلومات الموقعة من قبل أي شخص آخر بعد التوقيع عليها.
• لا يمكن للموقِّع أن ينكر أنه وقع على المستند أو يدعي أنه تم إجراء أي تغييرات بعد التوقيع عليه.

بغض النظر عن الموقع والوقت

يمكن عمل التوقيعات الإلكترونية في أي مكان وفي أي وقت. أصبح العمل عن بعد أكثر شيوعًا. لذلك ، من المهم أن يتم التوقيع على المستندات عن بُعد بدلاً من الحاجة إلى توقيعها شخصيًا.

من المهم أن يكون لديك استقلالية عن الموقع ، خاصةً عندما يتعين على عدة أشخاص توقيع نفس المستند. لا يتعين على الموقعين الاجتماع في نفس الموقع. يمكنهم التوقيع على الوثيقة من أي مكان قد يكونون فيه.

سريع وفعال من حيث التكلفة

تكون التوقيعات الإلكترونية بنفس سرعة التوقيع الورقي تقريبًا ، ولكنها توفر الوقت في التعامل مع المستند.

من الأسهل إدارة الشؤون عندما لا تتم طباعة المستندات أو مسحها ضوئيًا وإرسالها بالبريد.

يمكنك حفظ المستند حيث يسهل على الأشخاص المناسبين الوصول إليه.

يستغرق إرسال مستند إلكتروني إلى المستلم بضع ثوانٍ فقط. يجب عليك ضمان أمان البيانات عند إرسال المستند الموقع عبر البريد الإلكتروني إلى المستلم. إذا لزم الأمر ، استخدم البريد الإلكتروني المشفر.

ورق أقل - اختيار صديق للبيئة

يمكن أيضًا معالجة المستندات الموقعة إلكترونيًا إلكترونيًا. لا تحتاج إلى طباعتها ، لذا فإن تخزينها في مكان مادي ليس ضروريًا. يمكن استخدام العديد من خيارات مساحات العمل الإلكترونية لتخزين المستند بأمان لفترة طويلة. يعد تقليل استهلاك الورق خيارًا صديقًا للبيئة.

لا يوجد مسح ضوئي - يظل النص قابلاً للقراءة آليًا

يمكن للجهاز قراءة المستند لأنه لا يحتاج إلى مسحه ضوئيًا بين التوقيعات. يمكن قراءة محتوى المستند باستخدام برنامج قراءة الشاشة. يمكن أن يكون هذا مفيدًا عند أرشفة المستندات ومعالجتها بحيث يمكن استهداف عمليات البحث في محتويات المستندات.

طريقة التوقيع عبر الحدود

كما أن التوقيعات الإلكترونية سريعة وفعالة عندما يجب مشاركة المستندات عبر الحدود. هذا هو الحال في كثير من الأحيان مع العقود أو عمليات المناقصات. تنظم لائحة eIDAS الخاصة بالاتحاد الأوروبي التوقيعات الإلكترونية.

التوقيعات الإلكترونية المؤهلة (QES) صالحة في الاتحاد الأوروبي. إنه ملزم قانونًا دون الحاجة إلى أدلة إضافية.

عدة تطبيقات

تعد التوقيعات الإلكترونية لوثائق PDF مثل العقود أو القرارات حالة استخدام شائعة. يمكن استخدام التوقيع الإلكتروني في العديد من المواقف المختلفة ، مثل رسائل البريد الإلكتروني وملفات البيانات المختلفة (على سبيل المثال ، حزم التثبيت وتحديثات التطبيق) ، أو أمان حركة المرور عبر الإنترنت ، أو blockchain.

أهم التوقعات الخاصة بالتوقيع الإلكتروني في عام 2023

نحن في خضم طفرة مميزة. مع انتقال الشركات إلى السحابة بسرعة وانتقال الموظفين إلى المكاتب البعيدة ، أصبح التوقيع الإلكتروني سريعًا أداة لا غنى عنها في مساحة العمل الرقمية الجديدة هذه. إنه وقت رائع لمراجعة نظام إدارة التوقيع في شركتك وطرح الأفكار حول طرق جديدة للنمو.

قام eSignly بتحليل الاتجاهات ودرس النمو الأخير للتوقيع الإلكتروني. تم وضع أعلى التوقعات حول مستقبل التوقيع الإلكتروني في عام 2023.

سيصبح التوقيع الإلكتروني جزءًا أساسيًا من عملية العقد

قامت الشركات بإجراء تغييرات كبيرة على مدار العامين الماضيين لضمان الاستمرارية والتكيف مع احتياجات العملاء الجديدة. كان التوقيع الإلكتروني خطوة أولى بسيطة للعديد من الفرق التي أرادت الانتقال إلى أعمال صديقة عن بُعد. تم إجراء استطلاع في عام 2021 ووجد أن 95٪ من المؤسسات تستخدم التوقيع الإلكتروني اليوم أو تخطط للقيام بذلك في المستقبل. بالإضافة إلى ذلك ، فإن ثلثي الشركات التي تستخدم التوقيع الإلكتروني (63٪) قد استخدمته فقط خلال العامين الماضيين. التوقيع الإلكتروني أداة شائعة. إنه موجود في كل مكان الآن. ستفقد المنظمات التي تلتزم بعمليات التوقيع القديمة ميزة تنافسية كبيرة.

ماذا يعني هذا لمستخدمي التوقيع الإلكتروني؟ لقد نجح منافسوك في اللحاق بالركب ، وتغير خط الأساس. لم تعد عملية التوقيع البسيطة لتسهيل التعاون الداخلي أو المعاملات الخارجية ميزة. تحتاج إلى التفكير بشكل أكبر لاستعادة ميزتك التشغيلية. قم بتوصيل المزيد من الأدوات بمكدس التوقيع الخاص بك لتقديم تجارب أفضل للعملاء والموظفين. تسمح لك عمليات الدمج بأتمتة تعبئة معلومات الاتفاقية بدلاً من تقديم التوقيعات الإلكترونية فقط. لتقليل ازدواجية العمل ، يمكن استخدام القوالب بدلاً من إنشاء عقود من البداية. تحقق رقميا من هوية الموقعين. يمكن تمكين توقيع الهاتف المحمول ، ويمكن للعملاء تلقي تنبيهات عبر الرسائل القصيرة. بعد إزالة عنق زجاجة التوقيع بالحبر والورق ، قم بدمج واجهات برمجة التطبيقات (API) وواجهات برمجة التطبيقات الأخرى لتحسين تجربة المستخدم.

سينمو التوقيع الإلكتروني من أداة خاصة بالفريق إلى ضرورة استراتيجية على مستوى الشركة

تمتلك المنظمات الحديثة اليوم تقنية التوقيع الإلكتروني التي يملكها فريقان على الأرجح مشتركان في الاتفاقيات الرقمية: تكنولوجيا المعلومات والقانونية. تظهر الأبحاث الحديثة أن أكثر من 70٪ من المؤسسات تعتمد على أحد هذه الفرق كقائد أساسي للتوسع الداخلي لتكنولوجيا التوقيع الإلكتروني. على الرغم من أنه قد يبدو أن فريق تكنولوجيا المعلومات أو الفرق القانونية هم الذين قادوا الجهود في البداية لاعتماد التوقيعات الإلكترونية ، فإن ملكية عملية الاتفاقية تتجاوز أي فريق واحد.

سيهتم كل فريق داخل المؤسسة بصورة أكبر للتوقيع الإلكتروني حيث يتم إنشاء المزيد من الاتفاقيات رقميًا والتفاوض بشأنها واستكمالها وتخزينها. سيبحث قسم الموارد البشرية في تبسيط عملية الإعداد والتوظيف ، خاصة للموظفين عن بُعد. سوف تسعى المبيعات إلى جعل الموافقة على العقد والإنشاء أسهل. يجب أن تكون المشتريات أكثر مرونة في التفاوض مع البائعين الحاليين والجدد. في حين أن IT و Legal سيظلان مالكين مركزيين ، سيتم استثمار الفرق الأخرى بشكل أكبر في نجاح التوقيع الإلكتروني.

ستعمل القوانين الجديدة على توسيع نطاق استخدام خدمات الشهادة للاتفاقيات الموقعة إلكترونيًا

لا تزال بعض جوانب الصفقة تتم بشكل شخصي. على سبيل المثال ، إذا طُلب من شاهد طرف ثالث إكمال أو توقيع ترتيب ، فهذا أمر شائع. قد يحتاج الموقعون الأفراد إلى الخضوع لعمليات طويلة وغير مريحة للتوقيع بشكل صحيح على المستندات التي يجب أن يشهدها كاتب عدل (على سبيل المثال: الإقرارات أو التوكيلات). كان هناك الكثير من الحركة في بعض المناطق لإضفاء الشرعية على المشاهدة عن بعد عبر الإنترنت كبديل للتفاعل وجهًا لوجه للسماح بمزيد من المعاملات متعددة الأطراف. تسمح الآن أكثر من 35 ولاية في الولايات المتحدة بخدمات التوثيق عبر الإنترنت عن بُعد. أستراليا لديها العديد من الدول التي وافقت على المشاهدة الإلكترونية عن بعد في تطبيقات مختلفة.

هذا اتجاه ثابت. هذه الاتجاهات تتحرك في اتجاه واحد فقط. تقبل الولايات المتحدة ودول أخرى الآن الشهادة الإلكترونية عن بعد. وسيواصلون تطوير القوانين لتغطية الاستخدامات الإضافية لتعظيم فوائد البنية التحتية الرقمية الحديثة والآمنة والفعالة. تلك الدول والدول التي لم تقبل بعد الشاهدة الإلكترونية عن بعد ستراقب ما يحدث في مناطق أخرى وتضع خططًا للقيام بذلك قريبًا. تُعد خدمات المشاهدة الإلكترونية عن بُعد ، مثل الموثقين عبر الإنترنت عن بُعد ، تطورًا يسمح للعديد من الأطراف بالتفاعل بقوة مع الاتفاقيات الهامة. تعد المعاملات متعددة الأطراف شائعة في المنظمات ، خاصة تلك التي تعمل في الصناعات شديدة التنظيم. يجب أن تكون المنظمات التي تحتاج إلى التفاعل مع الشهود من الأطراف الثالثة على دراية بأحدث القوانين واللوائح. للاستفادة من الاتجاهات الرقمية المتطورة ، سيحتاجون إلى منصات توقيع إلكترونية مرنة يمكنها التكيف معها.

سوف يتوسع التعاون في الاتفاقية الرقمية ليشمل وظائف جديدة

في كثير من الأحيان ، لا يتم تضمين التوقيع الإلكتروني حتى نهاية عملية الاتفاقية. قد يطور كل طرف اتفاقية ، ويتفاوض بشأنها تقليديًا ، ثم يستخدم التوقيع الإلكتروني لإكمال الخطوة الأخيرة. على الرغم من أن هذه العملية لا تزال تمثل تحسنًا كبيرًا في العمليات الورقية التقليدية ، إلا أنها لا تدرك إمكاناتها الكاملة. أظهرت الأبحاث الحديثة أن التوقيعات الإلكترونية ضرورية لتمكين تدفقات العمل الرقمية. يجب عدم طباعة المستند أو توقيعه أو مسحه ضوئيًا. أظهرت فعالية الأدوات الرقمية أنه يمكن الاحتفاظ بسير عمل الاتفاقية بالكامل رقميًا خلال السنوات القليلة الماضية. نظرًا لأن الشركات تدمج المنتجات الرقمية ، سيؤدي ذلك إلى تحسين متانة سير عملها.

أصبح الموظفون أكثر راحة في استخدام الأدوات الرقمية لإكمال المعاملات في مساحة العمل المختلطة. سيتم توصيل هذه الأدوات لإنشاء سير عمل سلس وشامل. لن يقتصر التوقيع الرقمي على التوقيعات. ستستضيف مفاوضات افتراضية عبر حلول الفيديو أو الدردشة وتسمح بمراجعات العقد التعاوني في الوقت الفعلي. سيمكن النظام الجديد الأشخاص من فعل المزيد باستخدام التقنيات التي يعرفونها بالفعل. سيسمح هذا أيضًا للشركات بتحسين أدواتها الرقمية للموظفين ، والتي ستترجم إلى خدمة عملاء أفضل وميزة تنافسية.

سيحدث التحول الرقمي ثورة في العمليات الداخلية

يمكن للمنظمات في جميع الصناعات تبسيط عمليات الاتفاقية لتقليل الإحباط وعدم الكفاءة. جعلت الرقمنة من السهل التغاضي عن الأخطاء والاختناقات والتأخيرات الناجمة عن تدفقات العمل في الوضع الراهن. ينجذب الموظفون بنفس القدر إلى مكاسب الكفاءة في العمليات التي تواجه العملاء. الفرق التي تعمل بسرعة لمعالجة المعلومات بطرق أبسط وأسرع وأكثر اتصالاً ستشهد وفورات كبيرة في التكاليف وزيادة في الإيرادات.

Santander UK هو بنك تجاري وتجزئة كبير يُعد مثالًا رائعًا على الرائد الرقمي. رأى سانتاندر فرصة للاستفادة من التكنولوجيا الجديدة لتخفيف معاناة العملاء ورقمنة معالجة القروض وعمليات الإعداد. استخدم البنك عمليات الدمج وواجهات برمجة التطبيقات لإنشاء عملية قرض رقمي متصلة بالكامل وتقليل أوقات طلب القرض بنسبة 83٪. اجتذبت بيئة Santander الرقمية الأولى عملاء حديثين ، مما أدى إلى زيادة عدد القروض التي تمت معالجتها بمقدار 10x.

التجارب التي لا تعمل باللمس ستنطلق بسرعة صاروخية

ينتقل العالم إلى أنماط أعمال جديدة في مرحلة ما بعد الوباء. يجب استخدام التكنولوجيا لتحل محل العمليات اليدوية. تعد التفاعلات التي لا تعمل باللمس خيارًا جذابًا بشكل خاص. هذا يسمح للمستهلكين بتجنب أي اتصال جسدي مع الآخرين أو التكنولوجيا. ذكرت شركة ماكينزي أن هناك زيادة بنسبة 20٪ في تفضيل العمليات اللاتلامسية في الولايات المتحدة. بدلاً من استخدام القلم والورقة لملء الأوراق ، يمكن للمرضى استخدام أجهزتهم لتعريف أنفسهم وتقديم المعلومات وإكمال العملية إلكترونيًا.

لإنشاء هذه البيئات الخالية من اللمس ، تحتاج إلى القيام بالكثير من الأعمال الأساسية التقنية. بعضها أصعب من البعض الآخر. يجب أن تخطط لرحلتك لأخذ العملاء في رحلة بدون لمس. بعد ذلك ، قم بإنشاء الأدوات الرقمية للمساعدة في تحقيق ذلك. قم بالبحث والعثور على البائع المناسب لك؟

تقنيات الاتفاقية سوف تبدأ في التوحيد

تبدأ العديد من المنظمات جهود الرقمنة بأداة التوقيع الإلكتروني. هذه خطوة أولى بسيطة وخطوة اتخذتها العديد من المنظمات الجادة. ومع ذلك ، فإن الخطوات التالية في عملية التعاقد الأكبر ليست موحدة. توجد إجراءات قبل (الإنشاء ، توجيه التفاوض ، المصادقة) وبعد (إدارة بحث التنشيط ، التوثيق ، التوقيع). يمكنك أيضًا توقيع اتفاقيات بدون توقيع. يقدم العديد من البائعين منتجات يمكن استخدامها لمساعدتك في إدارة كل جزء من هذه العمليات.

إن نظام الاتفاقات الذي يتضمن حلولاً متعددة النقاط غير مستدام. يؤدي كل منتج جديد يضاف إلى حزمة الاتفاقية إلى مزيد من التناقض والتأخير والتكاليف. كل انتقال منتج هو نقطة فشل. بدلاً من محاولة العثور على الأداة المناسبة لكل خطوة من خطوات الاتفاقية ، اتخذ خطوة إلى الوراء وصمم مجموعة أدوات رقمية توفر معظم الوظائف من أصغر عدد من البائعين. ستستجيب الشركات التي تقدم أدوات الاتفاقية من خلال التكامل مع الشركات الأخرى أو توسيع ميزاتها.

كيف أوقع ملف PDF إلكترونيًا؟

في سبع خطوات بسيطة ، يمكنك توقيع مستند PDF إلكترونيًا.

1. سجل للحصول على حساب التوقيع الإلكتروني المجاني. قم بتسجيل الدخول إلى حسابك الحالي إذا كان لديك حساب بالفعل. راجع دليلنا للمستخدمين الجدد لبدء استخدام eSignly
2. انقر فوق الارتباط ابدأ . حدد إنشاء مستند .
3. حدد تحميل ، واختر مستند PDF الذي ترغب في التوقيع عليه.
4. إذا كان ذلك ممكنًا ، فحدد المربع "أنا الموقّع فقط".
5. انقر فوق تسجيل .
6. اسحب توقيعك وأفلته في المكان المطلوب في مستند PDF الخاص بك من لوحة التنقل اليسرى.
7. انقر فوق "إنهاء".

كيف يمكنني التوقيع رقميًا على ملف PDF وإرسال مستند PDF؟

هل تحتاج إلى إرسال مستند PDF إلى شخص آخر للتوقيع؟ يمكنك إعداد مستندات PDF بسرعة للتوقيع الإلكتروني باستخدام eSignly. يتم تضمين ثلاث عمليات إرسال مجانية في حساب eSignly المجاني!

فيما يلي خطوات إرسال مستند يحتاج إلى توقيعك

1. إرسال المستندات للتوقيع.
2. قم بسحب وإسقاط الحقول التي تطلب من الموقع إكمالها: الاسم ، وبيانات العنوان ، والأحرف الأولى من الاسم ، والتوقيع ، وما إلى ذلك.
3. انقر فوق إرسال لإضافة عنوان بريد إلكتروني للموقّع

الوجبات الجاهزة الرئيسية

يسهّل التطبيق المخصص إضافة التوقيعات الرقمية على ملفات PDF. باستخدام eSignly ، يمكنك تحميل وتخزين وتتبع جميع مستندات PDF الخاصة بك من خلال لوحة تحكم واحدة آمنة. لا يتطلب الأمر سوى بضع نقرات لإنشاء ملفات PDF للتوقيع الإلكتروني . يتم تخزين جميع تواقيع المستلمين بشكل آمن على خوادمنا الآمنة.

جميع الحزم المميزة تأتي مع نسخة تجريبية مجانية. خطة التوقيع الإلكتروني الخاصة بنا هي الوحيدة التي تقدم تحميلات وتوقيعات إلكترونية غير محدودة بدون قيود.