Unternehmen können Signaturprozesse mit einer robusten E-Signatur-API automatisieren und beschleunigen. Die esignature-API ermöglicht eine mehrschichtige Verifizierung, das Herunterladen versiegelter Dateien, Echtzeit-Verfolgung und vieles mehr.
Jedes Unternehmen möchte Technologie einsetzen, um seine Abläufe zu verbessern und den Umsatz zu steigern. Aber nicht jede Technologie ist finanziell rentabel. Manchmal liefert selbst profitable Technologie nicht die erwarteten Ergebnisse, weil Sie einige Dinge nicht überprüft oder sie blind von einem Anbieter gekauft haben.
Nehmen wir als Beispiel eine App zum Signieren von Dokumenten. Sie können die gewünschten Ergebnisse mit jedem kostenlosen E-Signatur-Programm erhalten. Wenn Sie mehr Sicherheit und Funktionen wünschen, müssen Sie eine kostenpflichtige Version kaufen.
Bevor Sie eine Lösung für digitale Signaturen für Ihr Unternehmen bereitstellen, sollten Sie die folgenden Faktoren berücksichtigen:
Sind elektronisch signierte Dokumente legal?
Wertvolle Transaktionen in stark regulierten Branchen dürfen nicht auf die leichte Schulter genommen werden. Jede Transaktion ist kritisch und jede Lösung, die Sie zur Ausführung dieser Transaktionen verwenden, muss rechtlich geschützt sein. Um mögliche Kundenstreitigkeiten in Zukunft zu vermeiden, benötigen Sie Rechtsschutz. Einige Gesetze und Regeln sind verfügbar, wie z. B. das ESIGN-Gesetz und das UETA-Gesetz.
Diese Gesetze legen einige Richtlinien fest, die jede professionelle E-Signatur-Lösung befolgen muss. Sie sollten sicherstellen, dass der Prozessnachweis der Lösung, die Sie bereitstellen möchten, jeden Schritt erfasst, der sowohl vom Unterzeichner als auch von den Parteien unternommen wird.
Ist die Technologie der digitalen Signatur sicher?
Zu ihrer Sicherheit werden Lösungen für digitale Signaturen verwendet. Sie müssen sicherstellen, dass Ihre Lösung für Benutzer und Daten sicher ist. Die Lösung sollte die digitalen Signaturen und digitalen Dokumente mit einem starken digitalen Fingerabdruck und Passwort schützen, die mit privaten oder öffentlichen Schlüsseln verwendet werden können. Diese Technologien oder Sicherheitsvorkehrungen authentifizieren die Integrität und Authentizität jedes Dokuments, das von bestimmten Parteien unterzeichnet wurde. Prüfen Sie, ob Ihr Anbieter all dies anbietet.
Ist digital signierte Dokumentation in der Cloud sicher?
SaaS-Lösungen werden häufig verwendet, um digitale Signaturen zu implementieren. Sie sollten einen Anbieter wählen, der Cloud-Sicherheit und eine zuverlässige Cloud-Infrastruktur bietet, die Ihre sensiblen Daten mit Integrität schützen kann. Für Anbieter sind SOC 2-Sicherheitszertifikate erforderlich. Sie sollten einen Anbieter wählen, der die höchsten Standards in Sicherheit und Datenschutz hat. Es liegt letztendlich in Ihrer Verantwortung, die Daten, die Sie von Kunden gesammelt haben, zu sichern. Niemand sonst kann dies tun. Ihr Anbieter muss eine Cloud-Infrastruktur anbieten, die Daten vor Datenschutzverletzungen und Betrug schützen kann.
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Benutzerfreundlich
Es spielt keine Rolle, wie effizient eine Technologie ist. Es nützt jedoch nichts, wenn es schwierig zu bedienen und zu verstehen ist. Wählen Sie einen benutzerfreundlichen Anbieter für E-Signaturlösungen, die alle Ihre Mitarbeiter sofort verwenden können. Wenn ein Anbieter behauptet, dass Sie lernen müssen, wie man eine Lösung für digitale Signaturen bereitstellt, dann ist er wahrscheinlich nicht der richtige für Ihr Unternehmen. Die beste digitale Signatursoftware vereinfacht einen ohnehin schon komplexen Prozess.
Kann die Lösung für digitale Signaturen andere Formen von Signaturen akzeptieren?
Es gibt viele Möglichkeiten, ein digitales Schild zu erstellen. Entweder Sie können einen Stift oder Finger verwenden, um auf Ihrem mobilen Gerät zu unterschreiben; Klicken Sie auf „Ich stimme zu“ und geben Sie Ihre Zustimmung. Sie können auch auf das Kästchen auf dem Dokument klicken, um Ihre Entscheidung auszudrücken. Sie und Ihre Kunden müssen in der Lage sein, Dokumente mit jeder App zu signieren, die ihnen dies ermöglicht.
Finden Sie heraus, ob die Lösung angepasst werden kann
Das Branding Ihrer Organisation ist eine wesentliche Aktivität. Es wird Ihnen helfen, positive Kundeneindrücke und ein Markenimage auf dem Markt zu schaffen. Sie sollten prüfen, ob der Anbieter eine anpassbare und flexible Lösung für elektronische Signaturen anbietet, die Sie an Ihre Branche und Ihren Kundentyp anpassen können.
Sie müssen sicherstellen, dass die kostenpflichtige E-Signatur-Software , die Sie bereitstellen möchten, mobilfreundlich ist, damit Benutzer von jedem Ort und auf jedem Gerät darauf zugreifen können. Stellen Sie außerdem sicher, dass die Lösung alles bietet, was Ihr Unternehmen in Zukunft in Bezug auf die Dokumenten- und Signaturerstellung benötigt und präsentiert. Die beste Software für elektronische Signaturen sollte einen guten Ruf und ein gutes Marktimage haben.
Fazit
Bevor Sie sich für eine E-Signatur-Lösung entscheiden, ist es wichtig, über alle Bedenken und Fragen nachzudenken, die Sie als Organisation haben.
