Der manuelle und traditionelle Prozess des Signierens eines Dokuments ist unbestreitbar zeitaufwändig und unbequem für Unternehmen. Stellen Sie sich folgendes Szenario vor: Sie haben einen Vertrag, der unterschrieben werden muss, und stellen fest, dass die benötigte Person nicht verfügbar ist. Darüber hinaus möchte der Dritte das Dokument in Ruhe lesen, bevor er es unterschreibt. Alle diese Verfahren dauern sehr lange.
Eine andere Möglichkeit besteht darin, die Dokumente an den Kunden zu faxen und ihn über die Situation zu informieren. Dann müssen Sie warten, bis die andere Partei es unterzeichnet und an Sie zurücksendet. Wenn die Partei mit anderen Projekten beschäftigt ist, kann dies einige Tage oder sogar Wochen dauern. Es wird Auswirkungen auf Ihr Geschäft haben.
Infolgedessen verwenden die meisten Unternehmen heute elektronische Signaturen.
Eine elektronische Signatur ermöglicht es Ihnen im Detail, Dokumente elektronisch zu signieren. Das beschleunigt den Prozess und spart viel Zeit. Die Verwendung elektronischer Signaturen wird in diesem Artikel besprochen. Aber zunächst sind ein gründliches Verständnis der Vorteile elektronischer Signaturen und ein Beispiel für eine elektronische Signatur von Vorteil. Also, lasst uns diese Party beginnen.
Was ist die Definition einer elektronischen Signatur?
Kurz gesagt, elektronische Signaturen sind eine digitale Darstellung einer traditionellen oder manuellen Signatur. Es ermöglicht Benutzern ein reibungsloses und sicheres Signaturerlebnis. Darüber hinaus verbessert es die Benutzerauthentifizierung.
Digital signierte Dokumente sind sicherer und manipulationssicherer. Unterschiedliche Gesetze in verschiedenen Ländern erkennen Signaturen an, wie z. B. der UETA- und ESIGN-Act in den Vereinigten Staaten, die eIDAS-Verordnung in der Europäischen Union und der Information Technology Act von 2000 in Indien. Dank dieser Gesetze und Vorschriften ist die Verwendung elektronischer Signaturen jetzt legal.
Beachten Sie jedoch, dass elektronische Signaturen nicht dasselbe sind wie digitale Signaturen. Eine digitale Signatur ist ein kryptografischer Mechanismus zum Durchführen elektronischer Signaturen. Sie können sich ein klares Bild machen, indem Sie sich das online verfügbare Beispiel für eine elektronische Signatur ansehen.
Mit elektronischen Signaturen können Sie Folgendes tun:
- Sparen Sie Zeit: Hören Sie auf, Papier zu jagen, und sparen Sie Zeit. Gehen Sie für einen schnelleren Prozess digital. Sie können das Dokument jetzt in weniger als einer Minute unterschreiben.
- Behalten Sie die Kontrolle: Sie erfahren, wer die Dokumente signiert hat und wann sie signiert wurden.
- Bewahren Sie Ihre Mobilität: Sie müssen keine Aktenschränke in Ihrem Büro bauen. Jetzt können Sie Ihre Dokumente in der Cloud speichern und einfacher darauf zugreifen.
Das Hauptziel einer solchen Signatur besteht darin, den Dokumentenauthentifizierungsprozess durch Verwendung einer identifizierbaren Markierung zu beschleunigen. Diese Signaturen werden in einer Vielzahl von Branchen verwendet, obwohl sie nicht vollständig sicher sind. Es kann in rechtlichen Angelegenheiten, persönlichen Angelegenheiten, Geschäftstransaktionen und mehr verwendet werden.
Werfen wir einen Blick auf einige der Vorteile der Verwendung elektronischer Signaturen.
Vorteile elektronischer Signaturen
Bevor Sie in die Details elektronischer Signaturen eintauchen, ist es wichtig, zunächst einige ihrer Vorteile zu verstehen. Schauen wir uns das also genauer an. Hier sind einige bemerkenswerte Beispiele:
1. Es ist einfach und intuitiv.
Einer der wichtigsten Vorteile der Verwendung von Software für elektronische Signaturen ist ihre Einfachheit. Es gibt zahlreiche solcher Online-Lösungen. Sie können Ihr Dokument einfach hochladen, signieren und mit einer Software für elektronische Signaturen einen hochsicheren Link an den Empfänger senden. Anschließend wird das Dokument vom Empfänger unterschrieben und der Vorgang abgeschlossen. Ist das nicht einfach? Indem Sie den Link öffnen und ein paar Klicks machen, können Sie die Signaturen verwenden. Dadurch müssen Sie keine Zeit mehr mit dem manuellen Signieren von Dokumenten verschwenden.
2. Bietet das höchste Maß an Sicherheit
Einige Vorfälle zeigen, dass elektronische Signaturen weitaus sicherer sind als Unterschriften auf Papier. Es enthält mehr als nur eine Signatur; es enthält auch andere Details. Zum Beispiel, wer das Papier wann und wo unterschrieben hat und so weiter. Sie können verfolgen, was los ist. Dies ist etwas, was herkömmliche Unterschriften auf Papier nicht leisten können.
3. Es ist praktisch
In der heutigen global vernetzten Geschäftswelt hat ein Unternehmen mit einer Vielzahl von Kunden, Partnern und Lieferanten zu tun. Wenn Sie sich in dieser Situation für die manuelle Signierung und Dokumentation entscheiden, wird es lange dauern. Elektronische Signaturen ermöglichen jedoch eine entfernte Authentifizierung. Mit wenigen Klicks können Sie das Dokument unterschreiben. Kümmern Sie sich nicht um das Drucken und Scannen von Dokumenten.
4. Schnelle Reaktionszeit
Ein weiterer Vorteil einer elektronischen Signatur besteht darin, dass sie eine schnellere Bearbeitungszeit ermöglicht. Betrachten Sie den Prozess des Sendens eines Dokuments, des Druckens, Unterschreibens und Scannens. Danach müssen Sie es an einen Dritten senden. Dies ist ein langwieriger und zeitaufwändiger Prozess. Mit elektronischen Signaturen kann das Dokument jedoch in Sekundenschnelle signiert werden. In der heutigen Geschäftswelt eröffnet die Verwendung elektronischer Signaturen eine Vielzahl von Möglichkeiten. Es funktioniert bewundernswert in zeitkritischen Situationen.
Elektronische Signaturen: Die Top 5 Anwendungen
Nachdem Sie nun die Grundlagen elektronischer Signaturen und ihre Vorteile kennengelernt haben, ist es an der Zeit, mit dem Kern dieses Artikels fortzufahren. Sehen wir uns einige der Anwendungen der elektronischen Signatur an, die zu ihrer weltweiten Verbreitung geführt haben.
1. Kaufverträge
Nahezu jedes Unternehmen hat mit Kaufverträgen zu tun. Dies sind Dokumente, die häufig signiert werden. Darüber hinaus sind Kaufverträge für Unternehmen unerlässlich. Verzögerungen bei der Unterzeichnung solcher Vereinbarungen können sich negativ auf die Gewinne Ihres Unternehmens auswirken. Sie müssen den Vorgang rechtzeitig und sicher abschließen. An dieser Stelle sollten Sie vielleicht darüber nachdenken, die beste E-Signatur-Software für kleine Unternehmen zu verwenden. Der Kaufvertrag kann eine Vielzahl von Situationen abdecken, einschließlich Business-to-Business-Verkäufe, Wohnungsverkäufe, Immobilientransaktionen und so weiter.
Immobilienverträge, B2B-Verkäufe und Dienstleistungsunternehmen sind Beispiele für Unternehmen, die in diese Kategorie fallen.
2. Vereinbarungen mit Lieferanten und Anbietern
Verhandlungen mit Anbietern können für ein kleines Unternehmen schwierig sein. Daher ist es vorzuziehen, den Vertrag, den Preis und die Bedingungen so schnell wie möglich abzuschließen. Wenn Sie sich für die manuelle Signatur entscheiden, kann der Vorgang länger dauern. Wenn Sie elektronische Signaturen verwenden, können Sie die Unterschrift erhalten und das Geschäft mit nur einem Klick abschließen. Es ist einfach zu bedienen und nimmt weniger Zeit in Anspruch als herkömmliche Methoden. Sie müssen ein Dokument nicht zu einem bestimmten Zeitpunkt unterschreiben; Sie können dies tun, wann immer Sie möchten.
Verbraucher-/Unternehmensdienstleistungen und Einzelhandelsdienstleistungen sind zwei Beispiele für Unternehmen, die Lieferanten- und Lieferantenvereinbarungen verwenden.
3. Neue Formulare für Kunden
Möchten Ihre Kunden Formulare oder andere Dokumente ausfüllen, um mit Ihnen Geschäfte zu machen? In diesem Fall können Sie von der Verwendung elektronischer Signaturen profitieren. Das aufwändige Ausdrucken und Unterschreiben der Dokumente entfällt. Darüber hinaus verhindert die Verwendung von E-Signaturen effektiv die erneute Eingabe von Daten. Dadurch entstehen keine virtuellen Fehler.
Beispiele sind Kliniken, Salons, Spas und andere Unternehmen, die Neukundenformulare verwenden.
4. Bestelländerungen
Verantwortliche von Projektgeschäften sind den Umgang mit Veränderungen gewohnt. Es kann jedoch vorkommen, dass Sie mitten im Projekt überrascht werden und die Meinung Ihres Kunden sich ändert. Sie haben die Möglichkeit, ihre Bestellungen zu erhöhen oder zu verringern. Während eines solchen Zustands können Sie mit Projektverzögerungen konfrontiert werden. Die Verwendung elektronischer Signaturen kann die Zeit, die zum Erledigen einer Aufgabe benötigt wird, erheblich verkürzen. Sie können die Bestelländerungen schnell mit Unterschriften genehmigen. Darüber hinaus können Sie alle Ihre Dokumente ganz einfach in der Cloud speichern und jederzeit einsehen.
Bauunternehmen, Architekten und Webdesigner sind nur einige Beispiele für Unternehmen, die von elektronischen Signaturen profitieren könnten.
5. Genehmigungen von Kunden
Für ein Unternehmen, das sich mit kundenspezifischen Produkten und Dienstleistungen befasst, ist die endgültige Genehmigung vor Beginn des Herstellungs- oder Produktionsprozesses von entscheidender Bedeutung. Beim Einholen von Genehmigungen können Sie Zeit sparen, indem Sie elektronische Signaturen verwenden. So haben Sie genügend Zeit, sich auf den Auftrag zu konzentrieren, anstatt Zeit mit dem Einholen von Genehmigungen zu verschwenden. Es ist nicht erforderlich, Kunden zu besuchen und ihre Unterschriften auf Genehmigungsdokumenten einzuholen.
Geschäfte für maßgefertigte Möbel, maßgefertigte Kunstgeschäfte und Druckereien sind alles Beispiele für Unternehmen, die eine Kundengenehmigung erfordern.
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