Facilitar el proceso del formulario W-9 con una plantilla de eSignly

Los contratistas independientes son más rentables y eficientes que contratar personal permanente para pequeñas empresas. Esta puede ser una buena opción para proyectos estacionales o de corto plazo o cuando se requieren habilidades y experiencia adicionales.

Si está contratando empleados por contrato, todos aquellos que ganen más de $600 deben completar y enviar un Formulario W-9. Explicaremos el formulario de impuestos, quién debe completarlo y cómo eSignly puede simplificar el proceso.

¿Qué es un formulario W-9?

El Formulario W9 del IRS, o la Solicitud de Certificación y Número de Identificación del Contribuyente, es para contratistas independientes (trabajadores autónomos, trabajadores por cuenta propia, consultores) y sociedades de responsabilidad limitada (LLC). Para fines de contratación, los empleadores usan el formulario W9 para confirmar el nombre y la dirección de una persona. Las personas que sean ciudadanos de EE. UU. o extranjeros residentes deberán ser confirmados por TIN/SSN.

Los empleadores deben retener una parte de los impuestos sobre la renta pagados por los empleados de tiempo completo según la ley. Los contratistas independientes y los trabajadores por cuenta propia están exentos de esta obligación. Los contratistas independientes y los trabajadores por cuenta propia deben completar el formulario W9 para cumplir con sus obligaciones de retención de impuestos.

Si necesitan pagarle a un contratista independiente más de $600 por año, los empleadores usan el formulario W9. Sin embargo, si la compensación es inferior al umbral, aún se puede emitir el formulario W9. En ciertas situaciones, es posible que una persona deba completar el formulario W-9.

• negocios inmobiliarios;
• pago de intereses hipotecarios;
• pago de intereses de préstamos estudiantiles;
• Cancelación de deuda
• Ganar intereses de un banco

¿Cuál es la diferencia entre los formularios W2 y W4?

Muchos contribuyentes no se dan cuenta de la diferencia entre W2, W4 y W9. Es importante aclarar el propósito de cada formulario.

• Los formularios o declaraciones de salarios son formularios que el IRS requiere que los empleadores envíen a los empleados y al IRS al cierre de cada año. El IRS requiere el formulario W2, que es una declaración anual de los salarios de los empleados y los impuestos deducidos de sus cheques de pago.
• Los Formularios o Certificados de Retención Patronal son formularios que llenan los empleados para dar a los empleadores directos información sobre su situación fiscal. Según el estado civil, los dependientes y otros factores, el formulario W4 muestra cuánto impuesto debe deducir un empleador del cheque de pago de un empleado.

¿Quién necesita llenar un W-9?

Los propietarios de negocios deben solicitar a los contratistas, consultores y trabajadores independientes que ganan $600 o más por año que completen los formularios W-9. Los profesionales de ventas que pagaron más de $5,000 el año pasado también necesitarán un W-9.

Los formularios W-9 pueden ser necesarios para los contratistas que trabajan por cuenta propia y cualquier persona que informe ingresos no relacionados con un trabajo de tiempo completo. Estos incluyen ventas de acciones, transacciones de bienes raíces y deuda cancelada.

Los contratistas de tiempo completo generalmente completan un formulario W-4. No necesitan completar un formulario llamado W-9.

Para generar 1099 en temporada de impuestos, necesitará el W-9.

Información requerida en un W-9

Los contratistas deberán proporcionar información básica, como su nombre, dirección y razón social (si corresponde) y su número de identificación fiscal o número de seguro social. También deberá proporcionar su clasificación de impuestos federales (corporación C o corporación S), LLC, individuo y otra información.

Algunas entidades pueden ser elegibles para presentar reclamos de exención de impuestos. Para verificar su exactitud, el formulario debe estar firmado y fechado antes de que pueda enviarse.

Facilite el proceso W-9 con una plantilla

La plantilla eSignly W-9 facilita el llenado de sus documentos fiscales a través de PowerForms. Esta plantilla utiliza una lógica de fórmula especial para verificar que la identificación del empleado y los números de seguro social se hayan ingresado correctamente. Los empleados pueden completar el formulario más rápidamente usando la plantilla compartible. Los profesionales de recursos humanos también pueden cargar las plantillas más rápido en sus sistemas.

En lugar de que los trabajadores de tareas realicen cálculos complicados, las plantillas eSignly preconstruidas realizan operaciones matemáticas rápidas para eliminar errores.

Elimina la necesidad de papel y ayuda a los empleados a tener claro qué campos deben llenar. También garantiza que los datos personales altamente confidenciales estén protegidos y seguros.

Los profesionales de recursos humanos pueden digitalizar el proceso para evitar la molestia de tener firmas mojadas. Tampoco tienen que lidiar con las idas y venidas requeridas cuando los datos vitales no se leen debido a errores de escritura.

¿Estas listo para empezar? Los clientes que ya son clientes de firma electrónica tienen acceso gratuito a la plantilla W-9. Los clientes que no sean de eSignly deberán registrarse en eSignature para obtener acceso.

¿Qué leyes rigen el uso de firmas electrónicas para servicios de impuestos en los EE. UU.?

La base estatutaria principal de la ley fiscal federal en los Estados Unidos es el Código de Rentas Internas (IRC), anteriormente conocido como el Código de Rentas Internas de 1996. Codifica múltiples leyes de impuestos federales, incluyendo ingresos, nómina, patrimonio, alcohol, tabaco y impuestos sobre la nómina, así como trámites y administración.

La Ley de Reforma y Reestructuración del Servicio de Impuestos Internos de 1998, también conocida como la Declaración de Derechos de los Contribuyentes III, mejoró la cultura organizacional del IRS y aumentó los derechos y protecciones de los contribuyentes. La RRA incluye disposiciones que se aplican a individuos y empresas, así como la estructura y operación del IRS y los derechos de los contribuyentes.

¿El IRS permite el uso de firmas electrónicas?

La Sección 6061 del Código de Rentas Internas permite firmas electrónicas para declaraciones de impuestos y otros documentos. El subpárrafo 3 establece que las firmas electrónicas de los contribuyentes serán aceptadas para "cualquier solicitud para divulgar la declaración de un contribuyente o la información de la declaración, o cualquier poder o poder notarial (POA), otorgado por un contribuyente o un profesional de impuestos". Así, las firmas electrónicas pueden ser legalmente válidas para las autorizaciones de divulgación a los profesionales fiscales.

La RRA incluye numerosas enmiendas al Código de Rentas Internas de 1986. La Ley cubre la presentación electrónica de declaraciones de impuestos verificadas mediante firmas electrónicas. El Título II de la Ley establece específicamente que:

• Se prefiere la presentación electrónica;
• Para 2007, se espera que la presentación electrónica del 80% de las declaraciones de impuestos sea la norma
• El IRS debe fomentar la presentación electrónica mediante la colaboración con el sector privado.

Título II de la Ley, Sec. 2003, cubre firmas electrónicas, acceso a Internet de formularios de impuestos, divulgación e información de cuentas.

¿Qué formularios de impuestos se pueden enviar con firmas electrónicas en los EE. UU.?

La relajación temporal de las reglas para firmas digitales y firmas electrónicas en formularios de impuestos específicos se debió a la pandemia de COVID-19. Con el Memorándum para todos los servicios y empleados de cumplimiento con fecha del 28 de agosto de 2020, el IRS permitió temporalmente que los contribuyentes y sus representantes firmaran electrónicamente estos formularios que requerían una firma manuscrita.

• Fórmula 3115, Solicitud de Cambios de Método Contable
• Formulario 8832: Clasificación de entidades Wahl;
• Fórmula 8802, Solicitud de Certificación de Residencia de EE. UU.
• Formulario 1066, Declaración de impuestos sobre la renta de los EE. UU. para inversiones hipotecarias en bienes raíces
• Conducto;
• Formulario 1120-RIC, Declaración de impuestos sobre los ingresos de los EE. UU. para empresas inversionistas reguladas
• Formulario 1120-C para declaración de impuestos sobre la renta de EE. UU. para asociaciones cooperativas
• Formulario 1120-REIT, Declaración de impuestos sobre la renta de EE. UU. para fondos de inversión en bienes raíces;
• Formulario 1120-L Declaración de impuestos sobre la renta de la compañía de seguros de vida de EE. UU.
• Formulario de declaración de impuestos sobre la renta de la compañía de seguros de propiedad y accidentes de EE. UU. 1120-PC
• Para los formularios de autorización de firma de archivos electrónicos del IRS, utilice la serie de formularios 8453, 8878 y 879.

Si envía los formularios anteriores entre el 28 de agosto de 2020 y el 31 de diciembre de 2020, puede enviarlos con firmas electrónicas.

En septiembre, se agregaron seis formularios adicionales a la lista de presentación electrónica del IRS.

• Formulario 706, declaración de impuestos sobre sucesiones de EE. UU. (y transferencia con salto generacional);
• Formulario 706-NA, declaración de impuestos sobre sucesiones de EE. UU. (y transferencia con salto de generación);
• Formulario 709 de EE. UU. Formulario 709, EE. UU.
• Formulario 1120-ND, Declaración de fondos de desmantelamiento nuclear y ciertas personas relacionadas
• Formulario 3520, Declaración Anual para Reportar Transacciones con Fideicomisos Extranjeros y Recibo de Ciertos Regalos Extranjeros
• Formulario 3520-A Declaración Anual de Información de Fideicomiso Extranjero a un Propietario Estadounidense.

La agencia federal continúa examinando el proceso de presentación para reducir las cargas fiscales. También se compromete a proteger el robo de identidad y la seguridad.

¿Cuál es el propósito de un formulario W9 del IRS?

Se debe presentar una declaración informativa, el Formulario 1099-MISC, al IRS si un empleador realiza pagos a un contratista que exceden los $600 en un año fiscal. Incluye la información de ingresos del formulario W9. Incluye los ingresos recibidos como parte de un contrato u operaciones inmobiliarias.

Los empleadores están legalmente obligados a dar cierta información personal a los empleados. Sin embargo, su privacidad está protegida. Los empleadores que divulguen información personal de los empleados de manera no aprobada podrían enfrentarse a acciones penales y civiles.

Información requerida para el Formulario W9

Un W9 requiere

• Los nombres comerciales e individuales de los contratistas independientes.
• Tipo de entidad comercial: propiedad única, sociedad o corporación C, corporación S, fideicomiso o sucesión, LLC, etc.
• Número de identificación fiscal o de seguridad social para propietarios únicos sin identificación fiscal.

Para llenar el formulario W9, la persona debe demostrar que no está sujeto a ninguna retención adicional. A la mayoría de los contribuyentes no les importa esto, pero podría ser una preocupación para algunos. Si lo hace, la empresa que contrató al contratista independiente debe deducir el impuesto sobre la renta al 24 % del salario del contratista y presentarlo al IRS.

El formulario W9 requiere un TIN/SSN o ambos. Tanto la persona que lo llena como la empresa que lo recibe deben protegerlo del robo de identidad después de la transmisión.

¿Se requiere un formulario W9 cuando no se necesita?

Obtenga un W9 de un tercero desconocido

Los contratistas independientes no están obligados a completar los formularios W9 si los reciben de un cliente. El robo de identidad puede resultar de la divulgación de un Número de Seguro Social (SSN) u otra información personal a un extraño. Los estafadores pueden enviar formularios W9 a las víctimas para obtener sus SSN.

Puede solicitar más información sobre los formularios de impuestos que le enviarán si no está seguro de si debe completar el formulario W9 enviado por un tercero. Para obtener más información, consulte a un profesional de impuestos. Un tercero solo puede solicitar un formulario W9 si envía otro formulario del IRS.

Si su empleador solicita

Hemos establecido que W4 es el formulario correcto para los empleadores. Si su empleador requiere que llene un W9, ¿qué sucede? Esto podría indicar que lo contrataron como contratista independiente, no como empleado. Si ese es el caso, aclare su estado laboral para asegurarse de que no está en una cadena de pago de impuestos al IRS.

W9 es un formulario legal simple que se puede usar en los Estados Unidos y es diferente a otros formularios. Puede descargar un formulario W9 en blanco en línea o de un proveedor autorizado. Complete el formulario W9 con toda la información requerida.

• Línea 1 Nombre

Su nombre legal completo debe coincidir con el nombre en su declaración de impuestos.

• Línea 2 - Nombre comercial

Si tiene un nombre de empresa o entidad ignorada diferente de su nombre legal, complete este campo. También puede dejarlo en blanco.

• Línea 3: Clasificación de impuestos federales

Seleccione la casilla correspondiente para indicar su estado fiscal según la clasificación del IRS. Seleccione una de estas seis opciones:

1. Propiedad única o LLC con miembros individuales
2. Corporación C
3. Corporación S
4. Camaradería
5. verdadero/estado
6. Compañía de responsabilidad limitada

• Línea 4 - Exenciones

Complete esta sección si está exento de la declaración FATCA y de la retención adicional. Ingrese el código fiscal para explicar su exención.

• Líneas 5 y 6: Dirección

Se requiere su dirección para que su empleador pueda enviar sus declaraciones por correo. En la línea 5, ingrese su número, calle y números de apartamento/suite. En la línea seis, ingrese su ciudad, estado y código postal.

• Línea 7 - Números de cuenta

Puede completar esto o dejarlo en blanco. Es completamente opcional. Enumere todos los números de cuenta que tiene para su empleador.

• Parte 1: Número de Identificación del Contribuyente (TIN)

1. Las LLC de un solo miembro y los individuos deben proporcionar sus Números de Seguro Social (SSN) en lugar del TIN.
2. Las sociedades y corporaciones deben proporcionar el Número de identificación del empleador (EIN).
3. Un propietario único puede proporcionar su SSN y su EIN.

• Parte 2: Certificación

Esta sección le permite firmar el formulario y agregar una fecha. Verifique que la información sea correcta antes de firmar.

¿Es posible firmar electrónicamente el formulario W9 con el IRS?

El IRS no tenía un conjunto de reglas que le permitieran reconocer las firmas electrónicas antes de la pandemia mundial. Cada formulario es único, y los profesionales de impuestos deben mantenerse al día con las reglas en constante cambio.

El IRS admite firmas electrónicas y documentación electrónica. Prácticamente todos los formularios tienen una opción para una buena firma electrónica.

• De acuerdo con las reglas del IRS, los contribuyentes pueden firmar y enviar electrónicamente el formulario W9-2022 y los formularios W4.
• No se requiere una firma para el proceso de presentación electrónica 1096/1099. Ciertas compañías pueden requerir que demuestres la exactitud y la integridad de la información en el formulario 1099.
• Para recibir los formularios W2 y 1099 electrónicamente, los destinatarios deben estar de acuerdo. Aunque el procedimiento no requiere una firma electrónica, se debe registrar el consentimiento.

Para que los formularios W9 sean válidos, deben enviarse con una firma electrónica.

1. Asegurar la consistencia en la información. La información que envíe debe corresponder a la información del IRS.
2. Todos los accesos de usuarios que conduzcan al envío de información confidencial deben documentarse.
3. El acceso al sistema para firmar electrónicamente o enviar el formulario W9 debe hacerlo la persona identificada en el formulario o un tercero autorizado.
4. El contribuyente debe proporcionar una firma electrónica como entrada final para autenticar o verificar el envío del W9.
5. Se deben aplicar sanciones por perjurio a la firma electrónica. Las declaraciones deben estar escritas en el mismo idioma en el que se encuentra el documento W9.

¿Cómo funcionan las firmas electrónicas?

Una firma electrónica suele ser una representación visual o una firma manuscrita. La imagen de su firma se agregará a la capa superior del PDF cuando lo firme electrónicamente. Con las aplicaciones de firma electrónica adecuadas, como eSignly o DocuSign, los formularios w9 se pueden firmar fácilmente.

¿Cómo Crear una Firma Electrónica?

• Dibuja tu firma en la pantalla de una tableta/dispositivo móvil
• Adjunte una foto de su firma de una copia impresa a un documento digital.
• En el campo de una aplicación de firma electrónica, escriba su nombre completo.

Las personas o empresas pueden solicitar una firma electrónica al enviar archivos PDF a clientes, socios comerciales y contratistas. Las firmas electrónicas significan que tanto el remitente como el destinatario tienen la intención de firmar el documento. También aceptan hacer negocios electrónicamente.

Las firmas electrónicas no son solo para los negocios. Se utilizan en diversas transacciones relacionadas con documentos en muchas esferas de la vida humana. Los usos de la firma electrónica incluyen formularios de historial médico, acuerdos de préstamo, informes de maestros y formularios de declaración de políticas.

¿Son seguras las firmas electrónicas?

Para firmar archivos PDF u otros documentos, los firmantes deben cargar una imagen desde su dispositivo o dibujarla en un trackpad. Los usuarios creen que las firmas electrónicas no ofrecen suficiente seguridad porque es muy fácil. Todo depende de qué tan fácil sea usar la aplicación eSignature y qué requisitos de seguridad requiere una empresa específica.

Múltiples riesgos de seguridad están asociados con la firma electrónica, incluido el malware, los ataques de piratería y el robo de identidad. El Programa de firma electrónica (eSignature) del IRS establece estándares de seguridad para la firma electrónica. La autenticación electrónica de acceso seguro ofrece múltiples niveles de seguridad en línea. Esto se describe en la Sección 10.10.1.1.5 (12-03-2019). El riesgo de cada transacción se evalúa utilizando una gama de niveles de garantía, que van del 1 al 4. Según el nivel de seguridad, el tipo de prueba de identidad que se requiere varía.

• A (Nivel 1) indica poca o ninguna confianza en la validez de la identidad. La prueba de identidad no es necesaria ya que la información del contribuyente no se comparte.
• B (Nivel 2) denota cierta confianza en la identidad afirmada. Es necesario probar la identidad por un solo factor.
• El nivel 3 denota alta confianza con respecto a la validez de la identidad. Este nivel se puede verificar usando varios métodos:

Prueba de identidad de múltiples factores

- Una solicitud de entrada de autenticación "Algo que sabes"

- Una solicitud de entrada de autenticación "Algo que tienes"

• D (Nivel 4) denota una fuerte confianza en la validez de la identidad. Este nivel se puede verificar usando varios métodos:

- Verificación de identidad en persona

- Solicitud de autenticación multifactor para la entrada "Algo que sabes"

- Entrada de solicitud de autenticación multifactor "Algo que tienes".

¿Qué hace que una firma electrónica sea legalmente válida?

El proceso de firma electrónica es una autorización de un factor. La identidad de un firmante debe ser verificada y debe haber prueba de que ha firmado. La sección 101 de la Ley ESIGN estipula que las firmas electrónicas son legales y se pueden hacer cumplir.

• Todos los signatarios deben dar su consentimiento para el uso de una firma electrónica.
• Debe registrar el proceso de creación de una firma electrónica utilizando su software.
• Los registros de firmas electrónicas deben conservarse y estar disponibles para su reproducción exacta.

La inadmisibilidad de la evidencia firmada electrónicamente como evidencia judicial puede deberse a registros de auditoría insuficientes y debilidades en la autenticación. Cualquier solución de firma electrónica debe cumplir con una gama más amplia de requisitos.

• Firma electrónica única que es única para cada usuario. Los firmantes crean una firma electrónica única cuando envían documentos electrónicos para su firma.
• Hay muchas opciones para la autenticación del firmante. Para verificar la identidad de un firmante, se puede utilizar una variedad de métodos de autenticación (una dirección de correo electrónico y una dirección IP, así como la hora de acceso al documento). Debería ser posible agregar autenticación de dos factores para cualquier documento.
• Almacenamiento de documentos en la nube . Se requiere almacenamiento seguro en la nube para los documentos electrónicos. Cualquier persona involucrada en el proceso de firma debe poder ver y descargar una copia electrónica del documento.
• Un registro de auditoría en profundidad. Todas las partes del proceso de firma deben poder acceder al historial detallado del documento a través de la aplicación de firma electrónica. Un registro de auditoría debe incluir el historial de carga, adición de elementos y visualización del documento.
• Cumplimiento de las normas de seguridad. La solución de firma electrónica debe cumplir con los estándares de seguridad del IRS (PCI DSS 11.2 y garantizar la confidencialidad de la información sensible.

¿Cómo firmar electrónicamente W9 en eSignly?

Los individuos, las pequeñas y medianas empresas y las empresas usan aplicaciones de firma electrónica para firmar formularios de impuestos electrónicamente. Con eSignly, los usuarios pueden firmar electrónicamente un formulario W9 2022 con solo dos clics. Luego, pueden prepararlo para la presentación electrónica ante el IRS desde sus cuentas.

Use las instrucciones a continuación para firmar electrónicamente el Formulario W9 usando eSignly

• Puede descargar una versión en PDF del formulario W9 del IRS desde su sitio web. También puede descargar un formulario W9 en blanco en formato PDF desde el sitio web del IRS. eSignly admite todos los formatos solicitados (PDF, DOCX y PPTX) y formatos de archivo de imagen (JPG/JPEG y PNG).
• Inicie sesión en su cuenta eSignly. Puede elegir una plantilla o documento existente de la carpeta de documentos de eSignly; importe un archivo guardado en su dispositivo para crear una nueva plantilla/documento.
• Haga clic en el botón "Subir documentos" en la esquina superior izquierda. Para cargar el PDF de W9 desde su dispositivo a eSignly, selecciónelo. Haga clic en el enlace para continuar después de haber cargado el formulario.
• Para crear un campo rellenable, vaya a Editar y firmar en el lado derecho de su pantalla. Este paso se puede repetir para los campos de texto rellenables en las líneas 1, 2, 5, 6, 7 y el Número de identificación del contribuyente (TIN) de la Parte I. Complete la información requerida.
• Línea 3: Cree una casilla de verificación y luego márquela para indicar la clasificación fiscal. Haga clic en Campo de casilla de verificación en la sección Herramientas. Haga clic en el cuadro para crear una casilla de verificación.
• La configuración predeterminada es dejar la casilla de verificación sin marcar. Haga clic en la pestaña CHECKBOX a la derecha de la pantalla. Seleccione Marcado en el menú desplegable de estados precargados. Haga clic en Aceptar en la parte inferior para guardar los cambios.
• Utilice su firma electrónica en la sección de Certificación de la Parte II para verificar su información. Vaya a Editar y firmar y haga clic en Mi firma.
• Para activar el campo de firma, haga clic en él y firme el documento. Aparecerá una ventana emergente donde puede seleccionar la opción de firma para la firma digital del formulario w9 .

Elige una de estas tres opciones:

• Cree una nueva firma ingresando su nombre completo.
• Puede cambiar el estilo y la apariencia de su firma electrónica utilizando la opción Cambiar estilo. A continuación, seleccione un tipo de letra diferente para usar en su firma electrónica.
• Dibuja tu firma. Use un panel táctil o un mouse para dibujar una firma en el campo en blanco.
• Cargue su firma Arrastre y suelte una imagen de su firma en su dispositivo en formato JPG o GIF. La imagen no debe exceder los 4Mb.

Si tiene varias firmas creadas para el evento, elija una para que sea la predeterminada. Seleccione la firma que más le guste de la ventana emergente Seleccione su firma y haga clic en "Establecer como mi firma predeterminada".

• Haga clic en el botón Firmar si todo está bien. Para volver al tablero, haga clic en Guardar y cerrar.
• Puede acceder al formulario completo a través de la página de inicio de eSignly si necesita enviar por correo electrónico su Formulario 9 firmado electrónicamente al IRS. Para acceder al menú desplegable, haga clic en el enlace "Más". Para descargar el formulario completo, haga clic en Descargar.

Las capacidades de eSignly van más allá de la creación de firmas electrónicas o la edición de archivos PDF. Puede crear plantillas de documentos e invitar a otras personas a firmarlos electrónicamente. También puede ver el historial con un registro de auditoría y descargar archivos de historial. Los usuarios también pueden fusionar, archivar y mover documentos, cambiarles el nombre, etc.

La conclusión clave

eSignly utiliza autenticación multifactor para verificar la identidad de cada firmante por separado. eSignly requiere inicio de sesión y contraseña junto con el nombre completo, dirección de correo electrónico, verificación de correo de voz y verificación de inicio de sesión con huella digital. La poderosa aplicación de firma electrónica cumple con las regulaciones del IRS, por lo que puede estar seguro de que solo firma el firmante previsto.

Una vez que se ha firmado electrónicamente un formulario de impuestos con eSignly, está protegido contra nuevas manipulaciones. eSignly mantiene los documentos electrónicos con un índice. Para archivos o registros electrónicos, los usuarios pueden crear fácilmente copias de documentos.

Los contratistas independientes son más rentables y eficientes que contratar personal permanente para pequeñas empresas. Esta puede ser una buena opción para proyectos estacionales o de corto plazo o cuando se requieren habilidades y experiencia adicionales.

Si está contratando empleados por contrato, todos aquellos que ganen más de $600 deben completar y enviar un Formulario W-9. Explicaremos el formulario de impuestos, quién debe completarlo y cómo eSignly puede simplificar el proceso.

¿Qué es un formulario W-9?

El Formulario W9 del IRS, o la Solicitud de Certificación y Número de Identificación del Contribuyente, es para contratistas independientes (trabajadores autónomos, trabajadores por cuenta propia, consultores) y sociedades de responsabilidad limitada (LLC). Para fines de contratación, los empleadores usan el formulario W9 para confirmar el nombre y la dirección de una persona. Las personas que sean ciudadanos de EE. UU. o extranjeros residentes deberán ser confirmados por TIN/SSN.

Los empleadores deben retener una parte de los impuestos sobre la renta pagados por los empleados de tiempo completo según la ley. Los contratistas independientes y los trabajadores por cuenta propia están exentos de esta obligación. Los contratistas independientes y los trabajadores por cuenta propia deben completar el formulario W9 para cumplir con sus obligaciones de retención de impuestos.

Si necesitan pagarle a un contratista independiente más de $600 por año, los empleadores usan el formulario W9. Sin embargo, si la compensación es inferior al umbral, aún se puede emitir el formulario W9. En ciertas situaciones, es posible que una persona deba completar el formulario W-9.

• negocios inmobiliarios;
• pago de intereses hipotecarios;
• pago de intereses de préstamos estudiantiles;
• Cancelación de deuda
• Ganar intereses de un banco

¿Cuál es la diferencia entre los formularios W2 y W4?

Muchos contribuyentes no se dan cuenta de la diferencia entre W2, W4 y W9. Es importante aclarar el propósito de cada formulario.

• Los formularios o declaraciones de salarios son formularios que el IRS requiere que los empleadores envíen a los empleados y al IRS al cierre de cada año. El IRS requiere el formulario W2, que es una declaración anual de los salarios de los empleados y los impuestos deducidos de sus cheques de pago.
• Los Formularios o Certificados de Retención Patronal son formularios que llenan los empleados para dar a los empleadores directos información sobre su situación fiscal. Según el estado civil, los dependientes y otros factores, el formulario W4 muestra cuánto impuesto debe deducir un empleador del cheque de pago de un empleado.

¿Quién necesita llenar un W-9?

Los propietarios de negocios deben solicitar a los contratistas, consultores y trabajadores independientes que ganan $600 o más por año que completen los formularios W-9. Los profesionales de ventas que pagaron más de $5,000 el año pasado también necesitarán un W-9.

Los formularios W-9 pueden ser necesarios para los contratistas que trabajan por cuenta propia y cualquier persona que informe ingresos no relacionados con un trabajo de tiempo completo. Estos incluyen ventas de acciones, transacciones de bienes raíces y deuda cancelada.

Los contratistas de tiempo completo generalmente completan un formulario W-4. No necesitan completar un formulario llamado W-9.

Para generar 1099 en temporada de impuestos, necesitará el W-9.

Información requerida en un W-9

Los contratistas deberán proporcionar información básica, como su nombre, dirección y razón social (si corresponde) y su número de identificación fiscal o número de seguro social. También deberá proporcionar su clasificación de impuestos federales (corporación C o corporación S), LLC, individuo y otra información.

Algunas entidades pueden ser elegibles para presentar reclamos de exención de impuestos. Para verificar su exactitud, el formulario debe estar firmado y fechado antes de que pueda enviarse.

Facilite el proceso W-9 con una plantilla

La plantilla eSignly W-9 facilita el llenado de sus documentos fiscales a través de PowerForms. Esta plantilla utiliza una lógica de fórmula especial para verificar que la identificación del empleado y los números de seguro social se hayan ingresado correctamente. Los empleados pueden completar el formulario más rápidamente usando la plantilla compartible. Los profesionales de recursos humanos también pueden cargar las plantillas más rápido en sus sistemas.

En lugar de que los trabajadores de tareas realicen cálculos complicados, las plantillas eSignly preconstruidas realizan operaciones matemáticas rápidas para eliminar errores.

Elimina la necesidad de papel y ayuda a los empleados a tener claro qué campos deben llenar. También garantiza que los datos personales altamente confidenciales estén protegidos y seguros.

Los profesionales de recursos humanos pueden digitalizar el proceso para evitar la molestia de tener firmas mojadas. Tampoco tienen que lidiar con las idas y venidas requeridas cuando los datos vitales no se leen debido a errores de escritura.

¿Estas listo para empezar? Los clientes que ya son clientes de firma electrónica tienen acceso gratuito a la plantilla W-9. Los clientes que no sean de eSignly deberán registrarse en eSignature para obtener acceso.

¿Qué leyes rigen el uso de firmas electrónicas para servicios de impuestos en los EE. UU.?

La base estatutaria principal de la ley fiscal federal en los Estados Unidos es el Código de Rentas Internas (IRC), anteriormente conocido como el Código de Rentas Internas de 1996. Codifica múltiples leyes de impuestos federales, incluyendo ingresos, nómina, patrimonio, alcohol, tabaco y impuestos sobre la nómina, así como trámites y administración.

La Ley de Reforma y Reestructuración del Servicio de Impuestos Internos de 1998, también conocida como la Declaración de Derechos de los Contribuyentes III, mejoró la cultura organizacional del IRS y aumentó los derechos y protecciones de los contribuyentes. La RRA incluye disposiciones que se aplican a individuos y empresas, así como la estructura y operación del IRS y los derechos de los contribuyentes.

¿El IRS permite el uso de firmas electrónicas?

La Sección 6061 del Código de Rentas Internas permite firmas electrónicas para declaraciones de impuestos y otros documentos. El subpárrafo 3 establece que las firmas electrónicas de los contribuyentes serán aceptadas para "cualquier solicitud para divulgar la declaración de un contribuyente o la información de la declaración, o cualquier poder o poder notarial (POA), otorgado por un contribuyente o un profesional de impuestos". Así, las firmas electrónicas pueden ser legalmente válidas para las autorizaciones de divulgación a los profesionales fiscales.

La RRA incluye numerosas enmiendas al Código de Rentas Internas de 1986. La Ley cubre la presentación electrónica de declaraciones de impuestos verificadas mediante firmas electrónicas. El Título II de la Ley establece específicamente que:

• Se prefiere la presentación electrónica;
• Para 2007, se espera que la presentación electrónica del 80% de las declaraciones de impuestos sea la norma
• El IRS debe fomentar la presentación electrónica mediante la colaboración con el sector privado.

Título II de la Ley, Sec. 2003, cubre firmas electrónicas, acceso a Internet de formularios de impuestos, divulgación e información de cuentas.

¿Qué formularios de impuestos se pueden enviar con firmas electrónicas en los EE. UU.?

La relajación temporal de las reglas para firmas digitales y firmas electrónicas en formularios de impuestos específicos se debió a la pandemia de COVID-19. Con el Memorándum para todos los servicios y empleados de cumplimiento con fecha del 28 de agosto de 2020, el IRS permitió temporalmente que los contribuyentes y sus representantes firmaran electrónicamente estos formularios que requerían una firma manuscrita.

• Fórmula 3115, Solicitud de Cambios de Método Contable
• Formulario 8832: Clasificación de entidades Wahl;
• Fórmula 8802, Solicitud de Certificación de Residencia de EE. UU.
• Formulario 1066, Declaración de impuestos sobre la renta de los EE. UU. para inversiones hipotecarias en bienes raíces
• Conducto;
• Formulario 1120-RIC, Declaración de impuestos sobre los ingresos de los EE. UU. para empresas inversionistas reguladas
• Formulario 1120-C para declaración de impuestos sobre la renta de EE. UU. para asociaciones cooperativas
• Formulario 1120-REIT, Declaración de impuestos sobre la renta de EE. UU. para fondos de inversión en bienes raíces;
• Formulario 1120-L Declaración de impuestos sobre la renta de la compañía de seguros de vida de EE. UU.
• Formulario de declaración de impuestos sobre la renta de la compañía de seguros de propiedad y accidentes de EE. UU. 1120-PC
• Para los formularios de autorización de firma de archivos electrónicos del IRS, utilice la serie de formularios 8453, 8878 y 879.

Si envía los formularios anteriores entre el 28 de agosto de 2020 y el 31 de diciembre de 2020, puede enviarlos con firmas electrónicas.

En septiembre, se agregaron seis formularios adicionales a la lista de presentación electrónica del IRS.

• Formulario 706, declaración de impuestos sobre sucesiones de EE. UU. (y transferencia con salto generacional);
• Formulario 706-NA, declaración de impuestos sobre sucesiones de EE. UU. (y transferencia con salto de generación);
• Formulario 709 de EE. UU. Formulario 709, EE. UU.
• Formulario 1120-ND, Declaración de fondos de desmantelamiento nuclear y ciertas personas relacionadas
• Formulario 3520, Declaración Anual para Reportar Transacciones con Fideicomisos Extranjeros y Recibo de Ciertos Regalos Extranjeros
• Formulario 3520-A Declaración Anual de Información de Fideicomiso Extranjero a un Propietario Estadounidense.

La agencia federal continúa examinando el proceso de presentación para reducir las cargas fiscales. También se compromete a proteger el robo de identidad y la seguridad.

¿Cuál es el propósito de un formulario W9 del IRS?

Se debe presentar una declaración informativa, el Formulario 1099-MISC, al IRS si un empleador realiza pagos a un contratista que exceden los $600 en un año fiscal. Incluye la información de ingresos del formulario W9. Incluye los ingresos recibidos como parte de un contrato u operaciones inmobiliarias.

Los empleadores están legalmente obligados a dar cierta información personal a los empleados. Sin embargo, su privacidad está protegida. Los empleadores que divulguen información personal de los empleados de manera no aprobada podrían enfrentarse a acciones penales y civiles.

Información requerida para el formulario W9

Un W9 requiere

• Los nombres comerciales e individuales de los contratistas independientes.
• Tipo de entidad comercial: propiedad única, sociedad o corporación C, corporación S, fideicomiso o sucesión, LLC, etc.
• Número de identificación fiscal o de seguridad social para propietarios únicos sin identificación fiscal.

Para llenar el formulario W9, la persona debe demostrar que no está sujeto a ninguna retención adicional. A la mayoría de los contribuyentes no les importa esto, pero podría ser una preocupación para algunos. Si lo hace, la empresa que contrató al contratista independiente debe deducir el impuesto sobre la renta al 24 % del salario del contratista y presentarlo al IRS.

El formulario W9 requiere un TIN/SSN o ambos. Tanto la persona que lo llena como la empresa que lo recibe deben protegerlo del robo de identidad después de la transmisión.

¿Se requiere un formulario W9 cuando no se necesita?

Obtenga un W9 de un tercero desconocido

Los contratistas independientes no están obligados a completar los formularios W9 si los reciben de un cliente. El robo de identidad puede resultar de la divulgación de un Número de Seguro Social (SSN) u otra información personal a un extraño. Los estafadores pueden enviar formularios W9 a las víctimas para obtener sus SSN.

Puede solicitar más información sobre los formularios de impuestos que le enviarán si no está seguro de si debe completar el formulario W9 enviado por un tercero. Para obtener más información, consulte a un profesional de impuestos. Un tercero solo puede solicitar un formulario W9 si envía otro formulario del IRS.

Si su empleador solicita

Hemos establecido que W4 es el formulario correcto para los empleadores. Si su empleador requiere que llene un W9, ¿qué sucede? Esto podría indicar que lo contrataron como contratista independiente, no como empleado. Si ese es el caso, aclare su estado laboral para asegurarse de que no está en una cadena de pago de impuestos al IRS.

W9 es un formulario legal simple que se puede usar en los Estados Unidos y es diferente a otros formularios. Puede descargar un formulario W9 en blanco en línea o de un proveedor autorizado. Complete el formulario W9 con toda la información requerida.

• Línea 1 Nombre

Su nombre legal completo debe coincidir con el nombre en su declaración de impuestos.

• Línea 2 - Nombre comercial

Si tiene un nombre de empresa o entidad ignorada diferente de su nombre legal, complete este campo. También puede dejarlo en blanco.

• Línea 3: Clasificación de impuestos federales

Seleccione la casilla correspondiente para indicar su estado fiscal según la clasificación del IRS. Seleccione una de estas seis opciones:

1. Propiedad única o LLC con miembros individuales
2. Corporación C
3. Corporación S
4. Camaradería
5. verdadero/estado
6. Compañía de responsabilidad limitada

• Línea 4 - Exenciones

Complete esta sección si está exento de la declaración FATCA y de la retención adicional. Ingrese el código fiscal para explicar su exención.

• Líneas 5 y 6: Dirección

Se requiere su dirección para que su empleador pueda enviar sus declaraciones por correo. En la línea 5, ingrese su número, calle y números de apartamento/suite. En la línea seis, ingrese su ciudad, estado y código postal.

• Línea 7 - Números de cuenta

Puede completar esto o dejarlo en blanco. Es completamente opcional. Enumere todos los números de cuenta que tiene para su empleador.

• Parte 1: Número de Identificación del Contribuyente (TIN)

1. Las LLC de un solo miembro y los individuos deben proporcionar sus Números de Seguro Social (SSN) en lugar del TIN.
2. Las sociedades y corporaciones deben proporcionar el Número de identificación del empleador (EIN).
3. Un propietario único puede proporcionar su SSN y su EIN.

• Parte 2: Certificación

Esta sección le permite firmar el formulario y agregar una fecha. Verifique que la información sea correcta antes de firmar.

¿Es posible firmar electrónicamente el formulario W9 con el IRS?

El IRS no tenía un conjunto de reglas que le permitieran reconocer las firmas electrónicas antes de la pandemia mundial. Cada formulario es único, y los profesionales de impuestos deben mantenerse al día con las reglas en constante cambio.

El IRS admite firmas electrónicas y documentación electrónica. Prácticamente todos los formularios tienen una opción para una buena firma electrónica.

• De acuerdo con las reglas del IRS, los contribuyentes pueden firmar y enviar electrónicamente el formulario W9-2022 y los formularios W4.
• No se requiere una firma para el proceso de presentación electrónica 1096/1099. Ciertas compañías pueden requerir que demuestres la exactitud y la integridad de la información en el formulario 1099.
• Para recibir los formularios W2 y 1099 electrónicamente, los destinatarios deben estar de acuerdo. Aunque el procedimiento no requiere una firma electrónica, se debe registrar el consentimiento.

Para que los formularios W9 sean válidos, deben enviarse con una firma electrónica.

1. Asegurar la consistencia en la información. La información que envíe debe corresponder a la información del IRS.
2. Todos los accesos de usuarios que conduzcan al envío de información confidencial deben documentarse.
3. El acceso al sistema para firmar electrónicamente o enviar el formulario W9 debe hacerlo la persona identificada en el formulario o un tercero autorizado.
4. El contribuyente debe proporcionar una firma electrónica como entrada final para autenticar o verificar el envío del W9.
5. Se deben aplicar sanciones por perjurio a la firma electrónica. Las declaraciones deben estar escritas en el mismo idioma en el que se encuentra el documento W9.

¿Cómo funcionan las firmas electrónicas?

Una firma electrónica suele ser una representación visual o una firma manuscrita. La imagen de su firma se agregará a la capa superior del PDF cuando lo firme electrónicamente. Con las aplicaciones de firma electrónica adecuadas, como eSignly o DocuSign, los formularios w9 se pueden firmar fácilmente.

¿Cómo Crear una Firma Electrónica?

• Dibuja tu firma en la pantalla de una tableta/dispositivo móvil
• Adjunte una foto de su firma de una copia impresa a un documento digital.
• En el campo de una aplicación de firma electrónica, escriba su nombre completo.

Las personas o empresas pueden solicitar una firma electrónica al enviar archivos PDF a clientes, socios comerciales y contratistas. Las firmas electrónicas significan que tanto el remitente como el destinatario tienen la intención de firmar el documento. También aceptan hacer negocios electrónicamente.

Las firmas electrónicas no son solo para los negocios. Se utilizan en diversas transacciones relacionadas con documentos en muchas esferas de la vida humana. Los usos de la firma electrónica incluyen formularios de historial médico, acuerdos de préstamo, informes de maestros y formularios de declaración de políticas.

¿Son seguras las firmas electrónicas?

Para firmar archivos PDF u otros documentos, los firmantes deben cargar una imagen desde su dispositivo o dibujarla en un trackpad. Los usuarios creen que las firmas electrónicas no ofrecen suficiente seguridad porque es muy fácil. Todo depende de qué tan fácil sea usar la aplicación eSignature y qué requisitos de seguridad requiere una empresa específica.

Múltiples riesgos de seguridad están asociados con la firma electrónica, incluido el malware, los ataques de piratería y el robo de identidad. El Programa de firma electrónica (eSignature) del IRS establece estándares de seguridad para la firma electrónica. La autenticación electrónica de acceso seguro ofrece múltiples niveles de seguridad en línea. Esto se describe en la Sección 10.10.1.1.5 (12-03-2019). El riesgo de cada transacción se evalúa utilizando una gama de niveles de garantía, que van del 1 al 4. Según el nivel de seguridad, el tipo de prueba de identidad que se requiere varía.

• A (Nivel 1) indica poca o ninguna confianza en la validez de la identidad. La prueba de identidad no es necesaria ya que la información del contribuyente no se comparte.
• B (Nivel 2) denota cierta confianza en la identidad afirmada. Es necesario probar la identidad por un solo factor.
• El nivel 3 denota alta confianza con respecto a la validez de la identidad. Este nivel se puede verificar usando varios métodos:

Prueba de identidad de múltiples factores

- Una solicitud de entrada de autenticación "Algo que sabes"

- Una solicitud de entrada de autenticación "Algo que tienes"

• D (Nivel 4) denota una fuerte confianza en la validez de la identidad. Este nivel se puede verificar usando varios métodos:

- Verificación de identidad en persona

- Solicitud de autenticación multifactor para la entrada "Algo que sabes"

- Entrada de solicitud de autenticación multifactor "Algo que tienes".

¿Qué hace que una firma electrónica sea legalmente válida?

El proceso de firma electrónica es una autorización de un factor. La identidad de un firmante debe ser verificada y debe haber prueba de que ha firmado. La sección 101 de la Ley ESIGN estipula que las firmas electrónicas son legales y se pueden hacer cumplir.

• Todos los signatarios deben dar su consentimiento para el uso de una firma electrónica.
• Debe registrar el proceso de creación de una firma electrónica utilizando su software.
• Los registros de firmas electrónicas deben conservarse y estar disponibles para su reproducción exacta.

La inadmisibilidad de la evidencia firmada electrónicamente como evidencia judicial puede deberse a registros de auditoría insuficientes y debilidades en la autenticación. Cualquier solución de firma electrónica debe cumplir con una gama más amplia de requisitos.

• Firma electrónica única que es única para cada usuario. Los firmantes crean una firma electrónica única cuando envían documentos electrónicos para su firma.
• Hay muchas opciones para la autenticación del firmante. Para verificar la identidad de un firmante, se puede utilizar una variedad de métodos de autenticación (una dirección de correo electrónico y una dirección IP, así como la hora de acceso al documento). Debería ser posible agregar autenticación de dos factores para cualquier documento.
• Almacenamiento de documentos en la nube . Se requiere almacenamiento seguro en la nube para los documentos electrónicos. Cualquier persona involucrada en el proceso de firma debe poder ver y descargar una copia electrónica del documento.
• Un registro de auditoría en profundidad. Todas las partes del proceso de firma deben poder acceder al historial detallado del documento a través de la aplicación de firma electrónica. Un registro de auditoría debe incluir el historial de carga, adición de elementos y visualización del documento.
• Cumplimiento de las normas de seguridad. La solución de firma electrónica debe cumplir con los estándares de seguridad del IRS (PCI DSS 11.2 y garantizar la confidencialidad de la información sensible.

¿Cómo firmar electrónicamente W9 en eSignly?

Los individuos, las pequeñas y medianas empresas y las empresas usan aplicaciones de firma electrónica para firmar formularios de impuestos electrónicamente. Con eSignly, los usuarios pueden firmar electrónicamente un formulario W9 2022 con solo dos clics. Luego, pueden prepararlo para la presentación electrónica ante el IRS desde sus cuentas.

Use las instrucciones a continuación para firmar electrónicamente el Formulario W9 usando eSignly

• Puede descargar una versión en PDF del formulario W9 del IRS desde su sitio web. También puede descargar un formulario W9 en blanco en formato PDF desde el sitio web del IRS. eSignly admite todos los formatos solicitados (PDF, DOCX y PPTX) y formatos de archivo de imagen (JPG/JPEG y PNG).
• Inicie sesión en su cuenta eSignly. Puede elegir una plantilla o documento existente de la carpeta de documentos de eSignly; importe un archivo guardado en su dispositivo para crear una nueva plantilla/documento.
• Haga clic en el botón "Subir documentos" en la esquina superior izquierda. Para cargar el PDF de W9 desde su dispositivo a eSignly, selecciónelo. Haga clic en el enlace para continuar después de haber cargado el formulario.
• Para crear un campo rellenable, vaya a Editar y firmar en el lado derecho de su pantalla. Este paso se puede repetir para los campos de texto rellenables en las líneas 1, 2, 5, 6, 7 y el Número de identificación del contribuyente (TIN) de la Parte I. Complete la información requerida.
• Línea 3: Cree una casilla de verificación y luego márquela para indicar la clasificación fiscal. Haga clic en Campo de casilla de verificación en la sección Herramientas. Haga clic en el cuadro para crear una casilla de verificación.
• La configuración predeterminada es dejar la casilla de verificación sin marcar. Haga clic en la pestaña CHECKBOX a la derecha de la pantalla. Seleccione Marcado en el menú desplegable de estados precargados. Haga clic en Aceptar en la parte inferior para guardar los cambios.
• Utilice su firma electrónica en la sección de Certificación de la Parte II para verificar su información. Vaya a Editar y firmar y haga clic en Mi firma.
• Para activar el campo de firma, haga clic en él y firme el documento. Aparecerá una ventana emergente donde puede seleccionar la opción de firma para la firma digital del formulario w9 .

Elige una de estas tres opciones:

• Cree una nueva firma ingresando su nombre completo.
• Puede cambiar el estilo y la apariencia de su firma electrónica utilizando la opción Cambiar estilo. A continuación, seleccione un tipo de letra diferente para usar en su firma electrónica.
• Dibuja tu firma. Use un panel táctil o un mouse para dibujar una firma en el campo en blanco.
• Cargue su firma Arrastre y suelte una imagen de su firma en su dispositivo en formato JPG o GIF. La imagen no debe exceder los 4Mb.

Si tiene varias firmas creadas para el evento, elija una para que sea la predeterminada. Seleccione la firma que más le guste de la ventana emergente Seleccione su firma y haga clic en "Establecer como mi firma predeterminada".

• Haga clic en el botón Firmar si todo está bien. Para volver al tablero, haga clic en Guardar y cerrar.
• Puede acceder al formulario completo a través de la página de inicio de eSignly si necesita enviar por correo electrónico su Formulario 9 firmado electrónicamente al IRS. Para acceder al menú desplegable, haga clic en el enlace "Más". Para descargar el formulario completo, haga clic en Descargar.

Las capacidades de eSignly van más allá de la creación de firmas electrónicas o la edición de archivos PDF. Puede crear plantillas de documentos e invitar a otras personas a firmarlos electrónicamente. También puede ver el historial con un registro de auditoría y descargar archivos de historial. Los usuarios también pueden fusionar, archivar y mover documentos, cambiarles el nombre, etc.

La conclusión clave

eSignly utiliza autenticación multifactor para verificar la identidad de cada firmante por separado. eSignly requiere inicio de sesión y contraseña junto con el nombre completo, dirección de correo electrónico, verificación de correo de voz y verificación de inicio de sesión con huella digital. La poderosa aplicación de firma electrónica cumple con las regulaciones del IRS, por lo que puede estar seguro de que solo firma el firmante previsto.

Una vez que se ha firmado electrónicamente un formulario de impuestos con eSignly, está protegido contra nuevas manipulaciones. eSignly mantiene los documentos electrónicos con un índice. Para archivos o registros electrónicos, los usuarios pueden crear fácilmente copias de documentos.