El uso de funciones de seguridad como firmas electrónicas seguras es imprescindible para las empresas que utilizan documentos electrónicos. La custodia de los documentos comerciales es un papel vital en cualquier negocio. Dado que estas piezas de papel o archivos electrónicos contienen diferentes tipos de información valiosa, incluida la legalidad de las transacciones comerciales y la propiedad de las propiedades, debe asegurarse de que estén a salvo de estafadores, piratas informáticos y otros delincuentes.
Una forma moderna de aumentar la protección de sus documentos preciados es digitalizándolos. El cifrado de materiales digitales es igualmente seguro o incluso más seguro que mantener sus originales en bóvedas seguras. Pero la conversión a formato electrónico es solo una parte del proceso de seguridad. Puede reforzar la seguridad de sus documentos siguiendo los siguientes consejos:
Formas de mantener seguros sus documentos electrónicos:
Cree un plan para organizar y acceder a los documentos antes de escanear
Antes de invertir en soluciones de firma digital y firma electrónica, primero debe optimizar el proceso de digitalización de documentos. Dado que esta actividad implica establecer contraseñas y otros procedimientos de seguridad confidenciales, debe elegir solo a las personas en las que confía. Es posible que deba realizar el proceso de conversión en lotes con diferentes conjuntos de personas para asegurarse de que ninguna otra persona que no sea usted como propietario de la empresa pueda acceder al documento una vez que esté almacenado en los servidores.
Invierta en Firma Digital y Software de Firma Electrónica
También puede usar un software de firma digital y firma electrónica en línea o fuera de línea. Utilice DocuSign, AdobeSign o cualquier otra aplicación que pueda proteger sus firmas electrónicas para empresas. Estos programas te permiten firmar documentos electrónicos sin necesidad de imprimirlos. Una vez que imprime los documentos, está exponiendo información confidencial a empleados no autorizados y otras personas.
Utilice contraseñas seguras
Las contraseñas actúan como claves para sus documentos. Por lo tanto, asegúrese de que otras personas no puedan obtenerlo fácilmente. Una forma de hacerlos difíciles de adivinar es haciéndolos muy largos y complicados. Use una cadena muy larga de palabras con combinaciones de números y caracteres especiales que no se deriven de una frase común, versículos de la Biblia o fechas de nacimiento. Además, acaba con la costumbre de muchas personas de reutilizar sus contraseñas. Si tiene problemas para recordarlos, use una aplicación de administrador de contraseñas o, mejor aún, mantenga un documento fuera de línea si desea mantenerlos a salvo de violaciones de datos.
Garantice la seguridad móvil y web
Hoy en día, muchos documentos se envían o se accede a ellos a través de Internet. Si su teléfono o PC no está protegido, puede exponerlos involuntariamente a los piratas informáticos. Siempre consulte con profesionales de TI para asegurarse de que su antivirus y otras aplicaciones de seguridad se actualicen regularmente. También es posible que deba consultar a los expertos en computación en la nube sobre cómo proteger sus archivos mientras se guardan en la nube.
Cree un plan de respaldo durante desastres
Los accidentes y desastres pueden ocurrir en cualquier momento. Por esta razón, debe encontrar una ubicación alternativa para guardar sus archivos cuando ocurran eventos inesperados. Un método moderno es invertir en almacenamiento en la nube. También es posible que deba producir copias autenticadas y guardarlas en instalaciones de protección de bóvedas con clima controlado.
Si bien la digitalización de sus documentos comerciales puede evitar el acceso no autorizado, aún son vulnerables a los delincuentes. Solo puede garantizar la protección de sus archivos si sigue los consejos anteriores, como invertir en software de firma digital fuera de línea y en línea y obtener actualizaciones periódicas en sus aplicaciones de seguridad web y móviles.
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