La distance physique entre les parties n'a aucune incidence sur la capacité à conclure des accords, à préparer des documents ou à finaliser des contrats. Les personnes impliquées peuvent être situées dans différentes parties du monde et séparées par l'espace et le temps. Il est possible de signer électroniquement des documents et de les partager facilement grâce aux avancées technologiques. Esignly. une solution de signature électronique a éliminé la nécessité d'envoyer des copies papier par la poste. Il existe de nombreuses plateformes de signature électronique qui peuvent vous aider à acheter la solution de n'importe où dans le monde.
Les entrepreneurs qui voyagent fréquemment pour la promotion commerciale, les réunions et la création de nouvelles entreprises ont trouvé la signature électronique très pratique. C'est un scénario courant. Cependant, la signature électronique peut être compliquée s'il y a beaucoup de documents. La signature électronique est requise pour tous les documents. La technologie de signature électronique propose actuellement des signatures en masse.
Il est possible de mettre en place des installations d'envoi en masse et de signature électronique en quelques étapes simples.
Préparation de l'envoi groupé de modèles
Vous pouvez créer un modèle dans le tableau de bord en téléchargeant simplement vos contacts. Vous pouvez télécharger la liste depuis votre système dans le format de votre choix. La plupart des logiciels acceptent les documents PDF, Excel et Word. Cette facilité peut être utilisée pour une seule signature. Cela signifie que seule l'autorité principale au sein de l'organisation peut signer les documents. S'il y a des signatures supplémentaires, vérifiez la section.
Il est recommandé de créer un fichier CSV avec les données des destinataires. Cela facilite l'importation et l'exportation des données des destinataires. Les éventuelles divergences dans les données seront également éliminées si les informations sont saisies manuellement.
Lors de la création d'un modèle de courrier en masse, une personne à l'origine de l'envoi peut ajouter un champ personnalisé d'enveloppe au document. Cela vous permet de confirmer si certains champs sont obligatoires ou facultatifs. Les ECF permettent une analyse complète, un stockage, une classification et des spécifications de métadonnées de classification.
Confirmer et sélectionner la méthode d'authentification
Il est essentiel d'authentifier la signature électronique. La signature électronique est valide car elle est signée électroniquement et le signataire n'est pas physiquement présent. Cela nécessite une vérification forte. L'authentification de l'utilisateur final est une fonction de sécurité supplémentaire offerte par les fournisseurs de signature électronique de confiance. Le fournisseur de services déterminera le type de logiciel d'authentification.
Widget pour créer une signature électronique
Pour créer une URL unique pour votre page de signature, utilisez l'option "Créer un widget". Il n'est possible de le faire que si le modèle de signature a été attribué à une seule personne. Une section de widget contiendra un code ou un lien. Ce code pourrait être intégré sur le site ou partagé avec les destinataires du document de signature électronique. Vous pouvez joindre le lien à l'e-mail en masse.
Option d'envoi groupé
Cette méthode professionnelle vous permet de tester la mise en forme, la livraison, la fonctionnalité et l'apparence de l'e-mail avant de l'envoyer à des destinataires externes. Avant d'envoyer des milliers d'e-mails en dehors de l'organisation principale, l'expéditeur peut envoyer un e-mail test aux membres de l'équipe. Lacunae a noté que certains problèmes pouvaient être résolus avant de donner le feu vert à l'envoi en masse. Il est important de garder votre crédibilité. Un document incorrect peut nuire à la réputation de l'entreprise.
Envoi groupé de documents signés électroniquement
Une fois que toutes les exigences techniques ont été satisfaites et que le protocole de messagerie a été testé, l'expéditeur peut commencer à envoyer des e-mails en masse avec une signature électronique. Le modèle utilisé au cours du processus servirait de liste cible. Le processus sera facile, rapide et simple. De nombreuses organisations à travers le monde utilisent ce paramètre pour envoyer des documents en masse sans erreur à l'aide de la signature électronique.
Suivez facilement les documents signés en ligne
La technologie avancée permet aux destinataires de suivre la réception des documents. Il permet également l'évaluation de tout processus ultérieur. Si le destinataire ne répond pas à l'e-mail, ou s'il retarde l'action, vous pouvez opter pour des e-mails de rappel. Il est également facile de récupérer des documents signés. Les entités commerciales et autres organisations du monde entier peuvent utiliser la signature électronique comme méthode précieuse de signature de documents.
Le court
Ce processus peut être utilisé pour envoyer et signer des documents en masse à l'aide de la signature électronique. Il est facile de configurer le modèle et de commencer à envoyer en masse les documents signés. En cas de doute, il est préférable de contacter des fournisseurs de signature fiables. Avant de commencer l'envoi groupé, assurez-vous d'examiner attentivement les documents.
Bien que la signature électronique soit un concept relativement nouveau, de nombreuses personnes ne sont toujours pas sûres de son utilisation. Nous vous assurons que la signature électronique est un moyen fiable de signer et de conclure des documents. La signature électronique est une option réalisable pour les organisations qui souhaitent réduire les retards et accélérer le processus. L'authentification à double couche renforce l'authenticité de la signature et protège contre les abus.
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