Les entreprises peuvent automatiser et accélérer les processus de signature grâce à une API de signature numérique robuste. Avec l'API de signature électronique, la vérification multicouche, le téléchargement de documents scellés, le suivi en temps réel et de nombreuses autres fonctionnalités sont possibles.
Chaque entreprise souhaite mettre en œuvre une technologie qui profitera à ses opérations et augmentera ses revenus. Mais toutes les technologies ne sont pas financièrement rentables. Parfois, même une technologie rentable ne donne pas les résultats escomptés parce que vous n'avez pas vérifié certaines choses ou que vous l'avez achetée aveuglément à un fournisseur.
Prenons comme exemple une application de signature de documents . Vous pouvez obtenir les résultats dont vous avez besoin avec n'importe quel programme de signature électronique gratuit. Si vous voulez plus de sécurité et de fonctionnalités, vous devrez acheter une version payante.
Tenez compte de ces points avant d'implémenter la signature numérique
Les documents signés électroniquement sont-ils légaux ?
Les transactions de grande valeur dans des secteurs hautement réglementés ne doivent pas être prises à la légère. Chaque transaction est critique et chaque solution que vous utilisez pour exécuter ces transactions doit bénéficier d'une protection juridique. Pour éviter d'éventuels litiges clients à l'avenir, vous avez besoin d'une protection juridique. Quelques lois et règles sont disponibles, telles que la loi ESIGN et la loi UETA.
Ces lois énoncent quelques lignes directrices que toute solution de signature professionnelle doit suivre. Vous devez vous assurer que la preuve du processus de la solution que vous choisissez de déployer capture chaque étape franchie à la fois par le signataire et par les parties.
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La solution de signature numérique est-elle sûre ?
Pour leur sûreté et leur sécurité, des solutions de signature numérique sont utilisées. Vous devez vous assurer que votre solution est sûre pour les utilisateurs et les données. La solution doit protéger les signatures numériques et les documents numériques à l'aide d'une empreinte numérique et d'un mot de passe solides pouvant être utilisés avec des clés privées ou publiques. Ces technologies ou précautions de sécurité authentifient l'intégrité et l'authenticité de tout document signé par des parties spécifiques. Vérifiez si votre fournisseur offre tout cela.
La documentation signée numériquement est-elle sécurisée dans le cloud ?
Les solutions SaaS sont souvent utilisées pour mettre en œuvre des signatures numériques. Vous devez choisir un fournisseur qui offre une sécurité cloud et une infrastructure cloud fiable capable de protéger vos données sensibles avec intégrité. Des certificats de sécurité SOC 2 sont requis pour les fournisseurs. Vous devez choisir un fournisseur qui respecte les normes les plus élevées en matière de sécurité et de protection des données. Il est en dernier ressort de votre responsabilité de sécuriser les données que vous avez collectées auprès des clients. Personne d'autre ne peut le faire. Votre fournisseur doit proposer une infrastructure cloud capable de protéger les données contre les violations de données et la fraude.
Facilité d'utilisation
Peu importe l'efficacité de la technologie. Cependant, il ne sera d'aucune utilité s'il est difficile à utiliser et à comprendre. Choisissez un fournisseur facile à utiliser pour des solutions de signature électronique que tout votre personnel peut utiliser immédiatement. Si un fournisseur affirme que vous devez apprendre à déployer une solution de signature numérique, il ne convient probablement pas à votre organisation. Le meilleur logiciel de signature électronique simplifie un processus déjà complexe.
Le système de signature électronique est-il capable d'accepter d'autres formes de signatures ?
Il existe de nombreuses façons de signer numériquement. Il existe deux options pour signer numériquement. Vous pouvez utiliser un stylet ou un doigt pour dessiner une signature sur l'écran de votre smartphone. Ou vous pouvez cliquer sur le bouton J'accepte et confirmer votre consentement. Vous pouvez également cliquer sur la case du document pour exprimer votre décision. Vous et vos clients devez être en mesure de signer des documents à l'aide de n'importe quelle application qui leur permet de le faire.
Découvrez si la solution peut être personnalisée
L'image de marque de votre organisation est une activité essentielle. Cela vous aidera à créer des impressions positives des clients et une image de marque sur le marché. Vous devez vérifier si votre fournisseur propose une solution de signature électronique personnalisable et adaptable selon votre secteur d'activité et le client avec lequel vous traitez.
Vous devez vérifier que le logiciel de signature électronique payant que vous choisissez de déployer est compatible avec les appareils mobiles afin que les utilisateurs puissent y accéder depuis n'importe quel endroit, à l'aide de n'importe quel appareil. Vous devez également vous assurer que la solution offre tout ce dont votre entreprise peut avoir besoin dans le futur et le présent en termes de signature de documents et de documentation. Le meilleur logiciel de signature électronique doit avoir une bonne réputation et une bonne image sur le marché.
Conclusion
Avant de choisir une solution de signature électronique, il est important de réfléchir à toutes les préoccupations et questions que vous avez.
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