Het W-9-formulierproces gemakkelijker maken met een eSignly-sjabloon

Onafhankelijke contractanten zijn kosteneffectiever en efficiënter dan het inhuren van vast personeel voor kleine bedrijven. Dit kan een goede optie zijn voor seizoens- of kortetermijnprojecten of wanneer extra vaardigheden en expertise vereist zijn.

Als u contractmedewerkers inhuurt, moeten al degenen die meer dan $ 600 verdienen een formulier W-9 invullen en indienen. We leggen het belastingformulier uit, wie het moet invullen en hoe eSignly het proces kan vereenvoudigen.

Wat is een W-9-formulier?

Het IRS-formulier W9, of het Request for Taxpayer ID Number and Certification, is bedoeld voor onafhankelijke contractanten (freelancers, zelfstandigen, consultants) en vennootschappen met beperkte aansprakelijkheid (LLC's). Voor wervingsdoeleinden gebruiken werkgevers het W9-formulier om de naam en het adres van een persoon te bevestigen. Personen die Amerikaans staatsburger of ingezeten vreemdeling zijn, moeten worden bevestigd door TIN/SSN.

Werkgevers moeten volgens de wet een deel van de door voltijdse werknemers betaalde inkomstenbelasting inhouden. Zelfstandigen en zelfstandigen zijn vrijgesteld van deze verplichting. Zelfstandigen en zelfstandigen zijn verplicht het W9-formulier in te vullen om aan hun belastingplicht te voldoen.

Als ze een onafhankelijke contractant meer dan $ 600 per jaar moeten betalen, gebruiken werkgevers het W9-formulier. Als de vergoeding echter lager is dan de drempel, kan het W9-formulier alsnog worden afgegeven. In bepaalde situaties kan worden verlangd dat het W-9-formulier door een persoon wordt ingevuld.

• onroerend goed deals;
• hypotheekrenteaftrek;
• betaling van rente op studieleningen;
• Annulering van schuld
• Rente verdienen bij een bank

Wat is het verschil tussen W2- en W4-formulieren?

Veel belastingbetalers realiseren zich niet het verschil tussen W2, W4 en W9. Het is belangrijk om het doel van elk formulier te verduidelijken.

• Formulier of loonstaten zijn formulieren die de IRS vereist dat werkgevers aan het einde van elk jaar naar werknemers en de IRS sturen. De IRS vereist het W2-formulier, een jaarlijkse opgave van de lonen van werknemers en ingehouden belastingen op hun salaris.
• Formulier of werkgeversverklaring zijn formulieren die werknemers invullen om directe werkgevers informatie te geven over hun belastingsituatie. Op basis van burgerlijke staat, personen ten laste en andere factoren, laat het W4-formulier zien hoeveel belasting een werkgever moet inhouden op het salaris van een werknemer.

Wie moet een W-9 invullen?

Aannemers, consultants en freelancers die $ 600 of meer per jaar verdienen, moeten door bedrijfseigenaren worden verzocht om W-9-formulieren in te vullen. Verkoopprofessionals die vorig jaar meer dan $ 5.000 hebben betaald, hebben ook een W-9 nodig.

W-9's kunnen vereist zijn voor zelfstandige contractanten en iedereen die inkomsten rapporteert die geen verband houden met een voltijdse baan. Deze omvatten aandelenverkopen, onroerendgoedtransacties en kwijtgescholden schulden.

Fulltime contractanten vullen doorgaans een W-4-formulier in. Ze hoeven geen formulier in te vullen dat een W-9 wordt genoemd.

Om 1099 te genereren tijdens het belastingseizoen, hebt u de W-9 nodig.

Informatie vereist op een W-9

Aannemers moeten basisinformatie verstrekken, zoals hun naam, adres en bedrijfsnaam (indien van toepassing) en hun identificatienummer voor de belastingbetaler of sofinummer. U moet ook uw federale belastingclassificatie (C-corporation of S-corporation), LLC, individuele en andere informatie verstrekken.

Sommige entiteiten komen mogelijk in aanmerking om belastingvrijstellingsverzoeken in te dienen. Om de juistheid ervan te verifiëren, moet het formulier worden ondertekend en gedateerd voordat het kan worden ingediend.

Maak het W-9-proces gemakkelijker met een sjabloon

De eSignly W-9-sjabloon maakt het invullen van uw belastingdocumenten eenvoudig via PowerForms. Deze sjabloon maakt gebruik van speciale formulelogica om te controleren of de werknemersidentificatie- en burgerservicenummers correct zijn ingevoerd. Medewerkers kunnen het formulier sneller invullen met behulp van het deelbare sjabloon. HR-professionals kunnen de templates ook sneller uploaden naar hun systemen.

In plaats van ingewikkelde berekeningen door taakwerkers, doen de vooraf gebouwde eSignly-sjablonen snelle berekeningen om fouten te elimineren.

Het elimineert de behoefte aan papier en helpt werknemers om duidelijk te zijn over welke velden ze moeten invullen. Het zorgt er ook voor dat zeer gevoelige persoonsgegevens worden beschermd en beveiligd.

HR-professionals kunnen het proces digitaliseren om gedoe met natte handtekeningen te voorkomen. Ze hoeven ook niet heen en weer te gaan wanneer vitale gegevens niet worden gelezen vanwege handschriftfouten.

Ben je klaar om te beginnen? Klanten die al eSignature-klant zijn, hebben gratis toegang tot de W-9-sjabloon. Niet-eSignly-klanten moeten zich aanmelden voor eSignature om toegang te krijgen.

Welke wetten zijn van toepassing op het gebruik van elektronische handtekeningen voor belastingdiensten in de VS?

De primaire wettelijke basis van de federale belastingwetgeving in de Verenigde Staten is de Internal Revenue Code (IRC), voorheen bekend als de Internal Revenue Code van 1996. Deze code codificeert meerdere federale belastingwetten, waaronder inkomen, salarisadministratie, landgoed, alcohol, tabak en arbeidsbelastingen, samen met procedures en administratie.

De Internal Revenue Service Restructuring and Reform Act 1998, ook bekend als de Taxpayers Bill of Rights III, verbeterde de organisatiecultuur van de IRS en verhoogde de rechten en bescherming van belastingbetalers. De RRA bevat bepalingen die van toepassing zijn op particulieren en bedrijven, evenals de structuur en werking van de IRS en de rechten van belastingbetalers.

Staat de IRS het gebruik van elektronische handtekeningen toe?

Sectie 6061 van de Internal Revenue Code staat elektronische handtekeningen toe voor belastingaangiften en andere documenten. Lid 3 stelt dat elektronische handtekeningen van belastingbetalers worden geaccepteerd voor "elk verzoek om de aangifte of informatie over de aangifte van een belastingplichtige openbaar te maken, of elke volmacht of volmacht (POA), verleend door een belastingplichtige of belastingadviseur." Zo kunnen elektronische handtekeningen rechtsgeldig zijn voor machtigingen tot openbaarmaking aan belastingplichtigen.

De RRA bevat tal van wijzigingen in de Internal Revenue Code van 1986. De wet heeft betrekking op het elektronisch indienen van belastingaangiften geverifieerd met behulp van eSignatures. Titel II van de wet stelt specifiek dat:

• Elektronisch indienen heeft de voorkeur;
• In 2007 zal naar verwachting 80% van de belastingaangiften elektronisch worden ingediend
• De IRS moet elektronisch indienen aanmoedigen door samen te werken met de particuliere sector.

Titel II van de wet, Sec. 2003, heeft betrekking op elektronische handtekeningen, internettoegang tot belastingformulieren, openbaarmaking en rekeninginformatie.

Welke belastingformulieren kunnen worden ingediend met elektronische handtekeningen in de VS?

De tijdelijke versoepeling van de regels voor digitale handtekeningen en eSignatures op specifieke belastingformulieren was het gevolg van de COVID-19-pandemie. Met het memorandum voor alle medewerkers van diensten en handhaving van 28 augustus 2020, stond de IRS belastingbetalers en hun vertegenwoordigers tijdelijk toe om deze formulieren die een handgeschreven handtekening vereisten, elektronisch te ondertekenen.

• Formule 3115, Verzoek om wijzigingen in boekhoudmethode
• Formulier 8832: Entiteitsclassificatie Wahl;
• Formule 8802, toepassing op certificering voor verblijf in de VS
• Formulier 1066, Amerikaanse inkomstenbelastingaangifte voor investeringen in onroerendgoedhypotheken
• Leiding;
• Formulier 1120-RIC, Amerikaanse belastingaangifte voor gereguleerde investeerders
• Formulier 1120-C voor Amerikaanse belastingaangifte voor coöperatieve verenigingen
• Formulier 1120-REIT, Amerikaanse belastingaangifte voor vastgoedbeleggingsfondsen;
• Formulier 1120-L Inkomstenbelastingaangifte Amerikaanse levensverzekeringsmaatschappij
• US Property and Casualty Insurance Company Inkomstenbelastingformulier 1120-PC
• Gebruik voor IRS e-file Signature Authorization-formulieren de formulieren 8453, Form 8878 en Form 879.

Als u de bovenstaande formulieren tussen 28 augustus 2020 en 31 december 2020 mailt, kunt u ze indienen met eSignatures.

In september zijn zes extra formulieren toegevoegd aan de elektronische indieningslijst van de IRS.

• Formulier 706, Amerikaanse vermogensaangifte (en generatie-overslaande overdracht);
• Formulier 706-NA, Amerikaanse vermogensaangifte (en generatie-overslaande overdracht);
• Amerikaans formulier 709 Formulier 709, VS
• Formulier 1120-ND, aangifte voor fondsen voor nucleaire ontmanteling en bepaalde gerelateerde personen
• Formulier 3520, jaarlijkse aangifte van transacties met buitenlandse trusts en ontvangst van bepaalde buitenlandse geschenken
• Formulier 3520-A Jaarlijkse informatieteruggave van buitenlandse trust aan een Amerikaanse eigenaar.

Het federale agentschap blijft het indieningsproces onderzoeken om de belastingdruk te verminderen. Het zet zich ook in voor de bescherming van identiteitsdiefstal en veiligheid.

Wat is het doel van een IRS-formulier W9?

Een informatieretour, formulier 1099-MISC, moet bij de IRS worden ingediend als een werkgever in een belastingjaar meer dan $ 600 aan een aannemer betaalt. Hierin staan de inkomensgegevens uit het W9-formulier. Het omvat inkomsten ontvangen als onderdeel van een contract of vastgoedoperaties.

Werkgevers zijn wettelijk verplicht om bepaalde persoonlijke informatie aan werknemers te verstrekken. Hun privacy wordt echter beschermd. Werkgevers die persoonlijke informatie van werknemers op een niet-goedgekeurde manier vrijgeven, kunnen strafrechtelijk en civielrechtelijk worden vervolgd.

Informatie vereist voor formulier W9

Een W9 vereist

• De bedrijfs- en individuele namen van onafhankelijke contractanten.
• Type bedrijfsentiteit: eenmanszaak, partnerschap of C-bedrijf, S corp, trust of landgoed, LLC, etc.
• Burgerservicenummer of fiscaal identificatienummer voor eenmanszaken zonder fiscaal identificatienummer.

Om het W9-formulier in te vullen, moet de persoon bewijzen dat hij niet onderworpen is aan enige back-upinhouding. De meeste belastingbetalers geven hier niet om, maar voor sommigen kan het een zorg zijn. Als dit het geval is, moet het bedrijf dat de onafhankelijke contractant heeft ingehuurd 24% inkomstenbelasting aftrekken van het loon van de contractant en deze indienen bij de IRS.

Het W9-formulier vereist een TIN/SSN of beide. Zowel de persoon die het invult als het bedrijf dat het ontvangt, moet het na verzending beschermen tegen identiteitsdiefstal.

Is een W9-formulier vereist wanneer het niet nodig is?

Krijg een W9 van een onbekende derde partij

Onafhankelijke contractanten zijn niet verplicht om W9's in te vullen als ze deze van een klant ontvangen. Identiteitsdiefstal kan het gevolg zijn van het bekendmaken van een burgerservicenummer (SSN) of andere persoonlijke informatie aan een vreemde. Oplichters kunnen W9-formulieren naar slachtoffers sturen om hun SSN's te krijgen.

U kunt meer informatie opvragen over de belastingformulieren die zij u sturen als u niet zeker weet of u het W9-formulier moet invullen dat door een derde partij is verzonden. Raadpleeg een belastingprofessional voor meer informatie. Een derde partij kan alleen een W9-formulier aanvragen als ze een ander IRS-formulier sturen.

Als uw werkgever daarom vraagt

We hebben vastgesteld dat W4 het juiste formulier is voor werkgevers. Als uw werkgever vereist dat u een W9 invult, wat gebeurt er dan? Dit kan erop duiden dat u bent ingehuurd als een onafhankelijke contractant, niet als een werknemer. Als dat het geval is, verduidelijk dan uw arbeidsstatus om ervoor te zorgen dat u geen belastingbetalingsreeks aan de IRS heeft.

W9 is een eenvoudige rechtsvorm die in de Verenigde Staten kan worden gebruikt en verschilt van andere vormen. U kunt een leeg W9-formulier online of bij een geautoriseerde aanbieder downloaden. Vul het W9-formulier in met alle vereiste informatie.

• Lijn 1 Naam

Uw volledige wettelijke naam moet overeenkomen met de naam op uw aangifte inkomstenbelasting.

• Regel 2 - Bedrijfsnaam

Als u een bedrijfs- of buiten beschouwing gelaten entiteitsnaam heeft die afwijkt van uw officiële naam, vul dan dit veld in. Je kunt het ook leeg laten.

• Regel 3: federale belastingclassificatie

Selecteer het juiste vakje om uw belastingstatus onder de IRS-classificatie aan te geven. Selecteer een van deze zes opties:

1. Eenmanszaak of LLC met individuele leden
2. C corporatie
3. S bedrijf
4. Vennootschap
5. Waar / goed
6. Vennootschap met beperkte aansprakelijkheid

• Lijn 4 - Vrijstellingen

Vul dit gedeelte in als u bent vrijgesteld van FATCA-rapportage en back-up-inhouding. Vul de belastingcode in om uw vrijstelling toe te lichten.

• Regels 5 & 6: Adres

Uw adres is vereist zodat uw werkgever uw aangifte kan verzenden. Voer in regel 5 uw nummer, straat en appartement-/suitenummers in. Voer in regel zes uw stad, staat en postcode in.

• Regel 7 - Rekeningnummers

U kunt dit invullen of leeg laten. Het is volledig optioneel. Maak een lijst van alle rekeningnummers die u heeft van uw werkgever.

• Deel 1: Identificatienummer belastingbetaler (TIN)

1. LLC's met één lid en individuen moeten hun burgerservicenummers (SSN's) opgeven in plaats van FIN.
2. Partnerschappen en bedrijven moeten het Employer Identification Number (EIN) verstrekken.
3. Een eenmanszaak kan zowel zijn SSN als EIN verstrekken.

• Deel 2: Certificering

In dit gedeelte kunt u het formulier ondertekenen en een datum toevoegen. Controleer of de informatie correct is voordat u tekent.

Is het mogelijk om formulier W9 elektronisch te ondertekenen met de IRS?

De IRS had vóór de wereldwijde pandemie geen regels waarmee ze eSignatures kon herkennen. Elk formulier is uniek en belastingprofessionals moeten bijblijven met de voortdurend veranderende regels.

De IRS ondersteunt elektronische handtekeningen en elektronische documentatie. Vrijwel alle formulieren hebben een mogelijkheid voor een goede elektronische ondertekening.

• Volgens IRS-regels kunnen indieners het W9-2022 -formulier en W4-formulieren elektronisch ondertekenen en indienen.
• Een handtekening is niet vereist voor het elektronische archiveringsproces 1096/1099. Bepaalde bedrijven kunnen eisen dat u de juistheid en volledigheid van de informatie in het 1099-formulier bewijst.
• Ontvangers moeten akkoord gaan om de W2- en 1099-formulieren elektronisch te ontvangen. Hoewel de procedure geen elektronische handtekening vereist, moet de toestemming worden vastgelegd.

Om W9-formulieren geldig te laten zijn, moeten ze worden ingediend met een elektronische handtekening.

1. Zorg voor consistentie in informatie. De informatie die u verzendt, moet overeenkomen met de IRS-gegevens.
2. Alle gebruikerstoegangen die leiden tot het indienen van gevoelige informatie, moeten worden gedocumenteerd.
3. Toegang tot het systeem voor eSign of het indienen van het W9-formulier moet worden gedaan door de persoon die op het formulier wordt vermeld of door een bevoegde derde partij.
4. De belastingbetaler moet een elektronische handtekening verstrekken als laatste invoer om de W9-inzending te authenticeren of te verifiëren.
5. Straffen voor meineed moeten worden toegepast op de eSignature. Verklaringen moeten worden geschreven in dezelfde taal als de W9-paper.

Hoe werken elektronische handtekeningen?

Een eSignature is vaak een visuele weergave of handgeschreven handtekening. De afbeelding van uw handtekening wordt toegevoegd aan de bovenste laag van de PDF wanneer u deze elektronisch ondertekent. Met de juiste eSignature-apps zoals eSignly of DocuSign kunnen w9- formulieren eenvoudig worden ondertekend.

Hoe maak je een elektronische handtekening?

• Teken uw handtekening op het scherm van een tablet/mobiel apparaat
• Voeg een foto van uw handtekening van hardcopy toe aan een digitaal document.
• Typ uw volledige naam in het veld van een eSignature-app.

Particulieren of bedrijven kunnen een elektronische handtekening aanvragen bij het verzenden van pdf's naar klanten, zakenpartners en aannemers. Elektronische handtekeningen geven aan dat zowel de afzender als de ontvanger van plan zijn het document te ondertekenen. Ze stemmen er ook mee in om elektronisch zaken te doen.

Elektronische handtekeningen zijn niet alleen voor bedrijven. Ze worden gebruikt in verschillende documentgerelateerde transacties op vele gebieden van het menselijk leven. Het gebruik van eSignature omvat formulieren voor medische geschiedenis, leenovereenkomsten, rapporten van docenten en formulieren voor beleidsverklaringen.

Zijn elektronische handtekeningen veilig?

Om pdf's of andere documenten elektronisch te ondertekenen, moeten ondertekenaars een afbeelding uploaden vanaf hun apparaat of deze op een trackpad tekenen. Gebruikers zijn van mening dat eSignatures onvoldoende beveiliging bieden omdat het zo gemakkelijk is. Het hangt allemaal af van hoe gemakkelijk de eSignature-app te gebruiken is en welke beveiligingsvereisten een specifiek bedrijf vereist.

Er zijn meerdere beveiligingsrisico's verbonden aan eSigning, waaronder malware, hackaanvallen en identiteitsdiefstal. De elektronische handtekening van de IRS (eSignature), Programma bevat veiligheidsnormen voor eSigning. Secure Access e-Authentication biedt meerdere niveaus van online beveiliging. Dit wordt uiteengezet in sectie 10.10.1.1.5 (12-03-2019). Het risico van elke transactie wordt beoordeeld aan de hand van een reeks betrouwbaarheidsniveaus, variërend van 1-4. Op basis van het betrouwbaarheidsniveau varieert het type identiteitsbewijs dat vereist is.

• A (niveau 1) geeft een laag of geen vertrouwen in de geldigheid van identiteit aan. Identiteitsbewijs is niet nodig aangezien belastingbetalergegevens niet worden gedeeld.
• B (niveau 2) duidt op enig vertrouwen in de beweerde identiteit. Het is noodzakelijk om identiteit te bewijzen door slechts één factor.
• Niveau 3 geeft een hoog vertrouwen aan met betrekking tot de geldigheid van de identiteit. Dit niveau kan op verschillende manieren worden geverifieerd:

Multi-factor identiteitsbewijs

- Een verzoek om authenticatie "Iets dat je weet" invoer

- Een verzoek om authenticatie "Iets wat je hebt" invoer

• D (Niveau 4) staat voor sterk vertrouwen in de geldigheid van de identiteit. Dit niveau kan op verschillende manieren worden geverifieerd:

- Persoonlijke identiteitsverificatie

- Multi-factor authenticatieverzoek voor "Iets wat je weet" invoer

- Multi-factor authenticatie verzoek "Iets dat je hebt" invoer.

Wat maakt een elektronische handtekening rechtsgeldig?

Het eSigning-proces is een eenmalige autorisatie. De identiteit van een ondertekenaar moet worden geverifieerd en er moet bewijs zijn dat hij heeft ondertekend. Sectie 101 van de ESIGN-wet bepaalt dat e-handtekeningen legaal zijn en kunnen worden afgedwongen.

• Alle ondertekenaars moeten toestemming geven voor het gebruik van een elektronische handtekening.
• U moet het proces van het maken van een elektronische handtekening met uw software vastleggen.
• Elektronische handtekeningrecords moeten worden bijgehouden en beschikbaar worden gesteld voor exacte reproductie.

De ontoelaatbaarheid van eSigned-bewijs als gerechtelijk bewijs kan worden veroorzaakt door onvoldoende auditlogboeken en zwakke punten in de authenticatie. Elke eSignature-oplossing moet aan een breder scala aan vereisten voldoen.

• Unieke eSignature die uniek is voor elke gebruiker. Ondertekenaars maken een unieke eSignature wanneer ze elektronische documenten ter ondertekening verzenden.
• Er zijn veel opties voor authenticatie van de ondertekenaar. Om de identiteit van een ondertekenaar te verifiëren, kan een reeks authenticatiemethoden worden gebruikt (een e-mailadres en IP-adres, evenals het tijdstip van documenttoegang). Het zou mogelijk moeten zijn om voor elk document tweefactorauthenticatie toe te voegen.
• Documentopslag in de cloud . Voor elektronische documenten is beveiligde cloudopslag vereist. Iedereen die betrokken is bij het ondertekeningsproces moet een elektronische kopie van het document kunnen bekijken en downloaden.
• Een diepgaand auditlogboek. Alle partijen bij het ondertekeningsproces moeten toegang hebben tot de gedetailleerde documentgeschiedenis via de eSignature-applicatie. Een auditlogboek moet de geschiedenis van uploaden, toevoegen van elementen en bekijken van het document bevatten.
• Naleving van veiligheidsnormen. De oplossing voor elektronische handtekeningen moet voldoen aan de IRS-beveiligingsnormen (PCI DSS 11.2) en de vertrouwelijkheid van gevoelige informatie garanderen.

Hoe eSign W9 in eSignly?

Particulieren, kleine en middelgrote bedrijven en ondernemingen gebruiken eSignature-apps om belastingformulieren elektronisch te ondertekenen. Met eSignly kunnen gebruikers met slechts twee klikken een W9-formulier 2022 elektronisch ondertekenen. Vervolgens kunnen ze het vanuit hun rekeningen voorbereiden voor elektronische indiening bij de IRS.

Gebruik de onderstaande instructies om formulier W9 elektronisch te ondertekenen met eSignly

• U kunt een pdf-versie van het IRS W9-formulier downloaden van hun website. U kunt ook een leeg W9-formulier in pdf-indeling downloaden van de IRS-website. eSignly ondersteunt alle veelgevraagde indelingen (PDF, DOCX en PPTX) en afbeeldingsbestandsindelingen (JPG/JPEG en PNG).
• Log in op uw eSignly-account. U kunt een bestaand sjabloon of document kiezen uit de map eSignly-documenten; importeer een bestand dat op uw apparaat is opgeslagen om een nieuwe sjabloon/document te maken.
• Klik op de knop "Documenten uploaden" in de linkerbovenhoek. Om de W9 PDF van uw apparaat naar eSignly te uploaden, selecteert u deze. Klik op de link om door te gaan nadat u het formulier heeft geüpload.
• Om een invulbaar veld aan te maken, ga je naar Bewerken & Ondertekenen aan de rechterkant van je scherm. Deze stap kan worden herhaald voor invulbare tekstvelden op regels 1, 2, 5, 6, 7 en deel I belastingbetaler-ID-nummer (TIN). Vul de vereiste informatie in.
• Regel 3: Maak een selectievakje aan en vink vervolgens het vakje aan om de belastingclassificatie aan te geven. Klik op Checkbox-veld in het gedeelte Tools. Klik op het vakje om een vakje aan te maken.
• De standaardinstelling is om het selectievakje uitgeschakeld te laten. Klik op het tabblad CHECKBOX aan de rechterkant van het scherm. Selecteer Aangevinkt in het vervolgkeuzemenu voor Vooraf ingevulde statussen. Klik onderaan op OK om uw wijzigingen op te slaan.
• Gebruik uw e-handtekening in het deel II-certificeringsgedeelte om uw informatie te verifiëren. Ga naar Bewerken & ondertekenen en klik op Mijn handtekening.
• Om het handtekeningveld te activeren, klikt u erop en ondertekent u het document. Er verschijnt een pop-upvenster waarin u de ondertekeningsoptie voor de digitale handtekening van het w9-formulier kunt selecteren.

Kies een van deze drie opties:

• Maak een nieuwe handtekening door uw volledige naam in te voeren.
• U kunt de stijl en het uiterlijk van uw elektronische handtekening wijzigen met de optie Stijl wijzigen. Selecteer vervolgens een ander lettertype om te gebruiken voor uw elektronische handtekening.
• Teken uw handtekening. Gebruik een trackpad of muis om een handtekening in het lege veld te tekenen.
• Uw handtekening uploaden Sleep een afbeelding van uw handtekening naar uw apparaat in JPG- of GIF-indeling. De afbeelding mag niet groter zijn dan 4Mb.

Als je meerdere handtekeningen hebt gemaakt voor het evenement, kies er dan één als standaard. Selecteer de handtekening die je het leukst vindt in de pop-up Selecteer je handtekening en klik op 'Instellen als mijn standaardhandtekening'.

• Klik op de knop Tekenen als alles in orde is. Klik op Opslaan en sluiten om terug te keren naar het dashboard.
• U kunt het ingevulde formulier openen via de eSignly-startpagina als u uw e-ondertekende formulier 9 naar de IRS moet e-mailen. Om toegang te krijgen tot het vervolgkeuzemenu, klikt u op de link "Meer". Om het ingevulde formulier te downloaden, klikt u op Downloaden.

De mogelijkheden van eSignly gaan verder dan het maken van elektronische handtekeningen of het bewerken van pdf's. U kunt documentsjablonen maken en anderen uitnodigen om de documenten elektronisch te ondertekenen. U kunt ook Geschiedenis bekijken met een audittrail en geschiedenisbestanden downloaden. Gebruikers kunnen ook documenten samenvoegen, archiveren en verplaatsen, ze hernoemen, enzovoort.

De belangrijkste afhaalmaaltijd

eSignly gebruikt multifactor-authenticatie om de identiteit van elke ondertekenaar afzonderlijk te verifiëren. eSignly vereist login en wachtwoord samen met de volledige naam, e-mailadres, voicemailverificatie en vingerafdrukverificatie. De krachtige eSignature-app voldoet aan de IRS-voorschriften, dus u kunt er zeker van zijn dat alleen de beoogde ondertekenaar ondertekent.

Nadat een belastingformulier via eSignly is ondertekend, is het beveiligd tegen verdere manipulatie. eSignly bewaart elektronische documenten met een index. Voor archivering of elektronische records kunnen gebruikers eenvoudig documentkopieën maken.

Onafhankelijke contractanten zijn kosteneffectiever en efficiënter dan het inhuren van vast personeel voor kleine bedrijven. Dit kan een goede optie zijn voor seizoens- of kortetermijnprojecten of wanneer extra vaardigheden en expertise vereist zijn.

Als u contractmedewerkers inhuurt, moeten al degenen die meer dan $ 600 verdienen een formulier W-9 invullen en indienen. We leggen het belastingformulier uit, wie het moet invullen en hoe eSignly het proces kan vereenvoudigen.

Wat is een W-9-formulier?

Het IRS-formulier W9, of het Request for Taxpayer ID Number and Certification, is bedoeld voor onafhankelijke contractanten (freelancers, zelfstandigen, consultants) en vennootschappen met beperkte aansprakelijkheid (LLC's). Voor wervingsdoeleinden gebruiken werkgevers het W9-formulier om de naam en het adres van een persoon te bevestigen. Personen die Amerikaans staatsburger of ingezeten vreemdeling zijn, moeten worden bevestigd door TIN/SSN.

Werkgevers moeten volgens de wet een deel van de door voltijdse werknemers betaalde inkomstenbelasting inhouden. Zelfstandigen en zelfstandigen zijn vrijgesteld van deze verplichting. Zelfstandigen en zelfstandigen zijn verplicht het W9-formulier in te vullen om aan hun belastingplicht te voldoen.

Als ze een onafhankelijke contractant meer dan $ 600 per jaar moeten betalen, gebruiken werkgevers het W9-formulier. Als de vergoeding echter lager is dan de drempel, kan het W9-formulier alsnog worden afgegeven. In bepaalde situaties kan worden verlangd dat het W-9-formulier door een persoon wordt ingevuld.

• onroerend goed deals;
• hypotheekrenteaftrek;
• betaling van rente op studieleningen;
• Annulering van schuld
• Rente verdienen bij een bank

Wat is het verschil tussen W2- en W4-formulieren?

Veel belastingbetalers realiseren zich niet het verschil tussen W2, W4 en W9. Het is belangrijk om het doel van elk formulier te verduidelijken.

• Formulier of loonstaten zijn formulieren die de IRS vereist dat werkgevers aan het einde van elk jaar naar werknemers en de IRS sturen. De IRS vereist het W2-formulier, een jaarlijkse opgave van de lonen van werknemers en ingehouden belastingen op hun salaris.
• Formulier of werkgeversverklaring zijn formulieren die werknemers invullen om directe werkgevers informatie te geven over hun belastingsituatie. Op basis van burgerlijke staat, personen ten laste en andere factoren, laat het W4-formulier zien hoeveel belasting een werkgever moet inhouden op het salaris van een werknemer.

Wie moet een W-9 invullen?

Aannemers, consultants en freelancers die $ 600 of meer per jaar verdienen, moeten door bedrijfseigenaren worden verzocht om W-9-formulieren in te vullen. Verkoopprofessionals die vorig jaar meer dan $ 5.000 hebben betaald, hebben ook een W-9 nodig.

W-9's kunnen vereist zijn voor zelfstandige contractanten en iedereen die inkomsten rapporteert die geen verband houden met een voltijdse baan. Deze omvatten aandelenverkopen, onroerendgoedtransacties en kwijtgescholden schulden.

Fulltime contractanten vullen doorgaans een W-4-formulier in. Ze hoeven geen formulier in te vullen dat een W-9 wordt genoemd.

Om 1099 te genereren tijdens het belastingseizoen, hebt u de W-9 nodig.

Informatie vereist op een W-9

Aannemers moeten basisinformatie verstrekken, zoals hun naam, adres en bedrijfsnaam (indien van toepassing) en hun identificatienummer voor de belastingbetaler of sofinummer. U moet ook uw federale belastingclassificatie (C-corporation of S-corporation), LLC, individuele en andere informatie verstrekken.

Sommige entiteiten komen mogelijk in aanmerking om belastingvrijstellingsverzoeken in te dienen. Om de juistheid ervan te verifiëren, moet het formulier worden ondertekend en gedateerd voordat het kan worden ingediend.

Maak het W-9-proces gemakkelijker met een sjabloon

De eSignly W-9-sjabloon maakt het invullen van uw belastingdocumenten eenvoudig via PowerForms. Deze sjabloon maakt gebruik van speciale formulelogica om te controleren of de werknemersidentificatie- en burgerservicenummers correct zijn ingevoerd. Medewerkers kunnen het formulier sneller invullen met behulp van het deelbare sjabloon. HR-professionals kunnen de templates ook sneller uploaden naar hun systemen.

In plaats van ingewikkelde berekeningen door taakwerkers, doen de vooraf gebouwde eSignly-sjablonen snelle berekeningen om fouten te elimineren.

Het elimineert de behoefte aan papier en helpt werknemers om duidelijk te zijn over welke velden ze moeten invullen. Het zorgt er ook voor dat zeer gevoelige persoonsgegevens worden beschermd en beveiligd.

HR-professionals kunnen het proces digitaliseren om gedoe met natte handtekeningen te voorkomen. Ze hoeven ook niet heen en weer te gaan wanneer vitale gegevens niet worden gelezen vanwege handschriftfouten.

Ben je klaar om te beginnen? Klanten die al eSignature-klant zijn, hebben gratis toegang tot de W-9-sjabloon. Niet-eSignly-klanten moeten zich aanmelden voor eSignature om toegang te krijgen.

Welke wetten zijn van toepassing op het gebruik van elektronische handtekeningen voor belastingdiensten in de VS?

De primaire wettelijke basis van de federale belastingwetgeving in de Verenigde Staten is de Internal Revenue Code (IRC), voorheen bekend als de Internal Revenue Code van 1996. Deze code codificeert meerdere federale belastingwetten, waaronder inkomen, salarisadministratie, landgoed, alcohol, tabak en arbeidsbelastingen, samen met procedures en administratie.

De Internal Revenue Service Restructuring and Reform Act 1998, ook bekend als de Taxpayers Bill of Rights III, verbeterde de organisatiecultuur van de IRS en verhoogde de rechten en bescherming van belastingbetalers. De RRA bevat bepalingen die van toepassing zijn op particulieren en bedrijven, evenals de structuur en werking van de IRS en de rechten van belastingbetalers.

Staat de IRS het gebruik van elektronische handtekeningen toe?

Sectie 6061 van de Internal Revenue Code staat elektronische handtekeningen toe voor belastingaangiften en andere documenten. Lid 3 stelt dat elektronische handtekeningen van belastingbetalers worden geaccepteerd voor "elk verzoek om de aangifte of informatie over de aangifte van een belastingplichtige openbaar te maken, of elke volmacht of volmacht (POA), verleend door een belastingplichtige of belastingadviseur." Zo kunnen elektronische handtekeningen rechtsgeldig zijn voor machtigingen tot openbaarmaking aan belastingplichtigen.

De RRA bevat tal van wijzigingen in de Internal Revenue Code van 1986. De wet heeft betrekking op het elektronisch indienen van belastingaangiften geverifieerd met behulp van eSignatures. Titel II van de wet stelt specifiek dat:

• Elektronisch indienen heeft de voorkeur;
• In 2007 zal naar verwachting 80% van de belastingaangiften elektronisch worden ingediend
• De IRS moet elektronisch indienen aanmoedigen door samen te werken met de particuliere sector.

Titel II van de wet, Sec. 2003, heeft betrekking op elektronische handtekeningen, internettoegang tot belastingformulieren, openbaarmaking en rekeninginformatie.

Welke belastingformulieren kunnen worden ingediend met elektronische handtekeningen in de VS?

De tijdelijke versoepeling van de regels voor digitale handtekeningen en eSignatures op specifieke belastingformulieren was het gevolg van de COVID-19-pandemie. Met het memorandum voor alle medewerkers van diensten en handhaving van 28 augustus 2020, stond de IRS belastingbetalers en hun vertegenwoordigers tijdelijk toe om deze formulieren die een handgeschreven handtekening vereisten, elektronisch te ondertekenen.

• Formule 3115, Verzoek om wijzigingen in boekhoudmethode
• Formulier 8832: Entiteitsclassificatie Wahl;
• Formule 8802, toepassing op certificering voor verblijf in de VS
• Formulier 1066, Amerikaanse inkomstenbelastingaangifte voor investeringen in onroerendgoedhypotheken
• Leiding;
• Formulier 1120-RIC, Amerikaanse belastingaangifte voor gereguleerde investeerders
• Formulier 1120-C voor Amerikaanse belastingaangifte voor coöperatieve verenigingen
• Formulier 1120-REIT, Amerikaanse belastingaangifte voor vastgoedbeleggingsfondsen;
• Formulier 1120-L Inkomstenbelastingaangifte Amerikaanse levensverzekeringsmaatschappij
• US Property and Casualty Insurance Company Inkomstenbelastingformulier 1120-PC
• Gebruik voor IRS e-file Signature Authorization-formulieren de formulieren 8453, Form 8878 en Form 879.

Als u de bovenstaande formulieren tussen 28 augustus 2020 en 31 december 2020 mailt, kunt u ze indienen met eSignatures.

In september zijn zes extra formulieren toegevoegd aan de elektronische indieningslijst van de IRS.

• Formulier 706, Amerikaanse vermogensaangifte (en generatie-overslaande overdracht);
• Formulier 706-NA, Amerikaanse vermogensaangifte (en generatie-overslaande overdracht);
• Amerikaans formulier 709 Formulier 709, VS
• Formulier 1120-ND, aangifte voor fondsen voor nucleaire ontmanteling en bepaalde gerelateerde personen
• Formulier 3520, jaarlijkse aangifte van transacties met buitenlandse trusts en ontvangst van bepaalde buitenlandse geschenken
• Formulier 3520-A Jaarlijkse informatieteruggave van buitenlandse trust aan een Amerikaanse eigenaar.

Het federale agentschap blijft het indieningsproces onderzoeken om de belastingdruk te verminderen. Het zet zich ook in voor de bescherming van identiteitsdiefstal en beveiliging.

Wat is het doel van een IRS-formulier W9?

Een informatieretour, formulier 1099-MISC, moet bij de IRS worden ingediend als een werkgever in een belastingjaar meer dan $ 600 aan een aannemer betaalt. Hierin staan de inkomensgegevens uit het W9-formulier. Het omvat inkomsten ontvangen als onderdeel van een contract of vastgoedoperaties.

Werkgevers zijn wettelijk verplicht om bepaalde persoonlijke informatie aan werknemers te verstrekken. Hun privacy wordt echter beschermd. Werkgevers die persoonlijke informatie van werknemers op een niet-goedgekeurde manier vrijgeven, kunnen strafrechtelijk en civielrechtelijk worden vervolgd.

Informatie vereist voor formulier W9

Een W9 vereist

• De bedrijfs- en individuele namen van onafhankelijke contractanten.
• Type bedrijfsentiteit: eenmanszaak, partnerschap of C-bedrijf, S corp, trust of landgoed, LLC, enz.
• Burgerservicenummer of fiscaal identificatienummer voor eenmanszaken zonder fiscaal identificatienummer.

Om het W9-formulier in te vullen, moet de persoon bewijzen dat hij niet onderworpen is aan enige back-upinhouding. De meeste belastingbetalers geven hier niet om, maar voor sommigen kan het een zorg zijn. Als dit het geval is, moet het bedrijf dat de onafhankelijke contractant heeft ingehuurd 24% inkomstenbelasting aftrekken van het loon van de contractant en deze indienen bij de IRS.

Het W9-formulier vereist een TIN/SSN of beide. Zowel de persoon die het invult als het bedrijf dat het ontvangt, moet het na verzending beschermen tegen identiteitsdiefstal.

Is een W9-formulier vereist wanneer het niet nodig is?

Krijg een W9 van een onbekende derde partij

Onafhankelijke contractanten zijn niet verplicht om W9's in te vullen als ze deze van een klant ontvangen. Identiteitsdiefstal kan het gevolg zijn van het bekendmaken van een burgerservicenummer (SSN) of andere persoonlijke informatie aan een vreemde. Oplichters kunnen W9-formulieren naar slachtoffers sturen om hun SSN's te krijgen.

U kunt meer informatie opvragen over de belastingformulieren die zij u sturen als u niet zeker weet of u het W9-formulier moet invullen dat door een derde partij is verzonden. Raadpleeg een belastingprofessional voor meer informatie. Een derde partij kan alleen een W9-formulier aanvragen als ze een ander IRS-formulier sturen.

Als uw werkgever daarom vraagt

We hebben vastgesteld dat W4 het juiste formulier is voor werkgevers. Als uw werkgever vereist dat u een W9 invult, wat gebeurt er dan? Dit kan erop duiden dat u bent ingehuurd als een onafhankelijke contractant, niet als een werknemer. Als dat het geval is, verduidelijk dan uw arbeidsstatus om ervoor te zorgen dat u geen belastingbetalingsreeks aan de IRS heeft.

W9 is een eenvoudige rechtsvorm die in de Verenigde Staten kan worden gebruikt en verschilt van andere vormen. U kunt een leeg W9-formulier online of bij een geautoriseerde aanbieder downloaden. Vul het W9-formulier in met alle vereiste informatie.

• Lijn 1 Naam

Uw volledige wettelijke naam moet overeenkomen met de naam op uw aangifte inkomstenbelasting.

• Regel 2 - Bedrijfsnaam

Als u een bedrijfs- of buiten beschouwing gelaten entiteitsnaam heeft die afwijkt van uw officiële naam, vul dan dit veld in. Je kunt het ook leeg laten.

• Regel 3: federale belastingclassificatie

Selecteer het juiste vakje om uw belastingstatus onder de IRS-classificatie aan te geven. Selecteer een van deze zes opties:

1. Eenmanszaak of LLC met individuele leden
2. C corporatie
3. S bedrijf
4. Vennootschap
5. Waar / landgoed
6. Vennootschap met beperkte aansprakelijkheid

• Lijn 4 - Vrijstellingen

Vul dit gedeelte in als u bent vrijgesteld van FATCA-rapportage en back-up-inhouding. Vul de belastingcode in om uw vrijstelling toe te lichten.

• Regels 5 & 6: Adres

Uw adres is vereist zodat uw werkgever uw aangifte kan verzenden. Voer in regel 5 uw nummer, straat en appartement-/suitenummers in. Voer in regel zes uw stad, staat en postcode in.

• Regel 7 - Rekeningnummers

U kunt dit invullen of leeg laten. Het is volledig optioneel. Maak een lijst van alle rekeningnummers die u heeft van uw werkgever.

• Deel 1: Identificatienummer belastingbetaler (TIN)

1. LLC's met één lid en individuen moeten hun burgerservicenummers (SSN's) opgeven in plaats van FIN.
2. Partnerschappen en bedrijven moeten het Employer Identification Number (EIN) verstrekken.
3. Een eenmanszaak kan zowel zijn SSN als EIN verstrekken.

• Deel 2: Certificering

In dit gedeelte kunt u het formulier ondertekenen en een datum toevoegen. Controleer of de informatie correct is voordat u tekent.

Is het mogelijk om formulier W9 elektronisch te ondertekenen met de IRS?

De IRS had vóór de wereldwijde pandemie geen regels waarmee ze eSignatures kon herkennen. Elk formulier is uniek en belastingprofessionals moeten bijblijven met de voortdurend veranderende regels.

De IRS ondersteunt elektronische handtekeningen en elektronische documentatie. Vrijwel alle formulieren hebben een mogelijkheid voor een goede elektronische ondertekening.

• Volgens IRS-regels kunnen indieners het W9-2022 -formulier en W4-formulieren elektronisch ondertekenen en indienen.
• Een handtekening is niet vereist voor het elektronische archiveringsproces 1096/1099. Bepaalde bedrijven kunnen eisen dat u de juistheid en volledigheid van de informatie in het 1099-formulier bewijst.
• Ontvangers moeten akkoord gaan om de W2- en 1099-formulieren elektronisch te ontvangen. Hoewel de procedure geen elektronische handtekening vereist, moet de toestemming worden vastgelegd.

Om W9-formulieren geldig te laten zijn, moeten ze worden ingediend met een elektronische handtekening.

1. Zorg voor consistentie in informatie. De informatie die u verzendt, moet overeenkomen met de IRS-gegevens.
2. Alle gebruikerstoegangen die leiden tot het indienen van gevoelige informatie, moeten worden gedocumenteerd.
3. Toegang tot het systeem voor eSign of het indienen van het W9-formulier moet worden gedaan door de persoon die op het formulier wordt vermeld of door een bevoegde derde partij.
4. De belastingbetaler moet een elektronische handtekening verstrekken als laatste invoer om de W9-inzending te authenticeren of te verifiëren.
5. Straffen voor meineed moeten worden toegepast op de eSignature. Verklaringen moeten worden geschreven in dezelfde taal als de W9-paper.

Hoe werken elektronische handtekeningen?

Een eSignature is vaak een visuele weergave of handgeschreven handtekening. De afbeelding van uw handtekening wordt toegevoegd aan de bovenste laag van de PDF wanneer u deze elektronisch ondertekent. Met de juiste eSignature-apps zoals eSignly of DocuSign kunnen w9- formulieren eenvoudig worden ondertekend.

Hoe maak je een elektronische handtekening?

• Teken uw handtekening op het scherm van een tablet/mobiel apparaat
• Voeg een foto van uw handtekening van hardcopy toe aan een digitaal document.
• Typ uw volledige naam in het veld van een eSignature-app.

Particulieren of bedrijven kunnen een elektronische handtekening aanvragen bij het verzenden van pdf's naar klanten, zakenpartners en aannemers. Elektronische handtekeningen geven aan dat zowel de afzender als de ontvanger van plan zijn het document te ondertekenen. Ze stemmen er ook mee in om elektronisch zaken te doen.

Elektronische handtekeningen zijn niet alleen voor bedrijven. Ze worden gebruikt in verschillende documentgerelateerde transacties op vele gebieden van het menselijk leven. Het gebruik van eSignature omvat formulieren voor medische geschiedenis, leenovereenkomsten, rapporten van docenten en formulieren voor beleidsverklaringen.

Zijn elektronische handtekeningen veilig?

Om pdf's of andere documenten elektronisch te ondertekenen, moeten ondertekenaars een afbeelding uploaden vanaf hun apparaat of deze op een trackpad tekenen. Gebruikers zijn van mening dat eSignatures onvoldoende beveiliging bieden omdat het zo gemakkelijk is. Het hangt allemaal af van hoe gemakkelijk de eSignature-app te gebruiken is en welke beveiligingsvereisten een specifiek bedrijf vereist.

Er zijn meerdere beveiligingsrisico's verbonden aan eSigning, waaronder malware, hackaanvallen en identiteitsdiefstal. De elektronische handtekening van de IRS (eSignature), Programma bevat veiligheidsnormen voor eSigning. Secure Access e-Authentication biedt meerdere niveaus van online beveiliging. Dit wordt uiteengezet in sectie 10.10.1.1.5 (12-03-2019). Het risico van elke transactie wordt beoordeeld aan de hand van een reeks betrouwbaarheidsniveaus, variërend van 1-4. Op basis van het betrouwbaarheidsniveau varieert het type identiteitsbewijs dat vereist is.

• A (niveau 1) geeft een laag of geen vertrouwen in de geldigheid van identiteit aan. Identiteitsbewijs is niet nodig aangezien belastingbetalergegevens niet worden gedeeld.
• B (niveau 2) duidt op enig vertrouwen in de beweerde identiteit. Het is noodzakelijk om identiteit te bewijzen door slechts één factor.
• Niveau 3 geeft een hoog vertrouwen aan met betrekking tot de geldigheid van de identiteit. Dit niveau kan op verschillende manieren worden geverifieerd:

Multi-factor identiteitsbewijs

- Een verzoek om authenticatie "Iets dat je weet" invoer

- Een verzoek om authenticatie "Iets wat je hebt" invoer

• D (Niveau 4) staat voor sterk vertrouwen in de geldigheid van de identiteit. Dit niveau kan op verschillende manieren worden geverifieerd:

- Persoonlijke identiteitsverificatie

- Multi-factor authenticatieverzoek voor "Iets wat je weet" invoer

- Multi-factor authenticatie verzoek "Iets dat je hebt" invoer.

Wat maakt een elektronische handtekening rechtsgeldig?

Het eSigning-proces is een eenmalige autorisatie. De identiteit van een ondertekenaar moet worden geverifieerd en er moet bewijs zijn dat hij heeft ondertekend. Sectie 101 van de ESIGN-wet bepaalt dat e-handtekeningen legaal zijn en kunnen worden afgedwongen.

• Alle ondertekenaars moeten toestemming geven voor het gebruik van een elektronische handtekening.
• U moet het proces van het maken van een elektronische handtekening met uw software vastleggen.
• Elektronische handtekeningrecords moeten worden bijgehouden en beschikbaar worden gesteld voor exacte reproductie.

De ontoelaatbaarheid van eSigned-bewijs als gerechtelijk bewijs kan worden veroorzaakt door onvoldoende auditlogboeken en zwakke punten in de authenticatie. Elke eSignature-oplossing moet aan een breder scala aan vereisten voldoen.

• Unieke eSignature die uniek is voor elke gebruiker. Ondertekenaars maken een unieke eSignature wanneer ze elektronische documenten ter ondertekening verzenden.
• Er zijn veel opties voor authenticatie van de ondertekenaar. Om de identiteit van een ondertekenaar te verifiëren, kan een reeks authenticatiemethoden worden gebruikt (een e-mailadres en IP-adres, evenals het tijdstip van documenttoegang). Het zou mogelijk moeten zijn om voor elk document tweefactorauthenticatie toe te voegen.
• Documentopslag in de cloud . Voor elektronische documenten is beveiligde cloudopslag vereist. Iedereen die betrokken is bij het ondertekeningsproces moet een elektronische kopie van het document kunnen bekijken en downloaden.
• Een diepgaand auditlogboek. Alle partijen bij het ondertekeningsproces moeten toegang hebben tot de gedetailleerde documentgeschiedenis via de eSignature-applicatie. Een auditlogboek moet de geschiedenis van uploaden, toevoegen van elementen en bekijken van het document bevatten.
• Naleving van veiligheidsnormen. De oplossing voor elektronische handtekeningen moet voldoen aan de IRS-beveiligingsnormen (PCI DSS 11.2) en de vertrouwelijkheid van gevoelige informatie garanderen.

Hoe eSign W9 in eSignly?

Particulieren, kleine en middelgrote bedrijven en ondernemingen gebruiken eSignature-apps om belastingformulieren elektronisch te ondertekenen. Met eSignly kunnen gebruikers met slechts twee klikken een W9-formulier 2022 elektronisch ondertekenen. Vervolgens kunnen ze het vanuit hun rekeningen voorbereiden voor elektronische indiening bij de IRS.

Gebruik de onderstaande instructies om formulier W9 elektronisch te ondertekenen met eSignly

• U kunt een pdf-versie van het IRS W9-formulier downloaden van hun website. U kunt ook een leeg W9-formulier in pdf-indeling downloaden van de IRS-website. eSignly ondersteunt alle veelgevraagde indelingen (PDF, DOCX en PPTX) en afbeeldingsbestandsindelingen (JPG/JPEG en PNG).
• Log in op uw eSignly-account. U kunt een bestaand sjabloon of document kiezen uit de map eSignly-documenten; importeer een bestand dat op uw apparaat is opgeslagen om een nieuwe sjabloon/document te maken.
• Klik op de knop "Documenten uploaden" in de linkerbovenhoek. Om de W9 PDF van uw apparaat naar eSignly te uploaden, selecteert u deze. Klik op de link om door te gaan nadat u het formulier heeft geüpload.
• Om een invulbaar veld aan te maken, ga je naar Bewerken & Ondertekenen aan de rechterkant van je scherm. Deze stap kan worden herhaald voor invulbare tekstvelden op regels 1, 2, 5, 6, 7 en deel I belastingbetaler-ID-nummer (TIN). Vul de vereiste informatie in.
• Regel 3: Maak een selectievakje aan en vink vervolgens het vakje aan om de belastingclassificatie aan te geven. Klik op Checkbox-veld in het gedeelte Tools. Klik op het vakje om een vakje aan te maken.
• De standaardinstelling is om het selectievakje uitgeschakeld te laten. Klik op het tabblad CHECKBOX aan de rechterkant van het scherm. Selecteer Aangevinkt in het vervolgkeuzemenu voor Vooraf ingevulde statussen. Klik onderaan op OK om uw wijzigingen op te slaan.
• Gebruik uw e-handtekening in het deel II-certificeringsgedeelte om uw informatie te verifiëren. Ga naar Bewerken & ondertekenen en klik op Mijn handtekening.
• Om het handtekeningveld te activeren, klikt u erop en ondertekent u het document. Er verschijnt een pop-upvenster waarin u de ondertekeningsoptie voor de digitale handtekening van het w9-formulier kunt selecteren.

Kies een van deze drie opties:

• Maak een nieuwe handtekening door uw volledige naam in te voeren.
• U kunt de stijl en het uiterlijk van uw elektronische handtekening wijzigen met de optie Stijl wijzigen. Selecteer vervolgens een ander lettertype om te gebruiken voor uw elektronische handtekening.
• Teken uw handtekening. Gebruik een trackpad of muis om een handtekening in het lege veld te tekenen.
• Uw handtekening uploaden Sleep een afbeelding van uw handtekening naar uw apparaat in JPG- of GIF-indeling. De afbeelding mag niet groter zijn dan 4Mb.

Als je meerdere handtekeningen hebt gemaakt voor het evenement, kies er dan één als standaard. Selecteer de handtekening die je het leukst vindt in de pop-up Selecteer je handtekening en klik op 'Instellen als mijn standaardhandtekening'.

• Klik op de knop Tekenen als alles in orde is. Klik op Opslaan en sluiten om terug te keren naar het dashboard.
• U kunt het ingevulde formulier openen via de eSignly-startpagina als u uw e-ondertekende formulier 9 naar de IRS moet e-mailen. Om toegang te krijgen tot het vervolgkeuzemenu, klikt u op de link "Meer". Om het ingevulde formulier te downloaden, klikt u op Downloaden.

De mogelijkheden van eSignly gaan verder dan het maken van elektronische handtekeningen of het bewerken van pdf's. U kunt documentsjablonen maken en anderen uitnodigen om de documenten elektronisch te ondertekenen. U kunt ook Geschiedenis bekijken met een audittrail en geschiedenisbestanden downloaden. Gebruikers kunnen ook documenten samenvoegen, archiveren en verplaatsen, ze hernoemen, enzovoort.

De belangrijkste afhaalmaaltijd

eSignly gebruikt multifactor-authenticatie om de identiteit van elke ondertekenaar afzonderlijk te verifiëren. eSignly vereist login en wachtwoord samen met de volledige naam, e-mailadres, voicemailverificatie en vingerafdrukverificatie. De krachtige eSignature-app voldoet aan de IRS-voorschriften, dus u kunt er zeker van zijn dat alleen de beoogde ondertekenaar ondertekent.

Nadat een belastingformulier is ondertekend met eSignly, is het beveiligd tegen verdere manipulatie. eSignly bewaart elektronische documenten met een index. Voor archivering of elektronische records kunnen gebruikers eenvoudig documentkopieën maken.