Tot voor kort gebruikten leidinggevenden inkt en een rubberen stempel om documenten te 'ondertekenen'. Om het proces van elektronische ondertekening te versnellen, zouden ze hun logo toevertrouwen aan een andere "geautoriseerde gebruiker" die namens hen papieren zou kunnen afstempelen of "ondertekenen". Het idee was dat als iemand het stempelkussen fysiek kon gebruiken, dat betekende dat hij geautoriseerd was om het te gebruiken en contracten kon ondertekenen. of andere juridische documenten.
De twijfelachtige handtekening
Snel vooruit naar het, nog meer, niet zo verre verleden. U vindt elektronische documenten die zijn "ondertekend" toen iemand een handtekeningafbeelding aan het record toevoegde. Iedereen kan een JPEG op een contract zetten. Het vermoeden is dat ze geautoriseerd moeten zijn om namens de persoon te tekenen als ze toegang hebben tot het handtekeningbestand. Hier wordt het proces afgebroken. Er is geen snelle en eenvoudige manier om te bevestigen dat de persoon of iemand die zij hebben gemachtigd de echte ondertekenaar van een digitaal document was bij het gebruik van handtekeningafbeeldingen zoals deze. Er is geen audit trail of metadata om aan te tonen dat de handtekening legitiem en geautoriseerd was en geen vervalsing.
Het verontrustende is dat we deze snelkoppelingen de hele tijd in het ondertekeningsproces blijven zien. Als advocaten zijn wij verantwoordelijk voor het maken van een redelijk argument voor een rechtbank over waarom wij denken dat een handtekening geldig is. Het kan zijn dat u logische argumenten aanvoert, zoals dat het afkomstig was van het juiste e-mailadres of domein, dat het de juiste versie was of dat het een geldige schriftelijke handtekening leek te bevatten. Het is moeilijker om te controleren of de handtekening van een elektronisch document is toegevoegd door de eigenaar van het document of iemand met toestemming van die eigenaar. Laat me niet eens beginnen over hoeveel mensen hebben geprobeerd een contract te ontwijken door te beweren dat de ondertekenaar geen autorisatie had.
Digitale handtekeningen zijn een ander type hulpmiddel voor elektronische handtekeningen; ze zijn echter als het hebben van een vingerafdruk op een papieren document. Ze zijn gekoppeld aan een certificaat dat altijd audit-trailed is, zodat u altijd kunt zien wanneer iets is verzonden, wie het heeft ontvangen, wanneer het is ontvangen, enz. Bovendien wordt de handtekening automatisch voorzien van een tijd- en datumstempel. zelf wordt automatisch de tijd en datum gestempeld. Dit digitale spoor geeft je iets om te volgen en bewijst dat de ondertekenaar was wie hij zei dat hij was. Dit spoor is zo duidelijk dat digitale handtekeningen zelden worden betwist. Ze worden inderdaad in de meeste rechtbanken geaccepteerd dankzij de precieze controleketen van verzending tot ondertekening. Zoals ze in veel (kleine) kringen zeggen, is het zo goed als ondertekend, verzegeld en gestempeld.
6 essentiële redenen om een digitale handtekening aan uw zijde te hebben
Zoals u weet, inclusief contracten, moet elke transactiedocumentbeveiliging die een handtekening nodig heeft, bestand zijn tegen toetsing in de rechtbank. Alles, van onroerendgoedtransacties en -aankopen tot testamenten en trusts, onroerendgoedrichtlijnen, enz., moet een geautoriseerde handtekening bevatten die kan worden gecertificeerd of gevalideerd in een rechtbank.
Vraag een gratis schatting aan of praat met onze Business Manager!
Een advocatenkantoor of juridisch expert kan om de volgende zes redenen gebruik willen maken van diensten voor elektronische handtekeningen:
- Gemoedsrust, wetende dat mensen niets ongepasts kunnen wijzigen, dupliceren of doen met een document dat is verzonden via een elektronische serviceleverancier die gebruikmaakt van protocollen voor digitale handtekeningen. Omdat PDF-documenten die zijn geüpload naar een elektronische handtekeningservice met digitale handtekeningen , zijn beschermd tegen wijziging, mogen gebruikers de tekst niet rechtstreeks wijzigen of kopiëren en kunnen ze de inhoud van het document niet exporteren of wijzigen, of een nieuwe versie uploaden/importeren. Het enige wat ze konden doen was lezen en ondertekenen (of weigeren te ondertekenen). Dit betekent dat de beveiliging en de integriteit van de inhoud van het document niet in het geding zijn.
- Handtekeningen kunnen worden geverifieerd met een audit trail. De meeste leveranciers van elektronische handtekeningen met protocollen voor digitale handtekeningen bieden certificeringen en auditproeven voor documenten die via hun systemen worden verwerkt. Certificaten kunnen worden afgegeven in tegenstelling tot dergelijke handtekeningen, en ze worden erkend en bevestigd in de meeste rechtsstelsels. Het werkt op dezelfde manier als het hebben van een notaris zonder er echt een nodig te hebben.
- De tijd en kosten die nodig zijn voor het sluiten van een overeenkomst worden aanzienlijk verminderd. Tenzij u werkt aan documenten die notarieel moeten worden bekrachtigd of via de apostilleprocedure, is het niet langer nodig om documenten heen en weer te sturen tussen ondertekenaars. Er is geen persoonlijke interactie vereist. YDeals kunnen nu vanuit het hele land in ongeveer 30 seconden worden verzegeld. Druk- en verzendkosten evenals zachte kosten worden verlaagd door deze snelheid te sluiten (scannen en uploaden). Geautomatiseerde workflow en de wetenschap dat het document wordt bewaard zodra alle handtekeningen aanwezig zijn, verhoogt de besparingen.
- Zeker weten dat het document veilig is zodra het volledig is ondertekend. Het geeft gemoedsrust, wetende dat je het niet ergens kwijtraakt en dat het doorzoekbaar blijft binnen het systeem. Door een oplossing als E-Signature-velden te combineren met de kracht van, automatiseert u het proces en vermindert u uw risico. Bent u niet langer afhankelijk van iemand die fysieke documenten scant of bijlagen opslaat vanuit het e-mailsysteem waar fouten worden gemaakt of mensen vergeten hun uploads af te maken? De ingebouwde integratie met software voor elektronische handtekeningen betekent dat documenten automatisch worden opgeslagen, bijgehouden en gecertificeerd.
- Oplossingen voor elektronische handtekeningen met vingerafdrukken voor digitale handtekeningen zijn intuïtief en handig. Ze kunnen bijna overal ter wereld worden voltooid, vrijwel elk apparaat. Iedereen is op zoek naar manieren om de productie en efficiëntie te verhogen. Dus waarom zou u een proces ontwerpen dat uitdagend is voor u of uw klanten? e-handtekeningen besparen tijd en geld en zijn veilig en eenvoudig. Bovendien weerlegt het de veronderstelling van een onbereikbare klant of ondertekenaar. Of ze nu in de auto zitten, op hun telefoon, op een laptop thuis of op het werk, of in een hut op vakantie, ondertekenen kan in minder dan 30 seconden.
- Zoals eerder vermeld, is de validatie van een digitale handtekeningoplossing gemakkelijker te verdedigen in de rechtbank. Rechtbanken behandelen de oplossing voor e-handtekeningen met digitale certificering zoals ze in het verleden natte handtekeningen behandelden. Als je een tijd- en datumstempel met een handtekening hebt, samen met een transparante elektronische controleketen, is het moeilijk om aan te vechten. Het auditspoor, de tijd-/datumstempel en het certificeringsproces vervangen handschriftanalyse of een ondertekenaar die de integriteit van fysieke handtekeningen bevestigt.
