Het handmatige en traditionele proces van het ondertekenen van een document is onmiskenbaar tijdrovend en onhandig voor bedrijven. Overweeg dit scenario: je hebt een contract dat moet worden ondertekend en je ontdekt dat de persoon die je nodig hebt niet beschikbaar is. Bovendien wil de derde het document op zijn of haar gemak lezen alvorens het te ondertekenen. Al deze procedures nemen veel tijd in beslag.
Een andere mogelijkheid is om de documenten naar de klant te faxen en hem op de hoogte te stellen van de situatie. Dan moet u wachten tot de andere partij het ondertekent en aan u terugstuurt. Als de partij bezig is met andere projecten, kan dit enkele dagen of zelfs weken duren. Het zal een impact hebben op uw bedrijf.
Als gevolg hiervan gebruiken de meeste bedrijven tegenwoordig elektronische handtekeningen.
Met een elektronische handtekening, in detail, kunt u documenten elektronisch ondertekenen. Het versnelt het proces en bespaart veel tijd. Het gebruik van elektronische handtekeningen wordt in dit artikel besproken. Maar eerst zal een grondig begrip van de voordelen van elektronische handtekeningen en een voorbeeld van een elektronische handtekening nuttig zijn. Dus laten we dit feest beginnen.
Wat is de definitie van een elektronische handtekening?
Kort gezegd, elektronische handtekeningen zijn een digitale weergave van een traditionele of handmatige handtekening. Hiermee kunnen gebruikers een soepele en veilige ondertekeningservaring hebben. Bovendien verbetert het de gebruikersauthenticatie.
Digitaal ondertekende documenten zijn veiliger en beter bestand tegen manipulatie. Verschillende wetten in verschillende landen erkennen handtekeningen, zoals de UETA en ESIGN Act in de Verenigde Staten, de eIDAS-verordening in de Europese Unie en de Information Technology Act van 2000 in India. Dankzij deze wet- en regelgeving is het gebruik van elektronische handtekeningen nu legaal.
Houd er echter rekening mee dat elektronische handtekeningen niet hetzelfde zijn als digitale handtekeningen. Een digitale handtekening is een cryptografisch mechanisme voor het uitvoeren van elektronische handtekeningen. U kunt een duidelijk idee krijgen door naar het voorbeeld van een elektronische handtekening te kijken dat online beschikbaar is.
U kunt het volgende doen met elektronische handtekeningen:
- Bespaar tijd: stop met het najagen van papier en begin tijd te besparen. Ga digitaal voor een sneller proces. U kunt het document nu in minder dan een minuut ondertekenen.
- Behoud de controle: u leert wie de documenten heeft ondertekend en wanneer ze zijn ondertekend.
- Behoud uw mobiliteit: het is niet nodig om archiefkasten in uw kantoor te bouwen. Nu kunt u uw documenten in de cloud opslaan en hebt u er gemakkelijker toegang toe.
Het primaire doel van een dergelijke handtekening is om het documentauthenticatieproces te versnellen door een identificeerbaar merkteken te gebruiken. Deze handtekeningen worden in verschillende industrieën gebruikt, ondanks het feit dat ze niet volledig veilig zijn. Het kan worden gebruikt in juridische zaken, persoonlijke zaken, zakelijke transacties en meer.
Laten we eens kijken naar enkele voordelen van het gebruik van elektronische handtekeningen.
Voordelen van elektronische handtekeningen
Voordat u in de details van elektronische handtekeningen duikt, is het belangrijk om eerst enkele van hun voordelen te begrijpen. Laten we dit dus eens nader bekijken. Hier zijn een paar opvallende voorbeelden:
1. Het is eenvoudig en intuïtief.
Een van de belangrijkste voordelen van het gebruik van software voor elektronische handtekeningen is de eenvoud. Er zijn talloze van dergelijke online oplossingen. U kunt uw document eenvoudig uploaden, ondertekenen en een zeer veilige link naar de ontvanger sturen met behulp van software voor elektronische handtekeningen. Het document wordt vervolgens ondertekend door de ontvanger en het proces wordt voltooid. Is dat niet eenvoudig? Door de link te openen en een paar klikken te maken, kunt u de handtekeningen gebruiken. Hierdoor hoeft u geen tijd te verspillen aan het handmatig ondertekenen van documenten.
2. Biedt het hoogste beveiligingsniveau
Sommige incidenten tonen aan dat elektronische handtekeningen veel veiliger en veiliger zijn dan papieren handtekeningen. Het bevat meer dan alleen een handtekening; het bevat ook andere details. Wie het papier bijvoorbeeld heeft ondertekend, wanneer en waar ze het hebben ondertekend, enzovoort. Je kunt bijhouden wat er speelt. Dit is iets dat traditionele papieren handtekeningen niet kunnen doen.
3. Het is praktisch
In de wereldwijd verbonden zakenwereld van vandaag heeft een bedrijf te maken met een groot aantal klanten, partners en leveranciers. Kies je in deze situatie voor handmatig ondertekenen en documenteren, dan duurt dit lang. Elektronische handtekeningen maken echter authenticatie op afstand mogelijk. U kunt het document met slechts een paar klikken ondertekenen. Doe geen moeite met het printen en scannen van documenten.
4. Snelle reactietijd
Een ander voordeel van een elektronische handtekening is dat het een snellere doorlooptijd mogelijk maakt. Denk aan het proces van het verzenden, afdrukken, ondertekenen en scannen van een document. Daarna moet u het naar een derde partij sturen. Dit is een langdurig en tijdrovend proces. Met elektronische handtekeningen kan het document echter binnen enkele seconden worden ondertekend. In de zakenwereld van vandaag opent het gebruik van elektronische handtekeningen een scala aan mogelijkheden. Het presteert bewonderenswaardig in tijdgevoelige situaties.
Elektronische handtekeningen: de top 5 van toepassingen
Nu u de grondbeginselen van elektronische handtekeningen en hun voordelen hebt geleerd, is het tijd om verder te gaan met het onderwerp van dit artikel. Laten we eens kijken naar enkele van de toepassingen van de elektronische handtekening die hebben geleid tot de wijdverbreide toepassing ervan over de hele wereld.
1. Verkoopovereenkomsten
Vrijwel elk bedrijf heeft te maken met verkoopcontracten. Dit zijn documenten die vaak worden ondertekend. Bovendien zijn verkoopcontracten essentieel voor bedrijven. Vertragingen bij het ondertekenen van dergelijke overeenkomsten kunnen een negatief effect hebben op de winst van uw bedrijf. U moet het proces op een tijdige en veilige manier voltooien. Dit is waar u misschien wilt nadenken over het gebruik van de beste e-handtekeningsoftware voor kleine bedrijven. Het verkoopcontract kan verschillende situaties dekken, waaronder business-to-business verkopen, woningverkoop, onroerendgoedtransacties, enzovoort.
Vastgoedcontracten, B2B-verkoop en servicebedrijven zijn allemaal voorbeelden van bedrijven die onder deze categorie vallen.
2. Overeenkomsten met leveranciers en verkopers
Onderhandelen met leveranciers kan moeilijk zijn voor een klein bedrijf. Daarom verdient het de voorkeur om het contract, de prijs, de voorwaarden en de voorwaarden zo snel mogelijk af te ronden. Als u kiest voor handmatig ondertekenen, kan het proces langer duren. U kunt de handtekening krijgen en de deal sluiten met slechts één klik als u elektronische handtekeningen gebruikt. Het is eenvoudig te gebruiken en kost minder tijd dan traditionele methoden. U hoeft een document niet op een bepaald moment te ondertekenen; u kunt dit doen wanneer u maar wilt.
Consumenten-/bedrijfsdiensten en detailhandelsdiensten zijn twee voorbeelden van bedrijven die gebruikmaken van leveranciers- en verkopersovereenkomsten.
3. Nieuwe formulieren voor klanten
Willen uw klanten formulieren of andere documenten invullen om zaken met u te doen? Als dit het geval is, kunt u profiteren van het gebruik van elektronische handtekeningen. Het tijdrovende proces van het afdrukken en ondertekenen van de documenten is niet nodig. Bovendien voorkomt het gebruik van e-handtekeningen effectief het opnieuw invoeren van gegevens. Hierdoor zijn er geen virtuele fouten.
Klinieken, salons, spa's en andere bedrijven die nieuwe klantformulieren gebruiken, zijn voorbeelden.
4. Wijzigingen bestellen
De verantwoordelijken van projectmatige bedrijven zijn gewend om met verandering om te gaan. U kunt echter midden in het project overrompeld worden en de mening van uw klant kan veranderen. Ze hebben de mogelijkheid om hun bestellingen te verhogen of te verlagen. Tijdens een dergelijke toestand kunt u te maken krijgen met projectovervallen. Het gebruik van elektronische handtekeningen kan de tijd die nodig is om een taak uit te voeren aanzienlijk verkorten. U kunt de orderwijzigingen snel goedkeuren met handtekeningen. Bovendien kunt u al uw documenten eenvoudig in de cloud opslaan en op elk gewenst moment bekijken.
Bouwbedrijven, architecten en webdesigners zijn slechts enkele voorbeelden van bedrijven die baat kunnen hebben bij elektronische handtekeningen.
5. Goedkeuringen van klanten
Voor een bedrijf dat zich bezighoudt met op maat gemaakte producten en diensten, is het van cruciaal belang om definitieve goedkeuring te krijgen voordat het fabricage- of productieproces begint. Als het gaat om het verkrijgen van goedkeuringen, kunt u tijd besparen door elektronische handtekeningen te gebruiken. Het geeft u genoeg tijd om u op de bestelling te concentreren in plaats van tijd te verspillen aan het verkrijgen van goedkeuringen. Het is niet nodig om klanten te bezoeken en hun handtekening op goedkeuringsdocumenten te krijgen.
Op maat gemaakte meubelwinkels, op maat gemaakte kunstwinkels en drukkerijen zijn allemaal voorbeelden van bedrijven die goedkeuring van de klant nodig hebben.
Wilt u meer informatie over onze diensten? Praat met onze adviseurs!
