المحاسبة صناعة متميزة. ومع ذلك ، فهو مهم للأفراد والشركات في كل صناعة تقريبًا. متخصصو المحاسبة مسؤولون عن التخطيط الضريبي ، ومسك الدفاتر ، والإدارة المالية ، والرواتب ، والوظائف المالية الأخرى. يتم ذلك لضمان الامتثال ونمو الأعمال الصحي والإدارة. يتطلب هذا النوع من العمل مناهج ذكية ومنظمة ومستنيرة. كما أنها مبسطة لضمان أقصى قدر من الدقة والكفاءة. التوقيعات الإلكترونية هنا للمساعدة.
سنناقش العديد من الفوائد العملية والفريدة من نوعها للتوقيعات الإلكترونية في المحاسبة . وسنقدم لك أيضًا نظرة من الداخل حول كيفية زيادة شعبية التوقيعات الإلكترونية.
مزايا التوقيع الإلكتروني
يمكن أن تساعد التوقيعات الإلكترونية المحاسبين وشركات المحاسبة على تحسين الإنتاجية وتوفير فوائد للعمليات اليومية. إليكم السبب:
- إكمال أسرع للوثائق: الوقت هو المال في المحاسبة. لا سيما في المحاسبة الضريبية ، يعيش المحاسبون في المواعيد النهائية. قد يؤدي عدم الالتزام بالمواعيد النهائية إلى فرض غرامات ورسوم باهظة. تستخدم شركات المحاسبة والمتخصصون التوقيعات الإلكترونية للحصول بسرعة على المستندات المكتملة من قبل العميل. هذا يضمن إمكانية معالجة النماذج والمدفوعات في الوقت المحدد.
- راحة محسنة. المحاسبون مشغولون ولا يريدون التعامل مع الأعمال الورقية الفوضوية. تسمح التوقيعات الإلكترونية بتوقيع المستندات بسرعة وسهولة من أي مكان يوجد فيه الموقّع. هذا يضيف الراحة ليوم الجميع.
- أمين: غالبًا ما تحتوي مستندات المحاسبة على معلومات التعريف الشخصية (PII) ، مثل أرقام الحسابات المصرفية وأرقام الضمان الاجتماعي. هناك دائمًا احتمال أن تُفقد المستندات الورقية التقليدية أو تُسرق أو تُرى دون قصد. يمكن لشركات المحاسبة أن تقدم لعملائها أمانًا إضافيًا من خلال المستندات الرقمية. يمكنهم ضمان محدودية الرؤية والوصول المتحكم فيه بكلمة مرور والتوقيعات الرقمية والميزات الأخرى.
- متوافق مع الصناعة : الامتثال والمتطلبات التنظيمية ضرورية لأولئك الذين يعملون في مجال التمويل والمحاسبة. يمكن تلبية الإرشادات بسهولة ويمكن تلبية متطلبات النموذج الإلكتروني الخاص بـ IRS من خلال خيارات المصادقة القائمة على المعرفة (KBA) ، وخيارات المصادقة متعددة العوامل (MFA) من خلال التوقيعات الإلكترونية.
- دفع أسرع: من خلال التوقيعات الإلكترونية ، يمكن للمحاسبين إرسال الفواتير إلكترونيًا ودفعها على الفور. للموافقة والدفع ، ما عليك سوى إرسال الفواتير بالبريد الإلكتروني أو تضمين نماذج التوقيع على موقعك من أجل التقديم السريع والإرسال.
- تحسين تعاون الفريق: عندما يحتاج العديد من الأشخاص أو الأقسام إلى العمل معًا على حساب أو مستند آخر ، فإن المستندات المحاسبية الموقعة إلكترونيًا تجعل الأمر أسهل وأكثر كفاءة. يتيح ذلك لأعضاء الفريق إرسال رسائل البريد الإلكتروني وتحريرها بسهولة.
- دقة أعلى: المحاسبة مجال حرج من الدقة. يمكن لأطراف متعددة التوقيع على مستند في وقت واحد ، أو قد تكون هناك عدة حقول تتطلب التوقيع. بالإضافة إلى ذلك ، قد تحتاج إلى جمع معلومات مختلفة. تسمح المستندات الإلكترونية بمزيد من الدقة وتمكين الحسابات من مساعدة الموقعين عن طريق تحديد المناطق التي تتطلب التوقيعات وتوفير البيانات. يمكن لمنشئي المستندات إجراء تغييرات أو تصحيح الأخطاء في دقائق وإرسالها مرة أخرى إلى الموقعين.
- توفير أعلى: في النهاية ، تعد المستندات الإلكترونية والتوقيع أرخص بكثير من التوقيع بالقلم والحبر والورق. يمكن لشركات المحاسبة تقليل النفقات العامة واستخدام ميزانياتها بشكل أفضل عن طريق التحول إلى الرقمية.
استخدام eSign في سير العمل الخاص بك
تم تصميم eSign مع المحاسبين وشركات المحاسبة من جميع الأحجام في الاعتبار. أنت بحاجة إلى حل مصمم خصيصًا للتعامل مع المعلومات والوثائق الحساسة. فيما يلي نظرة على عروض التصميم:
- الحقول المؤمنة لحماية خصوصية المستند: إذا كانت المعلومات الخاصة مطلوبة ، فإن التصميم يوفر حقولاً آمنة يمكنها حجب أي حقل أو كله. يمكن أن يكون هذا مفيدًا بشكل خاص عند التعامل مع أرقام مثل أرقام الضمان الاجتماعي أو أرقام الحسابات المصرفية.
- تلبية متطلبات الامتثال والتحقق من الهوية مع KBA: إذا كنت محاسبًا في القطاع المصرفي أو مقدمًا منتظمًا لنماذج ضريبة IRS ، فإن عناصر الأمان مثل ميزات eSign's MFA و KBA ليست موصى بها فقط ولكنها مطلوبة. يمكن للمحاسبين استخدام هذه الوظائف من خلال حل التوقيع الإلكتروني الخاص بنا لتوفير خطوة إضافية لإثبات هوية الموقعين وإثباتها.
- إضافة قواعد قالب لزيادة الراحة: يمكن لمستخدمي المحاسبة إضافة حقول إلى قالب من التصميم إلى أي مستند يطابق الكلمة الأساسية. هذا يسمح لهم بتحسين وأتمتة عمليات المستندات.
- قم بإنشاء مكتبة محتوى لتسريع إكمال النموذج. يتم تكرار العديد من أشكال المحاسبة مرارًا وتكرارًا. لتسليم المستندات بشكل أسرع ، احفظ النماذج شائعة الاستخدام في مكتبة المحتوى الخاصة بك.
- المفوضون الموقّعون لمسح التوقيع: ببضع نقرات فقط يمكنك تفويض من يوقع ماذا في أي مستند. وهذا يوفر الوقت والجهد على الموقعين وكذلك المحاسبين.
- تجنب الأخطاء بإلزام إكمال الحقل وتقديم الإرشادات يمكن أن تؤدي المستندات الطويلة إلى أخطاء أو أخطاء إملائية. باستخدام التوقيعات الإلكترونية والوثائق الرقمية عبر محاسبين eSign ، يمكن أن يقللوا من الأخطاء والوقت الذي يستغرقه تصحيحها من خلال تضمين الإكمالات الميدانية الإلزامية بالإضافة إلى إرشادات المستندات المخصصة.
- قم بتحديث القوالب بسرعة مع استبدال الملف: باستخدام in ، يمكنك بسهولة تبديل المستندات أو تحديثها بنفس الحقول. لتحديث القوالب بسرعة ، ما عليك سوى استخدام أداة استبدال القوالب الخاصة بنا.
- زيادة الإنتاجية من خلال دمج تسجيل الدخول في التطبيقات التي تستخدمها. كم عدد العمليات أو الإجراءات التي تستخدمها أنت وعملائك يوميًا للوصول إلى التطبيقات والبرامج مثل Gmail و Google Docs و SalesForce؟ يسمح لك تصميمه بدمج تسجيل الدخول إلى التطبيقات الموجودة بسهولة.
- تحميل كل تنسيق ملف عمليًا: نحن نعلم أن كل شخص يعمل بشكل مختلف. هذا هو السبب في أننا نقدم مجموعة متنوعة من تنسيقات الملفات لإنشاء النماذج والمستندات. يجعل تصميمه من السهل تحميل أي تنسيق ملف.
- الحفظ التلقائي للمستندات في التخزين السحابي وخوادم SFTP: حان الوقت للتخلص من خزانات الملفات القديمة والانتقال إلى النظام الرقمي. ستعمل التوقيعات الإلكترونية على تبسيط عملية التوقيع وتسمح لك بأتمتة تخزين المستندات وحفظها. يمكنك إرسال مستنداتك مباشرة إلى محرّر مستندات Google أو محليًا إلى خوادم SFTP الخاصة بك.
- التحكم في العرض من خلال أذونات المستخدم: يحتاج محترفو المحاسبة إلى الحفاظ على التحكم في رؤية المستندات. يبسط eSign في الصناعة المالية التحكم في الرؤية من خلال توفير أدوات مبسطة لإنشاء أذونات عرض المستخدم.
