لماذا تعتبر إدارة العقود مهمة للشركات الصغيرة؟

إدارة العقود مهمة بشكل متزايد للشركات الصغيرة والمتوسطة. يجب مراعاة الاعتبارات القانونية والتجارية عند صياغة شروط العقد.

باتباع ممارسات إدارة تعاقدية صارمة ، يمكن للشركات التحقق بسهولة من اتفاقياتها بحثًا عن الانتهاكات المحتملة. يمكن أن يواكب اعتماد أفضل الممارسات هذه جميع الالتزامات الحالية لعملائهم أو شركائهم.

ما هي إدارة دورة حياة العقد؟

إدارة العقود أو إدارة دورة حياة العقد تتعامل مع العقود بين الموظفين والعملاء / العملاء والموردين.

نظرًا لأنه يشمل إنشاء المستندات الأساسية وتنظيمها ومشاركتها وتتبعها وتخزينها (من بين أمور أخرى) ، فسيكون غالبًا أحد أكثر الأجزاء صعوبة في إدارة الأعمال. يمكن أن تساعد برامج الأعمال الصغيرة الشركات على تبسيط هذه العمليات بحيث يمكن لموظفيها إنفاق أقل عليها وأكثر على الأمور المهمة.

تعني إدارة عقود العمل بشكل صحيح التحكم في التكاليف وتحقيق أقصى فائدة من عقودك وتقليل المخاطر. هذه ضرورية ومفيدة للشركات الصغيرة والكبيرة لأنها تحقق نمو الأعمال.

تعني ثقافة الشركة الجيدة أو حوكمة الشركة التي تتضمن برامج إدارة العقود وجود علاقة جيدة بين البائعين والعملاء والشركاء التجاريين. لذلك ، إذا كنت تريد أن تكون لديك علاقة جيدة مع هؤلاء الأشخاص ، فيجب أن تكون قادرًا على إدارة عقودهم بشكل جيد.

تحتاج إلى إنشاء قاعدة بيانات مركزية حيث تقوم بتخزين جميع العقود الخاصة بك والمعلومات ذات الصلة. بعد ذلك ، قم بإنشاء خدمة تذكير آلية بحيث يمكنك الاستمرار في تذكير عملائك بالمواعيد النهائية والإجراءات المهمة.

قد تتضمن أنواع العقود التي يجب إدارتها أيًا مما يلي.

• عقود البيع
• اتفاقيات المصادر
• أوامر الشراء واتفاقيات الشراء
• عقود توظيف
• عقود الاستعانة بمصادر خارجية
• اتفاقيات حقوق التسجيل
• اتفاقيات الاكتتاب
• عقود التأجير
• اتفاقيات الاستشارات
• اتفاقيات التوزيع
• اتفاقيات الملكية الفكرية (IPAs)
• خيارات الأسهم
• ترخيص البرمجيات

تسمح العقود للمؤسسات بتدوين علاقات العمل والعمليات الخاصة بها في تنسيق قابل للتنفيذ قانونًا يمكنهم استخدامه للحصول على موارد تشغيلية.

قد تبدو العمليات التجارية على مستوى عالٍ متشابهة من شركة إلى أخرى. ومع ذلك ، تحتاج كل شركة إلى مواردها الفريدة لإدارة أعمالها بفعالية.

لكل عمل احتياجات ومتطلبات فريدة لمتطلبات عملية العقد.

مما يجعل الأمور أكثر تعقيدًا ، تتطلب كل جهة اتصال إجراءً من جهة الإصدار في كل مرحلة من مراحل دورة حياتها حتى تظل صالحة.

حتى إذا لم تستطع شركة فردية تحمل تكاليف توظيف شخص بدوام كامل للإشراف على جميع احتياجات إدارة العقود الخاصة بها ، فمن السهل أن تغمرها العدد الهائل من العقود التي تحتاج إلى إدارتها.

كيف تختلف الشركات الصغيرة عن إدارة العقود والمستندات؟

عندما يتعرف أصحاب الأعمال التجارية الصغيرة أو أصحاب الأعمال الحرة على فوائد برامج التعاقد ، فإنهم يعتقدون أنها مخصصة للشركات الأكبر فقط. على العموم هذا الشي غير صحيح. برامج التعاقد مفيدة للمؤسسات الصغيرة والكبيرة على حد سواء. يمكن أن تستفيد الشركات الصغيرة مثل المحامين الأفراد و CPA بشكل كبير من التعاقد على البرامج لأنها غالبًا ما تتعامل مع العقود التي تتطلب منهم الالتزام بشروط معينة. على سبيل المثال ، يجب على العديد من الأفراد الالتزام بقوانين الملكية الفكرية.

يتضمن العقد تفاصيل الصفقة ، ونوع العمل الذي سيقومون به ، والموعد النهائي ، ونوع المهمة المطروحة ، ونطاق الصفقة. مثل هذه الوثيقة الهامة تحتاج إلى أن تدار بكفاءة وفعالية. ساعدت التطورات التكنولوجية الشركات على القيام بذلك من خلال الإدارة الفعالة للصفقات.

أساسيات إدارة العقود

عادة ما تحدد العقود المبرمة بين طرفين الأنشطة التي سيضطلع بها كل طرف والشروط التي بموجبها سوف يفيون بالجزء الخاص بهم من الصفقة.

يمكن أن تكلف اتفاقية مكتوبة بشكل سيء المنظمة ملايين الدولارات. يمكن أن يساعد الفريق القانوني الفعال في تجنب الأخطاء المكلفة. كتابة وثيقة واضحة وموجزة أمر ضروري للتعاقد السليم. يمكن أن يؤدي وجود فريق قانوني مشارك أثناء المفاوضات إلى توفير المال والصداع.

تنطبق إدارة العقود أيضًا على إدارة عملية التعاقد المختلفة مع المستقلين أو الموظفين الذين يحتاجون إلى المساعدة. تحتاج متطلبات العقد هذه في بعض الأحيان إلى دعم إضافي وتعديلات تفيد الطرفين.

بشكل عام ، تتضمن العقود بضع مراحل رئيسية. إنها المراحل الأولى أو مرحلة ما قبل الجوائز. هذا هو كل العمل الذي يتم قبل منح العقد لشخص ما ، سواء كنت شركة متوسطة الحجم أو موظفًا. المرحلة الوسطى هي عندما تتم الموافقة على العملية. وهذا يشمل جميع الأعمال الورقية لجعل الاتفاقية رسمية. أخيرًا ، هناك مراحل ما بعد الموافقة. هذا هو المكان الذي تدخل فيه الكثير من العقود والاتفاقيات.

هذه الخطوات الأساسية الثلاث هي نهج مبسط لفهم إدارة العقود. ومع ذلك ، فإن العملية أكثر تعقيدًا ويمكن رؤيتها بخطوات أكثر اعتمادًا على مدى التفاصيل التي تريدها.

عناصر إدارة العقود الناجحة

لضمان النجاح ، تحتاج الشركات إلى تنفيذ ممارسات إدارة العقود الفعالة. يتضمن ذلك وجود أشخاص يفهمون الجوانب القانونية للعقود واستخدام أدوات برمجية تساعدهم في إدارة عقودهم.

• - الفوائد - المتوقعة - العوائد المالية - قيد التنفيذ -.
• المورد مفيد ومستجيب لاحتياجات الشركة.
• لم تواجه الشركة أبدًا أي نزاعات أو مفاجآت تعاقدية.
• الخدمة التي تقدمها الشركة مرضية لكلا الطرفين.

علامات إدارة العقود الناجحة

تساعد برامج إدارة العقود الشركات في التخفيف من المشكلات اللوجستية وتقليل نفقاتها وتوفير الوقت عند إنشاء العقود.

تميل الشركات التي تدير عقودها بفعالية إلى رؤية هذه الفوائد:

• عادة ما تكون التقديرات أكثر دقة عندما يتم إجراؤها بواسطة مقاول مستقل بدلاً من موظف.
• إنها أسهل في الإعداد والتنفيذ من العقود.
• من السهل الامتثال للوائح الخاصة بالصناعة
• من السهل تتبع المواعيد النهائية والعقود عند تدوينها.
• تدفقات العمل للتعاقد موحدة.
• القوالب أسهل في الكتابة من الاتفاقيات المخصصة.
• يمكن إجراء التغييرات بسرعة وسهولة من خلال مراجعات العقد والتغييرات.
• مكاسب التدفق النقدي رؤية محسنة
• من السهل اكتشاف النفقات المارقة أكثر من المصاريف المشروعة.
• يمكن أن يساعدك تحليل العقد في فهم ما إذا كان قد تم الوفاء بالاتفاقية أم لا.

ومع ذلك ، كما اكتشفت بالفعل ، فإن الإدارة الجيدة للعقود هي أكثر من مجرد كتابة العقود ، واستلام المخرجات ، ووضع الأوراق في نظام حفظ الملفات.

لنفترض أنه ليس لديك بالفعل نظام جيد لتتبع سجلات الأعمال المهمة. في هذه الحالة ، يمكن أن تكون eSignly أداة ممتازة لمساعدتك على تنظيمها وحمايتها من الضياع.

نحن فخورون بأن نقول أن نظام إدارة المستندات لدينا آمن ومتوافق مع HIPAA. ولأننا نخزن كل شيء لك ، فلا داعي للقلق بشأن فقدان أي شيء.

يجب التفاوض على العقد على مدى فترة زمنية ممتدة ، عادة على مدى بضعة أشهر أو سنوات ، مع عدم وجود أي إجراء مطلوب بين تلك المراحل المتقطعة.

قد يؤدي هذا السكون المطول إلى فقدان الخطوات في عملية التفاوض على العقد.

هذا هو السبب في أن تنفيذ عملية موثوقة لإدارة دورة حياة العملاء (CLM) وأدوات إدارة علاقات العملاء القوية يمكن أن تكون مفيدة.

لماذا تعتبر إدارة العقود مهمة للشركات الصغيرة؟

نظرًا لأن إدارة العقود مهمة جدًا للشركات متوسطة الحجم ولأنها غالبًا ما تتم إدارتها بشكل خاطئ ، فمن المنطقي التركيز على كيفية التعامل معها بشكل جيد.

من خلال نظام إدارة العقود الجيد ، يمكنك تغيير طريقة عمل عملك ، مما يعني أنه يمكنك الحصول على المزيد من الصفقات وقضاء وقت أقل في إدارتها. فيما يلي بعض الأسباب:

يتيح التعاقد للفرق التعاون بشكل فعال.

مع نمو شركتك ، تزداد احتياجاتها أيضًا. ستحتاج دائمًا إلى التعاون عبر الأقسام المختلفة ، حتى إذا أصبح أحد الأقسام أكبر من الآخر.

يشجع برنامج إدارة العقود هذا النوع من العمل التعاوني من خلال توفير العديد من الميزات الرئيسية. فمثلا:

• إنشاء عمليات موافقة قوية
• تنفيذ أداة التعليق
• يوفر eSignly طريقة سهلة للمقاولين لعرض العقود التي وقعوا عليها.

اكتساب رؤى قيمة

غالبًا ما يتجاهل أصحاب الأعمال متوسطة الحجم المعلومات التعاقدية ويفشلون في إدراك قيمتها المحتملة.

• - العقود التي تسبب أكبر قدر من الاحتكاك هي
• إدارة أنواع مختلفة من العقود
• تاريخ الانتهاء وتاريخ التجديد
• التكلفة / المعاملة

على الرغم من أنهم قد يدركون فوائد جمع هذه البيانات ، إلا أن إدارة مستندات العقد في Excel يمكن أن تكون مهمة تستغرق وقتًا طويلاً ، وليس لديهم الوقت الكافي للتعامل معها. منذ متى وأنت تبحث في مستندات العقد عن المشكلات المحتملة والمصطلحات الأساسية؟

من المنطقي تتبع العقود ، ولكن إذا كنت لا تعرف من أين تبدأ ، فاتصل بنا. نحن هنا للمساعدة!

توفر العقود الأساس لعملك

تحكم العقود والاتفاقيات ما يصل إلى 80٪ من العمليات اليومية لشركتك. يضمنون لك أنت وفريقك عدم نسيان ما تم الاتفاق عليه ومن وقع عليه.

افترض أنك أو موظفيك لا يفهمون شروط العقود الخاصة بك. كيف يمكنك التأكد من أنك تلتزم بمزاياها والتزاماتها؟ قد يؤدي عدم الفهم إلى تفويت المواعيد النهائية المهمة ، وسوء فهم بعضكما البعض ، وتكبدك نفقات غير ضرورية. يمكن أن تؤدي هذه الأشياء أيضًا إلى الإضرار بقيمة عقودك.

حماية البيانات دون عناء

يمكن للشركات الصغيرة تأمين المعلومات الحساسة بسهولة باستخدام برنامج إدارة عقود الحوسبة السحابية الفعالة. من خلال تنفيذ أداة قوية لإدارة عقود الحوسبة السحابية ، يمكن للشركات الصغيرة حماية نفسها بشكل فعال من المتسللين الذين يحاولون سرقة معلومات الملكية. بالإضافة إلى ضمان حماية المعلومات الحساسة ، تتيح أداة إدارة عقود الحوسبة السحابية الجيدة للمستخدمين إدارة العقود بكفاءة. على سبيل المثال ، إذا احتاج المستخدم إلى تغيير اسم أو عنوان جهة اتصال ، فيمكنه القيام بذلك دون قضاء الوقت في إعادة إدخال التفاصيل يدويًا.

أكثر قابلية للتحجيم

ربما تدير عملك بحجم صغير الآن ، ولكن إذا كنت تخطط للنمو ، فمن الأفضل أن تبدأ في الاستعداد لذلك.

أثناء التوسع ، قد تحتاج الشركات الصغيرة إلى مجموعة واسعة من أدوات إدارة العقود ، والتي تشمل:

• معالجة وإنشاء أسرع: تسمح معظم أنظمة إدارة العقود للشركات بإنشاء عقودها المخصصة. يمكن بعد ذلك استخدام هذه العقود المخصصة عبر أقسام متعددة داخل المؤسسة.
• إمكانية البحث : عند تخزين الاتفاقيات الرقمية وصيانتها عبر الإنترنت ، يمكنك البحث عنها بسهولة ومراجعة شروطها واتباع مسار تفصيلي. يمكن أن توفر أداة تتبع الاتفاقيات الشائعة هذه التفاصيل التي تحتاجها لآلاف الاتفاقيات عند الطلب.

سيمكن نظام إدارة العقود الجيد عملك من زيادة عدد العقود التي تنشئها دون تعيين موظفين إضافيين أو إنفاق الكثير من المال.

التنظيم الدقيق

بمجرد تحميل جميع عقود العمل في موقع مركزي واحد ، يصبح من الأسهل بكثير فرزها والعثور على العقود المناسبة. من المحتمل ألا تكون هناك حاجة مرة أخرى للتنقل بين المستندات بحثًا عن بند معين. حتى الحاجة إلى الاتفاقيات الموقعة بسرعة أو الإضافات يمكن تحقيقها عبر نظام إدارة العقود عبر الإنترنت. ستوفر هذه المركزية والأتمتة بلا شك ساعات ثمينة لا حصر لها ، حيث يمكن حفظ كل شيء والعثور عليه والوصول إليه بسهولة. الوقت لا يقدر بثمن بالنسبة للجميع ولكنه نادرًا ما يكون نادرًا بالنسبة للشركات الصغيرة عندما يرتدي عدد قليل من الأفراد الكثير من القبعات!

تعمل العقود على تمكين فرقك من التعاون

مع نمو شركتك ، تزداد الحاجة إلى التعاون بين مختلف أجزاء المنظمة. قد يصبح من الضروري حتى التعاون مع الشركات الخارجية في مرحلة ما.

يشجع برنامج إدارة العقود التعاون من خلال تشجيع هذه الأشياء:

• إنشاء عمليات قوية للموافقة على المحتوى
• باستخدام نظام إدارة التعليقات
• يوفر نظام إدارة العقود (CMS) الخاص بنا طريقة سهلة للعملاء لتصفح العقود ومعرفة العقود التي يحتاجون إلى توقيعها.

مخاطر العمل والعقوبات المالية لعدم الامتثال مرتفعة للغاية بحيث لا يمكن تجاهلها

قد يؤدي عدم إدراك الفوائد المالية لعقودك إلى الإضرار بتدفقات الإيرادات المحتملة ، بينما قد يؤدي عدم الالتزام بشروطها إلى فقدان القدرة على المساومة والإضرار بصورة شركتك.

يمكن أن تؤدي ممارسات الحوكمة التعاقدية السيئة إلى خسائر كبيرة في حالة التخلف عن السداد.

إرسال العقود على نطاق واسع مع التوقيعات الإلكترونية .

التوقيع هو أهم شيء في أي اتفاق. اتفاقية بدون توقيع غير صالحة. تجعل التوقيعات الإلكترونية توقيع المستندات أمرًا سهلاً وبسيطًا وسريعًا.

باستخدام التوقيعات الإلكترونية ، يمكنك الحصول على العقود أو الاتفاقيات الخاصة بك بسرعة وسهولة.

يمكنك توقيع اتفاقياتك أثناء التنقل من أي جهاز ، مما يساعدك على البقاء على اطلاع دائم إذا كنت تدير العديد من المعاملات. إنه ملائم لعميلك لأنه يمكنه التوقيع على الفور ، لذلك يتم إغلاق المعاملات بشكل أسرع.

قم بتحسين الامتثال للعقود ، وسيعمل عملك بشكل أكثر سلاسة

لا تقرأ معظم الشركات عقودها حتى يحدث خطأ ما. ثم ، عند ظهور مشكلة ، يبدأ الجميع في توجيه أصابع الاتهام والتهديد باتخاذ إجراء قانوني.

من خلال الإدارة السليمة للعقود ، يمكنك بسهولة تحديد أي مواقف محتملة خارج الحدود قبل أن تصبح مشاكل خطيرة. يمكنك أتمتة المهام بنفسك ، لذلك لا داعي للقلق بشأنها.

أدوات مفيدة لزيادة الإنتاجية

فائدة أخرى لبرنامج إدارة العقود هي الحصول على المساعدة من الأداة نفسها. ستجد أن التطبيق يحتوي على ميزات تسمح لك بمراقبة وإدارة أنشطة عملك. ستتمكن أيضًا من إنشاء عقود ذات جودة عالية في مدة لا تزيد عن نصف الجهد المطلوب عادةً. وإذا كنت تعمل لحسابك الخاص ، فإن الأمر نفسه ينطبق على موظفيك. هم أيضًا سيستمتعون بفوائد وجود أداة إنشاء عقود سهلة الاستخدام.

مفاوضات الأعمال

التفاوض جزء أساسي من أي صفقة تجارية. يمكنك الحصول على أقصى استفادة من مهاراتك في التفاوض من خلال إعداد نفسك بشكل صحيح قبل الذهاب إلى الاجتماع. للقيام بذلك ، يجب أن تستفيد من الأدوات المتاحة ، مثل تلك التي يوفرها نظام إدارة العقود. باستخدام هذه الأداة ، ستتمكن من جمع وتحليل البيانات حول العقود المختلفة والاتفاقيات القانونية الأخرى. بمجرد أن تجمع معلومات كافية ، ستكون مستعدًا للتفاوض بثقة. علاوة على ذلك ، سيسمح لك النظام بتوفير الوقت والجهد لأنك لن تضطر إلى إنفاقه في البحث في أكوام من المستندات.

أنجز المزيد بموارد محدودة .

في عالم اليوم ، من المتوقع أن ينجز الأفراد الكثير بمصادر محدودة. أولئك الذين بدأوا للتو يستفيدون بشكل كبير من هذه الفكرة. على الرغم من أنه يعمل في معظم الأوقات ، فقد لا يكون مناسبًا في كل حالة. يجب على المرء أن يأخذ في الاعتبار مقدار الجهد الذي يبذله وجودة المخرجات. يجب أن يضمن نظام الإدارة الجيد أنهم فعالون في مهامهم ويزيل المهام غير الضرورية. يجب أن يسمح لهم أيضًا بتبسيط الإجراء من خلال التخلص من العديد من الإجراءات.

على سبيل المثال ، إذا لم يحدد أي بند تعاقدى من يجب أن يوافق على معاملة معينة ، فيمكن عندئذٍ تعيين المهمة تلقائيًا إلى أحد الموافقين. لنفترض أن هناك بندًا تعاقديًا محددًا ينص على أن بعض المعاملات يجب أن يوافق عليها طرف واحد. في هذه الحالة ، يمكن تعيين المهمة تلقائيًا لهذا الطرف.

ما هي مراحل عملية إدارة العقود؟

هناك عدة خطوات رئيسية متضمنة في إدارة العقود. ومع ذلك ، يمكن تلخيصها في هذه المراحل الخمس المميزة: الإنشاء والتعاون والتوقيع والتتبع والتجديد.

يمكننا كذلك تحديد مكونات معينة للعملية. يمكننا تقسيم العملية إلى تسع مراحل متميزة ، كل منها يعالج أحد مجالات الاهتمام الخمسة الرئيسية. من خلال إدارة هذه المخاوف مقدمًا ، نجعل من السهل التعامل مع أزمة نهاية الربع الحتمية عندما يحين الوقت أخيرًا للتوقيع على صفقات جديدة. فيما يلي مراحل العملية:

خلق

• الطلبات الأولية: تبدأ عملية إدارة العقود بتحديد العقود والوثائق ذات الصلة لدعم أغراض العقد.
• عقود التأليف: اكتب مستندًا باستخدام أداة كتابة المستندات عبر الإنترنت. أتمتة العملية بحيث تصبح مبسطة.

تعاون

• تفاوض على العقد . بعد كتابة العقد ، يجب أن يعرف الموظفون الأقسام التي يجب مراجعتها حتى يتمكنوا من التفاوض بشأنها بسرعة.

التوقيع

• الموافقة على العقد: الحصول على موافقة من مديرك هو العقبة الأولى. يمكنك محاربة هذا بشكل استباقي عن طريق إنشاء سير عمل الموافقة المصمم خصيصًا ، والذي يتضمن الموافقات المتوازية والمتسلسلة بحيث تتحرك القرارات بسرعة.
• تنفيذ العقد: يتيح العقد للمستخدمين التحكم في عملية التوقيع وتقصيرها باستخدام التوقيعات الإلكترونية ودعم الفاكس.

تتبع

• إدارة الالتزام: يتطلب ذلك بذل الكثير من الجهد لإدارة المشاريع ، بحيث تفي بالمواعيد المحددة لها ولا تتدهور خلال المراحل الأولى من تطورها.
• تعد المراجعات والتعديلات ضرورية عند الحاجة إلى إجراء تغييرات على المستند الأصلي. في كثير من الأحيان ، تتطلب هذه التغييرات مزيدًا من الوقت والجهد لإكمالها.
• المراجعة وإعداد التقارير: تعد متطلبات تدقيق العقود وإعداد التقارير جزءًا مهمًا من إدارة العقد. يساعد في تحديد ما إذا كانت المنظمة تمتثل لشروط عقودها وأي مشاكل محتملة قد تحدث.

التجديد

يمكن أن تؤدي إدارة عمليات تجديد العقد يدويًا إلى فقدان عمليات التجديد وخسارة الإيرادات. تعني أتمتة عملية إدارة العقود أنه يمكن للمؤسسات أن تكتشف بسهولة وقت انتهاء صلاحية عقد العميل وأن تكون قادرة على التواصل معهم قبل انتهاء صلاحيته.

الوجبات الجاهزة الرئيسية

يمكن للشركات الصغيرة الاستفادة من حل CRM المستند إلى السحابة لتحسين عمليات الأعمال وزيادة الإنتاجية. يكلف نظام CRM المستند إلى السحابة أقل من الحلول المحلية التقليدية لأنه لا يتطلب فريق تكنولوجيا المعلومات والصيانة.

إذا كنت تقوم بترتيبات تعاقدية متكررة ، فقد يكون وجود شخص يديرها نيابة عنك فكرة جيدة.

يعد تتبع العقود أمرًا مهمًا ، ولكن قد يكون من الصعب إدارة كل شيء بنفسك.

لحسن الحظ ، تتوفر أدوات ومواقع لإرشادك خلال هذه العملية.

تعد إدارة دورة حياة العقد (CLM) ، ومدير العقود ، وبرامج إدارة العقود ثلاث طرق رئيسية تحافظ المؤسسات على اتفاقياتها التعاقدية للتوقيعات الإلكترونية بالترتيب.

بغض النظر عن حجم شركتك أو مكان عملك من خلال نظام إدارة العقود ، فإن eSignly لديها أدوات للجميع.

إدارة العقود مهمة بشكل متزايد للشركات الصغيرة والمتوسطة. يجب مراعاة الاعتبارات القانونية والتجارية عند صياغة شروط العقد.

باتباع ممارسات إدارة تعاقدية صارمة ، يمكن للشركات التحقق بسهولة من اتفاقياتها بحثًا عن الانتهاكات المحتملة. يمكن أن يواكب اعتماد أفضل الممارسات هذه جميع الالتزامات الحالية لعملائهم أو شركائهم.

ما هي إدارة دورة حياة العقد؟

إدارة العقود أو إدارة دورة حياة العقد تتعامل مع العقود بين الموظفين والعملاء / العملاء والموردين.

نظرًا لأنه يشمل إنشاء المستندات الأساسية وتنظيمها ومشاركتها وتتبعها وتخزينها (من بين أمور أخرى) ، فسيكون غالبًا أحد أكثر الأجزاء صعوبة في إدارة الأعمال. يمكن أن تساعد برامج الأعمال الصغيرة الشركات على تبسيط هذه العمليات بحيث يمكن لموظفيها إنفاق أقل عليها وأكثر على الأمور المهمة.

تعني إدارة عقود العمل بشكل صحيح التحكم في التكاليف وتحقيق أقصى فائدة من عقودك وتقليل المخاطر. هذه ضرورية ومفيدة للشركات الصغيرة والكبيرة لأنها تحقق نمو الأعمال.

تعني ثقافة الشركة الجيدة أو حوكمة الشركة التي تتضمن برامج إدارة العقود وجود علاقة جيدة بين البائعين والعملاء والشركاء التجاريين. لذلك ، إذا كنت تريد أن تكون لديك علاقة جيدة مع هؤلاء الأشخاص ، فيجب أن تكون قادرًا على إدارة عقودهم بشكل جيد.

تحتاج إلى إنشاء قاعدة بيانات مركزية حيث تقوم بتخزين جميع العقود الخاصة بك والمعلومات ذات الصلة. بعد ذلك ، قم بإنشاء خدمة تذكير آلية بحيث يمكنك الاستمرار في تذكير عملائك بالمواعيد النهائية والإجراءات المهمة.

قد تتضمن أنواع العقود التي يجب إدارتها أيًا مما يلي.

• عقود البيع
• اتفاقيات المصادر
• أوامر الشراء واتفاقيات الشراء
• عقود توظيف
• عقود الاستعانة بمصادر خارجية
• اتفاقيات حقوق التسجيل
• اتفاقيات الاكتتاب
• عقود التأجير
• اتفاقيات الاستشارات
• اتفاقيات التوزيع
• اتفاقيات الملكية الفكرية (IPAs)
• خيارات الأسهم
• ترخيص البرمجيات

تسمح العقود للمؤسسات بتدوين علاقات العمل والعمليات الخاصة بها في تنسيق قابل للتنفيذ قانونًا يمكنهم استخدامه للحصول على موارد تشغيلية.

قد تبدو العمليات التجارية على مستوى عالٍ متشابهة من شركة إلى أخرى. ومع ذلك ، تحتاج كل شركة إلى مواردها الفريدة لإدارة أعمالها بفعالية.

لكل عمل احتياجات ومتطلبات فريدة لمتطلبات عملية العقد.

مما يجعل الأمور أكثر تعقيدًا ، تتطلب كل جهة اتصال إجراءً من جهة الإصدار في كل مرحلة من مراحل دورة حياتها حتى تظل صالحة.

حتى إذا لم تستطع شركة فردية تحمل تكاليف توظيف شخص بدوام كامل للإشراف على جميع احتياجات إدارة العقود الخاصة بها ، فمن السهل أن تغمرها العدد الهائل من العقود التي تحتاج إلى إدارتها.

كيف تختلف الشركات الصغيرة عن إدارة العقود والمستندات؟

عندما يتعرف أصحاب الأعمال التجارية الصغيرة أو أصحاب الأعمال الحرة على فوائد برامج التعاقد ، فإنهم يعتقدون أنها مخصصة للشركات الأكبر فقط. على العموم هذا الشي غير صحيح. برامج التعاقد مفيدة للمؤسسات الصغيرة والكبيرة على حد سواء. يمكن أن تستفيد الشركات الصغيرة مثل المحامين الأفراد و CPA بشكل كبير من التعاقد على البرامج لأنها غالبًا ما تتعامل مع العقود التي تتطلب منهم الالتزام بشروط معينة. على سبيل المثال ، يجب على العديد من الأفراد الالتزام بقوانين الملكية الفكرية.

يتضمن العقد تفاصيل الصفقة ، ونوع العمل الذي سيقومون به ، والموعد النهائي ، ونوع المهمة المطروحة ، ونطاق الصفقة. مثل هذه الوثيقة الهامة تحتاج إلى أن تدار بكفاءة وفعالية. ساعدت التطورات التكنولوجية الشركات على القيام بذلك من خلال الإدارة الفعالة للصفقات.

أساسيات إدارة العقود

عادة ما تحدد العقود المبرمة بين طرفين الأنشطة التي سيضطلع بها كل طرف والشروط التي بموجبها سوف يفيون بالجزء الخاص بهم من الصفقة.

يمكن أن تكلف اتفاقية مكتوبة بشكل سيء المنظمة ملايين الدولارات. يمكن أن يساعد الفريق القانوني الفعال في تجنب الأخطاء المكلفة. كتابة وثيقة واضحة وموجزة أمر ضروري للتعاقد السليم. يمكن أن يؤدي وجود فريق قانوني مشارك أثناء المفاوضات إلى توفير المال والصداع.

تنطبق إدارة العقود أيضًا على إدارة عملية التعاقد المختلفة مع المستقلين أو الموظفين الذين يحتاجون إلى المساعدة. تحتاج متطلبات العقد هذه في بعض الأحيان إلى دعم إضافي وتعديلات تفيد الطرفين.

بشكل عام ، تتضمن العقود بضع مراحل رئيسية. إنها المراحل الأولى أو مرحلة ما قبل الجوائز. هذا هو كل العمل الذي يتم قبل منح العقد لشخص ما ، سواء كنت شركة متوسطة الحجم أو موظفًا. المرحلة الوسطى هي عندما تتم الموافقة على العملية. وهذا يشمل جميع الأعمال الورقية لجعل الاتفاقية رسمية. أخيرًا ، هناك مراحل ما بعد الموافقة. هذا هو المكان الذي تدخل فيه الكثير من العقود والاتفاقيات.

هذه الخطوات الأساسية الثلاث هي نهج مبسط لفهم إدارة العقود. ومع ذلك ، فإن العملية أكثر تعقيدًا ويمكن رؤيتها بخطوات أكثر اعتمادًا على مدى التفاصيل التي تريدها.

عناصر إدارة العقود الناجحة

لضمان النجاح ، تحتاج الشركات إلى تنفيذ ممارسات إدارة العقود الفعالة. يتضمن ذلك وجود أشخاص يفهمون الجوانب القانونية للعقود واستخدام أدوات برمجية تساعدهم في إدارة عقودهم.

• - الفوائد - المتوقعة - العوائد المالية - قيد التنفيذ -.
• المورد مفيد ومستجيب لاحتياجات الشركة.
• لم تواجه الشركة أبدًا أي نزاعات أو مفاجآت تعاقدية.
• الخدمة التي تقدمها الشركة مرضية لكلا الطرفين.

علامات إدارة العقود الناجحة

تساعد برامج إدارة العقود الشركات في التخفيف من المشكلات اللوجستية وتقليل نفقاتها وتوفير الوقت عند إنشاء العقود.

تميل الشركات التي تدير عقودها بفعالية إلى رؤية هذه الفوائد:

• عادة ما تكون التقديرات أكثر دقة عندما يتم إجراؤها بواسطة مقاول مستقل بدلاً من موظف.
• إنها أسهل في الإعداد والتنفيذ من العقود.
• من السهل الامتثال للوائح الخاصة بالصناعة
• من السهل تتبع المواعيد النهائية والعقود عند تدوينها.
• تدفقات العمل للتعاقد موحدة.
• القوالب أسهل في الكتابة من الاتفاقيات المخصصة.
• يمكن إجراء التغييرات بسرعة وسهولة من خلال مراجعات العقد والتغييرات.
• مكاسب التدفق النقدي رؤية محسنة
• من السهل اكتشاف النفقات المارقة أكثر من المصاريف المشروعة.
• يمكن أن يساعدك تحليل العقد في فهم ما إذا كان قد تم الوفاء بالاتفاقية أم لا.

ومع ذلك ، كما اكتشفت بالفعل ، فإن الإدارة الجيدة للعقود هي أكثر من مجرد كتابة العقود ، واستلام المخرجات ، ووضع الأوراق في نظام حفظ الملفات.

لنفترض أنه ليس لديك بالفعل نظام جيد لتتبع سجلات الأعمال المهمة. في هذه الحالة ، يمكن أن تكون eSignly أداة ممتازة لمساعدتك على تنظيمها وحمايتها من الضياع.

نحن فخورون بأن نقول أن نظام إدارة المستندات لدينا آمن ومتوافق مع HIPAA. ولأننا نخزن كل شيء لك ، فلا داعي للقلق بشأن فقدان أي شيء.

يجب التفاوض على العقد على مدى فترة زمنية ممتدة ، عادة على مدى بضعة أشهر أو سنوات ، مع عدم وجود أي إجراء مطلوب بين تلك المراحل المتقطعة.

قد يؤدي هذا السكون المطول إلى فقدان الخطوات في عملية التفاوض على العقد.

هذا هو السبب في أن تنفيذ عملية موثوقة لإدارة دورة حياة العملاء (CLM) وأدوات إدارة علاقات العملاء القوية يمكن أن تكون مفيدة.

لماذا تعتبر إدارة العقود مهمة للشركات الصغيرة؟

نظرًا لأن إدارة العقود مهمة جدًا للشركات متوسطة الحجم ولأنها غالبًا ما تتم إدارتها بشكل خاطئ ، فمن المنطقي التركيز على كيفية التعامل معها بشكل جيد.

من خلال نظام إدارة العقود الجيد ، يمكنك تغيير طريقة عمل عملك ، مما يعني أنه يمكنك الحصول على المزيد من الصفقات وقضاء وقت أقل في إدارتها. فيما يلي بعض الأسباب:

يتيح التعاقد للفرق التعاون بشكل فعال.

مع نمو شركتك ، تزداد احتياجاتها أيضًا. ستحتاج دائمًا إلى التعاون عبر الأقسام المختلفة ، حتى إذا أصبح أحد الأقسام أكبر من الآخر.

يشجع برنامج إدارة العقود هذا النوع من العمل التعاوني من خلال توفير العديد من الميزات الرئيسية. فمثلا:

• إنشاء عمليات موافقة قوية
• تنفيذ أداة التعليق
• يوفر eSignly طريقة سهلة للمقاولين لعرض العقود التي وقعوا عليها.

اكتساب رؤى قيمة

غالبًا ما يتجاهل أصحاب الأعمال متوسطة الحجم المعلومات التعاقدية ويفشلون في إدراك قيمتها المحتملة.

• - العقود التي تسبب أكبر قدر من الاحتكاك هي
• إدارة أنواع مختلفة من العقود
• تاريخ الانتهاء وتاريخ التجديد
• التكلفة / المعاملة

على الرغم من أنهم قد يدركون فوائد جمع هذه البيانات ، إلا أن إدارة مستندات العقد في Excel يمكن أن تكون مهمة تستغرق وقتًا طويلاً ، وليس لديهم الوقت الكافي للتعامل معها. منذ متى وأنت تبحث في مستندات العقد عن المشكلات المحتملة والمصطلحات الأساسية؟

من المنطقي تتبع العقود ، ولكن إذا كنت لا تعرف من أين تبدأ ، فاتصل بنا. نحن هنا للمساعدة!

توفر العقود الأساس لعملك

تحكم العقود والاتفاقيات ما يصل إلى 80٪ من العمليات اليومية لشركتك. يضمنون لك أنت وفريقك عدم نسيان ما تم الاتفاق عليه ومن وقع عليه.

افترض أنك أو موظفيك لا يفهمون شروط العقود الخاصة بك. كيف يمكنك التأكد من أنك تلتزم بمزاياها والتزاماتها؟ قد يؤدي عدم الفهم إلى تفويت المواعيد النهائية المهمة ، وسوء فهم بعضكما البعض ، وتكبدك نفقات غير ضرورية. يمكن أن تؤدي هذه الأشياء أيضًا إلى الإضرار بقيمة عقودك.

حماية البيانات دون عناء

يمكن للشركات الصغيرة تأمين المعلومات الحساسة بسهولة باستخدام برنامج إدارة عقود الحوسبة السحابية الفعالة. من خلال تنفيذ أداة قوية لإدارة عقود الحوسبة السحابية ، يمكن للشركات الصغيرة حماية نفسها بشكل فعال من المتسللين الذين يحاولون سرقة معلومات الملكية. بالإضافة إلى ضمان حماية المعلومات الحساسة ، تتيح أداة إدارة عقود الحوسبة السحابية الجيدة للمستخدمين إدارة العقود بكفاءة. على سبيل المثال ، إذا احتاج المستخدم إلى تغيير اسم أو عنوان جهة اتصال ، فيمكنه القيام بذلك دون قضاء الوقت في إعادة إدخال التفاصيل يدويًا.

أكثر قابلية للتحجيم

ربما تدير عملك بحجم صغير الآن ، ولكن إذا كنت تخطط للنمو ، فمن الأفضل أن تبدأ في الاستعداد لذلك.

أثناء التوسع ، قد تحتاج الشركات الصغيرة إلى مجموعة واسعة من أدوات إدارة العقود ، والتي تشمل:

• معالجة وإنشاء أسرع: تسمح معظم أنظمة إدارة العقود للشركات بإنشاء عقودها المخصصة. يمكن بعد ذلك استخدام هذه العقود المخصصة عبر أقسام متعددة داخل المؤسسة.
• إمكانية البحث : عند تخزين الاتفاقيات الرقمية وصيانتها عبر الإنترنت ، يمكنك البحث عنها بسهولة ومراجعة شروطها واتباع مسار تفصيلي. يمكن أن توفر أداة تتبع الاتفاقيات الشائعة هذه التفاصيل التي تحتاجها لآلاف الاتفاقيات عند الطلب.

سيمكن نظام إدارة العقود الجيد عملك من زيادة عدد العقود التي تنشئها دون تعيين موظفين إضافيين أو إنفاق الكثير من المال.

التنظيم الدقيق

بمجرد تحميل جميع عقود العمل في موقع مركزي واحد ، يصبح من الأسهل بكثير فرزها والعثور على العقود المناسبة. من المحتمل ألا تكون هناك حاجة مرة أخرى للتنقل بين المستندات بحثًا عن بند معين. حتى الحاجة إلى الاتفاقيات الموقعة بسرعة أو الإضافات يمكن تحقيقها عبر نظام إدارة العقود عبر الإنترنت. ستوفر هذه المركزية والأتمتة بلا شك ساعات ثمينة لا حصر لها ، حيث يمكن حفظ كل شيء والعثور عليه والوصول إليه بسهولة. الوقت لا يقدر بثمن بالنسبة للجميع ولكنه نادرًا ما يكون نادرًا بالنسبة للشركات الصغيرة عندما يرتدي عدد قليل من الأفراد الكثير من القبعات!

تعمل العقود على تمكين فرقك من التعاون

مع نمو شركتك ، تزداد الحاجة إلى التعاون بين مختلف أجزاء المنظمة. قد يصبح من الضروري حتى التعاون مع الشركات الخارجية في مرحلة ما.

يشجع برنامج إدارة العقود التعاون من خلال تشجيع هذه الأشياء:

• إنشاء عمليات قوية للموافقة على المحتوى
• باستخدام نظام إدارة التعليقات
• يوفر نظام إدارة العقود (CMS) الخاص بنا طريقة سهلة للعملاء لتصفح العقود ومعرفة العقود التي يحتاجون إلى توقيعها.

مخاطر العمل والعقوبات المالية لعدم الامتثال مرتفعة للغاية بحيث لا يمكن تجاهلها

قد يؤدي عدم إدراك الفوائد المالية لعقودك إلى الإضرار بتدفقات الإيرادات المحتملة ، بينما قد يؤدي عدم الالتزام بشروطها إلى فقدان القدرة على المساومة والإضرار بصورة شركتك.

يمكن أن تؤدي ممارسات الحوكمة التعاقدية السيئة إلى خسائر كبيرة في حالة التخلف عن السداد.

إرسال العقود على نطاق واسع مع التوقيعات الإلكترونية .

التوقيع هو أهم شيء في أي اتفاق. اتفاقية بدون توقيع غير صالحة. تجعل التوقيعات الإلكترونية توقيع المستندات أمرًا سهلاً وبسيطًا وسريعًا.

باستخدام التوقيعات الإلكترونية ، يمكنك الحصول على العقود أو الاتفاقيات الخاصة بك بسرعة وسهولة.

يمكنك توقيع اتفاقياتك أثناء التنقل من أي جهاز ، مما يساعدك على البقاء على اطلاع دائم إذا كنت تدير العديد من المعاملات. إنه ملائم لعميلك لأنه يمكنه التوقيع على الفور ، لذلك يتم إغلاق المعاملات بشكل أسرع.

قم بتحسين الامتثال للعقود ، وسيعمل عملك بشكل أكثر سلاسة

لا تقرأ معظم الشركات عقودها حتى يحدث خطأ ما. ثم ، عند ظهور مشكلة ، يبدأ الجميع في توجيه أصابع الاتهام والتهديد باتخاذ إجراء قانوني.

من خلال الإدارة السليمة للعقود ، يمكنك بسهولة تحديد أي مواقف محتملة خارج الحدود قبل أن تصبح مشاكل خطيرة. يمكنك أتمتة المهام بنفسك ، لذلك لا داعي للقلق بشأنها.

أدوات مفيدة لزيادة الإنتاجية

فائدة أخرى لبرنامج إدارة العقود هي الحصول على المساعدة من الأداة نفسها. ستجد أن التطبيق يحتوي على ميزات تسمح لك بمراقبة وإدارة أنشطة عملك. ستتمكن أيضًا من إنشاء عقود ذات جودة عالية في مدة لا تزيد عن نصف الجهد المطلوب عادةً. وإذا كنت تعمل لحسابك الخاص ، فإن الأمر نفسه ينطبق على موظفيك. هم أيضًا سيستمتعون بفوائد وجود أداة إنشاء عقود سهلة الاستخدام.

مفاوضات الأعمال

التفاوض جزء أساسي من أي صفقة تجارية. يمكنك الحصول على أقصى استفادة من مهاراتك في التفاوض من خلال إعداد نفسك بشكل صحيح قبل الذهاب إلى الاجتماع. للقيام بذلك ، يجب أن تستفيد من الأدوات المتاحة ، مثل تلك التي يوفرها نظام إدارة العقود. باستخدام هذه الأداة ، ستتمكن من جمع وتحليل البيانات حول العقود المختلفة والاتفاقيات القانونية الأخرى. بمجرد أن تجمع معلومات كافية ، ستكون مستعدًا للتفاوض بثقة. علاوة على ذلك ، سيسمح لك النظام بتوفير الوقت والجهد لأنك لن تضطر إلى إنفاقه في البحث في أكوام من المستندات.

أنجز المزيد بموارد محدودة .

في عالم اليوم ، من المتوقع أن ينجز الأفراد الكثير بمصادر محدودة. أولئك الذين بدأوا للتو يستفيدون بشكل كبير من هذه الفكرة. على الرغم من أنه يعمل في معظم الأوقات ، فقد لا يكون مناسبًا في كل حالة. يجب على المرء أن يأخذ في الاعتبار مقدار الجهد الذي يبذله وجودة المخرجات. يجب أن يضمن نظام الإدارة الجيد أنهم فعالون في مهامهم ويزيل المهام غير الضرورية. يجب أن يسمح لهم أيضًا بتبسيط الإجراء من خلال التخلص من العديد من الإجراءات.

على سبيل المثال ، إذا لم يحدد أي بند تعاقدى من يجب أن يوافق على معاملة معينة ، فيمكن عندئذٍ تعيين المهمة تلقائيًا إلى أحد الموافقين. لنفترض أن هناك بندًا تعاقديًا محددًا ينص على أن بعض المعاملات يجب أن يوافق عليها طرف واحد. في هذه الحالة ، يمكن تعيين المهمة تلقائيًا لهذا الطرف.

ما هي مراحل عملية إدارة العقود؟

هناك عدة خطوات رئيسية متضمنة في إدارة العقود. ومع ذلك ، يمكن تلخيصها في هذه المراحل الخمس المميزة: الإنشاء والتعاون والتوقيع والتتبع والتجديد.

يمكننا كذلك تحديد مكونات معينة للعملية. يمكننا تقسيم العملية إلى تسع مراحل متميزة ، كل منها يعالج أحد مجالات الاهتمام الخمسة الرئيسية. من خلال إدارة هذه المخاوف مقدمًا ، نجعل من السهل التعامل مع أزمة نهاية الربع الحتمية عندما يحين الوقت أخيرًا للتوقيع على صفقات جديدة. فيما يلي مراحل العملية:

خلق

• الطلبات الأولية: تبدأ عملية إدارة العقود بتحديد العقود والوثائق ذات الصلة لدعم أغراض العقد.
• عقود التأليف: اكتب مستندًا باستخدام أداة كتابة المستندات عبر الإنترنت. أتمتة العملية بحيث تصبح مبسطة.

تعاون

• تفاوض على العقد . بعد كتابة العقد ، يجب أن يعرف الموظفون الأقسام التي يجب مراجعتها حتى يتمكنوا من التفاوض بشأنها بسرعة.

التوقيع

• الموافقة على العقد: الحصول على موافقة من مديرك هو العقبة الأولى. يمكنك محاربة هذا بشكل استباقي عن طريق إنشاء سير عمل الموافقة المصمم خصيصًا ، والذي يتضمن الموافقات المتوازية والمتسلسلة بحيث تتحرك القرارات بسرعة.
• تنفيذ العقد: يتيح العقد للمستخدمين التحكم في عملية التوقيع وتقصيرها باستخدام التوقيعات الإلكترونية ودعم الفاكس.

تتبع

• إدارة الالتزام: يتطلب ذلك بذل الكثير من الجهد لإدارة المشاريع ، بحيث تفي بالمواعيد المحددة لها ولا تتدهور خلال المراحل الأولى من تطورها.
• تعد المراجعات والتعديلات ضرورية عند الحاجة إلى إجراء تغييرات على المستند الأصلي. في كثير من الأحيان ، تتطلب هذه التغييرات مزيدًا من الوقت والجهد لإكمالها.
• المراجعة وإعداد التقارير: تعد متطلبات تدقيق العقود وإعداد التقارير جزءًا مهمًا من إدارة العقد. يساعد في تحديد ما إذا كانت المنظمة تمتثل لشروط عقودها وأي مشاكل محتملة قد تحدث.

التجديد

يمكن أن تؤدي إدارة عمليات تجديد العقد يدويًا إلى فقدان عمليات التجديد وخسارة الإيرادات. تعني أتمتة عملية إدارة العقود أنه يمكن للمؤسسات أن تكتشف بسهولة وقت انتهاء صلاحية عقد العميل وأن تكون قادرة على التواصل معهم قبل انتهاء صلاحيته.

الوجبات الجاهزة الرئيسية

يمكن للشركات الصغيرة الاستفادة من حل CRM المستند إلى السحابة لتحسين عمليات الأعمال وزيادة الإنتاجية. يكلف نظام CRM المستند إلى السحابة أقل من الحلول المحلية التقليدية لأنه لا يتطلب فريق تكنولوجيا المعلومات والصيانة.

إذا كنت تقوم بترتيبات تعاقدية متكررة ، فقد يكون وجود شخص يديرها نيابة عنك فكرة جيدة.

يعد تتبع العقود أمرًا مهمًا ، ولكن قد يكون من الصعب إدارة كل شيء بنفسك.

لحسن الحظ ، تتوفر أدوات ومواقع لإرشادك خلال هذه العملية.

تعد إدارة دورة حياة العقد (CLM) ، ومدير العقود ، وبرامج إدارة العقود ثلاث طرق رئيسية تحافظ المؤسسات على اتفاقياتها التعاقدية للتوقيعات الإلكترونية بالترتيب.

بغض النظر عن حجم شركتك أو مكان عملك من خلال نظام إدارة العقود ، فإن eSignly لديها أدوات للجميع.