Egal in welcher Branche Sie tätig sind, Papierkram ist ein wesentlicher Bestandteil jedes Unternehmens. Alles besprochen, ausprobiert und nichts dokumentiert. Wenn ein Unternehmen wächst, wächst auch der Papierkram. Es ist notwendig, einige Papierkram loszuwerden, um neue Dokumente einzureichen. Obwohl dies entmutigend erscheinen mag, bietet die Technologie mehr Lösungen für alltägliche Geschäftsprobleme.
Die meisten Branchen verwenden jetzt ein papierloses Büro, um die Notwendigkeit zu reduzieren, Papiere an physischen Orten aufzubewahren. Wenn Sie papierlos arbeiten, können Sie nicht nur Geld für die Anmietung von Räumen sparen, sondern es bietet Ihnen auch mehr Vorteile, als Sie sich vorstellen können.
Nicht nur Unternehmen, sondern auch Mitarbeiter und Kunden können von einem papierlosen Geschäftsmodell profitieren. Sie müssen nicht komplett papierlos sein. Es ist möglich, Teile Ihrer Dokumente in digitale Dateien umzuwandeln, während andere intakt bleiben. Beispielsweise können Sie Quittungen usw. bereitstellen.
Was passiert, wenn wir papierlos werden?
Nachhaltige Zukunft
Papierprodukte sind die häufigste Abfallart, die auf Deponien gefunden wird. Unsachgemäß entsorgtes Papier kann Treibhausgase verursachen. Auch durch die Produktion des neuen Papiers kann es zu einer Entwaldung kommen, die letztlich zur Erderwärmung führt. Recycling ist eine Option, aber es reicht nicht aus, um das Problem anzugehen.
Unternehmen können helfen, das Umweltproblem anzugehen, indem sie papierlos arbeiten. Unternehmen, die auf Technologie setzen und traditionelle Methoden aufgeben, können sich leicht in die Zukunft bewegen.
Die jüngere Generation ist eher geneigt, Unternehmen zu unterstützen, die die gleichen Werte wie sie teilen. Papierlos zu werden ist eine großartige Möglichkeit, Kunden zu gewinnen und Ihnen dabei zu helfen, qualifizierte Bewerber für Jobs zu finden, die nachhaltige Praktiken unterstützen.
Höhere Sicherheit
Datensicherheit ist ein wichtiger Bestandteil der Unternehmensführung. Dies soll nicht nur verhindern, dass ihr Geschäft verloren geht, sondern auch, um die Glaubwürdigkeit und das Vertrauen bei ihren Kunden zu wahren.
Unternehmen mit physischen Dokumenten sollten ihre Büros abschließen und für zusätzliche Sicherheit sorgen, um sie zu schützen. Dies ist eine teurere Option als eine digitale. Es wird auch schwieriger, verlorene Dateien nachzuverfolgen.
Sie können von überall und jederzeit auf Ihre Dateien zugreifen, indem Sie sie in die Cloud verschieben. Der Cloud-Server bietet auch Sicherheit auf Bankebene, die verhindert, dass Dateien gehackt werden. Sicherheitswartung ist nichts, worüber Sie sich Sorgen machen müssen.
Auch im Falle einer Naturkatastrophe sind digitale Dokumente sicher, da sie jederzeit online abrufbar sind.
Spart Zeit
Unternehmen können eine Kultur der Produktivität schaffen, um Aufgaben in kurzer Zeit zu erledigen und großartige Ergebnisse zu erzielen. Es kann sich nachteilig auf die Produktivität Ihrer Mitarbeiter auswirken, wenn Sie es sich zur Gewohnheit machen, Dokumente zu suchen, zu archivieren, zu organisieren und danach zu suchen.
Ein papierloses Büro gibt Mitarbeitern mehr Zeit, um Einnahmen zu erzielen, Ideen auszutauschen oder sich sogar zu entspannen. Digitale Dokumente lassen sich leichter finden und ablegen. Digitale Dokumente sind einfacher zu finden und zu archivieren. Ihre Mitarbeiter müssen nicht ins Büro gehen, um nach dem gesuchten Dokument zu suchen. Die Zusammenarbeit an einem Dokument ist einfacher, da jeder die Datei sehen kann und niemand warten muss, bis sie fertig ist.
Verbessert die Kunden-/Kundenbeziehung
Es vermittelt Ihren Kunden nicht nur den Eindruck, dass Ihnen die Umwelt am Herzen liegt, sondern trägt auch dazu bei, den zu erledigenden Papierkram zu reduzieren.
Kunden lieben das einfache Ausfüllen von Formularen von zu Hause aus. Sie können nur ein Formular unterschreiben, wodurch sie Zeit sparen und den Vorgang nicht wiederholen müssen.
Zufriedene Kunden sorgen höchstwahrscheinlich dafür, dass Ihr Geschäft reibungslos läuft.
Akzeptieren Sie eine schnellere Zahlung
Sie müssen eine Rechnung vorlegen, wenn Ihr Unternehmen Kreditkartenzahlungen akzeptiert. Sie können stattdessen digitale Rechnungen versenden, wenn Sie auf einen papierlosen Arbeitsplatz umstellen. Das ist günstiger und bequemer für Sie und Ihre Kunden. Dies bedeutet auch, dass Kunden ihre Rechnungen sofort nach Erhalt bezahlen müssen.
E-Mail-Rechnungen können versendet werden, oder es kann Software verwendet werden, um Rechnungen zu erstellen, zu verfolgen und zu versenden. Es erleichtert Ihnen die Arbeit, da Sie bequem von zu Hause aus Zahlungen online empfangen und Geld auf Ihre Bank überweisen können.
Beachten Sie jedoch, dass nicht alle Kunden elektronische Rechnungen bevorzugen. Seien Sie daher flexibel, um ihre Bedürfnisse zu erfüllen.
Niedrigere Kosten
Die Digitalisierung physischer Dokumente ist mehr als nur Papiereinsparung. Sie können Geld für Tintenpatronen und Aktenschränke sparen.
Ihr Geschäft wird wachsen und Sie werden mehr Speicherplatz benötigen. Dies kann zu zusätzlichen Kosten führen. Sie müssen kein zusätzliches Geld für Lagerung oder Materialien ausgeben, wenn Sie papierlos arbeiten.
Sie müssen sich keine Gedanken darüber machen, Kunden oder Klienten zu erreichen. Sie können einfach ein Online-Formular ausfüllen und Sie können es mit ihnen teilen. Das Formular kann vom Kunden ausgefüllt werden und er wird sich jederzeit bei ihm melden. Außerdem sparen Sie Geld bei den Versandkosten.
Macht Sie professioneller
Kunden erwarten das Beste von Unternehmen, die sie unterstützen. Kunden werden es nicht mögen, warten zu müssen, bis sie auf ihre Dateien zugreifen oder mehrere Formulare ausfüllen müssen.
Dieses Gefühl der Professionalität entsteht, wenn Sie Ihr Unternehmen auf eine digitale Strategie umstellen. Dadurch entsteht der Eindruck, dass Sie ein großartiger Dienstleister für Ihre Kunden sind.
Sicherungen
Manchmal können Papierdokumente versehentlich weggeworfen werden. Wenn Sie dies tun, gibt es keine Sicherungskopie. Digitale Dokumente sind anders, da Sie immer auf eine Sicherungskopie zugreifen können, unabhängig davon, ob Sie Ihre Datei löschen oder ein Problem mit Ihrem Computer vorliegt.
Sie können problemlos mehrere Kopien digitaler Dokumente erstellen, ohne bei Null anfangen zu müssen. Sie können Dokumente entweder kopieren und einfügen oder mit der Cloud synchronisieren.
Sicherungskopien bieten nicht nur eine zusätzliche Kopie, wenn Sie sie versehentlich löschen, sondern sie sind auch im Falle von Ransomware-Angriffen nützlich.
Schnellere Informationsübertragung
Zusammenarbeit ist nur möglich, wenn Mitarbeiter Informationen austauschen. Es wird schwierig sein, Ideen, Informationen oder Notizen auszutauschen, wenn sie sich nicht am selben Ort befinden.
Digitale Verwaltungssoftware erleichtert Mitarbeitern die Zusammenarbeit und den Informationsaustausch. Alle können gemeinsam an einem Dokument arbeiten, anstatt zu warten.
Das papierlose Büro hat viele Vorteile, die die Produktivität der Mitarbeiter steigern und zum Wachstum des Unternehmens beitragen können. Dies rationalisiert den Prozess ohne zusätzlichen Platzbedarf oder Materialeinsatz. Sie müssen nicht 100 % papierlos sein. Ihr Unternehmen muss sich an die Bedürfnisse Ihrer Kunden anpassen und die besten Produkte anbieten.
Software für Ihr papierloses Büro
Nachdem Sie sich dazu entschieden haben, müssen Sie ein Programm finden, das Ihnen beim Übergang zu digitalen Dokumenten helfen kann. Dies sind die besten Softwareprogramme für die Dokumentenverwaltung.
Adobe Acrobat Pro
Adobe erfordert keine Einführung. Acrobat ist ein langjähriger Spezialist für digitale Dokumentation. Die Acrobat Pro-Reihe von Adobe umfasst Acrobat Pro. Acrobat Standard ist ebenfalls verfügbar.
Während die Pro-Version der von Pro DC ähnlich sieht, sind die Zahlungspläne ganz anders. Adobe Acrobat Pro ist teurer als Pro DC. Pro DC ist ein Abonnementprogramm. Beide unterstützen ausfüllbare Formulare und die Bearbeitung von Dokumenten. Sie können auch gescannte Dokumente in bearbeitbare Formate konvertieren.
Evernote
Evernote ist das beste Tool für alle, die den Überblick über Notizen behalten müssen oder eine brillante Idee haben. Mit Evernote können Sie Notizen mit mehreren Konten synchronisieren, Bilder speichern und Quittungen scannen, beliebig viele organisieren und mit Ihrem Google-Kalender verknüpfen. Sie können Notizen auch in PDF-Dateien exportieren.
Kofax Energie PDF
PowerPDF hat eine ähnliche Funktionalität wie Adobe Acrobat. Beide haben viele der gleichen Funktionen, einschließlich der Bearbeitung von Dateien in jedem Format und deren Signierung, der Konvertierung gescannter Dokumente in bearbeitbare Formulare sowie der Möglichkeit, gescannte Dokumente in bearbeitbare Formulare umzuwandeln. Power PDF ist nicht als Abonnement erhältlich und daher günstiger als Acrobat.
PDF Transformer Pro
Mit PDF Transformer Pro können Sie gescannte Dokumente von Windows-Computern bearbeiten und konvertieren. Mit dem PDF Converter Pro können Sie gescannte Dokumente importieren und bearbeiten. Es bietet auch viele Optionen zum Konvertieren oder Extrahieren bestimmter Teile aus einer PDF-Datei. Obwohl es OCR bietet, fehlen dem Tool professionelle Fähigkeiten wie die Möglichkeit, Dokumente sofort in Cloud-Dienste hochzuladen. Es gibt auch keine Mac-Version.
PDFelement für Unternehmen
Es bietet unbegrenzte Möglichkeiten, einschließlich der Möglichkeit, PDFs wie Word zu erstellen, gescannte Dokumente zu konvertieren, Stapelverarbeitung durchzuführen, Dateien zusammenzuführen und viele andere Funktionen.
Sie können die gescannten Dateien bearbeiten und im Inhalt nach dem suchen, wonach Sie suchen. Mitglieder mit Zugriff können die PDF-Dateien gleichzeitig kommentieren und kommentieren. Flexible Dokumentensoftware kann in einer Vielzahl von Branchen eingesetzt werden, einschließlich Verlagswesen und Gesundheitswesen.
Esignly
Esignly ist eine vertrauenswürdige Software für elektronische Signaturen, die Ihren Dateiverwaltungsprozess trotz der vielen verfügbaren Dokumentenverwaltungssoftware automatisiert. Die Software erlaubt nur autorisierten Benutzern den Zugriff auf bestimmte Dokumente. Sie können ein Mitarbeiterebenensystem einrichten, jedem Dokument Tags hinzufügen und festlegen, wer das Recht hat, sie anzuzeigen oder herunterzuladen. Esignly lässt sich unabhängig von der Größe und Komplexität Ihres Unternehmens skalieren. Verwenden Sie die oben aufgeführten Funktionen, um auszuwählen, was am besten zu Ihrem Unternehmen passt. Esignly Dokumentenmanagement-Software ist jetzt verfügbar.
Fazit
Das papierlose Büro bietet eine neue Art der Geschäftsabwicklung. Dies ermöglicht es Unternehmen, Kosten zu senken, die Produktivität zu steigern und den Kunden Komfort zu bieten, was wiederum zu mehr Umsatz führt. Ihr Unternehmen kann auch Deponieabfälle reduzieren, die eines der häufigsten Treibhausgase sind.
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