Vorteile der Verwendung von E-Signaturen während der Steuersaison USA

Das Thema Esignaturen für Steuerformulare ist relativ neu.

Dies liegt daran, dass der IRS Papierunterschriften auf allen Steuerformularen verlangt.

Bei einigen Steuerformularen haben sich die Regeln in den letzten Jahren jedoch geändert.

Der IRS ist immer auf der Suche nach Möglichkeiten, seinen Betrieb zu verbessern.

Der IRS bietet Steuerzahlern die Möglichkeit, bestimmte Formulare elektronisch oder digital zu unterzeichnen. Dies ist eine Möglichkeit, die Steuergemeinschaft zu entlasten. Es ermöglicht Steuerzahlern auch, Papierformulare bis zum 31. Dezember 2021 elektronisch einzureichen. Die Behörde versucht, die Option der elektronischen Signatur und die kritische Sicherheit und den Schutz vor Identitätsdiebstahl und betrügerischen Aktivitäten in Einklang zu bringen. Der IRS bietet einen Überblick über die Verwendung elektronischer Signaturen auf bestimmten Formularen, da er die Bedeutung dieser Signaturen für die Steuergemeinschaft anerkennt.

Es gibt einen effizienten Weg, um Ihre Steuerarbeit schnell und genau zu erledigen. Alles beginnt mit zwei branchenführenden Softwareprogrammen, die Ihnen dabei helfen, Ihr Unternehmen zu rationalisieren und effizient zu arbeiten.

Was ist eine elektronische Signatur?

Eine elektronische Signatur (auch als elektronische Signatur bezeichnet) ist eine Möglichkeit, Dokumente mit einer digitalen ID elektronisch zu signieren.

Dies gilt für Steuerformulare. Obwohl viele Steuerformulare jetzt elektronisch ausgefüllt werden können, schreiben die Regeln vor, dass sie schriftlich unterzeichnet werden müssen.

Der IRS erkennt an, dass das Ausfüllen, Drucken und Versenden von Steuerformularen eine Belastung sein kann, und arbeitet daran, sein System zu verbessern.

Das aktuelle Gesetz, das elektronische Signaturen für Steuerdokumente zulässt, gilt bis zum 31. Oktober 2023.

Eine Verlängerung ist ab Oktober 2023 möglich.

Eine elektronische Signatur hat den Hauptvorteil, Zeit zu sparen, wenn Steuererklärungen für Arbeitnehmer erstellt werden.

Sie können Ihr Dokument auch elektronisch signieren, um zu verhindern, dass es weiter bearbeitet wird. Dies schützt vor Dokumentenmanipulationen, nachdem der Steuerpflichtige das Formular eingereicht hat.

Sie können Geld sparen, indem Sie eine elektronische Signatur verwenden. Anstatt das Dokument auszudrucken, müssen Sie dies nicht tun. Das bedeutet, dass Sie nicht so viel Geld für Papier und Tinte ausgeben müssen. ).

Fügen Sie einem Formular eine elektronische Signatur hinzu .

Ein Softwareprogramm, mit dem Sie Ihren Steuerformularen eine elektronische Signatur hinzufügen können, ist erforderlich. Das IRS erkennt die eSignly-Esignatur offiziell an.

Der IRS akzeptiert zwei Arten elektronischer Signaturen für Steuerdokumente.

• Digitale Signaturen – Dies ist eine Möglichkeit, wenn Ihre Software Ihnen erlaubt, Dokumente digital zu signieren. Es ist sicherer als eine Bildsignatur.
• Abgebildete Unterschriften : Dies beinhaltet das handschriftliche Unterschreiben eines Formulars und das Scannen. Dann speichern Sie es als Bild.

Was ist eine digitale Signatur?

Trotz ihrer Ähnlichkeiten gibt es feine Unterschiede zwischen digitalen Signaturen und elektronischen Signaturen.

Beide werden verwendet, um Dokumente zu authentifizieren, aber sie tun unterschiedliche Dinge.

Digitale Signaturen sind die Technologie, die eine Signatur verschlüsselt. Dadurch wird sichergestellt, dass der Unterzeichner nicht über seine Identität lügt.

Der Unterschied besteht darin, dass Unterschriften anzeigen, dass ein Unterzeichner den Bedingungen eines bestimmten Dokuments zustimmt.

Akzeptiert der IRS elektronische Unterschriften ?

Der IRS hat kürzlich Änderungen an seinen Regeln bezüglich der Unterschrift von Steuerunterlagen vorgenommen.

Nichtansässige unterliegen den häufigsten Steuerarten, die während der Steuersaison verwendet werden.

Vorteile der elektronischen Signatur

Elektronische Signaturen können Buchhaltern und Wirtschaftsprüfungsgesellschaften helfen, ihre Produktivität zu steigern und Vorteile für alltägliche Prozesse bieten. Hier ist der Grund:

• Schnellere Fertigstellung von Dokumenten: Zeit ist Geld in der Buchhaltung. Gerade in der Steuerbuchhaltung leben Buchhalter von Fristen. Das Überspringen von Fristen kann auch zu kostspieligen Strafen und Gebühren führen. Wirtschaftsprüfungsgesellschaften und Fachleute verwenden elektronische Signaturen, um schnell fertige Dokumente von Kunden zu erhalten. Dadurch wird sichergestellt, dass Formulare und Zahlungen termingerecht verarbeitet werden können.
• Erhöhter Komfort. Buchhalter sind beschäftigt und wollen sich nicht mit unordentlichem Papierkram herumschlagen. Elektronische Signaturen ermöglichen das sekundenschnelle Signieren von Dokumenten von überall aus. Dies erhöht den Komfort für jeden Tag.
• Sicherer: Buchhaltungsunterlagen enthalten häufig personenbezogene Daten (PII), wie Bankkontonummern und Sozialversicherungsnummern. Es besteht die Möglichkeit, dass physische Papiere verloren gehen oder gestohlen werden. Mit digitalen Dokumenten können Wirtschaftsprüfungsgesellschaften zusätzliche Vorteile bieten. Sie können eingeschränkte Sichtbarkeit, passwortgeschützten Zugriff, kostenlose digitale Signatur und andere Funktionen sicherstellen.
• Branchenkonform : Compliance und regulatorische Anforderungen sind für Finanz- und Buchhaltungsexperten von entscheidender Bedeutung. Die FINRA-Richtlinien können leicht erfüllt werden, und die Anforderungen an elektronische Formulare des IRS können mit Optionen für wissensbasierte Authentifizierung (KBA) und Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA) durch elektronische Signaturen erfüllt werden.
• Schnellere Zahlung: Mit elektronischen Signaturen können Buchhalter Rechnungen elektronisch versenden und sofort bezahlen. Senden Sie die Rechnungen per E-Mail oder betten Sie Unterschriftsformulare zur Genehmigung und Zahlung in Ihre Website ein, um das Ausfüllen und Einreichen zu beschleunigen.
• Verbesserte Zusammenarbeit im Team: Wenn mehrere Personen oder Abteilungen an einem Konto oder einem anderen Dokument zusammenarbeiten müssen, machen elektronisch signierte Buchhaltungsdokumente dies einfacher und effizienter. Dies ermöglicht dem Team, Dokumente einfach zu bearbeiten und zu versenden.
• Höhere Genauigkeit: Die Buchhaltung ist ein kritischer Bereich der Genauigkeit. Mehrere Parteien können ein Dokument gleichzeitig signieren, oder es müssen mehrere Felder signiert werden. Darüber hinaus können andere Informationen erforderlich sein. Elektronische Dokumente ermöglichen eine größere Genauigkeit und ermöglichen es Konten, Unterzeichnern zu helfen, indem sie die Bereiche markieren, die Unterschriften erfordern, und Daten bereitstellen. Dokumentersteller können Fehler innerhalb von Minuten ändern oder korrigieren und sie an die Unterzeichner zurücksenden.
• Höhere Einsparungen: Letztendlich sind elektronische Dokumente und Unterschriften viel billiger als Unterschriften mit Tinte und Papier. Durch die Umstellung auf digitale Signaturen können Wirtschaftsprüfungsunternehmen Gemeinkosten reduzieren.

Sie können viele Steuerformulare elektronisch signieren

Die Zahl der Steuerzahler, die Steuererklärungen elektronisch einreichen, hat dramatisch zugenommen, seit der IRS damit begonnen hat, elektronische Signaturen für Steuerformulare zu akzeptieren. Mehr als 94 % der Steuererklärungen wurden im Jahr 2020 elektronisch eingereicht. Die Kunden erwarten, dass sie ihre Steuererklärungen elektronisch einreichen. Es ist sinnvoll, mehr Ihrer Steuervorbereitungsprozesse zu digitalisieren.

Elektronische Signaturen werden zu einem unverzichtbaren Geschäftsinstrument für Buchhalter. Sie können jetzt Steuer- und Finanzdokumente in Stunden statt in Tagen bearbeiten. Auf diese Weise können Sie sich auf die Kundenarbeit konzentrieren und nicht darauf, wie Ihre Genehmigungsprozesse funktionieren.

Allerdings ist nicht jede Software für elektronische Signaturen gleich. Wie effizient Ihr Unternehmen diese Technologie integriert, kann sich auf den Gesamterfolg Ihres Unternehmens auswirken. Es ist wichtig, ein E-Signatur-Tool auszuwählen, das sich bei Steuerfachleuten als erfolgreich erwiesen hat.

Die Steuersaison: Vorteile der Verwendung elektronischer Signaturen

Die digitale Technologie hat die Steuererklärung und -abgabe viel einfacher gemacht. Um Einkommensteuererklärungen elektronisch einzureichen, müssen Steuerpflichtige lediglich ihre digitale Unterschrift an das Dokument anhängen.

Gemäß dem Information Technology Act 2000 verifiziert eine digitale Signatursoftware, dass der Empfänger über authentifizierte Steuererklärungsdokumente verfügt und diese während des Transports nicht verändert wurden.

Mit E-Signaturen können Steuerberater das Drucken, E-Mailen oder Faxen von Rechtsformularen überflüssig machen. Hier sind einige Vorteile, die Buchhalter und Steuerberater von der E-Signatur-Technologie profitieren können.

Beschleunigen Sie den gesamten Workflow

Bei der herkömmlichen Methode des Versands von Steuerunterlagen per Post kann es mehrere Wochen, wenn nicht Monate dauern, bis Sie die Steuererklärung erhalten. Es ist jedoch nicht mehr notwendig, alle Steuerdokumente auszudrucken, zu unterschreiben und per Post zu versenden. Sie können Ihre Steuererklärung elektronisch unterschreiben.

Online-Signaturen können eine schnelle und einfache Lösung für Kopfschmerzen bei der Steuererklärung sein. Es ist schneller, wichtige Dokumente digital zu versenden, als sie manuell zu verteilen. Sie können die Arbeit in nur wenigen Wochen oder sogar Tagen bewältigen. Sie können auch den Papierverbrauch reduzieren.

Mehr Komfort

Die rechtsverbindlichen Unterschriften haben sich mit der Entwicklung der Kommunikation innerhalb der Gemeinschaften verbessert. Die Einführung der elektronischen Einreichung durch das Internal Revenue Service im Jahr 1986 war ein erster Schritt. Die Zahl der elektronisch eingereichten Erklärungen stieg jedoch auf fast 100 Millionen im Jahr 2017, nachdem 2014 elektronische Unterschriften hinzugefügt wurden.

Sowohl Steuerersteller als auch Verbraucher konnten sehen, wie elektronische Signaturen den gesamten Prozess nahtlos gestalten.

Kunden können ihre Steuererklärungen schnell mit elektronischen Unterschriften ausfüllen. Steuerberater können auch mehr Kunden bedienen. Das spart ihnen Zeit und Geld und eliminiert den ganzen Ärger.

Kundenerlebnis Angenehm

Die meisten Kunden verwenden ihre Smartphones und erwarten von ihren Buchhaltern, dass sie technisch versiert sind. 83 % der Wirtschaftsprüfer glauben, dass Kunden heute mehr von ihnen erwarten. Dank des papierlosen Steuererklärungsprozesses können Buchhalter komplexe Kundenformulare schnell ausfüllen.

Kunden können Steuererklärungen sowie andere Formulare mit elektronischen Signaturen elektronisch signieren und übermitteln. Es verbessert die Kundenzufriedenheit.

Erhöhen Sie die Datensicherheit

Der IRS hat zusätzliche Maßnahmen ergriffen, um elektronisch signierte Steuererklärungen vor Cyberangriffen zu schützen. Es gibt auch bestimmte Anforderungen, die Steuerzahler einhalten müssen.

Einige Arten von Online-Signaturen bieten mehr Sicherheit. Beispielsweise bieten digitale Signaturen eine höhere Sicherheit als eine einfache elektronische Signatur.

Achten Sie darauf, welche elektronische Signatur Sie zum Ausfüllen Ihrer Steuererklärungsdokumente verwenden. Cyber-Bedrohungen können digitale Signaturen nicht durchdringen. Es ermöglicht Steuerzahlern, Steuerdokumente mit vertraulichen Informationen wie Sozialversicherungsnummern oder Finanzunterlagen sicher zu senden und zu empfangen.

Die erste gesetzliche Anforderung des IRS zur elektronischen Einreichung erfordert die Überprüfung der Identität des eindeutigen Unterzeichners. Dies erfolgt durch die Verknüpfung der E-Signatur mit dem dazugehörigen elektronischen Datensatz. Diese Authentifizierungsmethoden werden verwendet, um dies zu überprüfen:

A) Wissensbasierte Authentifizierung

KBA ist eine Authentifizierung, die die Identität der Person nachweist, die sie bereitstellt. Der IRS verwendet diese Authentifizierung, wenn eine Person die Formulare 8878 oder 8879 aus der Ferne signiert.

Vor dem Zugriff auf ein Dokument wird der Unterzeichner aufgefordert, korrekte Informationen wie Geburtsdatum anzugeben. Sobald alle Informationen korrekt sind, wird der Unterzeichner aufgefordert, einfache Fragen auf der Grundlage einer öffentlichen Datensatzdatenbank zu beantworten.

B) E-Mail-basierte Authentifizierung

Bei diesem Authentifizierungstyp muss der Unterzeichner seine Identität durch Klicken auf einen E-Mail-Link bestätigen. Der Unterzeichner wird dann gebeten, dem elektronischen Empfang und der Unterzeichnung von Steuerdokumenten zuzustimmen.

Um die Integrität und die Daten in Steuerdokumenten zu schützen, verlangt der IRS, dass sie unterzeichnet werden. Digitale Signaturen haben die manipulationssichere Funktion.

Dadurch wird sichergestellt, dass keine Eindringlinge Zugriff auf das Dokument haben oder es verändert haben. Ein vollständiger Prüfpfad muss auch signierte Dokumente begleiten. Dieses Protokoll enthält Datum und Uhrzeit der Erstellung, Ausführung, IP-Adresse des Unterzeichners, wer es angezeigt hat, und andere relevante Daten.

Der IRS verlangt, dass die Steuererklärungsunterlagen und der Prüfpfad mindestens zwei Jahre lang aufbewahrt werden. Sie können sie auch online speichern, um den Papierverbrauch zu reduzieren und Speicherplatz zu sparen.

Unterschriften auf Rücksendungen und Formularen

Auf in Papierform eingereichten Erklärungen und Formularen müssen die Steuerzahler mit Tinte handschriftlich unterschreiben. Der IRS erlaubt die Verwendung elektronischer Signaturen auf bestimmten Formularen und Rücksendungen. Dies ist eine Reaktion auf die COVID-19-Pandemie. Ende letzten Jahres gab der IRS bekannt, dass der IRS die Verwendung elektronischer Signaturen für relevante Formulare bis zum 31. Oktober 2023 verlängern wird.

Akzeptierte Arten von E-Signaturen

Der IRS akzeptiert eine Vielzahl elektronischer Signaturen auf den entsprechenden Formularen. Um eine elektronische Signatur zu erstellen oder zu erfassen, ist keine spezielle Technologie erforderlich. Akzeptable Methoden sind:

• Ein Signaturblock, der einen eingegebenen Namen enthält.
• Ein gescanntes oder digitalisiertes handschriftliches Unterschriftsbild wird an eine elektronische Aufzeichnung angehängt.
• Auf einem elektronischen Unterschriftenpad kann eine handschriftliche Unterschrift geleistet werden
• Ein Stiftgerät, mit dem Sie eine handschriftliche Notiz, Unterschrift oder einen Befehl auf einem Bildschirm schreiben können.
• Eine Signatur, die mit Software von Drittanbietern erstellt wird.

Das IRS akzeptiert Bilder von Unterschriften, sowohl gescannt als auch fotografiert. Dazu gehören von Microsoft 365 unterstützte Dateitypen wie TIFF und JPG, JPEG und PDF, Microsoft Office Suite oder Zip.

Relevante in Papierform eingereichte Formeln

Die vorübergehende Verwendung von E-Signaturen gilt nur für die unten aufgeführten in Papierform eingereichten Formulare. Dies gilt nicht für andere Papierformulare wie Formular 1040 und Formular 1120. Wenn das Formular nicht elektronisch eingereicht werden kann, müssen Steuerzahler oder ihre Vertreter trotzdem alle Papierformulare von Hand unterschreiben.

Die folgenden Formulare ermöglichen temporäre elektronische Signaturen:

• Formular 11-C, Gewerbesteuer- und Registrierungserklärung für Wetten
• Formel 637, Antrag auf Registrierung (für bestimmte verbrauchsteuerliche Tätigkeiten),
• Formular 706, US Estate (und Generation-Skipping Transfer) Tax Return,
• Formular 706-A, zusätzliche US-Nachlasssteuererklärung,
• Formular 706-GSD(D), Generation-Skipping Transfer Tax Return for Distributions
• Formular 706-GS (D-1), Benachrichtigung zur Verteilung von einem Generation-Skipping Trust
• Für Kündigungen: Formular 706-GST(T), Generation-Skipping Transfer Tax Return for Kündigungs
• Formular 706-QDT, US Estate Tax Return for Qualified Domestic Trusts,
• Planen Sie das R-1-Formular 706 für die Übertragungssteuer für Generations-Skipping
• Formular 706-NA, US Estate (und Generation-Skipping Transfer) Steuererklärung,
• US-Formular 709 Formular 709, USA
• Formular 730, Monatliche Steuererklärung für Wetten
• Formular 1042 Annual Withholding Tax Return to the US Source Income of Foreign People,
• Formular 1120-C US-Einkommensteuererklärung für Genossenschaften
• Formular 1120FSC, US-Einnahmensteuererklärung für eine ausländische Vertriebsgesellschaft
• Formular 1120-H für die US-Einkommensteuererklärung für Hausbesitzervereinigungen
• Formular 1120-IC DISC Interest Charge Domestic International Sales – Corporation Return
• Formular 1120-L US Life Insurance Company Einkommensteuererklärung
• Formular 1120-ND Return for Nuclear Decommissioning Funds & Certain Related Persons
• US Property and Casualty Insurance Company Einkommensteuererklärungsformular 1120-PC
• Formular 1120-REIT, US-Einkommensteuererklärung für Real Estate Investment Trusts,
• Formular 1120-RIC, US-Einnahmensteuererklärung für Unternehmen mit regulierten Investoren
• Formular 1120-SF US
• Formular 1127, Antrag auf Verlängerung der Steuerzahlungsfrist wegen unzumutbarer Härte
• Formular 1128, Antrag auf Annahme, Änderung oder Beibehaltung eines Steuerjahres
• Formular 2678, Ernennung des Arbeitgebers/Zahlers zum Vertreter
• Formel 3115, Antrag auf Änderung der Rechnungslegungsmethode
• Formular 3520, Annual Return to Report Transactions With Foreign Trusts and Receipt of Certain Foreign Gifts
• Formular 3520-A Annual Information Return of Foreign Trust to a US Owner,
• Formular 4421, Erklärung – Vollstreckungskommissionen und Anwaltsgebühren
• Formular 4768, Antrag auf Verlängerung der Frist zur Einreichung einer Steuererklärung und zur Zahlung von US-Nachlasssteuern (und Übertragungen mit Generationenwechsel).
• Füllen Sie das Formular 8038 aus, um Informationen zu steuerbefreiten Anleiheemissionen für private Aktivitäten zu erhalten.
• Formular 8038-G, Rückgabeinformationen für steuerbefreite Staatsanleihen
• Formular 8038-GC Information Return for Small Tax-Exempt Government Bond Issues and Leases sowie Ratenverkäufe
• Formular 8283: Sachspenden für wohltätige Zwecke
• Für E-File-Signaturautorisierungsformulare des IRS verwenden Sie bitte die Serien Formular 8453, Formular 8878 und Formular 879.
• Formel 8802, Antrag auf US-Wohnsitzbescheinigung
• Formular 8832 Entitätsklassifizierungswahl
• Informationen zu Begünstigten, die Eigentum von einem Erblasser erwerben. Formular 8971.
• Formular 8973, Certified Professional Employer Organization/Customer Reporting Agreement; und
• Wahlen folgen Abschnitt 83(b) des Internal Revenue Code.

Anwendungsfälle

Es ist schon lange vorbei, dass Kunden für ihre Steuerberater unterschreiben mussten, indem sie sie ausdrucken, faxen oder zu ihnen kommen.

Mit eSignly können Sie die meisten Dokumente senden und signieren, die für Buchhaltungs- und Steuerzwecke erforderlich sind.

• Kaufverträge für Vermögenswerte
• Vertraulichkeitsvereinbarungen
• Arbeitsverträge
• Verlobungsbriefe
• Unabhängige Auftragnehmervereinbarungen
• IRS-Formulare 8878 und 8879
• Gründung einer LLC
• Fortführungsvereinbarungen praktizieren
• Vollmachtsvereinbarungen

Richtlinien für die Verwendung einer Lösung für elektronische Signaturen

Für die Formulare 8878 und 8879 wurden vor 2014 nur Stift-auf-Papier-Unterschriften akzeptiert. Diese Formulare ermöglichen es einem Electronic Return Originator, Steuererklärungen elektronisch beim IRS einzureichen.

Neue IRS-Regeln im März 2014 ermöglichten es Steuerzahlern, Formulare elektronisch zu signieren, wodurch es für Kunden einfacher wurde, Steuererklärungen elektronisch einzureichen.

Steuerberater und Wirtschaftsprüfer sollten einige Richtlinien befolgen, wenn sie elektronische Signaturen im Auftrag von Kunden erstellen. Sie sollten eine sichere und zuverlässige kostenlose elektronische Signaturlösung auswählen, die die IRS-Anforderungen für elektronische Signaturen erfüllt.

- Identifizierung des Unterzeichners

- Aufrechterhaltung der Integrität elektronischer Aufzeichnungen

- Erstellen Sie einen digitalen Papierpfad mit der IP-Adresse und der Computer-Login-ID des Steuerzahlers.

Der Schlüssel zum Mitnehmen

Mit eSignly können Steuerersteller Steuerdokumente digital signieren und sicher über die Cloud übertragen. Dies ist durch SSL (Secure Sockets Layer) geschützt. So können Steuerprofis ihre Praxis nahtlos in die digitale Welt überführen.

E-Signaturen sind eine Zeitersparnis für Ihre Steuerpraxis. Sie ermöglichen Ihren Kunden, Dokumente wie Steuererklärungen von überall aus elektronisch zu unterschreiben. Es gibt viele eigenständige E-Signatur -Software und -Apps, aber wenn Sie sich nur auf sie verlassen, kann es Ihnen schnell schwer fallen, Ihre Praxis zu führen.

Mehrere Apps können für Ihre Kunden frustrierend und für Sie zeitaufwändig sein. Für eine reibungslose Praxisverwaltung sollten Sie sich für eine All-in-One-Lösung entscheiden. Es ermöglicht Ihnen, alles zu verwalten, vom Kunden-Onboarding bis hin zu Dokumentenanfragen und Unterschriften. Hier hilft eine zuverlässige Software wie eSignly.

Das Thema Esignaturen für Steuerformulare ist relativ neu.

Dies liegt daran, dass der IRS Papierunterschriften auf allen Steuerformularen verlangt.

Bei einigen Steuerformularen haben sich die Regeln in den letzten Jahren jedoch geändert.

Der IRS ist immer auf der Suche nach Möglichkeiten, seinen Betrieb zu verbessern.

Der IRS bietet Steuerzahlern die Möglichkeit, bestimmte Formulare elektronisch oder digital zu unterzeichnen. Dies ist eine Möglichkeit, die Steuergemeinschaft zu entlasten. Es ermöglicht Steuerzahlern auch, Papierformulare bis zum 31. Dezember 2021 elektronisch einzureichen. Die Behörde versucht, die Option der elektronischen Signatur und die kritische Sicherheit und den Schutz vor Identitätsdiebstahl und betrügerischen Aktivitäten in Einklang zu bringen. Der IRS bietet einen Überblick über die Verwendung elektronischer Signaturen auf bestimmten Formularen, da er die Bedeutung dieser Signaturen für die Steuergemeinschaft anerkennt.

Es gibt einen effizienten Weg, um Ihre Steuerarbeit schnell und genau zu erledigen. Alles beginnt mit zwei branchenführenden Softwareprogrammen, die Ihnen dabei helfen, Ihr Unternehmen zu rationalisieren und effizient zu arbeiten.

Was ist eine elektronische Signatur?

Eine elektronische Signatur (auch als elektronische Signatur bezeichnet) ist eine Möglichkeit, Dokumente mit einer digitalen ID elektronisch zu signieren.

Dies gilt für Steuerformulare. Obwohl viele Steuerformulare jetzt elektronisch ausgefüllt werden können, schreiben die Regeln vor, dass sie schriftlich unterzeichnet werden müssen.

Der IRS erkennt an, dass das Ausfüllen, Drucken und Versenden von Steuerformularen eine Belastung sein kann, und arbeitet daran, sein System zu verbessern.

Das aktuelle Gesetz, das elektronische Signaturen für Steuerdokumente zulässt, gilt bis zum 31. Oktober 2023.

Eine Verlängerung ist ab Oktober 2023 möglich.

Eine elektronische Signatur hat den Hauptvorteil, Zeit zu sparen, wenn Steuererklärungen für Arbeitnehmer erstellt werden.

Sie können Ihr Dokument auch elektronisch signieren, um zu verhindern, dass es weiter bearbeitet wird. Dies schützt vor Dokumentenmanipulationen, nachdem der Steuerpflichtige das Formular eingereicht hat.

Sie können Geld sparen, indem Sie eine elektronische Signatur verwenden. Anstatt das Dokument auszudrucken, müssen Sie dies nicht tun. Das bedeutet, dass Sie nicht so viel Geld für Papier und Tinte ausgeben müssen. ).

Fügen Sie einem Formular eine elektronische Signatur hinzu .

Ein Softwareprogramm, mit dem Sie Ihren Steuerformularen eine elektronische Signatur hinzufügen können, ist erforderlich. Das IRS erkennt die eSignly-Esignatur offiziell an.

Der IRS akzeptiert zwei Arten elektronischer Signaturen für Steuerdokumente.

• Digitale Signaturen – Dies ist eine Möglichkeit, wenn Ihre Software Ihnen erlaubt, Dokumente digital zu signieren. Es ist sicherer als eine Bildsignatur.
• Abgebildete Unterschriften : Dies beinhaltet das handschriftliche Unterschreiben eines Formulars und das Scannen. Dann speichern Sie es als Bild.

Was ist eine digitale Signatur?

Trotz ihrer Ähnlichkeiten gibt es feine Unterschiede zwischen digitalen Signaturen und elektronischen Signaturen.

Beide werden verwendet, um Dokumente zu authentifizieren, aber sie tun unterschiedliche Dinge.

Digitale Signaturen sind die Technologie, die eine Signatur verschlüsselt. Dadurch wird sichergestellt, dass der Unterzeichner nicht über seine Identität lügt.

Der Unterschied besteht darin, dass Unterschriften anzeigen, dass ein Unterzeichner den Bedingungen eines bestimmten Dokuments zustimmt.

Akzeptiert der IRS elektronische Unterschriften ?

Der IRS hat kürzlich Änderungen an seinen Regeln bezüglich der Unterschrift von Steuerunterlagen vorgenommen.

Nichtansässige unterliegen den häufigsten Steuerarten, die während der Steuersaison verwendet werden.

Vorteile der elektronischen Signatur

Elektronische Signaturen können Buchhaltern und Wirtschaftsprüfungsgesellschaften helfen, ihre Produktivität zu steigern und Vorteile für alltägliche Prozesse bieten. Hier ist der Grund:

• Schnellere Fertigstellung von Dokumenten: Zeit ist Geld in der Buchhaltung. Gerade in der Steuerbuchhaltung leben Buchhalter von Fristen. Das Überspringen von Fristen kann auch zu kostspieligen Strafen und Gebühren führen. Wirtschaftsprüfungsgesellschaften und Fachleute verwenden elektronische Signaturen, um schnell fertige Dokumente von Kunden zu erhalten. Dadurch wird sichergestellt, dass Formulare und Zahlungen termingerecht verarbeitet werden können.
• Erhöhter Komfort. Buchhalter sind beschäftigt und wollen sich nicht mit unordentlichem Papierkram herumschlagen. Elektronische Signaturen ermöglichen das sekundenschnelle Signieren von Dokumenten von überall aus. Dies erhöht den Komfort für jeden Tag.
• Sicherer: Buchhaltungsunterlagen enthalten häufig personenbezogene Daten (PII), wie Bankkontonummern und Sozialversicherungsnummern. Es besteht die Möglichkeit, dass physische Papiere verloren gehen oder gestohlen werden. Mit digitalen Dokumenten können Wirtschaftsprüfungsgesellschaften zusätzliche Vorteile bieten. Sie können eingeschränkte Sichtbarkeit, passwortgeschützten Zugriff, kostenlose digitale Signatur und andere Funktionen sicherstellen.
• Branchenkonform : Compliance und regulatorische Anforderungen sind für Finanz- und Buchhaltungsexperten von entscheidender Bedeutung. Die FINRA-Richtlinien können leicht erfüllt werden, und die Anforderungen an elektronische Formulare des IRS können mit Optionen für wissensbasierte Authentifizierung (KBA) und Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA) durch elektronische Signaturen erfüllt werden.
• Schnellere Zahlung: Mit elektronischen Signaturen können Buchhalter Rechnungen elektronisch versenden und sofort bezahlen. Senden Sie die Rechnungen per E-Mail oder betten Sie Unterschriftsformulare zur Genehmigung und Zahlung in Ihre Website ein, um das Ausfüllen und Einreichen zu beschleunigen.
• Verbesserte Zusammenarbeit im Team: Wenn mehrere Personen oder Abteilungen an einem Konto oder einem anderen Dokument zusammenarbeiten müssen, machen elektronisch signierte Buchhaltungsdokumente dies einfacher und effizienter. Dies ermöglicht dem Team, Dokumente einfach zu bearbeiten und zu versenden.
• Höhere Genauigkeit: Die Buchhaltung ist ein kritischer Bereich der Genauigkeit. Mehrere Parteien können ein Dokument gleichzeitig signieren, oder es müssen mehrere Felder signiert werden. Darüber hinaus können andere Informationen erforderlich sein. Elektronische Dokumente ermöglichen eine größere Genauigkeit und ermöglichen es Konten, Unterzeichnern zu helfen, indem sie die Bereiche markieren, die Unterschriften erfordern, und Daten bereitstellen. Dokumentersteller können Fehler innerhalb von Minuten ändern oder korrigieren und sie an die Unterzeichner zurücksenden.
• Höhere Einsparungen: Letztendlich sind elektronische Dokumente und Unterschriften viel billiger als Unterschriften mit Tinte und Papier. Durch die Umstellung auf digitale Signaturen können Wirtschaftsprüfungsunternehmen Gemeinkosten reduzieren.

Sie können viele Steuerformulare elektronisch signieren

Die Zahl der Steuerzahler, die Steuererklärungen elektronisch einreichen, hat dramatisch zugenommen, seit der IRS damit begonnen hat, elektronische Signaturen für Steuerformulare zu akzeptieren. Mehr als 94 % der Steuererklärungen wurden im Jahr 2020 elektronisch eingereicht. Die Kunden erwarten, dass sie ihre Steuererklärungen elektronisch einreichen. Es ist sinnvoll, mehr Ihrer Steuervorbereitungsprozesse zu digitalisieren.

Elektronische Signaturen werden zu einem unverzichtbaren Geschäftsinstrument für Buchhalter. Sie können jetzt Steuer- und Finanzdokumente in Stunden statt in Tagen bearbeiten. Auf diese Weise können Sie sich auf die Kundenarbeit konzentrieren und nicht darauf, wie Ihre Genehmigungsprozesse funktionieren.

Allerdings ist nicht jede Software für elektronische Signaturen gleich. Wie effizient Ihr Unternehmen diese Technologie integriert, kann sich auf den Gesamterfolg Ihres Unternehmens auswirken. Es ist wichtig, ein E-Signatur-Tool auszuwählen, das sich bei Steuerfachleuten als erfolgreich erwiesen hat.

Die Steuersaison: Vorteile der Verwendung elektronischer Signaturen

Die digitale Technologie hat die Steuererklärung und -abgabe viel einfacher gemacht. Um Einkommensteuererklärungen elektronisch einzureichen, müssen Steuerpflichtige lediglich ihre digitale Unterschrift an das Dokument anhängen.

Gemäß dem Information Technology Act 2000 verifiziert eine digitale Signatursoftware, dass der Empfänger über authentifizierte Steuererklärungsdokumente verfügt und diese während des Transports nicht verändert wurden.

Mit E-Signaturen können Steuerberater das Drucken, E-Mailen oder Faxen von Rechtsformularen überflüssig machen. Hier sind einige Vorteile, die Buchhalter und Steuerberater von der E-Signatur-Technologie profitieren können.

Beschleunigen Sie den gesamten Workflow

Bei der herkömmlichen Methode des Versands von Steuerunterlagen per Post kann es mehrere Wochen, wenn nicht Monate dauern, bis Sie die Steuererklärung erhalten. Es ist jedoch nicht mehr notwendig, alle Steuerdokumente auszudrucken, zu unterschreiben und per Post zu versenden. Sie können Ihre Steuererklärung elektronisch unterschreiben.

Online-Signaturen können eine schnelle und einfache Lösung für Kopfschmerzen bei der Steuererklärung sein. Es ist schneller, wichtige Dokumente digital zu versenden, als sie manuell zu verteilen. Sie können die Arbeit in nur wenigen Wochen oder sogar Tagen bewältigen. Sie können auch den Papierverbrauch reduzieren.

Mehr Komfort

Die rechtsverbindlichen Unterschriften haben sich mit der Entwicklung der Kommunikation innerhalb der Gemeinschaften verbessert. Die Einführung der elektronischen Einreichung durch das Internal Revenue Service im Jahr 1986 war ein erster Schritt. Die Zahl der elektronisch eingereichten Erklärungen stieg jedoch auf fast 100 Millionen im Jahr 2017, nachdem 2014 elektronische Unterschriften hinzugefügt wurden.

Sowohl Steuerersteller als auch Verbraucher konnten sehen, wie elektronische Signaturen den gesamten Prozess nahtlos gestalten.

Kunden können ihre Steuererklärungen schnell mit elektronischen Unterschriften ausfüllen. Steuerberater können auch mehr Kunden bedienen. Das spart ihnen Zeit und Geld und eliminiert den ganzen Ärger.

Kundenerlebnis Angenehm

Die meisten Kunden verwenden ihre Smartphones und erwarten von ihren Buchhaltern, dass sie technisch versiert sind. 83 % der Wirtschaftsprüfer glauben, dass Kunden heute mehr von ihnen erwarten. Dank des papierlosen Steuererklärungsprozesses können Buchhalter komplexe Kundenformulare schnell ausfüllen.

Kunden können Steuererklärungen sowie andere Formulare mit elektronischen Signaturen elektronisch signieren und übermitteln. Es verbessert die Kundenzufriedenheit.

Erhöhen Sie die Datensicherheit

Der IRS hat zusätzliche Maßnahmen ergriffen, um elektronisch signierte Steuererklärungen vor Cyberangriffen zu schützen. Es gibt auch bestimmte Anforderungen, die Steuerzahler einhalten müssen.

Einige Arten von Online-Signaturen bieten mehr Sicherheit. Beispielsweise bieten digitale Signaturen eine höhere Sicherheit als eine einfache elektronische Signatur.

Achten Sie darauf, welche elektronische Signatur Sie zum Ausfüllen Ihrer Steuererklärungsdokumente verwenden. Cyber-Bedrohungen können digitale Signaturen nicht durchdringen. Es ermöglicht Steuerzahlern, Steuerdokumente mit vertraulichen Informationen wie Sozialversicherungsnummern oder Finanzunterlagen sicher zu senden und zu empfangen.

Die erste gesetzliche Anforderung des IRS zur elektronischen Einreichung erfordert die Überprüfung der Identität des eindeutigen Unterzeichners. Dies erfolgt durch die Verknüpfung der E-Signatur mit dem dazugehörigen elektronischen Datensatz. Diese Authentifizierungsmethoden werden verwendet, um dies zu überprüfen:

A) Wissensbasierte Authentifizierung

KBA ist eine Authentifizierung, die die Identität der Person nachweist, die sie bereitstellt. Der IRS verwendet diese Authentifizierung, wenn eine Person die Formulare 8878 oder 8879 aus der Ferne signiert.

Vor dem Zugriff auf ein Dokument wird der Unterzeichner aufgefordert, korrekte Informationen wie Geburtsdatum anzugeben. Sobald alle Informationen korrekt sind, wird der Unterzeichner aufgefordert, einfache Fragen auf der Grundlage einer öffentlichen Datensatzdatenbank zu beantworten.

B) E-Mail-basierte Authentifizierung

Bei diesem Authentifizierungstyp muss der Unterzeichner seine Identität durch Klicken auf einen E-Mail-Link bestätigen. Der Unterzeichner wird dann gebeten, dem elektronischen Empfang und der Unterzeichnung von Steuerdokumenten zuzustimmen.

Um die Integrität und die Daten in Steuerdokumenten zu schützen, verlangt der IRS, dass sie unterzeichnet werden. Digitale Signaturen haben die manipulationssichere Funktion.

Dadurch wird sichergestellt, dass keine Eindringlinge Zugriff auf das Dokument haben oder es verändert haben. Ein vollständiger Prüfpfad muss auch signierte Dokumente begleiten. Dieses Protokoll enthält Datum und Uhrzeit der Erstellung, Ausführung, IP-Adresse des Unterzeichners, wer es angezeigt hat, und andere relevante Daten.

Der IRS verlangt, dass die Steuererklärungsunterlagen und der Prüfpfad mindestens zwei Jahre lang aufbewahrt werden. Sie können sie auch online speichern, um den Papierverbrauch zu reduzieren und Speicherplatz zu sparen.

Unterschriften auf Rücksendungen und Formularen

Auf in Papierform eingereichten Erklärungen und Formularen müssen die Steuerzahler mit Tinte handschriftlich unterschreiben. Der IRS erlaubt die Verwendung elektronischer Signaturen auf bestimmten Formularen und Rücksendungen. Dies ist eine Reaktion auf die COVID-19-Pandemie. Ende letzten Jahres gab der IRS bekannt, dass der IRS die Verwendung elektronischer Signaturen für relevante Formulare bis zum 31. Oktober 2023 verlängern wird.

Akzeptierte Arten von E-Signaturen

Der IRS akzeptiert eine Vielzahl elektronischer Signaturen auf den entsprechenden Formularen. Um eine elektronische Signatur zu erstellen oder zu erfassen, ist keine spezielle Technologie erforderlich. Akzeptable Methoden sind:

• Ein Signaturblock, der einen eingegebenen Namen enthält.
• Ein gescanntes oder digitalisiertes handschriftliches Unterschriftsbild wird an eine elektronische Aufzeichnung angehängt.
• Auf einem elektronischen Unterschriftenpad kann eine handschriftliche Unterschrift geleistet werden
• Ein Stiftgerät, mit dem Sie eine handschriftliche Notiz, Unterschrift oder einen Befehl auf einem Bildschirm schreiben können.
• Eine Signatur, die mit Software von Drittanbietern erstellt wird.

Das IRS akzeptiert Bilder von Unterschriften, sowohl gescannt als auch fotografiert. Dazu gehören von Microsoft 365 unterstützte Dateitypen wie TIFF und JPG, JPEG und PDF, Microsoft Office Suite oder Zip.

Relevante in Papierform eingereichte Formeln

Die vorübergehende Verwendung von E-Signaturen gilt nur für die unten aufgeführten in Papierform eingereichten Formulare. Dies gilt nicht für andere Papierformulare wie Formular 1040 und Formular 1120. Wenn das Formular nicht elektronisch eingereicht werden kann, müssen Steuerzahler oder ihre Vertreter trotzdem alle Papierformulare von Hand unterschreiben.

Die folgenden Formulare ermöglichen temporäre elektronische Signaturen:

• Formular 11-C, Gewerbesteuer- und Registrierungserklärung für Wetten
• Formel 637, Antrag auf Registrierung (für bestimmte verbrauchsteuerliche Tätigkeiten),
• Formular 706, US Estate (und Generation-Skipping Transfer) Tax Return,
• Formular 706-A, zusätzliche US-Nachlasssteuererklärung,
• Formular 706-GSD(D), Generation-Skipping Transfer Tax Return for Distributions
• Formular 706-GS (D-1), Benachrichtigung zur Verteilung von einem Generation-Skipping Trust
• Für Kündigungen: Formular 706-GST(T), Generation-Skipping Transfer Tax Return for Kündigungs
• Formular 706-QDT, US Estate Tax Return for Qualified Domestic Trusts,
• Planen Sie das R-1-Formular 706 für die Übertragungssteuer für Generations-Skipping
• Formular 706-NA, US Estate (und Generation-Skipping Transfer) Steuererklärung,
• US-Formular 709 Formular 709, USA
• Formular 730, Monatliche Steuererklärung für Wetten
• Formular 1042 Annual Withholding Tax Return to the US Source Income of Foreign People,
• Formular 1120-C US-Einkommensteuererklärung für Genossenschaften
• Formular 1120FSC, US-Einnahmensteuererklärung für eine ausländische Vertriebsgesellschaft
• Formular 1120-H für die US-Einkommensteuererklärung für Hausbesitzervereinigungen
• Formular 1120-IC DISC Interest Charge Domestic International Sales – Corporation Return
• Formular 1120-L US Life Insurance Company Einkommensteuererklärung
• Formular 1120-ND Return for Nuclear Decommissioning Funds & Certain Related Persons
• US Property and Casualty Insurance Company Einkommensteuererklärungsformular 1120-PC
• Formular 1120-REIT, US-Einkommensteuererklärung für Real Estate Investment Trusts,
• Formular 1120-RIC, US-Einnahmensteuererklärung für Unternehmen mit regulierten Investoren
• Formular 1120-SF US
• Formular 1127, Antrag auf Verlängerung der Steuerzahlungsfrist wegen unzumutbarer Härte
• Formular 1128, Antrag auf Annahme, Änderung oder Beibehaltung eines Steuerjahres
• Formular 2678, Ernennung des Arbeitgebers/Zahlers zum Vertreter
• Formel 3115, Antrag auf Änderung der Rechnungslegungsmethode
• Formular 3520, Annual Return to Report Transactions With Foreign Trusts and Receipt of Certain Foreign Gifts
• Formular 3520-A Annual Information Return of Foreign Trust to a US Owner,
• Formular 4421, Erklärung – Vollstreckungskommissionen und Anwaltsgebühren
• Formular 4768, Antrag auf Verlängerung der Frist zur Einreichung einer Steuererklärung und zur Zahlung von US-Nachlasssteuern (und Übertragungen mit Generationenwechsel).
• Füllen Sie das Formular 8038 aus, um Informationen zu steuerbefreiten Anleiheemissionen für private Aktivitäten zu erhalten.
• Formular 8038-G, Rückgabeinformationen für steuerbefreite Staatsanleihen
• Formular 8038-GC Information Return for Small Tax-Exempt Government Bond Issues and Leases sowie Ratenverkäufe
• Formular 8283: Sachspenden für wohltätige Zwecke
• Für E-File-Signaturautorisierungsformulare des IRS verwenden Sie bitte die Serien Formular 8453, Formular 8878 und Formular 879.
• Formel 8802, Antrag auf US-Wohnsitzbescheinigung
• Formular 8832 Entitätsklassifizierungswahl
• Informationen zu Begünstigten, die Eigentum von einem Erblasser erwerben. Formular 8971.
• Formular 8973, Certified Professional Employer Organization/Customer Reporting Agreement; und
• Wahlen folgen Abschnitt 83(b) des Internal Revenue Code.

Anwendungsfälle

Es ist schon lange vorbei, dass Kunden für ihre Steuerberater unterschreiben mussten, indem sie sie ausdrucken, faxen oder zu ihnen kommen.

Mit eSignly können Sie die meisten Dokumente senden und signieren, die für Buchhaltungs- und Steuerzwecke erforderlich sind.

• Kaufverträge für Vermögenswerte
• Vertraulichkeitsvereinbarungen
• Arbeitsverträge
• Verlobungsbriefe
• Unabhängige Auftragnehmervereinbarungen
• IRS-Formulare 8878 und 8879
• Gründung einer LLC
• Fortführungsvereinbarungen praktizieren
• Vollmachtsvereinbarungen

Richtlinien für die Verwendung einer Lösung für elektronische Signaturen

Für die Formulare 8878 und 8879 wurden vor 2014 nur Stift-auf-Papier-Unterschriften akzeptiert. Diese Formulare ermöglichen es einem Electronic Return Originator, Steuererklärungen elektronisch beim IRS einzureichen.

Neue IRS-Regeln im März 2014 ermöglichten es Steuerzahlern, Formulare elektronisch zu signieren, wodurch es für Kunden einfacher wurde, Steuererklärungen elektronisch einzureichen.

Steuerberater und Wirtschaftsprüfer sollten einige Richtlinien befolgen, wenn sie elektronische Signaturen im Auftrag von Kunden erstellen. Sie sollten eine sichere und zuverlässige kostenlose elektronische Signaturlösung auswählen, die die IRS-Anforderungen für elektronische Signaturen erfüllt.

- Identifizierung des Unterzeichners

- Aufrechterhaltung der Integrität elektronischer Aufzeichnungen

- Erstellen Sie einen digitalen Papierpfad mit der IP-Adresse und der Computer-Login-ID des Steuerzahlers.

Der Schlüssel zum Mitnehmen

Mit eSignly können Steuerersteller Steuerdokumente digital signieren und sicher über die Cloud übertragen. Dies ist durch SSL (Secure Sockets Layer) geschützt. So können Steuerprofis ihre Praxis nahtlos in die digitale Welt überführen.

E-Signaturen sind eine Zeitersparnis für Ihre Steuerpraxis. Sie ermöglichen Ihren Kunden, Dokumente wie Steuererklärungen von überall aus elektronisch zu unterzeichnen. Es gibt viele eigenständige E-Signatur -Software und -Apps, aber wenn Sie sich nur auf sie verlassen, kann es Ihnen schnell schwer fallen, Ihre Praxis zu führen.

Mehrere Apps können für Ihre Kunden frustrierend und für Sie zeitaufwändig sein. Für eine reibungslose Praxisverwaltung sollten Sie sich für eine All-in-One-Lösung entscheiden. Es ermöglicht Ihnen, alles zu verwalten, vom Kunden-Onboarding bis hin zu Dokumentenanfragen und Unterschriften. Hier hilft eine zuverlässige Software wie eSignly.