Unterschriften sind ein wesentlicher, aber häufig problematischer Aspekt bei der Verwaltung von Dokumenten oder formellen Vereinbarungen. Es gibt dieses Problem der Notwendigkeit, Ihre Unterschrift hinzuzufügen und viele Arten von Papierkram zu erledigen.
Nehmen wir ein Beispiel: Sie haben kürzlich neue Kunden gewonnen und möchten, dass sie die Vereinbarung akzeptieren. Es ist normal, dass sie das gedruckte Dokument nehmen, es dann archivieren und speichern, durch Stapel von Papieren stöbern, um sie zu finden, dann ihre Unterschrift auf jede Seite schreiben, dann das Dokument scannen und es dann an Sie zurücksenden.
Die heutigen Online-Lösungen haben mit dem Prozess des Signierens von Dokumenten Schritt gehalten, der zur Entwicklung elektronischer Signaturen geführt hat. Am Ende dieses kurzen Leitfadens werden Sie die Vorteile elektronischer Signaturen verstehen und wissen, wie Sie sie für Ihr kleines Unternehmen erstellen können. Lass uns anfangen.
Was ist eine elektronische Signatur?
Manchmal auch als E-Signatur oder elektronische Signatur bezeichnet, ist es genau das, was es bedeutet, Dokumente elektronisch zu signieren. Es ist zu einfach? Es ist nur eine Art zu sagen, dass Sie Ihre Unterschrift direkt auf Knopfdruck zu einem Dokument hinzufügen können. Nein, wir sprechen nicht von den speziellen Bildschirmen, die Eingabestifte erfordern, aber sie können auch zum elektronischen Unterschreiben verwendet werden.
Wenn Sie Ihre Unterschrift elektronisch unterschreiben, handelt es sich im Grunde genommen um eine digitale Kopie Ihrer handschriftlichen Unterschrift, die alle Akzente und kleinen Details enthält. Dies erleichtert das Signieren von Dokumenten und das schnelle Versenden der Dokumente erheblich.
Es gibt benutzerfreundliche Tools, mit denen Sie Online-Signaturen mit nur wenigen Klicks oder Fingertipps erstellen können (ja, Sie können sogar elektronische Signaturen auch auf Ihrem Mobilgerät erstellen). Die von Ihnen erstellte Unterschrift kann auch das Bild sein, das Sie von sich selbst beim Unterschreiben aufnehmen, das Sie auf Ihrem Gerät speichern und dann jederzeit auf das Unterschriftsfeld ziehen, wenn Sie Dokumente unterschreiben möchten.
Wenn Sie in der Lage sind, eine geschickte und eine ruhige Hand zu halten, können Sie mit dem Mauszeiger die Spur Ihrer Unterschrift auf dem Dokument nachzeichnen. Sie können auch Ihre Initialen oder Ihren Namen in den von Ihnen festgelegten Bereich schreiben. Es ist entscheidend, dass Sie sich der Bedeutung dessen bewusst sind, was Sie schreiben.
E-Signatur erstellen
Der Prozess der Erstellung elektronischer digitaler Signaturen erfordert normalerweise ein bestimmtes Programm oder einen bestimmten Dienst, mit dem Sie sie entwerfen und dann auf dem Papier platzieren können. Einige Softwareprogramme für elektronische Signaturen sind kostenlos, andere erfordern jedoch eine einmalige Zahlung oder ein Abonnement.
Der Vorgang zum Erstellen einer Unterschrift ist so einfach wie das Aufnehmen eines Bildes Ihrer handschriftlichen Unterschrift und das Hochladen auf Ihr Gerät. Die meisten E-Signatur-Plattformen erlauben Fotos im PNG- oder JPG-Format.
Alternativ geben Sie Ihren Namen ein, und das Programm stellt Ihnen die Schreibschriftvarianten zur Verfügung, mit denen Sie Ihre elektronische Signatur erstellen können.
Beliebte Plattformen für E-Signaturen
Der Prozess der elektronischen Signatur selbst ist ziemlich einfach, aber die Schritte, die Sie ausführen, unterscheiden sich im Allgemeinen je nach verwendeter Software. Vor diesem Hintergrund untersuchen wir einige der derzeit am häufigsten verwendeten eSignatur-Softwareprogramme und die Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Erstellen elektronischer Signaturen mit jedem von ihnen.
Adobe Acrobat
Als eine der am häufigsten verwendeten Plattformen für PDF-Dokumente sowie andere digitale Dateien enttäuscht Adobe Acrobat nicht mit seinen E-Signatur-Funktionen. Alles, was Sie tun müssen, ist das Fill & Sign-Tool zu verwenden, und Sie können Signaturfelder erstellen und Ihre Signatur dann digital in das Dokument einfügen.
Verwenden Sie diese Schritte, um eine elektronische Signatur mit Adobe Acrobat zu erstellen:
Sehen Sie sich die Symbolleiste rechts an und klicken Sie dann auf die Schaltfläche Ausfüllen und unterschreiben.
Geben Sie die E-Mail-Adresse des Empfängers ein und fügen Sie eine Notiz zur gesendeten E-Mail hinzu.
Weiter klicken
Formulare können erstellt, in beliebigen Signaturfeldern bearbeitet und schließlich auf Senden geklickt werden.
Microsoft Word
Ja, nur in den PDF-Dateien kann man elektronisch unterschreiben. Bei mehr als 1,2 Millionen Microsoft Office-Benutzern ist es wahrscheinlich, dass viele von ihnen Microsoft Word verwenden. Es ist nur natürlich, dass die Plattform über eigene E-Signatur-Funktionen verfügen sollte.
Nachfolgend finden Sie einige Schritte, die Sie unbedingt befolgen müssen, wenn Sie Ihre elektronische Signatur an Microsoft Word-Dokumente anhängen:
Wählen Sie den Ort aus, an dem Sie das Word-Dokument signieren möchten.
Klicken Sie rechts auf die Registerkarte Einfügen. Klicken Sie dann auf Signaturzeile.
Geben Sie die erforderlichen Informationen wie Name oder Titel des Unterzeichners, E-Mail-Adresse und E-Mail-Adresse ein.
Nachdem Sie den Vorgang abgeschlossen haben, ist Ihre Signaturzeile jetzt aktiv
Unterzeichner müssen auf die Unterschriftszeile doppelklicken, um ihre elektronischen Unterschriften zu unterzeichnen.
DocuSign
Das Erstellen einer elektronischen Signatur mit DocuSign ist ein einfacher Vorgang. Im Gegensatz zu anderen Plattformen, die verschiedene Dienste anbieten, befasst sich DocuSign in erster Linie mit elektronischen Signaturen. DocuSign ist jedoch keine kostenlose Anwendung für digitale Signaturen. Wenn Sie die kostenlose 30-tägige Testphase beendet haben, beginnen die Kosten für ein Abonnement bei 10 $ pro Monat.
So erstellen Sie mit DocuSign elektronische Signaturen:
Anmelden
Klicken Sie auf dem Dokument auf NEU
Wählen Sie Umschlag senden aus
Laden Sie das Dokument hoch, das Sie signieren lassen möchten
Geben Sie die Daten des Empfängers ein.
Fügen Sie Ihre E-Mail-Nachricht hinzu
Auf der linken Seite dieser Seite können Sie eine Liste der Funktionen sehen.
Ziehen Sie Ihr Signaturfeld auf die Seite. Folgen Sie den Anweisungen auf dem Bildschirm
Klicken Sie auf Senden
HalloSign
HelloSign ist eine bekannte kostenlose Anwendung für digitale Signaturen. Es ist einfach, Ihr eigenes Dokument zu erstellen, einschließlich der Unterschriftsfelder, das Dokument wird sofort an den vorgesehenen Empfänger gesendet. Wenn Sie auf der Suche nach einer kostenlosen und einfachen Lösung zum Verwalten Ihrer Dokumente sind, ist HelloSign eine gute Option.
Verwenden Sie diese Anweisungen, um eine elektronische Signatur zu erstellen und zu senden
Laden Sie das Dokument hoch, das Sie unterschreiben möchten
Wählen Sie die Unterzeichner aus und geben Sie dann ihre E-Mail-Adressen ein.
Klicken Sie auf Dokument zum Signieren vorbereiten
Klicken Sie in der Symbolleiste auf , um die Art des Signaturfelds auszuwählen, das Sie erstellen möchten.
Wählen Sie die Stelle im Dokument aus, an der Sie Ihre Unterschrift hinzufügen möchten, und klicken Sie dann auf Weiter.
Schreiben Sie den Titel und die Nachricht Ihrer E-Mail. Klicken Sie dann auf Signatur anfordern, um die E-Mail zur Signatur an den/die Unterzeichner weiterzuleiten.
In jedem Fall erhält der Empfänger eine E-Mail, die ihn darüber informiert, dass er das/die empfangene(n) Dokument(e) bestätigen muss. Die E-Mail enthält auch den Link, dass sie das Dokument online öffnen und dann signieren.
Fazit
Jetzt, da Sie die Bedeutung der Integration von E-Signatur-Funktionen in Ihre Dokumentenverwaltungsprozesse verstehen und nicht mehr auf papierbasierte Dokumente warten müssen, um die Arbeit zu erledigen. Darüber hinaus können Sie Ihren Arbeitsablauf auf ganzer Linie verbessern und die Dinge schneller voranbringen.
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