La contabilidad es una industria distinta. Sin embargo, es importante para individuos y empresas en casi todas las industrias. Los profesionales de la contabilidad son responsables de la planificación fiscal, la contabilidad, la gestión financiera, la nómina y otras funciones financieras. Esto se hace para garantizar el cumplimiento, el crecimiento empresarial saludable y la gestión. Este tipo de trabajo requiere enfoques inteligentes, organizados y bien informados. También están optimizados para garantizar la máxima precisión y eficiencia. Las firmas electrónicas están aquí para ayudar.
Discutiremos los muchos beneficios prácticos y únicos de las firmas electrónicas en la contabilidad . También le daremos una visión privilegiada de cómo las firmas electrónicas eSign se están volviendo cada vez más populares.
Beneficios de la firma electrónica
Las firmas electrónicas pueden ayudar a los contadores y las empresas de contabilidad a mejorar la productividad y brindar beneficios para los procesos cotidianos. Este es el por qué:
- Finalización de documentos más rápida: el tiempo es dinero en contabilidad. Particularmente en la contabilidad fiscal, los contadores viven de acuerdo con los plazos. El incumplimiento de los plazos puede dar lugar a sanciones y tarifas costosas. Las firmas y profesionales contables están utilizando firmas electrónicas para obtener rápidamente documentos completados por el cliente. Esto garantiza que los formularios y los pagos se puedan procesar a tiempo.
- Conveniencia mejorada. Los contadores están ocupados y no quieren tener que lidiar con papeleo desordenado. Las firmas electrónicas permiten que los documentos se firmen rápida y fácilmente desde cualquier lugar donde se encuentre el firmante. Esto añade comodidad al día de todos.
- Más seguro: los documentos contables a menudo contienen información de identificación personal (PII), como números de cuentas bancarias y números de seguridad social. Siempre existe la posibilidad de que los documentos en papel tradicionales se pierdan, los roben o se vean sin querer. Las firmas de contabilidad pueden ofrecer a sus clientes seguridad adicional a través de documentos digitales. Pueden garantizar visibilidad limitada, acceso controlado por contraseña, firmas digitales y otras características.
- Cumple con la industria: el cumplimiento y los requisitos reglamentarios son esenciales para quienes trabajan en finanzas y contabilidad. Las pautas se pueden cumplir fácilmente y los requisitos del formulario electrónico del IRS se pueden cumplir con las opciones de autenticación basada en el conocimiento (KBA) y autenticación multifactor (MFA) a través de firmas electrónicas.
- Pago más rápido: con las firmas electrónicas, los contadores pueden enviar facturas electrónicamente y pagarlas de inmediato. Para la aprobación y el pago, simplemente envíe las facturas por correo electrónico o inserte los formularios de firma en su sitio para archivar y enviar rápidamente.
- Colaboración en equipo mejorada: cuando varias personas o departamentos necesitan trabajar juntos en una cuenta u otro documento, los documentos contables firmados electrónicamente lo hacen más fácil y eficiente. Esto permite que los miembros del equipo envíen y editen correos electrónicos fácilmente.
- Mayor precisión: la contabilidad es un área crítica de precisión. Varias partes pueden firmar un documento a la vez, o puede haber varios campos que requieran firma. Además, es posible que sea necesario recopilar información diferente. Los documentos electrónicos permiten una mayor precisión y permiten que las cuentas ayuden a los firmantes marcando las áreas que requieren firmas y proporcionando datos. Los creadores de documentos tienen la capacidad de realizar cambios o corregir errores en minutos y devolvérselos a los signatarios.
- Mayores ahorros: al final, los documentos electrónicos y la firma son mucho más baratos que la firma con lápiz y tinta y papel. Las firmas de contabilidad pueden reducir los gastos generales y utilizar mejor sus presupuestos cambiándose a lo digital.
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Uso de eSign en su flujo de trabajo
eSign fue diseñado pensando en contadores y empresas de contabilidad de todos los tamaños. Necesita una solución diseñada a medida para manejar información y documentación confidenciales. Aquí hay un vistazo a las ofertas de diseño:
- Campos seguros para proteger la privacidad de los documentos: si se requiere información privada, el diseño ofrece campos seguros que pueden bloquear una parte o la totalidad de un campo. Esto puede ser particularmente útil cuando se trata de números como números de seguridad social o números de cuentas bancarias.
- Cumpla con los requisitos de cumplimiento y verifique la identidad con KBA: si es un contador en el sector bancario o un remitente regular de formularios de impuestos del IRS, los elementos de seguridad como las funciones MFA y KBA de eSign no solo son recomendables sino obligatorios. Estas funciones pueden ser utilizadas por contadores a través de nuestra solución de firma electrónica para proporcionar un paso adicional para probar y establecer la identidad de los firmantes.
- Agregue reglas de plantilla para aumentar la comodidad: los usuarios de contabilidad pueden agregar campos a una plantilla desde el diseño hasta cualquier documento que coincida con la palabra clave. Esto les permite optimizar y automatizar los procesos documentales.
- Cree una biblioteca de contenido para acelerar la finalización de formularios. Muchas formas de contabilidad se repiten una y otra vez. Para una entrega de documentos más rápida, guarde los formularios de uso común en su propia biblioteca de contenido.
- Delegar signatarios para borrar la firma: con solo unos pocos clics, puede delegar quién firma qué en cualquier documento. Esto ahorra tiempo y esfuerzo tanto a los signatarios como a los contadores.
- Evite errores exigiendo que se completen los campos y proporcionando instrucciones Los documentos largos pueden dar lugar a errores o faltas de ortografía. Con el uso de firmas electrónicas y documentos digitales a través de eSign, los contadores pueden reducir los errores y el tiempo que lleva corregirlos al incluir campos obligatorios para completar, así como instrucciones personalizadas para documentos.
- Actualice rápidamente las plantillas con el reemplazo de archivos: al usar en, puede intercambiar o actualizar fácilmente documentos con los mismos campos. Para actualizar las plantillas rápidamente, simplemente use nuestra herramienta de reemplazo de plantillas.
- Aumente la productividad integrando el inicio de sesión en las aplicaciones que utiliza. ¿Cuántos procesos o procedimientos usan usted y sus clientes a diario para acceder a aplicaciones y software como Gmail, Google Docs y SalesForce? El diseño de le permite integrar fácilmente el inicio de sesión en las aplicaciones existentes.
- Cargue prácticamente todos los formatos de archivo: sabemos que todos funcionan de manera diferente. Es por eso que ofrecemos una variedad de formatos de archivo para crear formularios y documentos. El diseño de hace que sea fácil cargar cualquier formato de archivo.
- Almacenamiento automático de documentos en almacenamiento en la nube y servidores SFTP: es hora de deshacerse de los viejos archivadores y volverse digital. Las firmas electrónicas simplificarán el proceso de firma y le permitirán automatizar el almacenamiento y guardado de documentos. Puede enviar sus documentos directamente a Google Docs o localmente a sus propios servidores SFTP.
- Controle la audiencia según los permisos de los usuarios: los profesionales de la contabilidad deben mantener el control de la visibilidad de los documentos. eSign en la industria financiera simplifica el control de visibilidad al proporcionar herramientas simplificadas para establecer permisos de visualización de usuarios.
