Los consejos locales y los departamentos gubernamentales tienen la responsabilidad de reducir los costos operativos y su huella de carbono, sin dejar de atender a los clientes de manera eficiente. También necesitan proteger información confidencial como datos y datos personales. Es lógico avanzar hacia la digitalización debido al gran volumen de papeleo y formularios que requieren los departamentos gubernamentales y los ayuntamientos.
Tanto en las empresas como en el sector público, las aplicaciones digitales están reemplazando los procesos basados en papel. Las agencias gubernamentales pueden eliminar los procesos basados en papel con la automatización y evitar la ineficiencia y el costo asociado con el almacenamiento y manejo de documentos en papel.
Este proceso es importante porque las firmas digitales son las "huellas dactilares" electrónicas que validan la autenticidad e integridad de un documento digital. En 2020, el gobierno de Singapur pudo ofrecer un servicio de firma digital a sus ciudadanos y empresas. La pandemia global también ha acelerado los esfuerzos de tecnología digital de los gobiernos.
Un artículo que explica por qué muchas agencias gubernamentales de todo el mundo utilizaron la pandemia para impulsar sus formularios digitales y servicios en la nube. Muchos de estos estaban muy atrasados, pero su implementación tomó muchos años.
He aquí por qué la única forma de avanzar es:
1. Los procesos digitalizados son más eficientes
Una organización gubernamental puede dejar de usar papel y usar firmas digitales por muchas razones. La más obvia es la rentabilidad. La digitalización puede ahorrar mucho tiempo y dinero. La digitalización ahorra a las organizaciones horas de ingreso de datos y búsqueda manual de registros.
La digitalización fue acelerada por la pandemia. Muchas agencias gubernamentales recurrieron a TI para abordar nuevos desafíos como el trabajo remoto y la mayor demanda de ciertos servicios. Atlanta, Georgia, es un ejemplo de una organización del gobierno de EE. UU. que se basaba en papel y ahora se ha movido al certificado de firma digital.
Los bloqueos de COVID-19 obligaron a la organización, que anteriormente se basaba en papel, a cambiar a un entorno completamente virtual. Este fue un cambio que resultó en una mayor eficiencia. El seguimiento electrónico de documentos permitió procesos internos más rápidos.
Proporcionó una solución intuitiva que permitió las capacidades de flujo de trabajo de firma y simplificó los procedimientos de firma de la organización. Facilita el flujo de trabajo de firma de toda la organización. Esto incluye la creación de documentos, formularios electrónicos, configuración del proceso de firma, revisor, recordatorios y notificaciones.
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2. Crea una experiencia perfecta
Aunque pueda parecer complicado, la automatización de los procesos de documentos es solo una extensión del método basado en papel para administrar sus documentos. La firma segura y la digitalización de documentos permiten una administración más sostenible, responsable y eficiente.
La digitalización mejora la experiencia del cliente y mantiene contento al personal. Los clientes se sienten más cómodos completando y firmando documentos en sus dispositivos móviles o en casa, eliminando los puntos débiles de los procesos en papel. No hay necesidad de preocuparse por el tiempo de viaje, obtener documentos en sobres, enviarlos y preguntarse si han sido entregados. Modernizar su proceso de gestión de documentos le permitirá ahorrar tiempo y permitir que todos los demás se concentren en las cosas importantes.
Las agencias gubernamentales pueden usar soluciones de gestión de documentos digitales para facilitar el acceso a la información en los archivos. Esto crea servicios públicos más fluidos y tiempos de respuesta más rápidos. Es eficiente, seguro, conveniente, fácil de usar y extremadamente seguro.
Los clientes notarán una reducción en los retrasos y errores cuando se utilicen flujos de trabajo de certificados digitales para reemplazar los formularios en papel y los procesos manuales. Los ciudadanos de hoy quieren más servicios públicos habilitados digitalmente. También quieren más control sobre dónde y cómo se entregan.
3. Organizaciones empoderadas con mejores procesos
La digitalización de documentos va más allá de la simple conversión de papel a documentos digitales. Sin embargo, ese suele ser el comienzo. Es posible maximizar la gestión de datos entre regiones y departamentos haciendo un uso eficiente de los formularios.
Los consejos locales y las agencias gubernamentales suelen centrar sus esfuerzos en cuatro capacidades: procesos, intercambio de datos, servicios y decisiones. Los procesos digitales automatizados enviarán automáticamente las aplicaciones digitales entrantes al departamento correcto, haciéndolo más fácil y eficiente.
El software identificará las firmas o aprobaciones faltantes en el formulario y notificará a la parte correcta o se negará a enviarlo. Esta eficiencia reduce en gran medida el tiempo que lleva solicitar documentación o revisar solicitudes entre departamentos.
Puede eliminar el papel y todas las tareas administrativas asociadas deshaciéndose de él. Puede eliminar todas las tareas administrativas que vienen con el papel, como archivar, firmar, firmar, completar formularios y hacer un seguimiento con las personas. Un sistema digital bien diseñado automatizará todo esto por usted y permitirá a su equipo hacer lo mismo.
4. Alcanzar objetivos de sostenibilidad
Consejo de Distrito, comenzaron su transición digital en 2016. Se dieron cuenta de que sería más beneficioso tener sus reuniones de consejo realizadas digitalmente en 2016. Estos incluyeron actas de reuniones, agendas, informes y contratos que debían distribuirse y firmarse por los representantes comerciales electos. transacción.
El objetivo principal de la organización era encontrar una forma ecológica y eficiente de circular y aprobar la documentación y otros artículos. Esto también les permitió alcanzar su objetivo de sostenibilidad estratégica más amplio de reducir las emisiones de carbono.
Después de una extensa investigación y revisiones de productos similares durante varios años, District Council eligió el servicio como uno de sus principales socios de transformación digital. Lo han estado usando desde octubre de 2019. Han podido lograr sus objetivos estratégicos de sostenibilidad mediante el uso del proceso digital para completar formularios de transacciones en línea y obtener de forma segura el proceso comercial de firmas firmadas.
5. Soluciones para todos
Todos los niveles de gobierno pueden utilizar la digitalización de documentos, la automatización y las firmas digitales seguras, ya sean locales/del condado/regionales o estatales/federales. Una organización no se quedará sin papel de la noche a la mañana. El proceso es complejo. Es una buena idea comenzar por encontrar un proceso que esté lleno de documentos entrantes, como lo hizo el Consejo del Distrito con sus reuniones. Luego digitalícelo en el frente.
Sin embargo, es importante que los gobiernos locales y las agencias gubernamentales no ignoren a las personas que pueden no tener acceso a Internet o que no están familiarizadas con la tecnología requerida para enviar solicitudes digitales y documentos electrónicos, pagar sus facturas en línea o acceder a otros servicios en línea.
La digitalización de la documentación es cada vez más una tendencia tecnológica habitual. Sin embargo, es importante garantizar la igualdad de acceso y apoyo para todos. Para ayudar a las personas a navegar por el sistema, es esencial contar con preguntas frecuentes y tutoriales fáciles de usar en formato electrónico.
El software que se puede usar para firmar documentos seguros y aceptar aplicaciones digitales en asuntos como licencias, permisos de construcción y pagos en línea se amortizará rápidamente debido a la eficiencia que ofrece. Aunque la transformación digital puede ser difícil para los organismos gubernamentales, muchas instituciones públicas de todo el mundo han visto los beneficios de las aplicaciones móviles.
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Cómo es segura la firma digital
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Utiliza tecnología avanzada de firma digital personalizada que es más segura que las firmas electrónicas simples. Esta tecnología es la única disponible en la actualidad que garantiza firmas electrónicas inolvidables.
Permite a los usuarios tomar firmas gráficas, completar, firmar, sellar y verificar documentos desde cualquier dispositivo, en cualquier lugar y en cualquier momento. Esta solución simplifica los procesos operativos, reduce los gastos, acelera los ciclos de entrega, aumenta la eficiencia del personal, mejora el servicio al cliente y crea un entorno de trabajo más sostenible.
