La gestión de contratos es cada vez más importante para las PYMES. Tanto las consideraciones legales como las comerciales deben tenerse en cuenta al redactar los términos del contrato.
Siguiendo prácticas rigurosas de gestión contractual, las empresas pueden verificar fácilmente sus acuerdos en busca de posibles incumplimientos. La adopción de estas mejores prácticas también puede mantenerse al día con todas las obligaciones actuales con sus clientes o socios.
¿Qué es la gestión del ciclo de vida del contrato?
La gestión de contratos o la gestión del ciclo de vida del contrato maneja los contratos entre empleados, clientes/clientes y proveedores.
Debido a que abarca la creación, organización, uso compartido, seguimiento y almacenamiento de documentos clave (entre otros), a menudo será una de las partes más laboriosas de administrar una empresa. Small Business Software puede ayudar a las empresas a optimizar estos procesos para que sus empleados puedan gastar menos en ellos y más en lo que importa.
Administrar adecuadamente los contratos comerciales significa controlar los costos, generar el máximo beneficio de sus contratos y minimizar el riesgo. Estos son necesarios y beneficiosos para las pequeñas y grandes empresas porque generan crecimiento empresarial.
Una buena cultura empresarial o gobierno corporativo que involucre software de gestión de contratos significa tener una buena relación entre sus proveedores, clientes y socios comerciales. Por lo tanto, si quieres tener una buena relación con estas personas, debes saber gestionar bien sus contratos.
Debe configurar una base de datos centralizada donde almacene todos sus contratos e información relacionada. Luego, cree un servicio de recordatorio automatizado para que pueda seguir recordando a sus clientes acerca de fechas límite y acciones importantes.
Los tipos de contrato que deben administrarse pueden incluir cualquiera de los siguientes.
- contratos de venta
- Acuerdos de abastecimiento
- Órdenes de compra y acuerdos de compra
- Contratos de trabajo
- Contratos de externalización
- Acuerdos de derechos de registro
- Acuerdos de aseguramiento
- Contratos de arrendamiento
- Acuerdos de consultoría
- Acuerdos de distribución
- Acuerdos de propiedad intelectual (API)
- Opciones de alamcenaje
- Licencias de software
Los contratos permiten a las organizaciones codificar sus operaciones y relaciones comerciales en un formato legalmente exigible que pueden usar para obtener recursos operativos.
Las operaciones comerciales de alto nivel pueden parecer similares de una empresa a otra. Aún así, cada empresa necesita sus recursos únicos para administrar su negocio de manera efectiva.
Cada negocio tiene necesidades y requisitos únicos para los requisitos del proceso de contrato.
Para complicar aún más las cosas, cada contacto requiere la acción del emisor en cada etapa de su ciclo de vida para que siga siendo válido.
Incluso si una empresa individual no puede permitirse contratar a una persona a tiempo completo para supervisar todas sus necesidades de gestión de contratos, puede verse abrumada fácilmente por la gran cantidad de contratos que necesita gestionar.
¿En qué se diferencian las pequeñas empresas para la gestión de contratos y documentos?
Cuando los empresarios de pequeñas empresas o autónomos conocen los beneficios de contratar software, piensan que es solo para empresas más grandes. Esto, sin embargo, no es cierto. El software de contratación es útil tanto para organizaciones pequeñas como grandes. Las pequeñas empresas, como los abogados individuales y los CPA, pueden beneficiarse enormemente de la contratación de software porque a menudo se ocupan de contratos que requieren que se adhieran a ciertas condiciones. Por ejemplo, muchas personas deben cumplir con las leyes de propiedad intelectual.
El contrato incluye los detalles del trato, el tipo de trabajo que llevarán a cabo, la fecha límite, el tipo de tarea a realizar y el alcance del trato. Un documento tan importante debe gestionarse de manera eficiente y eficaz. Los avances tecnológicos han ayudado a las empresas a hacer precisamente eso a través de una gestión eficiente de los acuerdos.
Los fundamentos de la gestión de contratos
Los contratos entre dos partes generalmente especifican las actividades que realizará cada parte y los términos bajo los cuales cumplirán su parte del trato.
Un acuerdo mal redactado podría costarle a la organización millones de dólares. Un equipo legal eficaz puede ayudar a evitar errores costosos. Redactar un documento claro y conciso es fundamental para una adecuada contratación. Tener un equipo legal involucrado durante las negociaciones puede ahorrar dinero y dolores de cabeza.
La gestión de contratos también se aplica a la gestión de diferentes procesos de contratación con autónomos o empleados que necesitan asistencia. A veces, estos requisitos del contrato necesitan apoyo adicional y ajustes que beneficien a ambas partes.
En general, los contratos involucran algunas etapas clave. Son las primeras etapas o fase previa a las adjudicaciones. Este es todo el trabajo que tiene lugar antes de que se adjudique un contrato a alguien, ya sea una empresa mediana o un empleado. La etapa intermedia es cuando se aprueba el proceso. Esto incluye todo el papeleo para hacer oficial el acuerdo. Por último, están las fases posteriores a la aprobación. Aquí es donde entran en juego muchos contratos y acuerdos.
Estos tres pasos básicos son un enfoque simplificado para comprender la gestión de contratos. Aún así, el proceso es mucho más complejo y se puede ver en más pasos dependiendo de qué tan detallado lo desee.
Elementos de una gestión de contratos exitosa
Para garantizar el éxito, las empresas deben implementar prácticas eficaces de gestión de contratos. Estos incluyen tener personas que entiendan la legalidad de los contratos y usar herramientas de software que los ayuden a administrar sus contratos.
- Los -beneficios-esperados y -los-rendimientos-financieros-se-están-realizando-.
- El proveedor es útil y sensible a las necesidades de la empresa.
- La empresa nunca se ha encontrado con disputas contractuales o sorpresas.
- El servicio prestado por la empresa es satisfactorio para ambas partes.
Señales de una gestión de contratos exitosa
El software de gestión de contratos ayuda a las empresas a aliviar los problemas logísticos, reducir sus gastos y ahorrar tiempo al crear contratos.
Las empresas que administran sus contratos de manera efectiva tienden a ver estos beneficios:
- Las estimaciones suelen ser más precisas cuando las realiza un contratista independiente en lugar de un empleado.
- Son más fáciles de configurar e implementar que los contratos.
- Es fácil cumplir con las regulaciones específicas de la industria
- Los plazos y los contratos son más fáciles de rastrear cuando están escritos.
- Los flujos de trabajo para la contratación están estandarizados.
- Las plantillas son más fáciles de escribir que los acuerdos personalizados.
- Los cambios se pueden realizar rápida y fácilmente a través de revisiones y cambios de contrato.
- Ganancias de flujo de caja Visibilidad mejorada
- Los gastos deshonestos son más fáciles de detectar que los legítimos.
- El análisis de contratos puede ayudarlo a comprender si se ha cumplido un acuerdo.
Sin embargo, como probablemente ya se haya dado cuenta, una buena gestión de contratos es algo más que redactar contratos, recibir entregas y colocar los documentos en un sistema de archivo.
Suponga que aún no tiene un buen sistema para realizar un seguimiento de los registros comerciales importantes. En ese caso, eSignly puede ser una excelente herramienta para ayudarlo a organizarlos y protegerlos de pérdidas.
Estamos orgullosos de decir que nuestro sistema de administración de documentos es seguro y cumple con HIPAA. Y como almacenamos todo para ti, no tienes que preocuparte por perder nada.
Un contrato debe negociarse durante un período de tiempo prolongado, generalmente durante unos pocos meses o años, sin que se requiera ninguna acción entre esas etapas intermitentes.
Esta inactividad prolongada puede dar lugar a que se pierdan pasos en el proceso de negociación del contrato.
Es por eso que puede ser útil implementar un proceso confiable de gestión del ciclo de vida del cliente (CLM) y herramientas sólidas de CRM.
¿Por qué es importante la gestión de contratos para una pequeña empresa?
Debido a que la gestión de contratos es tan importante para las medianas empresas y debido a que con tanta frecuencia se administran mal, tiene sentido centrarse en qué tan bien los maneja.
Con un buen sistema de gestión de contratos, puede transformar la forma en que funciona su negocio, lo que significa que puede obtener más acuerdos y dedicar menos tiempo a gestionarlos. Aquí hay algunas razones de por qué:
La contratación permite que los equipos colaboren de manera efectiva.
A medida que su empresa crezca, también lo harán sus necesidades. Siempre necesitará colaborar entre diferentes departamentos, incluso si un departamento se vuelve más grande que otro.
El software de gestión de contratos fomenta este tipo de trabajo colaborativo al proporcionar varias características clave. Por ejemplo:
- Establezca procesos de aprobación sólidos
- Implementación de una herramienta de comentarios
- eSignly proporciona una manera fácil para que los contratistas vean los contratos que han firmado.
Obtenga información valiosa
Los propietarios de empresas medianas a menudo pasan por alto la información contractual y no se dan cuenta de su valor potencial.
- Los contratos que causan la mayor fricción son
- Gestión de diferentes tipos de contrato.
- Fecha de finalización y fecha de renovación
- El costo/transacción
A pesar de que pueden reconocer los beneficios de recopilar estos datos, administrar documentos de contrato en Excel puede ser una tarea que consume mucho tiempo y no tienen suficiente tiempo para manejarla. ¿Cuánto tiempo ha buscado en documentos contractuales problemas potenciales y términos clave?
Tiene sentido hacer un seguimiento de los contratos, pero si no sabe por dónde empezar, póngase en contacto con nosotros. ¡Estamos aquí para ayudar!
Los contratos proporcionan la base para su negocio
Los Contratos y Acuerdos rigen hasta el 80% de las operaciones diarias de su empresa. Se aseguran de que usted y su equipo no olviden lo que se acordó y quién lo firmó.
Suponga que usted o su personal no entienden los términos de sus contratos. ¿Cómo puede asegurarse de cumplir con sus beneficios y responsabilidades? La falta de comprensión puede hacer que se pierdan plazos importantes, se malinterpreten e incurran en gastos innecesarios. Estas cosas también pueden provocar daños en el valor de sus contratos.
Protección de datos sin esfuerzo
Una pequeña empresa puede proteger fácilmente la información confidencial utilizando un software eficaz de gestión de contratos de computación en la nube. Mediante la implementación de una sólida herramienta de administración de contratos de computación en la nube, una pequeña empresa puede protegerse de manera efectiva contra los piratas informáticos que intentan robar información patentada. Además de garantizar que la información confidencial esté protegida, una buena herramienta de administración de contratos de computación en la nube permite a los usuarios administrar los contratos de manera eficiente. Por ejemplo, si un usuario necesita cambiar el nombre o la dirección de un contacto, puede hacerlo sin perder tiempo en volver a ingresar los detalles manualmente.
Más escalable
Es posible que esté administrando su negocio en un tamaño pequeño en este momento, pero si planea crecer, será mejor que comience a prepararse para ello.
A medida que crece, las pequeñas empresas pueden necesitar una gama más amplia de herramientas de gestión de contratos, que incluyen:
- Procesamiento y creación más rápidos: la mayoría de los sistemas de gestión de contratos permiten a las empresas crear sus contratos personalizados. Estos contratos personalizados se pueden usar en múltiples departamentos dentro de una organización.
- Capacidad de búsqueda: cuando almacena y mantiene acuerdos digitales en línea, puede buscarlos fácilmente, revisar sus términos y seguir un rastro detallado. Esta popular herramienta de seguimiento de acuerdos puede brindarle los detalles que necesita para miles de acuerdos bajo demanda.
Un buen sistema de gestión de contratos le permitirá a su empresa aumentar la cantidad de contratos que crea sin contratar personal adicional ni gastar demasiado dinero.
Organización meticulosa
Una vez que todos los contratos de una empresa se han cargado en una ubicación centralizada, es mucho más fácil clasificarlos y encontrar los correctos. Es probable que nunca más haya la necesidad de hojear documentos en busca de una cláusula en particular. Incluso la necesidad de acuerdos firmados rápidamente o anexos se puede lograr a través del sistema de gestión de contratos en línea. Esta centralización y automatización sin duda ahorrará innumerables horas preciosas, ya que todo se puede guardar, encontrar y acceder fácilmente. El tiempo es invaluable para todos, pero a menudo es bastante escaso para las empresas más pequeñas cuando solo unas pocas personas deben usar tantos sombreros.
Los contratos capacitan a sus equipos para colaborar
A medida que su empresa crezca, también lo hará su necesidad de cooperación entre las diferentes partes de la organización. Incluso puede llegar a ser necesario colaborar con empresas externas en algún momento.
El software de gestión de contratos fomenta la colaboración fomentando estas cosas:
- Establecimiento de procesos sólidos para la aprobación de contenido
- mediante el uso de un sistema de gestión de comentarios
- Nuestro Sistema de gestión de contratos (CMS) proporciona una manera fácil para que los clientes exploren los contratos y vean cuáles necesitan firmar.
El riesgo comercial y las sanciones financieras por incumplimiento son demasiado altos para ignorarlos
No darse cuenta de los beneficios financieros de sus contratos puede dañar los flujos de ingresos potenciales, mientras que no adherirse a sus términos puede resultar en una pérdida de poder de negociación y dañar la imagen de su empresa.
Las malas prácticas de gobierno contractual pueden conducir a pérdidas significativas en caso de incumplimiento.
Envíe contratos a escala con firmas electrónicas .
Una firma es lo más importante en cualquier acuerdo; un acuerdo sin una firma no es válido. Las firmas electrónicas hacen que la firma de documentos sea fácil, simple y rápida.
Con las firmas electrónicas, puede obtener la aprobación rápida y sencilla de sus contratos o acuerdos.
Puede firmar sus acuerdos sobre la marcha desde cualquier dispositivo, lo que le ayuda a mantenerse al día si gestiona muchas transacciones. Es conveniente para su cliente porque puede firmar instantáneamente, por lo que las transacciones se cierran más rápido.
Mejore el cumplimiento de los contratos y su empresa funcionará mejor
La mayoría de las empresas no leen su contrato hasta que algo sale mal. Luego, cuando surge un problema, todos comienzan a señalar con el dedo y amenazan con emprender acciones legales.
Con una gestión adecuada de los contratos, puede identificar fácilmente cualquier posible situación fuera de los límites antes de que se convierta en un problema grave. Puede automatizar tareas por sí mismo, por lo que no necesita preocuparse por ellas.
Herramientas útiles para aumentar la productividad
Otro beneficio del software de administración de contratos es obtener asistencia de la propia herramienta. Encontrará que la aplicación tiene características que le permiten monitorear y administrar sus actividades comerciales. También podrá crear contratos de alto calibre en no más de la mitad del esfuerzo que normalmente se necesitaría. Y si trabaja por cuenta propia, lo mismo se aplica a los miembros de su personal. Ellos también disfrutarán de los beneficios de tener una herramienta de creación de contratos fácil de usar.
Negociaciones de Negocios
La negociación es una parte esencial de cualquier negocio. Puede aprovechar al máximo sus habilidades de negociación preparándose adecuadamente antes de asistir a una reunión. Para ello, debe aprovechar las herramientas disponibles, como la que proporciona el sistema de gestión de contratos. Al usar esta herramienta, podrá recopilar y analizar datos sobre varios contratos y otros acuerdos legales. Una vez que haya recopilado suficiente información, estará listo para negociar con confianza. Además, el sistema te permitirá ahorrar tiempo y esfuerzo porque no tendrás que gastarlo buscando entre montones de documentos.
Haga más con recursos limitados .
En el mundo actual, se espera que las personas logren mucho con fuentes restringidas. Los que acaban de empezar se benefician enormemente de esta idea. Aunque funciona la mayor parte del tiempo, puede que no sea apropiado en todos los casos. Uno debe considerar la cantidad de esfuerzo que ponen y la calidad de la producción. Un buen sistema de gestión debe garantizar que sean eficientes en sus tareas y eliminar las innecesarias. También debería permitirles agilizar el procedimiento al eliminar varias acciones.
Por ejemplo, si ninguna cláusula contractual especifica quién tiene que aprobar una transacción en particular, entonces la tarea podría asignarse automáticamente a un aprobador. Supongamos que una cláusula contractual específica establece que ciertas transacciones deben ser aprobadas por una de las partes. En ese caso, la tarea podría asignarse automáticamente a esa parte.
¿Cuáles son las etapas del proceso de gestión de contratos?
Hay varios pasos clave involucrados en la gestión de contratos. Aún así, se pueden resumir en estas cinco fases distintas: creación, colaboración, firma, seguimiento y renovación.
Podemos identificar aún más los componentes particulares del proceso. Podemos dividir el proceso en nueve fases distintas, cada una de las cuales aborda una de las cinco principales áreas de preocupación. Al gestionar estas preocupaciones por adelantado, hacemos que sea más fácil lidiar con la inevitable crisis de fin de trimestre cuando finalmente llega el momento de firmar nuevos acuerdos. Estas son las fases del proceso:
Creación
- Requisiciones Iniciales: El Proceso de Gestión de Contratos comienza con la identificación de contratos y la documentación pertinente para respaldar los propósitos del contrato.
- Contratos de autoría: escriba un documento utilizando una herramienta de redacción de documentos en línea. Automatice el proceso para que se agilice.
Colaboración
- Negociar el contrato . Después de redactar el contrato, los empleados deben saber qué secciones deben revisarse para poder negociarlas rápidamente.
Firma
- Aprobación del contrato: obtener la aprobación de su gerente es el primer cuello de botella. Puede combatir esto de manera preventiva creando flujos de trabajo de aprobación personalizados, que incluyen aprobaciones paralelas y en serie para que las decisiones se tomen rápidamente.
- Ejecutar el Contrato: El contrato permite a los usuarios controlar y acortar el proceso de firma utilizando firmas electrónicas y soporte de fax.
Seguimiento
- Gestión de Obligaciones: Esto requiere mucho esfuerzo para gestionar los proyectos, para que cumplan con sus plazos y no se deterioren durante sus primeras etapas de desarrollo.
- Las revisiones y modificaciones son necesarias cuando es necesario realizar cambios en el documento original. Con frecuencia, estos cambios requieren tiempo y esfuerzo adicionales para completarse.
- Auditoría e informes: los requisitos de auditoría e informes de contratos son una parte importante de la administración de contratos. Ayuda a determinar si la organización está cumpliendo con los términos de sus contratos y cualquier problema potencial que pueda ocurrir.
Renovación
La gestión manual de las renovaciones de contratos puede provocar la pérdida de renovaciones y la pérdida de ingresos. Automatizar el proceso de gestión de contratos significa que las organizaciones pueden detectar fácilmente cuándo vence el contrato de un cliente y comunicarse con él antes de que venza.
La conclusión clave
Las pequeñas empresas pueden beneficiarse de una solución CRM basada en la nube para mejorar sus procesos comerciales y aumentar la productividad. Un sistema CRM basado en la nube cuesta menos que las soluciones locales tradicionales porque no requiere un equipo de TI ni mantenimiento.
Si realiza arreglos contractuales frecuentes, tener a alguien que los administre por usted podría ser una buena idea.
Hacer un seguimiento de los contratos es importante, pero puede ser difícil administrar todo por sí mismo.
Afortunadamente, hay herramientas y sitios web disponibles para guiarlo a través del proceso.
La gestión del ciclo de vida de los contratos (CLM), un gestor de contratos y el software de gestión de contratos son tres formas principales en que las organizaciones mantienen sus acuerdos contractuales con firmas electrónicas en orden.
Independientemente del tamaño de su empresa o dónde se encuentre su negocio con su sistema de gestión de contratos, eSignly tiene herramientas para todos.
La gestión de contratos es cada vez más importante para las PYMES. Tanto las consideraciones legales como las comerciales deben tenerse en cuenta al redactar los términos del contrato.
Siguiendo prácticas rigurosas de gestión contractual, las empresas pueden verificar fácilmente sus acuerdos en busca de posibles incumplimientos. La adopción de estas mejores prácticas también puede mantenerse al día con todas las obligaciones actuales con sus clientes o socios.
¿Qué es la gestión del ciclo de vida del contrato?
La gestión de contratos o la gestión del ciclo de vida del contrato maneja los contratos entre empleados, clientes/clientes y proveedores.
Debido a que abarca la creación, organización, uso compartido, seguimiento y almacenamiento de documentos clave (entre otros), a menudo será una de las partes más laboriosas de administrar una empresa. Small Business Software puede ayudar a las empresas a optimizar estos procesos para que sus empleados puedan gastar menos en ellos y más en lo que importa.
Administrar adecuadamente los contratos comerciales significa controlar los costos, generar el máximo beneficio de sus contratos y minimizar el riesgo. Estos son necesarios y beneficiosos para las pequeñas y grandes empresas porque generan crecimiento empresarial.
Una buena cultura empresarial o gobierno corporativo que involucre software de gestión de contratos significa tener una buena relación entre sus proveedores, clientes y socios comerciales. Por lo tanto, si quieres tener una buena relación con estas personas, debes saber gestionar bien sus contratos.
Debe configurar una base de datos centralizada donde almacene todos sus contratos e información relacionada. Luego, cree un servicio de recordatorio automatizado para que pueda seguir recordando a sus clientes acerca de fechas límite y acciones importantes.
Los tipos de contrato que deben administrarse pueden incluir cualquiera de los siguientes.
- contratos de venta
- Acuerdos de abastecimiento
- Órdenes de compra y acuerdos de compra
- Contratos de trabajo
- Contratos de externalización
- Acuerdos de derechos de registro
- Acuerdos de aseguramiento
- Contratos de arrendamiento
- Acuerdos de consultoría
- Acuerdos de distribución
- Acuerdos de propiedad intelectual (API)
- Opciones de alamcenaje
- Licencias de software
Los contratos permiten a las organizaciones codificar sus operaciones y relaciones comerciales en un formato legalmente exigible que pueden usar para obtener recursos operativos.
Las operaciones comerciales de alto nivel pueden parecer similares de una empresa a otra. Aún así, cada empresa necesita sus recursos únicos para administrar su negocio de manera efectiva.
Cada negocio tiene necesidades y requisitos únicos para los requisitos del proceso de contrato.
Para complicar aún más las cosas, cada contacto requiere la acción del emisor en cada etapa de su ciclo de vida para que siga siendo válido.
Incluso si una empresa individual no puede permitirse contratar a una persona a tiempo completo para supervisar todas sus necesidades de gestión de contratos, puede verse abrumada fácilmente por la gran cantidad de contratos que necesita gestionar.
¿En qué se diferencian las pequeñas empresas para la gestión de contratos y documentos?
Cuando los empresarios de pequeñas empresas o autónomos conocen los beneficios de contratar software, piensan que es solo para empresas más grandes. Esto, sin embargo, no es cierto. El software de contratación es útil tanto para organizaciones pequeñas como grandes. Las pequeñas empresas, como los abogados individuales y los CPA, pueden beneficiarse enormemente de la contratación de software porque a menudo se ocupan de contratos que requieren que se adhieran a ciertas condiciones. Por ejemplo, muchas personas deben cumplir con las leyes de propiedad intelectual.
El contrato incluye los detalles del trato, el tipo de trabajo que llevarán a cabo, la fecha límite, el tipo de tarea a realizar y el alcance del trato. Un documento tan importante debe gestionarse de manera eficiente y eficaz. Los avances tecnológicos han ayudado a las empresas a hacer precisamente eso a través de una gestión eficiente de los acuerdos.
Los fundamentos de la gestión de contratos
Los contratos entre dos partes generalmente especifican las actividades que realizará cada parte y los términos bajo los cuales cumplirán su parte del trato.
Un acuerdo mal redactado podría costarle a la organización millones de dólares. Un equipo legal eficaz puede ayudar a evitar errores costosos. Redactar un documento claro y conciso es fundamental para una adecuada contratación. Tener un equipo legal involucrado durante las negociaciones puede ahorrar dinero y dolores de cabeza.
La gestión de contratos también se aplica a la gestión de diferentes procesos de contratación con autónomos o empleados que necesitan asistencia. A veces, estos requisitos del contrato necesitan apoyo adicional y ajustes que beneficien a ambas partes.
En general, los contratos involucran algunas etapas clave. Son las primeras etapas o fase previa a las adjudicaciones. Este es todo el trabajo que tiene lugar antes de que se adjudique un contrato a alguien, ya sea una empresa mediana o un empleado. La etapa intermedia es cuando se aprueba el proceso. Esto incluye todo el papeleo para hacer oficial el acuerdo. Por último, están las fases posteriores a la aprobación. Aquí es donde entran en juego muchos contratos y acuerdos.
Estos tres pasos básicos son un enfoque simplificado para comprender la gestión de contratos. Aún así, el proceso es mucho más complejo y se puede ver en más pasos dependiendo de qué tan detallado lo desee.
Elementos de una gestión de contratos exitosa
Para garantizar el éxito, las empresas deben implementar prácticas eficaces de gestión de contratos. Estos incluyen tener personas que entiendan la legalidad de los contratos y usar herramientas de software que los ayuden a administrar sus contratos.
- Los -beneficios-esperados y -los-rendimientos-financieros-se-están-realizando-.
- El proveedor es útil y sensible a las necesidades de la empresa.
- La empresa nunca se ha encontrado con disputas contractuales o sorpresas.
- El servicio prestado por la empresa es satisfactorio para ambas partes.
Señales de una gestión de contratos exitosa
El software de gestión de contratos ayuda a las empresas a aliviar los problemas logísticos, reducir sus gastos y ahorrar tiempo al crear contratos.
Las empresas que administran sus contratos de manera efectiva tienden a ver estos beneficios:
- Las estimaciones suelen ser más precisas cuando las realiza un contratista independiente en lugar de un empleado.
- Son más fáciles de configurar e implementar que los contratos.
- Es fácil cumplir con las regulaciones específicas de la industria
- Los plazos y los contratos son más fáciles de rastrear cuando están escritos.
- Los flujos de trabajo para la contratación están estandarizados.
- Las plantillas son más fáciles de escribir que los acuerdos personalizados.
- Los cambios se pueden realizar rápida y fácilmente a través de revisiones y cambios de contrato.
- Ganancias de flujo de caja Visibilidad mejorada
- Los gastos deshonestos son más fáciles de detectar que los legítimos.
- El análisis de contratos puede ayudarlo a comprender si se ha cumplido un acuerdo.
Sin embargo, como probablemente ya se haya dado cuenta, una buena gestión de contratos es algo más que redactar contratos, recibir entregas y colocar los documentos en un sistema de archivo.
Suponga que aún no tiene un buen sistema para realizar un seguimiento de los registros comerciales importantes. En ese caso, eSignly puede ser una excelente herramienta para ayudarlo a organizarlos y protegerlos de pérdidas.
Estamos orgullosos de decir que nuestro sistema de administración de documentos es seguro y cumple con HIPAA. Y como almacenamos todo para ti, no tienes que preocuparte por perder nada.
Un contrato debe negociarse durante un período de tiempo prolongado, generalmente durante unos pocos meses o años, sin que se requiera ninguna acción entre esas etapas intermitentes.
Esta inactividad prolongada puede dar lugar a que se pierdan pasos en el proceso de negociación del contrato.
Es por eso que puede ser útil implementar un proceso confiable de gestión del ciclo de vida del cliente (CLM) y herramientas sólidas de CRM.
¿Por qué es importante la gestión de contratos para una pequeña empresa?
Debido a que la gestión de contratos es tan importante para las medianas empresas y debido a que con tanta frecuencia se administran mal, tiene sentido centrarse en qué tan bien los maneja.
Con un buen sistema de gestión de contratos, puede transformar la forma en que funciona su negocio, lo que significa que puede obtener más acuerdos y dedicar menos tiempo a gestionarlos. Aquí hay algunas razones de por qué:
La contratación permite que los equipos colaboren de manera efectiva.
A medida que su empresa crezca, también lo harán sus necesidades. Siempre necesitará colaborar entre diferentes departamentos, incluso si un departamento se vuelve más grande que otro.
El software de gestión de contratos fomenta este tipo de trabajo colaborativo al proporcionar varias funciones clave. Por ejemplo:
- Establezca procesos de aprobación sólidos
- Implementación de una herramienta de comentarios
- eSignly proporciona una manera fácil para que los contratistas vean los contratos que han firmado.
Obtenga información valiosa
Los propietarios de empresas medianas a menudo pasan por alto la información contractual y no se dan cuenta de su valor potencial.
- Los contratos que causan la mayor fricción son
- Gestión de diferentes tipos de contrato.
- Fecha de finalización y fecha de renovación
- El costo/transacción
A pesar de que pueden reconocer los beneficios de recopilar estos datos, administrar documentos de contrato en Excel puede ser una tarea que consume mucho tiempo y no tienen suficiente tiempo para manejarla. ¿Cuánto tiempo ha buscado en documentos contractuales problemas potenciales y términos clave?
Tiene sentido hacer un seguimiento de los contratos, pero si no sabe por dónde empezar, póngase en contacto con nosotros. ¡Estamos aquí para ayudar!
Los contratos proporcionan la base para su negocio
Los Contratos y Acuerdos rigen hasta el 80% de las operaciones diarias de su empresa. Se aseguran de que usted y su equipo no olviden lo que se acordó y quién lo firmó.
Suponga que usted o su personal no entienden los términos de sus contratos. ¿Cómo puede asegurarse de cumplir con sus beneficios y responsabilidades? La falta de comprensión puede hacer que se pierdan plazos importantes, se malinterpreten e incurran en gastos innecesarios. Estas cosas también pueden provocar daños en el valor de sus contratos.
Protección de datos sin esfuerzo
Una pequeña empresa puede proteger fácilmente la información confidencial utilizando un software eficaz de gestión de contratos de computación en la nube. Mediante la implementación de una sólida herramienta de administración de contratos de computación en la nube, una pequeña empresa puede protegerse de manera efectiva contra los piratas informáticos que intentan robar información patentada. Además de garantizar que la información confidencial esté protegida, una buena herramienta de administración de contratos de computación en la nube permite a los usuarios administrar los contratos de manera eficiente. Por ejemplo, si un usuario necesita cambiar el nombre o la dirección de un contacto, puede hacerlo sin perder tiempo en volver a ingresar los detalles manualmente.
Más escalable
Es posible que esté administrando su negocio en un tamaño pequeño en este momento, pero si planea crecer, será mejor que comience a prepararse para ello.
A medida que crece, las pequeñas empresas pueden necesitar una gama más amplia de herramientas de gestión de contratos, que incluyen:
- Procesamiento y creación más rápidos: la mayoría de los sistemas de gestión de contratos permiten a las empresas crear sus contratos personalizados. Estos contratos personalizados se pueden usar en múltiples departamentos dentro de una organización.
- Capacidad de búsqueda: cuando almacena y mantiene acuerdos digitales en línea, puede buscarlos fácilmente, revisar sus términos y seguir un rastro detallado. Esta popular herramienta de seguimiento de acuerdos puede brindarle los detalles que necesita para miles de acuerdos bajo demanda.
Un buen sistema de gestión de contratos le permitirá a su empresa aumentar la cantidad de contratos que crea sin contratar personal adicional ni gastar demasiado dinero.
Organización meticulosa
Una vez que todos los contratos de una empresa se han cargado en una ubicación centralizada, es mucho más fácil clasificarlos y encontrar los correctos. Es probable que nunca más haya la necesidad de hojear documentos en busca de una cláusula en particular. Incluso la necesidad de acuerdos firmados rápidamente o anexos se puede lograr a través del sistema de gestión de contratos en línea. Esta centralización y automatización sin duda ahorrará innumerables horas preciosas, ya que todo se puede guardar, encontrar y acceder fácilmente. El tiempo es invaluable para todos, pero a menudo es bastante escaso para las empresas más pequeñas cuando solo unas pocas personas deben usar tantos sombreros.
Los contratos capacitan a sus equipos para colaborar
A medida que su empresa crezca, también lo hará su necesidad de cooperación entre las diferentes partes de la organización. Incluso puede llegar a ser necesario colaborar con empresas externas en algún momento.
El software de gestión de contratos fomenta la colaboración fomentando estas cosas:
- Establecimiento de procesos sólidos para la aprobación de contenido
- mediante el uso de un sistema de gestión de comentarios
- Nuestro Sistema de gestión de contratos (CMS) proporciona una manera fácil para que los clientes exploren los contratos y vean cuáles necesitan firmar.
El riesgo comercial y las sanciones financieras por incumplimiento son demasiado altos para ignorarlos
No darse cuenta de los beneficios financieros de sus contratos puede dañar los flujos de ingresos potenciales, mientras que no adherirse a sus términos puede resultar en una pérdida de poder de negociación y dañar la imagen de su empresa.
Las malas prácticas de gobierno contractual pueden conducir a pérdidas significativas en caso de incumplimiento.
Envíe contratos a escala con firmas electrónicas .
Una firma es lo más importante en cualquier acuerdo; un acuerdo sin una firma no es válido. Las firmas electrónicas hacen que la firma de documentos sea fácil, simple y rápida.
Con las firmas electrónicas, puede obtener la aprobación rápida y sencilla de sus contratos o acuerdos.
Puede firmar sus acuerdos sobre la marcha desde cualquier dispositivo, lo que le ayuda a mantenerse al día si gestiona muchas transacciones. Es conveniente para su cliente porque puede firmar instantáneamente, por lo que las transacciones se cierran más rápido.
Mejore el cumplimiento de los contratos y su empresa funcionará mejor
La mayoría de las empresas no leen su contrato hasta que algo sale mal. Luego, cuando surge un problema, todos comienzan a señalar con el dedo y amenazan con emprender acciones legales.
Con una gestión adecuada de los contratos, puede identificar fácilmente cualquier posible situación fuera de los límites antes de que se convierta en un problema grave. Puede automatizar tareas por sí mismo, por lo que no necesita preocuparse por ellas.
Herramientas útiles para aumentar la productividad
Otro beneficio del software de administración de contratos es obtener asistencia de la propia herramienta. Encontrará que la aplicación tiene características que le permiten monitorear y administrar sus actividades comerciales. También podrá crear contratos de alto calibre en no más de la mitad del esfuerzo que normalmente se necesitaría. Y si trabaja por cuenta propia, lo mismo se aplica a los miembros de su personal. Ellos también disfrutarán de los beneficios de tener una herramienta de creación de contratos fácil de usar.
Negociaciones de Negocios
La negociación es una parte esencial de cualquier negocio. Puede aprovechar al máximo sus habilidades de negociación preparándose adecuadamente antes de asistir a una reunión. Para ello, debe aprovechar las herramientas disponibles, como la que proporciona el sistema de gestión de contratos. Al usar esta herramienta, podrá recopilar y analizar datos sobre varios contratos y otros acuerdos legales. Una vez que haya recopilado suficiente información, estará listo para negociar con confianza. Además, el sistema te permitirá ahorrar tiempo y esfuerzo porque no tendrás que gastarlo buscando entre montones de documentos.
Haga más con recursos limitados .
En el mundo actual, se espera que las personas logren mucho con fuentes restringidas. Los que acaban de empezar se benefician enormemente de esta idea. Aunque funciona la mayor parte del tiempo, puede que no sea apropiado en todos los casos. Uno debe considerar la cantidad de esfuerzo que ponen y la calidad de la producción. Un buen sistema de gestión debe garantizar que sean eficientes en sus tareas y eliminar las innecesarias. También debería permitirles agilizar el procedimiento al eliminar varias acciones.
Por ejemplo, si ninguna cláusula contractual especifica quién tiene que aprobar una transacción en particular, entonces la tarea podría asignarse automáticamente a un aprobador. Supongamos que una cláusula contractual específica establece que ciertas transacciones deben ser aprobadas por una de las partes. En ese caso, la tarea podría asignarse automáticamente a esa parte.
¿Cuáles son las etapas del proceso de gestión de contratos?
Hay varios pasos clave involucrados en la gestión de contratos. Aún así, se pueden resumir en estas cinco fases distintas: creación, colaboración, firma, seguimiento y renovación.
Podemos identificar aún más los componentes particulares del proceso. Podemos dividir el proceso en nueve fases distintas, cada una de las cuales aborda una de las cinco principales áreas de preocupación. Al gestionar estas preocupaciones por adelantado, hacemos que sea más fácil lidiar con la inevitable crisis de fin de trimestre cuando finalmente llega el momento de firmar nuevos acuerdos. Estas son las fases del proceso:
Creación
- Requisiciones Iniciales: El Proceso de Gestión de Contratos comienza con la identificación de contratos y la documentación pertinente para respaldar los propósitos del contrato.
- Contratos de autoría: escriba un documento utilizando una herramienta de redacción de documentos en línea. Automatice el proceso para que se agilice.
Colaboración
- Negociar el contrato . Después de redactar el contrato, los empleados deben saber qué secciones deben revisarse para poder negociarlas rápidamente.
Firma
- Aprobación del contrato: obtener la aprobación de su gerente es el primer cuello de botella. Puede combatir esto de manera preventiva creando flujos de trabajo de aprobación personalizados, que incluyen aprobaciones paralelas y en serie para que las decisiones se tomen rápidamente.
- Ejecutar el Contrato: El contrato permite a los usuarios controlar y acortar el proceso de firma utilizando firmas electrónicas y soporte de fax.
Seguimiento
- Gestión de Obligaciones: Esto requiere mucho esfuerzo para gestionar los proyectos, para que cumplan con sus plazos y no se deterioren durante sus primeras etapas de desarrollo.
- Las revisiones y modificaciones son necesarias cuando es necesario realizar cambios en el documento original. Con frecuencia, estos cambios requieren tiempo y esfuerzo adicionales para completarse.
- Auditoría e informes: los requisitos de auditoría e informes de contratos son una parte importante de la administración de contratos. Ayuda a determinar si la organización está cumpliendo con los términos de sus contratos y cualquier problema potencial que pueda ocurrir.
Renovación
La gestión manual de las renovaciones de contratos puede provocar la pérdida de renovaciones y la pérdida de ingresos. Automatizar el proceso de gestión de contratos significa que las organizaciones pueden detectar fácilmente cuándo vence el contrato de un cliente y comunicarse con él antes de que venza.
La conclusión clave
Las pequeñas empresas pueden beneficiarse de una solución CRM basada en la nube para mejorar sus procesos comerciales y aumentar la productividad. Un sistema CRM basado en la nube cuesta menos que las soluciones locales tradicionales porque no requiere un equipo de TI ni mantenimiento.
Si realiza arreglos contractuales frecuentes, tener a alguien que los administre por usted podría ser una buena idea.
Hacer un seguimiento de los contratos es importante, pero puede ser difícil administrar todo por sí mismo.
Afortunadamente, hay herramientas y sitios web disponibles para guiarlo a través del proceso.
La gestión del ciclo de vida de los contratos (CLM), un gestor de contratos y el software de gestión de contratos son tres formas principales en que las organizaciones mantienen sus acuerdos contractuales con firmas electrónicas en orden.
Independientemente del tamaño de su empresa o dónde se encuentre su negocio con su sistema de gestión de contratos, eSignly tiene herramientas para todos.
