Algunos factores comunes que impiden que las empresas adopten la tecnología de firma digital

Las firmas electrónicas se están convirtiendo rápidamente en una tecnología esencial para todas las instituciones financieras y bancos. En el último año y medio en particular, las firmas electrónicas están permitiendo a los bancos y las instituciones financieras garantizar negocios vitales al proporcionar a los clientes acceso a servicios digitales como la apertura de cuentas bancarias y la financiación de préstamos para automóviles y contratos de seguros.

Aunque COVID-19 provocó un aumento en el uso de la banca digital y la necesidad de soluciones de tecnología de firma electrónica segura, la tendencia ya estaba ganando impulso para mejorar la experiencia del cliente y hacer que la banca sea más conveniente para todos los clientes. En realidad, se prevé que la industria de la firma electrónica aumente un 28,9 % entre 2019 y 2027.

Según la Ley de Comunicaciones Electrónicas de EE. UU. (ESIGN) de 2000, una firma electrónica es un proceso de firma que se utiliza para firmar documentos digitales. Ya que comparte el mismo estatus legal que una firma escrita en un documento al que a menudo se hace referencia en el contexto de "firma húmeda", vinculando legalmente al firmante a un contrato u otro acuerdo.

Sin embargo, han aumentado las preocupaciones sobre su legitimidad, seguridad y autorización adecuada de los firmantes. Las preocupaciones podrían ser legítimas porque una firma falsa podría ser un problema legal. Hay otras preocupaciones asociadas con las firmas electrónicas, incluidas las preocupaciones de seguridad que pueden exponerlo a ser pirateado. Aunque es normal desconfiar de la adopción de firmas electrónicas, los servicios de firma electrónica en línea, como Countersign, están equipados con funciones de seguridad esenciales para abordar las inquietudes y detener el uso indebido.

¿Qué es una firma electrónica?

Las firmas electrónicas son un sustituto de las firmas manuscritas. Sin embargo, la ley no define cómo debe ser la firma ideal. Establece los criterios para crear un contrato, pero no establece qué tecnología usar en el contrato, si lápiz y papel o mouse y computadora. Esto se conoce como "tecnología neutral".

Existe un enfoque de neutralidad tecnológica dentro de la ley general del Reino Unido, así como el estándar de firma electrónica avanzada y la ley de los EE. UU. La legislación puede utilizar tecnología específica. Este puede ser el caso de ciertos tipos de contratos que están sujetos a regulación o para la garantía del "estándar de firma electrónica cualificada" de la UE.

Mejores métodos para implementar firmas electrónicas

Mantener una lista de signatarios autorizados actualizada y de fácil acceso.

Firme cualquier signatario adicional, si es necesario.

Desarrolle un procedimiento o política de firma electrónica interna formal y luego considere agregar medidas de seguridad y controles antifraude específicos.

Puede considerar el uso de una plataforma de firma electrónica basada en la nube para acelerar el proceso y también un sistema de autorización de firmantes para proporcionar un nivel adicional de protección.

En caso de duda, consulte con un asesor legal para determinar si la opción de firma electrónica es adecuada para su transacción en particular.

Al final, las firmas electrónicas son una mejora significativa en la eficiencia y se pueden mejorar aún más utilizando la tecnología más avanzada en la gestión de firmas.

Preocupaciones más comunes con la adopción de firmas electrónicas

Estas son las cinco preguntas más frecuentes que se responden con respecto a las firmas electrónicas.

¿Son legales las firmas electrónicas?

Sí. La Ley de firmas electrónicas en el comercio mundial y nacional (Ley ESIGN) se promulgó el 30 de junio de 2000. Esto legalizó las firmas electrónicas para firmar y almacenar documentos electrónicos a escala federal. A nivel estatal, las firmas electrónicas también se rigen en 1999 por la Ley Uniforme de Transacciones Electrónicas (UETA) con diferencias menores en 48 estados.

Pero, solo se aplican a documentos específicos. No incluyen el reconocimiento de testamentos y documentos de derecho de familia. Tampoco incluyen documentos judiciales oficiales, así como beneficios de seguro médico ni fideicomisos testamentarios.

¿Son las firmas electrónicas tan legales como las "firmas húmedas"?

Las técnicas de rastreo y autenticación de los servicios de diseño garantizan que sean más seguros que las firmas en tinta y los documentos en papel. Las firmas electrónicas están diseñadas para disminuir la posibilidad de fraude y garantizar la conformidad a través de la pista de auditoría.

La American Bar Association afirma que el rastro electrónico creado por las soluciones de firma electrónica podría proporcionar información adicional a la que no se podía acceder antes de la llegada de Internet. Por ejemplo, es posible ver virtualmente quién fue quién, cuándo y el lugar donde una persona firma el documento.

Las plataformas de firma electrónica pueden mejorarse aún más con tecnologías de encriptación digital, así como herramientas de verificación de identidad como la identificación biométrica y la captura de documentos de identidad para evitar la manipulación.

¿Las firmas electrónicas y las firmas digitales son idénticas?

Si bien las ideas son las mismas, una firma electrónica revela la intención de la persona que firma un contrato legalmente vinculante.

Las firmas digitales son firmas electrónicas que producen la apariencia de una huella digital única para cada individuo durante una transacción. Esto se puede usar para verificar la autenticidad del registro firmado mediante criptografía de clave pública y tecnología de cifrado/descifrado.

Si bien las firmas digitales no pueden reflejar con precisión las intenciones de la persona que las firma, es beneficioso utilizarlas junto con el software de firma electrónica para brindar más protección a los datos y la transacción en su conjunto.

¿Qué tan difícil es localizar las firmas electrónicas?

Los sistemas de firma electrónica segura deben ser capaces de autenticar a los usuarios antes de firmar electrónicamente y vincular esa autenticación a la firma electrónica junto con el documento.

De esta forma, las estrategias de multiautenticación permiten configurar la flexibilidad para una misma transacción en función de los riesgos de la empresa. La pista de auditoría que se registra digitalmente para cada transacción facilita mucho el seguimiento de firmas y documentos de A a B.

¿Las firmas electrónicas para acuerdos financieros complejos eliminan el contacto humano y el servicio al cliente?

No. Una de las principales ventajas de Esignature para la industria de seguros es que puede mejorar la experiencia de los clientes. Si bien es cierto que las últimas tecnologías, como la inteligencia artificial (IA) aumentan la efectividad de las transacciones y operaciones bancarias en línea, no eliminarán la necesidad de tener interacciones humanas. La interacción humana es un elemento esencial de los servicios financieros, especialmente para la gestión de inversiones, préstamos y contratos hipotecarios. Las instituciones financieras y los bancos actualmente están integrando soluciones que ofrecen asistencia humana virtualizada para ofrecer interacciones seguras habilitadas por video con los clientes para ayudarlos a navegar contratos financieros complicados de varios pasos.

Las conferencias con funciones de colaboración y video habilitadas para la web se pueden integrar en el proceso de firma electrónica para facilitar que sea simple, fácil y seguro para que los clientes completen acuerdos financieros en línea mientras disfrutan de la mejor experiencia de usuario. Al incorporar el aspecto humano a los complejos y arduos procesos de contratos financieros, la tecnología de firma electrónica puede proporcionar interacciones seguras y atractivas entre los proveedores de servicios financieros y sus clientes.

Las empresas utilizan cada vez más la tecnología de firma electrónica para satisfacer los requisitos de los clientes en el mundo digital actual. Las firmas electrónicas brindan la experiencia del cliente más eficiente, independientemente de la ubicación, y le permiten comunicarse con los clientes en línea, lo que aumenta la velocidad con la que se completan los documentos, la facilidad de uso y la velocidad. Además, esta tecnología brinda el nivel necesario de transparencia, eficiencia, velocidad y seguridad para todas las transacciones, que la pluma sobre el papel simplemente no puede igualar.

Conclusión

Si bien es posible que desconfíe de la adopción de firmas electrónicas, la tecnología ha avanzado rápidamente y es crucial estar actualizado. Los beneficios del uso de firmas electrónicas incluyen la capacidad de proporcionar un proceso de firma más eficiente y efectivo para sus clientes, y por lo tanto cerrar tratos más rápidamente. También ayuda a reducir la cantidad de trabajo repetitivo requerido por los departamentos de recursos humanos con un proceso más rápido de incorporación y reconocimiento de documentos de políticas.

Entonces, ¿por qué no invertir en un proveedor confiable de firmas electrónicas como eSignly? No solo ofrece un proceso de firma electrónica que cuenta con la mayor seguridad y comodidad, sino que también te permite firmar, guardar y enviar tus documentos a quien quieras, desde tu navegador preferido, y también en computadoras de escritorio o dispositivos móviles.

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