Avantages de l'utilisation des signatures électroniques pendant la saison des impôts USA

Le sujet des signatures électroniques pour les formulaires fiscaux est relativement nouveau.

En effet, l'IRS exige des signatures papier sur tous les formulaires fiscaux.

Cependant, certains formulaires fiscaux ont vu leurs règles changer ces dernières années.

L'IRS est toujours à la recherche de moyens d'améliorer ses opérations.

L'IRS offre aux contribuables la possibilité de signer certains formulaires par voie électronique ou numérique. C'est une façon d'alléger le fardeau de la communauté fiscale. Il permet également aux contribuables de déposer des formulaires papier par voie électronique jusqu'au 31 décembre 2021. L'agence tente d'équilibrer l'option de signature électronique et la sécurité et la protection essentielles contre le vol d'identité et les activités frauduleuses. L'IRS donne un aperçu de la façon d'utiliser les signatures électroniques sur des formulaires spécifiques, car il reconnaît l'importance de ces signatures pour la communauté fiscale.

Il existe un moyen efficace d'effectuer votre travail fiscal rapidement et avec précision. Tout commence par deux logiciels de pointe qui vous aideront à rationaliser et à travailler efficacement dans votre entreprise.

Qu'est-ce qu'une signature électronique ?

Une signature électronique (également connue sous le nom de signature électronique) est un moyen de signer électroniquement des documents à l'aide d'une identification numérique.

Cela s'applique aux formulaires fiscaux. Bien que de nombreux formulaires fiscaux puissent désormais être remplis par voie électronique, les règles stipulent qu'ils doivent être signés par écrit.

L'IRS reconnaît que remplir, imprimer et envoyer des formulaires fiscaux peut être un fardeau, et il s'efforce d'améliorer son système.

La loi actuelle autorisant les signatures électroniques pour les documents fiscaux sera en vigueur jusqu'au 31 octobre 2023.

Il pourra être prolongé à partir d'octobre 2023.

Une signature électronique a pour principal avantage de faire gagner du temps lors de la préparation des déclarations de revenus des travailleurs.

Vous pouvez également apposer une signature électronique sur votre document pour éviter qu'il ne soit modifié ultérieurement. Cela protège contre la manipulation de documents une fois que le contribuable a soumis le formulaire.

Vous pouvez économiser de l'argent en utilisant une signature électronique. Au lieu d'imprimer le document, vous n'aurez pas à le faire. Cela signifie que vous ne dépenserez pas autant d'argent en papier et en encre. ).

Ajouter une signature électronique à un formulaire .

Un logiciel vous permettant d'ajouter une signature électronique à vos formulaires fiscaux est requis. L'IRS reconnaît officiellement la signature électronique eSignly.

L'IRS accepte deux types de signatures électroniques pour les documents fiscaux.

• Signatures numériques - C'est une possibilité si votre logiciel vous permet de signer numériquement des documents. C'est plus sûr qu'une signature d'image.
• Signatures imagées : il s'agit de signer un formulaire à la main et de le numériser. Ensuite, vous l'enregistrez en tant qu'image.

Qu'est-ce qu'une signature numérique ?

Malgré leurs similitudes, il existe des différences subtiles entre la signature numérique et les signatures électroniques.

Les deux sont utilisés pour authentifier les documents, mais ils font des choses différentes.

Les signatures numériques sont la technologie qui crypte une signature. Cela garantit que le signataire ne ment pas sur son identité.

La différence est que les signatures électroniques indiquent qu'un signataire accepte les termes d'un document particulier.

L'IRS accepte-t-il les signatures électroniques ?

L'IRS a récemment apporté des modifications à ses règles concernant les signatures des documents fiscaux.

Les non-résidents sont soumis aux formes d'impôt les plus courantes utilisées pendant la saison des impôts.

Avantages de la signature électronique

Les signatures électroniques peuvent aider les comptables et les cabinets comptables à améliorer leur productivité et à améliorer les processus quotidiens. Voici pourquoi:

• Achèvement plus rapide des documents : le temps, c'est de l'argent en comptabilité. Particulièrement en comptabilité fiscale, les comptables vivent avec des délais. Le non-respect des délais peut également entraîner des pénalités et des frais coûteux. Les cabinets comptables et les professionnels utilisent les signatures électroniques pour obtenir rapidement les documents complets des clients. Cela garantit que les formulaires et les paiements peuvent être traités à temps.
• Commodité améliorée. Les comptables sont occupés et ne veulent pas s'occuper de paperasse en désordre. Les signatures électroniques permettent de signer des documents de n'importe où en quelques secondes. Cela ajoute de la commodité à la journée de chacun.
• Plus sécurisé : les documents comptables contiennent souvent des informations d'identification personnelles (PII), telles que des numéros de compte bancaire et des numéros de sécurité sociale. Il y a des chances que des papiers physiques soient perdus ou volés. Avec les documents numériques, les cabinets comptables sont en mesure d'offrir des avantages supplémentaires. Ils peuvent garantir une visibilité limitée, un accès contrôlé par mot de passe, une signature numérique gratuite et d'autres fonctionnalités.
• Conforme à l'industrie : la conformité et les exigences réglementaires sont essentielles pour les professionnels de la finance et de la comptabilité. Les directives de la FINRA peuvent être facilement respectées et les exigences des formulaires électroniques de l'IRS peuvent être satisfaites avec des options d'authentification basée sur les connaissances (KBA) et d'authentification multifacteur (MFA) via des signatures électroniques.
• Paiement plus rapide : Grâce aux signatures électroniques, les comptables peuvent envoyer des factures par voie électronique et les payer immédiatement. Envoyez les factures par e-mail ou intégrez les formulaires de signature sur votre site Web pour approbation et paiement afin d'accélérer le remplissage et la soumission.
• Collaboration d'équipe améliorée : lorsque plusieurs personnes ou services doivent travailler ensemble sur un compte ou un autre document, les documents comptables signés électroniquement facilitent et améliorent l'efficacité. Cela permet à l'équipe de modifier et d'envoyer facilement des documents.
• Plus grande précision : La comptabilité est un domaine critique de précision. Plusieurs parties peuvent signer un document à la fois, ou plusieurs champs peuvent nécessiter une signature. De plus, différentes informations peuvent être nécessaires. Les documents électroniques permettent une plus grande précision et permettent aux comptes d'aider les signataires en marquant les zones qui nécessitent des signatures et en fournissant des données. Les créateurs de documents peuvent modifier ou corriger les erreurs en quelques minutes et les renvoyer aux signataires.
• Économies plus élevées : En fin de compte, les documents électroniques et la signature sont beaucoup moins chers que la signature à la plume et à l'encre et sur papier. En passant aux signatures numériques, les cabinets comptables peuvent réduire leurs frais généraux.

Vous pouvez signer électroniquement de nombreux formulaires fiscaux

Le nombre de contribuables qui déposent des déclarations de revenus par voie électronique a considérablement augmenté depuis que l'IRS a commencé à accepter les signatures électroniques pour les formulaires fiscaux. Plus de 94 % des déclarations des particuliers ont été produites par voie électronique en 2020. Les clients s'attendent à produire leurs déclarations de revenus par voie électronique. Il est logique de numériser davantage vos processus de préparation des déclarations de revenus.

La signature électronique devient un outil métier incontournable pour les comptables. Vous pouvez désormais traiter vos documents fiscaux et financiers en quelques heures au lieu de plusieurs jours. Cela vous permet de vous concentrer sur le travail du client plutôt que sur le fonctionnement de vos processus d'approbation.

Cependant, tous les logiciels de signature électronique ne se valent pas. L'efficacité avec laquelle votre entreprise intègre cette technologie peut avoir un impact sur le succès global de votre entreprise. Il est important de sélectionner un outil de signature électronique qui a fait ses preuves auprès des fiscalistes.

La saison des impôts : avantages de l'utilisation des signatures électroniques

La technologie numérique a rendu la déclaration et la soumission des impôts beaucoup plus simples. Pour déposer une déclaration de revenus par voie électronique, les contribuables n'ont qu'à apposer leur signature numérique sur le document.

En vertu de la loi de 2000 sur les technologies de l'information, un logiciel de signature numérique vérifie que le destinataire a authentifié les documents de déclaration de revenus et n'a pas été modifié en transit.

Grâce aux signatures électroniques, les préparateurs de déclarations peuvent éliminer le besoin d'imprimer, d'envoyer par courrier électronique ou de télécopier des formulaires juridiques. Voici quelques avantages que les comptables et les préparateurs de déclarations peuvent tirer de la technologie de signature électronique.

Accélérez l'ensemble du flux de travail

La méthode traditionnelle d'envoi des documents fiscaux par la poste peut prendre plusieurs semaines, voire des mois, pour recevoir les déclarations de revenus. Cependant, il n'est plus nécessaire d'imprimer, de signer et d'envoyer tous les documents fiscaux par la poste. Vous pouvez signer vos déclarations de revenus par voie électronique.

Les signatures en ligne peuvent être une solution rapide et facile aux maux de tête liés à la déclaration de revenus. Il est plus rapide d'envoyer des documents importants par voie numérique que de les distribuer manuellement. Vous pouvez gérer les travaux en quelques semaines, voire quelques jours. Vous pouvez également réduire la quantité de papier que vous utilisez.

Plus de commodité

Les signatures juridiquement contraignantes se sont améliorées avec le développement de la communication au sein des communautés. L'introduction du dépôt électronique par l'Internal Revenue Service en 1986 était une première étape. Cependant, le nombre de déclarations déposées par voie électronique est passé à près de 100 millions en 2017 après l'ajout des signatures électroniques en 2014.

Les préparateurs de déclarations de revenus et les consommateurs ont pu voir comment les signatures électroniques rendent l'ensemble du processus transparent.

Les clients peuvent remplir rapidement leurs déclarations de revenus en utilisant des signatures électroniques. Les préparateurs de déclarations peuvent également servir plus de clients. Cela leur fait gagner du temps et de l'argent et élimine tous les tracas.

Expérience client agréable

La plupart des clients utilisent leur smartphone et s'attendent à ce que leurs comptables maîtrisent la technologie. 83% des comptables estiment que les clients attendent aujourd'hui plus d'eux. Grâce au processus de déclaration de revenus sans papier, les professionnels de la comptabilité peuvent rapidement remplir des formulaires clients complexes.

Les clients peuvent signer et soumettre électroniquement des déclarations de revenus, ainsi que d'autres formulaires, à l'aide de signatures électroniques. Il améliore la satisfaction client.

Renforcez la sécurité des données

L'IRS a pris des mesures supplémentaires pour protéger les déclarations de revenus signées électroniquement contre les cyberattaques. Il existe également certaines exigences auxquelles les contribuables doivent se conformer.

Certains types de signatures en ligne offrent une plus grande sécurité. Les signatures numériques, par exemple, offrent une sécurité plus élevée qu'une signature électronique de base.

Sachez quelle signature électronique vous utilisez pour remplir vos documents de déclaration de revenus. Les cybermenaces ne peuvent pas pénétrer les signatures numériques. Il permet aux contribuables d'envoyer et de recevoir en toute confiance des documents fiscaux contenant des informations sensibles telles que des numéros de sécurité sociale ou des dossiers financiers.

La première exigence légale de dépôt électronique de l'IRS exige la vérification de l'identité du signataire unique. Cela se fait en reliant la signature électronique à l'enregistrement électronique associé. Ces méthodes d'authentification sont utilisées pour vérifier ceci :

A) Authentification basée sur les connaissances

KBA est une authentification qui prouve l'identité de la personne qui la fournit. L'IRS utilise cette authentification lorsqu'un individu signe à distance les formulaires 8878 ou 8879.

Avant d'accéder à un document, il demande au signataire de fournir des informations correctes, telles que la date de naissance Une fois que toutes les informations sont correctes, le signataire est invité à répondre à des questions simples basées sur une base de données d'enregistrements publics.

B) Authentification par e-mail

Ce type d'authentification nécessite que le signataire vérifie son identité en cliquant sur un lien e-mail. Le signataire sera alors invité à accepter de recevoir et de signer les documents de déclaration de revenus par voie électronique.

Pour protéger l'intégrité et les données contenues dans les documents fiscaux, l'IRS exige qu'ils soient signés. Les signatures numériques ont la fonction inviolable.

Cela garantit qu'aucun intrus n'a accès ou n'a modifié le document. Une piste d'audit complète doit également accompagner les documents signés. Ce journal détaille la date et l'heure de création, d'exécution, l'adresse IP du signataire, qui l'a consulté et d'autres données pertinentes.

L'IRS exige que les documents de déclaration de revenus et la piste d'audit soient conservés pendant au moins deux ans. Vous pouvez également les enregistrer en ligne pour réduire la consommation de papier et économiser de l'espace de stockage.

Signatures sur les déclarations et les formulaires

Sur les déclarations et formulaires papier, les contribuables sont tenus de signer à l'encre avec une signature manuscrite. L'IRS autorise l'utilisation de signatures électroniques sur certains formulaires et retours. C'est en réponse à la pandémie de COVID-19. À la fin de l'année dernière, l'IRS a annoncé qu'il prolongerait l'utilisation des signatures électroniques pour les formulaires pertinents jusqu'au 31 octobre 2023.

Types de signatures électroniques acceptées

L'IRS accepte une variété de signatures électroniques sur les formulaires appropriés. Pour créer ou capturer une signature électronique, aucune technologie spécifique n'est nécessaire. Les méthodes acceptables sont :

• Un bloc de signature qui contient un nom tapé.
• Une image de signature manuscrite scannée ou numérisée est jointe à un enregistrement électronique.
• Une signature manuscrite peut être saisie sur un bloc de signature électronique
• Un stylet qui vous permet d'écrire une note manuscrite, une signature ou une commande sur un écran.
• Une signature créée à l'aide d'un logiciel tiers.

L'IRS accepte les images de signatures, numérisées ou photographiées. Cela inclut les types de fichiers pris en charge par Microsoft 365 comme tiff et jpg, jpeg et pdf, la suite Microsoft Office ou Zip.

Formules papier pertinentes

L'utilisation temporaire des signatures électroniques ne s'applique qu'aux formulaires papier répertoriés ci-dessous. Cela ne s'applique pas aux autres formulaires papier tels que le formulaire 1040 et le formulaire 1120. Si le formulaire ne peut pas être déposé par voie électronique, les contribuables ou leurs représentants doivent quand même signer à la main tous les formulaires papier.

Les formulaires suivants autorisent les signatures électroniques temporaires :

• Formulaire 11-C, Taxe professionnelle et déclaration d'enregistrement pour les paris
• Formule 637, Demande d'inscription (pour certaines activités liées à la taxe d'accise),
• Formulaire 706, Déclaration de revenus américaine sur les successions (et le transfert par saut de génération),
• Formulaire 706-A, Déclaration de revenus supplémentaire des États-Unis,
• Formulaire 706-GSD(D), Déclaration d'impôt sur les transferts par saut de génération pour les distributions
• Formulaire 706-GS (D-1), Notification de distribution d'une fiducie à saut de génération
• Pour les résiliations : Formulaire 706-GST(T), Déclaration de taxe de transfert de saut de génération pour les résiliations
• Formulaire 706-QDT, États-Unis Estate Tax Return for Qualified Domestic Trusts,
• Annexe R-1 Formulaire 706 pour l'impôt de transfert de saut de génération
• Formulaire 706-NA, Déclaration de revenus américaine sur les successions (et le transfert par saut de génération),
• Formulaire 709 des États-Unis Formulaire 709, États-Unis
• Formulaire 730, Déclaration mensuelle d'impôt sur les paris
• Formulaire 1042 Déclaration annuelle de retenue à la source aux États-Unis Source Income of Foreign People,
• Formulaire 1120-C Déclaration de revenus des États-Unis pour les organisations coopératives
• Formulaire 1120FSC, Déclaration de revenus des États-Unis pour une société de vente à l'étranger
• Formulaire 1120-H pour la déclaration de revenus des États-Unis pour les associations de propriétaires
• Formulaire 1120-IC DISC Frais d'intérêt Ventes nationales internationales - Déclaration de la société
• Formulaire 1120-L Déclaration de revenus d'une compagnie d'assurance-vie américaine
• Formulaire 1120-ND Déclaration pour les fonds de déclassement nucléaire et certaines personnes liées
• US Property and Casualty Insurance Company Formulaire de déclaration de revenus 1120-PC
• Formulaire 1120-REIT, Déclaration de revenus américaine pour les fiducies de placement immobilier,
• Formulaire 1120-RIC, Déclaration de revenus des États-Unis pour les sociétés d'investissement réglementées
• Formulaire 1120-SF États-Unis
• Formulaire 1127, Demande de prorogation du délai de paiement de l'impôt en raison de difficultés excessives
• Formulaire 1128, Demande d'adoption, de modification ou de maintien d'une année d'imposition
• Formulaire 2678, Nomination employeur/payeur pour agent
• Formule 3115, Application au changement de méthode comptable
• Formulaire 3520, Déclaration annuelle pour déclarer les transactions avec des fiducies étrangères et la réception de certains dons étrangers
• Formulaire 3520-A Déclaration annuelle d'informations d'une fiducie étrangère à un propriétaire américain,
• Formulaire 4421, Déclaration - Commissions de l'exécuteur testamentaire et honoraires d'avocat
• Formulaire 4768, Demande de prorogation du délai de production d'une déclaration et de paiement des impôts américains sur les successions (et les transferts en cas de saut de génération)
• Pour obtenir une déclaration d'information sur les émissions d'obligations d'activités privées exonérées d'impôt, remplissez le formulaire 8038.
• Formulaire 8038-G, Informations sur la déclaration des obligations gouvernementales exonérées d'impôt
• Formulaire 8038-GC Déclaration de renseignements pour les petites émissions d'obligations gouvernementales exonérées d'impôt et les baux, ainsi que les ventes à tempérament
• Formulaire 8283 : Contributions caritatives non monétaires
• Pour les formulaires d'autorisation de signature de fichier électronique de l'IRS, veuillez utiliser les séries de formulaires 8453, 8878 et 879.
• Formule 8802, Application à la certification de résidence aux États-Unis
• Formulaire 8832 Choix de classification d'entité
• Informations concernant les bénéficiaires acquérant des biens d'un défunt. Formulaire 8971.
• Formulaire 8973, Certified Professional Employer Organization/Customer Reporting Agreement ; et
• Les élections suivent l'article 83 (b) de l'Internal Revenue Code.

Cas d'utilisation

Il est révolu depuis longtemps que les clients étaient tenus de signer pour leurs préparateurs de déclarations en imprimant, en télécopiant ou en venant à eux.

eSignly vous permet d'envoyer et de signer la plupart des documents requis à des fins comptables et fiscales.

• Contrats d'achat d'actifs
• Accords de confidentialité
• Contrats de travail
• Lettres de fiançailles
• Accords d'entrepreneurs indépendants
• Formulaires IRS 8878 et 8879
• Création de SARL
• Ententes de continuation de pratique
• Accords octroyant une procuration

Lignes directrices pour l'utilisation d'une solution de signature électronique

Pour les formulaires 8878 et 8879, seules les signatures au stylo sur papier étaient acceptées avant 2014. Ces formulaires permettent à un émetteur de déclaration électronique de déposer des déclarations de revenus auprès de l'IRS par voie électronique.

Les nouvelles règles de l'IRS en mars 2014 ont permis aux contribuables de signer électroniquement des formulaires, ce qui facilite le dépôt électronique des déclarations de revenus pour les clients.

Les préparateurs de déclarations de revenus et les comptables doivent suivre quelques directives lors de la création de signatures électroniques au nom de clients. Ils doivent sélectionner une solution de signature électronique gratuite , sécurisée et fiable qui répond aux exigences de l'IRS pour les signatures électroniques.

- Identification du signataire

- Maintenir l'intégrité des dossiers électroniques

- Créez une trace papier numérique avec l'adresse IP du contribuable et l'identifiant de connexion à l'ordinateur.

La clé à emporter

eSignly permet aux préparateurs de déclarations de signer numériquement et de transmettre des documents fiscaux en toute sécurité via le cloud. Celui-ci est protégé par SSL (Secure Sockets Layer). Cela permet aux professionnels de la fiscalité de faire évoluer leur pratique vers le monde numérique en toute transparence.

Les signatures électroniques sont un gain de temps pour votre pratique fiscale. Ils permettent à vos clients de signer des documents tels que des déclarations de revenus par voie électronique de n'importe où. Il existe de nombreux logiciels et applications de signature électronique autonomes, mais ne compter que sur eux peut rapidement rendre difficile la gestion de votre cabinet.

Plusieurs applications peuvent être frustrantes pour vos clients et chronophages pour vous. Vous devez choisir une solution tout-en-un pour assurer une gestion fluide du cabinet. Il vous permet de tout gérer, de l'intégration du client aux demandes de documents et à la signature. C'est là que des logiciels fiables tels que eSignly peuvent vous aider.

Le sujet des signatures électroniques pour les formulaires fiscaux est relativement nouveau.

En effet, l'IRS exige des signatures papier sur tous les formulaires fiscaux.

Cependant, certains formulaires fiscaux ont vu leurs règles changer ces dernières années.

L'IRS est toujours à la recherche de moyens d'améliorer ses opérations.

L'IRS offre aux contribuables la possibilité de signer certains formulaires par voie électronique ou numérique. C'est une façon d'alléger le fardeau de la communauté fiscale. Il permet également aux contribuables de déposer des formulaires papier par voie électronique jusqu'au 31 décembre 2021. L'agence tente d'équilibrer l'option de signature électronique et la sécurité et la protection essentielles contre le vol d'identité et les activités frauduleuses. L'IRS donne un aperçu de la façon d'utiliser les signatures électroniques sur des formulaires spécifiques, car il reconnaît l'importance de ces signatures pour la communauté fiscale.

Il existe un moyen efficace d'effectuer votre travail fiscal rapidement et avec précision. Tout commence par deux logiciels de pointe qui vous aideront à rationaliser et à travailler efficacement dans votre entreprise.

Qu'est-ce qu'une signature électronique ?

Une signature électronique (également connue sous le nom de signature électronique) est un moyen de signer électroniquement des documents à l'aide d'une identification numérique.

Cela s'applique aux formulaires fiscaux. Bien que de nombreux formulaires fiscaux puissent désormais être remplis par voie électronique, les règles stipulent qu'ils doivent être signés par écrit.

L'IRS reconnaît que remplir, imprimer et envoyer des formulaires fiscaux peut être un fardeau, et il s'efforce d'améliorer son système.

La loi actuelle autorisant les signatures électroniques pour les documents fiscaux sera en vigueur jusqu'au 31 octobre 2023.

Il pourra être prolongé à partir d'octobre 2023.

Une signature électronique a pour principal avantage de faire gagner du temps lors de la préparation des déclarations de revenus des travailleurs.

Vous pouvez également apposer une signature électronique sur votre document pour éviter qu'il ne soit modifié ultérieurement. Cela protège contre la manipulation de documents une fois que le contribuable a soumis le formulaire.

Vous pouvez économiser de l'argent en utilisant une signature électronique. Au lieu d'imprimer le document, vous n'aurez pas à le faire. Cela signifie que vous ne dépenserez pas autant d'argent en papier et en encre. ).

Ajouter une signature électronique à un formulaire .

Un logiciel vous permettant d'ajouter une signature électronique à vos formulaires fiscaux est requis. L'IRS reconnaît officiellement la signature électronique eSignly.

L'IRS accepte deux types de signatures électroniques pour les documents fiscaux.

• Signatures numériques - C'est une possibilité si votre logiciel vous permet de signer numériquement des documents. C'est plus sûr qu'une signature d'image.
• Signatures imagées : il s'agit de signer un formulaire à la main et de le numériser. Ensuite, vous l'enregistrez en tant qu'image.

Qu'est-ce qu'une signature numérique ?

Malgré leurs similitudes, il existe des différences subtiles entre la signature numérique et les signatures électroniques.

Les deux sont utilisés pour authentifier les documents, mais ils font des choses différentes.

Les signatures numériques sont la technologie qui crypte une signature. Cela garantit que le signataire ne ment pas sur son identité.

La différence est que les signatures électroniques indiquent qu'un signataire accepte les termes d'un document particulier.

L'IRS accepte-t-il les signatures électroniques ?

L'IRS a récemment apporté des modifications à ses règles concernant les signatures des documents fiscaux.

Les non-résidents sont soumis aux formes d'impôt les plus courantes utilisées pendant la saison des impôts.

Avantages de la signature électronique

Les signatures électroniques peuvent aider les comptables et les cabinets comptables à améliorer leur productivité et à améliorer les processus quotidiens. Voici pourquoi:

• Achèvement plus rapide des documents : le temps, c'est de l'argent en comptabilité. Particulièrement en comptabilité fiscale, les comptables vivent avec des délais. Le non-respect des délais peut également entraîner des pénalités et des frais coûteux. Les cabinets comptables et les professionnels utilisent les signatures électroniques pour obtenir rapidement les documents complets des clients. Cela garantit que les formulaires et les paiements peuvent être traités à temps.
• Commodité améliorée. Les comptables sont occupés et ne veulent pas s'occuper de paperasse en désordre. Les signatures électroniques permettent de signer des documents de n'importe où en quelques secondes. Cela ajoute de la commodité à la journée de chacun.
• Plus sécurisé : les documents comptables contiennent souvent des informations d'identification personnelles (PII), telles que des numéros de compte bancaire et des numéros de sécurité sociale. Il y a des chances que des papiers physiques soient perdus ou volés. Avec les documents numériques, les cabinets comptables sont en mesure d'offrir des avantages supplémentaires. Ils peuvent garantir une visibilité limitée, un accès contrôlé par mot de passe, une signature numérique gratuite et d'autres fonctionnalités.
• Conforme à l'industrie : la conformité et les exigences réglementaires sont essentielles pour les professionnels de la finance et de la comptabilité. Les directives de la FINRA peuvent être facilement respectées et les exigences des formulaires électroniques de l'IRS peuvent être satisfaites avec des options d'authentification basée sur les connaissances (KBA) et d'authentification multifacteur (MFA) via des signatures électroniques.
• Paiement plus rapide : Grâce aux signatures électroniques, les comptables peuvent envoyer des factures par voie électronique et les payer immédiatement. Envoyez les factures par e-mail ou intégrez les formulaires de signature sur votre site Web pour approbation et paiement afin d'accélérer le remplissage et la soumission.
• Collaboration d'équipe améliorée : lorsque plusieurs personnes ou services doivent travailler ensemble sur un compte ou un autre document, les documents comptables signés électroniquement facilitent et améliorent l'efficacité. Cela permet à l'équipe de modifier et d'envoyer facilement des documents.
• Plus grande précision : La comptabilité est un domaine critique de précision. Plusieurs parties peuvent signer un document à la fois, ou plusieurs champs peuvent nécessiter une signature. De plus, différentes informations peuvent être nécessaires. Les documents électroniques permettent une plus grande précision et permettent aux comptes d'aider les signataires en marquant les zones qui nécessitent des signatures et en fournissant des données. Les créateurs de documents peuvent modifier ou corriger les erreurs en quelques minutes et les renvoyer aux signataires.
• Économies plus élevées : En fin de compte, les documents électroniques et la signature sont beaucoup moins chers que la signature à la plume et à l'encre et sur papier. En passant aux signatures numériques, les cabinets comptables peuvent réduire leurs frais généraux.

Vous pouvez signer électroniquement de nombreux formulaires fiscaux

Le nombre de contribuables qui déposent des déclarations de revenus par voie électronique a considérablement augmenté depuis que l'IRS a commencé à accepter les signatures électroniques pour les formulaires fiscaux. Plus de 94 % des déclarations des particuliers ont été produites par voie électronique en 2020. Les clients s'attendent à produire leurs déclarations de revenus par voie électronique. Il est logique de numériser davantage vos processus de préparation des déclarations de revenus.

La signature électronique devient un outil métier incontournable pour les comptables. Vous pouvez désormais traiter vos documents fiscaux et financiers en quelques heures au lieu de plusieurs jours. Cela vous permet de vous concentrer sur le travail du client plutôt que sur le fonctionnement de vos processus d'approbation.

Cependant, tous les logiciels de signature électronique ne se valent pas. L'efficacité avec laquelle votre entreprise intègre cette technologie peut avoir un impact sur le succès global de votre entreprise. Il est important de sélectionner un outil de signature électronique qui a fait ses preuves auprès des fiscalistes.

La saison des impôts : avantages de l'utilisation des signatures électroniques

La technologie numérique a rendu la déclaration et la soumission des impôts beaucoup plus simples. Pour déposer une déclaration de revenus par voie électronique, les contribuables n'ont qu'à apposer leur signature numérique sur le document.

En vertu de la loi de 2000 sur les technologies de l'information, un logiciel de signature numérique vérifie que le destinataire a authentifié les documents de déclaration de revenus et n'a pas été modifié en transit.

Grâce aux signatures électroniques, les préparateurs de déclarations peuvent éliminer le besoin d'imprimer, d'envoyer par courrier électronique ou de télécopier des formulaires juridiques. Voici quelques avantages que les comptables et les préparateurs de déclarations peuvent tirer de la technologie de signature électronique.

Accélérez l'ensemble du flux de travail

La méthode traditionnelle d'envoi des documents fiscaux par la poste peut prendre plusieurs semaines, voire des mois, pour recevoir les déclarations de revenus. Cependant, il n'est plus nécessaire d'imprimer, de signer et d'envoyer tous les documents fiscaux par la poste. Vous pouvez signer vos déclarations de revenus par voie électronique.

Les signatures en ligne peuvent être une solution rapide et facile aux maux de tête liés à la déclaration de revenus. Il est plus rapide d'envoyer des documents importants par voie numérique que de les distribuer manuellement. Vous pouvez gérer les travaux en quelques semaines, voire quelques jours. Vous pouvez également réduire la quantité de papier que vous utilisez.

Plus de commodité

Les signatures juridiquement contraignantes se sont améliorées avec le développement de la communication au sein des communautés. L'introduction du dépôt électronique par l'Internal Revenue Service en 1986 était une première étape. Cependant, le nombre de déclarations déposées par voie électronique est passé à près de 100 millions en 2017 après l'ajout des signatures électroniques en 2014.

Les préparateurs de déclarations de revenus et les consommateurs ont pu voir comment les signatures électroniques rendent l'ensemble du processus transparent.

Les clients peuvent remplir rapidement leurs déclarations de revenus en utilisant des signatures électroniques. Les préparateurs de déclarations peuvent également servir plus de clients. Cela leur fait gagner du temps et de l'argent et élimine tous les tracas.

Expérience client agréable

La plupart des clients utilisent leur smartphone et s'attendent à ce que leurs comptables maîtrisent la technologie. 83% des comptables estiment que les clients attendent aujourd'hui plus d'eux. Grâce au processus de déclaration de revenus sans papier, les professionnels de la comptabilité peuvent rapidement remplir des formulaires clients complexes.

Les clients peuvent signer et soumettre électroniquement des déclarations de revenus, ainsi que d'autres formulaires, à l'aide de signatures électroniques. Il améliore la satisfaction client.

Renforcez la sécurité des données

L'IRS a pris des mesures supplémentaires pour protéger les déclarations de revenus signées électroniquement contre les cyberattaques. Il existe également certaines exigences auxquelles les contribuables doivent se conformer.

Certains types de signatures en ligne offrent une plus grande sécurité. Les signatures numériques, par exemple, offrent une sécurité plus élevée qu'une signature électronique de base.

Sachez quelle signature électronique vous utilisez pour remplir vos documents de déclaration de revenus. Les cybermenaces ne peuvent pas pénétrer les signatures numériques. Il permet aux contribuables d'envoyer et de recevoir en toute confiance des documents fiscaux contenant des informations sensibles telles que des numéros de sécurité sociale ou des dossiers financiers.

La première exigence légale de dépôt électronique de l'IRS exige la vérification de l'identité du signataire unique. Cela se fait en reliant la signature électronique à l'enregistrement électronique associé. Ces méthodes d'authentification sont utilisées pour vérifier ceci :

A) Authentification basée sur les connaissances

KBA est une authentification qui prouve l'identité de la personne qui la fournit. L'IRS utilise cette authentification lorsqu'un individu signe à distance les formulaires 8878 ou 8879.

Avant d'accéder à un document, il demande au signataire de fournir des informations correctes, telles que la date de naissance Une fois que toutes les informations sont correctes, le signataire est invité à répondre à des questions simples basées sur une base de données d'enregistrements publics.

B) Authentification par e-mail

Ce type d'authentification nécessite que le signataire vérifie son identité en cliquant sur un lien e-mail. Le signataire sera alors invité à accepter de recevoir et de signer les documents de déclaration de revenus par voie électronique.

Pour protéger l'intégrité et les données contenues dans les documents fiscaux, l'IRS exige qu'ils soient signés. Les signatures numériques ont la fonction inviolable.

Cela garantit qu'aucun intrus n'a accès ou n'a modifié le document. Une piste d'audit complète doit également accompagner les documents signés. Ce journal détaille la date et l'heure de création, d'exécution, l'adresse IP du signataire, qui l'a consulté et d'autres données pertinentes.

L'IRS exige que les documents de déclaration de revenus et la piste d'audit soient conservés pendant au moins deux ans. Vous pouvez également les enregistrer en ligne pour réduire la consommation de papier et économiser de l'espace de stockage.

Signatures sur les déclarations et les formulaires

Sur les déclarations et formulaires papier, les contribuables sont tenus de signer à l'encre avec une signature manuscrite. L'IRS autorise l'utilisation de signatures électroniques sur certains formulaires et retours. C'est en réponse à la pandémie de COVID-19. À la fin de l'année dernière, l'IRS a annoncé qu'il prolongerait l'utilisation des signatures électroniques pour les formulaires pertinents jusqu'au 31 octobre 2023.

Types de signatures électroniques acceptées

L'IRS accepte une variété de signatures électroniques sur les formulaires appropriés. Pour créer ou capturer une signature électronique, aucune technologie spécifique n'est nécessaire. Les méthodes acceptables sont :

• Un bloc de signature qui contient un nom tapé.
• Une image de signature manuscrite scannée ou numérisée est jointe à un enregistrement électronique.
• Une signature manuscrite peut être saisie sur un bloc de signature électronique
• Un stylet qui vous permet d'écrire une note manuscrite, une signature ou une commande sur un écran.
• Une signature créée à l'aide d'un logiciel tiers.

L'IRS accepte les images de signatures, numérisées ou photographiées. Cela inclut les types de fichiers pris en charge par Microsoft 365 comme tiff et jpg, jpeg et pdf, la suite Microsoft Office ou Zip.

Formules papier pertinentes

L'utilisation temporaire des signatures électroniques ne s'applique qu'aux formulaires papier répertoriés ci-dessous. Cela ne s'applique pas aux autres formulaires papier tels que le formulaire 1040 et le formulaire 1120. Si le formulaire ne peut pas être déposé par voie électronique, les contribuables ou leurs représentants doivent quand même signer à la main tous les formulaires papier.

Les formulaires suivants autorisent les signatures électroniques temporaires :

• Formulaire 11-C, Taxe professionnelle et déclaration d'enregistrement pour les paris
• Formule 637, Demande d'inscription (pour certaines activités liées à la taxe d'accise),
• Formulaire 706, Déclaration de revenus américaine sur les successions (et le transfert par saut de génération),
• Formulaire 706-A, Déclaration de revenus supplémentaire des États-Unis,
• Formulaire 706-GSD(D), Déclaration d'impôt sur les transferts par saut de génération pour les distributions
• Formulaire 706-GS (D-1), Notification de distribution d'une fiducie à saut de génération
• Pour les résiliations : Formulaire 706-GST(T), Déclaration de taxe de transfert de saut de génération pour les résiliations
• Formulaire 706-QDT, États-Unis Estate Tax Return for Qualified Domestic Trusts,
• Annexe R-1 Formulaire 706 pour l'impôt de transfert de saut de génération
• Formulaire 706-NA, Déclaration de revenus américaine sur les successions (et le transfert par saut de génération),
• Formulaire 709 des États-Unis Formulaire 709, États-Unis
• Formulaire 730, Déclaration mensuelle d'impôt sur les paris
• Formulaire 1042 Déclaration annuelle de retenue à la source aux États-Unis Source Income of Foreign People,
• Formulaire 1120-C Déclaration de revenus des États-Unis pour les organisations coopératives
• Formulaire 1120FSC, Déclaration de revenus des États-Unis pour une société de vente à l'étranger
• Formulaire 1120-H pour la déclaration de revenus des États-Unis pour les associations de propriétaires
• Formulaire 1120-IC DISC Frais d'intérêt Ventes nationales internationales - Déclaration de la société
• Formulaire 1120-L Déclaration de revenus d'une compagnie d'assurance-vie américaine
• Formulaire 1120-ND Déclaration pour les fonds de déclassement nucléaire et certaines personnes liées
• US Property and Casualty Insurance Company Formulaire de déclaration de revenus 1120-PC
• Formulaire 1120-REIT, Déclaration de revenus américaine pour les fiducies de placement immobilier,
• Formulaire 1120-RIC, Déclaration de revenus des États-Unis pour les sociétés d'investissement réglementées
• Formulaire 1120-SF États-Unis
• Formulaire 1127, Demande de prorogation du délai de paiement de l'impôt en raison de difficultés excessives
• Formulaire 1128, Demande d'adoption, de modification ou de maintien d'une année d'imposition
• Formulaire 2678, Nomination employeur/payeur pour agent
• Formule 3115, Application au changement de méthode comptable
• Formulaire 3520, Déclaration annuelle pour déclarer les transactions avec des fiducies étrangères et la réception de certains dons étrangers
• Formulaire 3520-A Déclaration annuelle d'informations d'une fiducie étrangère à un propriétaire américain,
• Formulaire 4421, Déclaration - Commissions de l'exécuteur testamentaire et honoraires d'avocat
• Formulaire 4768, Demande de prorogation du délai de production d'une déclaration et de paiement des impôts américains sur les successions (et les transferts en cas de saut de génération)
• Pour obtenir une déclaration d'information sur les émissions d'obligations d'activités privées exonérées d'impôt, remplissez le formulaire 8038.
• Formulaire 8038-G, Informations sur la déclaration des obligations gouvernementales exonérées d'impôt
• Formulaire 8038-GC Déclaration de renseignements pour les petites émissions d'obligations gouvernementales exonérées d'impôt et les baux, ainsi que les ventes à tempérament
• Formulaire 8283 : Contributions caritatives non monétaires
• Pour les formulaires d'autorisation de signature de fichier électronique de l'IRS, veuillez utiliser les séries de formulaires 8453, 8878 et 879.
• Formule 8802, Application à la certification de résidence aux États-Unis
• Formulaire 8832 Choix de classification d'entité
• Informations concernant les bénéficiaires acquérant des biens d'un défunt. Formulaire 8971.
• Formulaire 8973, Certified Professional Employer Organization/Customer Reporting Agreement ; et
• Les élections suivent l'article 83 (b) de l'Internal Revenue Code.

Cas d'utilisation

Il est révolu depuis longtemps que les clients étaient tenus de signer pour leurs préparateurs de déclarations en imprimant, en télécopiant ou en venant à eux.

eSignly vous permet d'envoyer et de signer la plupart des documents requis à des fins comptables et fiscales.

• Contrats d'achat d'actifs
• Accords de confidentialité
• Contrats de travail
• Lettres de fiançailles
• Accords d'entrepreneurs indépendants
• Formulaires IRS 8878 et 8879
• Création de SARL
• Ententes de continuation de pratique
• Accords octroyant une procuration

Lignes directrices pour l'utilisation d'une solution de signature électronique

Pour les formulaires 8878 et 8879, seules les signatures au stylo sur papier étaient acceptées avant 2014. Ces formulaires permettent à un émetteur de déclaration électronique de déposer des déclarations de revenus auprès de l'IRS par voie électronique.

Les nouvelles règles de l'IRS en mars 2014 ont permis aux contribuables de signer électroniquement des formulaires, ce qui facilite le dépôt électronique des déclarations de revenus pour les clients.

Les préparateurs de déclarations de revenus et les comptables doivent suivre quelques directives lors de la création de signatures électroniques au nom de clients. Ils doivent sélectionner une solution de signature électronique gratuite , sécurisée et fiable qui répond aux exigences de l'IRS pour les signatures électroniques.

- Identification du signataire

- Maintenir l'intégrité des dossiers électroniques

- Créez une trace papier numérique avec l'adresse IP du contribuable et l'identifiant de connexion à l'ordinateur.

La clé à emporter

eSignly permet aux préparateurs de déclarations de signer numériquement et de transmettre des documents fiscaux en toute sécurité via le cloud. Celui-ci est protégé par SSL (Secure Sockets Layer). Cela permet aux professionnels de la fiscalité de faire évoluer leur pratique vers le monde numérique en toute transparence.

Les signatures électroniques sont un gain de temps pour votre pratique fiscale. Ils permettent à vos clients de signer des documents tels que des déclarations de revenus par voie électronique de n'importe où. Il existe de nombreux logiciels et applications de signature électronique autonomes, mais ne compter que sur eux peut rapidement rendre difficile la gestion de votre cabinet.

Plusieurs applications peuvent être frustrantes pour vos clients et chronophages pour vous. Vous devez choisir une solution tout-en-un pour assurer une gestion fluide du cabinet. Il vous permet de tout gérer, de l'intégration du client aux demandes de documents et à la signature. C'est là que des logiciels fiables tels que eSignly peuvent vous aider.