Quiconque signe et envoie des documents peut faire la distinction entre une signature électronique et à base d'encre. Le terme « e-Signature » fait référence à toute signature communiquée par voie électronique, y compris les signatures numériques sur des documents et les signatures produites par le biais de services de signature électronique de documents. Les signatures numériques peuvent être décrites comme des signatures électroniques avec des fonctionnalités avancées qui garantissent la conformité et la sécurité.
Les signatures électroniques standard peuvent être acceptables pour les approbations ou les accords qui ne doivent pas respecter des normes strictes de sécurité et de conformité. Envisagez des situations où un professionnel des RH pourrait avoir besoin d'approuver les vacances d'un employé. Une signature électronique peut être la meilleure option pour un usage interne.
Une signature numérique est essentielle lorsqu'il s'agit de processus sensibles ou de normes de conformité strictes. Dans un sens fondamental, les signatures numériques sont un sous-ensemble de processus de signature électronique mieux adapté aux secteurs tels que le droit et la santé. Les signatures numériques et autres outils backend peuvent être chiffrés et audités pour garantir leur authenticité. Ces certificats numériques sont populaires pour signer des contrats, des documents fiscaux ou des formulaires d'assurance.
Une signature régulière, mais mieux
Les signatures électroniques offrent de nombreux avantages par rapport à leurs homologues à base d'encre. Ils peuvent être transportés, sont juridiquement contraignants, portables et ont un impact environnemental minimal. La technologie est souvent utilisée pour vérifier l'authenticité des signatures.
Instantané, pratique, fiable
Les signatures électroniques réduisent le temps nécessaire pour approuver et signer les accords. Les signatures électroniques peuvent être faites instantanément. Vous n'avez pas besoin d'attendre le courrier ou même de monter dans votre voiture pour déposer des documents. Une fois que vous avez signé électroniquement le document commercial, vous pouvez passer à l'étape suivante.
Les signatures électroniques simplifient considérablement le processus de signature des documents. Les solutions de signature électronique peuvent être transportées afin que vous puissiez signer des documents commerciaux ou demander des signatures où que vous soyez. Vous n'avez pas besoin d'imprimer, de signer et de numériser le document papier, puis de le soumettre à nouveau. Vous n'avez même pas besoin d'un télécopieur pour envoyer ou recevoir des documents signés.
Les petites erreurs ne sont pas un problème car de nombreux systèmes de signature électronique ne vous permettent pas de soumettre un document critique tant que chaque champ de signature n'est pas rempli.
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Juridiquement contraignant
Le sceau électronique peut être juridiquement contraignant, tout comme les signatures à l'encre. Le E-Sign Act a été adopté par les États-Unis en 2000. Il définit les signatures électroniques. Ils ont les mêmes exigences légales et la même autorité qu'une signature à l'encre. Presque tous les États ont adopté la loi uniforme sur les transactions électroniques qui autorise les signatures électroniques. Seuls quelques documents numériques peuvent être signés électroniquement, comme les testaments.
Simple sur l'environnement
Numériser, imprimer et faxer le contrôle physique des documents pour créer des signatures électroniques est fastidieux et ennuyeux. Il peut également être nocif pour l'environnement. Chaque appareil que vous achetez augmentera votre empreinte carbone. Vous aurez un flux de travail plus efficace s'il y a moins d'appareils. Vous n'aurez pas besoin d'autant d'arbres à abattre pour du papier papier.
Les signatures électroniques représentent une amélioration significative par rapport aux signatures traditionnelles à base d'encre. Ils offrent plus de sécurité, de rapidité et de commodité. Si vous utilisez toujours des signatures humides traditionnelles dans votre organisation, vous devriez envisager les signatures électroniques pour en tirer tous les avantages. Nous espérons que cela clarifie la différence entre les signatures numériques et les signatures électroniques.
