Création facile d'une signature électronique sur un document Microsoft Word

Vous voulez savoir comment faire votre propre signature électronique dans Word ? Tu n'es pas seul. Plus de 1,2 milliard de personnes dans le monde utilisent Microsoft Office chaque jour, et il y a de fortes chances qu'elles utilisent Microsoft Word pour le faire. Le problème est que si vous voulez signer des documents aujourd'hui, vous finirez probablement par les imprimer, les numériser, les envoyer par e-mail ou les envoyer par la poste. Pourquoi s'embêter? Il est tellement plus facile de simplement taper votre nom dans une case vide et de cliquer sur "signer" avant d'envoyer votre document.

Si vous utilisez Microsoft Word, il existe un outil pratique qui vous permet de créer et d'ajouter gratuitement une signature électronique à n'importe quel document.

Même si les logiciels de traitement de texte sont devenus très populaires, il leur manque certaines des fonctionnalités que l'on trouve dans les outils de création de documents spécialisés.

Cela signifie que Microsoft devient moins pertinent pour les organisations qui seraient autrement mieux servies en utilisant des plates-formes de signature électronique plus dédiées.

Il reste encore beaucoup à faire avec Microsoft Word. Dans cet article, nous vous montrerons comment utiliser les signatures électroniques dans Word et comment signer électroniquement un document Word.

Qu'est-ce qu'une signature électronique ?

Un système de signature électronique (numérique) permet aux utilisateurs de signer des documents sans avoir à les imprimer puis à les signer manuellement. Un exemple atypique serait la possibilité de signer numériquement des contrats, des accords et des factures. Avec de tels systèmes, il est possible de créer une version numérique de votre propre style de "signature". Un tel outil de « signature » numérique peut également vous permettre de stocker vos « signatures » sur votre ordinateur afin qu'elles soient facilement accessibles en cas de besoin.

Pourquoi utiliser les signatures électroniques ?

Les technologies de signature électronique sont des mises à niveau essentielles pour tout système de suivi des candidats car elles simplifient et améliorent le flux de travail.

Les signatures électroniques permettent aux gens de signer des documents par voie électronique, ce qui les rend plus faciles à utiliser que les signatures manuscrites.

Les signatures en ligne permettent de faire des affaires à distance sans se rencontrer personnellement. Le stockage électronique des documents facilite leur stockage et leur accès par rapport aux copies papier.

Si vous n'avez pas encore adopté les signatures électroniques, c'est maintenant le bon moment pour vous de commencer à utiliser leurs services. En signant électroniquement des documents, vous améliorez les processus de votre entreprise.

Les signatures électroniques sont-elles légales ?

L'une des questions les plus importantes que les gens se posent au sujet des signatures électroniques (eSignatures) est de savoir si elles sont légales.

Oui. Par tous les moyens.

Les signatures électroniques sont juridiquement contraignantes.

À la fin du 20e siècle, la plupart des pays avaient adopté des lois sur les signatures électroniques (ESIGN). Celles-ci étaient similaires aux lois sur la signature électronique aux États-Unis, qui ont été promulguées par la loi sur les signatures électroniques dans le commerce mondial et national (ESIGN).

Les entrepreneurs et les indépendants ne doivent plus être limités à exécuter leurs contrats sur papier.

Quels sont les différents types d'alternatives eSignly ?

Il existe plusieurs types de solutions logicielles pour la signature de contrats en ligne. En gros, ils entrent dans l'une de ces trois catégories:

• Concurrents de la signature électronique : les signatures électroniques sont des signatures électroniques qui permettent aux personnes de signer des documents par voie électronique sans avoir à les imprimer et à les renvoyer par la poste. Ils sont généralement utilisés en ligne, mais certaines entreprises proposent des applications de bureau qui vous permettent également d'utiliser une signature eSign sur papier. Certains services eSign incluent l'envoi par e-mail du document à quelqu'un d'autre afin qu'il puisse l'examiner avant de le signer, ce qui les rend parfaits pour la signature de contrats entre deux parties qui ne se connaissent pas bien.
• Gestion du cycle de vie des contrats : la gestion du cycle de vie des contrats comprend des produits SAP, Aruba et Oracle destinés aux grandes entreprises avec de longs délais de mise en œuvre, ce qui les rend inadaptés aux petites et moyennes entreprises (PME) qui cherchent à obtenir une valeur immédiate de leur produit. Cependant, ils peuvent apporter de la valeur à certaines PME.
• Tout-en-un : une solution qui fournit les mêmes signatures électroniques qu'eSignly et d'autres concurrents, mais qui couvre également l'intégralité du cycle de vie du contrat, de la construction à la négociation et à l'accord.

Lors du choix entre les alternatives eSignly, nous avons pris en compte une grande variété de facteurs, notamment la fonctionnalité, les intégrations, la tarification, l'UX et le support. Lisez la suite pour savoir lequel serait le meilleur choix pour votre entreprise.

Meilleur logiciel de signature électronique pour 2023

Il existe de nombreux concurrents eSignly passionnants, et certains d'entre eux ont été conçus spécifiquement pour des types spécifiques d'entreprises et de secteurs industriels.

Passons en revue chaque étape une à la fois.

signe toujours

Avec eversign ToolBox, vous pouvez automatiser à la fois les processus de création et d'approbation de signature pour les clients et les employés. Il rend la signature de documents simple et efficace quel que soit le nombre de personnes impliquées.

Il offre un outil d'édition de texte intégré qui vous permet de créer, modifier, signer et envoyer n'importe quel document en quelques clics. Son API REST facilite l'intégration de ses fonctionnalités dans vos propres applications.

Il présente certaines similitudes avec ce que vous avez vu dans les logiciels de gestion d'entreprise précédents, tels que les modèles, les audits, les signatures en personne, l'intégration, etc. Par exemple, il utilise un cryptage 256 bits pour les transactions en ligne. Cependant, sa principale caractéristique est qu'il le gère avec soin avec une infrastructure surveillée.

Vous pouvez également définir une date d'expiration pour les documents, les supprimer définitivement ou les exporter ailleurs. Vous pouvez ajouter jusqu'à 25 membres à une équipe ou gérer plusieurs comptes professionnels différents à la fois.

eSignly

eSignly fournit des signatures électroniques gratuitement, répondant aux besoins de ses clients en leur offrant des signatures électroniques dans tous les secteurs, y compris la finance, l'assurance, la santé, les banques gouvernementales, l'immobilier juridique, etc.

Les services de signature électronique aident les entreprises à gagner du temps en réduisant leur paperasserie et en leur facilitant la signature de documents importants.

eSignly est une société innovante qui fournit aux entreprises des solutions de signature entièrement numériques. Nous aidons les entreprises à atteindre leurs objectifs de réduction des coûts de papier et de respect de toutes les lois. Avec notre logiciel, les partenaires commerciaux et les clients peuvent facilement créer des processus dépendants de la signature qui leur permettent d'économiser de l'argent et de s'assurer qu'ils respectent toutes les réglementations. Les documents électroniques sont faciles à partager sur Internet et entre zones géographiques. Ils sont également plus faciles à vérifier en une seule étape.

Cela réduit la quantité de travail nécessaire pour effectuer une transaction. eSignly élimine le processus fastidieux de signature de plusieurs fichiers les uns après les autres. Les utilisateurs choisissent simplement le document qu'ils souhaitent faire signer, choisissent les personnes qui seront impliquées et l'envoient. eSignly peut gérer tout type de fichier.

eSignly a acquis la réputation d'être une plate-forme facile à utiliser qui permet aux utilisateurs de signer des documents rapidement et avec précision. De nombreuses industries du monde entier lui font également confiance. Avec des clients allant des petites entreprises aux grandes entreprises, eSignly offre une variété de fonctionnalités qui permettent aux utilisateurs d'effectuer des transactions où qu'ils soient, quel que soit le type d'appareils avec lesquels ils travaillent.

SignNow

SignNow vous permet de créer facilement des signatures électroniques à des fins différentes. Vous pouvez envoyer des documents à plusieurs personnes à la fois ou signer vos propres fichiers rapidement et facilement à l'aide de leur puissante API.

Vous pouvez même signer vos contrats électroniques sans avoir de compte en ligne !

Avec SignNow, vous pouvez facilement ajouter des options de paiement facultatives à vos formulaires et configurer des invitations personnalisées par e-mail à envoyer à vos clients. Vous pouvez même les avertir s'ils décident de ne plus recevoir d'e-mails de votre part.

Il est entièrement conforme aux normes PCI DSS (Payment Card Industry Data Security Standard), GDPR (General Data Privacy Regulation), HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act), SOC2 Type II (SOC 2 Compliance) et 21 CFR Part 11 (US Federal Droit). Il dispose d'une API RESTful étonnante qui facilite l'intégration dans d'autres outils.

PandaDoc

Utilisez PandaDoc pour sceller vos accords avec des signatures électroniques juridiquement contraignantes.

Plus de 20 000 entreprises utilisent PandaDoc pour envoyer des propositions, des devis, des contrats, des paiements et des recouvrements nécessitant des approbations. Essayez-le maintenant!

Avec PandaDoc, vous pouvez utiliser leur fonctionnalité de signature électronique n'importe où et à tout moment. Il ne fait aucun compromis sur la sécurité et ils ont construit leur système de signature électronique conformément à l'UETA et à l'ESIG. Ils offrent également un certificat électronique avec chaque document que vous signez.

Au lieu de deviner, ce qui pourrait être faux, vous devriez vérifier s'ils ont ouvert votre e-mail. S'ils l'ont fait, vous savez qu'ils sont intéressés par votre produit/service. Vous pouvez leur envoyer un e-mail de suivi après avoir vérifié s'ils ont ouvert votre e-mail et voir s'ils ont répondu.

PandaDoc s'intègre à un grand nombre d'intégrations pour vous aider à accélérer votre flux de travail.

DocuSign

Vous pouvez accélérer votre flux de travail depuis les négociations de contrats, les offres et les signatures de contrats jusqu'à la génération de factures en tirant parti de DocuSign pour la signature sécurisée de documents.

Automatisez les tâches répétitives et libérez du temps en utilisant leur application pour n'importe quelle plate-forme - Android, iOS et Windows.

Configurez un rappel automatique chaque fois que vous atteignez l'une des étapes du processus d'approbation du contrat. Vous pouvez inclure des types de champs standard (tels que des dates) ou en créer des personnalisés (et les enregistrer).

Utilisez DocuSign pour stocker les documents que vous utilisez fréquemment. Réutilisez le routage du destinataire, les valeurs des champs personnalisés, etc. de ces documents lors de l'envoi de nouveaux.

Connectez et intégrez les signatures électroniques aux logiciels et services que vous utilisez, car DocuSign prend en charge plus de 350 intégrations et principales API, y compris Salesforce, les produits Google et SAP, etc. L'infrastructure résiliente de DocuSign leur permet de fournir un service ininterrompu à 99,9 %, ce qui est essentiel pour votre Entreprise.

Ne vous inquiétez pas de la sécurité de l'utilisation de DocuSign, car il est conforme aux organismes de réglementation tels que l'UE et les États-Unis, dispose d'une technologie solide et avancée pour le cryptage des données, stocke et génère des enregistrements précis et est conforme aux exigences réglementaires telles que l'UETA et les États-Unis. Loi ESIGN.

Il a un abonnement mensuel à partir de 10 $.

Comment choisir le bon logiciel de signature électronique ?

Vous souhaitez automatiser vos processus de signature afin de pouvoir signer et demander des signatures par voie électronique de n'importe où et à tout moment.

Il y a beaucoup de choix en matière de plateformes.

Lors du choix d'une plateforme de signature électronique, il sera utile de comprendre quelles fonctionnalités vous utiliserez le plus souvent.

Considérant les points mentionnés ci-dessous lors du choix de la bonne signature électronique

Signer des documents sur des appareils mobiles

Avec 83 % des propriétaires d'entreprise déclarant utiliser la technologie mobile pour leur entreprise, le fait d'avoir un appareil mobile vous permet d'être mieux préparé que vos concurrents.

Pour répondre à ce besoin croissant, une plate-forme de signature numérique doit être en mesure de fournir des signatures mobiles pour tout appareil utilisé par sa base de parties prenantes.

Accès aux analyses en temps réel

La possibilité de visualiser des données en temps réel peut vous permettre de comprendre comment les opportunités de prospection et de génération de leads se clôturent. Est-ce qu'ils ouvrent la proposition plusieurs fois ? Y a-t-il un délai avant de signer ?

Vous pouvez utiliser un service en ligne pour envoyer votre proposition par voie électronique. Il est important de pouvoir savoir si votre prospect ouvre votre e-mail et signe votre contrat.

Intégrations CRM

La plupart des entreprises utilisent un certain type de logiciel de relation client (CRM). L'une des meilleures caractéristiques des CRM est qu'ils s'intègrent souvent à d'autres applications, systèmes et technologies afin que vous puissiez facilement automatiser vos processus métier.

Une solution de signature électronique efficace et utile pourra se connecter au système CRM de votre choix, ce qui permettra aux commerciaux de surveiller plus facilement ce qui se passe dans l'ensemble de leur pipeline de ventes.

Conformité aux réglementations sur la sécurité et la confidentialité

Les utilisateurs, les clients ou les signataires de documents doivent être sûrs que leurs communications sont sécurisées.

Pour cette raison, la solution de signature électronique que vous avez choisie doit respecter (et même surpasser) les lois sur la confidentialité dans les pays où vous opérez.

Par exemple, en Europe, dans l'Union européenne (UE) et au Royaume-Uni (Royaume-Uni), la documentation juridique et les processus qui l'entourent doivent être conformes au règlement général sur la protection des données (RGPD) de l'UE.

Il existe également des règles spécifiques pour les signatures électroniques.

• L'Electronic Communications Privacy Act (ECPA), qui régit les lois sur la confidentialité des communications électroniques aux États-Unis, et l'Uniform Electronic Transactions Act (UEA), qui régit les transactions électroniques aux États-Unis.
• Services d'identification et d'authentification électroniques dans l'Union européenne.

Pour garantir leur validité juridique, les signatures électroniques doivent être conformes aux lois et réglementations en vigueur.

Soyez donc prudent lorsque vous lisez les termes et conditions et recherchez des détails spécifiques concernant l'authentification, les enregistrements et le cryptage.

Évolutivité

Une fois que vous avez connu quelques succès au sein du service des ventes, il est probable que d'autres voudront également utiliser les signatures électroniques. Vous constaterez peut-être que les services RH souhaitent les utiliser en interne ou qu'ils améliorent les expériences de connexion/déconnexion lors de l'embauche de travailleurs à distance.

Une bonne solution de signature électronique vous permettra de vous développer à mesure que votre entreprise se développe en ajoutant de nouveaux utilisateurs et en étendant les licences pour plusieurs équipes.

Capacité d'automatisation

L'automatisation permet d'accélérer les opérations commerciales en faisant gagner du temps aux employés et en rationalisant leur fonctionnement. Les professionnels de la vente passent souvent moins de la moitié de leur temps à effectuer des activités de vente réelles.

L'automatisation de certaines tâches administratives et répétitives permet de gagner du temps. Les signatures électroniques sont un exemple d'application qui peut automatiser certains processus.

Les messages ou rappels automatisés permettent aux commerciaux de passer plus de temps à parler aux prospects qu'à écrire des e-mails.

Avantages de l'utilisation de signatures électroniques pour signer des documents

Les signatures électroniques permettent l'authentification, le suivi et le stockage des informations de signature tout au long du cycle de vie des contrats. Tout comme les signatures manuscrites, les signatures électroniques sont propres à chaque signataire.

Pour aider les entreprises à se conformer aux meilleures pratiques en matière de signature électronique, assurez-vous de proposer des sessions de formation sur le fonctionnement des signatures électroniques et sur la manière dont elles peuvent bénéficier à vos clients. Vos clients peuvent également profiter de brèves fiches d'instructions s'ils sont novices en matière de signatures électroniques. Essayez différentes solutions avant de choisir celle qui vous convient. Assurez-vous que le logiciel choisi est conforme aux réglementations et exigences locales et internationales.

Gain de temps

Les signatures électroniques sont l'un des avantages les plus évidents de leur utilisation. Vous n'avez pas besoin de gaspiller d'efforts supplémentaires pour organiser des réunions en personne ou envoyer des documents via des services postaux rapides. Au lieu de cela, vous pouvez simplement envoyer une copie numérique du document signé au destinataire.

Les documents papier perdus nécessitent de recommencer le processus de signature à partir de zéro, ce qui augmente la probabilité de responsabilités légales. Des signatures électroniques peuvent être ajoutées aux contrats ou aux propositions et renvoyées en quelques secondes. Cela donne à votre entreprise une plus grande flexibilité dans la prévision des dates d'achèvement des projets.

Précision

Les documents qui sont partagés entre les personnes d'une organisation ou d'une entreprise sont juridiquement contraignants et donc tout doit être exact. Tout doit être compilé, approuvé et soumis dans les délais impartis. La qualité des documents est très importante. Si, en suivant les anciennes méthodes, un chanteur manque sa signature sur quelques pages, il doit demander que ces pages soient corrigées.

Les signatures électroniques peuvent vous aider à gagner du temps en facilitant l'identification des documents nécessitant votre signature. Par exemple, si vous utilisez un formulaire en ligne, vous pouvez mettre en place des champs obligatoires afin que tout document soumis sans votre signature ne soit pas accepté.

Créer un processus de signature sans papier

Les signatures électroniques (eSignatures) offrent aux organisations un moyen simplifié de signer des contrats et des accords par voie électronique. La facilité d'utilisation des signatures électroniques en fait un outil idéal pour les entreprises de différents secteurs et zones géographiques.

Le processus de signature électronique rationalisé augmentera la collaboration, car la collecte et la vérification rapides des signatures permettront aux projets d'avancer et de s'assurer qu'ils ne s'enlisent pas.

Garantit la conformité

Vous devez respecter les exigences réglementaires dans toutes les transactions commerciales. Le suivi des dossiers papier pour se conformer aux réglementations peut s'avérer difficile si vous êtes audité. Il est important de s'assurer que les fichiers ne sont pas falsifiés pour éviter des poursuites et des sanctions. La technologie de signature électronique garantit que vos documents sont sûrs et conformes aux lois nationales et fédérales. Passons maintenant à notre question principale, comment signer dans word doc :

Comment créer une signature électronique dans un document Microsoft Word ?

Pour ajouter une signature numérique à un fichier Word existant, suivez ces instructions simples :

• Écrire une signature manuscrite
• Vous avez besoin d'un scanner pour cela.
• Écrivez votre nom sur une feuille de papier.
• Utilisez le bouton "Scan" pour capturer une image de la page. Vous pouvez ensuite utiliser n'importe quel logiciel de retouche d'image pour recadrer l'arrière-plan et ajouter du texte pour créer un nouveau document.
• Ouvrez le fichier image.
• Si vous souhaitez recadrer une image existante, cliquez dessus pour afficher l'onglet Format des outils d'image, puis cliquez sur Recadrer.
• Cliquer sur le bouton droit de la souris (ou Ctrl+S) enregistre la page actuelle en tant que fichier individuel.
• Cliquer sur "Insérer" > "Images" vous permettra d'insérer une image dans un document Word.

Ajoutez des signatures manuscrites à vos cartes de visite et à vos en-têtes

Vous pouvez enregistrer tout texte que vous saisissez dans une insertion automatique afin de pouvoir l'utiliser ultérieurement.

• Entrez les mots que vous souhaitez voir apparaître sous chaque image.
• Choisissez entre les images et les textes dactylographiés.
• Cliquez sur Insertion > Parties rapides.
• Cliquez sur "Enregistrer la sélection" pour ouvrir la boîte Créer un nouveau bloc de construction.
• Entrez un nom dans la case "Nom".
• Sélectionnez Insertion automatique dans la boîte de la galerie.
• Cliquez sur OK.
• Sélectionnez Insertion > Parties rapides > Zone de texte, puis cliquez sur le champ Nom en regard de la zone de texte dans laquelle vous souhaitez que votre signature apparaisse.

Insérer une ligne de signature

• Insérez une ligne de signature à l'aide de l'option Ligne de signature.
• Cliquez à l'endroit où vous voulez que la ligne aille.
• Cliquez sur Insérer > Ligne de signature.
• Cliquez sur Ligne de signature Microsoft Office.
• Vous pouvez saisir un nom dans Configuration des signatures, puis en sélectionner un parmi les noms suggérés. Vous pouvez également ajouter une description de signature facultative dans la section Titres des signataires suggérés.
• Vous cliquez sur OK. Une signature apparaît au bas de votre document.

Pourquoi ajouter une signature électronique à vos documents Microsoft Word ?

Si vous souhaitez apprendre à insérer une signature dans Word , voici quelques avantages.

• Authenticité : Confirme qui est le signataire
• Intégrité : Les signatures confirment que le document n'a pas été modifié depuis sa signature.
• Non répudiation : La signature garantit que le document provient bien de son auteur.
• Cela vous fait gagner du temps.

Pourquoi ajouter une signature électronique depuis eSignly ?

eSignly pour Word rend la signature de documents facile, efficace et numérique à partir de presque n'importe quel appareil. C'est aussi sûr et valable que d'utiliser un stylo et du papier, mais c'est plus rapide et plus facile que jamais. Vous pouvez même l'utiliser à distance !

Si vous souhaitez signer un e-mail, un document ou tout autre fichier, vous n'avez pas besoin de quitter Microsoft Word ou un autre produit Microsoft comme Outlook ou SharePoint ; à la place, vous pouvez utiliser eSignature d'eSignly. Il vérifie l'identité de l'expéditeur afin que vous sachiez avec certitude qu'il est bien celui qu'il prétend être.

La certification ISO 27001 signifie qu'eSignly a été audité pour sa conformité aux normes internationales relatives aux systèmes de gestion de la sécurité de l'information (ISMS).

Le certificat d'achèvement (COC) d'eSignly est recevable devant les tribunaux et dispose d'une piste d'audit des adresses e-mail et des horodatages du signataire.

Inconvénients de la création de votre propre signature numérique

Il peut être préférable pour certaines entreprises d'utiliser des signatures numériques tierces au lieu de créer les leurs.

Les certificats numériques personnalisés ne peuvent pas être utilisés à des fins de signature numérique. Une signature numérique est censée fournir un autre niveau de sécurité en cryptant le message afin que seul le destinataire prévu puisse le lire. Avec les certificats numériques personnels, la vérification est difficile car ils sont personnalisés.

Les certificats numériques personnels ne sont pas automatiquement approuvés par les autres. Pour partager des fichiers certifiés numériquement, les autres utilisateurs doivent approuver manuellement le certificat personnel. Même si les certificats numériques basés sur une autorité de certification passent par un processus de vérification avec différentes couches de vérification, les signatures numériques auto-générées manquent de ces couches de sécurité, ce qui rend le propriétaire vulnérable aux cyberattaques.

Les signatures numériques sont utilisées pour vérifier l'authenticité des documents électroniques. Ils peuvent être considérés comme une extension du concept d'infrastructure à clé publique (PKI). PKI a été développé à l'origine pour protéger les communications gouvernementales pendant la Seconde Guerre mondiale. Depuis lors, il est devenu l'une des technologies de sécurité les plus importantes. Cependant, PKI ne fournit aucune assurance quant à l'identité du signataire. Par exemple, si quelqu'un signe un document avec son propre nom, il peut s'agir de n'importe qui d'autre. Pour assurer l'intégrité du système, nous devons nous appuyer sur des tiers de confiance tels que les AC.

Quels sont les inconvénients de la création de signatures électroniques sur MS Word ?

Bien qu'il puisse sembler simple d'utiliser le logiciel eSignature dans Microsoft Word, il existe plusieurs limitations à prendre en compte avant d'utiliser cet outil.

• Lors de la signature de documents, les destinataires doivent d'abord télécharger le document, puis l'ouvrir à l'aide de Microsoft Word, et enfin suivre les étapes décrites ci-dessus pour compléter leur signature numérique.
• Si l'auteur crée, signe et envoie des documents à des dizaines de personnes, chaque personne devra ouvrir les fichiers, déterminer si elle souhaite les signer, ajouter sa signature, puis les renvoyer à l'expéditeur d'origine.
• Si vous n'avez pas de notifications actives, votre équipe commerciale ne saura pas si quelqu'un a signé ou non le document. Ils peuvent s'inquiéter de savoir s'ils ratent une vente parce qu'ils ne peuvent pas savoir si quelqu'un a déjà ajouté sa signature.
• Imaginez la corvée de créer des signatures électroniques pour chacun des contrats de vos clients alors que vous êtes déjà occupé à faire tant d'autres choses ?
• Pour de nombreux clients qui utilisent exclusivement Microsoft Office, il n'est pas nécessaire d'ajouter facilement des autographes aux documents commerciaux. Cependant, s'ils souhaitent signer rapidement des documents importants, un outil pratique pour les aider à le faire serait utile.

La clé à emporter

Si vous cherchez un moyen simple de signer des documents en ligne , alors Microsoft Word pourrait être le bon choix. Cependant, si vous voulez quelque chose qui offre de meilleures fonctionnalités de sécurité et de confidentialité, vous devez envisager une autre option.

De nos jours, il existe un nombre énorme d'applications logicielles conçues pour aider à améliorer le processus de signature de documents.

Les alternatives ESignly ne simplifient pas seulement le processus de signature électronique - elles incluent également de nombreuses autres fonctionnalités qui peuvent vous aider à devenir plus efficace lors de la création, de l'envoi, de la signature et du suivi de documents commerciaux importants.

Qu'est-ce qui vous empêche de sauter dans le train eSignly et de vivre une expérience de signature de documents brillante ?

Vous voulez savoir comment faire votre propre signature électronique dans Word ? Tu n'es pas seul. Plus de 1,2 milliard de personnes dans le monde utilisent Microsoft Office chaque jour, et il y a de fortes chances qu'elles utilisent Microsoft Word pour le faire. Le problème est que si vous voulez signer des documents aujourd'hui, vous finirez probablement par les imprimer, les numériser, les envoyer par e-mail ou les envoyer par la poste. Pourquoi s'embêter? Il est tellement plus facile de simplement taper votre nom dans une case vide et de cliquer sur "signer" avant d'envoyer votre document.

Si vous utilisez Microsoft Word, il existe un outil pratique qui vous permet de créer et d'ajouter gratuitement une signature électronique à n'importe quel document.

Même si les logiciels de traitement de texte sont devenus très populaires, il leur manque certaines des fonctionnalités que l'on trouve dans les outils de création de documents spécialisés.

Cela signifie que Microsoft devient moins pertinent pour les organisations qui seraient autrement mieux servies en utilisant des plates-formes de signature électronique plus dédiées.

Il reste encore beaucoup à faire avec Microsoft Word. Dans cet article, nous vous montrerons comment utiliser les signatures électroniques dans Word et comment signer électroniquement un document Word.

Qu'est-ce qu'une signature électronique ?

Un système de signature électronique (numérique) permet aux utilisateurs de signer des documents sans avoir à les imprimer puis à les signer manuellement. Un exemple atypique serait la possibilité de signer numériquement des contrats, des accords et des factures. Avec de tels systèmes, il est possible de créer une version numérique de votre propre style de "signature". Un tel outil de « signature » numérique peut également vous permettre de stocker vos « signatures » sur votre ordinateur afin qu'elles soient facilement accessibles en cas de besoin.

Pourquoi utiliser les signatures électroniques ?

Les technologies de signature électronique sont des mises à niveau essentielles pour tout système de suivi des candidats car elles simplifient et améliorent le flux de travail.

Les signatures électroniques permettent aux gens de signer des documents par voie électronique, ce qui les rend plus faciles à utiliser que les signatures manuscrites.

Les signatures en ligne permettent de faire des affaires à distance sans se rencontrer personnellement. Le stockage électronique des documents facilite leur stockage et leur accès par rapport aux copies papier.

Si vous n'avez pas encore adopté les signatures électroniques, c'est maintenant le bon moment pour vous de commencer à utiliser leurs services. En signant électroniquement des documents, vous améliorez les processus de votre entreprise.

Les signatures électroniques sont-elles légales ?

L'une des questions les plus importantes que les gens se posent au sujet des signatures électroniques (eSignatures) est de savoir si elles sont légales.

Oui. Par tous les moyens.

Les signatures électroniques sont juridiquement contraignantes.

À la fin du 20e siècle, la plupart des pays avaient adopté des lois sur les signatures électroniques (ESIGN). Celles-ci étaient similaires aux lois sur la signature électronique aux États-Unis, qui ont été promulguées par la loi sur les signatures électroniques dans le commerce mondial et national (ESIGN).

Les entrepreneurs et les indépendants ne doivent plus être limités à exécuter leurs contrats sur papier.

Quels sont les différents types d'alternatives eSignly ?

Il existe plusieurs types de solutions logicielles pour la signature de contrats en ligne. En gros, ils entrent dans l'une de ces trois catégories:

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Il existe de nombreux concurrents eSignly passionnants, et certains d'entre eux ont été conçus spécifiquement pour des types spécifiques d'entreprises et de secteurs industriels.

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signe toujours

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eSignly

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Les services de signature électronique aident les entreprises à gagner du temps en réduisant leur paperasserie et en leur facilitant la signature de documents importants.

eSignly est une société innovante qui fournit aux entreprises des solutions de signature entièrement numériques. Nous aidons les entreprises à atteindre leurs objectifs de réduction des coûts de papier et de respect de toutes les lois. Avec notre logiciel, les partenaires commerciaux et les clients peuvent facilement créer des processus dépendants de la signature qui leur permettent d'économiser de l'argent et de s'assurer qu'ils respectent toutes les réglementations. Les documents électroniques sont faciles à partager sur Internet et entre zones géographiques. Ils sont également plus faciles à vérifier en une seule étape.

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SignNow

SignNow vous permet de créer facilement des signatures électroniques à des fins différentes. Vous pouvez envoyer des documents à plusieurs personnes à la fois ou signer vos propres fichiers rapidement et facilement à l'aide de leur puissante API.

Vous pouvez même signer vos contrats électroniques sans avoir de compte en ligne !

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PandaDoc

Utilisez PandaDoc pour sceller vos accords avec des signatures électroniques juridiquement contraignantes.

Plus de 20 000 entreprises utilisent PandaDoc pour envoyer des propositions, des devis, des contrats, des paiements et des recouvrements nécessitant des approbations. Essayez-le maintenant!

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Au lieu de deviner, ce qui pourrait être faux, vous devriez vérifier s'ils ont ouvert votre e-mail. S'ils l'ont fait, vous savez qu'ils sont intéressés par votre produit/service. Vous pouvez leur envoyer un e-mail de suivi après avoir vérifié s'ils ont ouvert votre e-mail et voir s'ils ont répondu.

PandaDoc s'intègre à un grand nombre d'intégrations pour vous aider à accélérer votre flux de travail.

DocuSign

Vous pouvez accélérer votre flux de travail depuis les négociations de contrats, les offres et les signatures de contrats jusqu'à la génération de factures en tirant parti de DocuSign pour la signature sécurisée de documents.

Automatisez les tâches répétitives et libérez du temps en utilisant leur application pour n'importe quelle plate-forme - Android, iOS et Windows.

Configurez un rappel automatique chaque fois que vous atteignez l'une des étapes du processus d'approbation du contrat. Vous pouvez inclure des types de champs standard (tels que des dates) ou en créer des personnalisés (et les enregistrer).

Utilisez DocuSign pour stocker les documents que vous utilisez fréquemment. Réutilisez le routage du destinataire, les valeurs des champs personnalisés, etc. de ces documents lors de l'envoi de nouveaux.

Connectez et intégrez les signatures électroniques aux logiciels et services que vous utilisez, car DocuSign prend en charge plus de 350 intégrations et principales API, y compris Salesforce, les produits Google et SAP, etc. L'infrastructure résiliente de DocuSign leur permet de fournir un service ininterrompu à 99,9 %, ce qui est essentiel pour votre Entreprise.

Ne vous inquiétez pas de la sécurité de l'utilisation de DocuSign, car il est conforme aux organismes de réglementation tels que l'UE et les États-Unis, dispose d'une technologie solide et avancée pour le cryptage des données, stocke et génère des enregistrements précis et est conforme aux exigences réglementaires telles que l'UETA et les États-Unis. Loi ESIGN.

Il a un abonnement mensuel à partir de 10 $.

Comment choisir le bon logiciel de signature électronique ?

Vous souhaitez automatiser vos processus de signature afin de pouvoir signer et demander des signatures par voie électronique de n'importe où et à tout moment.

Il y a beaucoup de choix en matière de plateformes.

Lors du choix d'une plateforme de signature électronique, il sera utile de comprendre quelles fonctionnalités vous utiliserez le plus souvent.

Considérant les points mentionnés ci-dessous lors du choix de la bonne signature électronique

Signer des documents sur des appareils mobiles

Avec 83 % des propriétaires d'entreprise déclarant utiliser la technologie mobile pour leur entreprise, le fait d'avoir un appareil mobile vous permet d'être mieux préparé que vos concurrents.

Pour répondre à ce besoin croissant, une plate-forme de signature numérique doit être en mesure de fournir des signatures mobiles pour tout appareil utilisé par sa base de parties prenantes.

Accès aux analyses en temps réel

La possibilité de visualiser des données en temps réel peut vous permettre de comprendre comment les opportunités de prospection et de génération de leads se clôturent. Est-ce qu'ils ouvrent la proposition plusieurs fois ? Y a-t-il un délai avant de signer ?

Vous pouvez utiliser un service en ligne pour envoyer votre proposition par voie électronique. Il est important de pouvoir savoir si votre prospect ouvre votre e-mail et signe votre contrat.

Intégrations CRM

La plupart des entreprises utilisent un certain type de logiciel de relation client (CRM). L'une des meilleures caractéristiques des CRM est qu'ils s'intègrent souvent à d'autres applications, systèmes et technologies afin que vous puissiez facilement automatiser vos processus métier.

Une solution de signature électronique efficace et utile pourra se connecter au système CRM de votre choix, ce qui permettra aux commerciaux de surveiller plus facilement ce qui se passe dans l'ensemble de leur pipeline de ventes.

Conformité aux réglementations sur la sécurité et la confidentialité

Les utilisateurs, les clients ou les signataires de documents doivent être sûrs que leurs communications sont sécurisées.

Pour cette raison, la solution de signature électronique que vous avez choisie doit respecter (et même surpasser) les lois sur la confidentialité dans les pays où vous opérez.

Par exemple, en Europe, dans l'Union européenne (UE) et au Royaume-Uni (Royaume-Uni), la documentation juridique et les processus qui l'entourent doivent être conformes au règlement général sur la protection des données (RGPD) de l'UE.

Il existe également des règles spécifiques pour les signatures électroniques.

• L'Electronic Communications Privacy Act (ECPA), qui régit les lois sur la confidentialité des communications électroniques aux États-Unis, et l'Uniform Electronic Transactions Act (UEA), qui régit les transactions électroniques aux États-Unis.
• Services d'identification et d'authentification électroniques dans l'Union européenne.

Pour garantir leur validité juridique, les signatures électroniques doivent être conformes aux lois et réglementations en vigueur.

Soyez donc prudent lorsque vous lisez les termes et conditions et recherchez des détails spécifiques concernant l'authentification, les enregistrements et le cryptage.

Évolutivité

Une fois que vous avez connu quelques succès au sein du service des ventes, il est probable que d'autres voudront également utiliser les signatures électroniques. Vous constaterez peut-être que les services RH souhaitent les utiliser en interne ou qu'ils améliorent les expériences de connexion/déconnexion lors de l'embauche de travailleurs à distance.

Une bonne solution de signature électronique vous permettra de vous développer à mesure que votre entreprise se développe en ajoutant de nouveaux utilisateurs et en étendant les licences pour plusieurs équipes.

Capacité d'automatisation

L'automatisation permet d'accélérer les opérations commerciales en faisant gagner du temps aux employés et en rationalisant leur fonctionnement. Les professionnels de la vente passent souvent moins de la moitié de leur temps à effectuer des activités de vente réelles.

L'automatisation de certaines tâches administratives et répétitives permet de gagner du temps. Les signatures électroniques sont un exemple d'application qui peut automatiser certains processus.

Les messages ou rappels automatisés permettent aux commerciaux de passer plus de temps à parler aux prospects qu'à écrire des e-mails.

Avantages de l'utilisation de signatures électroniques pour signer des documents

Les signatures électroniques permettent l'authentification, le suivi et le stockage des informations de signature tout au long du cycle de vie des contrats. Tout comme les signatures manuscrites, les signatures électroniques sont propres à chaque signataire.

Pour aider les entreprises à se conformer aux meilleures pratiques en matière de signature électronique, assurez-vous de proposer des sessions de formation sur le fonctionnement des signatures électroniques et sur la manière dont elles peuvent bénéficier à vos clients. Vos clients peuvent également profiter de brèves fiches d'instructions s'ils sont novices en matière de signatures électroniques. Essayez différentes solutions avant de choisir celle qui vous convient. Assurez-vous que le logiciel choisi est conforme aux réglementations et exigences locales et internationales.

Gain de temps

Les signatures électroniques sont l'un des avantages les plus évidents de leur utilisation. Vous n'avez pas besoin de gaspiller d'efforts supplémentaires pour organiser des réunions en personne ou envoyer des documents via des services postaux rapides. Au lieu de cela, vous pouvez simplement envoyer une copie numérique du document signé au destinataire.

Les documents papier perdus nécessitent de recommencer le processus de signature à partir de zéro, ce qui augmente la probabilité de responsabilités légales. Des signatures électroniques peuvent être ajoutées aux contrats ou aux propositions et renvoyées en quelques secondes. Cela donne à votre entreprise une plus grande flexibilité dans la prévision des dates d'achèvement des projets.

Précision

Les documents qui sont partagés entre les personnes d'une organisation ou d'une entreprise sont juridiquement contraignants et donc tout doit être exact. Tout doit être compilé, approuvé et soumis dans les délais impartis. La qualité des documents est très importante. Si, en suivant les anciennes méthodes, un chanteur manque sa signature sur quelques pages, il doit demander que ces pages soient corrigées.

Les signatures électroniques peuvent vous aider à gagner du temps en facilitant l'identification des documents nécessitant votre signature. Par exemple, si vous utilisez un formulaire en ligne, vous pouvez mettre en place des champs obligatoires afin que tout document soumis sans votre signature ne soit pas accepté.

Créer un processus de signature sans papier

Les signatures électroniques (eSignatures) offrent aux organisations un moyen simplifié de signer des contrats et des accords par voie électronique. La facilité d'utilisation des signatures électroniques en fait un outil idéal pour les entreprises de différents secteurs et zones géographiques.

Le processus de signature électronique rationalisé augmentera la collaboration, car la collecte et la vérification rapides des signatures permettront aux projets d'avancer et de s'assurer qu'ils ne s'enlisent pas.

Garantit la conformité

Vous devez respecter les exigences réglementaires dans toutes les transactions commerciales. Le suivi des dossiers papier pour se conformer aux réglementations peut s'avérer difficile si vous êtes audité. Il est important de s'assurer que les fichiers ne sont pas falsifiés pour éviter des poursuites et des sanctions. La technologie de signature électronique garantit que vos documents sont sûrs et conformes aux lois nationales et fédérales. Passons maintenant à notre question principale, comment signer dans word doc :

Comment créer une signature électronique dans un document Microsoft Word ?

Pour ajouter une signature numérique à un fichier Word existant, suivez ces instructions simples :

• Écrire une signature manuscrite
• Vous avez besoin d'un scanner pour cela.
• Écrivez votre nom sur une feuille de papier.
• Utilisez le bouton "Scan" pour capturer une image de la page. Vous pouvez ensuite utiliser n'importe quel logiciel de retouche d'image pour recadrer l'arrière-plan et ajouter du texte pour créer un nouveau document.
• Ouvrez le fichier image.
• Si vous souhaitez recadrer une image existante, cliquez dessus pour afficher l'onglet Format des outils d'image, puis cliquez sur Recadrer.
• Cliquer sur le bouton droit de la souris (ou Ctrl+S) enregistre la page actuelle en tant que fichier individuel.
• Cliquer sur "Insérer" > "Images" vous permettra d'insérer une image dans un document Word.

Ajoutez des signatures manuscrites à vos cartes de visite et à vos en-têtes

Vous pouvez enregistrer tout texte que vous saisissez dans une insertion automatique afin de pouvoir l'utiliser ultérieurement.

• Entrez les mots que vous souhaitez voir apparaître sous chaque image.
• Choisissez entre les images et les textes dactylographiés.
• Cliquez sur Insertion > Parties rapides.
• Cliquez sur "Enregistrer la sélection" pour ouvrir la boîte Créer un nouveau bloc de construction.
• Entrez un nom dans la case "Nom".
• Sélectionnez Insertion automatique dans la boîte de la galerie.
• Cliquez sur OK.
• Sélectionnez Insertion > Parties rapides > Zone de texte, puis cliquez sur le champ Nom en regard de la zone de texte dans laquelle vous souhaitez que votre signature apparaisse.

Insérer une ligne de signature

• Insérez une ligne de signature à l'aide de l'option Ligne de signature.
• Cliquez à l'endroit où vous voulez que la ligne aille.
• Cliquez sur Insérer > Ligne de signature.
• Cliquez sur Ligne de signature Microsoft Office.
• Vous pouvez saisir un nom dans Configuration des signatures, puis en sélectionner un parmi les noms suggérés. Vous pouvez également ajouter une description de signature facultative dans la section Titres des signataires suggérés.
• Vous cliquez sur OK. Une signature apparaît au bas de votre document.

Pourquoi ajouter une signature électronique à vos documents Microsoft Word ?

Si vous souhaitez apprendre à insérer une signature dans Word , voici quelques avantages.

• Authenticité : Confirme qui est le signataire
• Intégrité : Les signatures confirment que le document n'a pas été modifié depuis sa signature.
• Non répudiation : La signature garantit que le document provient bien de son auteur.
• Cela vous fait gagner du temps.

Pourquoi ajouter une signature électronique depuis eSignly ?

eSignly pour Word rend la signature de documents facile, efficace et numérique à partir de presque n'importe quel appareil. C'est aussi sûr et valable que d'utiliser un stylo et du papier, mais c'est plus rapide et plus facile que jamais. Vous pouvez même l'utiliser à distance !

Si vous souhaitez signer un e-mail, un document ou tout autre fichier, vous n'avez pas besoin de quitter Microsoft Word ou un autre produit Microsoft comme Outlook ou SharePoint ; à la place, vous pouvez utiliser eSignature d'eSignly. Il vérifie l'identité de l'expéditeur afin que vous sachiez avec certitude qu'il est bien celui qu'il prétend être.

La certification ISO 27001 signifie qu'eSignly a été audité pour sa conformité aux normes internationales relatives aux systèmes de gestion de la sécurité de l'information (ISMS).

Le certificat d'achèvement (COC) d'eSignly est recevable devant les tribunaux et dispose d'une piste d'audit des adresses e-mail et des horodatages du signataire.

Inconvénients de la création de votre propre signature numérique

Il peut être préférable pour certaines entreprises d'utiliser des signatures numériques tierces au lieu de créer les leurs.

Les certificats numériques personnalisés ne peuvent pas être utilisés à des fins de signature numérique. Une signature numérique est censée fournir un autre niveau de sécurité en cryptant le message afin que seul le destinataire prévu puisse le lire. Avec les certificats numériques personnels, la vérification est difficile car ils sont personnalisés.

Les certificats numériques personnels ne sont pas automatiquement approuvés par les autres. Pour partager des fichiers certifiés numériquement, les autres utilisateurs doivent approuver manuellement le certificat personnel. Même si les certificats numériques basés sur une autorité de certification passent par un processus de vérification avec différentes couches de vérification, les signatures numériques auto-générées manquent de ces couches de sécurité, ce qui rend le propriétaire vulnérable aux cyberattaques.

Les signatures numériques sont utilisées pour vérifier l'authenticité des documents électroniques. Ils peuvent être considérés comme une extension du concept d'infrastructure à clé publique (PKI). PKI a été développé à l'origine pour protéger les communications gouvernementales pendant la Seconde Guerre mondiale. Depuis lors, il est devenu l'une des technologies de sécurité les plus importantes. Cependant, PKI ne fournit aucune assurance quant à l'identité du signataire. Par exemple, si quelqu'un signe un document avec son propre nom, il peut s'agir de n'importe qui d'autre. Pour assurer l'intégrité du système, nous devons nous appuyer sur des tiers de confiance tels que les AC.

Quels sont les inconvénients de la création de signatures électroniques sur MS Word ?

Bien qu'il puisse sembler simple d'utiliser le logiciel eSignature dans Microsoft Word, il existe plusieurs limitations à prendre en compte avant d'utiliser cet outil.

• Lors de la signature de documents, les destinataires doivent d'abord télécharger le document, puis l'ouvrir à l'aide de Microsoft Word, et enfin suivre les étapes décrites ci-dessus pour compléter leur signature numérique.
• Si l'auteur crée, signe et envoie des documents à des dizaines de personnes, chaque personne devra ouvrir les fichiers, déterminer si elle souhaite les signer, ajouter sa signature, puis les renvoyer à l'expéditeur d'origine.
• Si vous n'avez pas de notifications actives, votre équipe commerciale ne saura pas si quelqu'un a signé ou non le document. Ils peuvent s'inquiéter de savoir s'ils ratent une vente parce qu'ils ne peuvent pas savoir si quelqu'un a déjà ajouté sa signature.
• Imaginez la corvée de créer des signatures électroniques pour chacun des contrats de vos clients alors que vous êtes déjà occupé à faire tant d'autres choses ?
• Pour de nombreux clients qui utilisent exclusivement Microsoft Office, il n'est pas nécessaire d'ajouter facilement des autographes aux documents commerciaux. Cependant, s'ils souhaitent signer rapidement des documents importants, un outil pratique pour les aider à le faire serait utile.

La clé à emporter

Si vous cherchez un moyen simple de signer des documents en ligne , alors Microsoft Word pourrait être le bon choix. Cependant, si vous voulez quelque chose qui offre de meilleures fonctionnalités de sécurité et de confidentialité, vous devez envisager une autre option.

De nos jours, il existe un nombre énorme d'applications logicielles conçues pour aider à améliorer le processus de signature de documents.

Les alternatives ESignly ne simplifient pas seulement le processus de signature électronique - elles incluent également de nombreuses autres fonctionnalités qui peuvent vous aider à devenir plus efficace lors de la création, de l'envoi, de la signature et du suivi de documents commerciaux importants.

Qu'est-ce qui vous empêche de sauter dans le train eSignly et de vivre une expérience de signature de documents brillante ?