Les signatures électroniques deviennent rapidement une technologie essentielle pour toutes les institutions financières et les banques. Au cours de la dernière année et demie en particulier, les signatures électroniques ont permis aux banques et aux institutions financières d'assurer des activités vitales en offrant aux clients l'accès à des services numériques tels que l'ouverture de comptes bancaires et le financement de prêts pour les automobiles et les contrats d'assurance.
Bien que le COVID-19 ait déclenché une augmentation de l'utilisation des services bancaires numériques et du besoin de solutions technologiques de signature électronique sécurisée, la tendance s'est déjà accélérée pour améliorer l'expérience client et rendre les opérations bancaires plus pratiques pour tous les clients. En réalité, l'industrie de la signature électronique devrait augmenter de 28,9 % entre 2019 et 2027.
Conformément à la loi américaine de 2000 sur les communications électroniques (ESIGN), une signature électronique est un processus de signature utilisé pour signer des documents numériques. Comme il partage le même statut juridique qu'une signature écrite dans un document souvent désigné dans le contexte de la "signature manuscrite" - liant juridiquement le signataire à un contrat ou à un autre accord.
Pourtant, les inquiétudes concernant leur légitimité, leur sécurité et l'autorisation appropriée des signataires ont augmenté. Les inquiétudes pourraient être légitimes car une fausse signature pourrait être un problème juridique. Il existe d'autres problèmes associés aux signatures électroniques, notamment des problèmes de sécurité qui peuvent vous exposer à un piratage. Bien qu'il soit normal de se méfier de l'adoption des signatures électroniques, les services de signature électronique en ligne, comme Countersign, sont équipés de fonctionnalités de sécurité essentielles pour faire face aux problèmes et arrêter les abus.
Qu'est-ce qu'une signature électronique ?
Les signatures électroniques remplacent les signatures manuscrites. Cependant, la loi ne définit pas à quoi devrait ressembler la signature idéale. Il énonce les critères de création d'un contrat, mais il ne précise pas quelle technologie utiliser dans le contrat, qu'il s'agisse d'un stylo et de papier ou d'une souris et d'un ordinateur. C'est ce qu'on appelle la "neutralité technologique".
Il existe une «approche technologiquement neutre dans le droit général britannique ainsi que dans la norme de signature électronique avancée et le droit américain». La législation peut utiliser une technologie spécifique. Cela peut être le cas pour certains types de contrats soumis à réglementation ou pour l'assurance de la "norme de signature électronique qualifiée" de l'UE.
Meilleures méthodes pour mettre en œuvre les signatures électroniques
Tenez à jour une liste de signataires autorisés à jour et facilement accessible.
Signez tous les signataires supplémentaires, s'ils sont nécessaires.
Élaborez une procédure ou une politique interne formelle de signature électronique, puis envisagez d'ajouter des contrôles antifraude et des mesures de sécurité spécifiques.
Vous pouvez envisager d'utiliser une plate-forme de signature électronique basée sur le cloud pour accélérer le processus, ainsi qu'un système d'autorisation de signature pour fournir un niveau de protection supplémentaire.
En cas de doute, consultez un conseiller juridique pour déterminer si l'option de signature électronique convient à votre transaction particulière.
En fin de compte, les signatures électroniques représentent une amélioration significative de l'efficacité et peuvent encore être améliorées en utilisant la technologie la plus avancée en matière de gestion des signataires.
Préoccupations les plus courantes concernant l'adoption des signatures électroniques
Ce sont les cinq questions les plus fréquentes auxquelles on répond concernant les signatures électroniques.
Les signatures électroniques sont-elles légales ?
Oui. La loi sur les signatures électroniques dans le commerce mondial et national (loi ESIGN) a été promulguée le 30 juin 2000. Cela a rendu légale les signatures électroniques pour la signature et le stockage de documents électroniques à l'échelle fédérale. Au niveau des États, les signatures électroniques sont également régies en 1999 par la Loi uniforme sur les transactions électroniques (UETA) avec des différences mineures dans 48 États.
Mais, ils ne s'appliquent qu'à des documents spécifiques. Ils n'incluent pas la reconnaissance des testaments et des documents de droit de la famille. Ils n'incluent pas non plus les documents judiciaires officiels ainsi que les prestations d'assurance maladie ainsi que les fiducies testamentaires.
Les signatures électroniques sont-elles aussi légales que les « signatures manuscrites » ?
Les techniques de traçage et d'authentification des services de signature électronique garantissent qu'ils sont plus sûrs et plus sécurisés que les signatures à l'encre et les documents papier. Les signatures électroniques sont conçues pour réduire les risques de fraude et assurer la conformité grâce à la piste d'audit.
L'American Bar Association déclare que la piste électronique créée par les solutions de signature électronique pourrait fournir des informations supplémentaires qui n'étaient peut-être pas accessibles avant l'avènement d'Internet. Par exemple, il est possible de voir virtuellement qui était qui, quand et l'endroit où une personne signe le document.
Les plates-formes de signature électronique peuvent être encore améliorées avec des technologies de cryptage numérique, ainsi que des outils de vérification d'identité comme l'identification biométrique et la capture de documents d'identité pour empêcher la falsification.
Les signatures électroniques et les signatures numériques sont-elles identiques ?
Bien que les idées soient les mêmes, une signature électronique révèle l'intention de la personne qui signe un contrat juridiquement contraignant.
Les signatures numériques sont des signatures électroniques qui produisent l'apparence d'une empreinte digitale propre à chaque individu lors d'une transaction. Cela peut ensuite être utilisé pour vérifier l'authenticité de l'enregistrement signé grâce à la cryptographie à clé publique et à la technologie de chiffrement/déchiffrement.
Bien que les signatures numériques ne puissent pas refléter avec précision les intentions de la personne qui les signe, elles sont avantageuses à utiliser conjointement avec un logiciel de signature électronique pour fournir une plus grande protection aux données et à la transaction dans son ensemble.
À quel point est-il difficile pour les signatures électroniques de se localiser ?
Les systèmes de signature électronique sécurisés doivent être capables d'authentifier les utilisateurs avant de signer électroniquement et de lier cette authentification à la signature électronique de signature avec le document.
Ainsi, les stratégies de multi-authentification permettent de configurer la flexibilité pour une même transaction en fonction des risques de l'entreprise. La piste d'audit enregistrée numériquement pour chaque transaction facilite grandement le suivi des signatures et des documents de A à B.
Les signatures électroniques pour les accords financiers complexes éliminent-elles le contact humain et le service client ?
Non. L'un des principaux avantages d' Esignature pour le secteur de l'assurance est qu'il peut améliorer l'expérience des clients. S'il est vrai que les dernières technologies, telles que l'intelligence artificielle (IA), augmentent l'efficacité des transactions et des opérations bancaires en ligne, elles n'élimineront pas la nécessité d'avoir des interactions humaines. L'interaction humaine est un élément essentiel des services financiers, en particulier pour la gestion des investissements, les prêts et les contrats hypothécaires. Les institutions financières et les banques intègrent actuellement des solutions qui offrent une assistance humaine virtualisée pour offrir des interactions vidéo sécurisées avec les clients afin d'aider les clients à naviguer dans des contrats financiers complexes en plusieurs étapes.
Les conférences vidéo et de collaboration sur le Web peuvent être intégrées au processus de signature électronique pour le rendre simple, facile et sécurisé pour que les clients puissent conclure des accords financiers en ligne tout en profitant de la meilleure expérience utilisateur. En intégrant l'aspect humain aux processus de contrats financiers complexes et ardus, la technologie de signature électronique peut fournir des interactions sécurisées et engageantes entre les fournisseurs de services financiers et leurs clients.
Les entreprises utilisent de plus en plus la technologie de signature électronique pour répondre aux exigences des clients dans le monde numérique actuel. Les signatures électroniques offrent l'expérience client la plus efficace quel que soit l'emplacement et vous permettent de communiquer avec les clients en ligne, ce qui augmente la vitesse à laquelle les documents sont remplis, la facilité d'utilisation et la rapidité. De plus, cette technologie offre le niveau nécessaire de transparence, d'efficacité, de rapidité et de sécurité pour toutes les transactions, ce que le stylo sur papier ne peut tout simplement pas égaler.
Conclusion
Même si vous craignez peut-être d'adopter les signatures électroniques, la technologie a progressé rapidement et il est crucial d'être à jour. Les avantages de l'utilisation des signatures électroniques incluent la possibilité de fournir un processus de signature plus efficace et efficace à vos clients, concluant ainsi les transactions plus rapidement. Cela permet également de réduire la quantité de travail répétitif requis par les services RH grâce à un processus plus rapide d'intégration et de reconnaissance des documents de politique.
Alors, pourquoi ne pas investir dans un fournisseur de signature électronique fiable comme eSignly ? Il offre non seulement un processus de signature électronique qui offre la meilleure sécurité et la meilleure commodité, mais il vous permet également de signer, d'enregistrer et d'envoyer vos documents à qui vous voulez, à partir de votre navigateur préféré, ainsi que sur des ordinateurs de bureau ou des appareils mobiles.
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