Pourquoi les établissements d'enseignement exigent-ils des signatures électroniques ?
Les établissements d'enseignement doivent mettre en œuvre les signatures électroniques afin de se tenir au courant de l'évolution du monde numérique. La révolution technologique a eu un impact profond sur l'éducation. Il est crucial que les écoles et les collèges suivent les dernières tendances. L'une des façons dont les institutions peuvent se moderniser est d'utiliser les signatures électroniques.
Voici les trois principales raisons pour lesquelles les signatures électroniques pour les écoles sont si importantes :
- Efficacité : Lorsque le personnel administratif est submergé par la paperasserie, cela peut avoir un impact important sur sa capacité à effectuer d'autres tâches. Les signatures électroniques vous permettent de signer rapidement des approbations et des documents sans avoir besoin d'une signature physique.
- Sécurité Les signatures électroniques rendent les documents plus sûrs que les autres car ils ne peuvent pas être modifiés ou altérés.
- Conformité De nombreuses agences et organisations gouvernementales exigent des signatures électroniques pour se conformer aux réglementations. Votre école peut se conformer aux réglementations en utilisant les signatures électroniques.
En tant que parents, les formulaires d'inscription et les autorisations sont ce que nous associons à la paperasse et aux écoles. Prenons ceux-ci comme exemple.
Vous devez confirmer le nombre d'élèves qui retournent à l'école et inscrire tous les nouveaux élèves chaque année. Examinons maintenant certains des problèmes que vous avez pu rencontrer au cours de ce processus.
- Les parents de dernière minute se précipitent pour inscrire leurs enfants durant la semaine précédant la rentrée.
- Lorsque les parents sont séparés ou divorcés, il est essentiel d'obtenir la signature des deux parents.
- Informations incomplètes ou manquantes - Certaines d'entre elles sont mal placées.
Une plate-forme de signature électronique automatise l'ensemble du processus et s'assure que toutes les informations sont fournies là où elles sont nécessaires. Commencez maintenant
Jetons un coup d'œil aux 6 principales fonctionnalités qui vous seront les plus utiles.
- Flux de travail automatisé : le flux de travail automatisé vous permet de spécifier à qui et quand envoyer votre dossier de documents. Chaque destinataire recevra un e-mail l'informant qu'il a reçu un document. Si quelqu'un prend trop de temps pour signer, vous pouvez configurer des rappels automatiques.
- Modèles : vous pouvez également utiliser le modèle de signature groupée pour envoyer 220 ou 200 formulaires à la fois.
- Dossier multi-documents : Un dossier de documents unique peut inclure le formulaire d'inscription, les formulaires de santé, la liste des fournitures et la renonciation. Vous pouvez télécharger les fichiers un par un ou utiliser la sélection groupée pour tous les ajouter. Vous pouvez les télécharger dans différents formats de fichiers.
- Rappels automatiques par e-mail : Pas besoin d'appeler ou d'envoyer un e-mail. S'ils n'ont pas signé le document, vous pouvez définir la fréquence à laquelle un rappel par e-mail sera envoyé aux parents, au personnel de l'école et aux responsables. Ce simple rappel les encourage à prendre leurs responsabilités et leur fait gagner du temps.
- Lien vers le modèle : placez un formulaire d'inscription sur le site Web de votre école pour que les parents et les élèves s'inscrivent aux événements. L'inscription en ligne est possible pour les étudiants.
- Balise masquée : cette balise peut prendre n'importe quelle information que vous saisissez, la crypter et la cacher à quiconque dans le flux de travail. Ceci est particulièrement utile pour les numéros d'étudiants et les numéros de cartes d'assurance-maladie personnelles.
Ces six fonctionnalités peuvent vous faire gagner du temps, à vous et à votre personnel, et augmenter la productivité.
Une autre chose à laquelle vous devez penser est ce à quoi vous devez vous conformer. Par exemple, si vous êtes une école canadienne, il est possible que tous les documents et données doivent être stockés au Canada. Une plateforme de signature électronique telle que eSignly garantira que vos données restent au Canada, tant en transit qu'au repos.
L'utilisation des signatures électroniques présente un autre avantage. Durabilité. Durabilité.
Ces documents encouragent beaucoup les déplacements en voiture. Pour inscrire leurs enfants, les parents doivent venir à l'école. documents justificatifs. Documents supplémentaires pouvant être soumis avec la signature électronique
Vous voulez plus d'informations sur nos services ? Parlez à nos conseillers !
