Gemeenten en overheidsdiensten hebben de verantwoordelijkheid om de operationele kosten en hun ecologische voetafdruk te verminderen, terwijl ze de klanten toch efficiënt van dienst zijn. Ze moeten ook gevoelige informatie zoals persoonlijke gegevens en gegevens beschermen. Het is logisch om richting digitalisering te gaan vanwege de enorme hoeveelheid papierwerk en formulieren die overheidsdiensten en gemeenten nodig hebben.
Zowel in het bedrijfsleven als in de publieke sector vervangen digitale toepassingen op papier gebaseerde processen. Overheidsinstanties kunnen op papier gebaseerde processen elimineren met automatisering en de inefficiëntie en kosten vermijden die gepaard gaan met het opslaan en verwerken van papieren documenten.
Dit proces is belangrijk omdat digitale handtekeningen de elektronische "vingerafdrukken" zijn die de authenticiteit en integriteit van een digitaal document valideren. In 2020 kon de regering van Singapore een dienst voor digitale handtekeningen aanbieden aan haar burgers en bedrijven. De wereldwijde pandemie heeft ook de inspanningen van overheden op het gebied van digitale technologie versneld.
Een artikel waarin wordt uitgelegd waarom veel overheidsinstanties over de hele wereld de pandemie hebben gebruikt om hun digitale formulieren en cloudservices voort te stuwen. Veel van deze hadden al lang op zich laten wachten, maar de implementatie ervan vergde vele jaren.
Dit is waarom de enige weg vooruit is om:
1. Gedigitaliseerde processen zijn efficiënter
Een overheidsorganisatie kan om verschillende redenen papierloos gaan werken en digitale handtekeningen gebruiken. De meest voor de hand liggende is kostenefficiëntie. Digitalisering kan veel tijd en geld besparen. Digitalisering bespaart organisaties uren aan data-invoer en handmatig zoeken naar records.
De digitalisering is versneld door de pandemie. Veel overheidsinstanties wendden zich tot IT om nieuwe uitdagingen aan te pakken, zoals werken op afstand en de toegenomen vraag naar bepaalde diensten. Atlanta, Georgia is een voorbeeld van een Amerikaanse overheidsorganisatie die op papier was gebaseerd en nu is overgestapt op een certificaat voor digitale handtekeningen.
De COVID-19-lockdowns dwongen de organisatie, die voorheen op papier was, over te schakelen naar een volledig virtuele omgeving. Dit was een verandering die resulteerde in een verhoogde efficiëntie. Elektronische tracking van documenten zorgde voor snellere interne processen.
Het bood een intuïtieve oplossing die de ondertekeningsworkflow-mogelijkheden mogelijk maakte en de ondertekeningsprocedures van de organisatie vereenvoudigde. Het vergemakkelijkt de ondertekeningsworkflow van de hele organisatie. Dit omvat het maken van documenten, e-formulieren, configuratie van het ondertekeningsproces, beoordelaar, herinneringen en meldingen.
Vraag een gratis schatting aan of praat met onze Business Manager!
2. Creëer een naadloze ervaring
Hoewel het misschien ingewikkeld lijkt, is het automatiseren van documentprocessen slechts een uitbreiding op de papieren methode voor het beheren van uw documenten. Veilig ondertekenen en digitaliseren van documenten zorgen voor een duurzamere, verantwoorde en efficiëntere administratie.
Digitalisering verbetert de klantervaring en houdt het personeel tevreden. Klanten voelen zich meer op hun gemak bij het invullen en ondertekenen van documenten op hun mobiele apparaten of thuis, waardoor de pijnpunten van papieren processen worden geëlimineerd. U hoeft zich geen zorgen te maken over reistijd, documenten in enveloppen krijgen, opsturen en u afvragen of ze zijn afgeleverd. Door uw documentbeheerproces te moderniseren, kunt u tijd besparen en kan iedereen zich concentreren op de belangrijke dingen.
Overheidsinstanties kunnen digitale documentbeheeroplossingen gebruiken om de toegang tot informatie in bestanden te vergemakkelijken. Dit zorgt voor vlottere openbare diensten en snellere doorlooptijden. Het is efficiënt, veilig, handig, gebruiksvriendelijk en extreem veilig.
Klanten merken een vermindering van vertragingen en fouten wanneer workflows voor digitale certificaten worden gebruikt om papieren formulieren en handmatige processen te vervangen. De burgers van vandaag willen meer digitale openbare diensten. Ze willen ook meer controle over waar en hoe ze worden afgeleverd.
3. Organisaties met betere processen
Digitalisering van documenten gaat verder dan alleen het omzetten van papieren naar digitale documenten. Maar dat is vaak het begin. Door efficiënt gebruik te maken van formulieren is het mogelijk om datamanagement tussen regio's en afdelingen te maximaliseren.
Lokale raden en overheidsinstanties richten hun inspanningen doorgaans op vier capaciteiten: processen, het delen van gegevens, diensten en beslissingen. Geautomatiseerde digitale processen sturen inkomende digitale aanvragen automatisch naar de juiste afdeling, waardoor het eenvoudiger en efficiënter wordt.
De software identificeert ontbrekende handtekeningen of goedkeuringen van het formulier en stelt de juiste partij op de hoogte of weigert het in te dienen. Deze efficiëntie vermindert aanzienlijk de tijd die nodig is om documentatie op te vragen of aanvragen te beoordelen tussen afdelingen.
U kunt het papier en alle bijbehorende administratieve taken elimineren door er vanaf te komen. U kunt alle administratieve taken die met papier gepaard gaan, zoals archiveren, ondertekenen, ondertekenen, formulieren invullen en opvolgen van mensen, elimineren. Een goed ontworpen digitaal systeem zal dit allemaal voor u automatiseren en uw team in staat stellen hetzelfde te doen.
4. Duurzaamheidsdoelen bereiken
District Council, begon hun digitale transitie in 2016. Ze realiseerden zich dat het voordeliger zou zijn om hun raadsvergaderingen in 2016 digitaal te houden. Deze omvatten vergadernotulen, agenda's, rapporten en contracten die moesten worden verspreid aan en ondertekend door gekozen vertegenwoordigers van het bedrijfsleven transactie.
Het hoofddoel van de organisatie was het vinden van een groene en efficiënte manier om documentatie en andere items te verspreiden en goed te keuren. Dit stelde hen ook in staat om hun grotere strategische duurzaamheidsdoel, namelijk het verminderen van de CO2-uitstoot, te bereiken.
Na uitgebreid onderzoek en beoordelingen van vergelijkbare producten gedurende meerdere jaren, koos District Council de service als een van zijn belangrijkste digitale transformatiepartners. Ze gebruiken het sinds oktober 2019. Ze hebben hun strategische duurzaamheidsdoelen kunnen bereiken door gebruik te maken van het digitale proces van het invullen van online transactieformulieren en het veilig verkrijgen van ondertekende handtekeningen.
5. Oplossingen voor iedereen
Alle overheidsniveaus kunnen gebruikmaken van documentdigitalisering, automatisering en veilige digitale handtekeningen, of ze nu lokaal/provinciaal/regionaal of staats-/federaal zijn. Een organisatie gaat niet van de ene op de andere dag papierloos. Het proces is ingewikkeld. Het is een goed idee om te beginnen met het vinden van een proces dat zwaar is met binnenkomende documenten, zoals de Districtsraad deed met zijn vergaderingen. Digitaliseer het dan aan de voorkant.
Het is echter belangrijk dat lokale overheden en overheidsinstanties mensen niet negeren die mogelijk geen internettoegang hebben of niet bekend zijn met de technologie die nodig is om digitale aanvragen en elektronische documenten in te dienen, hun rekeningen online te betalen of toegang te krijgen tot andere onlinediensten.
Digitalisering van documentatie wordt steeds vaker technologische trends. Het is echter belangrijk om te zorgen voor gelijke toegang en ondersteuning voor iedereen. Om mensen te helpen door het systeem te navigeren, is het essentieel om gebruiksvriendelijke FAQ's en tutorials in elektronische vorm te hebben.
Software die kan worden gebruikt om beveiligde documenten te ondertekenen en digitale toepassingen te accepteren in zaken als licenties, bouwvergunningen en online betalingen, zal zichzelf snel terugbetalen dankzij de efficiëntie die het biedt. Hoewel digitale transformatie moeilijk kan zijn voor overheidsinstanties, hebben veel openbare instellingen over de hele wereld de voordelen van de mobiele app gezien.
Vraag een gratis schatting aan of praat met onze Business Manager!
Hoe digitaal ondertekenen veilig is
Onze software heeft innovatieve functies en loopt al meer dan tien jaar voorop op het gebied van digitaal ondertekenen. Het biedt een single-stop digitale ondertekeningsservice, inclusief het invullen van aanvraagformulieren en e-Signing in de mogelijkheden van de overheidssector .
Digitale ondertekeningsplatforms bieden veel functies, waaronder onbeperkt aantal ondertekenaars, feilbare formulieren en sjablonen, kant-en-klare beveiliging met digitale handtekeningen en notariële bekrachtiging van bedrijfseigenaren.
Het maakt gebruik van geavanceerde gepersonaliseerde digitale handtekeningtechnologie die veiliger is dan gewone elektronische handtekeningen. Deze technologie is de enige die vandaag beschikbaar is en die niet-vergeetbare elektronische handtekeningen garandeert.
Het stelt gebruikers in staat om grafische handtekeningen te nemen, documenten in te vullen, te ondertekenen, te verzegelen en te verifiëren vanaf elk apparaat, overal en op elk moment. Deze oplossing vereenvoudigt operationele processen, verlaagt de kosten, versnelt leveringscycli, verhoogt de efficiëntie van het personeel, verbetert de klantenservice en creëert een duurzamere werkomgeving.
