القوى العاملة البشرية هي أكبر قوة للمؤسسة. إذا قامت منظمة ما بتوظيف الأشخاص المناسبين ، فسوف تنمو بسرعة أكبر. تقع على عاتق قسم الموارد البشرية مسؤولية اختيار أكثر المتقدمين تأهيلا للوظيفة من أجل ضمان ذلك.
الآن ، يتعين على قسم الموارد البشرية إدارة مجموعة متنوعة من مهام البريد الإلكتروني للأعمال كل يوم. هناك عملية ورقية طويلة متضمنة ، تبدأ من قيادة تعيين الموظفين وتنتهي بالمقابلات والتأهيل.
إذا لم يتم اتباع إجراء منتظم لإدارة الأعمال الورقية ، فقد يصبح عمل قسم الموارد البشرية قريبًا فوضوياً. الحل الفعال لهذه المشكلة هو استخدام برنامج التوقيع الإلكتروني للموارد البشرية.
استكمل عملك عن بُعد واستخدم التوقيعات الإلكترونية لتصبح بلا أوراق
إنها خدمة توقيع إلكتروني للشركات الصغيرة التي تتيح عملية توقيع مستندات سريعة ومنتجة وفعالة من حيث التكلفة ومتوافقة مع القانون. اعتمد هذا الحل اليوم وقم بتحويل شهادتك الرقمية وأعمالك تمامًا.
نظرًا لعدم وجود اهتمام مطلقًا بتخزين كميات ضخمة من الأعمال الورقية ، فقد تتم إدارة جميع المهام على السحابة باستخدام التوقيع الإلكتروني في الموارد البشرية. بنقرات قليلة على أي جهاز ، يمكن لقسم الموارد البشرية تطوير المستندات التي يمكن توقيعها في أي وقت وفي أي مكان.
دعونا نلقي نظرة فاحصة على مزايا برنامج التوقيع الرقمي للموارد البشرية.
أهم 8 فوائد متعلقة بالموارد البشرية لبرنامج التوقيع الإلكتروني
تقليل الوقت
تستغرق طباعة مستند إلكتروني وتوقيعه ومسحه ضوئيًا وقتًا طويلاً. يمكن أن يساعد إرسال النسخة إلى الموقعين الآخرين في تقليل الوقت في معالجة المستندات وأرشفتها. يؤدي استخدام برنامج التوقيع الإلكتروني إلى تسريع عمل المستندات الرقمية للموارد البشرية. والسبب هو أنه يمكن للمتقدمين التوقيع على نماذج ووثائق واتفاقيات توظيف مختلفة تتعلق بالتوظيف متى وأينما يريدون. سيؤدي استخدام منصات التوقيع الإلكتروني إلى تبسيط وتسريع عملياتك.
القضاء على الأخطاء
العمل اليدوي عرضة للأخطاء بغض النظر عن درجة الدقة التي قد يكون الشخص قادرًا عليها. كثير منها غير منطقي ، ولكن يجب على المرء ألا يترك الأمور للصدفة عندما يتعلق الأمر بعمليات الموارد البشرية.
تظهر تقنية التوقيع الإلكتروني في الصورة للقضاء على هذه الأخطاء في عمليات الموارد البشرية. من خلال أتمتة العمليات باستخدام التوقيعات عبر الإنترنت ، لن تترك أي فرصة لإرسال المستند إلى الموقعين.
كل شيء يتم إنشاؤه بواسطة الكمبيوتر ، مما يجعل من السهل الإشارة إلى الأخطاء وتصحيحها في عملية إكمال المستندات القانونية. لن تتخطى أبدًا سطر التوقيع ويمكنك أيضًا إرسال البريد الإلكتروني تلقائيًا.
إعداد أفضل للموظفين الجدد
لا يمكن لأي عمل أن يسمح بمرور مورد ممتاز. يعد إعداد الموظف نشاطًا يجب إكماله في الوقت المناسب. تستخدم أقسام الموارد البشرية بشكل متزايد النماذج الرقمية والتوقيعات الإلكترونية لتسريع عملية تأهيل العمال الجدد. يمكن إرسال نماذج مثل W-4s و NDAs ونماذج الإيداع المباشر والمزيد عبر البريد الإلكتروني إلى الموظفين في جميع أنحاء العالم وإعادتها بسرعة. يمكن لأقسام الموارد البشرية تقليل الأخطاء والمعلومات المفقودة عن طريق جعل الحقول إلزامية وتعليمات مخصصة.
قد يتم تسريع توقيع خطاب العرض من قبل كل من صاحب العمل والموظف بمساعدة التوقيعات الإلكترونية . يمكن للموظفين استخدام توقيع بخط اليد تم إنشاؤه رقميًا للتحقق من أوراقهم المكتملة.
ظروف العمل الإيجابية
يطلب قسم الموارد البشرية عادةً من الموظفين التوقيع على عدد كبير من المستندات. يعد تقليل المضايقات التي يواجهها العمال طريقة سهلة لتحقيق ذلك.
إن التحول إلى النظام اللاورقي له مزايا عديدة. يمكن لأقسام الموارد البشرية اعتماد التوقيعات عبر الإنترنت بدءًا من مرحلة التوظيف فقط واستخدامها لإنجاز المهام الداخلية المختلفة.
كما يُظهر للموظفين أن المنظمة تقدمية رقمياً وتتكيف مع جعل العمليات أكثر سهولة. إنهم يعملون لتعظيم إمكاناتهم لأن المهام الإدارية أصبحت أكثر سهولة.
زيادة الالتزام بالقانون
كانت مشكلة التوثيق التقليدي أنه ينتج عنه الكثير من التناقضات. إنه عرضة للعديد من الأخطاء والتناقضات.
في كثير من الأحيان ، لا أحد مسؤول حتى عن هذه الأخطاء. ومع ذلك ، فإن المفارقة هي أنه بمجرد حدوث هذه الأخطاء ، فإنها تأتي بنتائج عكسية.
بالإضافة إلى ذلك ، يجب أن تكون أقسام الموارد البشرية متوافقة مع العمليات والتدقيق والقوانين الهامة. يضمن استخدام برنامج التوقيع الإلكتروني للموارد البشرية تقليل جميع التناقضات وعدم تفويت نقاط التفتيش الحرجة.
فعاله من حيث التكلفه
لتقليل النفايات الورقية والتكلفة التي ينطوي عليها التوظيف الحديث ، يختار العديد من متخصصي الموارد البشرية حلاً عمليًا لتوفير الوقت والمال.
على عكس إجراءات التوظيف المعتادة ، والتي تتطلب إرسال الأعمال الورقية بالبريد إلى المرشحين ، والحصول على توقيعاتهم ، ومسحها ضوئيًا ، وحتى أرشفتها ، فإن حل التوقيع الإلكتروني بسيط.
يعد إنشاء توقيع عبر الإنترنت أمرًا ضروريًا لإدارات الموارد البشرية للمساهمة في هدف الشركة المتمثل في تحقيق أقصى عائد استثمار.
يتعين على معظم الموظفين فتح المستند بالرابط الذي يتلقونه ، والتوقيع عليه ، ثم إرساله مرة أخرى إلى قسم الموارد البشرية.
يمكن للمؤسسات التي تستخدم برنامج التوقيع الإلكتروني للموارد البشرية تقليل نفقات إدارة المستندات بنسبة تزيد عن 85٪. هذا فرق كبير لأن الأموال التي يتم توفيرها يمكن استخدامها لإكمال مهام أخرى.
كفاءة العمل الإداري
من مرحلة التوظيف إلى التوقيع الإلكتروني لوثائق العمل ، أنت تستخدم برنامج التوقيع الإلكتروني لمساعدة قسم الموارد البشرية على المضي قدمًا. تتم إدارة العمليات الداخلية لقسم الموارد البشرية بشكل أفضل وأكثر فاعلية.
يشير استخدام التوقيع عبر الإنترنت إلى أن الشركة تفضل النمو الرقمي ومستعدة أيضًا للتركيز على مقاييس التقدم. وهذا بدوره يولد تجربة مواتية تساعد في القدرة التنافسية للإدارة والشركة.
الرؤية
يتضمن العمل في قسم الموارد البشرية التعامل مع العديد من المستندات الورقية. حتى لو كان شخص ما شديد التنظيم ، فقد يكون تتبع جميع الأوراق أمرًا صعبًا في بعض الأحيان. لحسن الحظ ، يأتي برنامج التوقيع الإلكتروني للموارد البشرية مع حلول عملية لمشكلة الرؤية أيضًا.
يؤدي استخدام التوقيع الإلكتروني عبر الإنترنت إلى إنشاء مسارات تدقيق. بعد ذلك ، تشكل بعض المستودعات ولوحات المعلومات المركزية جزءًا من هذا البرنامج. يمكنك الاحتفاظ بجميع المستندات الخاصة بك في مكان واحد أثناء رؤيتها وقتما تشاء.
هناك مستوى رؤية أكبر بكثير من خلال التوقيعات عبر الإنترنت. هذا النوع من التحكم يصعب تحقيقه من خلال العمليات اليدوية.
استنتاج
تعد عمليات الموارد البشرية جزءًا أساسيًا من نمو الأعمال. مع مقدار الأعمال الورقية والتوقيع اللازمين لوثيقة واحدة فقط ، فإن الوقت الإجمالي المطلوب لإكمال المهمة هائل.
يمكن أن يكون هناك العديد من فرص ارتكاب الأخطاء عند إنشاء مستند يدوي. ومن ثم ، يجب أتمتة العملية من خلال تنفيذ برنامج التوقيع الإلكتروني للموارد البشرية.
إذا كنت ترغب في تجاوز التحدي المتمثل في توفير الوقت والمال ، يمكن أن يكون التنفيذ هو أفضل قرار لعملك. ستندهش من فوائد تنفيذ برنامج توقيع ممتاز عبر الإنترنت في عمليات أعمال الموارد البشرية.
