يعد التوقيع الإلكتروني أسرع وأكثر كفاءة وأسهل من استخدام التوقيعات التقليدية. تقدم التوقيعات الإلكترونية تجربة رقمية سلسة في نطاق واسع. ليس من المستغرب أن تصبح التوقيعات الإلكترونية في العقارات قياسية.
على الرغم من أنك ربما استخدمت برنامج التوقيع الرقمي في الماضي ، فلا تزال هناك أسئلة. على سبيل المثال ، هل التوقيعات الإلكترونية آمنة؟ هل التوقيعات الإلكترونية قانونية؟ أو ما هي منصة التوقيع الإلكتروني التي تناسبني بشكل أفضل؟
هذا المنشور سوف يجيب على جميع أسئلتك. دعنا أولاً نلقي نظرة على ماهية خدمات التوقيع الإلكتروني في الواقع قبل أن ندخل في الأسئلة الشائعة.
ما هي التوقيعات الإلكترونية؟
التوقيع الإلكتروني هو نسخة إلكترونية من التوقيع الورقي. يسمح التوقيع الإلكتروني للموقّع بإرفاق صوت أو رمز أو عملية باتفاقية رقمية. يشير التوقيع الرقمي إلى أن الموقع قد وافق على شروط العقد. تعمل التوقيعات الإلكترونية تمامًا مثل توقيعات الحبر ولكنها رقمية.
كيف يعمل التوقيع الإلكتروني؟
مطلوب برنامج التوقيع الإلكتروني للتوقيع الإلكتروني. أنت بحاجة إلى البرنامج المناسب لإنشاء مستندات التوقيع الإلكتروني والتوقيع عليها ، بغض النظر عما إذا كانت قائمة بذاتها أو مدمجة في نظام أساسي للمكتب الخلفي.
بمجرد اختيارك لبرنامج التوقيع الإلكتروني الخاص بك ، يمكنك إنشاء مستند رقمي. يمكنك وضع حقول التوقيع الإلكتروني حيثما ترغب في توقيع وثيقة العمل. تتيح هذه الحقول للأشخاص توقيع المستندات القانونية عن طريق وضع توقيعاتهم.
بعد الانتهاء من جميع حقول التوقيع الإلكتروني ، يمكنك إرسال المستند إلى الموقعين (العملاء أو الوكلاء). يمكن للموقِّع التوقيع على المستند من أي مكان وفي أي وقت وعلى كل جهاز تقريبًا.
بمجرد توقيع الجميع على المستند ، ستتلقى إشعارًا. يمكنك بعد ذلك إرسال المستند الموقع الإلكتروني إلى أي شخص آخر يطلبه. تقوم بعض برامج التوقيع الإلكتروني بحفظ المستند تلقائيًا في السحابة. يتيح لك ذلك العثور بسرعة على المستند مرة أخرى عند الحاجة إليه.
هل التوقيعات الإلكترونية من الناحية القانونية لها نفس وزن توقيعات الحبر؟
يمنح التشريع الفيدرالي التوقيع الإلكتروني نفس الوزن القانوني والوزن القانوني للتوقيعات بالحبر.
شهد عام 1999 إصدار قانون النقل الإلكتروني الموحد (UETA). أعطى هذا التشريع التوقيع الإلكتروني نفس الصلاحية القانونية للتوقيعات الورقية. كلف UETA أن تتبنى كل ولاية التشريع لجعل التوقيعات الإلكترونية صالحة في ولايتها. تم تبني هذا التشريع من قبل معظم الولايات ، ولكن ليس كلها.
تم تمرير قانون التوقيعات الإلكترونية في التجارة العالمية والوطنية (ESIGN) في عام 2000. وقد قام بتوحيد التوقيع الإلكتروني والتوقيع الإلكتروني المعترف به ليكون صالحًا على الصعيدين الوطني والدولي. تتمتع التوقيعات الإلكترونية بنفس الوزن القانوني في القانون مثل التوقيعات بالحبر في جميع الولايات الخمسين وكل دولة أخرى بسبب هذا القانون.
هل التوقيعات الإلكترونية آمنة؟
قد تعتقد أنه يمكن العبث بالتوقيعات الإلكترونية لأنها توقيعات رقمية. لا ينبغي أن يكون من الصعب إنشاء توقيع رقمي لشخص ما ، أليس كذلك؟
من الأسهل بكثير تغيير التوقيع الإلكتروني من توقيعات الحبر. سيتم تضمين مجموعة متنوعة من مستويات ميزات الأمان في برنامج التوقيع الإلكتروني الصحيح ، مثل الطابع الزمني ومعرف شهادة التوقيع الرقمي الآمن. من الصعب تعديل ملف eSigned دون ترك أثر.
من السهل فقدان المستندات الورقية أو وضعها في غير مكانها. يمكنك أيضًا أخذ المستندات الإلكترونية وتعديلها دون علم أي شخص. مع المستندات الموقعة عبر البريد الإلكتروني ، هذا غير ممكن. يمكن أن تكون المستندات الموقعة إلكترونيًا أكثر أمانًا من المستندات الورقية التقليدية إذا كانت تحتوي على ميزات الأمان الصحيحة.
فيما يلي فوائد التوقيع الإلكتروني
يوفر التوقيع الإلكتروني مزايا للوساطة والعملاء والوكلاء. هذه هي أهم الفوائد التي تقدمها حلول التوقيع الإلكتروني.
أكثر ملائمة
يتمتع برنامج التوقيع الإلكتروني بميزة رئيسية: فهو أكثر ملاءمة. لا يحتاج العملاء إلى إجراء ترتيبات للقاء الوكلاء من أجل التوقيع على المستندات الورقية. بدلاً من ذلك ، يمكن للعملاء تسجيل الدخول في أي مكان وفي أي وقت على أي جهاز.
سيجد الوكلاء أيضًا التوقيعات الإلكترونية أكثر ملاءمة. غالبًا ما يكون الوكلاء غارقين في العمل وليس لديهم الوقت لمقابلة العملاء شخصيًا في كل مرة يلزم فيها التوقيع على مستند. يمكن للوكلاء إرسال مستندات الشهادات الرقمية إلى العملاء باستخدام التوقيع الإلكتروني. هذا يسمح لهم بالتركيز على المهام الأكثر أهمية.
بسرعة
تعمل التواقيع الإلكترونية أيضًا بشكل أسرع من تواقيع الحبر التقليدية. يجب عليك إنشاء وثيقة متطلبات التوقيع الرقمي على الورق ، ثم طباعتها وتوقيعها مع العملاء وإعادتها إلى المكتب ومسحها ضوئيًا أو إرسالها. يمكنك أن ترتكب أخطاء ويجب أن تبدأ من جديد. قد يؤدي هذا إلى إضاعة الوقت أو حتى أيام.
يمكنك ببساطة إنشاء مستند توقيع إلكتروني باستخدام التوقيع الإلكتروني ثم إرساله للتوقيع. بعد توقيعه ، يمكنك إرساله إلى المكان المطلوب. يمكن أن يكون حل التوقيع الرقمي موفرًا للوقت ، مما يوفر لك أيامًا وحتى أسابيع مقارنة بالتوقيعات التقليدية. باستخدام التوقيع الإلكتروني ، يمكن لفريقك إتمام الصفقات بشكل أسرع ومعالجة المعاملات بشكل أسرع ، مما يؤدي إلى نمو أعلى في الوساطة.
تنظيم أفضل
ميزة أخرى للتوقيعات الإلكترونية هي التنظيم المحسن. يمكن للتوقيعات التقليدية إنشاء العديد من المستندات الورقية. يمكن تخزين هذه المستندات في خزائن الملفات أو تكديسها على المكاتب أو مسحها ضوئيًا. قد يكون من الصعب تنظيم خيارات التخزين منخفضة التقنية هذه. قد يكون من الصعب العثور على العنصر المناسب عند الحاجة إليه.
يجب أن يحتوي أفضل برنامج eSignature على تخزين أمان مركزي مستند إلى السحابة الإلكترونية. يقوم البرنامج تلقائيًا بحفظ مستند eSignature في السحابة عند إنشائه. هذا يجعل من السهل تحديد موقع المستند الذي تبحث عنه عندما تحتاج إليه. يمكنك أيضًا الوصول إلى مستندات التنزيل الخاصة بك عبر التخزين السحابي من أي جهاز.
خفض التكاليف
تعد التوقيعات الإلكترونية طريقة رائعة لتوفير المال ومساعدة الوساطة الخاصة بك على أن تكون أكثر تنظيماً. تحتاج توقيعات الحبر التقليدية إلى الورق والحبر والطابعات. كما أنها تتطلب المسح الضوئي والطباعة والشحن والعديد من المستلزمات الأخرى. يمكن أن تضيف هذه الإمدادات بسرعة وتكلف الوساطة الآلاف.
كل ما تحتاجه لإنشاء توقيع إلكتروني هو برنامج التوقيع الإلكتروني. هذا يلغي الحاجة إلى طباعة المستندات الورقية وتوقيعها وشحنها وتخزينها.
كيف يمكننا تنفيذ التوقيعات الإلكترونية؟
ستحتاج إلى برنامج eSignature لتنفيذ التوقيعات الإلكترونية في الوساطة الخاصة بك. هناك خياران لهذا البرنامج: برنامج التوقيع الإلكتروني المستقل ، أو نظام المكتب الخلفي الذي يحتوي على توقيعات إلكترونية مضمنة.
برنامج التوقيع الإلكتروني المستقل
لا يدعم برنامج التوقيع الإلكتروني المستقل التوقيعات الإلكترونية. يتيح لك البرنامج إنشاء مستندات التوقيع الإلكتروني وتوقيعها.
المشكلة الوحيدة في برنامج التوقيع الإلكتروني المستقل هي عدم القدرة على سحب المعلومات من أنظمة المكتب الخلفي الأخرى. سيحتاج فريقك إلى إدخال تفاصيل المعاملات يدويًا أو بيانات المحاسبة أو أي معلومات أخرى للمكتب الخلفي. يمكن أن يكون الإدخال اليدوي للبيانات مستهلكًا للوقت وعرضة للخطأ ، مما سيؤدي إلى مزيد من العمل لفريقك.
نظام المكتب الخلفي الكامل مع التوقيعات الإلكترونية المدمجة
خيار آخر هو استخدام التوقيعات الإلكترونية في مكتبك الخلفي. ستتضمن منصة المكتب الخلفي الكاملة وحدات يمكنها إدارة جميع جوانب مكتبك الخلفي ، بما في ذلك إدارة المعاملات والمحاسبة وحساب العمولة. سيتضمن البرنامج إنشاء مستند بالتوقيع الإلكتروني والتوقيع الإلكتروني.
جميع المعلومات التي تحتاجها لإنشاء مستند توقيع إلكتروني موجودة بالفعل في برنامج التوقيع الإلكتروني الخاص بك. يوفر البرنامج الوقت لفريقك عن طريق سحب البيانات تلقائيًا وإدخالها. يمكن للبرنامج البحث عن البيانات وإدخالها تلقائيًا. يوفر هذا البرنامج الوقت ، ويسمح لفريقك بمعالجة المزيد من المعاملات ، ويساعد الوساطة الخاصة بك على النمو.
اتمامه
تعد حلول التوقيع الإلكتروني طريقة رائعة لتوفير الوقت وتقليل التكاليف والتنظيم بشكل أفضل وتحسين تجربة العميل. التوقيعات الإلكترونية قانونية كتوقيعات بالحبر. تعد التوقيعات الإلكترونية أيضًا أكثر أمانًا من التوقيعات الورقية التقليدية.
يمكنك اختيار استخدام حل مستقل للتوقيعات الإلكترونية ، ولكن الخيار الأكثر فعالية هو نظام المكتب الخلفي الذي يتضمن التوقيعات الإلكترونية. ستوفر لك منصة المكتب الخلفي الكاملة الوقت وتقلل من الأخطاء وتسمح لفريقك بإدارة المزيد من المعاملات الإلكترونية.
