Wenn Sie ein Finanzfachmann sind und in einem papierlosen Büro angestellt sind, ist es etwas außerhalb der Reichweite. Viele Berater sind tagtäglich mit Papier konfrontiert. Sie wissen vielleicht nicht, dass Sie nicht alles Papier wegwerfen müssen, um die Vorteile eines papierlosen Büros zu nutzen.
Digitale Signaturen können Unternehmen dabei helfen, den ersten Schritt zur Abschaffung von Papier zu machen, und die Vorteile gehen weit über „Umweltfreundlichkeit“ hinaus. Digitale Dokumente können Beratern zugute kommen, indem sie Dokumente von jedem Computer mit Internetverbindung aus zugänglich machen. Darüber hinaus haben Sie die Gewissheit, dass Ihre Kunden sicher und geschützt sind.
Elektronische Signaturen für die Vermögensverwaltung
Im Jahr 2000 legte das ESIGN-Gesetz den Grundsatz fest, dass elektronische Unterschriften und zugehörige Aufzeichnungen einen ähnlichen rechtlichen Schutz genießen wie Unterschriften mit nasser Tinte wie Dokumente aus Papier.
Zwei Jahrzehnte später Einige RIAs und Broker konnten das eSignature-System noch nicht in ihre Prozesse integrieren, was sowohl bei Beratern als auch bei Kunden zu Frustration führt.
Elektronische Signaturen sind einer der ersten Schritte zu mehr Effizienz für Wertpapierfirmen. Sie sind ein entscheidender Bestandteil papierloser Geschäftsprozesse. Sie können die Verarbeitungsgeschwindigkeit beschleunigen. Sie helfen auch dabei, Berater zu gewinnen und neue Kunden zu gewinnen. Ohne eine sichere E-Signatur-Lösung wird die Abhängigkeit von papierbasierten Prozessen bestehen bleiben und die Vorteile eines papierlosen Büros können nicht voll ausgeschöpft werden.
Mehr Transparenz bei Transaktionen
Digitale Signaturen ermöglichen es Ihnen, Unterschriften von Kunden für zum Verkauf stehende Dokumente innerhalb weniger Stunden, nicht Tage oder Wochen, zu erhalten. Im Vergleich zu Papierdokumenten können digitale Signaturen für Pflichtfelder verwendet werden. So erhalten Sie jedes Mal vollständige Unterlagen. Das bedeutet, dass Sie nicht nach Kunden suchen müssen, um sie dazu zu bringen, die Dokumente zu liefern oder zu unterzeichnen.
Schnellere Bearbeitung wichtiger Unterlagen
Neben den Vorteilen für die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften können elektronische Signaturen die zum Signieren von Dokumenten erforderliche Zeit verkürzen.
In einem echten Trockentintendrucker müssen Dokumente persönlich gedruckt und ausgefüllt und dann gefaxt oder an die Empfänger geliefert werden. Dies ist ein kostengünstiger Prozess, der Personal, Drucker und Porto sowie Dokumente erfordert. Jeder Schritt unterliegt Verzögerungen.
Sobald sie eingerichtet sind Sobald sie eingerichtet sind, ermöglicht die eSignature-Anwendung , dass die Dokumente innerhalb von Stunden signiert werden, ohne dass lange Schritte erforderlich sind.
Senken Sie Ihre Betriebskosten
Digitale Signaturen könnten Finanzberater effizienter machen, da Dokumente schnell verteilt und signiert werden können. Auf diese Weise können Sie sich auf das Erstellen von Beziehungen sowie auf den Verkauf konzentrieren und nicht auf Dokumente. Vergessen Sie auch nicht die Einsparungen, die Sie erzielen, wenn Sie weniger Dokumente drucken, faxen oder per Post versenden müssen.
Mehr Komfort für Kunden
Einer der größten Vorteile von Esignature für den Regierungssektor besteht darin, dass für einen großen Teil der Verbraucher, insbesondere für jüngere, die Vorstellung, eine offizielle Unterschrift auf Papier erstellen zu müssen, eine völlig neue Idee ist. Die meisten Millennials haben keine Drucker oder Scanner und finden es möglicherweise schwierig, auf diese Tools zuzugreifen. Außerdem ist es nicht einfach, nachmittags zum Büro Ihres Beraters zu gehen, um ein paar Dokumente zu unterschreiben, insbesondere im Falle eines Versehens oder einer falschen Behandlung von Dokumenten.
In einem Sektor, der so wettbewerbsintensiv ist wie die Finanzberatung, könnte ein Mangel an Benutzerfreundlichkeit dazu führen, dass sie sich abwenden. Um sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen in der Lage ist, jedem Kunden gerecht zu werden und ihm den Komfort zu bieten, den er in unserer mobilzentrierten, technologiegetriebenen Gesellschaft genießt, ist es entscheidend, im Bedarfsfall elektronische Signaturen anzubieten .
Einige Berater mögen dem Argument widersprechen, dass es zu weiteren Diskussionen und Geschäftsmöglichkeiten führen könnte, wenn Kunden kommen, um Dokumente zu unterzeichnen. Aber der Nachteil der Unannehmlichkeiten für die Kunden wird wahrscheinlich den geringen Nutzen überwiegen.
Einfache Compliance Einfache Compliance SEC- und FINRA-Regeln
Unternehmen, die noch keine elektronischen Signatursysteme implementiert haben, zögern möglicherweise, weil sie sich Sorgen über die Auswirkungen bei der Implementierung von eSignature-Lösungen machen. Wenn die Wahrscheinlichkeit eines Verstoßes gegen SEC- oder FINRA-Regeln zu groß ist, ist es in der Regel besser, den derzeit geltenden Status für diese Situation beizubehalten. volles Vertrauen auf Unterschriften, die nicht nass sind.
Sowohl die SEC als auch die FINRA haben jedoch ihre Zustimmung zu den Bestimmungen des ESIGN-Gesetzes ausgedrückt, das grundsätzlich sicherstellt, dass elektronische Signaturen von ihren Prüfern genehmigt werden, sodass sie den geltenden Vorschriften zur Offenlegung und Aufzeichnung entsprechen.
Viele Fachleute, die im Bereich der Vermögensverwaltung tätig sind, sind sich nicht sicher, welche Regeln für elektronische Signaturen gelten. Die gute Nachricht ist, dass sie sich in den meisten Fällen nicht mit der Angelegenheit befassen müssen. Wenn elektronische Signaturen in Verbindung mit der eigens entwickelten papierlosen Plattform für die Vermögensverwaltung und Compliance verwendet werden, werden sie in die Plattform integriert.
Elektronische Signaturen haben eine Reihe von Vorteilen. Einer davon ist, dass sie eine einfachere Aufbewahrung von Dokumenten und Formularen ermöglichen. Dies kann die Compliance verbessern, indem die Notwendigkeit von Dokumenten entfällt und Audits beschleunigt werden.
Weniger Dokumentfehler
Sowohl Einzelpersonen als auch Unternehmen verwenden häufig Vertragsverwaltungssoftware, um Dokumente mit digitalen Signaturen zu versehen. Diese Programme, zu denen auch eSignly gehört, bieten viele Vorteile, insbesondere durch die Reduzierung von Fehlern in Verträgen, Angeboten, Rechnungen und anderen Dokumenten.
Studienergebnisse belegen, dass Apps für elektronische Signaturen die Fehlerquote um etwa 88 Prozent reduzieren. Juristen, Autoren und Manager können die bereitgestellten Tools für die Arbeit mit elektronischen Signaturen verwenden. Sie verfügen über automatisierte Genehmigungsworkflows sowie Vorlagen und Inhaltsbibliotheken.
Höhere Kundenbindung
Elektronische Signaturen dienen nicht nur der Verbesserung interner Prozesse in Unternehmen. Sie können sich auch positiv auf das Kundenerlebnis auswirken und die Kundenzufriedenheit sowie Loyalität steigern. Unternehmen, die elektronische Signaturen verwenden, erzielen mit größerer Wahrscheinlichkeit einen höheren Net Promoter Score.
Elektronische Signaturen bieten den Kunden eine Vielzahl von Vorteilen, darunter die Vereinfachung des Signiervorgangs und das Entfernen des Druckers im Büro aus dem Bild.
Kunden können beispielsweise Dokumente mit elektronischen Unterschriftsfeldern von jedem Gerät aus signieren, was ein zusätzliches Maß an Effizienz bringt. Angebote und Verträge, die über eine Vertragsverwaltungssoftware versendet werden, können grundsätzlich angenommen werden, ohne dass der Empfänger sein E-Mail-Programm schließt und die Dokumente herunterlädt.
Darüber hinaus stellt die zusätzliche Sicherheit durch elektronische Signaturen sicher, dass ihre Verträge nicht gestohlen werden oder verloren gehen.
Der Schlüssel zum Mitnehmen
Elektronische Signaturen sind für den Übergang zu einem papierlosen Büro unerlässlich. Dies bietet mehr Komfort für Kunden und schnellere Transaktionsgeschwindigkeiten sowie eine effektivere Compliance. Die weit verbreitete Einführung elektronischer Signaturen in Ihrem Unternehmen kann das Kundenerlebnis verbessern und gleichzeitig die Kosten senken.
Die Suche nach Lösungen für digitale Signaturen ist ein wichtiger Schritt zur Reduzierung des Papierverbrauchs. Broker-Dealer verlassen sich auf Unterschriften, um jede Transaktion abzuschließen. Geschriebene Unterschriften sind ein großes Hindernis für den Weg zum papierlosen Unternehmen. Die gute Nachricht ist jedoch, dass sich die Technologie zum digitalen Signieren von Dokumenten in den letzten Jahren exponentiell weiterentwickelt hat. Digitale Signaturen sind heute sicherer als Unterschriften auf Papier.
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