Es ist wichtig, die akzeptablen und nicht akzeptablen Verwendungen von Software für elektronische Signaturen zu dokumentieren, da sich die Welt verändert. Gerne stellen wir Ihnen unsere aktuelle Praxis im aktuellen Umfeld vor. Während wir weiterhin neue Technologiegiganten erforschen und bestehende nutzen, um die Kosten niedrig zu halten und die Effizienz zu verbessern, möchten wir es auch Geschäftsinhabern leichter machen.
Werden elektronische Signaturen gesetzlich akzeptiert?
Dank des US Electronic Signature Solutions in Global and National Commerce Act (ESIGN) aus dem Jahr 2000 und der Uniform Electronic Transactions Acts (UETA) wird E-Signatur-Software seit über 20 Jahren allgemein akzeptiert. Diese Ermächtigungsgesetze gestatten Gerichten, Vertragsdokumente in Papierform nicht für ungültig zu erklären, nur weil sie in elektronischer Form vorliegen. Dies bedeutet jedoch nicht, dass elektronische Signaturen oder digitale Signaturwerkzeuge immer in breitem Umfang akzeptiert werden.
Covid-19 hat es ermöglicht, die Akzeptanz digital signierter Dokumente zu erhöhen. Obwohl individuelle Situationen unterschiedlich sein können, akzeptiert Law diese Rechtsdokumente als signierte digitale Zertifikate von einem autorisierten Anbieter elektronischer Signaturen.
Folgende Dokumente können digital per elektronischer Signatur signiert werden:
- Anleihen (sofern der Gläubiger dies ausdrücklich genehmigt hat)
- Elektronische Verträge zur Lieferantenbindung
- Geheimhaltungsvereinbarungen
- Nebenabreden
- Unterstellungsvereinbarungen
- Mitbürgschaftsvereinbarungen
- Einige Entschädigungsvereinbarungen
- Fordern Sie digitale Dokumente an
Einige Entschädigungsvereinbarungen können digital für den Unterzeichnungsprozess verwendet werden, z. B. für Handelstransaktionen und wenn ein Unterschriftsfeld mit nasser Tinte folgt (z. B. während COVID-19 oder Sperrung). Entschädigungsvereinbarungen sind möglicherweise aus zwei Hauptgründen nicht geeignet oder angemessen für elektronische Signaturen oder digitale Signaturlösungen für das Kundenerlebnis: die Vollmachtsbestimmungen und die örtlichen Gerichtsregeln, insbesondere im Zusammenhang mit Insolvenzen.
Viele Freistellungsvereinbarungen enthalten eine Bevollmächtigungsklausel. Dies ist ein wichtiges Werkzeug für elektronische Signaturen, insbesondere wenn es um Vertragskonstruktionsfälle für mobile Geräte geht. Das Landesrecht regelt die Anforderungen und den Grundplan für eine Vertretung durch einen Bevollmächtigten. E-Signatur-Funktionen in jedem Bundesstaat haben ihre eigenen Regeln und Vorschriften in Bezug auf die Sicherheitsebene, die eine gültige Vollmachtserteilung darstellt. Einige Staaten verlangen eine E-Signatur-Feldbeglaubigung, während andere das Niveau von Sicherheitszeugen und Beglaubigungen verlangen.
Diese Zeugen- und Notarpflichten erforderten früher, dass Zeugen und Beteiligte physisch anwesend sein mussten. Aufgrund der Schwierigkeiten in der heutigen Umgebung haben die Staaten Online-Formulare überstürzt, um Fernnotarstatuten zu erstellen, die erweiterte Funktionen von Fern-Zwei-Wege-Audio- oder visueller Software zur Beglaubigung elektronischer Dokumenten-Workflows ermöglichen. Dies haben jedoch nicht alle Staaten getan, und in vielen Fällen besteht immer noch die Forderung nach einem physischen Zeugen.
Der Schlüssel zum Mitnehmen
Vertragskonten unterliegen nassen Signaturen, bis zwischen den Staaten eine Übereinstimmung in Bezug auf die Bestimmungen über den Bevollmächtigten und die Lösung für die elektronische Signatur von Zeugen besteht. Außerhalb des Vertragsraums kann es Ausnahmen geben. Diese sollten mit dem zuständigen Underwriting-Geschäftsteam im Home-Office besprochen werden, um eine Einzelfallprüfung durchzuführen. Elektronische Signaturen werden empfohlen, sofern die Verwaltung der Geschäftsdokumente mit der Zustimmung des Anbieters übereinstimmt.
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