El uso de soluciones de firma electrónica en el sector bancario es bien conocido. El sector bancario ha sido uno de los principales sectores de la economía en aprovechar los beneficios de las firmas digitales .
Otra industria de este tipo es la industria de seguros, donde el uso de papeleo es enorme y los documentos en papel se transfieren y comparten con múltiples partes para llevar a cabo cualquier acción. Los corredores de seguros y los proveedores de seguros hacen todo lo posible para que el proceso sea menos problemático, más rápido, más preciso y más fácil. Es la necesidad de tiempo para proceder con cualquier transacción en el menor tiempo posible. ¿Qué puede ayudar a este objetivo mejor que una solución digital?
Los corredores de seguros inteligentes se han dado cuenta de que el proceso puede ser mejor y más rápido si la actividad de firma se vuelve un poco más rápida y libre de errores, ya que ayudará a deshacerse del arduo trabajo de escanear múltiples documentos y enviarlos por fax a las partes interesadas para su su firma.
La solución de firma electrónica para seguros debe cumplir con las leyes y las pautas mencionadas en la Ley ESIGN, UETA y eIDAS. Por lo tanto, cualquier compañía de seguros que desee implementar soluciones de firma electrónica de la industria de seguros debe asegurarse de que la solución cumpla con la ley del país.
Entendamos las pautas y las cosas que deben hacer las aseguradoras.
La ESIGN y la Ley UETA reconocen las Firmas Electrónicas y los Registros Electrónicos como válidos para cumplir con todos los requisitos legales. Estas leyes son aplicables a una variedad de transacciones, ya sea de empresa a consumidor o de empresa a empresa. Ambos actos aclaran que necesitan el consentimiento de todas las partes.
Tramita electrónicamente.
Estas son algunas de las mejores prácticas que debe seguir la empresa para cumplir con las leyes y regulaciones si desea disfrutar de la firma electrónica para seguros:
Directrices comunes a Aseguradoras y Productoras
1. Comience con un producto y un proceso simples. A continuación, construya una hoja de ruta para la firma perfecta/válida, la entrega o el archivo del documento, etc.
2. Si se supone que los documentos se entregarán electrónicamente, aclare cómo se debe hacer. Una precaución que debe tomarse para cualquier entrega electrónica es que la información/registros que contienen datos confidenciales de las partes o el contrato nunca deben compartirse por correo electrónico. Las empresas pueden compartir un enlace al sitio seguro, a través del cual las partes pueden acceder a los detalles.
Asegúrese de tener el consentimiento de las partes con las que está compartiendo los datos.
Si el correo electrónico se devuelve, consulte el código de seguro relacionado antes de volver a enviar o detener el correo electrónico.
3. Para el proceso y producto elegido:
a. Determine la cantidad y los tipos de formularios que deben firmarse y compartirse. Estos documentos se pueden clasificar de la siguiente manera:
i) Un documento que no tiene que ser firmado,
ii) una Declaración especial para el consumidor que no es necesario firmar
iii) una Declaración especial para el consumidor que debe firmarse.
iv) un documento que debe firmarse,
Para estas 4 categorías:
b. Defina si alguno de los formularios necesita ser re-presentado.
C. Elija una forma adecuada de obtener la firma de un consumidor y el consentimiento del consumidor para realizar una forma electrónica de la firma, recibir un registro electrónico, etc.
d. identifique cualquier otro aspecto, proceso o documento que deba recopilarse y registrarse en el registro de auditoría para una mayor transparencia. mi. Decidir la forma de hacer que el documento sea a prueba de manipulaciones.
F. determinar cómo recibir la perspectiva de los consumidores sobre el proceso, etc.
4. Antes de implementar cualquier solución de firma electrónica (construida internamente o comprada a un tercero), asegúrese de que la solución cumpla con las leyes relacionadas tanto a nivel estatal como nacional.
Específico para Aseguradoras
1. Expedir un reglamento específico dedicado a aquellos productores que tengan o deseen tener su firma o proceso de entrega electrónica.
2. Optimizar una forma precisa de revisar y verificar la solicitud de los productores para la aprobación de sus procesos de entrega/firma electrónica.
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3. Obtenga la ayuda de expertos de todas las áreas, como diseño, TI, finanzas, leyes, etc. para asegurarse de que la solución sea perfecta en todas las áreas. Las aseguradoras deben considerar factores como las reclamaciones de los asegurados, el cumplimiento legal, la privacidad y la seguridad antes de desarrollar una solución.
4. Se debe fijar un conjunto común de reglas para que cada proveedor pueda usar fácilmente las soluciones.
Hay reglas estrictas desarrolladas por el estado y el gobierno federal que deben seguirse. Incluso la persona que está comprando un seguro tiene que asegurarse de haber recibido todos los detalles relacionados de forma cercana o remota con el seguro y que la firma realizada se utiliza en el lugar correcto con el consentimiento.
Conclusión
Se han elaborado leyes para regular el marco de la firma electrónica desde el año 2000. Estas leyes han estado rigiendo las prácticas de seguros durante años. El cumplimiento de las leyes lo convertirá en el proveedor de soluciones y asegurador perfecto.
