Het belastingseizoen is een hectische tijd voor accountants en experts op het gebied van belastingvoorbereiding. Het is elk jaar tussen 1 januari en 15 april. Gedurende deze tijd maken belastingbetalers de jaarrekening en financiële verslagen van het voorgaande jaar en dienen ze hun belastingaangifte in.
Terwijl enkelen hun belastingaangifte zelf doen, vertrouwen velen op accountants en belastingopstellers om ervoor te zorgen dat het papierwerk nauwkeurig wordt ingediend en de financiële resultaten van de aangifte te verbeteren.
Elektronische handtekeningen kunnen voordelig zijn voor zowel accountants als belastingprofessionals. Dit komt omdat het meer gemak biedt en met gemak de verwachtingen van de klant overtreft. Handtekeningen online stellen hen ook in staat om tijd en geld te besparen en ervoor te zorgen dat er geen verspilling is.
Het belastingseizoen is aangebroken en hoewel de IRS vanaf 2014 elektronische handtekeningen op formulieren 878 en 8879 heeft geaccepteerd, zijn accountantskantoren nog niet overgestapt op elektronische handtekeningen. Het gebruik van de handleiding, ineffectieve methoden om belastingaangiften in te vullen, is een verspilling van tijd en geld. Het vergroot ook de kans op fouten en risico's en kan resulteren in een onaangename ervaring voor klanten.
Technologische vooruitgang heeft het indienen van belastingaangiften en het indienen van aangiften op internet een stuk eenvoudiger gemaakt. Om e-aangifte voor inkomstenbelasting in te dienen, moeten belastingbetalers hun digitale handtekening op hun belastingaangifte voegen om het document te bewijzen. In de Wet ICT 2000 heeft een digitale handtekening dezelfde status als een standaardhandtekening. Het bevestigt de authenticiteit van de belastingplichtige die de documentatie van de belastingaangifte heeft ondertekend in een veilige omgeving die geen slachtoffer is van fraude.
De opkomst van digitale handtekeningen in belastingaangiften
Digitale handtekeningen, gegeven door certificeringsinstanties, bevatten gegevens zoals de naam van de openbare sleutel van de belastingbetaler, de naam van de certificeringsinstantie, de vervaldatum van de openbare sleutel, de digitale handtekening en de serienummers. Het ontwijken van digitaal ondertekende documenten en beweren dat het authentieke digitale handtekeningen zijn, is onmogelijk, aangezien er verschillende controles worden uitgevoerd om gelijkaardigheid te bewijzen. Digitaal ondertekende documenten zijn beveiligd tegen verdere wijzigingen en toevoegingen na ondertekening.
Volgens de bijgewerkte sectie 44AB in de wet op de inkomstenbelasting is het vereist voor professionals of een persoon met een bruto-inkomen van meer dan 25 lakhs van Rs. of meer om een aangifte inkomstenbelasting elektronisch in te dienen. En meer naar het e-bestand inkomstenbelasting. Rs.1 Crore of meer jaarlijkse omzet moet ITR online voltooien.
Enkele van de uitdagingen waarmee belastingbetalers worden geconfronteerd bij het indienen van belasting
Hier zijn een paar problemen met belasting op papier.
Veiligheid en privacy
Belastingformulieren die via fax, post of e-mail naar klanten worden verzonden, kunnen persoonlijke gegevens van de klant onthullen. Met de toenemende dreiging van identiteitsdiefstal moeten klanten er zeker van zijn dat hun belastingdocumenten niet worden gestolen of verspreid, en dat hun handtekeningen niet worden vervalst.
Verwachtingen en ervaring van de klant
De klanten zijn mobieler en verwachten dat de accountants die ze in dienst hebben technisch onderlegd zijn. Drieëntachtig procent van de accountants is het ermee eens dat klanten meer van hen eisen dan in de afgelopen vijf jaar. Iedereen wil dat zijn belastingaangifte zo efficiënt mogelijk verloopt, en het verkrijgen van handtekeningen voor papieren kopieën kan veel tijd kosten. Aangezien bedrijven overschakelen van facturering op uurbasis naar waardegebaseerd, wordt van klanten nu verwacht dat ze vaste vergoedingen betalen voor diensten, waardoor accountants de efficiëntie van hun processen moeten verhogen.
tijdlijnen
Accountants moeten realistische verwachtingen stellen met betrekking tot doorlooptijden. Klanten vragen vaak dat hun belastingaangifte zo snel mogelijk wordt ingediend zonder te weten hoeveel klanten je hebt en het tijdsbestek voor de doorlooptijd. Met een beknopte tijd, frame to file, verloren papierwerkfouten, documenten of een klant die te lang duurt om complexe formulieren in te vullen, kan dit het proces volledig verstoren.
e-ondertekening van belastingformulieren 8879 en 8878
De formulieren 8878 en 8879 zijn autorisatieformulieren voor elektronische handtekeningen van de IRS. Met formulier 8879 kan een ERO de pincode van de belastingbetaler invoeren op hun belastingaangifte voor inkomsten.
Formulier 8878 wordt echter gebruikt om de tijd te verlengen die nodig is om bestanden terug te sturen. Het stelt een ERO ook in staat om de pincode van de ontvanger in te voeren op elektronische formulieren zoals 4868 of 2350.
Volgens de nieuwste IRM-regelgeving voor elektronische handtekeningen moeten personen het machtigingsformulier fysiek invullen en mondeling afleveren bij het BHV-kantoor. ERO.
Als u niet zeker bent van uw belastingidentificatienummer, kunt u het blanco formulier w9 invullen.
Voordelen van het gebruik van elektronische handtekeningen tijdens het belastingseizoen
Digitale ontwikkelingen hebben belastingaangifte en online aangiften aanzienlijk eenvoudiger gemaakt. Om de aangifte inkomstenbelasting elektronisch in te dienen, hoeven belastingplichtigen alleen hun digitale handtekening op het formulier te plaatsen.
Krachtens de wet op de informatietechnologie bevestigt de software voor elektronische handtekeningen uit 2000 dat de persoon die deze heeft ontvangen de documentatie voor de belastingaangifte heeft geverifieerd en niet is gewijzigd tijdens het transport.
Belastingvoorbereiders zullen de stress van het printen, verzenden van e-mails of faxen van formulieren voor juridische doeleinden kunnen elimineren door elektronische handtekeningen te gebruiken. Hier zijn enkele voordelen die accountants en belastingadviseurs kunnen verwachten van technologie voor e-handtekeningen.
Verhoogd gemak
Naarmate de technologie voor communicatie binnen gemeenschappen is gevorderd, is de wettelijk bindende ondertekening van documenten gevorderd. Hoewel werd bevestigd dat de Internal Revenue Service in 1986 elektronische indiening introduceerde, duurde het tot na de introductie van elektronische handtekeningen in 2014 dat het aantal elektronisch ingediende aangiften groeide tot bijna 100 miljoen in 2017.
Door middel van elektronische handtekeningen kunnen klanten hun belastingaangifte in korte tijd invullen en kunnen belastingopstellers meer klanten efficiënt bedienen. Dit kan hen geld, tijd en geld besparen en problemen voorkomen.
Verbeter de gegevensbeveiliging
Vanwege de toenemende cyberbeveiligingsrisico's online als gevolg van de groeiende cyberbeveiligingsrisico's online, is de IRS tot het uiterste gegaan om belastingaangiften die elektronisch zijn ondertekend te beschermen. Ook belastingplichtigen moeten zich aan specifieke regels houden.
Bepaalde soorten digitale handtekeningen kunnen veiliger zijn. Digitale handtekeningen zijn bijvoorbeeld zeer veilig in vergelijking met een standaard e-handtekening.
Let daarom goed op de e-handtekening die u invult op uw belastingaangiftepapieren. Digitale handtekeningen zijn volkomen veilig tegen cyberaanvallen. Hierdoor kunnen belastingbetalers veilig belastingdocumenten overdragen en ontvangen die gevoelige informatie bevatten, zoals burgerservicenummers en financiële gegevens.
Volgens de oorspronkelijke wettelijke vereiste van de IRS voor e-filing moet de identiteit van de ondertekenaar worden bevestigd. Het verificatieproces wordt uitgevoerd door de e-handtekening te koppelen aan het bijbehorende elektronische document. Om deze verificatie uit te voeren, worden de volgende authenticatiemethoden gebruikt:
- a) Op kennis gebaseerde authenticatie
KBA kan worden omschreven als een authenticatiemethode die wordt gebruikt om te bewijzen dat de persoon die zich authentiek identificeert, is wie hij zegt te zijn. De IRS gebruikte deze vorm van authenticatie meestal in gevallen waarin de persoon formulieren zoals 8878 of 8879 op afstand elektronisch ondertekent.
Het vraagt de persoon die ondertekent om de juiste details in te voeren, zoals DOB of een ander, voordat een document wordt geopend. Als alle gegevens kloppen, wordt de persoon vervolgens gevraagd om eenvoudige vragen te beantwoorden op basis van een online database met openbare documenten.
- b) Op e-mail gebaseerde authenticatie
Bij dit type authenticatie moet de persoon die het document ondertekent, zijn identiteit vaststellen door op een e-maillink te klikken. Vervolgens moet de ondertekenaar een toestemmingsformulier ondertekenen om belastingdocumenten elektronisch te ondertekenen en te ontvangen.
Bovendien vereist de IRS bovendien dat handtekeningen fraudebestendig zijn om de integriteit van de gegevens in de documenten te waarborgen. De fraudebestendige optie is beschikbaar voor digitale handtekeningen.
Het zorgt ervoor dat indringers geen toegang krijgen tot het document en geen wijzigingen kunnen aanbrengen in het originele document. De IRS vereist ook dat ondertekende documenten een volledig auditspoor bevatten waarin gedetailleerde informatie wordt vastgelegd, zoals de datum en datum van het maken van het document, de uitvoering, het IP-adres van de ondertekenaar, wie het document heeft gezien, enzovoort.
De IRS vereist dat de audit trail en belastingaangifte documenten minimaal twee jaar in bestanden worden bewaard. Ze kunnen ook online worden opgeslagen om het papierverbruik en de opslagruimte te verminderen.
Versnel de hele workflow
De fysieke belastingdocumenten volgens de traditionele procedure nemen doorgaans maanden of weken in beslag voor de belastingaangifte. Maar de standaardprocedure voor het ondertekenen, afdrukken en verzenden van uw belastingdocumenten per post is niet nodig wanneer u belastingen elektronisch ondertekent.
Dit betekent dat online handtekeningen een snel en efficiënt alternatief zijn voor het vervelende belastingaangifteproces. Het is mogelijk om alle essentiële documenten sneller elektronisch naar uw klanten te sturen dan wanneer u ze met de hand zou kunnen distribueren. Hierdoor kunt u alles binnen een paar weken of minder dan dagen voltooien. Bovendien wordt de behoefte aan papier aanzienlijk verminderd.
Maak de klantervaring aangenaam
Zoals je misschien hebt gemerkt, gebruiken de meeste klanten smartphones en verwachten ze dat hun accountant technologisch bedreven is. Drieëntachtig procent van de accountants is het ermee eens dat klanten nu meer van hen willen. Belastingaangifte zonder papier stelt accountants in staat om zo snel mogelijk complexe formulieren in te vullen voor hun klanten.
Elektronische handtekeningen stellen klanten in staat hun handtekeningen elektronisch te bekijken, te ondertekenen en hun belastingaangiften en andere vereiste formulieren te verzenden, ongeacht waar ze zich bevinden. Dit kan de algehele tevredenheid van uw klanten verhogen.
De belangrijkste afhaalmaaltijd
Iedereen wil dat het belastingaangifteproces even snel en efficiënt verloopt. Het verzamelen van de handtekeningen van papieren documenten van belastingaangiften duurt echter langer en kan chaotisch worden. De beste methode om tijd te besparen en de efficiëntie tijdens belastingtijd te verhogen, is over te stappen op elektronische handtekeningen.
Het gebruik van een elektronische handtekeningprocedure verkleint ook het risico op het maken van fouten. Klanten kunnen elektronisch ondertekenen met het vertrouwen dat hun persoonlijke informatie veilig is, wat de klanttevredenheid verhoogt en minder administratieve lasten.
Vraag een gratis schatting aan of praat met onze Business Manager!
