يعد استخدام ميزات الأمان مثل التوقيعات الإلكترونية الآمنة أمرًا ضروريًا للشركات التي تستخدم المستندات الإلكترونية. يعد حفظ مستندات العمل الآمن دورًا حيويًا في أي عمل تجاري. نظرًا لأن هذه الأجزاء من الورق أو الملفات الإلكترونية تحتوي على أنواع مختلفة من المعلومات القيمة ، بما في ذلك شرعية المعاملات التجارية وملكية الممتلكات ، فأنت بحاجة إلى التأكد من أنها في مأمن من المحتالين والمتسللين والمجرمين الآخرين.
تتمثل إحدى الطرق الحديثة لزيادة حماية مستنداتك الثمينة في رقمنتها. يعتبر تشفير المواد الرقمية آمنًا أو أكثر أمانًا من الاحتفاظ بأصولها في خزائن آمنة. لكن التحويل إلى شكل إلكتروني ليس سوى جزء من العملية الأمنية. يمكنك تعزيز أمان أوراقك باستخدام النصائح التالية:
طرق للاحتفاظ بمستنداتك الإلكترونية بأمان:
ضع خطة لتنظيم المستندات والوصول إليها قبل المسح الضوئي
قبل أن تستثمر في حلول التوقيع الرقمي والتوقيع الإلكتروني ، تحتاج أولاً إلى تبسيط عملية رقمنة المستندات الخاصة بك. نظرًا لأن هذا النشاط يتضمن تعيين كلمات مرور وإجراءات أمنية سرية أخرى ، يجب عليك اختيار الأشخاص الذين تثق بهم فقط. قد تحتاج إلى إجراء عملية التحويل على دفعات مع مجموعات مختلفة من الأشخاص للتأكد من عدم تمكن أي شخص آخر غيرك بصفتك صاحب العمل من الوصول إلى المستند بمجرد تخزينه في الخوادم.
استثمر في برامج التوقيع الرقمي والتوقيع الإلكتروني
يمكنك أيضًا استخدام برنامج التوقيع الرقمي والتوقيع الإلكتروني عبر الإنترنت أو دون الاتصال بالإنترنت. استخدم DocuSign أو AdobeSign أو أي تطبيقات أخرى يمكنها حماية توقيعاتك الإلكترونية للأعمال. تسمح لك هذه البرامج بتوقيع المستندات الإلكترونية دون الحاجة إلى طباعتها. بمجرد طباعة المستندات ، فإنك تكشف معلومات سرية للموظفين غير المصرح لهم وأشخاص آخرين.
استخدم كلمات مرور قوية
تعمل كلمات المرور كمفاتيح لمستنداتك. لذا ، تأكد من أن الآخرين لا يمكنهم الحصول عليها بسهولة. تتمثل إحدى طرق جعلها صعبة التخمين في جعلها طويلة جدًا ومعقدة. استخدم سلسلة طويلة جدًا من الكلمات مع مجموعات من الأرقام والأحرف الخاصة غير المشتقة من عبارة شائعة أو آيات الكتاب المقدس أو تواريخ الميلاد. أيضًا ، توقف عن عادة إعادة استخدام كلمات المرور الخاصة بالعديد من الأشخاص. إذا كنت تواجه مشكلة في تذكرها ، فاستخدم تطبيق مدير كلمات المرور أو الأفضل من ذلك الاحتفاظ بمستند في وضع عدم الاتصال إذا كنت تريد الحفاظ عليه في مأمن من خروقات البيانات.
ضمان أمن المحمول والويب
يتم إرسال العديد من المستندات أو الوصول إليها عبر الإنترنت في الوقت الحاضر. إذا كان هاتفك أو جهاز الكمبيوتر الخاص بك غير محميين ، فقد تعرضهم عن غير قصد للمتسللين. استشر دائمًا متخصصي تكنولوجيا المعلومات للتأكد من تحديث تطبيقات مكافحة الفيروسات وتطبيقات الأمان الأخرى بانتظام. قد تحتاج أيضًا إلى سؤال خبراء الحوسبة السحابية حول كيفية حماية ملفاتك أثناء حفظها في السحابة.
قم بإنشاء خطة احتياطية أثناء الكوارث
يمكن أن تحدث الحوادث والكوارث في أي وقت. لهذا السبب ، تحتاج إلى البحث عن موقع بديل لحفظ ملفاتك عند وقوع أحداث غير متوقعة. إحدى الطرق الحديثة هي الاستثمار في التخزين السحابي. قد تحتاج أيضًا إلى إنتاج نسخ مصدقة والاحتفاظ بها في مرافق حماية الخزنة التي يتم التحكم فيها بالمناخ.
بينما يمكن لرقمنة مستندات عملك أن تمنع الوصول غير المصرح به ، إلا أنها لا تزال عرضة للمجرمين. يمكنك فقط ضمان حماية ملفاتك إذا قمت بتنفيذ النصائح المذكورة أعلاه مثل الاستثمار في برامج التوقيع الرقمي عبر الإنترنت وغير المتصلة بالإنترنت والحصول على تحديثات منتظمة على تطبيقات أمان الويب والهاتف المحمول.
هل تريد المزيد من المعلومات حول خدماتنا؟ تحدث إلى مستشارينا!
