Elektronische Signatur für gemeinnützige Organisationen, um aus der Ferne zu arbeiten und ihre Wirkung zu beschleunigen

Jeder, der in einer Stiftung, einer gemeinnützigen Organisation oder einem Verein gearbeitet hat, weiß, dass Ihre Mission Ihr Mantra ist.

Es gibt keine größere Arbeit, als Kunden dabei zu helfen, ihr Leben zu ändern, Institutionen Zuschüsse zu gewähren, um wohltätige Zwecke zu finanzieren, oder Mitgliedern von Verbänden zu helfen, sich zu entwickeln.

Das heutige Arbeitsumfeld für Fachleute in gemeinnützigen Organisationen kann äußerst herausfordernd sein. COVID-19 und seine Folgen haben es den Mitarbeitern erschwert, mit weniger mehr zu erreichen. Sie müssen auch in der Lage sein, Fundraising-Trends vorherzusagen und sicherzustellen, dass die Datensicherheit und der Datenschutz nicht gefährdet werden.

Viele Menschen müssen ihre Mission jetzt in einem hybriden Format oder aus der Ferne erledigen.

Es gibt viele Überlegungen, die bei der Gewährung und Vergabe von Zuschüssen involviert sind. Diese erfordern eine sorgfältige Navigation, da die zugesagte Finanzierung verzögert oder plötzlich zurückgezogen werden kann. Das Personal muss bei der Planung und dem Programmmaterial einfallsreicher sein.

Große Resignation ist ein sehr reales Problem im Non-Profit-Bereich. Es gibt viele Personalwechsel und oft gibt es mehr als ein Stellenangebot. Erfolgreiche gemeinnützige Organisationen investieren in Technologie, um hybride Missionsumgebungen zu verwalten, Kunden und Mitglieder zufrieden zu stellen, Kosten zu senken und Einnahmen aus der Mittelbeschaffung zu sichern.

Sie können Dokumentenprozesse digital transformieren, um ihre Kunden besser zu bedienen, Geschäftsziele zu erhöhen, Risiken zu senken und Kunden-, Spender- und Mitarbeitererfahrungen zu modernisieren.

Gründe, warum gemeinnützige Organisationen von elektronischen Signaturen profitieren können

Suchen Sie nicht weiter, wenn Sie auf der Suche nach echten Helden sind, außer denen, die gemeinnützige Agenturen leiten. Diese Menschen arbeiten täglich unermüdlich daran, Dienste bereitzustellen, die Leben verändern können, sei es für die Armen, Bedürftigen oder Vertriebenen.

Gemeinnützige Arbeitnehmer sind oft sehr beschäftigt. Sie müssen die richtigen Werkzeuge haben, um ihnen zu helfen. Elektronische Signaturen werden im Non-Profit-Bereich immer beliebter. Wir betrachten die Vorteile elektronischer Signaturen für gemeinnützige Organisationen .

Schnellere Bearbeitungszeit für Dokumente

Diese Technologie ist deutlich schneller als papierbasierte Unterschriftenverarbeitungsverfahren. Die kostenlose elektronische Signatur eSignly wurde von mehr als einem Drittel (33 %) der Befragten verwendet, die langsame Bearbeitungszeiten beim Abschluss von Verträgen als ihre größte Herausforderung nannten. Die Mission einer gemeinnützigen Organisation hängt oft von ihrer Fähigkeit ab, Zeit zu sparen. Kritische Zuschüsse werden benötigt, um die Neuansiedlungsdienste für Flüchtlinge zu unterstützen. Diese muss genehmigt und verteilt werden.

Durchführung von zeitkritischen Schulungen für Mitglieder von Ärztekammern, um sie über die neuesten Pandemieentwicklungen auf dem Laufenden zu halten. Leben, Gesundheit und Wohlbefinden hängen oft voneinander ab. Es ist nicht notwendig, vorläufigen Papierkram zu haben. Praktikabilität beim Aushandeln von Vereinbarungen kann jedoch hilfreich sein. Die Zeit, die zum Erstellen und Versenden von Dokumenten benötigt wurde, verringerte sich um fast ein Drittel, als die befragten gemeinnützigen Organisationen die elektronische Signatur einführten. Im Durchschnitt dauerte die Fertigstellung des Dokuments zwei Tage.

Schnelleres Kunden-Onboarding

Um einen Kunden an Bord zu holen, der Dienstleistungen benötigt, müssen viele Formulare und Unterlagen ausgefüllt, unterschrieben und zurückgesendet werden. Diese Formulare müssen mit Feder und Tinte ausgefüllt werden. Dies kann dazu führen, dass mehr Zeit für Koordinierungssitzungen, das Einholen von Unterschriften, das Korrigieren von Fehlern und schließlich das Einholen von Genehmigungen aufgewendet wird.

Der Client-Onboarding-Prozess kann mit den richtigen Tools, wie z. B. elektronischen Signaturen, leicht vereinfacht werden. Kunden können Formulare von überall und mit jedem Gerät per E-Mail unterschreiben. Sie können auch Fehler und fehlende Informationen reduzieren, indem Sie auf jedem Formular deutlich angeben, welche Informationen erforderlich sind und wo Unterschriften erforderlich sind. eSignly bietet eine detaillierte Prüfung, die es Mitarbeitern von gemeinnützigen Organisationen ermöglicht, zu sehen, wo sich Formulare in jeder Phase des Prozesses befinden.

Interne Geschäftsprozesse auswählen und priorisieren

Finden Sie Ihre gemeinnützigen Bedürfnisse heraus und wählen Sie dann einen Ausgangspunkt aus. In welchen Bereichen wird eine E-Signatur-Lösung den größten Einfluss auf den Erfolg Ihrer gemeinnützigen Organisation haben? Betrachten Sie einen bestimmten Anwendungsfall, der die Vorteile elektronischer Signaturen aufzeigen kann. Sie können damit beginnen, sich wiederholende und manuelle Prozesse in einer Einheit Ihrer gemeinnützigen Organisation zu automatisieren, um einen reibungslosen Arbeitsablauf zu schaffen, der die Prozesszykluszeiten verkürzt.

Global Fund setzt eSignly in seiner Personalabteilung und im Grants Management ein. Es begann mit der Schaffung einer Abteilung in seinem digitalen Workflow. Dabei zeigte sich der Nutzen einer eSignatur-Lösung für interne Funktionen. Es konzentrierte sich auf Rekrutierungspraktiken und integrierte eSignly in seinen HR-Rekrutierungsablauf, um die Zeit, die für Panel-Evaluierungen benötigt wurde, von fünf Tagen auf einen Tag zu verkürzen.

Mitarbeiter des Global Fund müssen nicht mehr im Gebäude nach Dokumenten suchen. Die automatisierte Nachverfolgung in eSignly gibt ihnen einen deutlichen Prüfpfad. Manager können ihre Positionen jetzt schneller besetzen und die Talente finden, um kritische Zuschussprobleme schneller anzugehen.

Bessere Sichtbarkeit des Signaturstatus

Viele gemeinnützige Abteilungen wie Aufnahme, Finanzierung und Personalwesen müssen Dokumente gemeinsam nutzen, um Genehmigungen zu erhalten, Prozesskontrolle auszuüben und verschiedenen Fraktionen die Möglichkeit zu geben, als Checks and Balances zu fungieren. Transparenz ist in einer gemeinnützigen Organisation wichtiger denn je. Abteilungen können einen Massen-E-Mail-Versand- und Signierprozess verwenden, um wichtige Formulare mit Kunden, Mitarbeitern oder Mitgliedern zu teilen. Sie müssen auch alle Änderungen an Dokumenten in Echtzeit verfolgen. Manchmal sind mehrere Unterzeichner für Formulare erforderlich, z. B. Geschenkvereinbarungen. Auch Nonprofit-Organisationen benötigen einen Gesamtüberblick über den gesamten Prozess. Grants erfordern, dass Sie jeden Schritt des Genehmigungsprozesses überwachen. eSignature gibt Ihnen jederzeit Einblick in den Signaturstatus Ihrer Dokumente. So können Sie sehen, wer unterschrieben hat und wer unterschreiben muss.

Einfachere Zusammenarbeit an Dokumenten

Dokumente und Formulare müssen oft zwischen mehreren Abteilungen innerhalb einer Wohltätigkeitsorganisation geteilt werden. Endgültige Genehmigungen und Überprüfungen müssen vorgenommen werden, und alle fehlenden Informationen müssen ausgefüllt werden. Elektronische Signaturen sind ein großartiges Werkzeug für gemeinnützige Organisationen, um die Zusammenarbeit zu erleichtern.

Mitarbeiter gemeinnütziger Organisationen können durch die Verwendung elektronischer Signaturen einfacher an wichtigen Dokumenten zusammenarbeiten. Gibt es Informationen, die Sie benötigen, um ein Formular auszufüllen, wenn eine Frist näher rückt? Es ist ganz einfach, die Informationen per E-Mail direkt an die richtige Person zu senden! Müssen Sie wichtige Formulare an mehrere Mitarbeiter senden? Mit nur wenigen Klicks können Sie wichtige Formulare in großen Mengen an Ihre gesamte Organisation senden!

Verbesserte Mitarbeiterzufriedenheit

Natürlich erfüllt die Arbeit, die sie für die Kunden leisten, die Mitarbeiter. Es ist schwierig, die Mitarbeiter in ihrem Job zufrieden zu stellen. eSignly eSignature ist ein Tool, das gemeinnützigen Organisationen dabei hilft, ihre Mitarbeiter zu unterstützen, indem es das Unterzeichnen von Vereinbarungen erleichtert.

eSignature hilft den Mitarbeitern, sich auf die gemeinsame Mission zu konzentrieren und gibt ihnen das Gefühl, geschätzt zu werden. Es gibt ihnen auch einen modernen Technologieprozess, der es ihnen ermöglicht, effizienter bei ihrer Arbeit zu sein. Mit eSignly konnten die befragten Mitarbeiter zufrieden sein, indem sie die betriebliche Effizienz deutlich steigern, die Erfahrung von Spendern, Stipendiaten und Kunden verbessern und die Datensicherheit durch digitale Transformation unterstützen. Zuschüsse sind viel einfacher zu gewähren und unkomplizierter zu erhalten. Es ist einfacher, Geschenke und Spender zu verwalten.

Es ist einfach, Steuern zu melden. Anmeldungen für Freiwillige und Verzichtserklärungen sind einfacher. Als Mitgliedsvorteil können Verbände Software-Rabattverträge anbieten. Die Personalabteilung kann bei der Personalarbeit produktiver sein als bei der Papierarbeit.

Verbesserte Mitarbeiterproduktivität

35 % der befragten gemeinnützigen Organisationen hatten Schwierigkeiten, Dokumente weiterzuleiten, die mehrere Unterzeichner oder Überprüfungen erforderten, bevor sie die elektronische Signatur einführten. Ihre Mitarbeiter können jetzt mit eSignature Dokumente, wie z. B. Angebote für neue Mitarbeiter und Spenderzusagen, einfach weiterleiten und teilen. Bedingtes Routing ermöglicht es Ihnen, Signatur-Workflows so anzupassen, dass verschiedene Empfänger das Dokument nur signieren, wenn bestimmte Bedingungen erfüllt sind. Die Gesamtproduktivitätssteigerung in den von eSignature befragten gemeinnützigen Organisationen betrug 66 %.

Weniger Fehler und Auslassungen

In einem Dokument, dessen Frist näher rückt, fehlen Informationen aufgrund von versehentlicher Fahrlässigkeit eines Unterzeichners oder versehentlichem Missbrauch eines alten Formulars durch einen Mitarbeiter. Vor der Einführung von eSignature führten 37 % der gemeinnützigen Organisationen Datenqualität und Signaturfehler als Nummer drei auf ihrer Liste an. Mit eSignature können Sie benutzerdefinierte Vorlagen für gängige Formulare erstellen, um sicherzustellen, dass die neuesten Versionen in Ihrer gesamten Organisation verfügbar sind. Gemeinnützige Organisationen müssen die Bewerbungsprozesse für Kunden und Freiwillige für Mitarbeiter und Bewerber vereinfachen.

Durch das direkte Einbetten von Formularen auf ihren Websites können gemeinnützige Organisationen menschliche Fehler oder Auslassungen reduzieren. Dadurch werden den Benutzern alle unvollständigen oder nicht ausgefüllten Formulare angezeigt. eSignature ermöglicht es Antragstellern auch, E-Mail-Formulare direkt an die Formulare zu senden. Es macht sie auch auf Fehler und Auslassungen aufmerksam. Ihre gemeinnützige Organisation muss das Sammeln von Spenden für die Spender einfach und problemlos machen. Gemeinnützige Mitarbeiter müssen in der Lage sein, eingehende Spendenströme einfach zu verwalten. Verwendung von eSignatur; Sie können Spendenformulare auf Ihrer Website einbetten. Spender können E-Mail-Anfragen auch direkt über eSignature senden. Dies ermöglicht einen genauen und schnellen Zugriff. Gönner können in nur wenigen Minuten von überall aus schnell und präzise Spenden tätigen.

Verbessert die Datensicherheit und den Datenschutz, senkt das Risiko

Gemeinnützige Organisationen sind für den Schutz und die Verwaltung sensibler Daten verantwortlich. eSignature ist ein nützliches Tool, mit dem Sie Risiken reduzieren und die Datensicherheit erhöhen können. Die Geheimhaltung von Kunden- und Spenderidentitäten ist unerlässlich, um eine gemeinnützige Organisation erfolgreich zu führen und Ihr Team auf die Bereitstellung unternehmenskritischer Dienstleistungen zu konzentrieren. Laut unserer Umfrage äußerten 27 % der gemeinnützigen Organisationen ständige Bedenken hinsichtlich der Datensicherheit. Bis sie eSignly eSignature eingeführt haben, das heißt. 47 % der Befragten berichteten, dass die Nutzung der Plattform den Datenschutz verbessert habe. E-Signaturen sind keine nassen Signaturen. Sie werden mit einer elektronischen Aufzeichnung geliefert, die als starker Prüfpfad und Beweis dafür dient, dass die Transaktion stattgefunden hat. eSignature kann von Unterzeichnern verwendet werden, um die informierte Zustimmung für die Gesundheitsversorgung von Kunden oder andere sensible Situationen zu bestätigen. eSignature bietet auch viele Optionen, um die Identität eines Unterzeichners zu überprüfen, bevor er unterschreibt. Dazu gehören SMS, E-Mail, wissensbasierte Authentifizierung und ID-Verifizierung.

Reduzierung des Papierverbrauchs

Gemeinnützige Organisationen sind immer auf der Suche nach Möglichkeiten, ihren Service zu verbessern. Papierbasierte Vereinbarungen verlangsamen den Prozess und erfordern zusätzliche Schritte zum Drucken und Speichern der Dokumentation. eSignature hat den natürlichen Vorteil, Geld und Papier zu sparen. Davon profitiert auch die Umwelt. Jeder Dollar, der durch die Reduzierung des Papierverbrauchs eingespart wird, kommt Ihren Wählern zugute. 39 % der befragten gemeinnützigen Organisationen gaben an, dass sie nach der Einführung der elektronischen Signatur einen Rückgang des Papierverbrauchs feststellen konnten.

Dies war mehr als ein Drittel der gesamten Reduzierung des Papierverbrauchs. Gibt es gute Gründe, auf papierlose Verträge umzusteigen oder nicht? Das Verfolgen von Einverständniserklärungen von Freiwilligen kann Ihre internen Ressourcen schnell erschöpfen. Die Digitalisierung wird die Effizienz steigern und Kosten senken. Es wird Ihnen auch helfen, Bäume zu retten.

Budgetmaximierung

Gemeinnützige Organisationen sind für ihre Grundprinzipien und ihre Stärke bekannt. Sie nutzen jeden Dollar in vollen Zügen. Spendenkampagnen, Veranstaltungen, wohltätige Spenden und Zuschüsse sind alles Möglichkeiten, mit denen gemeinnützige Organisationen Geld verdienen. Sie verkaufen auch verschiedene Produkte und Dienstleistungen. Es ist wichtig, dass jeder ausgegebene und verdiente Dollar verbucht wird. Dies macht das Spesenabrechnungsmanagement unerlässlich.

Teammitglieder von Wohltätigkeitsorganisationen können Ausgaben genehmigen, Unterschriften von Spendern sammeln und Spesenabrechnungen an Buchhaltungsmanager senden.

Best Practices für elektronische Signaturen im Non-Profit-Bereich

Dies sind die vier wichtigsten Dinge, die Sie beachten sollten, wenn Sie eSignly für Ihre gemeinnützige Organisation verwenden.

Bewerten und bilden Sie Ihren digitalen Workflow ab

Abhängig von der gemeinnützigen Organisation, für die Sie arbeiten, können Sie wöchentlich Hunderte von Dokumenten erstellen und bereitstellen. Wie werden Dokumente erstellt? Wer genehmigt sie? Was können Sie tun, um die Effizienz bei der Bereitstellung zu verbessern? Es ist eine gute Idee, sich einen Moment Zeit zu nehmen, um alle Schritte aufzuzeichnen, die Sie gerade unternehmen, und ein Workflow-Diagramm zu erstellen, das Ihren gesamten Prozess abbildet. Hier ist ein Beispiel, wie einer aussehen könnte. Wenn einer der drei Vorschläge verloren geht, könnte sich der Prozess verlangsamen.

Sie sollten sich jetzt überlegen, wie Sie die Redundanzen im oben beschriebenen Prozess vermeiden können.

Möglicherweise benötigen Sie keine Unterschrift Ihrer Rechtsabteilung, um zu bestätigen, dass das Dokument während des digitalen oder Papierprozesses nicht geändert wurde. Der Audit Trail ist rechtsverbindlich mit elektronischen Signaturen, die über eSignly erstellt werden. Der Prüfpfad enthält ein manipulationssicheres Siegel und eine Abfolge chronologischer Ereignisse von der Erstellung des Dokuments bis zur Unterzeichnung und Rücksendung an den Urheber. Ein Audit-Trail enthält das Datum, den Zeitstempel und die IP-Adresse der Transaktion.

Interne Geschäftsprozesse auswählen und priorisieren

Finden Sie Ihre gemeinnützigen Bedürfnisse heraus und wählen Sie dann einen Ausgangspunkt aus. In welchen Bereichen wird eine E-Signatur-Lösung den größten Einfluss auf den Erfolg Ihrer gemeinnützigen Organisation haben? Betrachten Sie einen bestimmten Anwendungsfall, der die Vorteile elektronischer Signaturen aufzeigen kann. Sie können damit beginnen, sich wiederholende und manuelle Prozesse in einer Einheit Ihrer gemeinnützigen Organisation zu automatisieren, um einen reibungslosen Arbeitsablauf zu schaffen, der die Prozesszykluszeiten verkürzt.

Testakzeptanz durch Benutzer

Bevor Sie Ihren Anwendungsfall testen:

1. Teilen Sie den Workflow mit denen in Ihrer gemeinnützigen Organisation, die die Initiatoren sein werden.
2. Bitten Sie externe Stakeholder um Hilfe, um Ihren Prozess zu testen.
3. Holen Sie nach Abschluss der Testphase Feedback von internen und externen Testern zu allen Prozessphasen ein.
4. Beheben Sie alle Probleme.
5. Testen Sie erneut.

Entwickeln Sie eine Implementierungsstrategie

Um einen Standardansatz für Ihre nächsten Einheiten oder Regionen zu entwickeln, können Sie die gewonnenen Erkenntnisse und das Feedback aus Ihrem Pilotprogramm nutzen. Erstellen Sie einen Plan, um sicherzustellen, dass der neue Ansatz schnell und effektiv angenommen wird. Sie können den Ansatz auf jede Einheit zuschneiden, indem Sie individuelle Ziele und Zielsetzungen einbeziehen.

Der Schlüssel zum Mitnehmen

Jede gemeinnützige Organisation, die nach einer Möglichkeit sucht, die Schwierigkeiten manueller Signaturen zu vermeiden, wird feststellen, dass die elektronische Signatur von eSignly die beste Option ist. Sie können von eSignly aus praktisch überall und jederzeit senden und signieren. Mehr als eine Milliarde Transaktionen wurden mit eSignature von mehr als einer Million Kunden aus über 180 Ländern in über 18 Sprachen abgeschlossen. Es ist einfach zu bedienen – die Umfrageteilnehmer konnten eSignly innerhalb von durchschnittlich 16-20 Arbeitstagen implementieren.

Unternehmen können eSignly für gemeinnützige Organisationen verwenden:

• Bieten Sie die digitale, sichere und mobilfreundliche Erfahrung, die Kunden, Spender, Mitarbeiter und Freiwillige jetzt erwarten.
• Reduzieren Sie die Kosten, indem Sie die Prozesse für Kunden und Freiwillige optimieren. Dazu gehören die Automatisierung von Aufnahmepaketen, Mitgliedschaftsformularen und die Authentifizierung von Einverständniserklärungen. Es rationalisiert auch die Back-Office-Prozesse für die Verwaltung von Zuschüssen, die Personalabteilung und die Beschaffung.
• Automatisieren Sie Arbeitsabläufe mit eSignature. Verbinden Sie eSignature mit Client- und Donor-Relationship-Management-, Grants- und Grants-Management-Systemen. Es werden sichere Interaktionsprotokolle erstellt, die verwendet werden können, um Fehler zu reduzieren und praktisch alle manuellen Schritte zu eliminieren.
• Sichern Sie Daten durch eine verschlüsselte Plattform, den Schutz von Kunden- und Spenderinformationen durch geschlossene Workflows und die Rechtmäßigkeit von Vereinbarungen durch einen digitalen Prüfpfad für jede Transaktion.

Die Total Economic Impact Study (PDF) von Forrester zu elektronischen Signaturen zeigte, dass nicht nur der Papierverbrauch zurückging, sondern auch eine Einsparung von 1,3 Stunden pro Transaktion aufgrund weniger manueller Signaturschritte. Reduzierte Papierdokumente sparten 11 $ pro Transaktion. Ihr Unternehmen kann Versandkosten, Papier, Tintendrucker und Scanner reduzieren. E-Signatur-Systeme können Ihnen jedoch auch dabei helfen, Effizienz, Kosteneinsparungen, Agilität und Kundenzufriedenheit zu erzielen und das Kundenerlebnis zu verbessern. Jetzt können Sie viel Zeit zurückgewinnen, die Sie für redundante Prozesse aufgewendet haben, und diese verwenden, um die Mission Ihrer gemeinnützigen Organisation zu unterstützen.

Jeder, der in einer Stiftung, einer gemeinnützigen Organisation oder einem Verein gearbeitet hat, weiß, dass Ihre Mission Ihr Mantra ist.

Es gibt keine größere Arbeit, als Kunden dabei zu helfen, ihr Leben zu ändern, Institutionen Zuschüsse zu gewähren, um wohltätige Zwecke zu finanzieren, oder Mitgliedern von Verbänden zu helfen, sich zu entwickeln.

Das heutige Arbeitsumfeld für Fachleute in gemeinnützigen Organisationen kann äußerst herausfordernd sein. COVID-19 und seine Folgen haben es den Mitarbeitern erschwert, mit weniger mehr zu erreichen. Sie müssen auch in der Lage sein, Fundraising-Trends vorherzusagen und sicherzustellen, dass die Datensicherheit und der Datenschutz nicht gefährdet werden.

Viele Menschen müssen ihre Mission jetzt in einem hybriden Format oder aus der Ferne erledigen.

Es gibt viele Überlegungen, die bei der Gewährung und Vergabe von Zuschüssen involviert sind. Diese erfordern eine sorgfältige Navigation, da die zugesagte Finanzierung verzögert oder plötzlich zurückgezogen werden kann. Das Personal muss bei der Planung und dem Programmmaterial einfallsreicher sein.

Große Resignation ist ein sehr reales Problem im Non-Profit-Bereich. Es gibt viele Personalwechsel und oft gibt es mehr als ein Stellenangebot. Erfolgreiche gemeinnützige Organisationen investieren in Technologie, um hybride Missionsumgebungen zu verwalten, Kunden und Mitglieder zufrieden zu stellen, Kosten zu senken und Einnahmen aus der Mittelbeschaffung zu sichern.

Sie können Dokumentenprozesse digital transformieren, um ihre Kunden besser zu bedienen, Geschäftsziele zu erhöhen, Risiken zu senken und Kunden-, Spender- und Mitarbeitererfahrungen zu modernisieren.

Gründe, warum gemeinnützige Organisationen von elektronischen Signaturen profitieren können

Suchen Sie nicht weiter, wenn Sie auf der Suche nach echten Helden sind, außer denen, die gemeinnützige Agenturen leiten. Diese Menschen arbeiten täglich unermüdlich daran, Dienste bereitzustellen, die Leben verändern können, sei es für die Armen, Bedürftigen oder Vertriebenen.

Gemeinnützige Arbeitnehmer sind oft sehr beschäftigt. Sie müssen die richtigen Werkzeuge haben, um ihnen zu helfen. Elektronische Signaturen werden im Non-Profit-Bereich immer beliebter. Wir betrachten die Vorteile elektronischer Signaturen für gemeinnützige Organisationen .

Schnellere Bearbeitungszeit für Dokumente

Diese Technologie ist deutlich schneller als papierbasierte Unterschriftenverarbeitungsverfahren. Die kostenlose elektronische Signatur eSignly wurde von mehr als einem Drittel (33 %) der Befragten verwendet, die langsame Bearbeitungszeiten beim Abschluss von Verträgen als ihre größte Herausforderung nannten. Die Mission einer gemeinnützigen Organisation hängt oft von ihrer Fähigkeit ab, Zeit zu sparen. Kritische Zuschüsse werden benötigt, um die Neuansiedlungsdienste für Flüchtlinge zu unterstützen. Diese muss genehmigt und verteilt werden.

Durchführung von zeitkritischen Schulungen für Mitglieder von Ärztekammern, um sie über die neuesten Pandemieentwicklungen auf dem Laufenden zu halten. Leben, Gesundheit und Wohlbefinden hängen oft voneinander ab. Es ist nicht notwendig, vorläufigen Papierkram zu haben. Praktikabilität beim Aushandeln von Vereinbarungen kann jedoch hilfreich sein. Die Zeit, die zum Erstellen und Versenden von Dokumenten benötigt wurde, verringerte sich um fast ein Drittel, als die befragten gemeinnützigen Organisationen die elektronische Signatur einführten. Im Durchschnitt dauerte die Fertigstellung des Dokuments zwei Tage.

Schnelleres Kunden-Onboarding

Um einen Kunden an Bord zu holen, der Dienstleistungen benötigt, müssen viele Formulare und Unterlagen ausgefüllt, unterschrieben und zurückgesendet werden. Diese Formulare müssen mit Feder und Tinte ausgefüllt werden. Dies kann dazu führen, dass mehr Zeit für Koordinierungssitzungen, das Einholen von Unterschriften, das Korrigieren von Fehlern und schließlich das Einholen von Genehmigungen aufgewendet wird.

Der Client-Onboarding-Prozess kann mit den richtigen Tools, wie z. B. elektronischen Signaturen, leicht vereinfacht werden. Kunden können Formulare von überall und mit jedem Gerät per E-Mail unterschreiben. Sie können auch Fehler und fehlende Informationen reduzieren, indem Sie auf jedem Formular deutlich angeben, welche Informationen erforderlich sind und wo Unterschriften erforderlich sind. eSignly bietet eine detaillierte Prüfung, die es Mitarbeitern von gemeinnützigen Organisationen ermöglicht, zu sehen, wo sich Formulare in jeder Phase des Prozesses befinden.

Interne Geschäftsprozesse auswählen und priorisieren

Finden Sie Ihre gemeinnützigen Bedürfnisse heraus und wählen Sie dann einen Ausgangspunkt aus. In welchen Bereichen wird eine E-Signatur-Lösung den größten Einfluss auf den Erfolg Ihrer gemeinnützigen Organisation haben? Betrachten Sie einen bestimmten Anwendungsfall, der die Vorteile elektronischer Signaturen aufzeigen kann. Sie können damit beginnen, sich wiederholende und manuelle Prozesse in einer Einheit Ihrer gemeinnützigen Organisation zu automatisieren, um einen reibungslosen Arbeitsablauf zu schaffen, der die Prozesszykluszeiten verkürzt.

Global Fund setzt eSignly in seiner Personalabteilung und im Grants Management ein. Es begann mit der Schaffung einer Abteilung in seinem digitalen Workflow. Dabei zeigte sich der Nutzen einer eSignatur-Lösung für interne Funktionen. Es konzentrierte sich auf Rekrutierungspraktiken und integrierte eSignly in seinen HR-Rekrutierungsablauf, um die Zeit, die für Panel-Evaluierungen benötigt wurde, von fünf Tagen auf einen Tag zu verkürzen.

Mitarbeiter des Global Fund müssen nicht mehr im Gebäude nach Dokumenten suchen. Die automatisierte Nachverfolgung in eSignly gibt ihnen einen deutlichen Prüfpfad. Manager können ihre Positionen jetzt schneller besetzen und die Talente finden, um kritische Zuschussprobleme schneller anzugehen.

Bessere Sichtbarkeit des Signaturstatus

Viele gemeinnützige Abteilungen wie Aufnahme, Finanzierung und Personalwesen müssen Dokumente gemeinsam nutzen, um Genehmigungen zu erhalten, Prozesskontrolle auszuüben und verschiedenen Fraktionen die Möglichkeit zu geben, als Checks and Balances zu fungieren. Transparenz ist in einer gemeinnützigen Organisation wichtiger denn je. Abteilungen können einen Massen-E-Mail-Versand- und Signierprozess verwenden, um wichtige Formulare mit Kunden, Mitarbeitern oder Mitgliedern zu teilen. Sie müssen auch alle Änderungen an Dokumenten in Echtzeit verfolgen. Manchmal sind mehrere Unterzeichner für Formulare erforderlich, z. B. Geschenkvereinbarungen. Auch Nonprofit-Organisationen benötigen einen Gesamtüberblick über den gesamten Prozess. Grants erfordern, dass Sie jeden Schritt des Genehmigungsprozesses überwachen. eSignature gibt Ihnen jederzeit Einblick in den Signaturstatus Ihrer Dokumente. So können Sie sehen, wer unterschrieben hat und wer unterschreiben muss.

Einfachere Zusammenarbeit an Dokumenten

Dokumente und Formulare müssen oft zwischen mehreren Abteilungen innerhalb einer Wohltätigkeitsorganisation geteilt werden. Endgültige Genehmigungen und Überprüfungen müssen vorgenommen werden, und alle fehlenden Informationen müssen ausgefüllt werden. Elektronische Signaturen sind ein großartiges Werkzeug für gemeinnützige Organisationen, um die Zusammenarbeit zu erleichtern.

Mitarbeiter gemeinnütziger Organisationen können durch die Verwendung elektronischer Signaturen einfacher an wichtigen Dokumenten zusammenarbeiten. Gibt es Informationen, die Sie benötigen, um ein Formular auszufüllen, wenn eine Frist näher rückt? Es ist ganz einfach, die Informationen per E-Mail direkt an die richtige Person zu senden! Müssen Sie wichtige Formulare an mehrere Mitarbeiter senden? Mit nur wenigen Klicks können Sie wichtige Formulare in großen Mengen an Ihre gesamte Organisation senden!

Verbesserte Mitarbeiterzufriedenheit

Natürlich erfüllt die Arbeit, die sie für die Kunden leisten, die Mitarbeiter. Es ist schwierig, die Mitarbeiter in ihrem Job zufrieden zu stellen. eSignly eSignature ist ein Tool, das gemeinnützigen Organisationen dabei hilft, ihre Mitarbeiter zu unterstützen, indem es das Unterzeichnen von Vereinbarungen erleichtert.

eSignature hilft den Mitarbeitern, sich auf die gemeinsame Mission zu konzentrieren und gibt ihnen das Gefühl, geschätzt zu werden. Es gibt ihnen auch einen modernen Technologieprozess, der es ihnen ermöglicht, effizienter bei ihrer Arbeit zu sein. Mit eSignly konnten die befragten Mitarbeiter zufrieden sein, indem sie die betriebliche Effizienz deutlich steigern, die Erfahrung von Spendern, Stipendiaten und Kunden verbessern und die Datensicherheit durch digitale Transformation unterstützen. Zuschüsse sind viel einfacher zu gewähren und unkomplizierter zu erhalten. Es ist einfacher, Geschenke und Spender zu verwalten.

Es ist einfach, Steuern zu melden. Anmeldungen für Freiwillige und Verzichtserklärungen sind einfacher. Als Mitgliedsvorteil können Verbände Software-Rabattverträge anbieten. Die Personalabteilung kann bei der Personalarbeit produktiver sein als bei der Papierarbeit.

Verbesserte Mitarbeiterproduktivität

35 % der befragten gemeinnützigen Organisationen hatten Schwierigkeiten, Dokumente weiterzuleiten, die mehrere Unterzeichner oder Überprüfungen erforderten, bevor sie die elektronische Signatur einführten. Ihre Mitarbeiter können jetzt mit eSignature Dokumente, wie z. B. Angebote für neue Mitarbeiter und Spenderzusagen, einfach weiterleiten und teilen. Bedingtes Routing ermöglicht es Ihnen, Signatur-Workflows so anzupassen, dass verschiedene Empfänger das Dokument nur signieren, wenn bestimmte Bedingungen erfüllt sind. Die Gesamtproduktivitätssteigerung in den von eSignature befragten gemeinnützigen Organisationen betrug 66 %.

Weniger Fehler und Auslassungen

In einem Dokument, dessen Frist näher rückt, fehlen Informationen aufgrund von versehentlicher Fahrlässigkeit eines Unterzeichners oder versehentlichem Missbrauch eines alten Formulars durch einen Mitarbeiter. Vor der Einführung von eSignature führten 37 % der gemeinnützigen Organisationen Datenqualität und Signaturfehler als Nummer drei auf ihrer Liste an. Mit eSignature können Sie benutzerdefinierte Vorlagen für gängige Formulare erstellen, um sicherzustellen, dass die neuesten Versionen in Ihrer gesamten Organisation verfügbar sind. Gemeinnützige Organisationen müssen die Bewerbungsprozesse für Kunden und Freiwillige für Mitarbeiter und Bewerber vereinfachen.

Durch das direkte Einbetten von Formularen auf ihren Websites können gemeinnützige Organisationen menschliche Fehler oder Auslassungen reduzieren. Dadurch werden den Benutzern alle unvollständigen oder nicht ausgefüllten Formulare angezeigt. eSignature ermöglicht es Antragstellern auch, E-Mail-Formulare direkt an die Formulare zu senden. Es macht sie auch auf Fehler und Auslassungen aufmerksam. Ihre gemeinnützige Organisation muss das Sammeln von Spenden für die Spender einfach und problemlos machen. Gemeinnützige Mitarbeiter müssen in der Lage sein, eingehende Spendenströme einfach zu verwalten. Verwendung von eSignatur; Sie können Spendenformulare auf Ihrer Website einbetten. Spender können E-Mail-Anfragen auch direkt über eSignature senden. Dies ermöglicht einen genauen und schnellen Zugriff. Gönner können in nur wenigen Minuten von überall aus schnell und präzise Spenden tätigen.

Verbessert die Datensicherheit und den Datenschutz, senkt das Risiko

Gemeinnützige Organisationen sind für den Schutz und die Verwaltung sensibler Daten verantwortlich. eSignature ist ein nützliches Tool, mit dem Sie Risiken reduzieren und die Datensicherheit erhöhen können. Die Geheimhaltung von Kunden- und Spenderidentitäten ist unerlässlich, um eine gemeinnützige Organisation erfolgreich zu führen und Ihr Team auf die Bereitstellung unternehmenskritischer Dienstleistungen zu konzentrieren. Laut unserer Umfrage äußerten 27 % der gemeinnützigen Organisationen ständige Bedenken hinsichtlich der Datensicherheit. Bis sie eSignly eSignature eingeführt haben, das heißt. 47 % der Befragten berichteten, dass die Nutzung der Plattform den Datenschutz verbessert habe. E-Signaturen sind keine nassen Signaturen. Sie werden mit einer elektronischen Aufzeichnung geliefert, die als starker Prüfpfad und Beweis dafür dient, dass die Transaktion stattgefunden hat. eSignature kann von Unterzeichnern verwendet werden, um die informierte Zustimmung für die Gesundheitsversorgung von Kunden oder andere sensible Situationen zu bestätigen. eSignature bietet auch viele Optionen, um die Identität eines Unterzeichners zu überprüfen, bevor er unterschreibt. Dazu gehören SMS, E-Mail, wissensbasierte Authentifizierung und ID-Verifizierung.

Reduzierung des Papierverbrauchs

Gemeinnützige Organisationen sind immer auf der Suche nach Möglichkeiten, ihren Service zu verbessern. Papierbasierte Vereinbarungen verlangsamen den Prozess und erfordern zusätzliche Schritte zum Drucken und Speichern der Dokumentation. eSignature hat den natürlichen Vorteil, Geld und Papier zu sparen. Davon profitiert auch die Umwelt. Jeder Dollar, der durch die Reduzierung des Papierverbrauchs eingespart wird, kommt Ihren Wählern zugute. 39 % der befragten gemeinnützigen Organisationen gaben an, dass sie nach der Einführung der elektronischen Signatur einen Rückgang des Papierverbrauchs feststellen konnten.

Dies war mehr als ein Drittel der gesamten Reduzierung des Papierverbrauchs. Gibt es gute Gründe, auf papierlose Verträge umzusteigen oder nicht? Das Verfolgen von Einverständniserklärungen von Freiwilligen kann Ihre internen Ressourcen schnell erschöpfen. Die Digitalisierung wird die Effizienz steigern und Kosten senken. Es wird Ihnen auch helfen, Bäume zu retten.

Budgetmaximierung

Gemeinnützige Organisationen sind für ihre Grundprinzipien und ihre Stärke bekannt. Sie nutzen jeden Dollar in vollen Zügen. Spendenkampagnen, Veranstaltungen, wohltätige Spenden und Zuschüsse sind alles Möglichkeiten, mit denen gemeinnützige Organisationen Geld verdienen. Sie verkaufen auch verschiedene Produkte und Dienstleistungen. Es ist wichtig, dass jeder ausgegebene und verdiente Dollar verbucht wird. Dies macht das Spesenabrechnungsmanagement unerlässlich.

Teammitglieder von Wohltätigkeitsorganisationen können Ausgaben genehmigen, Unterschriften von Spendern sammeln und Spesenabrechnungen an Buchhaltungsmanager senden.

Best Practices für elektronische Signaturen im Non-Profit-Bereich

Dies sind die vier wichtigsten Dinge, die Sie beachten sollten, wenn Sie eSignly für Ihre gemeinnützige Organisation verwenden.

Bewerten und bilden Sie Ihren digitalen Workflow ab

Abhängig von der gemeinnützigen Organisation, für die Sie arbeiten, können Sie wöchentlich Hunderte von Dokumenten erstellen und bereitstellen. Wie werden Dokumente erstellt? Wer genehmigt sie? Was können Sie tun, um die Effizienz bei der Bereitstellung zu verbessern? Es ist eine gute Idee, sich einen Moment Zeit zu nehmen, um alle Schritte aufzuzeichnen, die Sie gerade unternehmen, und ein Workflow-Diagramm zu erstellen, das Ihren gesamten Prozess abbildet. Hier ist ein Beispiel, wie einer aussehen könnte. Wenn einer der drei Vorschläge verloren geht, könnte sich der Prozess verlangsamen.

Sie sollten sich jetzt überlegen, wie Sie die Redundanzen im oben beschriebenen Prozess vermeiden können.

Möglicherweise benötigen Sie keine Unterschrift Ihrer Rechtsabteilung, um zu bestätigen, dass das Dokument während des digitalen oder Papierprozesses nicht geändert wurde. Der Audit Trail ist rechtsverbindlich mit elektronischen Signaturen, die über eSignly erstellt werden. Der Prüfpfad enthält ein manipulationssicheres Siegel und eine Abfolge chronologischer Ereignisse von der Erstellung des Dokuments bis zur Unterzeichnung und Rücksendung an den Urheber. Ein Audit-Trail enthält das Datum, den Zeitstempel und die IP-Adresse der Transaktion.

Interne Geschäftsprozesse auswählen und priorisieren

Finden Sie Ihre gemeinnützigen Bedürfnisse heraus und wählen Sie dann einen Ausgangspunkt aus. In welchen Bereichen wird eine E-Signatur-Lösung den größten Einfluss auf den Erfolg Ihrer gemeinnützigen Organisation haben? Betrachten Sie einen bestimmten Anwendungsfall, der die Vorteile elektronischer Signaturen aufzeigen kann. Sie können damit beginnen, sich wiederholende und manuelle Prozesse in einer Einheit Ihrer gemeinnützigen Organisation zu automatisieren, um einen reibungslosen Arbeitsablauf zu schaffen, der die Prozesszykluszeiten verkürzt.

Testakzeptanz durch Benutzer

Bevor Sie Ihren Anwendungsfall testen:

1. Teilen Sie den Workflow mit denen in Ihrer gemeinnützigen Organisation, die die Initiatoren sein werden.
2. Bitten Sie externe Stakeholder um Hilfe, um Ihren Prozess zu testen.
3. Holen Sie nach Abschluss der Testphase Feedback von internen und externen Testern zu allen Prozessphasen ein.
4. Beheben Sie alle Probleme.
5. Testen Sie erneut.

Entwickeln Sie eine Implementierungsstrategie

Um einen Standardansatz für Ihre nächsten Einheiten oder Regionen zu entwickeln, können Sie die gewonnenen Erkenntnisse und das Feedback aus Ihrem Pilotprogramm nutzen. Erstellen Sie einen Plan, um sicherzustellen, dass der neue Ansatz schnell und effektiv übernommen wird. Sie können den Ansatz auf jede Einheit zuschneiden, indem Sie individuelle Ziele und Zielsetzungen einbeziehen.

Der Schlüssel zum Mitnehmen

Jede gemeinnützige Organisation, die nach einer Möglichkeit sucht, die Schwierigkeiten manueller Signaturen zu vermeiden, wird feststellen, dass die elektronische Signatur von eSignly die beste Option ist. Sie können von eSignly aus praktisch überall und jederzeit senden und signieren. Mehr als eine Milliarde Transaktionen wurden mit eSignature von mehr als einer Million Kunden aus über 180 Ländern in über 18 Sprachen abgeschlossen. Es ist einfach zu bedienen – die Umfrageteilnehmer konnten eSignly innerhalb von durchschnittlich 16-20 Arbeitstagen implementieren.

Unternehmen können eSignly für gemeinnützige Organisationen verwenden:

• Bieten Sie die digitale, sichere und mobilfreundliche Erfahrung, die Kunden, Spender, Mitarbeiter und Freiwillige jetzt erwarten.
• Reduzieren Sie die Kosten, indem Sie die Prozesse für Kunden und Freiwillige optimieren. Dazu gehören die Automatisierung von Aufnahmepaketen, Mitgliedschaftsformularen und die Authentifizierung von Einverständniserklärungen. Es rationalisiert auch die Back-Office-Prozesse für die Verwaltung von Zuschüssen, die Personalabteilung und die Beschaffung.
• Automatisieren Sie Arbeitsabläufe mit eSignature. Verbinden Sie eSignature mit Client- und Donor-Relationship-Management-, Grants- und Grants-Management-Systemen. Es werden sichere Interaktionsprotokolle erstellt, die verwendet werden können, um Fehler zu reduzieren und praktisch alle manuellen Schritte zu eliminieren.
• Sichern Sie Daten durch eine verschlüsselte Plattform, den Schutz von Kunden- und Spenderinformationen durch geschlossene Workflows und die Rechtmäßigkeit von Vereinbarungen durch einen digitalen Prüfpfad für jede Transaktion.

Die Total Economic Impact Study (PDF) von Forrester zu elektronischen Signaturen zeigte, dass nicht nur der Papierverbrauch zurückging, sondern auch eine Einsparung von 1,3 Stunden pro Transaktion aufgrund weniger manueller Signaturschritte. Reduzierte Papierdokumente sparten 11 $ pro Transaktion. Ihr Unternehmen kann Versandkosten, Papier, Tintendrucker und Scanner reduzieren. E-Signatur-Systeme können Ihnen jedoch auch dabei helfen, Effizienz, Kosteneinsparungen, Agilität und Kundenzufriedenheit zu erzielen und das Kundenerlebnis zu verbessern. Jetzt können Sie viel Zeit zurückgewinnen, die Sie für redundante Prozesse aufgewendet haben, und diese verwenden, um die Mission Ihrer gemeinnützigen Organisation zu unterstützen.