Un vendedor vive una existencia dual: veloz y ágil cuando vende pero empantanado con papeleo cuando cierra tratos. Algunos de los desafíos que enfrenta un vendedor hacia el final del proceso de ventas pueden ser inevitables. Por ejemplo, retrasos en aprobaciones y firmas adicionales.

Sin embargo, algunas personas son conocidas y fáciles de detectar. El mayor de ellos es la demora en completar la documentación específica de la venta. Con múltiples oportunidades en camino, un vendedor experimentado se enfrenta a mucho papeleo, sin mencionar la rutina diaria de imprimir, llenar y escanear.

Nuestros clientes nos dicen que dedicaron el 36 por ciento de sus sesiones a tareas administrativas. Si eres uno de nuestros clientes, quizás te preguntes cómo puedes reducir la cantidad de horas que necesitas dedicar a las tareas administrativas. Hemos recopilado todo lo que sabemos en esta guía para usted.

10 razones por las que los líderes de ventas están cambiando a la tecnología de firma electrónica

Los equipos de ventas a menudo no pueden moverse rápidamente a través de su tubería.

Los equipos de ventas dedican solo el 39 por ciento de sus horas de trabajo a vender productos o servicios. La mayor parte del 61 por ciento restante se dedica al trabajo administrativo, que incluye responder correos electrónicos, administrar reuniones y asistir a sesiones de capacitación.

A las empresas les cuesta tiempo y esfuerzo gestionar los contratos físicos porque tardan en promedio de 5 a 6 días en completarse.

Las firmas electrónicas permiten a las empresas reducir las tareas administrativas y otras tareas mundanas, mejorando así su eficiencia general en un 45 por ciento en comparación con la empresa promedio.

Aquí hay otras 10 formas en que las empresas utilizan la tecnología de firma electrónica.

Las firmas electrónicas reducen los costos

Según una encuesta de Adobe, el 61 % de los líderes empresariales afirman que han visto importantes ahorros de costos al implementar firmas electrónicas.

Esto no es sorprendente si está pensando en el costo de procesar documentos. En promedio, un trabajador estadounidense gasta $8,000 por año en material de oficina para una empresa de 100 personas, lo que equivale a $80,000 por año.

Por supuesto, las firmas digitales constituyen solo una pequeña parte del volumen total de papeleo producido por las empresas en la actualidad. Sin embargo, representan un paso importante en la reducción del número de copias necesarias para transacciones comerciales importantes. Además, la solución de firma electrónica a menudo permite compartir archivos en línea de forma segura sin necesidad de espacios físicos de oficina.

Aumente la eficiencia

Un estudio de McKinsey encontró que el 39 % de los ingresos totales de una empresa proviene de solo el 39 % del tiempo de sus empleados.

Un estudio de Harvard Business Review encontró que el 21 por ciento del tiempo de un vendedor se dedicaba a tareas administrativas.

La única forma de mejorar la productividad es brindar a sus vendedores las herramientas que necesitan para tener éxito.

La principal razón por la que los vendedores fracasan es que están desorganizados.

Una vez que su equipo de ventas adopte las firmas electrónicas, notará un flujo de trabajo mejorado para su empresa.

Sus documentos se vuelven digitales, lo que facilita el acceso a ellos en cualquier lugar y en cualquier momento.

Ya no hay ninguna brecha entre su estrategia de marketing y la ejecución.

El papeleo no es necesario para los documentos digitales. Mientras estén almacenados en línea, pueden estar disponibles instantáneamente para cualquier persona que los necesite.

No hay necesidad de archivadores, fotocopiadoras o impresoras tradicionales. Todo se almacena en su sistema de almacenamiento en línea seguro.

Supervise los contratos de venta en tiempo real

La visibilidad en tiempo real no siempre es posible, lo que puede causar todo tipo de retrasos y malentendidos.

Automatice algunos de sus procesos para rastrear fácilmente lo que ya se ha hecho y lo que debe hacerse a continuación. Puede usar el software de firma electrónica gratuito para asegurarse de que nadie más cambie estos documentos sin su aprobación.

Puede usar esta función para realizar un seguimiento del progreso de los contratos a lo largo de su embudo de ventas. Si un contrato se retrasa en el camino, puede ver dónde sucedió eso.

Ahora puede responder de inmediato para asegurarse de que el documento no se quede atascado en la cola para siempre. En otras palabras, si puede eliminar esos molestos cuellos de botella, puede acelerar el tiempo de procesamiento.

Dé a su equipo de ventas un impulso en la productividad

Los vendedores que pasan demasiado tiempo tratando de cerrar tratos pueden agotarse y perder la motivación.

Como líder de equipo, debe asegurarse de que sus vendedores tengan las herramientas adecuadas para ayudarlos a vender de manera efectiva.

Debes incluir la persecución de prospectos y clientes como parte de la firma de contratos. Ya tienen suficiente encima de sus platos sin tener que lidiar contigo.

Según las estadísticas, los vendedores solo hablan con los prospectos menos de un tercio de su tiempo.

Puede usar firmas digitales para firmar documentos electrónicamente para ahorrar tiempo y esfuerzo.

No necesitarán perder tiempo buscando estos documentos y los clientes que se supone que deben representar. Por lo general, requerirían numerosos correos electrónicos e intentos de llamadas telefónicas para comunicarse con ellos.

Como no tendrán que hacerlo, pueden aumentar su productividad centrándose en aumentar la generación de clientes potenciales y desarrollar relaciones sólidas.

Reduzca la administración y mejore la productividad

La administración es el mayor desperdicio de recursos de la empresa. Con tantos nombres diferentes, números de contacto, horarios de reuniones y tanta otra información para realizar un seguimiento, es una gran carga para los equipos de ventas.

Y, sin embargo, cuanto más tiempo pasan los vendedores realizando tareas mundanas y limpiando bases de datos, es menos probable que puedan dedicar sus valiosas horas de venta.

Por supuesto, el elemento humano es esencial para cualquier venta. La automatización solo puede llevarnos hasta cierto punto; también debemos interactuar con nuestros clientes. Y la mejor manera de hacerlo es cara a cara. Eso significa dejar de lado sus teléfonos y computadoras portátiles y salir al campo.

Con una solución de firma electrónica automatizada, las empresas pueden eliminar las tediosas tareas administrativas asociadas con los contratos en papel que implican firmar, escribir, escanear, enviar por correo y esperar su devolución antes de que puedan ser firmados por las partes involucradas.

Puede completar contratos, enviar correos electrónicos para firmas, programar cazadores digitales, recibir y almacenar documentos automáticamente, ¡y listo! Todo en unos simples pasos.

Menos errores de documentos

Las empresas y las personas pueden utilizar aplicaciones de software de firma electrónica (como eSignly) para crear firmas electrónicas para varios tipos de archivos. Ofrecen numerosos beneficios adicionales, incluida la reducción del tiempo dedicado a firmar cada documento y el aumento de la precisión de las firmas.

Las investigaciones han demostrado que las aplicaciones de firma electrónica (o "testigo electrónico") reducen la cantidad total de errores en un promedio del 80 %, de aproximadamente 15 por documento a solo 3. Los escritores, gerentes y abogados pueden usar un conjunto de herramientas automatizadas aprobaciones, plantillas, bibliotecas de contenido, que funcionan en conjunto para garantizar que los documentos se aprueben rápida y correctamente.

Mayor lealtad del cliente

La firma electrónica (también conocida como firma electrónica) no solo mejora los procesos internos de la empresa; también afecta positivamente la experiencia del cliente, aumentando la satisfacción y lealtad del cliente. Cuando las empresas implementan soluciones de firma electrónica, normalmente ven un aumento en su puntaje de promotor neto.

Las firmas electrónicas ofrecen una variedad de beneficios tanto para clientes como para abogados.

Las firmas electrónicas permiten a las personas firmar acuerdos legales utilizando firmas electrónicas desde cualquier dispositivo. Las soluciones de gestión de contratos pueden ayudar a las empresas a entregar propuestas y otros trámites legales sin enviarlos por correo.

Además, el nivel adicional de protección proporcionado por las firmas electrónicas asegura a los clientes que sus acuerdos no se perderán ni extraviarán.

Establecer documentación legal, segura y protegida

Las firmas electrónicas en documentos digitales son legalmente vinculantes.

Con la dirección IP, la ubicación geográfica, la marca de tiempo y la verificación de correo electrónico, obtiene un seguimiento de datos completo en comparación con los registros en papel. Esto es ideal para cuando necesita responsabilidad y verificabilidad.

Dentro de su panel de eSignly, puede acceder a esta información en cualquier momento. También puede recibir una notificación cada vez que se agreguen nuevas firmas a su cuenta.

Todos los archivos importados se guardan automáticamente como PDF para mayor seguridad.

Aunque sus documentos pueden almacenarse en tránsito o en un servidor, siempre se mantienen seguros mediante el cifrado. Entonces, incluso si alguien logra piratear su sistema, no podrá acceder a ninguna información confidencial.

La documentación digital es más segura y fácil de administrar que sus viejos y oxidados archivadores. Período.

Puede agregar otro nivel de protección para sus archivos comerciales confidenciales con diferentes opciones de acceso de usuario.

Nos hemos asegurado de que nuestros servicios cumplan con las nuevas leyes de protección de datos personales, para que no tengas que preocuparte por nada.

Facturación más rápida

Los equipos de ventas y marketing a menudo se quejan unos de otros porque difieren.

En primer lugar, los pagos de bonificaciones y comisiones de ventas dependen de informes precisos, y los gerentes financieros usan información precisa para facturar en consecuencia.

En algún lugar a lo largo de la línea, ocurre una desconexión. Los vendedores dicen que han realizado una determinada cantidad de ventas en el mes, pero las cifras no coinciden cuando se publican los informes financieros.

Por lo general, tiene algo que ver con un error cometido por el equipo de ventas o el departamento de finanzas.

¡Necesitas un software de firma electrónica para tu equipo de ventas!

Los vendedores a veces reciben facturas de clientes a los que aún no se les ha facturado.

Mantenga contento a su equipo de finanzas facilitándoles el acceso a sus informes, y mantenga contento a su equipo de ventas manteniéndolos actualizados sobre

Suponga que sus acuerdos digitales firmados u órdenes de compra (PO) van directamente a su equipo de finanzas. En ese caso, podrán facturar a su cliente por ellos de inmediato, eliminando cualquier posible retraso en los pagos.

Ajuste el documento sin problemas

A medida que avanzan los proyectos, no es inusual que los clientes soliciten cambios en los contratos. Podría deberse a que aprenden más sobre los requisitos y los procesos comerciales.

No tiene que estar en su escritorio para editar su documento. Puede acceder a su documento desde cualquier lugar (como durante un viaje de negocios) y realizar cambios.

Puede usar su computadora o teléfono inteligente para ver el documento y editarlo. Después de eso, todos los demás también pueden agregar sus firmas. ¡Es muy fácil!

Cosas a considerar al elegir el software de firma electrónica

Es importante investigar para determinar si un proveedor de servicios de firma en particular es adecuado para las necesidades de su empresa.

Al elegir entre diferentes soluciones de firmas digitales, tenga en cuenta estas características principales:

¿Ofrece una experiencia de usuario intuitiva?

Una de las cosas más importantes a considerar al elegir un software de firma electrónica es su facilidad de uso. Si inviertes tiempo en capacitar a tu personal, te recomendamos utilizar un producto que les haga la vida más fácil.

Un buen consejo para elegir un sistema CRM es elegir algo fácil de usar e intuitivo. Por ejemplo, para crear un nuevo registro de cliente, no debería necesitar seguir varios pasos antes de crear ese registro. Debería poder hacerlo rápida y fácilmente.

Integraciones CRM

La mayoría de las empresas utilizan software de gestión de relaciones con los clientes (CRM). Algunos de los mejores CRM se integran bien con otras aplicaciones, plataformas y tecnologías, lo que permite optimizar los procesos comerciales.

Una solución efectiva de firma electrónica lo ayudará a rastrear todo, desde su sistema de gestión de relaciones con los clientes (CRM), ahorrándole mucho tiempo de administración.

Característica de evidencia de manipulación

Lo primero que debe hacer antes de seleccionar un proveedor de firma electrónica es asegurarse de que ofrezca una función a prueba de manipulaciones. Esto le permitirá comprobar si sus documentos se modificaron después de que una persona los firmara. Algunos proveedores ofrecen características a prueba de manipulaciones. Otros solo ofrecen firmas digitales. Consulte las ofertas de cada compañía para saber cuánta protección está recibiendo.

Debe asegurarse de que las firmas electrónicas manipuladas se registren de inmediato. Si espera hasta el final de todo el contrato, es posible que no haya forma de probar que las firmas fueron manipuladas. Por lo tanto, es mejor registrarlos inmediatamente después de firmarlos.

La tecnología de evidencia de manipulación debe ser capaz de mostrar cualquier cambio no deseado intentado en una hoja de papel firmada. Además, puede asegurarse de que una persona que firma un acuerdo no haya manipulado el papel antes de firmarlo. Además, también puede asegurarse de que el primer firmante no haya manipulado el acuerdo después de firmarlo. Una solución de firma electrónica moderna proporciona tales facilidades. Tal solución le permite crear una hoja de papel firmada sin manipulaciones. Por lo tanto, el papel no puede ser alterado una vez que ha sido firmado.

Acceso a la evidencia

A continuación, considere qué tipo de firmas electrónicas desea utilizar. Puede elegir entre marca de agua digital y firma digital. Ambos tipos de firmas electrónicas ofrecen algún tipo de seguridad contra la falsificación. Sin embargo, difieren significativamente en cuanto a su capacidad para proporcionar pruebas de autenticidad. Por ejemplo, la marca de agua digital no ofrece ninguna prueba de autenticidad. Por el contrario, la firma digital proporciona tanto pruebas de integridad como pruebas de autenticidad.

Debes buscar una solución de firma electrónica que te ayude a probar la validez e integridad de un documento. Esto significa que la prueba de la firma digital debe ir directamente a las propias firmas electrónicas NDA firmadas. Busque una solución de firma electrónica que utilice estándares abiertos e infraestructuras de clave pública (PKI).

Con la evidencia, uno podía acceder a ella en cualquier momento, incluso después de años. Uno no encontraría esta conveniencia en todas las plataformas de firmas electrónicas, especialmente aquellas vinculadas a formatos propietarios. Este proveedor debe visitar el sitio del proveedor de servicios para obtener información sobre las firmas. Esto puede sonar plausible por un corto período. Pero piense en escenarios a largo plazo.

Por ejemplo, ¿qué sucede cuando los servidores del proveedor se caen? ¿Qué sucede si el proveedor cambia su tecnología después de 10 años y debe usar una firma para probarlo en la corte? En estos casos, es posible que no pueda acceder al documento original.

Cumplimiento

Las firmas electrónicas brindan otra ventaja para las empresas que realizan negocios a través de las fronteras. Les permiten intercambiar documentos en línea de forma segura sin pasar por los largos y costosos procesos en papel que requieren los métodos tradicionales. Sin embargo, primero deben validarse antes de que sean legalmente vinculantes.

Para ayudar a garantizar la autenticidad de los documentos electrónicos enviados de un país a otro, la Unión Europea ha establecido una regulación sobre el Servicio de Identificación, Autenticación y Confianza Electrónica (eIDAS).

Si su empresa se dedica a los pagos electrónicos, se recomienda que se utilicen firmas electrónicas.

Flexibilidad con KYC

Las regulaciones de KYC a menudo requieren que los clientes proporcionen detalles de identificación adicionales antes de firmar contratos. Estos pueden incluir el envío de un mensaje SMS o la protección de documentos con contraseñas que solo sus clientes conocerían.

Dicho esto, no todos los tipos de documentos son iguales. Por ejemplo, un contrato tiene mucho más peso legal que una hoja de tiempo de un empleado. Cuando busque su solución de firma digital, asegúrese de ver qué tan flexibles son las opciones de firma, ya que algunos proveedores son restrictivos con sus paquetes corporativos.

¿Se integra con mis herramientas existentes?

Probablemente esté haciendo malabarismos con docenas de aplicaciones comerciales diferentes para administrar las tareas diarias. La integración de firmas electrónicas en estas herramientas ayudará a los empleados a ser más productivos de inmediato.

Si eso no se ajusta a sus necesidades, vea si la solución ofrece una API potente y flexible que le permite a su empresa crear firmas electrónicas intuitivas dentro de sus herramientas. Esto ahorrará tiempo a sus empleados.

¿Qué nivel de seguridad ofrece el software?

Una cosa importante a tener en cuenta al seleccionar una solución de firma electrónica es asegurarse de que sus datos estén seguros. Algunas soluciones proporcionan mejores niveles de seguridad que otras.

De forma predeterminada, use el cifrado SSL cuando almacene datos confidenciales en línea. También debe configurar un sistema preciso para rastrear quién firmó qué documento y cuándo lo hizo.

¿El proveedor de firma electrónica tiene una reputación favorable en la industria?

Se recomienda encarecidamente investigar antes de firmar en la línea de puntos. Descubra lo que otros están haciendo y aprenda de ellos. Mire la reputación de los socios potenciales y elija uno con un buen historial. Los foros en línea pueden ayudarlo a evaluar las capacidades de los proveedores y determinar si son adecuados para sus necesidades.

Medidas de autenticación

Los factores de autenticación deben ser su primera prioridad al elegir un sistema de firma electrónica. Asegúrate de que tus documentos no vayan a parar a manos equivocadas en ningún momento.

El ejemplo más básico de autenticación de dos factores es una combinación de un nombre de usuario/contraseña con un mensaje SMS enviado a su dispositivo móvil. La importancia y la sensibilidad de la información varían mucho entre los diferentes documentos y formularios. Por lo tanto, también puede encontrarse con la necesidad de niveles más altos de seguridad. ¡No desea que su proveedor de firma electrónica abra sus documentos a un acceso no autorizado!

Debe determinar si el comerciante ha proporcionado varias formas de verificar la identidad de la persona que se registra en la cuenta. Una forma es mediante el uso de autenticación basada en correo electrónico. Cuando alguien hace clic en un enlace enviado por correo electrónico, se le dirige directamente a la página de pago.

La autorización basada en el conocimiento (KBA) es una de varias medidas simples pero efectivas para autenticar la identidad de los signatarios de transacciones electrónicas. Requiere que el usuario responda preguntas de opción múltiple que prueban su conocimiento de los hechos sobre el titular de la cuenta bancaria. Si el usuario responde correctamente, obtiene acceso a la transacción.

Por ejemplo, algunos proveedores pueden implementar la tecnología "Compartir preguntas" donde un cliente responde un conjunto de preguntas personales (por ejemplo, nombre, dirección) que el proveedor conoce. Si el cliente responde correctamente, puede autenticarse y permitirle completar la transacción. Sin embargo, suponga que el cliente no responde correctamente ninguna de las preguntas de uso compartido. En ese caso, no pueden continuar con la transacción.

personalización

Para crear una impresión positiva de servicio al cliente, el marketing por correo electrónico debe personalizarse. La personalización incluye personalizar los correos electrónicos agregando imágenes, logotipos, colores, fuentes, etc.

Antes de enviar correos electrónicos solicitando que las personas firmen documentos, verifique que la plataforma le permita agregar el logotipo de su empresa.

Las herramientas avanzadas como eSignly ofrecen estas funciones de firma adicionales y están disponibles para su uso en más de 15 idiomas, por lo que las empresas que operan a nivel internacional pueden beneficiarse de ellas.

Compatibilidad con teléfonos inteligentes

A medida que los teléfonos inteligentes se integran más en nuestra vida diaria, es importante asegurarse de que los sitios web se vean bien en ellos.

Si está ofreciendo a sus clientes la capacidad de realizar negocios digitalmente a través de sus teléfonos inteligentes, considere usar una aplicación que les permita acceder a los servicios de su empresa sin descargar nada.

Algunos programas gratuitos de firma electrónica, como eSignly, permiten a los destinatarios crear sus firmas, agregar firmas y editar firmas existentes desde cualquier lugar con un teléfono inteligente o una tableta.

La conclusión clave

Las firmas electrónicas brindan beneficios adicionales más allá de reducir el ciclo de ventas y ayudar a cerrar contratos.

En última instancia, ofrecen mejores controles de edición y producción de documentos que los métodos tradicionales, lo que evita actualizaciones tediosas y duplicados.

También ayudan a las empresas a administrar mejor sus procesos de ventas al proporcionar herramientas para notificaciones y digitalizar cada parte del ciclo de ventas.
Por último, ayudan a los gerentes a dejar que sus empleados se alejen de las tareas de bajo valor y se centren en lo que cuenta: la relación con el cliente.

Ya no es solo por marketing.