Las firmas electrónicas tienen mucho que ofrecer a los contadores y empresas contables

La contabilidad se ocupa de mucho papeleo. Pronto, la mayoría de las transacciones con firma se realizarán en dispositivos móviles. Los profesionales de la contabilidad deben estar preparados para permitir que las soluciones de firma electrónica transmitan documentos electrónicamente.

Una solución de firma electrónica ofrece a los contadores muchos beneficios, incluido el mantenimiento de registros de auditoría de todos los formularios de consentimiento y acuerdos firmados. Es importante mencionar que los documentos confidenciales se pueden mantener seguros y protegidos de la exposición accidental.

Covid-19 hizo posible que las personas trabajaran de forma remota. El 20% de los estadounidenses usaban Internet para trabajar antes de la pandemia. Sin embargo, ese número aumentó al 71% después del brote. Más del 54% de los encuestados dijeron que les gustaría seguir trabajando de forma remota.

El teletrabajo requiere que gestiones el papeleo dentro de tu negocio. Los procesos comerciales complejos pueden dificultar el paso a la contabilidad en la nube. La firma de documentos es una de las tareas que más tiempo consumen a los contadores y tenedores de libros.

Las firmas electrónicas le permiten firmar documentos de forma rápida y económica. Puede mejorar la productividad en un 85 % y ahorrar entre un 55 % y un 80 % en sus procesos de firma de documentos cambiando a la firma electrónica.

Muchos tenedores de libros y contadores completan formularios electrónicamente. Para acelerar el proceso, se puede utilizar el software gratuito de firma electrónica .

Beneficios que Ofrecen las Firmas Electrónicas a las Firmas de Contabilidad

La contabilidad es una industria distinta. Sin embargo, es importante para individuos y empresas en casi todas las industrias. Los profesionales de la contabilidad son responsables de la planificación fiscal, la contabilidad, la nómina, la gestión financiera, la contabilidad y la planificación financiera. Esto garantiza el cumplimiento, el crecimiento empresarial saludable, la gestión y el cumplimiento. Estos tipos de trabajo requieren enfoques inteligentes, estructurados y bien informados. También están optimizados para garantizar la máxima precisión y eficiencia. Las firmas electrónicas están aquí para ayudar. Discutiremos los muchos beneficios prácticos y únicos de las firmas electrónicas para los contadores.

Acelere los procesos contables

La implementación de una solución de firma electrónica para pequeñas empresas a menudo se trata de aumentar las ventas. Sin embargo, los departamentos de contabilidad también pueden verse afectados por la implementación.

En lugar de lidiar con una gran cantidad de papeleo, que puede requerir múltiples firmas de su parte, un contador puede reducir drásticamente el tiempo de preparación mediante el uso de plantillas. Esto puede resultar en ahorros dramáticos, reduciendo el tiempo requerido para imprimir, enviar por correo o enviar por fax formularios en papel de ida y vuelta.

Facilitar las operaciones comerciales internas

Las empresas a menudo tienen problemas para seguir el progreso de los documentos. A veces, los documentos pueden permanecer en un departamento durante días antes de trasladarse a otro. El uso de soluciones de firma electrónica para firmar documentos internamente puede facilitar la tarea de los empleados. Se pueden utilizar para la documentación societaria, el consentimiento y las resoluciones de la junta.

También pueden resolver problemas como firmas faltantes o desordenadas y retrasos en la firma de informes de gastos. Toda la operación funciona con más fluidez porque todo se mueve en el orden correcto, desde la persona que la completó hasta los supervisores y la contabilidad.

No es necesario crear copias impresas. Lo que antes tomaba semanas ahora se puede hacer en un día. Los empleados pueden recibir un reembolso más rápido y los contadores pueden cerrar el cierre financiero mensual más rápido.

Los clientes pueden tener todo lo que necesitan

En la era digital, los clientes esperan más de sus asesores financieros. Utilizan portales, software de gestión de documentos, firmas electrónicas y portales para gestionar muchos aspectos de su día. Los clientes esperan hacer negocios con profesionales de impuestos utilizando la tecnología de firma electrónica.

Las firmas electrónicas, cuando se combinan con un sistema de flujo de trabajo bien diseñado, pueden eliminar todos los límites físicos. Esto permite una mayor eficiencia en la creación, el intercambio y el archivo de la documentación.

Ofreciendo Seguridad y Cumplimiento

Debido a que los documentos contables pueden ser muy confidenciales, el cumplimiento también es importante. Es crucial asegurarse de que nadie pueda alterar los documentos en el futuro, tanto para obtener informes financieros confiables como para cumplir con las leyes, regulaciones y políticas.

Uso de firmas electrónicas en la industria de impuestos y contabilidad

Las empresas están adoptando las firmas electrónicas. Envían cartas de compromiso anuales a los clientes o formularios de consentimiento SS7216, luego distribuyen encuestas anuales de independencia al personal. Estos documentos son candidatos perfectos para la tecnología de firma electrónica, ya que pueden procesarse por lotes mediante la funcionalidad de combinación de correo, requieren firmas anuales y pueden firmarse de forma remota desde cualquier computadora, computadora portátil, tableta o teléfono inteligente. Las empresas pueden procesar estos documentos a una fracción del costo de enviar copias impresas. Los documentos firmados electrónicamente se devuelven a los clientes y al personal en menos de siete minutos. Esto hace que el flujo de trabajo sea significativamente más fácil.

Las empresas también envían documentos orientados al cliente, como cartas de representación de gestión y auditoría. Para acelerar el cobro en efectivo, también están enviando formularios de autorización de tarjetas de crédito. También envían formularios de autorización de tarjetas de crédito a otros departamentos para acelerar el cobro de efectivo.

Formulario 8879 y el IRS

Las firmas electrónicas tienen mayor demanda en el Formulario 8879. Las firmas electrónicas enviadas en el Formulario 8879 no son aceptadas por el IRS ahora. El contribuyente y ERO los mantienen archivados hasta por tres años. Aunque las instrucciones para el Formulario 8879 no abordan específicamente las firmas electrónicas, una oración en la Publicación 1345 establece: "Esto no altera el requisito de que los contribuyentes firmen los Formularios 8879 y 8878 con una firma manuscrita". Esto es bastante irónico, considerando que el propósito de la presentación electrónica de declaraciones de impuestos es reducir la naturaleza de las declaraciones en papel. Para presentar electrónicamente una declaración de impuestos, el único requisito es que el contribuyente debe imprimir, firmar y enviar el Formulario 879.

El IRS publicó el Boletín de Rentas Internas el 23 de enero de 2013. Anuncio no. 2013-8 buscó recomendaciones para los estándares de firma electrónica dentro de las profesiones de impuestos y contabilidad. Los estándares de firma electrónica promoverían la eficiencia, reducirían la carga y mejorarían los métodos de prueba de identidad para confirmar la identidad del firmante. No sabemos cuándo o qué requerirá el IRS para que se aprueben las firmas electrónicas en el Formulario 8879. Muchos líderes de la industria creen que tomará al menos dos años obtener la aprobación final.

Muchas empresas utilizan las firmas electrónicas en el formulario 8879. Sí. Y con gran éxito. Si bien no lo recomiendo, las empresas exitosas han tomado las siguientes decisiones:

• Las firmas electrónicas son legales y válidas según la Ley ESIGN de 2000
• El IRS ahora permite las firmas electrónicas en el formulario 4506T y el consentimiento SS7216, a partir de enero de 2013.
• Un gran vendedor de impuestos está actualmente inscrito en el programa piloto de firma electrónica en el IRS en el formulario 87879
• La presentación electrónica de declaraciones de impuestos reduce los procesos en papel y aumenta la eficiencia para los contribuyentes, los preparadores de impuestos y el IRS. Solo el Formulario 8879, que requiere la firma manuscrita del contribuyente, se puede utilizar para la presentación electrónica.
• Muchas firmas de impuestos y contabilidad gastan miles de dólares y horas rastreando y administrando formularios firmados manualmente.
• El IRS rara vez recibe el Formulario 8879. El contribuyente y la ERO deben mantenerlo archivado durante tres años.
• Los beneficios superan los riesgos.
• Con el Anuncio 2013-8, el IRS buscó comentarios de la industria.

Uso de eSignly en su flujo de trabajo

eSignly fue diseñado pensando en contadores y empresas de contabilidad de todos los tamaños. Necesita una solución diseñada a medida para manejar información y documentación confidenciales. Aquí hay un vistazo a las ofertas de eSignly:

• Campos seguros para proteger la privacidad de los documentos: si se requiere información privada, eSignly ofrece campos seguros que bloquean una parte o la totalidad de un campo. Esto puede ser particularmente útil cuando se trata de números como números de seguridad social y números de cuentas bancarias.
• Cumpla con los requisitos de cumplimiento y verifique la identidad con KBA: los profesionales de la contabilidad en el sector bancario o las personas que envían formularios de impuestos del IRS regularmente requieren el uso de elementos de seguridad como las características de KBA y MFA de eSignly. Los contadores pueden usar estas funciones como un paso integral para probar y establecer la identidad de los firmantes.
• Agregue reglas de plantilla para aumentar la comodidad: los usuarios de contabilidad pueden agregar campos a una plantilla de eSignly a cualquier documento que coincida con la palabra clave. Esto les permite optimizar y automatizar los procesos documentales.
• Cree una biblioteca de contenido para acelerar la finalización de formularios. Muchas formas de contabilidad se repiten una y otra vez. Guarde los formularios de uso común en su biblioteca de contenido para una entrega de documentos más rápida.
• Delegar signatarios para borrar la firma: puede delegar quién firma qué en cualquier documento con solo unos pocos clics. Esto ahorra tiempo y esfuerzo tanto a los signatarios como al contador.
• Evite errores exigiendo que se completen los campos y proporcionando instrucciones . Los documentos largos pueden dar lugar a errores o faltas de ortografía. Mediante el uso de firmas electrónicas y documentos digitales a través de eSignly, los contadores pueden reducir los errores y el tiempo necesario para corregirlos.
• Actualice rápidamente las plantillas con el reemplazo de archivos: con eSignly, puede intercambiar o actualizar fácilmente documentos con los mismos campos. Para actualizar las plantillas rápidamente, use nuestra herramienta de reemplazo de plantillas.
• Aumente la productividad integrando el inicio de sesión en las aplicaciones que utiliza. ¿Cuántos procesos o procedimientos usan usted y sus clientes diariamente para acceder a aplicaciones y software como Gmail, Google Docs y SalesForce? eSignly le permite integrar fácilmente el inicio de sesión en las aplicaciones existentes. Zapier facilita la creación de flujos de trabajo de integración. Puede usar nuestras integraciones nativas preconstruidas o ir más allá e integrar la firma electrónica directamente en su software y plataformas con nuestra API.
• Cargue prácticamente todos los formatos de archivo: sabemos que todos funcionan de manera diferente. Es por eso que ofrecemos una variedad de formatos de archivo para crear formularios y documentos. eSignly facilita la carga de cualquier formato de archivo.
• Almacenamiento automático de documentos en almacenamiento en la nube y servidores SFTP: es hora de eliminar los viejos archivadores y cambiar a digital. Las firmas electrónicas simplificarán el proceso de firma y le permitirán automatizar el almacenamiento y guardado de documentos. Puede enviar sus documentos directamente a Google Docs o localmente a sus servidores SFTP.
• Controle la audiencia según los permisos de los usuarios: los profesionales de la contabilidad deben mantener el control de la visibilidad de los documentos. eSignly simplifica el control de visibilidad al proporcionar herramientas simplificadas para establecer los permisos de visualización de los usuarios.

Temporalmente, el IRS permite que los contribuyentes y sus agentes usen firmas digitales o electrónicas en ciertos formularios que no se pueden presentar electrónicamente. Esta flexibilidad solo está disponible para formularios en papel presentados entre el 28 de agosto de 2020 y el 31 de octubre de 2023.

Firmas en declaraciones y formularios

En los formularios y declaraciones en papel, los contribuyentes deben firmar con tinta con una firma manuscrita. Para reducir la necesidad de reunirse en persona con los contribuyentes y representantes debido a la pandemia de coronavirus (COVID-19), el IRS permite el uso de firmas electrónicas en ciertos formularios. A fines del año pasado, el IRS anunció que extendería el uso de firmas electrónicas para formularios relevantes hasta el 31 de octubre de 2023.

Tipos de firmas electrónicas aceptadas

El IRS acepta una variedad de firmas electrónicas en los formularios apropiados. Una firma electrónica se puede crear o capturar usando cualquier tecnología. Los métodos aceptables son:

• Un bloque de firma que contiene un nombre escrito.
• Una imagen de firma manuscrita escaneada o digitalizada se adjunta a un registro electrónico.
• Se puede ingresar una firma manuscrita en una plataforma de firma electrónica
• Un dispositivo de lápiz óptico que le permite escribir una nota manuscrita, una firma o un comando en una pantalla.
• Una firma que se crea utilizando software de terceros.

El IRS acepta imágenes de firmas, ya sean escaneadas o fotografiadas. Esto incluye tipos de archivos compatibles con Microsoft 365 como tiff y jpg, jpeg y pdf, paquete de Microsoft Office o Zip.

Surgimiento de la firma de contabilidad en los últimos años

El cambio es la esencia de la vida, especialmente en las finanzas y los negocios. La contabilidad ha visto los cambios más significativos en los últimos 50 años. Los contadores/CPA, tenedores de libros y preparadores de impuestos pueden dar fe de estos grandes cambios. El impacto de la firma electrónica en el manejo de documentos es sin duda el más significativo.

El manejo tradicional de documentos requiere que el cliente visite su oficina y se le presenten documentos que necesitan su firma. Luego, todas las partes firmaron los documentos. Es posible que se requieran varias firmas de varias partes. A menudo, se requerirá que todas las partes asistan a la misma reunión. Esto puede ser un desafío, ya que requiere la coordinación de los horarios, y es posible que algunas partes no se presenten.

Ha habido un cambio en el procedimiento en los últimos años. Un cliente puede enviar un documento o formulario (normalmente un pdf) por correo postal, correo electrónico o fax. Los imprimieron, los firmaron y luego los devolvieron por correo electrónico o fax. O podrían dejarlo en la oficina. Esto simplificó un poco el proceso, pero también introdujo otros problemas. El envío de faxes y correos electrónicos no es una forma segura de enviar firmas. El uso del correo puede causar retrasos y suponer un riesgo para la seguridad. Aunque dejar un documento firmado puede mitigar el riesgo, a menudo es un inconveniente. Puede provocar más retrasos mientras espera que lleguen.

En cambio, los documentos en un entorno de firma electrónica generalmente se enrutan electrónicamente a todas las partes que requieren firmas. Este método sin papel elimina la necesidad de que los clientes visiten su oficina para firmar (o firmar en húmedo) los documentos. La seguridad también se mejora porque la información se puede almacenar y transmitir digitalmente.

La conclusión clave

Es esencial adoptar una solución de firma electrónica para crear un flujo de trabajo contable moderno y adaptable. Muchos contadores han abandonado las firmas en papel. Puede que también sea el momento para ti.

Más contadores están recurriendo a soluciones de firma electrónica para contabilidad para acelerar los flujos de trabajo de documentos. No es necesario retrasar el escaneo, la firma y la impresión de documentos o estados financieros importantes.

Una firma digital puede ser una excelente manera de acelerar su flujo de trabajo y reducir costos para los contadores.

El mercado de la firma electrónica ha experimentado un rápido crecimiento en los últimos años. Según las proyecciones del mercado, el mercado alcanzará los 14.100 millones de dólares para 2026. Esto es algo bueno.

¿Cuáles son las ventajas de utilizar una firma electrónica para firmar documentos financieros y contables? ¿Por qué los contadores deberían abandonar el método de "imprimir y firmar"?

La contabilidad se ocupa de mucho papeleo. Pronto, la mayoría de las transacciones con firma se realizarán en dispositivos móviles. Los profesionales de la contabilidad deben estar preparados para permitir que las soluciones de firma electrónica transmitan documentos electrónicamente.

Una solución de firma electrónica ofrece a los contadores muchos beneficios, incluido el mantenimiento de registros de auditoría de todos los formularios de consentimiento y acuerdos firmados. Es importante mencionar que los documentos confidenciales se pueden mantener seguros y protegidos de la exposición accidental.

Covid-19 hizo posible que las personas trabajaran de forma remota. El 20% de los estadounidenses usaban Internet para trabajar antes de la pandemia. Sin embargo, ese número aumentó al 71% después del brote. Más del 54% de los encuestados dijeron que les gustaría seguir trabajando de forma remota.

El teletrabajo requiere que gestiones el papeleo dentro de tu negocio. Los procesos comerciales complejos pueden dificultar el paso a la contabilidad en la nube. La firma de documentos es una de las tareas que más tiempo consumen a los contadores y tenedores de libros.

Las firmas electrónicas le permiten firmar documentos de forma rápida y económica. Puede mejorar la productividad en un 85 % y ahorrar entre un 55 % y un 80 % en sus procesos de firma de documentos cambiando a la firma electrónica.

Muchos tenedores de libros y contadores completan formularios electrónicamente. Para acelerar el proceso, se puede utilizar el software gratuito de firma electrónica .

Beneficios que Ofrecen las Firmas Electrónicas a las Firmas de Contabilidad

La contabilidad es una industria distinta. Sin embargo, es importante para individuos y empresas en casi todas las industrias. Los profesionales de la contabilidad son responsables de la planificación fiscal, la contabilidad, la nómina, la gestión financiera, la contabilidad y la planificación financiera. Esto garantiza el cumplimiento, el crecimiento empresarial saludable, la gestión y el cumplimiento. Estos tipos de trabajo requieren enfoques inteligentes, estructurados y bien informados. También están optimizados para garantizar la máxima precisión y eficiencia. Las firmas electrónicas están aquí para ayudar. Discutiremos los muchos beneficios prácticos y únicos de las firmas electrónicas para los contadores.

Acelere los procesos contables

La implementación de una solución de firma electrónica para pequeñas empresas a menudo se trata de aumentar las ventas. Sin embargo, los departamentos de contabilidad también pueden verse afectados por la implementación.

En lugar de lidiar con una gran cantidad de papeleo, que puede requerir múltiples firmas de su parte, un contador puede reducir drásticamente el tiempo de preparación mediante el uso de plantillas. Esto puede resultar en ahorros dramáticos, reduciendo el tiempo requerido para imprimir, enviar por correo o enviar por fax formularios en papel de ida y vuelta.

Facilitar las operaciones comerciales internas

Las empresas a menudo tienen problemas para seguir el progreso de los documentos. A veces, los documentos pueden permanecer en un departamento durante días antes de trasladarse a otro. El uso de soluciones de firma electrónica para firmar documentos internamente puede facilitar la tarea de los empleados. Se pueden utilizar para la documentación societaria, el consentimiento y las resoluciones de la junta.

También pueden resolver problemas como firmas faltantes o desordenadas y retrasos en la firma de informes de gastos. Toda la operación funciona con más fluidez porque todo se mueve en el orden correcto, desde la persona que la completó hasta los supervisores y la contabilidad.

No es necesario crear copias impresas. Lo que antes tomaba semanas ahora se puede hacer en un día. Los empleados pueden recibir un reembolso más rápido y los contadores pueden cerrar el cierre financiero mensual más rápido.

Los clientes pueden tener todo lo que necesitan

En la era digital, los clientes esperan más de sus asesores financieros. Utilizan portales, software de gestión de documentos, firmas electrónicas y portales para gestionar muchos aspectos de su día. Los clientes esperan hacer negocios con profesionales de impuestos utilizando la tecnología de firma electrónica.

Las firmas electrónicas, cuando se combinan con un sistema de flujo de trabajo bien diseñado, pueden eliminar todos los límites físicos. Esto permite una mayor eficiencia en la creación, el intercambio y el archivo de la documentación.

Ofreciendo Seguridad y Cumplimiento

Debido a que los documentos contables pueden ser muy confidenciales, el cumplimiento también es importante. Es crucial asegurarse de que nadie pueda alterar los documentos en el futuro, tanto para obtener informes financieros confiables como para cumplir con las leyes, regulaciones y políticas.

Uso de firmas electrónicas en la industria de impuestos y contabilidad

Las empresas están adoptando las firmas electrónicas. Envían cartas de compromiso anuales a los clientes o formularios de consentimiento SS7216, luego distribuyen encuestas anuales de independencia al personal. Estos documentos son candidatos perfectos para la tecnología de firma electrónica, ya que pueden procesarse por lotes mediante la funcionalidad de combinación de correo, requieren firmas anuales y pueden firmarse de forma remota desde cualquier computadora, computadora portátil, tableta o teléfono inteligente. Las empresas pueden procesar estos documentos a una fracción del costo de enviar copias impresas. Los documentos firmados electrónicamente se devuelven a los clientes y al personal en menos de siete minutos. Esto hace que el flujo de trabajo sea significativamente más fácil.

Las empresas también envían documentos orientados al cliente, como cartas de representación de gestión y auditoría. Para acelerar el cobro en efectivo, también están enviando formularios de autorización de tarjetas de crédito. También envían formularios de autorización de tarjetas de crédito a otros departamentos para acelerar el cobro de efectivo.

Formulario 8879 y el IRS

Las firmas electrónicas tienen mayor demanda en el Formulario 8879. Las firmas electrónicas enviadas en el Formulario 8879 no son aceptadas por el IRS ahora. El contribuyente y ERO los mantienen archivados hasta por tres años. Aunque las instrucciones para el Formulario 8879 no abordan específicamente las firmas electrónicas, una oración en la Publicación 1345 establece: "Esto no altera el requisito de que los contribuyentes firmen los Formularios 8879 y 8878 con una firma manuscrita". Esto es bastante irónico, considerando que el propósito de la presentación electrónica de declaraciones de impuestos es reducir la naturaleza de las declaraciones en papel. Para presentar electrónicamente una declaración de impuestos, el único requisito es que el contribuyente debe imprimir, firmar y enviar el Formulario 879.

El IRS publicó el Boletín de Rentas Internas el 23 de enero de 2013. Anuncio no. 2013-8 buscó recomendaciones para los estándares de firma electrónica dentro de las profesiones de impuestos y contabilidad. Los estándares de firma electrónica promoverían la eficiencia, reducirían la carga y mejorarían los métodos de prueba de identidad para confirmar la identidad del firmante. No sabemos cuándo o qué requerirá el IRS para que se aprueben las firmas electrónicas en el Formulario 8879. Muchos líderes de la industria creen que tomará al menos dos años obtener la aprobación final.

Muchas empresas utilizan las firmas electrónicas en el formulario 8879. Sí. Y con gran éxito. Si bien no lo recomiendo, las empresas exitosas han tomado las siguientes decisiones:

• Las firmas electrónicas son legales y válidas según la Ley ESIGN de 2000
• El IRS ahora permite las firmas electrónicas en el formulario 4506T y el consentimiento SS7216, a partir de enero de 2013.
• Un gran vendedor de impuestos está actualmente inscrito en el programa piloto de firma electrónica en el IRS en el formulario 87879
• La presentación electrónica de declaraciones de impuestos reduce los procesos en papel y aumenta la eficiencia para los contribuyentes, los preparadores de impuestos y el IRS. Solo el Formulario 8879, que requiere la firma manuscrita del contribuyente, se puede utilizar para la presentación electrónica.
• Muchas firmas de impuestos y contabilidad gastan miles de dólares y horas rastreando y administrando formularios firmados manualmente.
• El IRS rara vez recibe el Formulario 8879. El contribuyente y la ERO deben mantenerlo archivado durante tres años.
• Los beneficios superan los riesgos.
• Con el Anuncio 2013-8, el IRS buscó comentarios de la industria.

Uso de eSignly en su flujo de trabajo

eSignly fue diseñado pensando en contadores y empresas de contabilidad de todos los tamaños. Necesita una solución diseñada a medida para manejar información y documentación confidenciales. Aquí hay un vistazo a las ofertas de eSignly:

• Campos seguros para proteger la privacidad de los documentos: si se requiere información privada, eSignly ofrece campos seguros que bloquean una parte o la totalidad de un campo. Esto puede ser particularmente útil cuando se trata de números como números de seguridad social y números de cuentas bancarias.
• Cumpla con los requisitos de cumplimiento y verifique la identidad con KBA: los profesionales de la contabilidad en el sector bancario o las personas que envían formularios de impuestos del IRS regularmente requieren el uso de elementos de seguridad como las características de KBA y MFA de eSignly. Los contadores pueden usar estas funciones como un paso integral para probar y establecer la identidad de los firmantes.
• Agregue reglas de plantilla para aumentar la comodidad: los usuarios de contabilidad pueden agregar campos a una plantilla de eSignly a cualquier documento que coincida con la palabra clave. Esto les permite optimizar y automatizar los procesos documentales.
• Cree una biblioteca de contenido para acelerar la finalización de formularios. Muchas formas de contabilidad se repiten una y otra vez. Guarde los formularios de uso común en su biblioteca de contenido para una entrega de documentos más rápida.
• Delegar signatarios para borrar la firma: puede delegar quién firma qué en cualquier documento con solo unos pocos clics. Esto ahorra tiempo y esfuerzo tanto a los signatarios como al contador.
• Evite errores exigiendo que se completen los campos y proporcionando instrucciones . Los documentos largos pueden dar lugar a errores o faltas de ortografía. Mediante el uso de firmas electrónicas y documentos digitales a través de eSignly, los contadores pueden reducir los errores y el tiempo necesario para corregirlos.
• Actualice rápidamente las plantillas con el reemplazo de archivos: con eSignly, puede intercambiar o actualizar fácilmente documentos con los mismos campos. Para actualizar las plantillas rápidamente, use nuestra herramienta de reemplazo de plantillas.
• Aumente la productividad integrando el inicio de sesión en las aplicaciones que utiliza. ¿Cuántos procesos o procedimientos usan usted y sus clientes diariamente para acceder a aplicaciones y software como Gmail, Google Docs y SalesForce? eSignly le permite integrar fácilmente el inicio de sesión en las aplicaciones existentes. Zapier facilita la creación de flujos de trabajo de integración. Puede usar nuestras integraciones nativas preconstruidas o ir más allá e integrar la firma electrónica directamente en su software y plataformas con nuestra API.
• Cargue prácticamente todos los formatos de archivo: sabemos que todos funcionan de manera diferente. Es por eso que ofrecemos una variedad de formatos de archivo para crear formularios y documentos. eSignly facilita la carga de cualquier formato de archivo.
• Almacenamiento automático de documentos en almacenamiento en la nube y servidores SFTP: es hora de eliminar los viejos archivadores y cambiar a digital. Las firmas electrónicas simplificarán el proceso de firma y le permitirán automatizar el almacenamiento y guardado de documentos. Puede enviar sus documentos directamente a Google Docs o localmente a sus servidores SFTP.
• Controle la audiencia según los permisos de los usuarios: los profesionales de la contabilidad deben mantener el control de la visibilidad de los documentos. eSignly simplifica el control de visibilidad al proporcionar herramientas simplificadas para establecer los permisos de visualización de los usuarios.

Temporalmente, el IRS permite que los contribuyentes y sus agentes usen firmas digitales o electrónicas en ciertos formularios que no se pueden presentar electrónicamente. Esta flexibilidad solo está disponible para formularios en papel presentados entre el 28 de agosto de 2020 y el 31 de octubre de 2023.

Firmas en declaraciones y formularios

En los formularios y declaraciones en papel, los contribuyentes deben firmar con tinta con una firma manuscrita. Para reducir la necesidad de reunirse en persona con los contribuyentes y representantes debido a la pandemia de coronavirus (COVID-19), el IRS permite el uso de firmas electrónicas en ciertos formularios. A fines del año pasado, el IRS anunció que extendería el uso de firmas electrónicas para formularios relevantes hasta el 31 de octubre de 2023.

Tipos de firmas electrónicas aceptadas

El IRS acepta una variedad de firmas electrónicas en los formularios correspondientes. Una firma electrónica se puede crear o capturar usando cualquier tecnología. Los métodos aceptables son:

• Un bloque de firma que contiene un nombre escrito.
• Una imagen de firma manuscrita escaneada o digitalizada se adjunta a un registro electrónico.
• Se puede ingresar una firma manuscrita en una plataforma de firma electrónica
• Un dispositivo de lápiz óptico que le permite escribir una nota manuscrita, una firma o un comando en una pantalla.
• Una firma que se crea utilizando software de terceros.

El IRS acepta imágenes de firmas, ya sean escaneadas o fotografiadas. Esto incluye tipos de archivos compatibles con Microsoft 365 como tiff y jpg, jpeg y pdf, paquete de Microsoft Office o Zip.

Surgimiento de la firma de contabilidad en los últimos años

El cambio es la esencia de la vida, especialmente en las finanzas y los negocios. La contabilidad ha visto los cambios más significativos en los últimos 50 años. Los contadores/CPA, tenedores de libros y preparadores de impuestos pueden dar fe de estos grandes cambios. El impacto de la firma electrónica en el manejo de documentos es sin duda el más significativo.

El manejo tradicional de documentos requiere que el cliente visite su oficina y se le presenten documentos que necesitan su firma. Luego, todas las partes firmaron los documentos. Es posible que se requieran varias firmas de varias partes. A menudo, se requerirá que todas las partes asistan a la misma reunión. Esto puede ser un desafío, ya que requiere la coordinación de los horarios, y es posible que algunas partes no se presenten.

Ha habido un cambio en el procedimiento en los últimos años. Un cliente puede enviar un documento o formulario (normalmente un pdf) por correo postal, correo electrónico o fax. Los imprimieron, los firmaron y luego los devolvieron por correo electrónico o fax. O podrían dejarlo en la oficina. Esto simplificó un poco el proceso, pero también introdujo otros problemas. El envío de faxes y correos electrónicos no es una forma segura de enviar firmas. El uso del correo puede causar retrasos y suponer un riesgo para la seguridad. Aunque dejar un documento firmado puede mitigar el riesgo, a menudo es un inconveniente. Puede provocar más retrasos mientras espera que lleguen.

En cambio, los documentos en un entorno de firma electrónica generalmente se enrutan electrónicamente a todas las partes que requieren firmas. Este método sin papel elimina la necesidad de que los clientes visiten su oficina para firmar (o firmar en húmedo) los documentos. La seguridad también se mejora porque la información se puede almacenar y transmitir digitalmente.

La conclusión clave

Es esencial adoptar una solución de firma electrónica para crear un flujo de trabajo contable moderno y adaptable. Muchos contadores han abandonado las firmas en papel. Puede que también sea el momento para ti.

Más contadores están recurriendo a soluciones de firma electrónica para contabilidad para acelerar los flujos de trabajo de documentos. No es necesario retrasar el escaneo, la firma y la impresión de documentos o estados financieros importantes.

Una firma digital puede ser una excelente manera de acelerar su flujo de trabajo y reducir costos para los contadores.

El mercado de la firma electrónica ha experimentado un rápido crecimiento en los últimos años. Según las proyecciones del mercado, el mercado alcanzará los 14.100 millones de dólares para 2026. Esto es algo bueno.

¿Cuáles son las ventajas de utilizar una firma electrónica para firmar documentos financieros y contables? ¿Por qué los contadores deberían abandonar el método de "imprimir y firmar"?