El software de firma electrónica permite enviar, recibir y firmar documentos electrónicamente. Esto elimina la necesidad de distribución física. Por ejemplo, el software de firma electrónica facilita el envío de un contrato o documento que requiere firmas electrónicas. El software de firma electrónica crea un lugar de trabajo sin papel. También elimina la necesidad de esperar a que el destinatario firme el contrato y lo envíe sin verificar si ha sido recibido.
Una firma electrónica es una forma digital de poner lápiz sobre papel. Puede ser un sonido o un símbolo, así como un proceso, según Electronic Signature & Records Association. Las firmas electrónicas se capturan fácilmente en una tableta, teléfono móvil o computadora. Las firmas electrónicas verifican y validan la intención del firmante al tiempo que conservan los registros. Los proveedores de firmas electrónicas mejoran constantemente la funcionalidad de sus productos a través de aplicaciones nativas de iOS y Android o navegadores móviles.
El software de firma electrónica ofrece una forma más eficiente de preparar, enviar, firmar y verificar documentos, acuerdos y contratos que los métodos tradicionales. El software de firma electrónica proporciona una mejor experiencia del cliente, una mayor eficiencia del flujo de trabajo y una forma de hacer frente a los requisitos legales. Sin embargo, debido a la naturaleza confidencial de los documentos que se intercambian y firman mediante el software de firma electrónica, la mayoría de los productos cumplen con los estrictos estándares de la industria en materia de autenticación, seguridad y cifrado.
La Ley Uniforme de Transacciones Electrónicas se promulgó en 1999. Esto, junto con las Firmas Electrónicas en las Leyes de Comercio Global y Nacional (Ley E-SIGN), resultó en una mayor adopción del software de firma electrónica. En junio de 2000, el Congreso de los EE. UU. aprobó la Ley E-SIGN. Esta ley establece que a las firmas electrónicas y los contratos no se les puede negar validez legal o exigibilidad simplemente porque están en formato electrónico.
La Unión Europea (UE), 2014, creó el Reglamento de Servicios de Identificación, Autenticación y Confianza electrónicos (Reglamento eIDAS). Esta regulación, similar a la Ley E-SIGN, dice que a las firmas electrónicas no se les puede negar el efecto legal porque son electrónicas. Sin embargo, la UE clasifica las firmas electrónicas. La firma electrónica calificada (QES), la única firma electrónica con el mismo peso legal que una firma manuscrita, es la distinción crucial entre diferentes ubicaciones.
Algunas soluciones de firma electrónica pueden integrarse (o simplificarse) con soluciones que brindan funcionalidad de notario electrónico. Ambas soluciones están diseñadas para proteger la integridad de los datos de los documentos confidenciales. Sin embargo, la notarización electrónica hace más que cifrar y firmar firmas electrónicas. Las plataformas de firma electrónica también ofrecen capacidades de generación de documentos, lo que puede acelerar el proceso de creación de documentos. Ambas opciones permiten compartir y almacenar documentos.
Sin embargo, la generación de documentos permite a los usuarios crear tipos de documentos más complejos, incluidas versiones gráficas y basadas en texto. Además, muchos productos de firma electrónica se pueden integrar con las herramientas de administración de documentos y CRM más populares. La integración de un producto de firma electrónica en su software CRM o sistema de gestión de contenido puede mejorar la eficiencia y la gestión de la firma de contratos.
¿Qué son las Firmas Electrónicas?
Las firmas electrónicas deben cumplir con los requisitos de las leyes y regulaciones de firmas según la ubicación. Las firmas electrónicas están disponibles para fines personales y comerciales. Por ejemplo, se pueden utilizar en órdenes de compra, contratos de venta y acuerdos de arrendamiento. Estos puntos proporcionarán detalles sobre los diferentes tipos de firmas electrónicas y sus diferencias.
La "firma electrónica" se puede utilizar para referirse a cualquier método de autenticación electrónica que le permita aceptar o rechazar un contrato o acuerdo. Este método se puede utilizar para verificar la identidad de los firmantes, desde identificaciones corporativas hasta cuentas de correo electrónico verificadas. Además, la autenticación multifactor se puede utilizar para garantizar que las firmas electrónicas sean seguras y auditables.
¿Qué son las Firmas Digitales?
Las firmas digitales son un tipo de firma electrónica. Las firmas digitales se pueden describir como una versión mejorada de la firma electrónica con funciones de seguridad adicionales. Se requiere una identificación digital basada en certificados para las firmas digitales. Esto agrega una capa adicional de cifrado a los métodos de verificación de identidad. Luego, la firma digital es validada por un proveedor de servicios de confianza, generalmente a través de autoridades de certificación (CA). Para diversos fines comerciales, las empresas pueden utilizar firmas digitales y firmas electrónicas. Las firmas digitales se utilizan a menudo para procesos de mayor riesgo. Algunos procesos comerciales más altamente regulados incluyen aprobaciones de préstamos, transacciones bancarias y procesos de gestión de recursos humanos.
Firmas electrónicas estándar
Un SES, también conocido como firma electrónica simple (o firma electrónica), es el tipo más básico reconocido por la UE. No es necesario que estas firmas usen cifrado mejorado ni requieran autenticación. Tampoco requieren una autenticación estricta y no requieren que la parte firmante confirme el acuerdo. Aunque un SES aún puede cumplir con los requisitos legales, es más probable que se produzca un fraude si se facilita la identificación del firmante.
Firmas electrónicas avanzadas (AES)
La firma electrónica ofrece medidas de seguridad adicionales a las de SES. La diferencia crítica entre AES y SES es el requisito de que se verifique la identidad del firmante. El Reglamento eIDAS establece que las firmas deben estar vinculadas de forma única al firmante y ser capaces de identificarlo. También se puede utilizar para crear datos de firma electrónica sobre los que tienen control exclusivo.
Estos datos se pueden vincular a cualquier dato firmado para detectar cambios posteriores. Estos requisitos reducen el riesgo de fraude y aumentan la legalidad del acuerdo. Además, AES se puede utilizar para realizar ofertas de empleo o para crear una contraseña única para confirmar la identidad antes de iniciar sesión en las plataformas. Aunque esta firma electrónica ofrece mayor seguridad que SES, no es equivalente a una firma manuscrita.
Firmas electrónicas cualificadas (QES)
Este tipo de firma electrónica proporciona el más alto nivel de autenticación. La UE lo reconoce como equivalente a una firma manuscrita. QES solo está disponible en la UE. No hay equivalente en los Estados Unidos. Para que se reconozca un QES, se deben cumplir los requisitos de AES y SES. También se requieren disposiciones adicionales sobre el dispositivo que firmó el documento.
QES está sujeto a verificación por parte de proveedores de servicios de confianza calificados (QTSP). Se crea mediante un dispositivo de firma electrónica. QES tiene requisitos adicionales que aumentan la autenticidad y reducen el riesgo de fraude o manipulación. La UE solo reconoce QES como una firma electrónica. Esto debería usarse para contratos o acuerdos que requieran altos niveles de escrutinio.
¿Qué tipos de software de firma electrónica existen?
Estas viñetas describen los distintos tipos de software de firma electrónica disponibles.
Nube
Las herramientas de firma electrónica en la nube le permiten usar un modelo de precios de software como servicio (SaaS) y trabajar dentro de un navegador. La computación en la nube es donde se crearon la mayoría de las nuevas plataformas de firma electrónica. El precio de la nube suele ser un precio fijo por usuario al mes. Las herramientas en la nube son fáciles de usar, no requieren inversiones en hardware y permiten pagos de horas extra según el uso.
En las instalaciones
El cliente posee y mantiene el hardware utilizado para las herramientas de firma electrónica locales. Los clientes que usan herramientas locales pagan una tarifa anual y una licencia perpetua según la cantidad de usuarios que tengan. Las herramientas locales pueden ser herramientas cliente-servidor o basadas en navegador. Deberá invertir en hardware y soporte de TI para instalar y mantener herramientas locales.
¿Cuáles son los beneficios del software de firma electrónica?
El software de firma electrónica tiene sus ventajas.
Mejore la eficiencia del flujo de trabajo
Las soluciones de firma electrónica permiten a los usuarios crear y compartir documentos digitalmente con el firmante. Esto permite que la fuerza laboral se concentre en tareas más complicadas. Las herramientas de firma electrónica permiten a los usuarios usar plantillas ya diseñadas y enviar documentos electrónicamente. También reciben una notificación cuando los documentos se devuelven, firman y ven. Esto ahorra tiempo y esfuerzo.
Mejore la experiencia del cliente
En lugar de revisar constantemente los buzones y reunirse con el firmante para verificar el recibo, estas soluciones permiten que el firmante reciba, revise y firme el documento electrónicamente. Esto proporciona una mejor experiencia de usuario para todas las partes. Además, muchos software de firma electrónica se integran con CRM para permitir que los equipos de ventas reciban notificaciones cuando se reciben, revisan y firman acuerdos.
Proporcione Cumplimiento y Pista de Auditoría
Las herramientas de firma electrónica permiten a las empresas rastrear el movimiento de documentos y detectar cambios. Esta herramienta proporciona una pista de auditoría que permite a las empresas ver quién firmó qué documento y cuándo. También muestra dónde se firmó. También les permite saber con quién lo están compartiendo. Esta herramienta mejora la gestión de contratos comerciales y garantiza el cumplimiento de varios estándares de la industria.
Mejore la rentabilidad
Las soluciones de firma electrónica eliminan los rastros de papel en los contratos. Esto reduce la necesidad de archivar e imprimir. Esto reduce el impacto ambiental de las empresas y les ahorra dinero en gastos administrativos y de oficina, como papel, impresoras, máquinas de fax y bolígrafos.
Aumentar la productividad
Otro beneficio clave del software de firma electrónica es la reducción del tiempo que lleva firmar, enviar y procesar acuerdos o contratos. Como resultado, las plataformas de firma electrónica permiten a las empresas reducir los costos administrativos y permiten a los empleados concentrarse en las prioridades comerciales en lugar de enviar y recibir contratos.
Escalabilidad
Las empresas pueden ampliar rápidamente el uso de su software para incluir empleados adicionales, equipos y toda la empresa. Las empresas pueden aumentar su productividad ampliando el uso de su software. Es mucho más fácil entrenar a los usuarios que un software más complejo. El software de firma electrónica permite a las empresas utilizar la misma marca y documentación en toda su empresa. En lugar de que diferentes departamentos creen documentos según sus necesidades,
Desafíos al usar el software de firma electrónica
El software de firma electrónica viene con su propio conjunto de desafíos. Abajo hay algunos ejemplos.
Seguridad
Las herramientas de firma electrónica pueden firmar e intercambiar electrónicamente documentos confidenciales. Esto hace que sea difícil garantizar la seguridad. Las empresas pueden necesitar ayuda para controlar o proteger el entorno de la nube donde se aloja el software de firma electrónica. Además, las empresas pueden estar preocupadas por la seguridad de las herramientas almacenadas en servidores específicos del proveedor y su incapacidad para medir vulnerabilidades potenciales.
Requisitos de conformidad
El software de firma electrónica se puede utilizar para firmar, revisar y compartir documentos y acuerdos en muchas industrias y ubicaciones. Hay varios requisitos legales y reglamentarios que las empresas deben seguir. Para reducir el riesgo de incumplimiento, las empresas deben asegurarse de que todas las herramientas se utilicen para satisfacer las necesidades de su industria o región.
Software propietario
El software patentado puede hacer que los usuarios se preocupen de que deben quedarse con un proveedor para la firma electrónica para evitar perder o comprometer cualquier documento que hayan enviado a través de la solución. Los proveedores deben conocer la capacidad de la plataforma para almacenar y descargar documentos en caso de que los necesiten.
Proceso de verificación
Para certificar la legalidad de las firmas electrónicas, el firmante debe autenticarse, brindar divulgación y consentimiento legal, proteger los documentos contra la piratería y la manipulación, y mantener un registro de auditoría durante todo el ciclo de vida del documento. Las empresas dan gran importancia a la autenticación y verificación de los firmantes.
Almacenamiento
Aunque muchas soluciones de firma electrónica se pueden alojar en un entorno de nube, las empresas aún tienen dudas sobre el volumen de almacenamiento. Algunas plataformas restringen la cantidad de documentos que las empresas pueden almacenar. Las empresas deben determinar cuántos documentos necesitan para elegir el software adecuado.
¿Qué empresas deberían comprar software de firma electrónica?
Cualquier negocio que deba firmar documentos legales o acuerdos puede usar este software. Esto significa que prácticamente cualquier industria y negocio podría beneficiarse del software de firma electrónica. Hemos enumerado los siguientes tipos de empresas según su tamaño. Pueden aprovechar el software de firma electrónica de acuerdo con sus necesidades futuras.
Pequeñas empresas
Muchas empresas más pequeñas tienen una persona que gestiona el proceso de contratación. Esto los coloca en una buena posición para una suscripción de nivel inferior al software de firma electrónica. Además, dependiendo de su industria, las pequeñas empresas pueden necesitar solo unas pocas firmas electrónicas. Esto ilustra aún más cómo una licencia de usuario único puede cumplir con sus requisitos comerciales.
Empresas Medianas
Muchos proveedores de software de firma electrónica ofrecen planes escalonados que pueden resultar atractivos para las pequeñas empresas con poco personal que se encargan de la mayoría de las firmas y la gestión de documentos. Estas empresas pueden enviar documentos más estandarizados y prediseñados que no requieren edición ni marca. Esto les permite concentrarse en la cantidad de documentos que envían en lugar de las características adicionales del software de firma electrónica.
Empresas
Diseñado para empresas que tienen múltiples partes interesadas y necesitan administrar procesos complejos relacionados con documentos, como grandes empresas con departamentos de ventas, legales y de recursos humanos. Es probable que este tipo de negocio requiera documentos ilimitados, más miembros del equipo con licencia, plantillas adicionales, marcas personalizadas y otras características como diferentes plantillas.
Consejos para elegir el software de firma electrónica
Considere lo siguiente antes de decidirse por un programa de firma electrónica:
Seleccione un equipo
El software de firma electrónica está ampliamente disponible en todas las organizaciones, desde los departamentos de recursos humanos hasta los legales, de marketing y de ventas. Cada grupo de empleados puede aportar información, ya que cada grupo puede tener diferentes necesidades y aplicaciones de software. Para garantizar la compatibilidad, el equipo de selección debe incluir miembros senior de todos los departamentos, incluidos representantes legales, personal de ventas senior, empleados de recursos humanos y profesionales de TI. Este equipo evaluará todos los posibles usos del software y garantizará el cumplimiento de las posibles soluciones de firma electrónica.
Negociación
Reducir el riesgo y evaluar los requisitos de su negocio al negociar contratos de software es esencial. Las empresas deben determinar cuántas licencias necesitarán, ya que la mayoría de las soluciones de software tienen un precio de acuerdo con la cantidad de licencias. Si la empresa tiene flujo de efectivo, puede ser una buena idea solicitar un descuento por un pago anual por adelantado en lugar de una tarifa mensual.
Los compradores deben determinar si necesitan asistencia para implementar el software de firma electrónica o integrarlo con otro sistema. Además, las empresas deben decidir cuánto tiempo necesitarán este software para poder negociar contratos a más largo plazo.
Decisión final
Toda la información recopilada debe tenerse en cuenta al tomar la decisión final. Priorizar las necesidades es fundamental para que las empresas se aseguren de seleccionar la herramienta adecuada. No existe el software perfecto. Sin embargo, es probable que haya uno que satisfaga sus necesidades.
¿Cuánto cuesta el software de firma electrónica?
El software de firma electrónica se puede cotizar en niveles. Las opciones de nivel inferior ofrecen menos usuarios y, en algunos casos, acceso limitado a las herramientas. Los niveles suelen estar estructurados de modo que el nivel más bajo permita una licencia de usuario único y la carga y firma de un determinado volumen de documentos. A medida que aumentan los niveles, a las empresas a menudo se les ofrecen licencias y características adicionales que se pueden aprovechar, como marcas personalizadas, opciones de integración, plantillas adicionales y marcas.
La tarifa de suscripción para usar el software de firma electrónica es un costo continuo. El modelo de suscripción para estas herramientas suele ser mensual o anual. Algunos proveedores cobran extra por funciones como capacidades de documentos API o firmas masivas de documentos. Las empresas también deben aprovechar las ofertas de prueba gratuitas de los proveedores al implementar el software de firma electrónica antes de comprar.
Los precios del software de firma electrónica varían según la cantidad de usuarios que lo usen y las funciones que ofrezcan. Algunos proveedores ofrecen un plan básico por $10 por usuario, mientras que otros ofrecen un plan sin funcionalidad limitada. El precio de los planes escalonados aumenta en funcionalidad y usuarios. Los proyectos pueden costar entre $80 y $140 por mes, con la posibilidad de cargos adicionales según las necesidades de la empresa o la cantidad de usuarios. Al negociar planes de precios, las empresas deben considerar la cantidad de usuarios que tienen la intención de utilizar la firma electrónica. Esta puede ser una herramienta de negociación útil.
Retorno de la inversión (ROI
Muchos factores afectan el ROI del software de firma electrónica, incluido el tiempo ahorrado, los gastos administrativos, la productividad ganada y la experiencia de usuario mejorada.
A continuación se muestra el desglose del tiempo estimado de retorno de la inversión en función de los datos de revisión de G2 al 21 de diciembre de 2020:
- El 67,09% de los compradores experimentan un ROI en 6 meses o menos
- El 17,5 % de los compradores esperan un retorno de la inversión en un plazo de 7 a 12 meses
- El 4,7 % de los compradores esperan un retorno de la inversión en un plazo de 13 a 24 meses
- El 1,58% de los compradores esperan un retorno de la inversión en un plazo de 24 a 36 meses
- El 0,2% de los compradores esperan un retorno de su inversión en un plazo de 37 a 48 meses.
- El 8,84% de los compradores todavía necesitan ver un retorno de su inversión después de 49 meses.
¿Cómo funciona el software de firma electrónica?
Los datos de G2 muestran que el 83,77 % de los usuarios podrían implementar y comenzar a funcionar en menos de un mes. Otro 7,66% podría implementar y conectarse en línea dentro de uno a tres meses. Estos datos muestran el uso generalizado de la implementación de software de firma electrónica, probablemente debido a sus aspectos de cumplimiento normativo. El software de firma electrónica está disponible de varias maneras. Puede ser implementado por un equipo interno o un equipo de servicios al vendedor. También se puede utilizar un consultor externo. Los proveedores a menudo implementan el software de firma electrónica a través de su equipo debido a la velocidad de implementación y la rápida puesta en marcha.
Quién es responsable de la implementación del software de firma electrónica
Muchas empresas han optado por utilizar el software de firma electrónica internamente en lugar de externalizarlo a un tercero o utilizar los servicios del equipo de un vendedor. Los líderes empresariales también pueden usar el software de firma electrónica directamente, con la ayuda de profesionales de TI, para garantizar el cumplimiento, la seguridad y la compatibilidad.
¿Cómo se ve el proceso de implementación del software de firma electrónica?
El primer paso en el proceso de implementación es evaluar qué sistemas y procesos se integrarán e interactuarán con la solución de firma electrónica. El primer paso para implementar el software de firma electrónica es evaluar con qué sistemas y procesos interactuará la solución.
¿Cuándo debería implementar el software de firma electrónica?
Las empresas deben presentar un caso de negocios convincente para adquirir software de firma electrónica, dada su velocidad de implementación y el corto tiempo de puesta en marcha. Después de establecer la necesidad de la tecnología de firma electrónica, las empresas pueden implementarla después de seguir los pasos anteriores. Las empresas deben esperar que la implementación demore menos de un mes y posiblemente incluso tres meses, según los requisitos de cumplimiento. Es importante ofrecer recursos y materiales de capacitación para los usuarios incluso después de la implementación para minimizar el riesgo de problemas de cumplimiento, curvas de aprendizaje u otras integraciones deseadas.
Tendencias de software de firma electrónica a tener en cuenta en 2023
Estas son las tendencias que marcarán el mercado en los próximos años, gracias al creciente uso de software de firma electrónica
Mayor énfasis en la seguridad y el cumplimiento
Muchos proveedores se esfuerzan por cumplir o superar los estándares de seguridad de la industria, como el Algoritmo de firma digital adoptado en 1993 por el Estándar federal de procesamiento de información (FIPS) para firmas digitales. Estas medidas brindan pautas para la firma y transferencia seguras de contratos utilizando tecnología de encriptación moderna.
Existen muchos requisitos de cumplimiento para las empresas que utilizan software de firma electrónica. Por ejemplo, las instituciones financieras deben mantener registros electrónicos de documentos accesibles durante un período específico en virtud de la Ley E-SIGN. Los departamentos de recursos humanos también deben asegurarse de que las firmas electrónicas gratuitas para la incorporación de empleados cumplan con la Ley de portabilidad y responsabilidad del seguro médico de 1996.
Muchos productos de firma electrónica brindan información detallada sobre los estándares y la tecnología de seguridad. Si la seguridad es su principal preocupación, debe elegir un producto con capacidades avanzadas de cifrado de documentos, acceso seguro y funciones de autenticación. Puede comparar las características de cada solución de firma electrónica para asegurarse de seleccionar el producto adecuado para usted.
Inteligencia Artificial, Integración de Apps
Muchos proveedores de software de firma electrónica ahora utilizan tecnologías innovadoras como la inteligencia artificial para analizar el proceso de firma de documentos. Como resultado, las empresas pueden recopilar datos sobre las experiencias de firma de documentos y explorar las áreas más analizadas o revisadas.
Esta tecnología también se puede utilizar en varias aplicaciones que se pueden integrar en soluciones de firma electrónica. Esto agiliza la firma de documentos y centraliza la gestión de documentos. La integración del software de firma electrónica en otras aplicaciones comerciales puede mejorar la percepción del cliente. Por ejemplo, las empresas pueden realizar un seguimiento de los acuerdos que se firman más rápido y compararlos con la experiencia del cliente a lo largo del proceso de ventas.
Autenticación mejorada
El mundo está cada vez más preocupado por la seguridad y las posibles infracciones. Como resultado, el software de firma electrónica también explora formas de asegurar aún más el proceso y evitar documentos firmados no auténticos. Además, los proveedores están explorando las firmas electrónicas biométricas para evitar que un usuario imite la firma de otro.
Las firmas electrónicas biométricas escritas a mano son una forma. Esto significa que un usuario dibujaría su firma manualmente en una pantalla táctil o usaría un lápiz óptico. Un formulario basado en huellas dactilares también se está volviendo más popular. En este caso, un lector usaría su lector de huellas dactilares para verificar su identidad y firmar los documentos. Sin embargo, estos métodos de autenticación biométrica tienen sus fallas. Por ejemplo, no hay escáneres de huellas dactilares ni pantallas táctiles disponibles al firmar.
El dispositivo de huellas dactilares más accesible, un teléfono inteligente, utiliza un escaneo 2D para identificar la huella dactilar. Esta tecnología es fácil de fabricar y plantea algunas preguntas sobre esta tecnología. Los lectores de huellas digitales avanzados usan escaneo 3D. Estos son menos comunes y es menos probable que se usen durante el proceso de firma. Sin embargo, los avances tecnológicos y las amenazas a la seguridad continúan. Como resultado, los proveedores de software de firma electrónica pueden explorar técnicas de autenticación avanzadas para asegurar y verificar documentos digitales.
El software de firma electrónica permite enviar, recibir y firmar documentos electrónicamente. Esto elimina la necesidad de distribución física. Por ejemplo, el software de firma electrónica facilita el envío de un contrato o documento que requiere firmas electrónicas. El software de firma electrónica crea un lugar de trabajo sin papel. También elimina la necesidad de esperar a que el destinatario firme el contrato y lo envíe sin verificar si ha sido recibido.
Una firma electrónica es una forma digital de poner lápiz sobre papel. Puede ser un sonido o un símbolo, así como un proceso, según Electronic Signature & Records Association. Las firmas electrónicas se capturan fácilmente en una tableta, teléfono móvil o computadora. Las firmas electrónicas verifican y validan la intención del firmante al tiempo que conservan los registros. Los proveedores de firmas electrónicas mejoran constantemente la funcionalidad de sus productos a través de aplicaciones nativas de iOS y Android o navegadores móviles.
El software de firma electrónica ofrece una forma más eficiente de preparar, enviar, firmar y verificar documentos, acuerdos y contratos que los métodos tradicionales. El software de firma electrónica proporciona una mejor experiencia del cliente, una mayor eficiencia del flujo de trabajo y una forma de hacer frente a los requisitos legales. Sin embargo, debido a la naturaleza confidencial de los documentos que se intercambian y firman mediante el software de firma electrónica, la mayoría de los productos cumplen con los estrictos estándares de la industria en materia de autenticación, seguridad y cifrado.
La Ley Uniforme de Transacciones Electrónicas se promulgó en 1999. Esto, junto con las Firmas Electrónicas en las Leyes de Comercio Global y Nacional (Ley E-SIGN), resultó en una mayor adopción del software de firma electrónica. En junio de 2000, el Congreso de los EE. UU. aprobó la Ley E-SIGN. Esta ley establece que a las firmas electrónicas y los contratos no se les puede negar validez legal o exigibilidad simplemente porque están en formato electrónico.
La Unión Europea (UE), 2014, creó el Reglamento de Servicios de Identificación, Autenticación y Confianza electrónicos (Reglamento eIDAS). Esta regulación, similar a la Ley E-SIGN, dice que a las firmas electrónicas no se les puede negar el efecto legal porque son electrónicas. Sin embargo, la UE clasifica las firmas electrónicas. La firma electrónica calificada (QES), la única firma electrónica con el mismo peso legal que una firma manuscrita, es la distinción crucial entre diferentes ubicaciones.
Algunas soluciones de firma electrónica pueden integrarse (o simplificarse) con soluciones que brindan funcionalidad de notario electrónico. Ambas soluciones están diseñadas para proteger la integridad de los datos de los documentos confidenciales. Sin embargo, la notarización electrónica hace más que cifrar y firmar firmas electrónicas. Las plataformas de firma electrónica también ofrecen capacidades de generación de documentos, lo que puede acelerar el proceso de creación de documentos. Ambas opciones permiten compartir y almacenar documentos.
Sin embargo, la generación de documentos permite a los usuarios crear tipos de documentos más complejos, incluidas versiones gráficas y basadas en texto. Además, muchos productos de firma electrónica se pueden integrar con las herramientas de administración de documentos y CRM más populares. La integración de un producto de firma electrónica en su software CRM o sistema de gestión de contenido puede mejorar la eficiencia y la gestión de la firma de contratos.
¿Qué son las Firmas Electrónicas?
Las firmas electrónicas deben cumplir con los requisitos de las leyes y regulaciones de firmas según la ubicación. Las firmas electrónicas están disponibles para fines personales y comerciales. Por ejemplo, se pueden utilizar en órdenes de compra, contratos de venta y acuerdos de arrendamiento. Estos puntos proporcionarán detalles sobre los diferentes tipos de firmas electrónicas y sus diferencias.
La "firma electrónica" se puede utilizar para referirse a cualquier método de autenticación electrónica que le permita aceptar o rechazar un contrato o acuerdo. Este método se puede utilizar para verificar la identidad de los firmantes, desde identificaciones corporativas hasta cuentas de correo electrónico verificadas. Además, la autenticación multifactor se puede utilizar para garantizar que las firmas electrónicas sean seguras y auditables.
¿Qué son las Firmas Digitales?
Las firmas digitales son un tipo de firma electrónica. Las firmas digitales se pueden describir como una versión mejorada de la firma electrónica con funciones de seguridad adicionales. Se requiere una identificación digital basada en certificados para las firmas digitales. Esto agrega una capa adicional de cifrado a los métodos de verificación de identidad. Luego, la firma digital es validada por un proveedor de servicios de confianza, generalmente a través de autoridades de certificación (CA). Para diversos fines comerciales, las empresas pueden utilizar firmas digitales y firmas electrónicas. Las firmas digitales se utilizan a menudo para procesos de mayor riesgo. Algunos procesos comerciales más altamente regulados incluyen aprobaciones de préstamos, transacciones bancarias y procesos de gestión de recursos humanos.
Firmas electrónicas estándar
Un SES, también conocido como firma electrónica simple (o firma electrónica), es el tipo más básico reconocido por la UE. No es necesario que estas firmas usen cifrado mejorado ni requieran autenticación. Tampoco requieren una autenticación estricta y no requieren que la parte firmante confirme el acuerdo. Aunque un SES aún puede cumplir con los requisitos legales, es más probable que se produzca un fraude si se facilita la identificación del firmante.
Firmas electrónicas avanzadas (AES)
La firma electrónica ofrece medidas de seguridad adicionales a las de SES. La diferencia crítica entre AES y SES es el requisito de que se verifique la identidad del firmante. El Reglamento eIDAS establece que las firmas deben estar vinculadas de forma única al firmante y ser capaces de identificarlo. También se puede utilizar para crear datos de firma electrónica sobre los que tienen control exclusivo.
Estos datos se pueden vincular a cualquier dato firmado para detectar cambios posteriores. Estos requisitos reducen el riesgo de fraude y aumentan la legalidad del acuerdo. Además, AES se puede utilizar para realizar ofertas de empleo o para crear una contraseña única para confirmar la identidad antes de iniciar sesión en las plataformas. Aunque esta firma electrónica ofrece mayor seguridad que SES, no es equivalente a una firma manuscrita.
Firmas electrónicas cualificadas (QES)
Este tipo de firma electrónica proporciona el más alto nivel de autenticación. La UE lo reconoce como equivalente a una firma manuscrita. QES solo está disponible en la UE. No hay equivalente en los Estados Unidos. Para que se reconozca un QES, se deben cumplir los requisitos de AES y SES. También se requieren disposiciones adicionales sobre el dispositivo que firmó el documento.
QES está sujeto a verificación por parte de proveedores de servicios de confianza calificados (QTSP). Se crea mediante un dispositivo de firma electrónica. QES tiene requisitos adicionales que aumentan la autenticidad y reducen el riesgo de fraude o manipulación. La UE solo reconoce QES como una firma electrónica. Esto debería usarse para contratos o acuerdos que requieran altos niveles de escrutinio.
¿Qué tipos de software de firma electrónica existen?
Estas viñetas describen los distintos tipos de software de firma electrónica disponibles.
Nube
Las herramientas de firma electrónica en la nube le permiten usar un modelo de precios de software como servicio (SaaS) y trabajar dentro de un navegador. La computación en la nube es donde se crearon la mayoría de las nuevas plataformas de firma electrónica. El precio de la nube suele ser un precio fijo por usuario al mes. Las herramientas en la nube son fáciles de usar, no requieren inversiones en hardware y permiten pagos de horas extra según el uso.
En las instalaciones
El cliente posee y mantiene el hardware utilizado para las herramientas de firma electrónica locales. Los clientes que usan herramientas locales pagan una tarifa anual y una licencia perpetua según la cantidad de usuarios que tengan. Las herramientas locales pueden ser herramientas cliente-servidor o basadas en navegador. Deberá invertir en hardware y soporte de TI para instalar y mantener herramientas locales.
¿Cuáles son los beneficios del software de firma electrónica?
El software de firma electrónica tiene sus ventajas.
Mejore la eficiencia del flujo de trabajo
Las soluciones de firma electrónica permiten a los usuarios crear y compartir documentos digitalmente con el firmante. Esto permite que la fuerza laboral se concentre en tareas más complicadas. Las herramientas de firma electrónica permiten a los usuarios usar plantillas ya diseñadas y enviar documentos electrónicamente. También reciben una notificación cuando los documentos se devuelven, firman y ven. Esto ahorra tiempo y esfuerzo.
Mejore la experiencia del cliente
En lugar de revisar constantemente los buzones y reunirse con el firmante para verificar el recibo, estas soluciones permiten que el firmante reciba, revise y firme el documento electrónicamente. Esto proporciona una mejor experiencia de usuario para todas las partes. Además, muchos software de firma electrónica se integran con CRM para permitir que los equipos de ventas reciban notificaciones cuando se reciben, revisan y firman acuerdos.
Proporcione Cumplimiento y Pista de Auditoría
Las herramientas de firma electrónica permiten a las empresas rastrear el movimiento de documentos y detectar cambios. Esta herramienta proporciona un registro de auditoría que permite a las empresas ver quién firmó qué documento y cuándo. También muestra dónde se firmó. También les permite saber con quién lo están compartiendo. Esta herramienta mejora la gestión de contratos comerciales y garantiza el cumplimiento de varios estándares de la industria.
Mejore la rentabilidad
Las soluciones de firma electrónica eliminan los rastros de papel en los contratos. Esto reduce la necesidad de archivar e imprimir. Esto reduce el impacto ambiental de las empresas y les ahorra dinero en gastos administrativos y de oficina, como papel, impresoras, máquinas de fax y bolígrafos.
Aumentar la productividad
Otro beneficio clave del software de firma electrónica es la reducción del tiempo que lleva firmar, enviar y procesar acuerdos o contratos. Como resultado, las plataformas de firma electrónica permiten a las empresas reducir los costos administrativos y permiten a los empleados concentrarse en las prioridades comerciales en lugar de enviar y recibir contratos.
Escalabilidad
Las empresas pueden ampliar rápidamente el uso de su software para incluir empleados adicionales, equipos y toda la empresa. Las empresas pueden aumentar su productividad ampliando el uso de su software. Es mucho más fácil entrenar a los usuarios que un software más complejo. El software de firma electrónica permite a las empresas utilizar la misma marca y documentación en toda su empresa. En lugar de que diferentes departamentos creen documentos según sus necesidades,
Desafíos al usar el software de firma electrónica
El software de firma electrónica viene con su propio conjunto de desafíos. Abajo hay algunos ejemplos.
Seguridad
Las herramientas de firma electrónica pueden firmar e intercambiar electrónicamente documentos confidenciales. Esto hace que sea difícil garantizar la seguridad. Las empresas pueden necesitar ayuda para controlar o proteger el entorno de la nube donde se aloja el software de firma electrónica. Además, las empresas pueden estar preocupadas por la seguridad de las herramientas almacenadas en servidores específicos del proveedor y su incapacidad para medir vulnerabilidades potenciales.
Requisitos de conformidad
El software de firma electrónica se puede utilizar para firmar, revisar y compartir documentos y acuerdos en muchas industrias y ubicaciones. Hay varios requisitos legales y reglamentarios que las empresas deben seguir. Para reducir el riesgo de incumplimiento, las empresas deben asegurarse de que todas las herramientas se utilicen para satisfacer las necesidades de su industria o región.
Software propietario
El software patentado puede hacer que los usuarios se preocupen de que deben quedarse con un proveedor para la firma electrónica para evitar perder o comprometer cualquier documento que hayan enviado a través de la solución. Los proveedores deben conocer la capacidad de la plataforma para almacenar y descargar documentos en caso de que los necesiten.
Proceso de verificación
Para certificar la legalidad de las firmas electrónicas, el firmante debe autenticarse, brindar divulgación y consentimiento legal, proteger los documentos contra la piratería y la manipulación, y mantener un registro de auditoría durante todo el ciclo de vida del documento. Las empresas dan gran importancia a la autenticación y verificación de los firmantes.
Almacenamiento
Aunque muchas soluciones de firma electrónica se pueden alojar en un entorno de nube, las empresas aún tienen dudas sobre el volumen de almacenamiento. Algunas plataformas restringen la cantidad de documentos que las empresas pueden almacenar. Las empresas deben determinar cuántos documentos necesitan para elegir el software adecuado.
¿Qué empresas deberían comprar software de firma electrónica?
Cualquier negocio que deba firmar documentos legales o acuerdos puede usar este software. Esto significa que prácticamente cualquier industria y negocio podría beneficiarse del software de firma electrónica. Hemos enumerado los siguientes tipos de empresas según su tamaño. Pueden aprovechar el software de firma electrónica de acuerdo con sus necesidades futuras.
Pequeñas empresas
Muchas empresas más pequeñas tienen una persona que gestiona el proceso de contratación. Esto los coloca en una buena posición para una suscripción de nivel inferior al software de firma electrónica. Además, dependiendo de su industria, las pequeñas empresas pueden necesitar solo unas pocas firmas electrónicas. Esto ilustra aún más cómo una licencia de usuario único puede cumplir con sus requisitos comerciales.
Empresas Medianas
Muchos proveedores de software de firma electrónica ofrecen planes escalonados que pueden resultar atractivos para las pequeñas empresas con poco personal que se encargan de la mayoría de las firmas y la gestión de documentos. Estas empresas pueden enviar documentos más estandarizados y prediseñados que no requieren edición ni marca. Esto les permite concentrarse en la cantidad de documentos que envían en lugar de las características adicionales del software de firma electrónica.
Empresas
Diseñado para empresas que tienen múltiples partes interesadas y necesitan administrar procesos complejos relacionados con documentos, como grandes empresas con departamentos de ventas, legales y de recursos humanos. Es probable que este tipo de negocio requiera documentos ilimitados, más miembros del equipo con licencia, plantillas adicionales, marcas personalizadas y otras características como diferentes plantillas.
Consejos para elegir el software de firma electrónica
Considere lo siguiente antes de decidirse por un programa de firma electrónica:
Seleccione un equipo
El software de firma electrónica está ampliamente disponible en todas las organizaciones, desde los departamentos de recursos humanos hasta los legales, de marketing y de ventas. Cada grupo de empleados puede aportar información, ya que cada grupo puede tener diferentes necesidades y aplicaciones de software. Para garantizar la compatibilidad, el equipo de selección debe incluir miembros senior de todos los departamentos, incluidos representantes legales, personal de ventas senior, empleados de recursos humanos y profesionales de TI. Este equipo evaluará todos los posibles usos del software y garantizará el cumplimiento de las posibles soluciones de firma electrónica.
Negociación
Reducir el riesgo y evaluar los requisitos de su negocio al negociar contratos de software es esencial. Las empresas deben determinar cuántas licencias necesitarán, ya que la mayoría de las soluciones de software tienen un precio de acuerdo con la cantidad de licencias. Si la empresa tiene flujo de efectivo, puede ser una buena idea solicitar un descuento por un pago anual por adelantado en lugar de una tarifa mensual.
Los compradores deben determinar si necesitan asistencia para implementar el software de firma electrónica o integrarlo con otro sistema. Además, las empresas deben decidir cuánto tiempo necesitarán este software para poder negociar contratos a más largo plazo.
Decisión final
Toda la información recopilada debe tenerse en cuenta al tomar la decisión final. Priorizar las necesidades es fundamental para que las empresas se aseguren de seleccionar la herramienta adecuada. No existe el software perfecto. Sin embargo, es probable que haya uno que satisfaga sus necesidades.
¿Cuánto cuesta el software de firma electrónica?
El software de firma electrónica se puede cotizar en niveles. Las opciones de nivel inferior ofrecen menos usuarios y, en algunos casos, acceso limitado a las herramientas. Los niveles suelen estar estructurados de modo que el nivel más bajo permita una licencia de usuario único y la carga y firma de un determinado volumen de documentos. A medida que aumentan los niveles, a las empresas a menudo se les ofrecen licencias y características adicionales que se pueden aprovechar, como marcas personalizadas, opciones de integración, plantillas adicionales y marcas.
La tarifa de suscripción para usar el software de firma electrónica es un costo continuo. El modelo de suscripción para estas herramientas suele ser mensual o anual. Algunos proveedores cobran extra por funciones como capacidades de documentos API o firmas masivas de documentos. Las empresas también deben aprovechar las ofertas de prueba gratuitas de los proveedores al implementar el software de firma electrónica antes de comprar.
Los precios del software de firma electrónica varían según la cantidad de usuarios que lo usen y las funciones que ofrezcan. Algunos proveedores ofrecen un plan básico por $10 por usuario, mientras que otros ofrecen un plan sin funcionalidad limitada. El precio de los planes escalonados aumenta en funcionalidad y usuarios. Los proyectos pueden costar entre $80 y $140 por mes, con la posibilidad de cargos adicionales según las necesidades de la empresa o la cantidad de usuarios. Al negociar planes de precios, las empresas deben considerar la cantidad de usuarios que tienen la intención de utilizar la firma electrónica. Esta puede ser una herramienta de negociación útil.
Retorno de la inversión (ROI
Muchos factores afectan el ROI del software de firma electrónica, incluido el tiempo ahorrado, los gastos administrativos, la productividad ganada y la experiencia de usuario mejorada.
A continuación se muestra el desglose del tiempo estimado de retorno de la inversión en función de los datos de revisión de G2 al 21 de diciembre de 2020:
- El 67,09% de los compradores experimentan un ROI en 6 meses o menos
- El 17,5 % de los compradores esperan un retorno de la inversión en un plazo de 7 a 12 meses
- El 4,7 % de los compradores esperan un retorno de la inversión en un plazo de 13 a 24 meses
- El 1,58% de los compradores esperan un retorno de la inversión en un plazo de 24 a 36 meses
- El 0,2% de los compradores esperan un retorno de su inversión en un plazo de 37 a 48 meses.
- El 8,84% de los compradores todavía necesitan ver un retorno de su inversión después de 49 meses.
¿Cómo funciona el software de firma electrónica?
Los datos de G2 muestran que el 83,77 % de los usuarios podrían implementar y comenzar a funcionar en menos de un mes. Otro 7,66% podría implementar y conectarse en línea dentro de uno a tres meses. Estos datos muestran el uso generalizado de la implementación de software de firma electrónica, probablemente debido a sus aspectos de cumplimiento normativo. El software de firma electrónica está disponible de varias maneras. Puede ser implementado por un equipo interno o un equipo de servicios al vendedor. También se puede utilizar un consultor externo. Los proveedores a menudo implementan el software de firma electrónica a través de su equipo debido a la velocidad de implementación y la rápida puesta en marcha.
Quién es responsable de la implementación del software de firma electrónica
Muchas empresas han optado por utilizar el software de firma electrónica internamente en lugar de externalizarlo a un tercero o utilizar los servicios del equipo de un vendedor. Los líderes empresariales también pueden usar el software de firma electrónica directamente, con la ayuda de profesionales de TI, para garantizar el cumplimiento, la seguridad y la compatibilidad.
¿Cómo se ve el proceso de implementación del software de firma electrónica?
El primer paso en el proceso de implementación es evaluar qué sistemas y procesos se integrarán e interactuarán con la solución de firma electrónica. El primer paso para implementar el software de firma electrónica es evaluar con qué sistemas y procesos interactuará la solución.
¿Cuándo debería implementar el software de firma electrónica?
Las empresas deben presentar un caso de negocios convincente para adquirir software de firma electrónica, dada su velocidad de implementación y el corto tiempo de puesta en marcha. Después de establecer la necesidad de la tecnología de firma electrónica, las empresas pueden implementarla después de seguir los pasos anteriores. Las empresas deben esperar que la implementación demore menos de un mes y posiblemente incluso tres meses, según los requisitos de cumplimiento. Es importante ofrecer recursos y materiales de capacitación para los usuarios incluso después de la implementación para minimizar el riesgo de problemas de cumplimiento, curvas de aprendizaje u otras integraciones deseadas.
Tendencias de software de firma electrónica a tener en cuenta en 2023
Estas son las tendencias que marcarán el mercado en los próximos años, gracias al creciente uso de software de firma electrónica
Mayor énfasis en la seguridad y el cumplimiento
Muchos proveedores se esfuerzan por cumplir o superar los estándares de seguridad de la industria, como el Algoritmo de firma digital adoptado en 1993 por el Estándar federal de procesamiento de información (FIPS) para firmas digitales. Estas medidas brindan pautas para la firma y transferencia seguras de contratos utilizando tecnología de encriptación moderna.
Existen muchos requisitos de cumplimiento para las empresas que utilizan software de firma electrónica. Por ejemplo, las instituciones financieras deben mantener registros electrónicos de documentos accesibles durante un período específico en virtud de la Ley E-SIGN. Los departamentos de recursos humanos también deben asegurarse de que las firmas electrónicas gratuitas para la incorporación de empleados cumplan con la Ley de portabilidad y responsabilidad del seguro médico de 1996.
Muchos productos de firma electrónica brindan información detallada sobre los estándares y la tecnología de seguridad. Si la seguridad es su principal preocupación, debe elegir un producto con capacidades avanzadas de cifrado de documentos, acceso seguro y funciones de autenticación. Puede comparar las características de cada solución de firma electrónica para asegurarse de seleccionar el producto adecuado para usted.
Inteligencia Artificial, Integración de Apps
Muchos proveedores de software de firma electrónica ahora utilizan tecnologías innovadoras como la inteligencia artificial para analizar el proceso de firma de documentos. Como resultado, las empresas pueden recopilar datos sobre las experiencias de firma de documentos y explorar las áreas más analizadas o revisadas.
Esta tecnología también se puede utilizar en varias aplicaciones que se pueden integrar en soluciones de firma electrónica. Esto agiliza la firma de documentos y centraliza la gestión de documentos. La integración del software de firma electrónica en otras aplicaciones comerciales puede mejorar la percepción del cliente. Por ejemplo, las empresas pueden realizar un seguimiento de los acuerdos que se firman más rápido y compararlos con la experiencia del cliente a lo largo del proceso de venta.
Autenticación mejorada
El mundo está cada vez más preocupado por la seguridad y las posibles infracciones. Como resultado, el software de firma electrónica también explora formas de asegurar aún más el proceso y evitar documentos firmados no auténticos. Además, los proveedores están explorando las firmas electrónicas biométricas para evitar que un usuario imite la firma de otro.
Las firmas electrónicas biométricas escritas a mano son una forma. Esto significa que un usuario dibujaría su firma manualmente en una pantalla táctil o usaría un lápiz óptico. Un formulario basado en huellas dactilares también se está volviendo más popular. En este caso, un lector usaría su lector de huellas dactilares para verificar su identidad y firmar los documentos. Sin embargo, estos métodos de autenticación biométrica tienen sus fallas. Por ejemplo, no hay escáneres de huellas dactilares ni pantallas táctiles disponibles al firmar.
El dispositivo de huellas dactilares más accesible, un teléfono inteligente, utiliza un escaneo 2D para identificar la huella dactilar. Esta tecnología es fácil de fabricar y plantea algunas preguntas sobre esta tecnología. Los lectores de huellas digitales avanzados usan escaneo 3D. Estos son menos comunes y es menos probable que se usen durante el proceso de firma. Sin embargo, los avances tecnológicos y las amenazas a la seguridad continúan. Como resultado, los proveedores de software de firma electrónica pueden explorar técnicas de autenticación avanzadas para asegurar y verificar documentos digitales.
