Firmar electrónicamente es más rápido, más eficiente y más fácil que usar firmas tradicionales. Las firmas electrónicas ofrecen una experiencia digital perfecta en una amplia gama. No es de extrañar que las firmas electrónicas en el sector inmobiliario se hayan convertido en estándar.
Aunque es posible que haya utilizado software de firma digital en el pasado, todavía hay preguntas. Por ejemplo, ¿son seguras las firmas electrónicas? ¿Son legales las firmas electrónicas? O, ¿qué plataforma de firma electrónica funciona mejor para mí?
Esta publicación responderá a todas tus preguntas. Primero veamos qué son realmente los servicios de firma electrónica antes de entrar en las preguntas comunes.
¿Qué son las firmas electrónicas?
Una firma electrónica es una versión en formato electrónico de una firma en papel. Una firma electrónica permite al firmante adjuntar un sonido, símbolo o proceso a un acuerdo digital. La firma digital significa que el firmante ha aceptado los términos del contrato. Las firmas electrónicas funcionan igual que las firmas de tinta, pero son digitales.
¿Cómo funciona la firma electrónica?
Se requiere software de firma electrónica para la firma electrónica. Necesita el software adecuado para crear y firmar documentos de firma electrónica, independientemente de si es independiente o está integrado en una plataforma administrativa.
Una vez que haya elegido su software de firma electrónica, puede crear un documento digital. Puede colocar campos de firma electrónica donde desee que se firme el documento comercial. Estos campos permiten a las personas firmar documentos legales colocando sus firmas.
Una vez que haya completado todos los campos de la firma electrónica, puede enviar el documento a los firmantes (clientes o agentes). El firmante puede firmar el documento desde cualquier lugar, en cualquier momento y en casi todos los dispositivos.
Una vez que todos hayan firmado el documento, recibirá una notificación. Luego puede enviar el documento firmado electrónicamente a cualquier otra persona que lo requiera. Algunos software de firma electrónica guardarán automáticamente el documento en la nube. Esto le permite encontrar rápidamente el documento de nuevo cuando lo necesite.
¿Las firmas electrónicas tienen legalmente el mismo peso que las firmas de tinta?
La legislación federal otorga a la firma electrónica el mismo peso legal y peso legal que las firmas de tinta.
1999 vio la aprobación de la Ley Uniforme de Transmisión Electrónica (UETA). Esta legislación le dio a la firma electrónica la misma validez legal que las firmas en papel. La UETA ordenó que cada estado adopte la legislación para que las firmas electrónicas sean válidas en su estado. Esta legislación fue adoptada por la mayoría de los estados, pero no por todos.
La Ley de firmas electrónicas en el comercio mundial y nacional (ESIGN) se aprobó en 2000. Estandarizó la firma electrónica y reconoció que la firma electrónica es válida tanto a nivel nacional como internacional. Las firmas electrónicas tienen el mismo peso legal en la ley que las firmas de tinta en los 50 estados y en todos los demás países debido a esta ley.
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¿Son seguras las firmas electrónicas?
Puede creer que las firmas electrónicas se pueden manipular porque son firmas digitales. No debería ser difícil crear una firma digital para alguien, ¿verdad?
Es mucho más fácil alterar la firma electrónica que las firmas de tinta. Se incluirá una variedad de niveles de características de seguridad en el software de firma electrónica adecuado, como una marca de tiempo y una identificación de certificado de firma digital segura. Es difícil modificar un archivo firmado electrónicamente sin dejar rastro.
Es fácil perder o extraviar documentos en papel. También puede tomar y modificar documentos electrónicos sin que nadie se dé cuenta. Con documentos firmados electrónicamente, esto no es posible. Los documentos firmados electrónicamente pueden ser incluso más seguros que los documentos en papel tradicionales si cuentan con las características de seguridad adecuadas.
A continuación se muestran los beneficios de la firma electrónica
La firma electrónica brinda beneficios para su corretaje, clientes y agentes. Estos son los principales beneficios que ofrecen las soluciones de firma electrónica.
Más conveniente
El software de firma electrónica tiene una gran ventaja: es más conveniente. Los clientes no necesitan hacer arreglos para reunirse con agentes para firmar documentos en papel. En cambio, los clientes pueden firmar en cualquier lugar y en cualquier momento en cualquier dispositivo.
Los agentes también encontrarán que las firmas electrónicas son más convenientes. Los agentes a menudo están abrumados con el trabajo y no tienen tiempo para reunirse con los clientes en persona cada vez que se necesita firmar un documento. Los agentes pueden enviar documentos de certificados digitales a clientes con firma electrónica. Esto les permite concentrarse en tareas más importantes.
Más rápido
Las firmas electrónicas también funcionan más rápido que las firmas de tinta tradicionales. Debe crear el documento de requisito de firma digital en papel, luego imprimirlo, firmarlo con los clientes, devolverlo a la oficina y escanearlo o enviarlo. Puedes cometer errores y tener que empezar de nuevo. Esto podría conducir a la pérdida de tiempo o incluso días.
Simplemente puede crear un documento de firma electrónica con eSignature y luego enviarlo para su firma. Una vez firmado, puede enviarlo a donde sea necesario. Una solución de firma digital puede ahorrarle tiempo, ahorrándole días e incluso semanas en comparación con las firmas tradicionales. Con eSignature, su equipo puede cerrar tratos más rápido y procesar transacciones más rápido, lo que lleva a un mayor crecimiento del corretaje.
Mejor Organización
Otra ventaja de las firmas electrónicas es la organización mejorada. Las firmas tradicionales pueden crear muchos documentos en papel. Estos documentos pueden almacenarse en archivadores, apilarse en escritorios o escanearse. Puede ser difícil organizar estas opciones de almacenamiento de baja tecnología. Puede ser difícil encontrar el artículo adecuado cuando lo necesita.
El mejor software de firma electrónica debe tener un almacenamiento central de seguridad de documentos basado en la nube. El software guarda automáticamente un documento de firma electrónica en la nube cuando lo crea. Esto facilita la localización del documento que está buscando cuando lo necesita. También puede acceder a sus documentos de descarga a través del almacenamiento basado en la nube desde cualquier dispositivo.
Reducir costos
Las firmas electrónicas son una excelente manera de ahorrar dinero y ayudar a que su corretaje esté más organizado. Las firmas de tinta tradicionales necesitan papel, tinta e impresoras. También requieren escaneo, impresión, envío y muchos otros suministros. Estos suministros pueden acumularse rápidamente y costar miles de dólares a su corretaje.
Todo lo que necesita para crear una firma electrónica es el software de firma electrónica. Esto elimina la necesidad de imprimir, firmar, enviar y almacenar documentos en papel.
¿Cómo podemos implementar firmas electrónicas?
Necesitará un software de firma electrónica para implementar firmas electrónicas en su corretaje. Hay dos opciones para este software: software de firma electrónica independiente o una plataforma administrativa que tiene firmas electrónicas integradas.
Software de firma electrónica independiente
El software de firma electrónica independiente no admite firmas electrónicas. El software le permite crear documentos de firma electrónica y firmarlos.
El único problema con el software de firma electrónica independiente es la incapacidad de extraer información de otros sistemas administrativos. Su equipo deberá ingresar manualmente los detalles de la transacción, los datos contables o cualquier otra información administrativa. La entrada manual de datos puede llevar mucho tiempo y ser propensa a errores, lo que generará más trabajo para su equipo.
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Plataforma completa de back office con firmas electrónicas integradas
Otra opción es usar firmas electrónicas en su back office. La plataforma completa de back office incluirá módulos que pueden administrar todos los aspectos de su back office, incluida la gestión de transacciones, la contabilidad y el cálculo de comisiones. El software incluirá la creación de documentos de firma electrónica y la firma electrónica.
Toda la información que necesita para crear un documento de firma electrónica ya está en su software de firma electrónica. El software le ahorra tiempo a su equipo al extraer automáticamente los datos e ingresarlos. El software puede encontrar e ingresar automáticamente los datos por usted. Este software ahorra tiempo, le permite a su equipo manejar más transacciones y ayuda a que su corretaje crezca.
Envuélvelo
Las soluciones de firma electrónica son una excelente manera de ahorrar tiempo, reducir costos, organizarse mejor y mejorar la experiencia del cliente. Las firmas electrónicas son legales como firmas de tinta. Las firmas electrónicas también son más seguras que las firmas en papel tradicionales.
Puede optar por utilizar una solución independiente para las firmas electrónicas, pero una opción más eficaz es una plataforma administrativa que incluya firmas electrónicas. Una plataforma administrativa completa le ahorrará tiempo, disminuirá los errores y le permitirá a su equipo administrar más transacciones electrónicas.
