Signature électronique pour les organisations à but non lucratif pour travailler à distance et accélérer leur impact

Quiconque a travaillé dans une fondation, une organisation à but non lucratif ou une association sait que votre mission est votre mantra.

Il n'y a pas de plus grand travail que d'aider les clients à changer leur vie, de donner des subventions aux institutions pour financer de bonnes causes ou d'aider les membres d'associations à se développer.

L'environnement de travail d'aujourd'hui pour les professionnels des organisations à but non lucratif peut être extrêmement difficile. Le COVID-19 et ses conséquences ont rendu plus difficile pour le personnel de faire plus avec moins. Ils doivent également être en mesure de prévoir les tendances de collecte de fonds et de s'assurer que la sécurité et la confidentialité des données ne sont pas compromises.

De nombreuses personnes doivent désormais réaliser leur mission dans un format hybride ou à distance.

De nombreuses considérations sont impliquées dans l'octroi de subventions et l'attribution. Ceux-ci nécessitent une navigation prudente car le financement promis peut être retardé ou soudainement retiré. Le personnel doit être plus ingénieux dans la planification et le matériel du programme.

La grande démission est un problème très réel dans le secteur à but non lucratif. Il y a beaucoup de changements de personnel et il y a souvent plus d'une offre d'emploi. Les organisations à but non lucratif qui réussissent investissent dans la technologie pour gérer des environnements hybrides de livraison de mission, rendre les clients et les membres heureux, réduire les coûts et sécuriser les revenus de la collecte de fonds.

Ils peuvent transformer numériquement les processus documentaires pour mieux servir leurs électeurs, augmenter les objectifs commerciaux, réduire les risques et moderniser les expériences des clients, des donateurs et du personnel.

Raisons pour lesquelles les organisations à but non lucratif peuvent bénéficier des signatures électroniques

Ne cherchez pas plus loin si vous recherchez des héros de la vie réelle que ceux qui dirigent des agences à but non lucratif. Ces personnes travaillent sans relâche au quotidien pour fournir des services qui peuvent transformer des vies, que ce soit pour les pauvres, les nécessiteux ou les personnes déplacées.

Les travailleurs sans but lucratif sont souvent très occupés. Ils doivent avoir les bons outils pour les aider. Les signatures électroniques sont de plus en plus populaires dans le secteur à but non lucratif. Nous examinerons les avantages de la signature électronique pour les organisations à but non lucratif qui utilisent les signatures électroniques pour augmenter leur productivité et rationaliser le flux de travail.

Délai de traitement des documents plus rapide

Cette technologie est nettement plus rapide que les méthodes de traitement de signature sur papier. La signature électronique gratuite eSignly a été utilisée par plus d'un tiers (33 %) des répondants qui ont cité la lenteur des délais d'exécution des accords comme leur plus grand défi. La mission d'un organisme à but non lucratif dépend souvent de sa capacité à chronométrer. Des subventions essentielles sont nécessaires pour soutenir les services de réinstallation des réfugiés. Celle-ci doit être approuvée et distribuée.

Tenir des séances de formation urgentes pour les membres des associations médicales afin de les tenir au courant des derniers développements en matière de pandémie. La vie, la santé et le bien-être dépendent souvent les uns des autres. Il n'est pas nécessaire d'avoir des documents préalables. Cependant, l'aspect pratique de la négociation d'accords peut aider. Le temps nécessaire pour préparer et envoyer des documents a diminué de près d'un tiers lorsque la signature électronique a été adoptée par les organisations à but non lucratif interrogées. En moyenne, l'achèvement du document prenait deux jours.

Intégration client plus rapide

Pour intégrer un client qui a besoin de services, de nombreux formulaires et documents doivent être remplis, signés et retournés. Ces formulaires doivent être remplis à l'aide de techniques à la plume et à l'encre. Cela peut entraîner plus de temps consacré aux réunions de coordination, à l'obtention de signatures, à la correction des erreurs et enfin à l'obtention des approbations.

Le processus d'intégration des clients peut facilement être simplifié en utilisant les bons outils, tels que les signatures électroniques. Les clients peuvent signer des formulaires de n'importe où, avec n'importe quel appareil, en les envoyant par e-mail. Vous pouvez également réduire les erreurs et les informations manquantes en indiquant clairement les informations requises sur chaque formulaire et les endroits où les signatures sont requises. eSignly fournit un audit détaillé qui permet aux employés à but non lucratif de voir où se trouvent les formulaires à chaque étape du processus.

Sélectionner et hiérarchiser les processus commerciaux internes

Trouvez vos besoins à but non lucratif, puis choisissez un point de départ. Dans quels domaines une solution de signature électronique aura-t-elle le plus d'impact sur le succès de votre organisation à but non lucratif ? Prenons un cas d'utilisation spécifique qui peut montrer les avantages des signatures électroniques. Vous pouvez commencer par automatiser les processus répétitifs et manuels dans une unité de votre organisation à but non lucratif pour créer un flux de travail fluide qui accélère les temps de cycle des processus.

Le Fonds mondial emploie eSignly dans son département des ressources humaines et de gestion des subventions. Elle a commencé par créer une division dans son flux de travail numérique. Cela a démontré les avantages d'une solution de signature électronique pour les fonctions internes. Elle s'est concentrée sur les pratiques de recrutement et a intégré eSignly dans son flux de recrutement RH pour réduire le temps nécessaire aux évaluations du panel de cinq jours à un jour.

Les employés du Fonds mondial n'ont plus à chercher des documents dans le bâtiment. Le suivi automatisé dans eSignly leur donne une piste d'audit très claire. Les gestionnaires peuvent désormais pourvoir leurs postes plus rapidement et trouver les talents nécessaires pour résoudre plus rapidement les problèmes critiques liés aux subventions.

Meilleure visibilité sur le statut de signature

De nombreux départements à but non lucratif, tels que l'admission, le financement et les ressources humaines, doivent partager des documents pour obtenir des approbations, exercer un contrôle sur les processus et permettre à différentes factions d'agir comme freins et contrepoids. La transparence est plus importante que jamais dans une organisation à but non lucratif. Les services peuvent utiliser un processus d'envoi et de signature d'e-mails en masse pour partager des formulaires importants avec des clients, des employés ou des membres. Ils doivent également garder une trace de toutes les modifications apportées aux documents en temps réel. Parfois, plusieurs signataires sont requis pour les formulaires, tels que les accords de cadeaux. Les organisations à but non lucratif ont également besoin d'une vue d'ensemble de l'ensemble du processus. Les subventions exigent que vous surveilliez chaque étape du processus d'approbation. eSignature vous donne une visibilité sur le statut de signature de vos documents à tout moment. Cela vous permet de voir qui a signé et qui doit signer.

Collaboration simplifiée sur les documents

Les documents et les formulaires doivent souvent être partagés entre plusieurs services au sein d'une organisation caritative. Les approbations et les vérifications finales doivent être faites, et toute information manquante doit être remplie. Les signatures électroniques sont un excellent outil pour les organisations à but non lucratif pour faciliter la collaboration.

Le personnel à but non lucratif peut collaborer plus facilement sur des documents importants en utilisant des signatures électroniques. Avez-vous besoin d'informations pour remplir un formulaire dont la date limite approche ? Il est facile d'envoyer les informations directement par e-mail à la bonne personne ! Avez-vous besoin d'envoyer des formulaires importants à plusieurs employés ? En quelques clics, envoyez en masse des formulaires importants à toute votre organisation !

Amélioration de la satisfaction du personnel

Les collaborateurs sont naturellement épanouis par le travail qu'ils accomplissent pour les clients. Il est difficile de garder le personnel heureux dans son travail. eSignly eSignature est un outil qui aide les associations à soutenir leurs employés en facilitant la signature d'accords.

La signature électronique aide le personnel à rester concentré sur la mission collective et le fait se sentir valorisé. Cela leur donne également un processus technologique moderne qui leur permet d'être plus efficaces dans leur travail. En utilisant eSignly, les employés interrogés pourraient gagner en satisfaction en augmentant considérablement l'efficacité opérationnelle, en améliorant l'expérience des donateurs, des bénéficiaires et des clients et en soutenant la sécurité des données grâce à la transformation numérique. Les subventions sont beaucoup plus faciles à accorder et plus simples à recevoir. Il est plus facile de gérer les dons et les donateurs.

Il est facile de déclarer les impôts. Les inscriptions pour les bénévoles et les dérogations sont plus faciles. En tant qu'avantage pour les membres, les associations peuvent proposer des accords de remise sur les logiciels. Les ressources humaines peuvent être plus productives dans le travail des RH qu'elles ne le sont avec la paperasse.

Amélioration de la productivité du personnel

35 % des organisations à but non lucratif interrogées ont eu du mal à acheminer des documents nécessitant plusieurs signatures ou révisions avant d'adopter la signature électronique. Vos employés peuvent désormais facilement acheminer et partager des documents, tels que des offres de nouveaux employés et des engagements de donateurs, avec eSignature. Le routage conditionnel vous permet de personnaliser les workflows de signature afin que différents destinataires ne signent le document que si certaines conditions sont remplies. L'augmentation globale de la productivité dans les organisations à but non lucratif interrogées par eSignature était de 66 %.

Moins d'erreurs et d'omissions

Des informations manquent dans un document dont la date limite approche en raison d'une négligence involontaire d'un signataire ou d'une mauvaise utilisation accidentelle d'un ancien formulaire par un associé. Avant d'adopter la signature électronique, 37 % des organisations à but non lucratif classaient la qualité des données et les erreurs de signature au troisième rang de leur liste. eSignature vous permet de créer des modèles personnalisés pour les formulaires courants afin de vous assurer que les versions les plus récentes sont disponibles dans toute votre organisation. Les organisations à but non lucratif doivent faciliter les processus de candidature des clients et des bénévoles pour le personnel et les candidats.

En intégrant des formulaires directement sur leurs sites Web, les organisations à but non lucratif peuvent réduire les erreurs humaines ou les omissions. Cela signalera tous les formulaires incomplets ou non remplis aux utilisateurs. eSignature permettra également aux candidats d'envoyer des formulaires électroniques directement aux formulaires. Cela les alertera également des erreurs et des omissions. Votre organisation à but non lucratif doit rendre la collecte des dons facile et sans tracas pour les donateurs. Le personnel des associations doit pouvoir gérer facilement les flux de dons entrants. Utilisation de la signature électronique ; vous pouvez intégrer des formulaires de don sur votre site Web. Les donateurs peuvent également envoyer des demandes par e-mail directement via eSignature. Cela permettra un accès précis et rapide. Les contributeurs peuvent faire des dons rapidement et avec précision de n'importe où en quelques minutes seulement.

Améliore la sécurité et la confidentialité des données, réduit les risques

Les organisations à but non lucratif sont responsables de la protection et de la gestion des données sensibles. eSignature est un outil utile pour vous aider à réduire les risques et à accroître la sécurité des données. La confidentialité des identités des clients et des donateurs est essentielle pour gérer une organisation à but non lucratif qui réussit et maintient votre équipe concentrée sur la fourniture de services essentiels. Selon notre enquête, 27 % des organisations à but non lucratif ont exprimé des inquiétudes constantes concernant la sécurité des données. Jusqu'à ce qu'ils adoptent eSignly eSignature, c'est-à-dire. En utilisant la plateforme, 47 % des personnes interrogées ont signalé une confidentialité accrue des données. Les signatures électroniques ne sont pas comme les signatures humides. Ils sont accompagnés d'un enregistrement électronique qui sert de piste d'audit solide et de preuve que la transaction a eu lieu. La signature électronique peut être utilisée par les signataires pour confirmer le consentement éclairé pour les soins de santé des clients ou d'autres situations sensibles. eSignature offre également de nombreuses options pour vérifier l'identité d'un signataire avant qu'il ne signe. Il s'agit notamment des SMS, des e-mails, de l'authentification basée sur les connaissances et de la vérification de l'identité.

Réduction du papier utilisé

Les organismes à but non lucratif sont toujours à la recherche de moyens d'améliorer leur service. Les accords sur papier ralentissent le processus et nécessitent des étapes supplémentaires pour imprimer et stocker la documentation. La signature électronique a l'avantage naturel d'économiser des fonds et du papier. C'est aussi un avantage pour l'environnement. Chaque dollar économisé grâce à la réduction de l'utilisation du papier peut profiter à vos électeurs. 39 % des organisations à but non lucratif interrogées ont déclaré avoir constaté une diminution de l'utilisation du papier après l'adoption de la signature électronique.

Cela représentait plus d'un tiers de la réduction totale de l'utilisation de papier. Y a-t-il de bonnes raisons de passer ou non aux accords sans papier ? Le suivi des formulaires de consentement des bénévoles peut rapidement épuiser vos ressources internes. La numérisation augmentera l'efficacité et réduira les coûts. Cela vous aidera également à sauver des arbres.

Maximisation budgétaire

Les organisations à but non lucratif sont connues pour leurs principes fondamentaux et leur force. Ils utilisent chaque dollar au maximum. Les campagnes de financement, les événements, les dons de bienfaisance et les subventions sont tous des moyens par lesquels les organismes sans but lucratif gagnent de l'argent. Ils vendent également divers produits et services. Il est important que chaque dollar dépensé et gagné soit comptabilisé. Cela rend la gestion des notes de frais essentielle.

Les membres de l'équipe des organisations caritatives peuvent approuver les dépenses, recueillir les signatures des donateurs et envoyer des rapports de dépenses aux responsables comptables.

Meilleures pratiques des signatures électroniques dans les organisations à but non lucratif

Ce sont les quatre principales choses à retenir lorsque vous utilisez eSignly pour votre organisation à but non lucratif.

Évaluez et cartographiez votre flux de travail numérique

Vous pouvez créer et livrer des centaines de documents chaque semaine, selon l'organisme à but non lucratif pour lequel vous travaillez. Comment sont créés les documents ? Qui les approuve ? Que pouvez-vous faire pour améliorer l'efficacité de la manière dont vous les distribuez ? C'est une bonne idée de prendre quelques instants pour enregistrer toutes les étapes que vous suivez actuellement et créer un diagramme de flux de travail qui cartographie l'ensemble de votre processus. Voici un exemple de ce à quoi on pourrait ressembler. Si l'une des trois propositions est rejetée, le processus pourrait ralentir.

Vous devez maintenant réfléchir aux moyens d'éviter les redondances dans le processus décrit ci-dessus.

Vous n'aurez peut-être pas besoin d'une signature de votre équipe juridique pour confirmer que le document n'a pas été modifié au cours du processus numérique ou papier. La piste d'audit est juridiquement contraignante avec les signatures électroniques effectuées via eSignly. La piste d'audit contient un sceau inviolable et une séquence d'événements chronologiques depuis la création du document jusqu'à ce qu'il soit signé et renvoyé à l'auteur. Une piste d'audit comprend la date, l'horodatage et l'adresse IP de la transaction.

Sélectionner et hiérarchiser les processus commerciaux internes

Trouvez vos besoins à but non lucratif, puis choisissez un point de départ. Dans quels domaines une solution de signature électronique aura-t-elle le plus d'impact sur le succès de votre organisation à but non lucratif ? Prenons un cas d'utilisation spécifique qui peut montrer les avantages des signatures électroniques. Vous pouvez commencer par automatiser les processus répétitifs et manuels dans une unité de votre organisation à but non lucratif pour créer un flux de travail fluide qui accélère les temps de cycle des processus.

Test d'acceptation par les utilisateurs

Avant de tester votre cas d'utilisation :

1. Partagez le flux de travail avec les membres de votre organisation à but non lucratif qui seront les initiateurs.
2. Demandez l'aide d'intervenants externes pour tester votre processus.
3. Une fois l'essai terminé, recueillez les commentaires des testeurs internes et externes sur toutes les phases du processus.
4. Résoudre tous les problèmes.
5. Retestez.

Élaborer une stratégie de mise en œuvre

Pour développer une approche standard pour vos prochaines unités ou régions, vous pouvez utiliser les leçons apprises et les commentaires de votre programme pilote. Créez un plan pour vous assurer que la nouvelle approche est adoptée rapidement et efficacement. Vous pouvez adapter l'approche à chaque unité en incluant des buts et des objectifs individuels.

La clé à emporter

Toute organisation à but non lucratif cherchant un moyen d'éviter les difficultés des signatures manuelles trouvera la signature électronique d'eSignly comme la meilleure option. Vous pouvez envoyer et signer pratiquement n'importe où depuis eSignly, à tout moment. Plus d'un milliard de transactions ont été réalisées à l'aide de la signature électronique par plus d'un million de clients de plus de 180 pays dans plus de 18 langues. C'est facile à utiliser - les répondants au sondage ont pu mettre en œuvre eSignly dans un délai moyen de 16 à 20 jours ouvrables.

Les entreprises peuvent utiliser eSignly pour les organisations à but non lucratif :

• Offrez l'expérience numérique, sécurisée et adaptée aux mobiles que les clients, les donateurs, le personnel et les bénévoles attendent désormais.
• Réduisez les coûts en rationalisant les processus de contact avec les clients et de bénévolat. Cela inclut l'automatisation des paquets d'admission, des formulaires d'adhésion et de l'authentification des formulaires de consentement. Il rationalise également la gestion des subventions, les ressources humaines et les processus de back-office des achats.
• Automatisez les flux de travail avec eSignature. Connectez eSignature aux systèmes de gestion des relations avec les clients et les donateurs, aux subventions et à la gestion des subventions. Des enregistrements sécurisés des interactions sont créés et peuvent être utilisés pour réduire les erreurs et éliminer pratiquement toutes les étapes manuelles.
• Sécurisez les données via une plate-forme cryptée, la confidentialité des informations des clients et des donateurs via des flux de travail en boucle fermée et la légalité des accords via une piste d'audit numérique pour chaque transaction.

L'étude d'impact économique total (PDF) de Forrester sur les signatures électroniques a montré qu'il y avait non seulement une diminution de l'utilisation du papier, mais également une économie de 1,3 heure par transaction en raison du nombre réduit d'étapes de signature manuelle. La réduction des documents papier a permis d'économiser 11 $ par transaction. Votre organisation peut réduire les frais d'expédition, le papier, les imprimantes à encre et les scanners. Cependant, les systèmes de signature électronique peuvent également vous aider à offrir efficacité, économies de coûts, agilité et satisfaction client et à améliorer l'expérience de vos clients. Vous pouvez désormais récupérer un temps considérable consacré à des processus redondants et l'utiliser pour soutenir la mission de votre organisation à but non lucratif.

Quiconque a travaillé dans une fondation, une organisation à but non lucratif ou une association sait que votre mission est votre mantra.

Il n'y a pas de plus grand travail que d'aider les clients à changer leur vie, de donner des subventions aux institutions pour financer de bonnes causes ou d'aider les membres d'associations à se développer.

L'environnement de travail d'aujourd'hui pour les professionnels des organisations à but non lucratif peut être extrêmement difficile. Le COVID-19 et ses conséquences ont rendu plus difficile pour le personnel de faire plus avec moins. Ils doivent également être en mesure de prévoir les tendances de collecte de fonds et de s'assurer que la sécurité et la confidentialité des données ne sont pas compromises.

De nombreuses personnes doivent désormais réaliser leur mission dans un format hybride ou à distance.

De nombreuses considérations sont impliquées dans l'octroi de subventions et l'attribution. Ceux-ci nécessitent une navigation prudente car le financement promis peut être retardé ou soudainement retiré. Le personnel doit être plus ingénieux dans la planification et le matériel du programme.

La grande démission est un problème très réel dans le secteur à but non lucratif. Il y a beaucoup de changements de personnel et il y a souvent plus d'une offre d'emploi. Les organisations à but non lucratif qui réussissent investissent dans la technologie pour gérer des environnements hybrides de livraison de mission, rendre les clients et les membres heureux, réduire les coûts et sécuriser les revenus de la collecte de fonds.

Ils peuvent transformer numériquement les processus documentaires pour mieux servir leurs électeurs, augmenter les objectifs commerciaux, réduire les risques et moderniser les expériences des clients, des donateurs et du personnel.

Raisons pour lesquelles les organisations à but non lucratif peuvent bénéficier des signatures électroniques

Ne cherchez pas plus loin si vous recherchez des héros de la vie réelle que ceux qui dirigent des agences à but non lucratif. Ces personnes travaillent sans relâche au quotidien pour fournir des services qui peuvent transformer des vies, que ce soit pour les pauvres, les nécessiteux ou les personnes déplacées.

Les travailleurs sans but lucratif sont souvent très occupés. Ils doivent avoir les bons outils pour les aider. Les signatures électroniques sont de plus en plus populaires dans le secteur à but non lucratif. Nous examinerons les avantages de la signature électronique pour les organisations à but non lucratif qui utilisent les signatures électroniques pour augmenter leur productivité et rationaliser le flux de travail.

Délai de traitement des documents plus rapide

Cette technologie est nettement plus rapide que les méthodes de traitement de signature sur papier. La signature électronique gratuite eSignly a été utilisée par plus d'un tiers (33 %) des répondants qui ont cité la lenteur des délais d'exécution des accords comme leur plus grand défi. La mission d'un organisme à but non lucratif dépend souvent de sa capacité à chronométrer. Des subventions essentielles sont nécessaires pour soutenir les services de réinstallation des réfugiés. Celle-ci doit être approuvée et distribuée.

Tenir des séances de formation urgentes pour les membres des associations médicales afin de les tenir au courant des derniers développements en matière de pandémie. La vie, la santé et le bien-être dépendent souvent les uns des autres. Il n'est pas nécessaire d'avoir des documents préalables. Cependant, l'aspect pratique de la négociation d'accords peut aider. Le temps nécessaire pour préparer et envoyer des documents a diminué de près d'un tiers lorsque la signature électronique a été adoptée par les organisations à but non lucratif interrogées. En moyenne, l'achèvement du document prenait deux jours.

Intégration client plus rapide

Pour intégrer un client qui a besoin de services, de nombreux formulaires et documents doivent être remplis, signés et retournés. Ces formulaires doivent être remplis à l'aide de techniques à la plume et à l'encre. Cela peut entraîner plus de temps consacré aux réunions de coordination, à l'obtention de signatures, à la correction des erreurs et enfin à l'obtention des approbations.

Le processus d'intégration des clients peut facilement être simplifié en utilisant les bons outils, tels que les signatures électroniques. Les clients peuvent signer des formulaires de n'importe où, avec n'importe quel appareil, en les envoyant par e-mail. Vous pouvez également réduire les erreurs et les informations manquantes en indiquant clairement les informations requises sur chaque formulaire et les endroits où les signatures sont requises. eSignly fournit un audit détaillé qui permet aux employés à but non lucratif de voir où se trouvent les formulaires à chaque étape du processus.

Sélectionner et hiérarchiser les processus commerciaux internes

Trouvez vos besoins à but non lucratif, puis choisissez un point de départ. Dans quels domaines une solution de signature électronique aura-t-elle le plus d'impact sur le succès de votre organisation à but non lucratif ? Prenons un cas d'utilisation spécifique qui peut montrer les avantages des signatures électroniques. Vous pouvez commencer par automatiser les processus répétitifs et manuels dans une unité de votre organisation à but non lucratif pour créer un flux de travail fluide qui accélère les temps de cycle des processus.

Le Fonds mondial emploie eSignly dans son département des ressources humaines et de gestion des subventions. Elle a commencé par créer une division dans son flux de travail numérique. Cela a démontré les avantages d'une solution de signature électronique pour les fonctions internes. Elle s'est concentrée sur les pratiques de recrutement et a intégré eSignly dans son flux de recrutement RH pour réduire le temps nécessaire aux évaluations du panel de cinq jours à un jour.

Les employés du Fonds mondial n'ont plus à chercher des documents dans le bâtiment. Le suivi automatisé dans eSignly leur donne une piste d'audit très claire. Les gestionnaires peuvent désormais pourvoir leurs postes plus rapidement et trouver les talents nécessaires pour résoudre plus rapidement les problèmes critiques liés aux subventions.

Meilleure visibilité sur le statut de signature

De nombreux départements à but non lucratif, tels que l'admission, le financement et les ressources humaines, doivent partager des documents pour obtenir des approbations, exercer un contrôle sur les processus et permettre à différentes factions d'agir comme freins et contrepoids. La transparence est plus importante que jamais dans une organisation à but non lucratif. Les services peuvent utiliser un processus d'envoi et de signature d'e-mails en masse pour partager des formulaires importants avec des clients, des employés ou des membres. Ils doivent également garder une trace de toutes les modifications apportées aux documents en temps réel. Parfois, plusieurs signataires sont requis pour les formulaires, tels que les accords de cadeaux. Les organisations à but non lucratif ont également besoin d'une vue d'ensemble de l'ensemble du processus. Les subventions exigent que vous surveilliez chaque étape du processus d'approbation. eSignature vous donne une visibilité sur le statut de signature de vos documents à tout moment. Cela vous permet de voir qui a signé et qui doit signer.

Collaboration simplifiée sur les documents

Les documents et les formulaires doivent souvent être partagés entre plusieurs services au sein d'une organisation caritative. Les approbations et les vérifications finales doivent être faites, et toute information manquante doit être remplie. Les signatures électroniques sont un excellent outil pour les organisations à but non lucratif pour faciliter la collaboration.

Le personnel à but non lucratif peut collaborer plus facilement sur des documents importants en utilisant des signatures électroniques. Avez-vous besoin d'informations pour remplir un formulaire dont la date limite approche ? Il est facile d'envoyer les informations directement par e-mail à la bonne personne ! Avez-vous besoin d'envoyer des formulaires importants à plusieurs employés ? En quelques clics, envoyez en masse des formulaires importants à toute votre organisation !

Amélioration de la satisfaction du personnel

Les collaborateurs sont naturellement épanouis par le travail qu'ils accomplissent pour les clients. Il est difficile de garder le personnel heureux dans son travail. eSignly eSignature est un outil qui aide les associations à soutenir leurs employés en facilitant la signature d'accords.

La signature électronique aide le personnel à rester concentré sur la mission collective et le fait se sentir valorisé. Cela leur donne également un processus technologique moderne qui leur permet d'être plus efficaces dans leur travail. En utilisant eSignly, les employés interrogés pourraient gagner en satisfaction en augmentant considérablement l'efficacité opérationnelle, en améliorant l'expérience des donateurs, des bénéficiaires et des clients et en soutenant la sécurité des données grâce à la transformation numérique. Les subventions sont beaucoup plus faciles à accorder et plus simples à recevoir. Il est plus facile de gérer les dons et les donateurs.

Il est facile de déclarer les impôts. Les inscriptions pour les bénévoles et les dérogations sont plus faciles. En tant qu'avantage pour les membres, les associations peuvent proposer des accords de remise sur les logiciels. Les ressources humaines peuvent être plus productives dans le travail des RH qu'elles ne le sont avec la paperasse.

Amélioration de la productivité du personnel

35 % des organisations à but non lucratif interrogées ont eu du mal à acheminer des documents nécessitant plusieurs signatures ou révisions avant d'adopter la signature électronique. Vos employés peuvent désormais facilement acheminer et partager des documents, tels que des offres de nouveaux employés et des engagements de donateurs, avec eSignature. Le routage conditionnel vous permet de personnaliser les workflows de signature afin que différents destinataires ne signent le document que si certaines conditions sont remplies. L'augmentation globale de la productivité dans les organisations à but non lucratif interrogées par eSignature était de 66 %.

Moins d'erreurs et d'omissions

Des informations manquent dans un document dont la date limite approche en raison d'une négligence involontaire d'un signataire ou d'une mauvaise utilisation accidentelle d'un ancien formulaire par un associé. Avant d'adopter la signature électronique, 37 % des organisations à but non lucratif classaient la qualité des données et les erreurs de signature au troisième rang de leur liste. eSignature vous permet de créer des modèles personnalisés pour les formulaires courants afin de vous assurer que les versions les plus récentes sont disponibles dans toute votre organisation. Les organisations à but non lucratif doivent faciliter les processus de candidature des clients et des bénévoles pour le personnel et les candidats.

En intégrant des formulaires directement sur leurs sites Web, les organisations à but non lucratif peuvent réduire les erreurs humaines ou les omissions. Cela signalera tous les formulaires incomplets ou non remplis aux utilisateurs. eSignature permettra également aux candidats d'envoyer des formulaires électroniques directement aux formulaires. Cela les alertera également des erreurs et des omissions. Votre organisation à but non lucratif doit rendre la collecte des dons facile et sans tracas pour les donateurs. Le personnel des associations doit pouvoir gérer facilement les flux de dons entrants. Utilisation de la signature électronique ; vous pouvez intégrer des formulaires de don sur votre site Web. Les donateurs peuvent également envoyer des demandes par e-mail directement via eSignature. Cela permettra un accès précis et rapide. Les contributeurs peuvent faire des dons rapidement et avec précision de n'importe où en quelques minutes seulement.

Améliore la sécurité et la confidentialité des données, réduit les risques

Les organisations à but non lucratif sont responsables de la protection et de la gestion des données sensibles. eSignature est un outil utile pour vous aider à réduire les risques et à accroître la sécurité des données. La confidentialité des identités des clients et des donateurs est essentielle pour gérer une organisation à but non lucratif qui réussit et maintient votre équipe concentrée sur la fourniture de services essentiels. Selon notre enquête, 27 % des organisations à but non lucratif ont exprimé des inquiétudes constantes concernant la sécurité des données. Jusqu'à ce qu'ils adoptent eSignly eSignature, c'est-à-dire. En utilisant la plateforme, 47 % des personnes interrogées ont signalé une confidentialité accrue des données. Les signatures électroniques ne sont pas comme les signatures humides. Ils sont accompagnés d'un enregistrement électronique qui sert de piste d'audit solide et de preuve que la transaction a eu lieu. La signature électronique peut être utilisée par les signataires pour confirmer le consentement éclairé pour les soins de santé des clients ou d'autres situations sensibles. eSignature offre également de nombreuses options pour vérifier l'identité d'un signataire avant qu'il ne signe. Il s'agit notamment des SMS, des e-mails, de l'authentification basée sur les connaissances et de la vérification de l'identité.

Réduction du papier utilisé

Les organismes à but non lucratif sont toujours à la recherche de moyens d'améliorer leur service. Les accords sur papier ralentissent le processus et nécessitent des étapes supplémentaires pour imprimer et stocker la documentation. La signature électronique a l'avantage naturel d'économiser des fonds et du papier. C'est aussi un avantage pour l'environnement. Chaque dollar économisé grâce à la réduction de l'utilisation du papier peut profiter à vos électeurs. 39 % des organisations à but non lucratif interrogées ont déclaré avoir constaté une diminution de l'utilisation du papier après l'adoption de la signature électronique.

Cela représentait plus d'un tiers de la réduction totale de l'utilisation du papier. Y a-t-il de bonnes raisons de passer ou non aux accords sans papier ? Le suivi des formulaires de consentement des bénévoles peut rapidement épuiser vos ressources internes. La numérisation augmentera l'efficacité et réduira les coûts. Cela vous aidera également à sauver des arbres.

Maximisation budgétaire

Les organisations à but non lucratif sont connues pour leurs principes fondamentaux et leur force. Ils utilisent chaque dollar au maximum. Les campagnes de financement, les événements, les dons de bienfaisance et les subventions sont tous des moyens par lesquels les organismes sans but lucratif gagnent de l'argent. Ils vendent également divers produits et services. Il est important que chaque dollar dépensé et gagné soit comptabilisé. Cela rend la gestion des notes de frais essentielle.

Les membres de l'équipe des organisations caritatives peuvent approuver les dépenses, recueillir les signatures des donateurs et envoyer des rapports de dépenses aux responsables comptables.

Meilleures pratiques des signatures électroniques dans les organisations à but non lucratif

Ce sont les quatre principales choses à retenir lorsque vous utilisez eSignly pour votre organisation à but non lucratif.

Évaluez et cartographiez votre flux de travail numérique

Vous pouvez créer et livrer des centaines de documents chaque semaine, selon l'organisme à but non lucratif pour lequel vous travaillez. Comment sont créés les documents ? Qui les approuve ? Que pouvez-vous faire pour améliorer l'efficacité de la manière dont vous les distribuez ? C'est une bonne idée de prendre quelques instants pour enregistrer toutes les étapes que vous suivez actuellement et créer un diagramme de flux de travail qui cartographie l'ensemble de votre processus. Voici un exemple de ce à quoi on pourrait ressembler. Si l'une des trois propositions est rejetée, le processus pourrait ralentir.

Vous devez maintenant réfléchir aux moyens d'éviter les redondances dans le processus décrit ci-dessus.

Vous n'aurez peut-être pas besoin d'une signature de votre équipe juridique pour confirmer que le document n'a pas été modifié au cours du processus numérique ou papier. La piste d'audit est juridiquement contraignante avec les signatures électroniques effectuées via eSignly. La piste d'audit contient un sceau inviolable et une séquence d'événements chronologiques depuis la création du document jusqu'à ce qu'il soit signé et renvoyé à l'auteur. Une piste d'audit comprend la date, l'horodatage et l'adresse IP de la transaction.

Sélectionner et hiérarchiser les processus commerciaux internes

Trouvez vos besoins à but non lucratif, puis choisissez un point de départ. Dans quels domaines une solution de signature électronique aura-t-elle le plus d'impact sur le succès de votre organisation à but non lucratif ? Prenons un cas d'utilisation spécifique qui peut montrer les avantages des signatures électroniques. Vous pouvez commencer par automatiser les processus répétitifs et manuels dans une unité de votre organisation à but non lucratif pour créer un flux de travail fluide qui accélère les temps de cycle des processus.

Test d'acceptation par les utilisateurs

Avant de tester votre cas d'utilisation :

1. Partagez le flux de travail avec les membres de votre organisation à but non lucratif qui seront les initiateurs.
2. Demandez l'aide d'intervenants externes pour tester votre processus.
3. Une fois l'essai terminé, recueillez les commentaires des testeurs internes et externes sur toutes les phases du processus.
4. Résoudre tous les problèmes.
5. Retestez.

Élaborer une stratégie de mise en œuvre

Pour développer une approche standard pour vos prochaines unités ou régions, vous pouvez utiliser les leçons apprises et les commentaires de votre programme pilote. Créez un plan pour vous assurer que la nouvelle approche est adoptée rapidement et efficacement. Vous pouvez adapter l'approche à chaque unité en incluant des buts et des objectifs individuels.

La clé à emporter

Toute organisation à but non lucratif cherchant un moyen d'éviter les difficultés des signatures manuelles trouvera la signature électronique d'eSignly comme la meilleure option. Vous pouvez envoyer et signer pratiquement n'importe où depuis eSignly, à tout moment. Plus d'un milliard de transactions ont été réalisées à l'aide de la signature électronique par plus d'un million de clients de plus de 180 pays dans plus de 18 langues. C'est facile à utiliser - les répondants au sondage ont pu mettre en œuvre eSignly dans un délai moyen de 16 à 20 jours ouvrables.

Les entreprises peuvent utiliser eSignly pour les organisations à but non lucratif :

• Offrez l'expérience numérique, sécurisée et adaptée aux mobiles que les clients, les donateurs, le personnel et les bénévoles attendent désormais.
• Réduisez les coûts en rationalisant les processus de contact avec les clients et de bénévolat. Cela inclut l'automatisation des paquets d'admission, des formulaires d'adhésion et de l'authentification des formulaires de consentement. Il rationalise également la gestion des subventions, les ressources humaines et les processus de back-office des achats.
• Automatisez les flux de travail avec eSignature. Connectez eSignature aux systèmes de gestion des relations avec les clients et les donateurs, aux subventions et à la gestion des subventions. Des enregistrements sécurisés des interactions sont créés et peuvent être utilisés pour réduire les erreurs et éliminer pratiquement toutes les étapes manuelles.
• Sécurisez les données via une plate-forme cryptée, la confidentialité des informations des clients et des donateurs via des flux de travail en boucle fermée et la légalité des accords via une piste d'audit numérique pour chaque transaction.

L'étude d'impact économique total (PDF) de Forrester sur les signatures électroniques a montré qu'il y avait non seulement une diminution de l'utilisation du papier, mais également une économie de 1,3 heure par transaction en raison du nombre réduit d'étapes de signature manuelle. La réduction des documents papier a permis d'économiser 11 $ par transaction. Votre organisation peut réduire les frais d'expédition, le papier, les imprimantes à encre et les scanners. Cependant, les systèmes de signature électronique peuvent également vous aider à offrir efficacité, économies de coûts, agilité et satisfaction client et à améliorer l'expérience de vos clients. Vous pouvez désormais récupérer un temps considérable consacré à des processus redondants et l'utiliser pour soutenir la mission de votre organisation à but non lucratif.